CONSECUENCIAS DE UNA DEFICIENTE GESTIÓN,

ESTRUCTURA Y CLIMA EN EL DESARROLLO DE UNA

ORGANIZACIÓN

Resumen

El proceso de investigación es referente al impacto que tiene la gestión, la

estructura y el ambiente en una organización. Se ha detectado que diversas

empresas se encuentran estancadas en sus procesos operativos y han operado

durante 40 años con las mismas fallas. El análisis tiene por objetivo explicar este

tipo de procesos para encontrar un solución y que las empresas salgan del

estancamiento de sus procesos y que continúen su procesos evolutivo. Es por ello

que se analizó el análisis del caso de estudio de una empresa con 40 años de

vida, cuyos procesos no han sido modificados. Los resultados preliminares

muestran que la empresa carece hasta el momento un plan de desarrollo que le

permita evolucionar en sus procesos, esto tiene como resultado infraestructura

precaria, gastos innecesarios, mala comunicación y aplicación inadecuada de

recursos.

Palabras clave

Gestión, estructura, clima, organización, departamentalización, organigrama.

Introducción

El artículo tiene por objetivo analizar al impacto de contar con una adecuada

gestión, estructura y ambiente en las empresas. La investigación surge debido a

que diversas empresas operan durante un lapso de tiempo largo, sin contar con

una adecuada gestión, estructura y ambiente. Identificar estos procesos mediante

la investigación ayudará a comprender cuales han sido las limitantes que existen

para el desarrollo funcional e integral de la empresa y generar una propuesta para

eliminar estos problemas. La evidencia muestra que hay empresas que tiene

facturas millonarias las cuales no invierten de forma adecuada en el desarrollo de

la empresa: prácticas gerenciales eficientes, clima organizacional, estructura

básica, departamentalización, estrategias e infraestructura. El estudio de caso es

un empresa de Frigoríficos, en la investigación con la visita de campo y mediante

la aplicación de un instrumento a empleados (Se aplicó una encuesta con relación

a los factores a estudiar por medio de una URL, la encuesta es en base a la

escala de Likert y será ocupado el SPSS para sacar resultados estadísticos). Al no

contar con una adecuada gestión, estructura, y ambiente empresarial las líneas de

comunicación, ejecución de actividades y resultados pueden ser poco favorables

para su desarrollo.

Los resultados aportan evidencia a la teoría de Lourdes Münch Galindo, Idalberto

Chiavenato, Mintzberg, Fernández ya que estos señalan que las empresas que

operan con una estructura inadecuada con los aspectos antes mencionados,

tienen una menor funcionalidad e integración para afrontar las situaciones del

entorno.

La caracterización de la estructura y operación de la empresa tiene un beneficio

para los dueños de las empresas, quienes pueden utilizar la información para

obtener ventajas en la mejora del desarrollo de la empresa, y generar una

estrategia sobre la gestión, estructura y ambiente de sus empresas.

Gestión

La gestión es sinónimo de "planear, organizar, dirigir, evaluar y controlar", como lo

ha planteado H. Fayol al principio del siglo, La gestión no es más que la

administración de los recursos de una empresa, la forma óptima de obtener

buenos resultados y llevarlos a cabo, la administración es un esfuerzo coordinado

de un grupo social para obtener un fin con la mayor eficiencia y el menor esfuerzo

posible (Galindo M. , 1982), La administración ha sido parte fundamental de toda

organización sin embargo, depende de cada organización la forma en que esta se

aplica y como la aplica, la administración “es un proceso de planear, organizar,

dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales”

(chiavenato,2004), para saber lo que se quiere y como se obtendrá cada

organización debe implementar la planificación que es fijar los objetivos, la

organización es que tareas se llevaran a cabo y como se llevaran a cabo, la

dirección, el control que se lleva acabo a través de todo el proceso y el uso de sus

recursos que dispone la organización para el cumplimiento de estos factores, los

encargados de gestionar todas las actividades realizadas por la organización o

empresa, es el cuerpo administrativo de la organización.

