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Santiago, 18 de Julio de 2016 Estimados señores CONDOMINIO LOS PORTONES Presente

Estimados señores:

Tenemos el agrado de presentar a su consideración nuestro informe final al Estado de Situación Financiera del CONDOMINIO LOS PORTONES por el periodo 1 de Enero de 2015 al 31 de Marzo de 2016.

Quedamos a su disposición para aclarar y/o ampliar cualquier aspecto del informe

que acompañamos, se despide atentamente,

AC Y S Auditores Consultores Limitada

Juan Carlos Farías S. AC Y S Auditores Consultores Ltda.

Teléfonos +56 322 683908 I Email: info@acs -auditores.clI www.acs- auditores.cl

1 Poniente 123. Of.413 – Viña deMl ar; - Huérfanos N° 1117 Of. 820 Santiago

Informe de Auditoría Condominio Los Portones 2016

A C Y S A U D I T O R E S C O N S U L T O R E S L T D A .

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I. INFORME EJECUTIVO

En el mes de Abril de 2016, fuimos contactados por copropietarios del CONDOMINIO LOS PORTONES para participar en la licitación de los servicios de auditoria al Estado de Situación Financiera de la Comunidad por el periodo 1 de Enero de 2015 al 31 de Marzo de 2016. Con fecha 2 de Mayo de 2016 se materializó nuestra contratación, en esta misma fecha se envía carta de requerimiento de información, la que consideró toda la documentación necesaria para evaluar el nivel de autorización y pertinencia de los ingresos y gastos incurridos durante el periodo en estudio. Al respecto, con fecha 13 de Mayo de 2016, efectuamos el retiro físico de parte de la información, esta se refiere fundamentalmente a los comprobantes de ingreso y egreso, facturas, depósitos bancarios, libro de remuneraciones y papeles de trabajo de movimientos bancarios. En referencia al alcance del trabajo, no se tuvo acceso a la siguiente información:

- Actas de copropietarios. - Libros de asistencia del personal. - Contratos vigentes. - Registros del personal contratado (Permisos, vacaciones, entre otros)

La siguiente información fue solicitada, pero no entregada por el administrador:

- Cartolas bancarias oficiales, con logo del banco. - Archivos electrónicos de ingresos y egresos.

Por lo anterior, el resultado de la auditoria se enmarca en una revisión estrictamente documental de los registros contables y movimientos bancarios de cartolas que se encontraban como papeles de trabajo en los archivadores físicos recibidos, por lo que, nuestra empresa auditora para proceder a ejecutar la auditoria, debió transcribir la totalidad de los registros contables y de Banco, de forma de posibilitar la determinación de las excepciones de los ingresos, gastos, cargos y abonos bancarios. Asimismo, tampoco logramos obtener información relacionada con procesos de certificación de deudas, Dicom, Tesorería, Juicios e Inspección del Trabajo, por lo que no forman parte del alcance del proceso de auditoría.

Hecha la salvedad y una vez efectuada la revisión estrictamente contable, detectamos los siguientes hallazgos y observaciones que se informan en forma detallada en el contenido del informe:

a) Falta de emisión de ciertos comprobantes de ingresos, que sustentan 333 abonos

en cartolas bancarias por M$ 72.973.- por los cuales, no fue posible acreditar la existencia de comprobante de ingreso que sustente su depósito bancario (Anexo IV), este valor distorsiona el estado de cuentas de los copropietarios, por cuanto al no contar lograr asignar dicho importe, se refleja una mayor deuda por cobrar.

b) Existencia de 224 comprobantes de ingreso por M$ 32.179 (Anexo III), en los que no logramos acreditar su depósito bancario en la cuenta corriente del Condominio. Este monto podría estar relacionado con los abonos no identificados, por cuanto podrían tratarse de comprobantes que fueron abonados en forma agrupada u otra circunstancia.



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c) Existencia de comprobantes de ingreso duplicados.

d) Inconsistencia en el estado de deuda de los copropietarios, al detectar diferencias individuales y una diferencia neta total de M$ 22.200 entre los importes teóricos de gasto común, abonos en cartolas bancarias y saldo pendiente de cuentas por cobrar informadas en la plantilla Gasto Común del mes de Abril de 2016, que se encontrarían afectados por la existencia de abonos en cartolas sin que por esto existan emitidos los comprobantes de ingresos respectivos.

e) Inexistencia de un registro auxiliar de control de los fondos de reserva y especiales de la Comunidad, que posibilite mantener un registro independiente respecto a la asignación y uso mensual y autorizado de los fondos disponibles.

f) Ausencia de una cuenta corriente bancaria específica para el fondo de reserva y fondos especiales.

