ÍA CONECTIVIDAD Y COMUNICACIONES · 1. DATOS GENERALES: NOMBRE DEL FUNCIONARIO HEIDY YOHANNA...

DEPARTAMENTO DEL META MUNICIPIO DE CASTILLA LA NUEVA

NIT. 800.098.190-4

DESPACHO ALCALDE FORMATO INFORME DE GESTION

Versión Fecha de Vigencia Página Documento Controlado

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“CAPACIDAD Y VISIÓN PARA SERVIR A MI GENTE”

Alcaldía de Castilla la Nueva – Meta Calle 6 No 8-10 Palacio Municipal – Castilla la Nueva

Código Postal: 507041, Conmutador: 098-6750075 / 6750076 / 6751026 www.castillalanueva-meta.gov.co e-mail: [email protected]

ÍA CONECTIVIDAD Y

COMUNICACIONES


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1. DATOS GENERALES:

NOMBRE DEL FUNCIONARIO HEIDY YOHANNA MARTINEZ GONZALEZ

CARGO SECRETARIA CONECTIVIDAD Y

COMUNICACIONES

FECHA DE INFORME 01 DE ENERO A 31 DE DICIEMBRE DE 2016

2. INFORME RESUMIDO O EJECUTIVO DE LA GESTIÓN:

GENERAL:

El Plan Vive Digital, es el plan de tecnología que busca

que el Municipio dé un gran salto tecnológico mediante

la masificación de Internet y el desarrollo del ecosistema

digital nacional.

El plan se concibió como un ecosistema digital con cuatro

componentes: Infraestructura (expansión de elementos físicos

que proveen la conectividad digital); Servicios (servicios prestados

por los operadores que hacen uso de la infraestructura y que permiten desarrollar la

conectividad digital); Aplicaciones (las aplicaciones hacen uso de los servicios y llegan al

usuario final) y Usuarios (los usuarios que utilizan las aplicaciones e indirectamente los

otros componentes del ecosistema), con el fin de estimular tanto la oferta como la

demanda gracias a un circulo virtuoso que se retroalimenta positivamente.


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El reto de este gobierno es convertir y transformar un estado más eficiente, transparente y

participativo, que preste más y mejores servicios, mediante el aprovechamiento de la

tecnología, impulsando la competitividad y mejora de la calidad de vida de cada

castellano.

Para crear este plan se trabajó con la comunidad castellana, en las mesas de

construcción del Plan de Desarrollo Municipal para el periodo Gobierno 2016 – 2019

“Capacidad y Visión Para Servir a mi Gente”, quedando plasmado bajo la siguiente

estructura:

Artículo 35º: SECTOR TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN –

TIC

PROGRAMA: TIC COMO PLATAFORMA PARA LA EQUIDAD, LA EDUCACIÓN Y LA COMPETITIVIDAD

o MACROPROYECTO PRIORITARIO: Castilla La Nueva Vive Digital Para Mi Gente

Enmarcado bajo los siguientes componentes con las respectivas metas:

Infraestructura

Implementar 3 KVD en el área rural, aprovechando infraestructura de comunicaciones existentes y espacios físicos de fácil adaptabilidad Y Operación del PVD

Aumentar en un 20% el número de AP existen en total de todas las IE educativas oficiales

Actualización de la Infraestructura de Red y el centro de cómputo principal de acceso a internet de las Redes CLNWANEDU Y CLNWANWIFI de acuerdo a los nuevos requerimiento de conexión


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Aumentar a 300 megas el canal de acceso a internet que soporta las redes CLNWANEDU y CLNWANWIFI

Servicios

Avanzar en la masificación del servicio de internet, para que todos los castellanos

tengan las mismas oportunidades de acceso, uso y apropiación.

1000 tabletas entregadas a las IE Oficiales del Mpio, para alcanzar el indicador de

2/1

Aplicaciones

Generar e implementar 10 trámites en línea

Implementar una plataforma de formación virtual, enfocados a temas de Gobierno

en Línea.

Usuarios

Capacitar a 200 personas enfocados en TIC, pertenecientes a grupos víctimas o

desplazados.

1500 Personas capacitadas en distintos planes de formación de TIC. (Básico,

Intermedio, Avanzado, Especifico)

100 Docentes certificados en uso de herramientas TIC

100 Funcionarios Públicos certificados en uso de herramientas TIC

Entrega de computadores / terminales a bibliotecas y casas de la cultura

Creación, formación y operación del club de robótica educativa para generar

espacios alternativos de aprendizaje

Socializar a 700 alumnos del municipio sobre el uso responsable de TIC

Vincular a estudiantes a prestar su servicio social obligatorio a través de programa

REDVolución, mediante el cual enseñan a la comunidad sobre las nuevas

tecnologías.


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Durante el desarrollo de actividades llevadas a cabo en esta Secretaría, se ha logrado:

COMPONENTE INFRAESTRUCTURA

Implementar 3 Kioscos Vive Digital - KVD en el área rural, aprovechando

infraestructura de comunicaciones existentes y espacios físicos de fácil

adaptabilidad

A mediados del mes de febrero se logró poner a disposición el Kiosko Vive Digital,

ubicado en las instalaciones de la Biblioteca de San Lorenzo, donde se

acondicionaron las conexiones eléctricas y de conectividad. Durante esta vigencia

estuvo operando por 2 administradores, en el horario continuo desde las 7:30 am

hasta las 8:00 pm.

ANTES DESPUÉS


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Adquisición de un canal de dedicado de 300 megas uno a uno

Actualmente el crecimiento exponencial de la población en el municipio, además

del aumento de equipos móviles como smartphones y tabletas, que facilitan el

acceso a internet, mediante redes WIFI, ha ocasionado la imperiosa y urgente

necesidad de aumentar el canal de acceso a internet que al 31 de diciembre de

2015, estaba en 90 megas distribuidas así:

Canal de conectividad Ubicación VALOR MENSUAL

80 Instituciones Educativas $ 15.000.000

10 Gobierno Municipal

El Gobierno Municipal en aras de mejorar la cobertura de conectividad realizó

gestiones ante empresas que ofrecen servicios de conectividad de la región, como

Azteca, comunicaciones y la Empresa de Telecomunicaciones – ETB, buscando

pasar de 90 megas a un ancho de banda de 300 megas.

