1.Hacer Presentaciones

05/01/12 Habilidades para Hacer Presentaciones - Harvard ManageMentor

1/64delp-courses.dextro.com/courses/hmm10//habilidades_para_hacer_presentaciones.html

Habilidades para Hacer PresentacionesHabilidades para Hacer PresentacionesQu hara usted?Qu hara usted?

Brbara vio el video de su discurso y movi la cabeza en seal de frustracin. Cmopudo resultar su presentacin tan aburrida? Haba estudiado a su audiencia,investigado el tema y trabaj durante horas para preparar una charla que fuera clara yconcisa. Conforme revisaba la cinta de video, se percat de algunos problemas. Estabatotalmente absorta en sus apuntes, la audiencia pareca perdida y al final ella parecacualquier cosa menos carismtica. Ahora ella se pregunta cmo puede proyectar supropia personalidad ingeniosa y extrovertida en una presentacin a fin de involucrarms a su pblico.

Qu hara usted?

En retrospectiva, Brbara se dio cuenta que un contenido slido no bastaba por sslo. Necesitaba dar una presentacin ganadora para captar la atencin del pblico.Para empezar, podra haber hecho ms contacto visual con su audiencia, usado untono conversacional y haberse referido a sus apuntes slo en caso necesario.Adicionalmente, podra haber preparado algunos apoyos visuales para ejemplificar lasideas principales de su charla. Los apoyos visuales habran contribuido a que elpblico se mantuviera atento.Por ultimo, podra haber incluido historias y ejemplospertinentes que sustentaran el contenido, cuidando de no distraer al pblico de sumensaje principal.

En este tema, usted aprender cmo preparar, ensayar y presentar la informacinpara lograr los resultados que desea.

Objetivos del temaObjetivos del tema

Este tema contiene informacin relevante sobre la forma de:



Preparar una presentacin eficaz personalizada para su audiencia y el entornoHacer una presentacin eficaz que genere accinAbordar las preguntas y mantener a las personas concentradas durante lapresentacin

Acerca del mentorAcerca del mentor

Nick MorganNick Morgan

Nick Morgan es un experto en comunicaciones que ha trabajado comoredactor de discursos, director de relaciones pblicas y profesor decomunicaciones. Con su empresa, Public Words LLC, hace coaching aejecutivos y organiza seminarios sobre una variedad de temas comunicacionales. Hasido editor de Harvard Management Communication Letter, ha escrito cientos deartculos y es autor de Working the Room: How to Motivate People to Action ThroughAudience-Centered Speaking (HBS Press).

Resumen de la PresentacinResumen de la Presentacin

El objetivo de las presentacionesEl objetivo de las presentaciones

Una presentacin puede ser unamanera poderosa de comunicar sumensaje a un grupo y de involucrarseen un dilogo bilateral. Los ejecutivosutilizan las presentaciones con elobjetivo de:

Persuadir a los asistentes para que tomen un determinado curso de accinTransmitir informacinAdaptar la informacin para cumplir con las necesidades de determinado pblicoOfrecer un foro para la discusin de ideas controversiales o retadorasDescubrir cmo reaccionan las personas ante una situacin o ideaLograr un compromiso o alineamiento



Involucrar a las personas en la solucin de problemas

Tipos de presentacionesTipos de presentaciones

Con nuestras palabras gobernamos el mundo.Napolen Bonaparte

Existen muchos tipos de presentaciones, cada uno diseado para satisfacernecesidades especficas. Algunos ejemplos son:

VentasVentas: Seala los beneficios y las caractersticas de un producto o servicio; daal pblico una razn para comprarPersuasinPersuasin: Proporciona razones para apoyar una idea o caminoInforme de avanceInforme de avance: Detalla el avance de un proyecto, un grupo de trabajo oventas de productos.Demostracin de un productoDemostracin de un producto: Muestra cmo funciona un productoPlan o estrategia de negociosPlan o estrategia de negocios: Bosqueja el prximo plan de una organizacino articula las metas de la empresa

No utilice una presentacin para bombardear al pblico con un cmulo deinformacin detallada. Las personas recuerdan pocos detalles. Puede usar unapresentacin para informar al pblico sobre un cambio o una iniciativa deenvergadura, pero recurra a la comunicacin escrita al entregar los detalles. De estamanera, su propsito determina el tipo de presentacin que elija.

Sentar las Bases para su PresentacinSentar las Bases para su Presentacin

Defina su objetivoDefina su objetivo

Idea ClaveIdea Clave

El objetivo de su presentacin es el resultado que quiere obtener: deliberar,convencer, dar feedback, persuadir o vender. El objetivo debe guiar el desarrollo de lapresentacin. Comience por plantearse las siguientes preguntas: "Cul es elpropsito de esta presentacin?". "Qu quiero que mi pblico haga como resultado?"



Ms especficamente, pregntese lo siguiente:

Quiero informar, persuadir o vender?Quiero que el pblico entienda, aprenda o acte? Observe la diferencia entrepresentar un presupuesto para que el pblico lo entienda y hacerlo para que laaudiencia se pronuncie mediante un votoQuiero que la audiencia se comprometa?

Incluya ejemplos y detalles que le ayudarn a lograr su objetivo. Todo lo que seasuperfluo, distraiga o interfiera debe omitirse.

Su objetivo tambin le ayuda a determinar lo siguiente:

Si hacer o no la presentacinSi hacerla o no a este determinado pblico y en estas circunstancias particularesQu va a decir y cmoCul debe ser el seguimientoPosibles objeciones

Conozca a su audienciaConozca a su audiencia


Una presentacin es un dilogo interactivo entre usted y su pblico. Mientras mscomprenda a su audiencia le ser ms fcil personalizar su presentacin. Asegresede que pueda responder las siguientes preguntas:

El tema es polmico, conocido o nuevo (o una combinacin) para su audiencia?Quines constituyen la audiencia y cmo se relacionan con su tema?Cun informados estn sobre el tema? Qu necesitan saber al respecto?Qu esperan del evento? De su presentacin?Estn acostumbrados a cierto tipo de presentaciones?Qu saben de usted? Qu ms necesitan saber? Qu opinan de usted?Por qu asisten? Vienen por decisin propia o por obligacin?Es posible que se entusiasmen? Que sean corteses? Apticos? Hostiles?Hay otros obstculos, historia pasada o expectativas que usted necesite tomaren cuenta?



Comprender el contexto de la presentacinComprender el contexto de la presentacin

Ninguna presentacin sucede en el vaco. El contexto de su presentacin jugar unpapel importante respecto a cmo ser recibida, de modo que debe estar atento a losiguiente:

Es la situacin formal o informal?Al dar la presentacin, los asistentes habrn recin terminado de comer, beber,trabajar, descansar o de hacer alguna actividad? Estarn cansados o alertas?Cundo fue el ltimo descanso?Quin hablar antes que usted? Quin viene despus de usted? Cmo podraesto afectar la reaccin de la audiencia?Es usted el primer o el ltimo expositor del programa? Del da? De la maanao de la tarde?Se espera que responda preguntas o que deje copias de su presentacin?Cunto tiempo tendr para hacer su presentacin? Puede entregar su mensajeen ese lapso?Requerir el entorno fsico de la sala que usted adapte su presentacin dealguna forma?Qu control tendr usted sobre el entorno fsico?

Preparacin a fondoPreparacin a fondo

Perspectiva PersonalPerspectiva Personal

Estaba particularmente encantada con la invitacin para realizar una presentacin aun grupo de CEO Asiticos en Bangkok, Tailandia.

Mir el programa y pens: "Tengo un lugar privilegiado ". El orador de apertura iba aser el Primer Ministro de Malasia. Qu maravilloso! Sigo a un primer ministro. Estoes un verdadero halago. Prepar mi material habitual. Se me pidi que hablara sobrela competitividad global y qu cosas hacan que las empresas fueran de clase mundial.Yo estaba lista.

Mientras escuchaba el discurso del Primer Ministro, su mensaje se torn cada vez ms



candente y anti-occidental. En ese momento el Primer Ministro estaba recogiendovotos polticos contrastando los valores asiticos con los valores occidentales. Yosimplemente no me d cuenta del efecto que estaba teniendo en el pblico. Cuandocomenc mi presentacin no tom en cuenta seriamente los puntos que tena en micontra. S, yo era mujer, no obstante estaba bien calificada, pero tambin eranorteamericana y no me haba percatado de la desventaja que eso significaba para men ese momento. Dado que la mayora de mis experiencias e historias eranestadounidenses, trat de desviar la atencin de ese hecho al comenzar mipresentacin con una broma acerca de que ellos eran expertos sobre Asia y yo unaexperta en empresas estadounidenses. Pero nadie se ri, y deb haber comprendidomi situacin en ese entonces. Fue el peor discurso de mi vida. Yo nunca haba tenidouna mala recepcin de un pblico y me encontraba muy nerviosa y preocupada por mipresentacin. De esa experiencia he aprendido algunas lecciones que ahora dirigentodo lo que hago: es mejor conocer al pblico, saber quines ms van a presentar yconocer el contexto de las otras presentaciones. Si usted no conoce el contexto yacaba de entrar a una reunin preparado para hacer lo que mejor sabe hacer, an aspuede fallar, incluso si lo suyo es muy, muy bueno y usualmente bien recibido. Yo nohaba pasado suficiente tiempo pensando en el contexto. Bueno, cranme, ahora lohago. Soy inexorable cuando se trata de preparacin y de pensar acerca de quin serla audiencia. Ahora quiero saber quines son y cules son sus puntos de vista.Tambin quiero saber quin ms estar presentando y cul es el objetivo de lapresentacin. Estoy hablando de una minuciosa preparacin. Siempre he sido unapersona muy preparada y no quiero sonar casual, pero ahora me fijo ms en elcontexto. Ese discurso fue hace casi diez aos y ahorame aseguro de estar mejorpreparada.

