DESARROLLO TECNOLGICO Y APLICACIN DE LAS TIC EN LA GERENCIA DE PROYECTOS

Taller Bsico de Microsoft Project 2010Paso 1. Reconocimiento de la ventana inicial. Al abrir Microsoft Project 2010 encontrar la ventana inicial con los componentes bsicos de la interfaz de esta aplicacin. Adems se activa la vista llamada Diagrama de Gantt.

Figura 1. Ventana inicial de la aplicacin. Paso 2. Comenzar un proyecto Por medio de la opcin Archivo es posible abrir un archivo reciente o iniciar un nuevo proyecto por la opcin Nuevo:

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DESARROLLO TECNOLGICO Y APLICACIN DE LAS TIC EN LA GERENCIA DE PROYECTOS Figura 2. Iniciar un nuevo proyecto La siguiente actividad es actualizar la informacin general del proyecto. Para hacerlo hay que dar clic en la opcin Archivo -> Informacin. A continuacin se muestra la ventana de actualizacin de la informacin del proyecto:

Figura 3. Opcin Informacin en men Archivo Dando clic en la opcin Informacin se encuentra un panel para actualizar la informacin general del proyecto. Para este paso actualizaremos los datos bsicos: Fecha de comienzo ( fecha de terminacin) para que el software tenga una fecha base para calcular el tiempo total del proyecto.

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Figura 4. Actualizacin de la fecha de comienzo o fecha de finalizacin. Es necesario definir las propiedades del archivo para el proyecto para hacerlo en la misma ventana de la opcin Informacin:

Figura 5. En la opcin Informacin, clic en Informacin del proyecto>Propiedades avanzadas. 1. Haga clic en la men Archivo y, a continuacin, en opcin Informacin. 2. En el panel derecho, haga clic en Informacin del proyecto y, a continuacin, haga clic en Propiedades avanzadas.3

DESARROLLO TECNOLGICO Y APLICACIN DE LAS TIC EN LA GERENCIA DE PROYECTOS 3. En la ficha Resumen, escriba la informacin pertinente del proyecto en los cuadros. 4. En la ficha Personalizar, escriba la informacin personalizada en el cuadro Resumen, a continuacin, haga clic en Aceptar. Paso 3. Calendario del proyecto Microsoft Project proporciona tres calendarios base. Estos calendarios son plantillas de calendario que se pueden aplicar a un conjunto de recursos, de tareas o al proyecto en general. - Estndar: est establecido de lunes a viernes, de 9:00am a 7:00pm con una hora libre a medio da. Este es el calendario predeterminado que utiliza el programa para el proyecto, las tareas y los recursos. - Turno de Noche: El calendario laboral est establecido desde las 11:00 p.m. hasta las 8:00 a.m. cinco das a la semana, con una hora libre de 3:00 a 4:00 de la maana. - 24 horas: est determinado para perodos de 24 horas todos los das de la semana, sin detenerse. Para hacer el cambio de calendario, es recomendable saber cules son los das de descanso que afectan la programacin y las horas de trabajo que se vaya a implementar en el proyecto. Se debe tener en cuenta que el calendario del proyecto es diferente al de las tareas y los recursos. Aunque en casi todo proyecto, estos tres calendarios coinciden.1. Para cambiar el calendario del proyecto, haga clic en el men

Proyecto y, en el grupo Propiedades, haga clic en Cambiar tiempo de trabajo.

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DESARROLLO TECNOLGICO Y APLICACIN DE LAS TIC EN LA GERENCIA DE PROYECTOS Figura 6. Clic en la opcin Cambiar tiempo de trabajo para modificar el calendario laboral del proyecto. Aparecer, entonces, un cuadro de dilogo donde usted debe decidir: si modificar algn calendario base o va a crear uno totalmente nuevo.

Figura 7.Cuadro calendario laboral.

de

dilogo

para

modificar

Para modificar un Calendario Base: 1. En el cuadro mostrado arriba, seleccione el nombre del calendario base que desea modificar. 2. S solo desea modificar un da: En la casilla Excepciones escriba el nombre con que identifique el cambio, en las casillas de Comienzo y Fin escriba las fechas donde vaya a realizar el cambio. Estas excepciones no necesariamente tienen que durar un da, usted puede escribir la duracin de varios das, semanas o meses. 3. De Clic en Detalles.