La gestión es un conjunto de políticas, conceptos y prácticas coherentes entre sí,

con el propósito de alcanzar objetivos organizacionales de la empresa de manera

eficiente y eficaz (Chiavenato) La gestión de una empresa es la acción de

administrar las actividades profesionales que están destinadas a cumplir un

objetivo ya prestablecido, como es la mejora de la productividad, la competitividad

por medio de la planeación, básicamente es ejecutar todas aquellas ordenes

planificadas por la administración().

Toda empresa debe de contar con una buena gestión para su desarrollo y

crecimiento, este se puede ir perfeccionando hasta crear un modelo de gestión, un

esquema o marco de referencia para la administración de la empresa o entidad

Gestión del talento humano

En la última década se a echo referencia mucho de que el talento humano es la

medula espinal de una organización, que lo que sostiene a una empresa es el

capital humano, ese capital que es intangible y radica en la mente de cada

empleado a travez de su habilidades, desempeño y conocimiento, el concepto de

gestión de talento humano depende de cada organización y el cómo lo gestiona,

Es contingente y situacional, pues depende de aspectos como la cultura, el

negocio de la organización, la tecnología utilizada, los procesos internos y otra

infinidad de variables importantes (Chiavenato) el talento humano es el que

desarrollo y convierte en acción lo que se planifica por la administración, la gestión

del talento humano es un pilar fundamental para el desarrollo exitoso de los

procesos, pues al final las personas son las responsables de ejecutar las

actividades por que los proyectos no se desarrollan por si solos (lledo, 2011), por

lo cual es de vital importancia para las futuras empresa no dejar de lado este

aspecto de la gestión por eso es importante reconocer los problemas que se

generan en las organizaciones, afirma Warren Bennis, que se han Identificado

cinco problemas humanos principales que enfrentan las organizaciones

contemporáneas:

a) Cómo integrar las necesidades personales con las metas de la organización.

b) Cómo distribuir el poder y la autoridad.

c) Cómo desarrollar mecanismos capaces de reducir conflictos internos.

d) Cómo asegurar una adaptación eficaz a los cambios en el ambiente.

e) Cómo asegurar vitalidad y crecimiento para prevenir la decadencia de la

organización.

Al señalar estos cinco problemas se está formulando un diagnóstico de las tareas

más relevantes que le corresponden a la función de recursos humanos de las

organizaciones

Gestión del conocimiento

El conocimiento es un bien intangible que toda organización posee, y que el buen

uso de este puede dirigir a la organización al éxito, una economía basada en el

conocimiento implica la necesidad de aprender a manejar y potenciar el uso de

ese caudal de información y conocimiento que fluye aceleradamente de la

globalización y el desarrollo de las tecnologías, y que se está constituyendo en el

factor determinante del progreso y éxito de las empresas y las organizaciones

(Thomas, 2003)

Gestión de tecnologías, La tecnología es considerada una de las herramientas que

ayudan a cumplir con las metas y la planeación de la gestión empresarial, una

organización sin tecnología es una organización obsoleta, y para cumplir con los

requerimientos de los clientes en la actualidad, es mejor estar bien armado y

preparado con la tecnología necesaria.

La gestión por competencias, es una forma de administrar mejor los recursos

humanos con los que cuenta una organización, Las empresas en la actualidad no

se pueden concebir si esta gestión.

Organización

Una organización es un sistema de actividades conscientemente coordinadas,

formado por dos por dos o más personas, cuya cooperación recíproca es esencial

para la existencia de aquéllas. Una organización sólo existe cuando:

Hay personas capaces de comunicarse,

Están dispuestas a actuar conjuntamente, y

Desean obtener un objetivo común. (Chiavenato)

Para Robbins una organización es una entidad social coordinada de forma

consciente, con un límite relativamente identificable, que funciona sobre unas

bases relativamente continuas para lograr un objetivo común o un conjunto de

objetivos. (J.I., 2006).

Es simplificar el trabajo, coordinar, optimizar funciones y recursos; en otras

palabras: que todo resulte sencillo y fácil para quienes trabajan en la empresa y

para los clientes. La simplicidad en la estructura facilita la flexibilidad y el diseño

de esquemas coherentes que fomentan la eficiencia e iniciativa del personal.

(Galindo, 1997).