La preparacin detallada y la investigacin son fundamentales para dar un discursoexitoso. Es fundamental tomarse el tiempo para investigar a la audiencia, a los otrosoradores del evento y el contexto del evento de antemano, porque la falta depreparacin podra costarle muy caro a su llegada.

Rosabeth Moss KanterRosabeth Moss Kanter

Profesora de Administracin de Empresas de Harvard Business SchoolProfesora de Administracin de Empresas de Harvard Business School

Rosabeth Moss Kanter es una reconocida profesora de Harvard Business School (posee



la posicin de Catedrtica Ernest L. Arbuckle) y autor de varios best seller, cuya visinestratgica y prctica ha guiado a los lderes de las pequeas y grandesorganizaciones por ms de 25 aos.

Ex editora de Harvard Business Review (1989 - 1992) y consultora para grandescorporaciones y gobiernos de todo el mundo sobre estrategia, innovacin y liderazgopara el cambio. Ha sido incluida en la lista de las 50 mujeres ms poderosas delmundo" ( Diario Times de Londres), ubicada en el top 10 de la lista anual de los 50pensadores de negocios ms influyentes en el mundo" (Accenture y Thinkers 50), ynombrada una de las 9 "estrellas de rock de los negocios" (American Way).

Es autora y co-autora de 16 libros con traducciones a 17 idiomas. Su ms recientexito de ventas, Confidence: How Winning Streaks & Losing Streaks Begin & End (# 1Business Week y New York Times best-seller de negocios) describe la cultura y ladinmica de las organizaciones permanentemente exitosas, comparadas con aquellasen declive, y como manejar los reveses ya sea en negocios, salud, educacin,deportes, organizaciones comunitarias o pases.

Su clsico y muy premiado libro, Men & Women of the Corporation, fue una fuente deinformacin e ideas para un sinnmero de individuos y organizaciones acerca de lascarreras corporativas y los factores individuales y organizacionales que puedencontribuir para el xito. Un vdeo de dibujos animados llamado, A Tale of O: OnBeing Different, una de las herramientas de diversidad ms ampliamente utilizada yun libro relacionado llamado, Work & Family in the United States, fueron losfundamentos para establecer una agenda poltica (en 2001, una coalicin de centroscrearon el Premio Rosabeth Moss Kanter, proporcionado a la mejor investigacinsobre ese tema).

Su premiado libro, When Giants Learn to Dance, mostr a muchas empresas alrededordel mundo la manera de dominar las nuevas condiciones de la competencia en losalbores de la era de la informacin mundial.

Decida qu va a decirDecida qu va a decir

Etapas de PreparacinEtapas de Preparacin



Muchos de nosotros hemosexperimentado el bloqueo de quesabemos qu decir, pero no sabemoscmo ponerlo en palabras. Por logeneral, la forma ms fcil de procederes dividir el trabajo en etapas

Etapa 1:Etapa 1: Defina el mensaje clave. Qu quiere que las personas recuerden y quaccin quiere que realicen? Este mensaje fluye directamente de su objetivo.Puede presentar diversos argumentos, ideas y datos que lo sustenten, pero sloun mensaje clave.Etapa 2:Etapa 2: Luego, identifique los argumentos que respaldan su mensaje. Evite elexceso de detalle pero asegrese de hablar sobre algo ms que slo de datos. Esimportante identificar y referirse a los fundamentos emocionales de su mensaje.Por qu motivo debera interesarse el pblico?Etapa 3:Etapa 3: Finalmente, identifique cundo es importante conseguir laparticipacin, las reacciones, el acuerdo o el convencimiento del pblico.

Revise y afine sus ideasRevise y afine sus ideas

Todo cambia un poco en cuanto es expresado en voz alta.Hermann Hesse

Despus de generar un conjunto inicial de ideas sobre qu decir, usted est listo pararevisarlas y refinarlas. Considere lo siguiente:

El mensaje clave que seleccion realmente es el ms importante? Apoya losobjetivos de la presentacin?Los argumentos que usted reuni son comprensibles para todos los niveles desu audiencia?Su contenido convencer a su audiencia a estar de acuerdo con usted?Son explcitas las conexiones lgicas?Qu argumentos es necesario desarrollar?Qu argumentos contrarios necesitar usted neutralizar?



Luego, pregntese qu otra cosa puede hacer o decir que logre persuadir a supblico. Quienes persuaden con eficacia utilizan argumentos que combinan la lgica yla emocin. Su capacidad de persuasin es en gran medida producto de suentusiasmo, credibilidad y conviccin personal en el tema.

Recuerde: Debe incluir slo aquellos detalles que persuadan. Los detalles superfluosdistraern a los oyentes de lo que usted quiere que escuchen, procesen y recuerden.Si no est seguro del impacto que puede tener una idea, omtala.

Sea simpleSea simple


En una organizacin internacional grande y diversa, la comunicacin dentro de lamisma debe basarse en declaraciones muy breves y sencillas. Si una organizacintiene gente trabajando en la oficina de mensajera en Mosc, en terreno en Beijing oen el medio oeste de Estados Unidos, entonces esas personas tienen que ser capacesde entender qu es lo que la organizacin est tratando de lograr.

La forma en que normalmente se manifiesta esto, es a travs de una declaracin de lamisin corporativa o una declaracin de objetivos. He visto declaraciones de misinde hasta doscientas palabras y cuando me involucr con KPMG, tratamos de averiguarlo que podramos decir a la gente que les permitiera identificarse con la organizacin.Que no slo lo vieran como un lugar para venir a trabajar y recoger su sueldo al finaldel mes, sino como un lugar donde ellos, como individuos pertenecientes a laorganizacin, tenan algo que aportar.

As que convertimos la declaracin de la misin en una muy simple, diciendo queKPMG es la firma mundial de contabilidad que convierte el conocimiento en valor parabeneficio de nuestra gente, nuestros clientes y la sociedad en que vivimos. As desimple.

Tambin las mismas palabras pueden significar cosas diferentes para distintaspersonas y mientras ms palabras se usen, ms probabilidad hay de que existanmalentendidos. Me tom mucho tiempo comprender que, aunque usted puede teneruna organizacin que habla y entiende muy bien lo que dice, algunas personas dentro



de la misma pueden interpretar las palabras de manera diferente. As que mientrasms simple y conciso sea su mensaje, ser mejor para usted. .

La simplicidad en la comunicacin es clave, sobre todo en las grandes organizaciones.Tenga en cuenta que las personas pueden interpretar las mismas palabras de maneradiferente, as que es importante mantener la comunicacin concisa para evitar laposibilidad de un malentendido.

Lord SharmanLord Sharman

Presidente, Aegis GroupPresidente, Aegis Group

Lord Sharman se incorpor a Peat Marwick Mitchell (despus llamado KPMG) comoejecutivo en el ao de 1966. Trabaj en una serie de oficinas en el extranjero antes deser nombrado socio en la sede de Londres en 1981.

Desde 1987 fue responsable del marketing del grupo a nivel nacional y tres aos mstarde se encarg de las operaciones en Londres y el sudeste. En el periodo de 1991-94, fue Presidente de KPMG Management Consulting a nivel mundial. En 1994 fuenombrado socio senior.

Tambin se desempe como miembro del Comit Ejecutivo Internacional y delConsejo Europeo. En 1997 fue nombrado Presidente de KPMG International y se retirde la empresa en septiembre de 1999.

Actualmente es Presidente del Grupo Aegis y Presidente diputado no ejecutivo deGroup 4 Securicor. Adems Lord Sharman es miembro de los consejos deadministracin de Aviva, Reed Elsevier y el Grupo BG.

Organice su presentacinOrganice su presentacin

IntroduccinIntroduccin

Cuando ya dispone del material bsico para su presentacin, necesita organizarlo.Una presentacin bien organizada har que el esfuerzo de atencin de la audienciadisminuya al mnimo, aumentando la probabilidad de que usted cumpla con su



objetivo.

Durante la introduccin, recurra a unanzueloun comentario, unapregunta, una historia relevante, unadeclaracin o un ejemploparaconseguir el inters y la atencin de supblico.

La introduccin tambin le sirve para hacer lo siguiente:

Definir el propsito de la presentacin.Establecer su credibilidad. Pregntese: cules de mis calificacionesimpresionar a este pblico en particular? y resltelas. O, si es apropiado, hagaque otra persona con autoridad y credibilidad anuncie su presentacin.Describir la importancia del tema para el pblico: de qu les sirve?Sealar de antemano y en forma muy breve los puntos principales que abordar.

Actividad: Capte la atencin de su pblicoActividad: Capte la atencin de su pblico

Usted est dando un discurso sobre innovacin a una muestraUsted est dando un discurso sobre innovacin a una muestrarepresentativa de ejecutivos de su organizacin. Cul de lasrepresentativa de ejecutivos de su organizacin. Cul de lassiguientes frases de introduccin sera la mejor para captar lasiguientes frases de introduccin sera la mejor para captar laatencin de sus oyentes al comienzo de su presentacin?atencin de sus oyentes al comienzo de su presentacin?

Qu tienen en comn las notas Post-it y el Silly Putty (plsticoflexible con consistencia de masa)? Son innovaciones queoriginalmente fueron vistas como un fracaso rotundo por losejecutivos.

Opcin correcta. Opcin correcta. Estos ejemplos especficos,interesantes y muy conocidos, as como los hechos



sorprendentes acerca de ellos, inmediatamentecaptarn el inters de su audiencia.

Hoy vamos a hablar de creatividad e innovacin para todo tipo deorganizaciones.

No es la mejor opcin.No es la mejor opcin. Esta introduccin esdemasiado amplia para captar la atencin laatencin de su audiencia.

Cualquier empresa que espera tener xito en esta poca tancompetitiva, tiene que tener la capacidad de innovar.