Las propuestas enviadas por los operadores fueron de un valor mensual de $49.231.444

el Alcalde, decidió trasladar estas gestiones directamente a los directivos nacionales y

después de varias gestiones, se logró negociar las 300 megas por un valor mensual de

$25.957.550, incluyendo 50 megas adicionales para 5 zonas wifi públicas y un Backup en

Línea de 250 gigas.

Es así que se suscribió el contrato interadministrativo:

N° Contrato Objeto Valor Duración Población Fecha de


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beneficiada Terminación

contrato

interadministrativo

N° DC-052 de

2016

SOLUCION INTEGRAL PARA EL

SERVICIO DE ACCESO A

INTERNET CON UNA CONEXIÓN

DEDICADA CON

CARATERISTICAS DE ALTA

CALIDAD Y CON UNA VELOCIDAD

DE DOSCIENTAS (200) MEGAS

PARA INTERCONECTAR LAS

INSTITUCIONES EDUCATIVAS

URBANAS Y RURALES Y EN

GENERAL A LA COMUNIDAD DEL

MUNICIPIO Y CIEN (100) MEGAS

PARA INTERCONECTAR A LA

ALCALDIA MUNICIPAL DE

CASTILLA LA NUEVA

$294.533.050 9 MESES 12.883

(Información

reportada en la

BD sisbén 2016)

31 de Enero de

2017

COMPONENTE SERVICIOS

1000 tabletas entregadas a las IE Oficiales del Mpio, para alcanzar el

indicador de 2/1

Uno de los objetivos del Sr Alcalde es generar y contribuir un ambiente de

aprendizaje, mediante la dotación de herramientas tecnológicas, la formación y

acompañamiento a las comunidades educativas.

Es por ello, que el día 05 de mayo se logró la gestión ante el Ministerio TIC a

través del programa Computadores Para Educar, para la obtención de 870

TABLETAS, donde el Gobierno Municipal aporta 285 y el restante equivalente a

585 tabletas aporta el MINTIC, junto con los proyectos pedagógicos y contenidos

digitales, dirigido tanto a docentes como a estudiantes.

De esta manera logramos llegar a la meta 2 a 1 (dos niños por pc), teniendo en

cuenta que estábamos de 4 a 1.


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Nota: A la fecha por parte de CPE se han entregado a la Institución Educativa

Henry Daniel’s 635 Tabletas, hacen falta por recibir en la próxima vigencia 235

tabletas, igualmente al recibimiento total se debe realizar el proceso contractual de

póliza de aseguramiento.

COMPONENTE APLICACIONES

Generar e implementar 10 trámites en línea

- Certificado de Residencia.

A mediados del mes de febrero del año en curso, se logró implementar en

línea el certificado de residencia castillalanueva.gov.co/residencia/ , donde se

han obtenido resultados significativos. A corte 30 de Diciembre se han

tramitado 4.208 Certificados en línea.

RESUMEN DE GASTOS Y COSTOS POR USUARIO EN LA SOLICITUD

POR CADA CERTIFICADO DE RESIDENCIA

GASTOS

PROCESO

ANTIGUO

Descripción por cada Solicitud

GASTOS X

USUARIO

POR USUARIO Fotocopias, Documentación Requerida y

transporte.

$ 19.300

Se puede observar que en el proceso anterior la comunidad castellana gastaba

$19.300 para tramitar dicha certificación.

GASTOS

PROCESO

GASTOS X

http://castillalanueva.gov.co/residencia/


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NUEVO Descripción por cada Solicitud USUARIO

POR USUARIO Fotocopias, Documentación Requerida y

transporte ( en caso de vivir en vereda y no

disponer de Internet)

$ 8.400

Con la nueva implementación se puede observar el mejoramiento en la eficiencia y

efectividad de la tramitología, abaratando los procesos a través de mecanismos digitales.

Cabe señalar que el trámite para la generación del Certificado de Residencia con el

antiguo Proceso Presencial tenía una duración de entre 8 y 15 días hábiles, actualmente

con la implementación del nuevo Proceso en Línea se realiza dentro de 3 días hábiles,

eliminándose la presencia de congestiones en las instalaciones de la Alcaldía Municipal

de personal esperando ser atendido para llevar a cabo la solicitud del mencionado

certificado, de igual forma en caso de pérdida o de necesitar descargarlo en repetidas

ocasiones dentro de la vigencia en que tiene validez se puede hacer sin ningún cargo

adicional y a través de la página web del Municipio.

- Libros de Cristal

Se Busca a través de la solución tecnológica libros.castillalanueva.gov.co

llevar los libros de afiliados del estado convencional a una presentación

electrónica al que se tenga acceso desde cualquier computador por medio de

Internet, con un entorno grafico amigable y una base de datos robusta y

segura.

Esta iniciativa surge del interés y compromiso que tiene el Gobierno Municipal

de Castilla La Nueva, de trabajar mancomunadamente con las JAC y los

comunales en la solución de los problemas o necesidades de cada barrio o

vereda, y principalmente obteniendo unas JAC que son transparentes y con un

control constante por parte de sus afiliados respecto de quienes pertenecen a

las mismas, lo que sirve como el primer filtro para obtener el certificado de

residencia, que es necesario para aspirar a empleo en el sector petrolero.


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Está claro por el Gobierno Municipal que el Libro de Afiliados es el núcleo de

los mayores conflictos en lo referente al proceso de obtener el certificado de

residencia que habilita a los ciudadanos a ingresar a un empleo en el sector

petrolero.