Agustín Reyes Ponce considera a la organización como la estructura de las

relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los

elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su

máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

Isaac Guzmán Valdivia considera a la organización como la coordinación de las

actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de

obtener el máximo aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos

y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue. (José,

1991).

Estructura

(Estructura Formal)

Mintzberg concuerda en que no existe una mejor y única manera de diseñar y

administrar organizaciones, su tesis fundamental sostiene que “los elementos de

la estructura deben ser seleccionados para lograr una consistencia interna o

armonía, tanto como una consistencia básica con la situación de la organización:

su dimensión, antigüedad, el tipo de ambiente en que funciona, los sistemas

técnicos que usa, etc. “ (Mintzberg, 1991).

Es el sistema formal de tareas y relaciones de autoridad que permite controlar

cómo las personas coordinan sus acciones y utilizan los cursos. (Fernández,

2010).

La estructura organizacional es la presentación formal de las relaciones laborales,

define las tareas por puesto-unidad y señala cómo deben coordinarse. (Hellriegel,

2002).

Se refiere a la organización formal, la división de funciones y las líneas de

autoridad y de responsabilidad existentes en una empresa. (Galindo, 1997).

Para las organizaciones formales, su representación gráfica es por medio de un

organigrama.

Un organigrama es un diagrama que ilustra gráficamente las relaciones entre

funciones, departamentos, divisiones y hasta puestos individuales de una

organización en materia de rendición de cuentas. Se trata de un “esqueleto” que

representa la estructura de una organización.

Ventajas: Ofrece de forma rápida una visión de cómo funciona la organización

(relación de la diferentes unidades).

Limitaciones: Solo es una imagen idealizada de la organización. “Por ejemplo, no

da cuenta de quien tiene mayor influencia o cómo operan los canales de

comunicación que si bien son informales resultan vitales. (Hellriegel, 2002).

(Estructura Informal)

La estructura informal puede definirse como aquella que surge naturalmente de la

interacción entre los agentes presentes en la organización. Hintze establece que

además de las estructuras formales, existen estructuras reales (estén o no

respaldadas por normas vigentes). La estructura real sustentada en normas

vigentes es la estructura formal-real, mientras que aquella parte que sólo figura en

Organigrama = Estructura

las normas pero no se ha aplicado (o ha dejado de aplicarse) constituye la

estructura “sólo formal”. En la figura 2 se ilustran estos conceptos. (Hintze, 2008).

Por su parte, Johansen afirma que los sistemas informales (comúnmente llamados

organizaciones informales) aparecen como resultado de la superposición de un

sistema formal sobre el sistema social. El sistema informal es un conjunto de

contactos personales (originados en el sistema social) que se separan del

esquema idealizado de la estructura del sistema formal. (Johansen, 1995)

Departamentalización

La departamentalización “subdivide el trabajo en puestos-tareas y los asigna a

unidades especializadas en una organización. También comprende el diseño de

normas para el desempeño de los puestos y las tareas. (Hellriegel, 2002).

Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades

específicas, con base en su similitud. Al departamentalizar, es conveniente

observar la siguiente secuencia:

Listar todas las funciones de la empresa

Clasificarlas

Agrupar según un orden jerárquico

Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas

Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las

funciones y los puestos.

Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos

El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán

relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las

funciones involucradas

Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades

específicas, con base en su misma similitud. (Heinz, 1991)

CLIMA ORGANIZACIONAL

Existen diversos conceptos de clima organización, ya que lo teóricos no han

logrado unificar un concepto único, de tal forma que es importante conocer

diversos aportes teóricos, con el fin de profundizar en el significado de dicho

concepto.

Francis Cornell lo define como una mezcla de interpretaciones o percepciones que

las personas hacen en una organización de sus trabajos o roles con relación a los

demás compañeros (Francis, 1997).

Schneider y Hall conciben el clima organizacional como un conjunto de

percepciones de los individuos respecto a su medio interno de trabajo. Estas

percepciones reflejan la interacción entre los elementos individuales y las

características de la organización (Schneider & Hall, 1972).

Reichers y Schneider definen el clima de la organización como la percepción

compartida sobre la manera como ocurren las situaciones en el entorno laboral.