No es la mejor opcinNo es la mejor opcin. Aunque esta introduccindeja entrever el tema de su discurso, no es la mejorporque utiliza un lenguaje seco y por lo tanto nocapta la atencin de su audiencia.

Exposicin de una necesidad o un problemaExposicin de una necesidad o un problema

La segunda parte de su presentacin es la exposicin de una necesidad o unproblema. Aqu usted debera hacer lo siguiente:

Dejar en claro a su audiencia por qu debera interesarse en su mensajeDesarrollar una necesidad o un problema especfico que usted y la audienciaresolvern juntos.Incorporar argumentos pertinentes, ejemplos y una variedad de materiales deapoyo para mantener el inters sin desviar la atencin del tema.Involucrar a los miembros del pblico pidindoles sugerencias y abordando susnecesidades y problemas.Evaluar la aceptacin pidiendo feedback, si es apropiado.



La solucinLa solucin

La tercera parte de su presentacin, la solucin, deja en claro a la audiencia cmopiensa usted que se debe resolver el problema o responder a la necesidad. Aqu harlo siguiente:

Ayudar a la audiencia a visualizar los beneficios de la solucinInvolucrar a la audiencia en el desarrollo de un camino para avanzarExpresar su solucin en trminos de las necesidades de la audienciaSe cerciorar de que la urgencia de su solucin coincide con la necesidad

Llamado a la accinLlamado a la accin


Para concluir, usted necesita hacer un fuerte llamado a la accin. Aqu debera hacerlo siguiente:

Reiterar el mensaje clave de la presentacinIntegrar los puntos presentados en la introduccin con los comentarios de cierreRecomendar la accinSugerir un acuerdoObtener un compromiso o la aceptacinEntregar una conclusin final

DuracinDuracin

Cunto debe durar una presentacin? Muchas veces, usted debe ajustar supresentacin a un horario que han programado otros.

Por ejemplo, tal vez le otorguen treinta minutos para dar una presentacin de ventas a uncomprador. En otras situaciones, usted controla el tiempo y puede determinar la duracinptima de su presentacin.

Las pautas a continuacin son tiles para ambas situaciones:



Haga que su presentacin dure el tiempo necesario para transmitir su mensajeclave en forma clara y completa.Haga que dure slo lo suficiente para que sea clara y est completa en el tiempoasignado.Es mejor presentar menos puntos y presentarlos bien. La mayora de los adultosrecuerdan alrededor de cinco puntos, generalmente no menos de tres y no msde siete.Si no dispone del tiempo necesario para conseguir que el pblico comprenda oacepte una idea, resrvela para otra presentacin.Terminar la charla antes de tiempo es mejor que no terminarla o que terminarlaa la carrera.Piense en qu puede eliminar si le recortan su tiempo.Deje tiempo para preguntas al final como una gentileza bsica.

El uso de apoyos visualesEl uso de apoyos visuales

El poder de los apoyos visualesEl poder de los apoyos visuales

Cada persona tiene un estilo preferidopara aprender, pero la mayoraresponde mejor a los apoyos visualesque slo a la palabra hablada. Tome encuenta los siguientes hallazgos deinvestigaciones realizadas:

Las personas adquieren 75 por ciento de lo que saben por la vista, 13 por cientoa travs del odo y 12 por ciento a travs del olfato.Una imagen es tres veces ms eficaz para transmitir informacin que laspalabras por s solas.Las palabras y las imagines juntas son seis veces ms eficaces que las palabrassolas.

Use apoyos visuales para ayudar a su pblico a:



Mantenerse atentoRecordar los datosComprender ideas, relaciones o entornos fsicosSealar que usted est cambiando de tema

Elija los medios apropiadosElija los medios apropiados

Hay muchos medios visuales, tales como las transparencias, las diapositivas digitales,los rotafolios y el material impreso. Al seleccionar alguno de estos medios, usteddebe tomar en cuenta la flexibilidad, el costo y cun apropiado es para supresentacin.

Ventajas y Desventajas de los mediosVentajas y Desventajas de los medios

MedioMedio VentajasVentajas DesventajasDesventajas

DiapositivasDiapositivasFciles de crear,actualizar ytransportar

No siempre seproyectan conclaridadLa tecnologapuede fallar;debe tener unconjunto detransparenciasde respaldo

MaterialMaterialimpreso paraimpreso paraentregarentregar

tiles parapresentacionesbreves einformalesProporcionaespacio paratomar apuntes ypuede

Puedeconvertirse enel punto focalde laaudiencia,desviando suatencin de lapresentacin



conservarse paraconsultasposterioresPuede contenerantecedentescomplementarios

Puede distraersi sedistribuyedurante lapresentacin.

RotafoliosRotafoliosFlexiblesFciles de crearEstimulan lainteraccin

No soneficaces paragruposgrandesDifciles detransportar

TransparenciasTransparenciasFlexiblesFciles de crearPermiten luz enla sala paramantener elcontacto visualAdecuadas tantopara situacionesformales comoinformales

Puede serincmodoponer y sacarlastransparenciasTecnologaantigua

Apoyos visuales eficacesApoyos visuales eficaces



No todos los medios visuales mejoran una presentacin. Para que sean eficaces, losapoyos visuales deben:

Ser simplesUsar grficos, conos y smbolos para reforzar o comunicar un conceptoUtilizar palabras clave, no oraciones completasEmplear un slo concepto por diapositiva o pginaContener de 3 a 6 ideas por hoja de rotafolioUsar color, cuando sea posible, pero no en exceso

Actividad: Cree un apoyo visual eficazActividad: Cree un apoyo visual eficaz

Un apoyo visual eficaz puede ser la clave del xito de suUn apoyo visual eficaz puede ser la clave del xito de supresentacin. Vea si usted conoce las caractersticas de un apoyopresentacin. Vea si usted conoce las caractersticas de un apoyovisual eficaz.visual eficaz.



Usted est tratando de convencer a los inversionistas para construirUsted est tratando de convencer a los inversionistas para construirun nuevo teatro en una costosa pero ideal ubicacin. Ahora tiene queun nuevo teatro en una costosa pero ideal ubicacin. Ahora tiene quepreparar un apoyo visual eficaz para apoyar su presentacin.preparar un apoyo visual eficaz para apoyar su presentacin.

Seleccione el texto para crear su visual.Seleccione el texto para crear su visual.

El teatro debe estar localizado en el corazn de la ciudad, puestoque la ubicacin impulsar las ventas de las entradas al teatro. Los teatros de la comunidad crean centros de actividades para lapoblacin juvenil. Esta ubicacin (centro de la ciudad), es accesiblepor autobs.

No es la mejor opcin.No es la mejor opcin. Esta opcin utilizaoraciones completas en lugar de palabras clave yexpresa mltiples ideas clave.

La ubicacin impulsar las ventas de las entradas al teatro

Opcin correctaOpcin correcta. Es ms eficaz limitar sudiapositiva a una idea clave utilizando palabrasclave.

La ubicacin es importante; Asientos para 2,000 personas; Promueve actividades para la poblacin juvenil

No es la mejor opcin.No es la mejor opcin. Esta opcin contiene msde una idea clave.



Seleccione un grfico para su apoyo visual.Seleccione un grfico para su apoyo visual.

Un sencillo grfico de barras que muestra la correlacin entre lalocalizacin del teatro y la venta de entradas.

Opcin correctaOpcin correcta. Este grfico transmite claramentela informacin que respalda la idea clave.

Un grfico lineal complejo que muestra las estadsticas de venta deentradas de varios teatros, ubicados en diferentes lugares y unafotografa de un teatro.

No es la mejor opcin.No es la mejor opcin. Esta fotografa nocomunica su idea clave de una manera convincente.

Dos grficos, uno complejo y uno simple, adems de una fotografade un teatro

No es la mejor opcinNo es la mejor opcin. Este grfico es complejo ycon muchas imgenes, adems resulta difcil de leery puede ser una distraccin.

Seleccione una gama de colores para su visual.Seleccione una gama de colores para su visual.



Cuatro brillantes y contrastantes colores nen

No es la mejor opcin.No es la mejor opcin. Esta opcin utiliza muchoscolores y puede hacer que su apoyo visual distraigala atencin o sea difcil de leer.

Blanco y negro

No es la mejor opcin.No es la mejor opcin. Este apoyo visual puedebeneficiarse del uso de una variedad de colores paracrear un inters visual y poner de relieve los puntosclave.

Dos tonalidades del mismo color, una clara y otra oscura.

Opcin correcta.Opcin correcta. Este visual contiene un agradableequilibrio de color. El uso apropiado del color creaun inters visual y pone de relieve los puntos clave.

EnsayoEnsayo

Ensaye hasta que est listo.Ensaye hasta que est listo.


Cundo le gustara conocer los puntos dbiles, las partes tediosas y los excesos dedetalles de su presentacin? Antes o despus de darla? Ensaye para descubrir ycorregir estos problemas por adelantado. Para aprovechar al mximo su ensayo:

Ensaye con los equipos y apoyos visuales que usar en el evento real.Ensaye la presentacin completa cada vez que practique.



Ensaye en voz alta, y si es posible, frente a un amigo o colega. De lo contrario,practique con una grabadora de cinta o video.Ensaye hasta que la presentacin no suene como si la hubiera memorizado.Concntrese en el tema y en su deseo de comunicarlo, no en sus apuntes.

Preprese fsica y mentalmentePreprese fsica y mentalmente

La entrega de una presentacin eficazrequiere una preparacin mental yfsica. Por ejemplo:

Visualcese dando unapresentacin exitosa. Repita paras mismo afirmaciones positivascomo Estoy relajado y listo.Use tcnicas de respiracin y ejercicios para liberar la tensin a fin de disminuirel estrs.Pregntese: Qu es lo peor que podra suceder? y luego preprese para esaposibilidad.Acepte el nerviosismo como algo natural y no intente contrarrestarlo conalimento, cafena, drogas o alcohol antes de la presentacin.