Entre otras, se presenta por ejemplo situaciones de:

Afiliaciones limitadas a un solo día u horas a la semana o en más de una JAC simultáneamente

Inscripción de afiliados por personas no autorizadas y falta de actualización, depuración e irregularidades del libro de afiliados.

Falta de publicidad o incumplimiento de los horarios de afiliaciones establecidos y restricciones o dificultades para afiliarse.

Se desconoce el censo de afiliados de la mayoría de los barrios y veredas.

En la mayoría de los barrios o veredas se desconoce el nombre de de los secretarios que custodian el libro, cuando no lo tienen los propios presidentes de JAC.

Finalmente se espera:

Prestar mejores servicios al ciudadano.

Propiciar la participación ciudadana haciendo uso de los medios electrónicos.

Propiciar participación de jóvenes mayores de 14 años en las juntas de acción comunal.

Solucionar los problemas de transparencia en la inscripción de afiliados al libro.

Permitir que los afiliados puedan verificar el número de inscritos.

Facilitar el control de la depuración y actualización del libro

Disminuir los riesgos de doble afiliación por parte de personas.

Garantizar el derecho de hacer parte de una junta de acción comunal mediante preinscripción en línea.

Garantizar los procesos participativos de la comunidad, transparentando las decisiones tomadas por cada JAC.

En conclusión, el desarrollo de este sistema de información y el módulo de Libros De Cristal es una solución tecnológica que busca modernizar las relaciones de los afiliados a las organizaciones comunales e impactar de forma significativa en los procesos preelectorales y electorales de las mismas.


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¿Quiénes y cuántos serán los beneficiarios directos e indirectos de esta iniciativa? Beneficiados directos:

1. La Alcaldía de Castilla La Nueva y la Secretaría de Gobierno, dado que con la herramienta se obtiene información estadística que anteriormente se desconocía.

2. Ahora se cuenta con una base de datos de todos los dignatarios y los afiliados de las JAC.

3. Facilita la labor del Gobierno Municipal en el proceso de expedir el Certificado de Residencia.

4. Facilita la labor de la secretaria de gobierno en la garantía del derecho ciudadano a la libre asociación y a elegir y ser elegido.

5. Los afiliados a las Juntas de Acción Comunal.

Beneficiados Indirectos:

Habitantes del Municipio de Castilla La Nueva que pueden pertenecer a las asociaciones comunales del municipio o que pueden informarse de las actividades que éstas vienen realizando.

Actualmente estamos en la etapa de implementación y ajustes a la plataforma, sin

embargo ya se capacitaron en su totalidad los presidentes de cada junta de acción

comunal, en el manejo de la plataforma dispuesta por el Gobierno Municipal, en las

instalaciones del PVD.

COMPONENTE USUARIOS

Capacitar a 200 personas enfocados en TIC, pertenecientes a grupos

víctimas o desplazados.

El Gobierno Municipal a través de la estrategia Castilla Vive Digital viene

desarrollando procesos de formación en TIC a grupos prioritarios de población en

razón a sus condiciones de impacto estratégico y/o su grado de vulnerabilidad

social.


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PVD: Se puede evidenciar el uso y las certificaciones adelantadas en el Punto

Vive Digital a la población víctima

KVD: En las instalaciones de la Biblioteca Pública en San Lorenzo igualmente se puede

observar el uso y aprovechamiento de las TIC por parte de la comunidad que pertenece a

este tipo de población.


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1500 Personas capacitadas en distintos planes de formación de TIC. (Básico,

Intermedio, Avanzado, Especifico)

Desde el Gobierno Municipal mediante la Secretaría TIC se busca contribuir a la

competitividad, productividad y digitalización del Municipio, disminuyendo la

brecha digital e incrementando las oportunidades laborales y de inclusión social de

la ciudadanía a través de las TIC, igualmente facilitar el uso y apropiación de las

TIC en la comunidad en general.

Es por ello, que a través de la estrategia “Castilla Vive Digital” se vienen

ofreciendo a la comunidad castellana una oferta de cursos GRATUITOS para el

desarrollo de habilidades digitales en diversos campos y fortalecer así el

ecosistema digital, objetivo del 'Plan Vive Digital para la Gente' que es el mapa de

ruta para fomentar el uso estratégico de la tecnología y generar oportunidades a

todos los castellanos.

En este sentido, durante esta vigencia se logró llevar a cabo las siguientes

capacitaciones en el PVD y KVD:

o Alfabetización Digital

o Redes sociales e interacción ciudadana

o Estrategia Cero Papel

Socializar a 700 alumnos del municipio sobre el uso responsable de TIC

Se logró gestionar ante el Ministerio

de Tecnologías de la Información y

las Comunicaciones – MINTIC a

través del Programa EnTICConfío,

la realización de una charla en el

uso seguro de las TIC, dirigido a los

estudiantes de grados 6° a 11° en

nuestro Municipio, con el fin de

empoderar a los muchachos y


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exponer el poder digital, enfrentando los riesgos asociados al uso de las TIC,

como el grooming, el sexting, el phishing, el ciberacoso, la ciberdependencia y la

pornografía Infantil.

Es así que en el mes de Agosto del año en curso se logró sensibilizar

aproximadamente a 450 estudiantes de la Institución Educativa Henry Daniels.

3. SITUACIÓN DE LOS RECURSOS:

Detalle pormenorizado sobre la situación de los recursos, por cada una de las vigencias

fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la gestión y la fecha de retiro,

separación del cargo o ratificación, así:

A. Recursos Financieros: El cargo no maneja recursos

B. Bienes Muebles e Inmuebles: Se realiza la entrega de la relación física de los bienes

a cargo de la Secretaría TIC.