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Figura 8. Detalles de una excepcin en el calendario laboral.4. En el cuadro que aparece arriba, escriba la informacin sobre la

excepcin Si usted marca la excepcin como un da laborable, inmediatamente se activar la opcin Desde y Hasta. Para aplicar el nuevo calendario al proyecto, de clic en el men Proyecto, Opcin Informacin del Proyecto. En el campo Calendario, seleccione el nombre del calendario base que se aplicar al proyecto. Clic en Aceptar. Paso 4. Agregar tareas del proyecto Normalmente, se hace referencia a la etapa de administracin de un proyecto en la se establecen las tareas como la definicin de actividades. Tal etapa es el momento en que el equipo identifica las taras especficas que debe realizarse para llevar a cabo el proyecto en el marco de unos objetivos. Para esto se proponen tareas generales que son desglosadas en tareas especficas que se pueden contralar y administrar de forma ms eficiente. Para agregar Tareas en Microsoft Project 2010 siga estos pasos:

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1. Active la vista Diagrama de Gantt 2. Escriba el nombre de la tarea en el campo Nombre de tarea. 3. Pulse Entrar o la flecha de direccin hacia abajo para ir a la

4. 5. 6.7.

siguiente fila. No se preocupe demasiado acerca de la secuencia u orden de las tareas pues la aplicacin permite reorganizarlas. Las duraciones son tentativas y luego pueden ser modificadas. Asigne nombres descriptivos y de fcil comprensin. Para comenzar Se escoge en la opcin Modo de->Programadaautomticamente que asegura que el mismo software actualiza las fechas de inicio y finales de la tarea. Esto es bueno para comenzar luego veremos cmo se hace manualmente.

Figura 9. Detalles de una excepcin en el calendario laboral. En este punto ya se debe haber establecido la secuencia de la lista de tareas, por lo tanto el programa est preparado para organizar las tareas con una estructura jerrquica desde la perspectiva ms amplia a la ms detallada. Las tareas se dividen en dos tipos:

Tarea de Resumen: Son tareas con un nivel superior al de las otras tareas. Normalmente estas tareas representan los captulos en los que se compone el proyecto. Ejemplo: preliminares, concretos, etc. Subtareas: Son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen. Estas son tareas reales asignadas a recursos. A su vez estas subtareas pueden ser tareas de resumen de otras subtareas.7

DESARROLLO TECNOLGICO Y APLICACIN DE LAS TIC EN LA GERENCIA DE PROYECTOS Inicialmente, todas las tareas estn en el primer nivel de esquema. Para crear una tarea de resumen, es necesario aplicar sangra a las subtareas inferiores. La siguiente lista describe varias tcnicas de resumen:

Convertir una tarea en una subtarea: Seleccione las tareas en la vista de diagrama de Gantt. Haga clic en el men Tarea, busque en el grupo titulado Programacin el botn de sangra . La tarea superior se convertir en su tarea de resumen. Las tareas de resumen aparecen en negrita en la vista del Diagrama de Gantt, y estn marcadas con una barra negra a lo largo de las tareas de resumen de la parte del Diagrama de Gantt.

Crear una subtarea debajo de una subtarea: Haga clic en una tarea situada debajo de una subtarea. Aplique sangra dos veces. sta se colocar en el tercer nivel de esquema, como una subtarea de una subtarea. Desplazar una subtarea a un nivel superior. Haga clic en una subtarea y, continuacin, haga clic en Anular sangra. Aplicar sangra a varias tareas al mismo tiempo. Arrastre el puntero del ratn hacia abajo a lo largo de varias tareas adyacentes para seleccionarlas, y haga clic en Aplicar Sangra . Se utiliza las misma tcnica para convertir tareas en subtareas de diferentes tareas de resumen.

Paso 5. Introduccin de hitos Los hitos suelen indicar el comienzo o finalizacin de las fases ms importantes o de entregas de los proyectos, Cada hito completado8

DESARROLLO TECNOLGICO Y APLICACIN DE LAS TIC EN LA GERENCIA DE PROYECTOS significa un mayor acercamiento al final del proyecto. Los hitos tambin son excelentes puntos de referencia. Un hito, como tal, no tiene ningn efecto adicional de clculo en la programacin. Sin embargo, los hitos se vinculan normalmente a las tareas. El mtodo ms sencillo de establecer un hito es crear la tarea y designarle una duracin de cero (0). Todas las tareas con duracin cero (0) se configuran automticamente como hitos. La fecha y smbolo de hito aparecen en la vista de Diagrama de Gantt. Sin embargo, un hito no tiene una duracin cero (0) es posible convertir una tarea con duracin a hito. Para esto siga los siguientes pasos:1. Seleccione la tarea que desea convertir en un hito.

2. En el men Tarea de clic en la opcin Informacin. 3. En el cuadro de dilogo Informacin de la tarea, haga clic en la

ficha Avanzado. 4. Active la casilla de verificacin Marcar la tarea como hito.

Figura 9. Cuadro de dilogo de informacin de tarea

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DESARROLLO TECNOLGICO Y APLICACIN DE LAS TIC EN LA GERENCIA DE PROYECTOS Se recomienda como mnimo utilizar un hito de comienzo y otro de finalizacin del proyecto. Paso 6. Establecer y cambiar las relaciones entre las tareas Luego de organizar las tareas en fases (tareas resumen) y ubicar las subtareas adecuadas para el desarrollo del proyecto es necesario determinar la relacin de las tareas de manera que se determine la dependencia entre tareas. La manera ms sencilla de vinculacin (relacin) es seleccionar las tareas en la vista Diagrama de Gantty hacer clic en la opcin Vincular Tareas del men Tarea.

Figura 10. Seleccin de tareas y clic en la opcin Vincular tareas

Sus aportes para la validacin de la Gua son muy importantes

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