Supere el temor a dar una presentacinSupere el temor a dar una presentacin

Incluso los oradores profesionales seponen nerviosos. La clave para unapresentacin exitosa est en cmomanejar el miedo. Considere lassiguientes tcticas para ayudarle asuperar el temor:

Ensaye su presentacin y aprndasela a fondo.Ocpese de conocer a los asistentes en forma individual, ya sea por telfono



antes de la presentacin o en persona a medida que ingresan a la sala.Anticipe las preguntas y objeciones que tengan ms probabilidad de surgir.Preprese tanto fsica como mentalmente.

Presentar eficazmentePresentar eficazmente

Dirija su presentacinDirija su presentacin

Una vez que se encuentre en la sala consu audiencia y ya prepar sus mensajes,sus materiales y su persona, ustedpuede concentrarse en hacer lapresentacin lo ms interesanteposible. Usted lograr el mejordesempeo si se expresa de maneraeficaz, proyecta una imagen positiva y mantiene a su audiencia involucrada.

He aqu algunas sugerencias:

Haga su presentacin en tono conversacional.No hable a partir de un libreto. Use sus apuntes slo en caso necesario.Evite usar jerga o trminos que pueden ser desconocidos para el pblico.Mire a su audiencia y establezca contacto visual. Evite estar detrs del podio, sipuede hacerlo.Cuando desee control o ms participacin o bien incorporarse al grupo, camineentre el pblico.Observe a la audiencia en busca de claves no verbales respecto de su reaccin.Emplee gestos de manera relajada y normal y no haga sonar las llaves o monedasen sus bolsillos.Respire. Eso lo ayuda a relajarse y disminuye el uso de palabras de relleno comoeem este y aaa".

Elija cuidadosamente sus palabrasElija cuidadosamente sus palabras




Si considero lo que hasta ahora ha aprendido en trminos del impacto que puedentener las palabras una vez que llegue a una posicin de poder, cualquiera que sea, y lagente est empezando a prestarle atencin a lo que dice, entonces usted necesitaconvertirse en una persona muy sensible y pensar lo siguiente: 'Si yo fuera el oyente ytomara en cuenta todo lo que he odo de forma absolutamente literal, qu estaraescuchando?' Usted casi necesita decir en su mente las palabras sin ponerles emocinalgunaporque en su mente les est dando un matiz, sea ste gracioso, casual o offthe recorddebe pensar en ellas como si fueran una declaracin que pudiera estaren primera plana en el diario de maana.

Usted tiene que preguntarse: "Si yo estuviera en primera plana en eldiarioTIME:00:49], estara muy avergonzado? y segundo, me estara lamentando delo que dije?

Entre ms poderoso se convierta un lder, habr ms gente que estar pendiente decada una de sus palabras. Como consecuencia de ello, los lderes deben tener cuidadocon lo que dicen para evitar posibles confusiones y problemas.

Paul AndersonPaul Anderson

Presidente y CEO, Duke EnergyPresidente y CEO, Duke Energy

El Sr. Anderson comenz su carrera en Ford Motor Company, ocupando diversoscargos en las reas de marketing, ingeniera de producto, finanzas y manufacturadesde 1969 a 1972. Fue Gerente de Planificacin entre 1972 y 1977 y posteriormentese uni a PanEnergy.

Los siguientes aos, el Sr. Anderson ocup varios roles de liderazgo dentro de laempresa, los cuales lo llevaron a convertirse en Presidente y CEO.Cuando PanEnergy se fusion con Duke Power en 1997, pas a ser Presidente yDirector de Operaciones de Duke Energy durante un ao, despus de haber jugado unpapel clave de liderazgo durante la fusin.

Luego, en 1998 se traslad a BHP donde fue director general y CEO hasta 2001,cuando la empresa se fusion con Billiton. Posteriormente se convirti en DirectorGeneral y CEO de BHP Billiton Ltd., (compaa listada en Australia) y BHP Billiton PLC(compaa listada en el Reino Unido) y trabaj ah hasta su retiro de la empresa en



julio de 2002.

El Sr. Anderson regres a Duke Energy como Presidente y CEO en noviembre de 2003.Tambin participa en el consejo de administracin de Qantas Airways.

Utilice su vozUtilice su voz

Para utilizar su tono de voz de la mejor manera, considere lo siguiente:

Mantenga un tono natural y conversacional.Hable con volumen suficientemente alto para que todos lo escuchen, en caso deno tener un micrfono. Pruebe la acstica del lugar cuando ensaye.Utilice un micrfono para cuando hable frente a un grupo o en espacio grande, yensaye para encontrar el volumen adecuado del micrfono.Evite hablar demasiado rpida o lentamente. Practique con una grabadora ofrente a un colega para obtener feedback.Sea expresivo. No hable en forma montona. Suba y baje el tono de su voz paraexpresar su idea.Enuncie y pronuncie las palabras con claridad.

Proyecte una imagen positivaProyecte una imagen positiva

Su confianza en su mensaje y su compromiso con ste se reflejan en su postura y ensu lenguaje corporal. Para optimizar su eficacia, cercirese de hacer lo siguiente:

Proyecte confianza a travs de su vestuario y presencia.Asegrese de que sus expresiones faciales transmitan inters en el pblico. Siest demasiado nervioso para mirar a todo el pblico, concntrese en algunaspersonas.Mantenga contacto visual con miembros de la audiencia.

Mantenga a la audiencia interesadaMantenga a la audiencia interesada

Asegrese de que haya terminado de hablar antes de que su audienciahaya terminado de escuchar.



Dorothy Sarnoff

La mayora de los oradores deben enfrentar a uno o varios participantes difciles: losque dejan de prestar atencin, los agotados o los que estn tan ocupados que estnpensando en otros asuntos urgentes. Es probable que las personas que calcen conestas descripciones no escuchen lo que usted tenga que decir a menos que tomemedidas para captar su atencin y mantenerla

Para mantener un alto nivel de atencin de su audiencia:

Cambie lo que est haciendo. Por ejemplo, haga una pausa repentina o cambiesu tono de voz.Proponga una votacin a mano alzadaAgregue humorUse analogas y ejemplos vvidosIncorpore historias personalesEmplee datos estadsticos convincentes y testimonios expertosUtilice apoyos visuales, como las ilustraciones, tablas y grficos eficazmenteHaga una pregunta

Las preguntas provenientes de la audiencia pueden involucrar a los oyentes y almismo tiempo ofrecerle a usted la oportunidad de entregar ms detalles en las reasque les interesan. No obstante, es esencial estar bien preparado para las preguntasque le formulen.

Actividad: Evaluar una presentacinActividad: Evaluar una presentacin

(hablando en un tono conversacional, utilizando cambios en las inflexiones de voz)

Buenas tardes y gracias por venir. Mi nombre es Marianne Chiu y he sido directora dereclutamiento para la compaa Treaty Elm Financial durante cinco aos. Estoy aquhoy para hablar con ustedes acerca de nuestro proceso de reclutamiento para queustedes, como nuevos ejecutivos, puedan contratar a las personas que necesiten parasus equipos.

Antes de empezar, um, cuntos de ustedes necesitan de forma inmediata, un nuevomiembro en su equipo?



Parece que alrededor de un tercio de ustedes.

Cuntos de ustedes saben de una vacante que se abrir en su equipo en las prximasseis semanas?

Alrededor de diez de ustedes.

Uh, bueno, si no tienen una necesidad an, cranme que la tendrn.

Ok, um, el primer paso en el proceso de contratacin es identificar qu tipos de BI serequieren del candidato que ser entrevistado para saber si puede hacer el trabajopara el cual est contratando.

Si ustedes no estn seguros qu tipo de BI corresponde a cada funcin, o no saben loque es un BI, simplemente consulten la seccin de reclutamiento de Treatry Elm lacual se encuentra online.

A continuacin, ingresen en la intranet de la empresa y registren el req. en el sistema.Asegrense de incluir su nmero TKM, para que sepamos quin es. El req. serremitido a un reclutador y a su superior para que la apruebe. Llegado a este punto esmejor que ustedes le enven al ejecutivo encargado de la aprobacin un email paradejarle saber que est atento a la solicitud de personal que est en proceso y quepronto le ser enviada.

Cul de las siguientes es una conducta eficaz cuando se da unaCul de las siguientes es una conducta eficaz cuando se da unapresentacin?presentacin?

Hablar a partir de un libreto

No es la mejor opcin. No es la mejor opcin. Hacer referencia a susnotas continuamente durante toda la presentacinrompe la conexin entre el orador y la audiencia.



Uso de jerga profesional

No es la mejor opcin. No es la mejor opcin. El uso de jergaprofesional puede excluir a ciertos miembros de laaudiencia de la comprensin de una presentacin ydebe evitarse siempre que sea posible.

Incorporar historias personales

Opcin correcta. Opcin correcta. Incorporar historias personaleshace que los conceptos abstractos sean ms vivospara el pblico y atraen su atencin.

Cul de las siguientes Cul de las siguientes no esno es una conducta eficaz cuando se da una una conducta eficaz cuando se da unapresentacin?presentacin?

Uso del movimiento para mantener interesada a su audiencia

No es la mejor opcin. No es la mejor opcin. sta es una conductaeficaz. El uso del movimiento mientras se hace unapresentacin, puede ayudar a cautivar al pblico yprevenir al presentador de realizar pequeosmovimientos nerviosos que distraen.

Variacin entre hablar demasiado rpida o lentamente



Opcin correcta. Opcin correcta. Aunque la variacin de ritmos enel discurso es una conducta de presentacinefectiva, el expositor debe evitar hablar demasiadorpido o lento durante su discurso.