Igualmente se hace entrega de las siguientes herramientas de trabajo utilizadas a diario:

- Computador Portátil, procesador i7, identificado con placa: 30273 - Celular institucional con el Número 312 3050322 - DISCO DURO con la información entregada por el anterior secretario del

respaldo de BACKUP de la Secretaría.

4. PLANTA DE PERSONAL: La Secretaría TIC cuenta actualmente con el siguiente

personal:


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SECRETARIA DE GOBIERNO Y DESARROLLO COMUNITARIO

DESPACHO SECRETARIA DE GOBIERNO

Secretaria de despacho Heidy Yohanna Martínez

González

Libre nombramiento y

remoción

Profesional universitario Sandra Milena Peña

Trujillo

Nombramiento en

provisionalidad

Técnico administrativo Daniel Mauricio Cifuentes

Herrera

Nombramiento en

provisionalidad

5. PROGRAMAS, ESTUDIOS Y PROYECTOS:

Se radicó ante la Secretaría de Planeación el proyecto denominado “TIC COMO

PLATAFORMA PARA LA EQUIDAD, LA EDUCACIÓN Y LA COMPETITIVIDAD”, por un

valor de $6.745.804.992.

6. CONTRATACIÓN:

Para la ejecución contractual durante la vigencia 2016, se llevaron a cabalidad los siguientes

procesos:

MODALIDAD DE

N° DE

N° DE

VALOR

TOTAL


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CONTRATACIÓN OBJETOS CONTRACTUALES CONTRATOS

EN PROCESO

CONTRATOS

EJECUTADOS

(Millones de

Pesos)

Vigencia Fiscal Año 2016 Comprendida entre el día 02 del mes de Enero y el día 30 del mes de Diciembre

PRESTACIÓN DE SERVICIOS

PROFESIONALES PARA DESARROLLAR EL

PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓN A

NIVEL INTERNO Y EXTERNO QUE PROMUEVA

EL CONOCIMIENTO ORGANIZACIONAL A

TODOS LOS NIVELES Y LA IDENTIFICACIÓN Y

PROYECCIÓN DE LAS METAS Y OBJETIVOS

INSTITUCIONALES HACIA LOS GRUPOS DE

INTERÉS EN EL MUNICIPIO DE CASTILLA LA

NUEVA -META EN DESARROLLO DE LA

ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA

X $20.000.000

PRESTACIÓN DE SERVICIOS

PROFESIONALES PARA EL DESARROLLO DE

ACTIVIDADES EN CUMPLIMIENTO DE LA

ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA, DE

ACUERDO AL DECRETO NACIONAL 2573 DE

2014, EN EL MUNICIPIO DE CASTILLA LA

NUEVA –META

X $580.000.000

SOLUCION INTEGRAL PARA EL SERVICIO DE

ACCESO A INTERNET CON UNA CONEXIÓN

DEDICADA CON CARATERISTICAS DE ALTA

CALIDAD Y CON UNA VELOCIDAD DE

DOSCIENTAS (200) MEGAS PARA

INTERCONECTAR LAS INSTITUCIONES

EDUCATIVAS URBANAS Y RURALES Y EN

GENERAL A LA COMUNIDAD DEL MUNICIPIO

Y CIEN (100) MEGAS PARA INTERCONECTAR

A LA ALCALDIA MUNICIPAL DE CASTILLA LA

NUEVA

X $294.533.050

SOPORTE Y ACTUALIZACIÓN PARA LOS

MÓDULOS DE LA SOLUCIÓN SYSMAN

®SOFTWARE CONTABILIDAD, TESORERÍA,

PRESUPUESTO, ALMACÉN E INVENTARIO,

X $65.310.000


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Contratación

Directa

NOMINA, CONTROL DE CONTRATOS,

IMPUESTO PREDIAL, IMPUESTO DE

INDUSTRIA Y COMERCIO, BANCO DE

PROYECTOS, HERRAMIENTAS VISUAL BASIC

FOR APLICATIONS, PLATAFORMA WINDOWS,

BASE DE DATOS ORACLE 11G, PARA USO

DEL SOFTWARE ADMINISTRATIVO DE LA

ALCALDÍA MUNICIPAL DE CASTILLA LA

NUEVA Y ADQUISICIÓN DEL MÓDULO DE

FACTURACIÓN GENERAL

Contratación

Directa

SOPORTE Y ACTUALIZACIÓN DEL SOFTWARE

DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA

ALCALDÍA MUNICIPAL DE CASTILLA LA

NUEVA – META

X $55.000.000

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE

COOPERACIÓN 130-16 DE 2016, CELEBRADO

ENTRE EL MUNICIPIO DE CASTILLA LA

NUEVA - META Y COMPUTADORES PARA

EDUCAR

X $174.705.000

Mínima Cuantía

DIAGNOSTICO, REVISIÓN Y AJUSTE DEL

CCTV, DEL MUNICIPIO DE CASTILLA LA

NUEVA E INSTALACIÓN DE DOS CÁMARAS,

DE ACUERDO A NECESIDADES ACTUALES,

CON EL FIN DE OPTIMIZAR EL SISTEMA DE

SEGURIDAD ELECTRÓNICA

X $29.962.800

DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA

PLATAFORMA VIRTUAL QUE PERMITA

REALIZAR PROCESOS DE INNOVACION PARA

PROMOVER LA CONSTRUCCIÓN DE UN

GOBIERNO ABIERTO EN LA ALCALDIA DE

CASTILLA LA NUEVA, META

X $31.000.000

Concurso de

Méritos

DISEÑO, VENTA Y PUESTA EN MARCHA DEL

SOFTWARE WEB PARA LA ADMINISTRACIÓN,

CONTROL Y MASIFICACION DE LA

PARTICIPACION CIUDADANA DEL GOBIERNO

X $147.248.480


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MUNICIPAL DE CASTILLA LA NUEVA - META