g) Inconsistencia entre los valores informados en la hoja de gasto común mensual y los importes efectivamente acreditados físicamente con los egresos (facturas, boletas entre otros), al detectar: M$ 48.060 con partidas calzadas entre meses e importes de convenio

(M$135.560 total partidas), de gastos no imputados en la hoja de gasto común, por lo que, se tratarían de gastos que si bien se encuentran pagados por la Comunidad, a la fecha no han sido cobrados a los copropietarios.(Anexo XI A y B)

M$ 47.725 con partidas calzadas entre meses e importes de convenio (M$135.225 total partidas) de gastos imputados en la hoja de gasto común (cobrados a los copropietarios) , pero que al efectuar el proceso de conciliación con los egresos físicos de gastos, no logramos verificar la existencia del respaldo físico que sustente el cobro.( .(Anexo XI A y B)

Al respecto, los citados montos de partidas no calzadas, podrían disminuir si la administración con mayores antecedentes que sólo el monto y concepto, logra efectuar calces, de forma de establecer en forma precisa los importes de gastos pendientes de cobro a los copropietarios como por ejemplo los finiquitos.

h) 44 cargos bancarios, por lo que no fue posible verificar la existencia del respaldo

físico de gastos que sustenten los giros por un monto de M$ 24.133 (Anexo XIII). No obstante, conforme a revisión efectuada a los talonarios de cheques, estos cargos están relacionados con gastos de operación del Condominio, y podrían corresponder en parte a cheques girados y no cobrados del año 2014.

i) 104 comprobantes de egreso por un monto de M$ 31.493 (Anexo XII),cuyo respaldo lo constituyen vales internos, sin que por esto, exista algún documento físico tributario legal que sustente el pago efectuado por la Comunidad, que desde un punto de vista tributario podrían constituir GASTOS RECHAZADOS, por tratarse de gastos no documentados.



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j) 17 gastos ascendentes a M$ 4.837 (Anexo X), por los cuales no fue posible verificar su cargo bancario.

k) Debilidades de control en la emisión de los comprobantes de egresos y anulación de la documentación de gasto, de forma de evitar duplicidad de pagos.

l) Falta de evidencia de cotizaciones de compra en forma recurrente.

Estado de situación financiera Finalmente, para determinar el estado de situación financiera de la Comunidad, se procedió a efectuar un inventario de cuentas, de forma de estructurar su composición.

Al respecto, la cuadratura contable, permitió determinar que la Comunidad al 31 de Marzo de 2016 posee un saldo de disponibilidad de fondos de reserva M$ 43.875, que estaría representado en el saldo de disponibilidad de recursos en su cuenta corriente bancaria. Por otra parte, los fondos de multas M$ 21.867 y de indemnizaciones por M$ 3.567, junto con los pasivos existentes ascendentes a M$ 23.998, se encontrarían soportados en las cuentas por cobrar a los copropietarios, lo que hace necesario que la Comunidad efectué acciones de cobranza efectivas que posibiliten disponer de esos recursos para hacer frente a sus compromisos financieros.

Conclusión Final En razón de la evidencia constatada, podemos concluir que si bien al revisar los importes imputados en los egresos contables, no se observan gastos relevantes fuera de la operación normal de funcionamiento de un Condominio, el estado de ejecución de ingresos, gastos, cargos y abonos bancarios, junto con el informe de deuda de los copropietarios y las hojas de gasto común mensual reprocesadas, dan cuenta de la existencia de hallazgos que no permiten asegurar su razonabilidad.

Recomendaciones generales

En base a los hallazgos detectados, nuestras principales recomendaciones a la Comunidad son las siguientes:

1. Evaluar el costo vs beneficio de esclarecer los hallazgos presentados en el informe

de auditoría, mediante la implementación de acciones posteriores de reconocimiento de deudas con los copropietarios, comprobación de transacciones posteriores y solicitud al Banco de las pruebas fotostáticas de cargos y abonos correspondientes.

2. Asegurar la debida integridad en el registro y control de los ingresos recaudados y gastos efectuados, de forma de que todo abono y cargo bancario cuente con el comprobante contable de sustento, debidamente autorizado y archivado en forma correlativa sin excepciones.



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3. Implementar conciliaciones bancarias mensuales, las cuales deben ser visadas por el comité de administración, asegurando la debida integridad a los movimientos bancarios y registros contables.

4. Efectuar el proceso de depuración de las cuentas por cobrar a los copropietarios, junto con una acción de confirmación de las deudas, generando las acciones de cobranza respectiva, utilizando para ello, todos los medios legales que aseguren la recuperación de los saldos adeudados.