Más precisamente, el clima es referido a la percepción común respecto a las

normas, políticas, prácticas y procedimientos de la organización (Reichers &

Schnider, B., 1988).

Para Forehand y Gilmer el clima organizacional es multidimensional y está

formado por un conjunto de características que describen a la organización, la

hacen diferente de otras organizaciones, son duraderas en el tiempo e influyen

sobre el comportamiento de los miembros de la organización (Forehand, 1964).

El clima organización influye de forma directa en la competitividad de la

organización, ya que un ambiente idóneo permite que las estrategias internas que

se implementen, tengan mejores resultados permitiendo asi se alcancen los

objetivos establecidos, de tal forma que, el realizar un estudio del clima que

impera dentro de la organización, es fundamental para identificar aquellos

fenómenos que puedan estar causando algún impacto negativo en el ambiente

laboral de la organización.

Por lo tanto, para entender el clima de una organización es preciso comprender el

comportamiento de las personas, la estructura de la organización y los procesos

organizacionales (Monica, 2009).

Existen una gran cantidad de factores que influyen en el clima laboral de los

empleados, tales como la estructura de la organización, el estilo de liderazgo, la

falta de claridad en lo objetivos, los procesos de comunicación entre otros, los

cuales influyen de forma directa en el comportamiento que asuma el empleado

ante la organización generando de esta manera un clima que no es idóneo para la

organización.

El clima organizacional ocupa un lugar importante en la gestión de personas, por

lo cual se ha convertido en los últimos años como un objeto de estudio de gran

trascendencia, ya que esto permite desarrollar técnicas que permitan realizar un

análisis adecuado de los factores que afectan el clima laboral.

Para una organización es importante determinar el clima laboral que impera en

esta, mediante un estudio adecuado que permita conocer los aspectos que

influyen dentro de cada área, departamento, equipo o puesto de trabajo, a fin de

contar con los datos precisos para poder realizar la correcciones pertinentes y esto

permite un mejor desarrollo de las actividades de la organización y a su vez esto

permita llegar a los límites de competitividad esperados.

Caso de estudio

En México muchas de las medianas y grandes empresas son funcionales, pero

carecen de una adecuada gestión, estructura y ambiente organizacional, lo que

provoca un inadecuado desarrollo y con el paso del tiempo pudieran desaparecer.

La empresa que permitió el acceso para el desarrollo de este proceso de

investigación se dedica a realizar cámaras frigoríficas. Se observa claramente que

aspectos clave para la organización los tiene en claro el dueño de la empresa

como: misión, visión, valores, objetivos, políticas, estrategias, etc., pero no los

tienen de forma escrita y a su vez no son visibles ni transmitidos a los empleados.

La encuesta, hasta el momento fue aplicada a la parte administrativa de la

empresa; los resultados que se obtuvieron muestran en su mayoría los empleados

tienen empatía con su empleo y su desarrollo aunque consideran que se debe

tener una mayor organización y comunicación respecto a las actividades, además

de mejorar los espacios laborales. Los empleados regularmente no se encuentran

en oficinas ya que sus labores las realizan de acuerdo a los periodos en que se

cuenta con una obra y son alrededor de la Republica.

En entrevista con el dueño sus comentarios fueron los siguientes: tengo

claramente definidos los puntos de misión, visión, objetivos y políticas pero no

cuento con ellos de forma escrita y tampoco son visibles para los trabajadores,

referente a la capacitación no se tiene ninguna ya que los trabajadores tienen

conocimiento de sus respectivas actividades y son especialistas en lo que hacen,

pero sería algo muy importante para ser implementado, en cuanto a la tecnología

solo cuento con una página de internet básica ya que no es importante tener una

web 2.0 y contactar a clientes por medio de un chat pues en ocasiones solo

requieren una cámara de 4x4 y no realizo ese tipo de trabajos, tenemos ya

establecidos nuestros clientes y son los “peces gordos” “ventas, ventas y solo

ventas”, no tenemos competencia y en el país somos la única empresa que realiza

este tipo de trabajo, existen competidores, pero no realizan el trabajo a nuestro

nivel y es de muy baja calidad, respecto a los inventarios se lleva un control

inadecuado, no se tiene control sistematizado de entradas y salidas de

administrativos.