Subasta ADQUISICIÓN DE EQUIPOS DE COMPUTO Y

PERIFERICOS PARA EL FORTALECIMIENTO

DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL

GOBIERNO MUNICIPAL

X $79.519.989

Presupuestalmente quedaron los procesos así:

CONTRATISTA

VALOR

INICIAL

CONTRATO

VALOR

EJECUTADO

VALOR

CUENTA

FINAL

SALDO A

FAVOR DEL

MUNICIPIO

ESTADO

FUNDACION

PARA EL

DESARROLLO DE

UNA SOCIEDAD

DEL

CONOCIMIENTO -

TSAMANI

$ 580,000,000 $ 507,550,000 $ 72,450,000 - RESERVA

ETB $ 294,533,050 $ 187,042,652 $ 162,585,982 $ 80,482,760

CUENTA POR

PAGAR Y

RESERVA

SYSMAN S.A.S. $ 65,310,000 $ 45,717,000 $ 19,593,000 $ 0 CUENTA POR

PAGAR

ADVANCED WEB

APPLICATIONS

LTDA

$ 31,000,000 $ 0 $ 31,000,000 $ 0 CUENTA POR

PAGAR


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GRUPO

EMPRESARIAL

CATO S.A.S

$ 147,248,480 $ 103,073,936 $ 44,174,544 $ 0 CUENTA POR

PAGAR

COMPUTADORES

PARA EDUCAR $ 174,705,000 $ 174,705,000 $ 0 $ 0

PENDIENTE

LIQUIDACIÓN

SERRANO

PRADA LTDA

INGENIEROS

CONSULTORES

$ 79,519,989 $ 0 $ 79,519,989 $ 0 CUENTA POR

PAGAR

7. REGLAMENTOS Y MANUALES:

La Secretaría maneja 11 procedimientos, así:

PROCEDIMIENTO DE BACKUPS PROCEDIMIENTO DE SOPORTE A USUARIOS PROCEDIMIENTO EL TRATAMIENTO DE LOS ACTIVOS DE INFORMACION PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR LA POLITICA DE SEGURIDAD DE LA

INFORMACION PROCEDIMIENTO PARA CLASIFICACION DE LA INFORMACION PROCEDIMIENTO PARA DAR DE BAJA EQUIPOS Y MEDIOS DE

ALMACENAMIENTO PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE VISITANTES PROCEDIMIENTO PARA ETIQUETADO DE INFORMACION PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE CUENTAS DE USUARIO PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE MEDIOS REMOVIBLES PROCEDIMIENTO PARA IMPLEMENTACION DE SISTEMAS Y SERVIDORES

COMITÉS:


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La Secretaría TIC, hace parte de los siguientes comités:

- Comité de Discapacidad/ Secretaría Protección Social - Comité ICBF/ Secretaría Protección Social - Comité de Seguridad vial/ Secretaría de Planeación - Comité de Justicia y Transicional/ Secretaría de Gobierno y Desarrollo

Comunitario

8. CONCEPTO GENERAL:

Teniendo en cuenta los procesos que desde la Secretaría TIC se adelantaron en la

vigencia 2016, cabe mencionar que se fortaleció la:

8.1 ESTRATEGIA CASTILLA VIVE DIGITAL

De acuerdo con los resultados del índice de Gobierno en línea de 2014 de las Alcaldías y Gobernaciones que reportaron a la Dirección de Gobierno en línea información de su avance en la implementación de la Estrategia, los cuales fueron entregados en el segundo semestre del 2015, la Alcaldía de Castilla la Nueva presentó varias falencias en los componentes de la estrategia, en temas como lo es en Participación ciudadana, la rendición de cuentas haciendo uso de los medios digitales, realizar procesos de construcción de normatividad con la comunidad, apertura y puesta a disposición de datos abiertos para que la comunidad haga uso de ellos, otro tema que presenta un bajo nivel y que es de gran importancia es la implementación de tramites en línea e interoperabilidad los cuales ayudan a agilizar los procesos y reducir los gastos en tiempo y dinero a los usuarios de la entidad. Es por ello, que se contrató una serie de profesionales y técnicos a través de la Fundación TSAMANI, con el fin de mejorar la relación entre el Gobierno Municipal y los ciudadanos, a través de la atención y construcción de espacios de participación, agilidad y fluidez en el acceso a


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la información, reducción de tiempos en procesos por medio de trámites y servicios en línea. (Ver Anexo 2, entrega de inventario usuarios y claves).

8.2 COLPATRIA – SYSMAN – GOBIERNO MUNICIPAL

Para el Gobierno Municipal es muy importante promover la construcción de

un Estado más eficiente, transparente y participativo, que preste mejores

servicios con el fin de mejorar la calidad de vida de los Castellanos, tal cual

como lo cita el MINTIC a través del programa Gobierno en Línea.

Es por ello, que a inicios de enero de 2016 se inició el proceso de gestión

de recursos ante el BANCO COLPATRIA, con el fin de implementar el

pago de impuestos en línea por el botón PSE a través de la empresa

ESTEFANINI SYSMAN S.A.S, quienes se encargan de realizar el

desarrollo del aplicativo web por un valor de $74.730.000.

El banco aceptó vincularse al proyecto, asumiendo los costos de los

trámites en línea, respecto del aplicativo Web y demás costos necesarios,

teniendo en cuenta las siguientes necesidades para el proyecto:

Un botón o servicio PSE.

Un desarrollo de Software plataforma web.

Creación de canal seguro de comunicaciones (VPN)

Implementación de certificado digital

Desarrollo de web services requeridos para la funcionalidad

Los trámites en línea incluyen el costo del aliado (pagos inteligentes) para el servicio de pago a través del botón PSE.