Hacer preguntas

No es la mejor opcin. No es la mejor opcin. sta es una conductaeficaz. Cuando el expositor hace preguntas a suaudiencia atrae su atencin y establece la relevanciade su presentacin.

Cmo manejar las preguntasCmo manejar las preguntas

Anticipe las preguntasAnticipe las preguntas

Hay quienes piensan que cuando no haypreguntas se debe a que lapresentacin ha sido todo un xito. Sinembargo, si sus oyentes estninvolucrados y estn trabajando conusted, lo ms probable es que tenganpreguntas. Anticipe las preguntascentrndose en las preocupaciones de sus oyentes y de cmo su presentacin podrainteresarlos. Ensaye su charla con alguien ms y pdale que le presenten las preguntasque pudieran tener.

Cundo debe responder a las preguntas?Cundo debe responder a las preguntas?

Muchos expositores prefieren dejar las preguntas para el final de la presentacin.



Esto les permite terminar la charla dentro del tiempo especificado y estar seguros deque la audiencia cuenta con una visin completa. Si elige este mtodo:

Haga una clara transicin a su sesin de preguntas y respuestas.Mantenga el control de la sesin de preguntas y respuestas, repitiendo lapregunta y dando la respuesta a todo el grupo y no slo a la persona que plantela interrogante.

Algunos expositores tambin responden a las preguntas durante su presentacin, yaque consideran que as mantienen al pblico involucrado y adems, obtienen feedbackinmediato respecto de cun bien los miembros de la audiencia entienden el mensaje.Use este mtodo con cuidado porque puede hacerle perder el control de su charla.

Finalmente, otros oradores responden preguntas en momentos especficos durante lapresentacin lo que les ayuda a conocer las reacciones o ideas de su pblico. Sinembargo, si elige este mtodo, asegrese de establecer esos momentos de antemanoy marcarlos en su presentacin a fin de no olvidar que debe detenerse para responderpreguntas.

Cmo debe de manejar las preguntas?Cmo debe de manejar las preguntas?


Es muy comn que el xito de toda su presentacin ser juzgado por lo bien quemaneje la sesin de preguntas y respuestas. Tome en cuenta los siguientes consejos:

Antes de su presentacin, anticipe las posibles preguntas y argumentos quepudieran surgir. Determine cmo las va a responder.Cuando surjan preguntas durante su presentacin, no las niegue o pase por alto.Si sabe la respuesta, dla en forma clara y concisa.Si no sabe la respuesta a una pregunta, recomiende una fuente, ofrezca obtenerla respuesta o pregunte si alguien del pblico puede contestarla.Trate de mantener un tono positivo y de ayuda. Evite mostrarse a la defensiva.Siempre repita la pregunta. Esto muestra a la audiencia que usted entiende lapregunta, le da tiempo para pensar en una respuesta adems de asegurarse quesu audiencia escucha bien la pregunta, puesto que usted est frente a ellos.



Si las preguntas empiezan a perturbar el flujo de su presentacin, antelas enuna pizarra blanca o en un rotafolio y respndalas al final de la reunin.Cuando est listo para terminar la sesin de preguntas y respuestas, avise a suaudiencia que est cerca del final diciendo lo siguiente, dos preguntas ms ycon esto cerramos.Trate de responder preguntas provenientes de todas la audiencia. Evite que unasola persona domine la sesin de preguntas y respuestas.

Haciendo Presentaciones GrupalesHaciendo Presentaciones Grupales

Asignar oradoresAsignar oradores

A menudo usted desear que otroscolaboren con su presentacin. Tal vezest presentando los resultados de untrabajo grupal o sienta que la presenciay experiencia de los dems le ayudar aalcanzar su objetivo.

Usted debe asignar a los oradores ya sea por reas de especialidad o conforme a susfortalezas y debilidades para hacer presentaciones.

Por ejemplo, las personas que se destacan por sus destrezas para hacer presentaciones sonlos mejores candidatos para abrir y cerrar la charla, momentos en que la persuasin es msimportante. Asimismo, pueden ser muy eficaces durante las franjas horarias dificultosas,como antes y despus de almuerzo y al final del da.

Si es posible, organice un ensayo grupal antes de la presentacin a fin de que cadapersona sepa lo que los otros van a presentar.

Flujo de la presentacinFlujo de la presentacin

Una presentacin grupal tpica, fluye de la siguiente manera:

El primer orador presenta a los dems brevemente e introduce el tema.



Cada uno de los oradores que sigue hace una transicin al prximo anunciando:"Ahora June se referir a. . ."El ultimo orador resume la presentacin completa.Un orador se encarga de todas las transiciones.

Planifique la manera en que el grupo responder las preguntas. Cada expositor debeestar preparado para responder preguntas en un rea determinada y estar atento porsi otro expositor necesita ayuda. Si es posible, evite que todos los expositorescomenten todas las preguntas.

Coordinacin de los apoyos visualesCoordinacin de los apoyos visuales

Los apoyos visuales pueden presentar desafos logsticos para una presentacingrupal. Una planificacin especial puede garantizar que dichos apoyos realcen sumensaje en lugar de distraer al pblico. A fin de hacer una presentacin lo msperfectamente integrada posible, siga estas pautas:

Disponga de una persona que no sea el expositor para manejar los apoyosvisuales durante la presentacin (a menos que el expositor prefiera hacerlo).Si otra persona est manejando los apoyos visuales, es necesario ensayar parapoder lograr una sincronizacin.Cercirese de que todas las diapositivas o transparencias tengan el mismoformato.Si los oradores emplean medios diferentes, coordnelos para lograr unatransicin sin problemas.

Ponga a prueba su PresentacinPonga a prueba su Presentacin

Antes de la presentacinAntes de la presentacin

Poner a prueba la presentacin es importante para comprender el impacto que tendr.Antes de la presentacin final, ensaye frente una audiencia de prueba y luego solicitesu feedback. Rena a personas que tengan un perfil similar al de su audiencia real.



Por ejemplo, si va a hacer una presentacin a expertos en el tema, incluya a uno en suaudiencia de prueba.

Ponga a prueba tantas caractersticas desu presentacin como pueda: los apoyosvisuales, la lgica, y dems.

Durante la presentacinDurante la presentacin

Durante la presentacin, busque seales que le ayudarn a medir la reaccin delpblico. El lenguaje corporal puede indicar inters o aburrimiento: Estn los oyentesasintiendo con la cabeza mostrando que estn de acuerdo o estn sentados con losbrazos cruzados? Sus preguntas pueden ayudarle a identificar las reas de supresentacin que necesitan aclaracin.

Si es posible, lleve a una persona de su equipo para que tome notas para usted sobrela reaccin del pblico o tambin usted puede tomar notas inmediatamente despusde la presentacin para aprovechar que los hechos estn frescos en su mente. Enmuchas situaciones es conveniente preguntar directamente a la audiencia cmo vatodo. Por ejemplo, "Tiene sentido lo que hemos visto hasta ahora?"

Despus de la presentacinDespus de la presentacin

Por cada discurso que usted da, hay en realidad tres. El que ensaya, elque dio y el que deseara haber dado.Dale Carnegie

Despus de la presentacin, evale su eficacia de forma global. Pida feedback porparte de participantes confiables. Tenga en cuenta lo que sali bien y lo que esnecesario mejorar. Pregntese lo siguiente:

Alcanz su objetivo? Logr la venta? Logr persuadir a la audiencia a adoptarsu recomendacin?El pblico pareca interesado y atento?Si usted va a hacer la presentacin de nuevo, qu cambios puede hacer paramejorarla?



Qu lecciones aprendi acerca de su presentacin?

Crear y ofrecer una presentacin es un proceso que, como cualquier otro proceso,puede perfeccionarse. Al encontrar los defectos, identifique su causa raz. Una vezconocidas las causas raz, puede tomar las medidas correctivas.

EscenarioEscenario

Parte 1Parte 1

Parte 1Parte 1

Cada ao, Oscar y su equipo de gestin de productos presentan nuevos productos enla conferencia para BestPet, Inc., una fbrica de productos para mascotas. Con el finde preparar al personal de ventas de la empresa, constituido por 150 personas, parapromover productos nuevos a clientes minoristas, los gerentes de lnea de produccinesbozan las caractersticas y los beneficios de los nuevos productos.

Este ao Oscar y su grupo anunciarn un fascinante producto nuevo: Trail Hound: unamochila para perros para que stos transporten su comida y agua durante lasexcursiones con sus amos. La mochila Trail Hound tiene un sistema nuevo einnovador de compartimentos. Oscar necesita explicar este detalle claramente demodo que los representantes de ventas puedan hacer demostraciones a los clientes.

La presentacin de Oscar est programada justo despus del almuerzo. En lassemanas anteriores a la conferencia, comienza a preparar los apoyos visuales queespera profundicen la comprensin de los representantes de ventas sobre el nuevoproducto y los inspire a venderlo.

Qu tipo de apoyos visuales podran ser Qu tipo de apoyos visuales podran ser ms convincentesms convincentes para parael propsito de Oscar?el propsito de Oscar?

Una hoja con una lista de las diez razones ms importantes por las cuales la



No es la mejor opcin.No es la mejor opcin. Aunque los diagramas y las imgenes son importantescuando forman parte de los apoyos visuales, un rotafolio en s, no es efectivopara grandes grupos. La audiencia de Oscar es de 150 personas, y es muyprobable que las personas que ocupan los lugares en la parte posterior de la salade conferencias no puedan ver la informacin contenida en el rotafolio. Adems,los rotafolios son especialmente difciles de transportar.

Opcin correcta.Opcin correcta. Para aumentar su eficacia, las diapositivas digitales debencontener un solo concepto. Adems, una combinacin de palabras e imgenes esseis veces ms eficaz que las palabras por s solas. Este apoyo visualprobablemente ser muy eficaz, ya que contiene un solo concepto (que es la

mochila Trail Hound es mejor que cualquier mochila para perros de lacompetencia. Oscar entregar la lista durante su presentacin.