5. Implementar un auxiliar de control de los fondos de reserva y especiales, que posibilite mantener un registro independiente respecto a la asignación y uso mensual y autorizado de los fondos disponibles.

6. Evaluar el costo vs beneficio, de mantener una cuenta corriente especial para los ingresos de fondos de reserva y especiales.

7. Generar un catastro de proveedores, de forma de licitar a lo menos una vez cada 6

meses, aquellos gastos que por su naturaleza son recurrentes.

8. Respecto de aquellos proveedores esporádicos, el comité de administración debe asegurar de que existan al menos 3 cotizaciones, y en el evento de tratarse de una adquisición material, se efectúe la licitación privada que asegure transparencia en el proceso de adjudicación.

9. Implementar mejoras al formato de comprobante de ingresos propuesto.

10. Implementar como mejora al proceso de pago, la anulación de los documentos oficinales de pago (facturas y boletas), mediante un timbre, cuyo modelo se presenta en el informe.

11. Solicitar al administrador, rendiciones de cuenta trimestrales, implementando un comité revisor de cuentas, que valide en forma muestreal la integridad del procesos de rendición.

12. En lo posible someter a procesos de auditoria el estado de ejecución de ingresos y gastos, al menos una vez al año.



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I. INTRODUCCIÓN I.1 Objetivo de nuestro trabajo Nuestra colaboración profesional, consistió en realizar una revisión a los importes de gastos consignados en los archivadores de egresos del periodo Enero de 2015 a Marzo de 2016. Asimismo, se procedió a efectuar la validación a los egresos de bancos, con el propósito de comprobar si los cargos bancarios se encuentran debidamente respaldados, determinando las diferencias existentes a nivel de totales y de detalle. Además, se procedió a verificar si los ingresos por concepto de gastos comunes, otros ingresos y de saldos por cobrar a los copropietarios, fueron ingresadas en forma y tiempo a las arcas del condominio. I.2 Programa de trabajo

Se aplicaron pruebas de auditoría a los ingresos y gastos incurridos por el Condominio mediante procedimientos de auditoría generalmente aceptados en Chile. Para dichos efectos, revisamos la totalidad de los comprobantes de ingreso emitidos, verificando en forma muestreal su debido cálculo y depósito en cuenta corriente bancaria del Condominio. Para los egresos, se revisó que estos contaran con las autorizaciones y respaldos correspondientes, y que corresponda al objeto social. Por otra parte, se verificó que la totalidad de cargos y depósitos bancarios presentados en las cuentas corrientes bancarias, se encontraran debidamente sustentadas y acreditados conforme al objeto del Condominio Los Portones. Asimismo, se determinaron las diferencias existentes entre los importes de ingresos teóricos conforme al Gasto Común Mensual, y aquel importe de ingreso conforme a los comprobantes de ingresos emitidos, y respecto al importe efectivo depositado en la cuenta corriente bancaria. Finalmente, se determinó el estado de situación financiera del Condominio al 31 de Marzo de 2016. II. ANTECEDENTES SOLICITADOS PARA LA REVISION

Para los efectos de nuestra auditoría, por el período comprendido entre el 1 de Enero de 2015 al 31 de Marzo de 2016, nos fue proporcionada la siguiente información por el administrador del Condominio Los Portones y sujeta a revisión:

Cartolas Bancarias por los periodos señalados.

Respaldos de Ingresos y Egresos del período Enero 2015 a Marzo 2016. Correspondientes a comprobantes de ingresos, boletas de depósitos, egresos, boletas, facturas y otros respaldos de gastos.

Hoja de gasto común.

Archivos Excel de cobranza de gasto común.



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III. LIMITACIONES AL ALCANCE DE NUESTRO TRABAJO El desarrollo de nuestra revisión se vio afectado por las siguientes limitaciones a nuestro alcance:

Las observaciones y conclusiones de nuestra auditoria se basan en la revisión de los antecedentes preparados y puestos a nuestra disposición, por lo que, es posible que algunos resultados se puedan ver afectados por información respecto de la cual no se logró tener acceso.

No contamos con las cartolas bancarias físicas originales, por lo que los resultados fueron determinados en función de cartolas de movimiento de bancos que fueron impresas por el ex administrador, como parte de sus papeles de trabajo, que se encontraban en los archivadores físicos.

No logramos, obtener el Certificado de Dicom, Inspección del Trabajo y de Tesorería, por lo que, no emitimos opinión respecto a la veracidad y suficiencia de este tipo de pasivos presentados en el Estado de Situación Financiera del Condominio. Tampoco respecto a los contratos de servicios que pudiesen existir ni confirmación de estado de juicios por parte de eventuales abogados.