Cabe mencionar, que para este desarrollo se requiere la renovación de los

siguientes trámites:


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1. Facturación de impuesto predial 2. Declaración de industria y comercio 3. Certificado de estratificación 4. Concepto uso del suelo 5. Paz y salvo de impuesto predial 6. Certificado de ingresos y retenciones 7. Certificado de retenciones por I.V.A. 8. Certificado de retención en la fuente 9. Desprendible de nomina 10. Certificado de contratos

Igualmente se requieren los siguientes desarrollos:

1. Impuesto predial: Impresión con código de barras y pago en línea

2. Industria y comercio: Impresión con código de barras y pago en línea

3. Paz y salvo impuesto predial: Desarrollo de la consulta, impresión y pago en línea.

4. Certificado de estratificación: Desarrollo de la consulta, impresión y pago en línea.

5. Certificado uso de suelo: Desarrollo de la consulta, impresión y pago en línea.

6. Modulo administrador que contenga las opciones necesarias para el seguimiento a todos los tramites que se realicen a través de la plataforma

7. Módulo de validación de los documentos expedidos con el fin de garantizar su legabilidad.

Nota: Para la adquisición de códigos de barras, el Gobierno Municipal

dispone de 13 códigos, para los procesos anteriormente mencionados.

Actualmente, la minuta se encuentra firmada por el Sr Alcalde y la empresa

ESTEFANINI SYSMAN S.A.S, está pendiente que ésta sea firmada por el

BANCO COLPATRIA, con el fin de iniciar el desarrollo e implementación

del aplicativo web.


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8.3 GESTIÓN DOCUMENTAL – CONTROL DOC

El principal efecto de la problemática descrita es una deficiente prestación

de los servicios administrativos. Para el habitante el efecto se traduce en una

deficiente participación ciudadana de los trámites gubernamentales.

Contradiciendo las directrices constitucionales de participación ciudadana en los

procesos.

En igual sentido, existen las deficiencias frente al control de las PQRD que

son recibidas a través de la Página Web del Municipio www.castillalanueva-

meta.gov.co, las cuales no se les realiza el trámite respectivo ni se les da la

importancia que estas tienen, siendo esto un proceso de obligatorio

cumplimiento.

Ante lo expuesto con anterioridad y con el fin de minimizar estas

situaciones, el Municipio de Castilla La Nueva dispone de un Software

especializado de gestión de información, denominado ControlDoc, este

software permite a la entidad a través de una plataforma gestionar toda la

documentación de manera virtual, mejorando la eficacia y eficiencia,

reduciendo así los tiempos de respuesta al ciudadano.

ControlDoc fue adquirido por la Administración Municipal en el año 2011 a

través del contrato de prestación de servicios profesionales No. 163, con el

objetivo de manejar la correspondencia de manera digital. Con la

implementación de este software comenzó a crearse una cultura digital al

interior de los funcionarios, permitiendo aplicar la estrategia de Cero Papel

y tramitar documentación a través de medios electrónicos.

http://www.castillalanueva-meta.gov.co/

http://www.castillalanueva-meta.gov.co/


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Posteriormente fue actualizada la versión a través del contrato de

prestación de servicios profesionales No. 2013 – 124 y finalmente en la

vigencia 2015 se adquirió el módulo Files, con el fin de disponer de una

herramienta que permita la consulta de los expedientes contractuales que

se generan al interior de la Administración.

A pesar de estos beneficios, se evidenció el desaprovechamiento de estas

herramientas y se cuenta en la actualidad con un proceso tedioso para

ejercer una eficiente trazabilidad sobre los documentos ingresados u

originados y sus trámites relacionados que permita proveer información del

estado de cada gestión a los interesados: Alcalde, Secretarios,

Funcionarios y Ciudadanos, solo por citar algunos. Por ejemplo, en el caso

de los ciudadanos, si ellos pudiesen tener esta información de primera

mano, se disminuiría de manera sustancial las consultas, PQRD y trámites

residuales aliviando a la Entidad de estas gestiones de consulta.

La Administración Municipal vio la necesidad de optimizar los procesos y

procedimientos a través de las herramientas tecnológicas que posee, de

forma tal, que puedan ser accesibles a todos los usuarios a través de

servicios en línea automáticos, permitiendo comprobar el recibo y la

tramitación de las comunicaciones, estableciendo responsabilidades por

parte de las personas encargadas de esta labor.

Estas acciones tuvieron como propósito general mejorar el desempeño

institucional mediante el fortalecimiento de atención en las diferentes

dependencias empleando algunos recursos informáticos de software y

hardware que en conjunto forman un sistema que sirve de soporte básico

para el desarrollo de tareas y proyectos en pro de satisfacer las

necesidades de trabajo y asistencia a la comunidad.


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Dada la descripción de la problemática, lo que se buscó con la optimización

del Software es facilitar la toma de decisiones para atender las necesidades

de la población del Municipio de Castilla La Nueva. Dicho objetivo se logró

medir a través de la disminución de los tiempos de respuesta a solicitudes,

peticiones, quejas y reclamos.

Para la obtención del objetivo general propuesto se desarrollaron los

siguientes objetivos específicos:

Modernización de procesos Implementación de canales de comunicación con los ciudadanos

(Reporte de PQRD) Implementación de trámites ágiles y eficientes Prevención de la pérdida de la información Documentación de los procesos Formalización de los procesos

Igualmente la actualización de la estructura orgánica en el software

mediante las TRD.

8.4 CONVENIO ETB

Es importante mencionar que el Gobierno Municipal suscribió un convenio

interadministrativo con ETB, con una fecha de terminación inicialmente

pactada hasta el día 31 de Diciembre de 2016, pero teniendo en cuenta la

importancia que tiene este servicio para los procesos administrativos que

se desarrollan diariamente en las distintas áreas del Gobierno Municipal,

así mismo se busca garantizar la integración, implementación y apropiación

de un conjunto de ambientes de aprendizaje y TIC, en nuestra Comunidad

Castellana, llevándole a un buen porcentaje de la comunidad de Castilla La

Nueva el servicio de Internet Gratuito como estrategia de apropiación y


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masificación, se hizo necesario prorrogar el convenio por un mes más, es

decir hasta el día 31 de enero de 2017.