No No es la mejor opcin.es la mejor opcin. Si utiliza folletos, evite su distribucin durante lapresentacin. La distribucin de material escrito durante su presentacin slodistrae. Adems, los apoyos visuales que contienen nicamente texto no son losms convincentes. Oscar est dando su presentacin inmediatamente despusdel almuerzo, por lo que se espera que la energa de su pblico est en su nivelms bajo. (Las personas tienden a tener sueo despus de comer y losrepresentantes de ventas ya han asistido a varias presentaciones de otrosproductos durante la maana.) Oscar Oscar entonces tendr que hacer sus apoyosentonces tendr que hacer sus apoyosvisuales muy atractivos para captar su visuales muy atractivos para captar su atencinatencin.

Un rotafolio con dos o tres diagramas claros que demuestren cmo funcionan loscompartimentos de la mochila Trail Hound.

Una diapositiva digital con una imagen que contraste el sistema nuevo decompartimentos de Trail Hound con el de su principal competidor, y que incluyauna lista punteada de varias ventajas del sistema Trail Hound



comparacin de cada una de las funciones de los compartimentos de Trail Houndcon los de la competencia), y una combinacin de palabras e imgenes.

No es la mejor opcinNo es la mejor opcin. Aunque este enfoque puede mantener a su audienciaatenta y proporcionarle feedback sobre cun bien los representantes de ventascomprenden su mensaje; Oscar tambin se arriesga a perder el control de supresentacin. Como a l le estresa hablar en pblico, debe evitar hacer cualquier

Parte 2Parte 2

Parte 2Parte 2

Oscar decide crear una presentacin en su computadora compuesta de diapositivascon texto y dibujos. Adems, decide entregar a los miembros de la audiencia,conforme vayan entrando a la sala de conferencia, material impreso que detalla lasespecificaciones importantes de la mochila Trail Hound.

A continuacin, ensaya su presentacin. Por naturaleza, Oscar es un presentadornervioso, por lo que repasa algunas habilidades para hablar en pblico. Por ejemplo,usa una grabadora de cinta, ensaya la habilidad de mantener el tono de voz natural yconversacional, as como lograr un volumen de voz adecuado.

Como un ltimo paso en el proceso de ensayo, Oscar visualiza cmo va a manejar laspreguntas de su audiencia. Entonces recuerda que an no ha decidido en qumomento responder a las preguntas.

Cundo debe Oscar responder a las preguntas que surjanCundo debe Oscar responder a las preguntas que surjandurante su presentacin?durante su presentacin?

Para garantizar que su audiencia se mantenga atenta, Oscar debe responder a laspreguntas cada vez que un miembro de la audiencia levante la mano.



cosa que pueda distraer su atencin o hacer que pierda el hilo de su charla.

No es la mejor opcin.No es la mejor opcin. Aunque este enfoque puede permitirle a Oscarterminar su presentacin y asegurarse de que los representantes de ventascomprendan la idea general, no le permitira obtener feedback sobre cun bienlos representantes de ventas han comprendido su mensaje para poder realizarlos ajustes necesarios a su charla. Esto puede ser un problema, dado que elprincipal propsito de la presentacin de Oscar es asegurarse de que losrepresentantes de ventas comprendan el nuevo producto de manerasuficientemente clara para venderlo.

Opcin correctaOpcin correcta. Este enfoque le permite a Oscar evaluar peridicamente lasreacciones de la audiencia y escuchar sus ideas, as como percibir qu tan bienlos representantes de ventas comprendan su mensaje. El hecho de que esteenfoque es ms estructurado evita el riesgo de que Oscar pierda el control de sucharla. Al elegir este enfoque, Oscar debe seleccionar puntos especficos durantesu presentacin y marcarlos en sus notas, de manera que recuerde cuando debedetenerse a responder preguntas.

Para asegurarse de que primeramente muestra la "la idea general, Oscar debepedir a las personas que hagan sus preguntas al final de la presentacin.

Para evaluar continuamente las reacciones de su pblico a su mensaje, Oscardebe responder a sus preguntas en puntos predeterminados y especficosdurante la presentacin.

Parte 3Parte 3

Parte 3Parte 3



No es la mejor opcin.No es la mejor opcin. Aunque hay quienes piensan que cuando no haypreguntas se debe a que la presentacin ha sido todo un xito, las preguntas dehecho indican que los oyentes estn interesados en su charla y con el materialque presenta. El hecho de que los representantes de ventas hicieron muchaspreguntas no implica una charla ineficaz. Sin embargo, Oscar an debeasegurarse de que ha respondido a las preguntas con claridad, tal vezpreguntando peridicamente a su audiencia, "Hay algo que no les hace sentidohasta ahora?"

Oscar decide que va a responder a las preguntas en momentos especficos a lo largode su presentacin. El da de la presentacin llega. Los representantes de ventasrecogen sus folletos y se dirigen a tomar un lugar en la sala. Cuando Oscar se detieneen uno de los tiempos predeterminados para responder a preguntas, muchos de losrepresentantes de ventas hacen preguntas. Como es una audiencia grande, Oscarrepite y parafrasea cada pregunta frente al pblico y luego da una respuesta a todo elgrupo.

Oscar cierra su presentacin con un resumen de las especificaciones y beneficios delnuevo producto. Luego guarda sus materiales y se dirige de nuevo a su hotel. All,hace una revisin de su presentacin y se pregunta si fue, en general, exitosa. Sepregunta cmo podra evaluar los posibles puntos dbiles de sus habilidades depresentacin.

Cul de las siguientes opciones podra indicar una debilidad enCul de las siguientes opciones podra indicar una debilidad enlas habilidades de presentacin de Oscar?las habilidades de presentacin de Oscar?

Muchos participantes de la audiencia hicieron muchas preguntas durante lapresentacin de Oscar.

Oscar recuerda concluir su charla con un resumen de los beneficios clave de lamochila Trail Hound.



Opcin correcta.Opcin correcta. El hecho de que Oscar terminara su discurso con un resumen,indica un punto dbil en sus habilidades de presentacin. En su lugar, debihaber cerrado con un fuerte llamado a la accin. ste incluye una reiteracin delmensaje central de su presentacin, pero tambin contiene recomendacionespara los miembros del pblico de lo que deben hacer con la informacin queacaban de recibir.

Por ejemplo, Oscar podra haber instado a su audiencia a destacar aspectosparticulares de la funcin de los compartimentos de la mochila Trail Hound a susclientes. O podra haberlos convenidos plenamente con el anuncio de un premiopara el representante de ventas que venda el mayor nmero de unidades.

No es la mejor opcin.No es la mejor opcin. El hecho de que los representantes de ventas ignoraransus folletos, no indica un punto dbil en las habilidades de presentacin deOscar.

Todo tipo de documentos pueden en realidad distraer a los asistentes, si stos seconvierten en el punto focal de la presentacin. As que, si los representantes deventas los ignoraron, es porque probablemente se interesaron de lleno en lacharla.

Durante la presentacin, los representantes de ventas ignoraron los folletos quehaban recibido al entrar en el auditorio.

ConclusinConclusin

ConclusionConclusion

Despus de sopesar diversos factores, Oscar decide que su presentacin fue un xitoen muchos aspectos, aunque anota mentalmente que cerrar la charla del prximoao con un fuerte llamado a la accin.



No es la mejor opcin.No es la mejor opcin. Visualizarse dando una presentacin exitosa es,efectivamente, una estrategia recomendada para prepararse mental y fsicamentepara hacer una presentacin. La estrategia que no es recomendable es ignorar elnerviosismo o contrarrestarlo con drogas o alcohol (los que probablemente no leayudarn a entregar su mensaje de manera efectiva). En su lugar, usted debeaceptar el nerviosismo como algo natural.

Las tcnicas de presentacin eficaces son esenciales para cualquier ejecutivo. Lospresentadores experimentados planean cuidadosamente los apoyos visuales y otroselementos contenidos en sus charlas, adems de ensayar sus presentacionesanticipadamente. Tambin estructuran su charla de ciertas formas que les permitanalcanzar mejor sus objetivos; por ejemplo, decidir cundo sera el mejor momentopara responder a las preguntas. Por ltimo siempre evalan sus presentaciones paraidentificar las reas que necesitan mejorarse.

La entrega de una presentacin convincente requiere de una cuidadosa preparacin.Sin embargo, una buena presentacin vale la pena el esfuerzo adicional que serequiere invertir.

Compruebe sus conocimientosCompruebe sus conocimientos

Pregunta 1Pregunta 1

Cul de las siguientes estrategias Cul de las siguientes estrategias nono es recomendable para es recomendable paraayudarle a prepararse fsica y mentalmente para unaayudarle a prepararse fsica y mentalmente para unapresentacin?presentacin?

Visualizarse a s mismo dando una presentacin exitosa repitiendo afirmacionespositivas, tales como Estoy relajado y listo.

Identifique lo peor que podra suceder y luego preprese para esa posibilidad



No es la mejor opcin.No es la mejor opcin. Identificar y prepararse para los posibles problemas es, efectivamente, unaestrategia recomendada para prepararse fsica y mentalmente para supresentacin. La estrategia que no es recomendable es ignorar el nerviosismo ocontrarrestarlo con drogas o alcohol (los que probablemente no le ayuden aentregar su mensaje de manera efectiva). En su lugar, usted debe aceptar elnerviosismo como algo natural.

Opcin correcta.Opcin correcta. Acepte el nerviosismo como algo natural y no intentecontrarrestarlo con alimento, cafena, drogas o alcohol antes de la presentacin.Es probable que no le ayuden a entregar su mensaje de manera efectiva. Sinembargo, visualizarse dando una presentacin exitosa e identificar y prepararsepara los posibles problemas, son estrategias que pueden ayudarle a prepararsementalmente.