No tenemos tiempo ni dinero para contar con una asesoría de coaching y solo me

dedico a realizar mis actividades, en realidad no me involucro en las actividades

de los demás.

La empresa ha sido funcional durante más de 40 años, pero siempre ha carecido

de una adecuada gestión, estructura y ambiente, se mantiene gracias a la

capacidad de negociación con los clientes y el servicio de trabajo que se da.

Siempre se han dedicado a la parte de ventas e ingeniería del servicio pero no a la

parte administrativa.

El conflicto que se presenta con relación a esta forma de trabajo es que las líneas

de comunicación no son del todo adecuadas, no se puede tener un control de

desarrollo de actividades de los empleados en tiempo real, no se sabe cómo lo

están desarrollando

Para poder cumplir con un adecuado desarrollo organizacional se necesita la

implementación de un modelo adecuado de gestión, estructura y ambiente.

Instrumento

Dueño de la empresa

Resultados de encuesta administrativos

Matriz de componentes rotadosa

Componente

1 2 3

¿Conoce sus responsabilidades de forma específica? .955

¿Le agrada la empresa? .953

¿Conoce su cargo/puesto en la empresa ? .940

¿Sus funciones o actividades están completamente relacionadas con su cargo o puesto? .923

¿La empresa se interesa por sus sugerencias? .918 .310

¿Cuándo realiza una mejora en sus actividades de trabajo, se le reconoce? .916

¿Su jefe inmediato lo apoya para poner en marcha sus iniciativas para mejorar las actividades de

trabajo?

.907 .379

¿El dialogo y el intercambio de ideas en en todos los niveles es habitual en la empresa? .894 .301

¿Se siente integrado a la empresa? .891 .357

¿Su jefe inmediato le proporciona retroalimentación respecto a las actividades de trabajo que

realiza?

.890 .317

¿Su jefe inmediato le proporciona información y herramientas necesarias para desempeñar sus

actividades de trabajo?

.865 .385

¿Existe una adecuada comunicación con los compañeros de trabajo? .838 .351

¿Considera la asignación de puestos es la adecuada? .758 .583

¿Tiene conocimiento de las normas y políticas de la empresa? .689 .564 .315

¿Los directivos o altos mandos tiene contacto con todos los empleados de la empresa? .678 .376

¿Tienes conocimiento de los objetivos de la empresa? .668 .641

¿Los procesos para desarrollar sus actividades son los adecuados? .631 .460 .616

¿Se fomenta el trabajo en equipo? .610 .440

¿Conocía la empresa antes de incorporarse a ella? .443 .424 -.381

¿Considera que la organización un comienzo laboral de apoyo y formación? .943

¿Su jefe inmediato le da seguimiento adecuado y constante a las actividades que realiza? .908

¿Tiene conocimiento de la misión y visión de la empresa? .476 .808

¿Se aplican reglas dentro de las actividades que realiza? .657 .717

¿Considera que algunos compañeros de trabajo dificultan el desarrollo de sus actividades? -.892

¿considera que una reasignación de puesto sería benéfica para la empresa y el desarrollo de sus

actividades ?

-.466 -.784

Método de extracción: Análisis de componentes principales.

Método de rotación: Normalización Varimax con Kaiser.

a. La rotación ha convergido en 6 iteraciones.

Resumen del procesamiento de los casos

N %

Casos

Válidos 9 100.0

Excluidosa 0 .0

Total 9 100.0

a. Eliminación por lista basada en todas las

variables del procedimiento.

Estadísticos de fiabilidad

Alfa de

Cronbach

Alfa de

Cronbach

basada en los

elementos

tipificados

N de elementos

.953 .966 25

Discusión

Por qué las organizaciones de la actualidad son funcionales con una administración deficiente?

En la actualidad, las empresas competitivas deben contar con una adecuada gestión, estructura y clima laboral, pero la

realidad es otra, existen empresas en México que funcionan con requerimientos mínimos y una gestión inadecuada

manteniéndose a flote en un mercado exigente en donde el más mínimo error puede ser perjudicial para la organización y

ponerla en desventaja ante un posible competidor.

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