8.5 PLATAFORMA GOBIERNO ABIERTO

El gobierno Municipal dispone de la plataforma

www.castillalanueva.gov.co/gobiernoabierto , donde lo que se busca es

fomentar la construcción de un Estado más transparente, participativo y

colaborativo en los asuntos públicos mediante el uso de las TIC, abriendo

canales para dar a conocer las problemáticas identificadas y recibir ideas y

propuestas de solución apertura a todas las ideas y oportunidades que se

generan en el entorno, el análisis de las mismas y la selección final de las

ideas más viables.

8.6 ADQUISICIÓN EQUIPOS DE CÓMPUTO

A mediados del mes de Noviembre se celebró el contrato de compraventa

N° OC- 223 -2016, con el fin de mejorar la función administrativa y

fortalecer la infraestructura tecnológica del Gobierno Municipal.

Nota: En enero de 217 se inició el proceso de entrega y asignación de los

equipos de acuerdo a las necesidades planteadas.

8.7 CONVENIO ECOPETROL Y GOBIERNO MUNICIPAL N° 220907

El gobierno Municipal suscribió el Convenio Colaborativo N° 220907 entre

Ecopetrol el día 23 de Diciembre de 2014, cuyo objeto es “CONVENIO DE

COLABORACION PARA MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE VIDA

http://www.castillalanueva.gov.co/gobiernoabierto


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DE LA POBLACION A TRAVÈS DE LA DOTACION DE LA BIBILOTECA

DE CASTILLA LA NUEVA”, por un valor total de $3.046.798.028.

En este sentido, nace el contrato de compraventa N° DC-170-2015, cuyo

objeto es el “SUMINISTRO DE MOBILIARIO Y MATERIAL

BIBLIOGRAFICO PARA EL PARQUE BIBLIOTECA PUBLICA

MUNICIPIO DE CASTILLA LA NUEVA-META ”derivado del convenio, por

un valor de $1.141.962.812,98.

Actualmente se ha realizado una dotación correspondiente a

$812.813.184,660, dichos elementos se encuentran en dos cuartos bajo

llave de la Biblioteca Urbana, para ello se hace entrega de las llaves

correspondientes, sin embargo es pertinente señalar que la totalidad de las

llaves están bajo la custodia de la Secretaría de Obras, ya que por motivos

de finalización e intervención de obra, se hizo necesario entregar las llaves.

Es por ello, que el contrato de compraventa se encuentra suspendido, por

las siguientes razones:

“De acuerdo a las condiciones iniciales del contrato de obra N°

187/2015, cuyo objeto es la: “CONSTRUCCIÓN OBRAS

COMPLEMENTARIAS PARQUE BIBLIOTECA PÚBLICA

MUNICIPAL DE CASTILLA LA NUEVA, donde este presentaba una

serie de suspensiones:

N° Suspensión Fecha

Suspensión

Fecha Prevista de

Reinicio

1 19/01/2016 18/02/2016


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2 18/02/2016 18/04/2016

3 18/04/2016 -

Y que el día 03 de Octubre del 2016, dicha obra se reinicia con el fin

de dar cumplimiento al 87% de ejecución de la obra, la cual implica

la intervención de espacios de la Biblioteca, adicionalmente queda

pendiente por parte de Ecopetrol la aprobación de las modificatorias

solicitadas por el Municipio, equivalente a un 13%, para la

culminación de la obra. Por tanto es necesario continuar con la

ampliación de la suspensión al contrato N° 170 de 2015, cuyo objeto

es el "SUMINISTRO DE MOBILIARIO Y MATERIAL

BIBLIOGRAFICO PARA EL PARQUE BIBLIOTECA PUBLICA

MUNICIPAL DE CASTILLA LA NUEVA - META" con el fin de poder

garantizar la integridad de los bienes objeto del presente contrato”.

Es así, que tiene un fecha prevista de reinicio el día 06 DE FEBRERO DE

2017, con un plazo faltante de ejecución DOS (02) DÍAS y

presupuestalmente equivalente a $329.149.628,32.

Así mismo, cabe mencionar que el convenio macro se encuentra

SUSPENDIDO, la fecha de reinicio está sujeta a la firma del Otrosí del

convenio, conforme la decisión obtenida luego del análisis de la solicitud

realizada por el Gobierno Municipal.

Teniendo en cuenta, que el Gobierno Municipal solicitó a Ecopetrol la

modificación de mayores y menores cantidades al convenio macro, por el

valor restante, el cual equivale a $1.904.835.215,02.


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Nota: Bajo este escenario como se encuentra el proceso ante Ecopetrol, se

debe realizar y enviar un oficio firmado por parte del Sr Alcalde, donde se

compromete a garantizar la compra del Video Proyector para la parte

superior de la Biblioteca, con el fin de continuar con el proceso de la

modificatoria ante Ecopetrol.

Es pertinente señalar, que se realiza la entrega física y digital de todos los

documentos y procesos que hacen parte del convenio.

Igualmente, para el contrato de compraventa es necesaria la actualización

de las pólizas por parte de la empresa UNION TEMPORAL DOTACION

BIBLIOCLN 2015, de acuerdo a los procesos de suspensión del contrato.