Opcin correcta.Opcin correcta. El tipo de presentacin que usted elija depende de supropsito. Ejemplos de ste son: ventas, persuasin, informe de avance,

Ignorar los sentimientos de extremo nerviosismo o intentar contrarrestarlos conrelajantes musculares o un vaso de vino o el medio que funcione mejor parausted.


El tipo de presentacin que elija depende de _______________.El tipo de presentacin que elija depende de _______________.

Su propsito



demostracin de un producto y plan o estrategia de negocios. Despus deseleccionar la presentacin apropiada debe considerar tambin otros factores,incluyendo el tamao de su audiencia y la formalidad del contexto.

No es la mejor opcin.No es la mejor opcin. Aunque s es importante considerar la formalidad en eldiseo de su presentacin, primero debe seleccionar el tipo de presentacinbasado en su propsito. Ejemplos de ellos son: ventas, persuasin, informe deavance, demostracin de un producto y plan o estrategia de negocios. Despusde seleccionar el tipo de presentacin, entonces debe considerar tambin otrosfactores, incluyendo el tamao de su audiencia y la formalidad del contexto.

No es la mejor opcin.No es la mejor opcin. Aunque s es importante considerar el tamao de suaudiencia al disear su presentacin, usted debe primero seleccionar el tipo depresentacin. Ejemplos de ellos son: ventas, persuasin, informe de avance,demostracin de un producto y plan o estrategia de negocios. Despus deseleccionarlo, entonces debe considerar tambin otros factores, incluyendo eltamao de su audiencia y la formalidad del contexto.

La formalidad de la presentacin

El tamao de su audiencia


Al considerar qu va a decir durante su presentacin, Cules sonAl considerar qu va a decir durante su presentacin, Cules sonalgunas pautas importantes que debe recordar respecto de lo quealgunas pautas importantes que debe recordar respecto de lo queno debe hacer?no debe hacer?



No es la mejor opcin.No es la mejor opcin. En realidad, debera neutralizar los argumentos encontra que provienen de su audiencia, con el fin de persuadir a los oyentes aaceptar su mensaje. La opcin correcta es: No hable slo sobre datos. Si bien esimportante proporcionar datos para apoyar sus ideas, tambin es necesarioidentificar los fundamentos emocionales de su mensaje, explicando por qu elpblico debera estar atento a lo que usted tiene que decir. Por otra parte,demasiados datos pueden resultar excesivos para su audiencia.

Opcin correcta.Opcin correcta. Si bien es importante proporcionar datos para apoyar susideas, tambin es necesario identificar los fundamentos emocionales de sumensaje, explicando por qu el pblico debera estar atento a lo que usted tieneque decir. Por otra parte, demasiados datos pueden resultar excesivos para suaudiencia.

No es la mejor opcin.No es la mejor opcin. En realidad, usted debe explicar las acciones quequiere que su audiencia lleve a cabo, para lograr el resultado esperado de supresentacin. La opcin correcta es. No hablar slo de datos. Si bien esimportante proporcionar datos para apoyar sus ideas, tambin es necesarioidentificar las bases emocionales de su mensaje, explicando por qu el pblicodebera estar atento a acerca de lo que usted tiene que decir. Por otra parte,demasiados datos pueden resultar excesivos para su audiencia.

No neutralice los argumentos en contra que provienen de su audiencia

No hablar slo de datos

No describir el resultado que espera obtener de su presentacin



No es la mejor opcin.No es la mejor opcin. En lugar de dos, usted debe tratar de limitar el nmerode sus mensajes e ideas importantes a un nmero cercano a cinco. Esto se debea que cinco, ms o menos dos, parece ser el nmero de mensajes que la mayorade los adultos pueden recordar.

Opcin correcta.Opcin correcta. Trate de limitar el nmero de sus mensajes e ideasprincipales a un nmero cercano a cinco. Esto se debe a que cinco, ms o menosdos, es el nmero de mensajes que la mayora de los adultos pueden recordar.

No es la mejor opcin.No es la mejor opcin. En lugar de nueve, usted debe tratar de limitar elnmero de sus mensajes e ideas importantes a alrededor de cinco. Esto se debea que cinco, ms o menos dos, parece ser el nmero de mensajes que la mayorade los adultos pueden recordar.


La mayora de los expertos coinciden en que es importante limitarLa mayora de los expertos coinciden en que es importante limitarel nmero de mensajes e ideas principales cubiertos en una solael nmero de mensajes e ideas principales cubiertos en una solapresentacin. Cul es ste nmero generalmente aceptado?presentacin. Cul es ste nmero generalmente aceptado?

Dos

Cinco

Nueve



No es la mejor opcin.No es la mejor opcin. Usted debe enunciar claramente sus puntos principalesdurante la exposicin de la necesidad o problema, ms no en la introduccin. Elpaso adicional que necesita tomar durante la introduccin es definir el propsitode su presentacin. Idealmente, su propsito debera ser lo primero que le debetransmitir a su audiencia.

Opcin correcta.Opcin correcta. Adems de describir la importancia de su tema para laaudiencia, de establecer su credibilidad y repasar los puntos principales quecubrir, tambin debera definir el propsito de su presentacin. Idealmente, elpropsito es lo primero que debe transmitir a su audiencia.

No es la mejor opcin.No es la mejor opcin. La identificacin de un problema especfico que usted ysu pblico resolvern en conjunto se debe realizar durante la segunda parte de


Durante la introduccin de su presentacin, usted debe describirDurante la introduccin de su presentacin, usted debe describirla importancia del tema para su pblico, establecer su credibilidadla importancia del tema para su pblico, establecer su credibilidady repasar los puntos principales que cubrir. Qu ms necesitay repasar los puntos principales que cubrir. Qu ms necesitahacer durante la reunin?hacer durante la reunin?

Enuncie claramente los puntos principales

Definir el propsito de la presentacin

Identificar un problema especfico que usted y su pblico vayan a resolver enconjunto



su presentacin o la exposicin de un problema o una necesidad, y no durante laintroduccin. El paso adicional que debe incluir durante la introduccin esdefinir el propsito. Idealmente, el propsito es lo primero que le debetransmitir a su audiencia.

Opcin correcta.Opcin correcta. Al pedir a su pblico sugerencias y preguntas y luegoresponderlas su presentacin ser verdaderamente interactiva. El momentoadecuado para hacer esto depende de usted. En un ambiente informal podrasolicitarlas en cualquier momento del desarrollo de su presentacin. Pero en unambiente ms formal, usted puede explicar durante la introduccin que usteddedicar una parte de su exposicin para que la audiencia participe. puedenparticipar. De cualquier manera, los miembros del pblico van a escuchar conms atencin cuando saben que sus aportaciones sern tomadas en cuenta.

No es la mejor opcin.No es la mejor opcin. Si bien los apoyos visuales pueden ayudar a losmiembros del pblico a comprender su mensaje, stos no ayudan a que seinvolucren ms. Para una eficaz participacin de la audiencia, es necesario invitara los oyentes a hacer sugerencias y preguntas. El momento adecuado para hacer


Durante la seccin principal de una presentacin, Cul es unaDurante la seccin principal de una presentacin, Cul es unaforma efectiva de involucrar a la audiencia?forma efectiva de involucrar a la audiencia?

Pedir sugerencias y preguntas al pblico

Usar apoyos visuales, tales como una presentacin son diapositivas, para apoyarel mensaje principal



invitar a la audiencia a participar depende de usted. En un ambiente informalpodra solicitarlas en cualquier punto del desarrollo de su presentacin. Pero enun ambiente ms formal, usted puede explicar durante la introduccin quededicar una parte de la exposicin para que la audiencia participe. De cualquiermanera, los miembros del pblico van a escucharle con ms atencin cuandosepan que sus aportaciones sern tomadas en cuenta.

No es la mejor opcin.No es la mejor opcin. Si bien tomar notas puede ayudar al pblico areflexionar y comprender su mensaje, esto no los involucra activamente. Parauna eficaz participacin de la audiencia, es necesario invitar a los oyentes ahacer sugerencias y preguntas. El momento adecuado para invitarlos a participardepende de usted. En un ambiente informal podra invitarlos en cualquiermomento del desarrollo de su presentacin. Pero en un ambiente ms formal,usted puede explicar durante la introduccin que dedicar una parte de suexposicin para que participen. De cualquier manera, los miembros del pblicovan a escucharle con ms atencin cuando sepan que sus contribuciones serntomadas en cuenta.

No es la mejor opcin.No es la mejor opcin. Algunas presentaciones pueden requerir ms de unahora para comunicar su mensaje de manera eficaz. Por lo tanto, su presentacin

Repartir hojas de papel en las cuales el pblico puede tomar notas relacionadascon su presentacin


Cunto tiempo debe durar una presentacin?Cunto tiempo debe durar una presentacin?

No ms de una hora



debe ser tan prolongada como sea necesario para transmitir al menos unmensaje de forma clara y completa.

Sin embargo, es importante decirle a su pblico desde el principio el tiempo quetomar su presentacin, y luego debe apegarse a la hora asignada para que losasistentes no se inquieten o se cansen.

No es la mejor opcin.No es la mejor opcin. Algunas presentaciones pueden requerir ms de doshoras para comunicar su mensaje de manera eficaz. Por lo tanto, su presentacindebe ser tan prolongada como sea necesario para transmitir al menos unmensaje de forma clara y completa. Sin embargo, es importante decirle a supblico desde el principio el tiempo que tomar su presentacin, y luegoapegarse a la hora asignada para que los asistentes no se inquieten o se cansen.

Opcin correcta.Opcin correcta. Una presentacin debe ser tan prolongada como seanecesario para transmitir al menos un mensaje de forma clara y completa. Sinembargo, es importante decirle a su pblico desde el principio el tiempo quetomar su presentacin, y luego apegarse a la hora asignada para que losasistentes no se inquieten o se cansen.

En promedio, dos horas

Tan prolongada como sea necesario para transmitir al menos un mensaje deforma clara y completa.


Cul es un momento adecuado para entregar material impresoCul es un momento adecuado para entregar material impresodurante una presentacin?durante una presentacin?



No es la mejor opcin.No es la mejor opcin. Por lo general, debe evitar repartir materiales mientrasest haciendo su presentacin, incluyendo el momento en que expone lanecesidad o el problema, porque al hacerlo puede restar valor a lo que estdiciendo en ese momento. Para obtener los mejores resultados, distribuya elmaterial impreso o antes de la presentacin, dando tiempo suficiente a supblico para asimilar el contenido antes de que usted empiece a hablar odespus de la presentacin, para que su pblico obtenga un resumen de lospuntos principales expuestos para repasarlos.

No es la mejor opcin.No es la mejor opcin. Por lo general, debe evitar repartir materiales mientrasest haciendo su presentacin, incluyendo el momento en que hace el llamado ala accin, porque al hacerlo puede restar valor a lo que est diciendo en esemomento. Para obtener los mejores resultados, distribuya el material impreso oantes de la presentacin, dando tiempo suficiente a su pblico para asimilar elcontenido antes de que usted empiece a hablar o despus de la presentacin,para que su pblico obtenga un resumen de los puntos principales expuestospara repasarlos.

Opcin correcta.Opcin correcta. Para obtener los mejores resultados, distribuya el materialimpreso o antes de la presentacin, dando tiempo suficiente a su pblico paraasimilar el contenido antes de que usted empiece a hablar o despus de lapresentacin, para que su pblico obtenga un resumen de los puntos principalesexpuestos para repasarlos.

Durante la exposicin de una necesidad o problema

Durante el llamado a la accin

Antes o despus de la presentacin



No es la mejor opcin.No es la mejor opcin. Los testimonios expertos, estadsticas, apoyos visualesy el compromiso de la audiencia puede hacer que su presentacin sea mseficaz, pero su capacidad de persuasin depende en gran medida de suentusiasmo, credibilidad y conviccin personal en el tema. Cuando usted cree enlo que est diciendo y demuestra su entusiasmo, es ms probable que persuadaa su audiencia para que acepte su mensaje.

No es la mejor opcin.No es la mejor opcin. Historias personales, ejemplos, buen humor yanalogas pueden hacer que su presentacin sea ms interesante, pero sucapacidad de persuasin depende en gran medida de su entusiasmo, credibilidady conviccin personal en el tema. Cuando usted cree en lo que est diciendo ydemuestra su entusiasmo, es ms probable que persuada a su audiencia paraque acepte su mensaje.


Qu aspectos de una presentacin tienen ms impacto sobre suQu aspectos de una presentacin tienen ms impacto sobre sucapacidad de persuasin?capacidad de persuasin?

Testimonios expertos, estadsticas, apoyos visuales y el compromiso de laaudiencia

Historias personales, ejemplos, buen humor y analogas

Su entusiasmo, credibilidad y conviccin personal en el tema



Opcin correcta.Opcin correcta. Su capacidad de persuasin depende en gran medida de suentusiasmo, credibilidad y conviccin personal en el tema. Cuando usted cree enlo que est diciendo y demuestra su entusiasmo, es ms probable que persuadaa su audiencia para que acepte su mensaje.

No es la mejor opcin.No es la mejor opcin. Si usted no sabe la respuesta, no eluda o pase por altola pregunta, evitando admitir que no tiene la respuesta. En su lugar, recomiendeuna fuente u ofrezca obtener la respuesta despus de la presentacin.

No es la mejor opcin.No es la mejor opcin. Si usted no sabe la respuesta, evite admitir que no lasabe y luego ignorarla pasando a otra pregunta. En su lugar, recomiende unafuente u ofrezca obtener la respuesta despus de la presentacin.


Cul es la mejor forma de lidiar con una pregunta cuando noCul es la mejor forma de lidiar con una pregunta cuando nosabe la respuesta?sabe la respuesta?

Obtener el nombre de la persona, escribir la pregunta y pedirle que hable conusted al trmino de la presentacin. No diga que no sabe la respuesta.

Primero, seale que es una buena pregunta. Admita que no sabe la respuesta ycontine con la pregunta siguiente.

Recomiende una fuente u ofrezca obtener la respuesta despus de lapresentacin.



Opcin correcta.Opcin correcta. Si usted no sabe la respuesta, es mejor que no eluda o pasepor alto la pregunta. En su lugar, recomiende una fuente u ofrezca obtener larespuesta despus de la presentacin.

ResultadosResultados

PasosPasos

Pasos para desarrollar una presentacinPasos para desarrollar una presentacin

1. Defina sus objetivos.Defina sus objetivos.

Cul es el propsito de mi presentacin? Qu quiero que mi pblico hagacomo resultado? Su objetivo determina qu y cmo decirlo.

Evale su propsito. Quiere informar, persuadir o vender? Quiere que elpblico entienda, aprenda o acte? Cundo y cmo quiere que su audienciaacte?

Sea explcito y detallado en la definicin de sus objetivos. Mientras ms losea, es ms probable que crea una presentacin que respalde dichosobjetivos. Por ejemplo: Quiero que la audiencia solicite que sussubordinados participen en el desarrollo del sistema piloto en Q1."

2. Conozca a su audiencia.Conozca a su audiencia.

Determine antes de la presentacin el nivel de conocimiento de suaudiencia, su inters y posicionamiento y la capacidad de llevar a la accinciertos aspectos de su presentacin.

Asegrese de saber qu puede interesar a su audiencia. Es fundamentalmantener a su audiencia centrada en su presentacin.



Si usted no est familiarizado con el grupo, pregunte al organizador de laspresentaciones que le provea de algunos antecedentes. Si es posible,intente ponerse en contacto con al menos una persona que encaja con lascaractersticas de audiencia.

3. Seleccione una estrategia que corresponda a su objetivo.Seleccione una estrategia que corresponda a su objetivo.

Por ejemplo, realizar una venta requerir de una postura persuasiva comohablar sobre las caractersticas y beneficios del producto y realizarcomparaciones de los datos competitivos.

Incluya cualquier informacin que le ayude a conseguir su objetivo. Todo loque sea superfluo, distraiga o interfiera debe omitirse.

4. Ajuste su presentacin a su audiencia.Ajuste su presentacin a su audiencia.

Por ejemplo, una presentacin para un grupo tcnico con poder de decisin,debe contener ms detalles cuantitativos que una presentacin a un grupomenos tcnico de ejecutivos de nivel ms bajo.

Cuando hay un pblico mixto, sea explcito al abordar las diferentesperspectivas para as mantener a todos interesados. Por ejemplo diga: "Estoafectar a los ejecutivos de producto de sta forma... y a los ingenieros desta otra..."

Cuando es probable que el pblico sea hostil, comience enfatizando laspreocupaciones que usted tiene en comn con su audiencia. De ser posibleconvierta lo negativo en algo positivo.

Para energizar a un pblico aptico, cansado o que tiene hambre, empiececon un comentario que sorprenda o una ilustracin vvida.

Pasos para crear una presentacinPasos para crear una presentacin



1. Realice una sesin de Brainstorming.Realice una sesin de Brainstorming.

2. Identifique su mensaje y los hechos que lo sustentan.Identifique su mensaje y los hechos que lo sustentan.

3. Seleccione la cantidad de puntos que justifiquen su argumento a laSeleccione la cantidad de puntos que justifiquen su argumento a laaudiencia dentro del tiempo estipulado para la presentacin.audiencia dentro del tiempo estipulado para la presentacin.

Es mejor presentar menos puntos y hacerlo bien.

Si no dispone del tiempo necesario para conseguir que el pblicocomprenda o acepte una idea, resrvela para otra presentacin.

Si no est seguro cunto puede durar su presentacin, prepare materialextra como datos estadsticos, analogas o ejemplos que puedan omitirseen caso que se d cuenta que est llegando al final del tiempo estipulado.

4. Organice sus argumentos.Organice sus argumentos.

Para mantener a su audiencia enfocada en el propsito, deje en claro, entodo momento, por qu debera interesarse en su mensaje.

Coloque los puntos ms relevantes al principio o al final. No oculte susmejores ideas.

En la introduccin, deje saber hacia dnde se dirige y qu es lo que quiereprobar o demostrar.

Durante la descripcin del problema o la necesidad, apoye sus puntosprincipales con ejemplos, apoyos visuales y ancdotas.

En intervalos apropiados, resuma lo que ha expuesto hasta el momento yqu har a continuacin.

Para el cierre, presente sus conclusiones y haga un fuerte llamado a laaccin.

5. Elabore una lista de las preguntas u objeciones posibles y decida cmoElabore una lista de las preguntas u objeciones posibles y decida cmo



las responder en caso de que surjan.las responder en caso de que surjan.

6. Prepare sus apoyos visuales y material de apoyo. Estos materialesPrepare sus apoyos visuales y material de apoyo. Estos materialespueden ayudar a su audiencia a:pueden ayudar a su audiencia a:

Recordar hechos.

Comprender ideas, relaciones o entornos fsicos.

Sealar cuando va a cambiar el tema.

Pasos para la prctica y la evaluacinPasos para la prctica y la evaluacin

1. Ensaye.Ensaye.

Ensaye con los equipos y apoyos visuales que usted utilizar en el eventoreal.

Ensaye la presentacin completa cada vez que practique, incluyendo cmova a pararse y moverse y cmo va a hacer uso de los apoyos visuales.

Ensaye en voz alta hasta que la presentacin no suene como si la hubieramemorizado.

Concn

1.Hacer Presentaciones

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