8.8 CONVENIO PVD ENTRE GOBIERNO MUNICIPAL Y FONADE

El Gobierno Municipal dispone de un Punto Vive Digital, éste se encuentra

en las instalaciones del CERES, está compuesto por los siguientes

elementos tecnológicos:

Sede AREA CATEGORIA CANTIDAD

PVD

Acceso a internet Equipos portatiles 24

Capacitacion Equipos portatiles 12

Consultas rapidas Equipos todo en uno 2

Capacitacion Equipos de escritorio 1

Recepcion Servidor 1

Capacitacion Escritorios 21


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Capacitacion Pupitres 24

Capacitacion Mesa fija 1

Capacitacion Tablero acrilico 1

Capacitacion VideoProyector 1

Acceso a internet Mesas fijas 4

Consultas rapidas Mesas fijas 2

Sillas giratorias 2

Acceso a internet Sillas auxiliares 24

Consultas rapidas Sillas auxiliares 2

Routers inalambricos 4

Camaras ip 4

Entretenimiento

Consolas xbox360 3

Tv 42” led 3

Estante 1

Videojuegos 20

Controles tv 3

PVD Aires acondicionados 4

Acceso a internet Guayas de seguridad 24

Sin embargo, cabe mencionar que el PVD aún no se encuentra en el

inventario del Municipio, ya que se encuentra en proceso de DONACIÓN

por parte de FONADE, quienes son los ejecutores técnicos ante el MINTIC.


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Nota: Para la finalización del proceso de DONACION, esta pendiente que

la Notaría Segunda Bogotá, no entregue los documentos (Se entrega el

documento de radicado N° 201602338, para la escritura N° 2707,

denominada “ESCRITURA EXENTA”, Ver Anexo 5).

8.9 CONVENIO COMPUTADORES PARA EDUCAR

El Gobierno Municipal suscribió el convenio interadministrativo N° 130-2016

por un valor de $174.705.000, con la finalidad de la reducción de la brecha

digital es nuestros jóvenes castellanos, a través de la entrega de 870

tabletas, 585 dona el MINTIC y 285 tabletas adquiere el Municipio.

Actualmente el MINTIC mediante el programa COMPUTADORES PARA

EDUCAR – CPE han entregado 635 tabletas, por ello se suscribió Otrosí

con una fecha de terminación el día 30 de abril de 2017, sin embargo es

importante señalar que la totalidad de los recursos ya fueron girados a

CPE.

Se tiene prevista la ubicación de las 870 tabletas, así:

SEDE EDUCATIVA

UBICACIÓN

TABLETAS

2016

870

I. E. HENRY DANIELS

INSITUCION HENRY DANIELS

SECUNDARIA SECUNDARIA 373


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N

o

t

a

:

A

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r

e

g

a

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o

t

a

l

d

e

las tabletas se debe adelantar el proceso de pólizas todo riesgo, igualmente

se deben amparar las que se adquirieron en la vigencia 2015.

INSITUCION HENRY DANIELS PRIMARIA PRIMARIA 94

INSITUCION HENRY DANIELS

PREESCOLAR PREESCOLAR 46

I.E. SAN LORENZO

INSTITUCION SAN LORENZO SAN LORENZO 342

I.E San Lorenzo SALA PRIMARIA

I.E San Lorenzo SALA SECUNDARIA

I.E RURALES

INSTITUCIONES RURALES 15

I.E Rural ESCUELA VIOLETAS 5

I.E Rural ESCUELA BETANIA

I.E Rural ESCUELA SABANAS

I.E Rural ESCUELA CAÑO GRANDE

I.E Rural ESCUELA TORO

I.E Rural ESCUELA PROGRESO 10

I.E Rural ESCUELA REPRESA

I.E Rural ESCUELA TRIUNFO

I.E Rural ESCUELA TURUY

GRAN TOTAL 870


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8.10 CIRCUITO CERRADO DE TELEVISION – CCTV

El Municipio actualmente dispone de un Circuito Cerrado de Televisión, el

cual se encuentra ubicado en la estación de policía, este fue implementado

en la vigencia del 2014 y tuvo una inversión de $1.488.550.278, donde el

objetivo principal era disponer de una herramienta tecnológica que

permitiera mejorar la vigilancia en el casco urbano del Municipio y del

centro poblado San Lorenzo durante las 24 horas del día en diferentes

puntos estratégicos, simultáneamente facilitando y mejorando las

actividades propias de la policía Nacional del Municipio, en aras de

preservar el orden público del Municipio de Castilla La Nueva.

Esta infraestructura que comprende dieciocho (18) cámaras, se encuentran

distribuidas así:

Cámaras Instaladas Casco Urbano


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Cámaras Instaladas Centro Poblado San Lorenzo

Sin embargo, a mediados del mes de septiembre de 2016, se adelantó el proceso

contractual de ampliación y mejora al CCTV, donde fue sacado a licitación pública N° OC-

LP-005-2016 y el cual fue revocado.

Dicho proceso se encuentra dentro de las necesidades principales por

parte del Gobierno Municipal, por ello el proceso se pasó nuevamente a la

Oficina de Contratación, con el fin de iniciar el proceso pre contractual (Se

entrega la documentación digital del proceso).

Cabe mencionar, que dicho proceso ya dispone de la interventoría bajo el

contracto N° OC-206-2016, con el contratista denominado SOCIEDAD DE

INGENIEROS CONTRATISTAS RAMO ELECTRICO S.A.S.

8.11 ADQUISICION FIRMA DIGITAL/ CERTICAMARA


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Para el proceso de rendición de informes que adelanta la Secretaría de

Protección Social a la Superintendencia de Salud, se hace necesario tener

vigente la firma digital del Sr Alcalde, teniendo en cuenta que ésta se

venció el día 09 de enero de 2017, es por ello que se hizo ya la renovación

ante CERTICAMARA para la obtención de dicha firma y esta vence el 23

de Enero de 2018.

8.12 LINEAS TELEFÓNICAS - CLARO

La Secretaría TIC fue designada al manejo de la cuenta en la plataforma

web de CLARO por parte del Sr Alcalde, con el fin de realizar los procesos

de actualización, modificación y obtención de nuevas líneas telefónicas de

celulares.

ÍA CONECTIVIDAD Y COMUNICACIONES · 1. DATOS GENERALES: NOMBRE DEL FUNCIONARIO HEIDY YOHANNA...

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