IV. CICLO DE INGRESOS Para el proceso de revisión de los comprobantes de ingreso por concepto de gastos comunes y fondos, se determinó revisar la totalidad de los comprobantes emitidos. Para los ingresos se procedió a:

Verificar la documentación de respaldo, entre los que se encuentran: copia de los comprobantes de ingreso entregados a los copropietarios, depósitos en cuentas corrientes bancarias y de las transferencias electrónicas recibidas.

Realizar una cuadratura entre los importes mensuales consignados en los comprobantes de ingresos emitidos y los valores abonados en la cuenta corriente bancaria. Al respecto, se determinó que el importe total cobrado en conformidad a la revisión de la totalidad de comprobantes de ingreso ascendería a M$ 319.976.- (Anexo II), en circunstancia de que el total de los depósitos y/o transferencia bancarios efectuados entre el 1 de Enero de 2015 y al 31 de Marzo de 2016, asciende a M$360.771 (Anexo V)-, determinando una diferencia neta total de M$ 40.794 entre los comprobantes de ingresos emitidos y los abonos en cuenta corriente bancaria que se presenta en forma resumida en Anexo V. La diferencia se explica por la existencia de 224 comprobantes de ingreso emitidos por M$ 32.179 por los cuales no fue posible acreditar su depósito bancario en la cuenta corriente del Condominio (Anexo III). Asimismo, se verificaron 333 abonos en cartolas bancarias que totalizan un monto total de M$72.973.- por los cuales no fue posible acreditar la existencia de comprobante de ingreso que sustente su depósito bancario. (Anexo IV).



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Realizar una cuadratura entre los importes teóricos por concepto de gasto común, fondo reserva y otros (Anexo VI), con los importes de comprobante de ingreso emitido (Anexo II) y con el saldo de deudores pendientes de cobro al 31 de Marzo de 2016, determinando una diferencia total neta de M$ 22.200 al final del periodo en revisión, según resumen presentado en Anexo VII, este valor puede estar condicionado por diferencias en el saldo inicial de las cuentas por cobrar o por otra circunstancias. El detalle de las diferencias detectadas por Copropietario se presenta en Anexo VIII.

V. CONTROL INTERNO DEL PROCESO DE INGRESOS Por otra parte, observamos algunos puntos de interés relacionados a los procesos efectuados por la administración del condominio que tienen que ver con los procedimientos aplicados en el ciclo de ingresos, y que detallamos a continuación: a. Emisión de comprobantes de ingresos

En nuestra revisión muestral a las copias de comprobantes internos emitidos por la administración del Condominio, observamos lo siguiente:

Respecto a la revisión de comprobantes de ingreso, observamos que en algunos

comprobantes no queda evidencia de lo siguiente:

o No se desglosa el concepto de la cuota pagada en: Saldo anterior, Multa, intereses. Por ejemplo : Comprobante Ingreso: Nº: 920 de fecha 12/02/2015, Nº 1008 de fecha 02/03/2015 y Nº 1262 de fecha 015/04/2015.

o Comprobantes que no indican el concepto por el cual se está generando el ingreso, Gasto Común, Tarjeta de acceso u otro. Por ejemplo: Comprobante Ingreso Nº: 1293 de fecha 10/04/2015, Nº: 2129 de fecha 26/8/2015, Nº: 2568 de fecha 10/11/2015 y Nº: 3332 de fecha 25/2/2015.

o Comprobantes nulos en que no se encontraron las tres copias del comprobante anulado. Ejemplo: Comprobante Ingreso Nº: 951 de fecha 16/02/2015, Nº: 1266 de fecha 13/04/2015, Nº: 2236 de fecha 14/06/2015 y Nº: 2349 de fecha 29/09/2015.

o Se identificaron comprobantes duplicados, según detalle:

FECHA COMPR. Nº CASA NOMBRE CONCEPTO DEL INGRESO MONTO

COMPROBANTE FORMA PAGO FECHA ABONO

19-01-16 3.008 M10 RICARDO ARANEDA GASTO COMUN 88.856 DEPOSITO 19-01-16

19-01-16 3.045 M10 RICARDO ARANEDA GASTO COMUN 88.856 DEPOSITO CI SIN ABONO

06/01/16 2.895 G8 MONICA ORTIZ GASTO COMUN 92.000 DEPOSITO 15-05-15

06/01/16 3.021 G8 MONICA ORTIZ GASTO COMUN 92.000 DEPOSITO CI SIN ABONO

05/01/16 2.888 J10 ALBERTO EDWARDS GASTO COMUN 93.332 DEPOSITO 06-01-16

05/01/16 3.027 J10 ALBERTO EDWARDS GASTO COMUN 93.332 DEPOSITO CI SIN ABONO

08/01/16 2.937 C10 CLAUDIA CARMONA GASTO COMUN 93.353 DEPOSITO 29-12-15

08/01/16 3.127 C10 CLAUDIA CARMONA GASTO COMUN 93.353 DEPOSITO CI SIN ABONO

07/01/16 2.898 O6 CLAUDIA MONTOYA GASTO COMUN 93.403 DEPOSITO 07-01-16

07/01/16 3.020 O6 CLAUDIA MONTOYA GASTO COMUN 93.403 DEPOSITO CI SIN ABONO

04/01/16 2.880 F1 RAQUEL BRAVO GASTO COMUN 93.518 DEPOSITO 04-01-16

04/01/16 3.024 F1 RAQUEL BRAVO GASTO COMUN 93.518 DEPOSITO CI SIN ABONO

06/01/16 2.894 I1 MARCELO RUIZ GASTO COMUN 93.726 DEPOSITO 06-01-16

06/01/16 3.023 I1 MARCELO RUIZ GASTO COMUN 93.726 DEPOSITO CI SIN ABONO

05/01/16 2.893 B1 MARIA LIRA GASTO COMUN 94.817 DEPOSITO 06-01-16

05/01/16 3.025 B1 MARIA LIRA GASTO COMUN 94.817 DEPOSITO CI SIN ABONO

31/01/16 3.088 A4 LEONARDO SEVILLA GASTO COMUN 100.000 DEPOSITO 06-01-15

31-01-16 3.331 A4 LEONARDO SEVILLA GASTO COMUN 100.000 DEPOSITO CI SIN ABONO

11/02/16 3.170 B4 PAMELA GONZALEZ GASTO COMUN 101.934 DEPOSITO 11-02-16

11-02-16 3.303 B4 PAMELA GONZALEZ GASTO COMUN 101.934 DEPOSITO CI SIN ABONO

05/01/16 2.887 I4 ADY GIORDANO GASTO COMUN 188.467 DEPOSITO 06-01-16

05/01/16 3.028 I4 ADY GIORDANO GASTO COMUN 188.467 DEPOSITO CI SIN ABONO



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Al respecto, el no consignar la totalidad de los datos requeridos en los comprobantes de ingresos le resta eficiencia al mecanismo de control implementado. En Anexo I se presenta modelo de comprobante de ingreso, que incorpora más información. Recomendación

Se recomienda mantener un control estricto de la totalidad de la información requerida en los comprobantes de ingreso llevando un talonario diferente para los Otros Ingresos del Condominio que no sean gastos comunes propiamente. b.- Falta de emisión de comprobantes de ingresos En la revisión efectuada a los talonarios de recibos de dinero (comprobantes de ingresos), observamos que la administración respecto de ciertos dineros reflejados en cartolas bancaria, no habría emitidos los comprobantes de ingreso de recibo de dineros, razón por la que, esos ingresos no se encuentran evidenciados en los comprobantes de ingresos internos del Condominio. A modo de ejemplo, podemos señalar los siguientes:

Recomendación: Sugerimos que todo ingreso debe ser evidenciado mediante la confección del comprobante interno de ingreso, dado que su no emisión, imposibilita asegurar integridad en el proceso de conciliación de ingresos recaudados.

c.- Falta de correlación en la fecha de emisión de los comprobantes de ingresos En la revisión efectuada a los correlativos de comprobantes de ingresos, observamos saltos y errores en la correlación de los comprobantes, a modo de ejemplo podemos mencionar: CI Nº 1 de Fecha 16/01/2015 / CI Nº 3 de fecha 6/01/2015, CI Nº 721 de fecha 24/12/2014, CI Nº 984 de fecha 25/02/2015 / CI Nº 985 de fecha 26/01/2015 Recomendación:

Sugerimos que la administración debe efectuar un control estricto de los correlativos, de forma de asegurar su integridad.

FECHA ABONO TIPO TRANSACCION MONTO

02-01-15 Traspaso de Warner Villagran Crist 91.895

16-02-15 Deposito cheque otros Bancos 75.644

03-03-15 Traspaso Paula Monica Fuentes 107.741

12-05-15 Traspaso de Carola Andrea Valenzuela 92.633

18-06-15 Dep.Cheq.Otros Bancos 182.904

02-11-15 Traspaso de Mardones Catalan Claudi 86.000

29-12-15 Traspaso de Jorge Domingo Antonio 93.696

18-01-16 Traspaso de Carlos Andres Espinoza 88.585

04-02-16 Traspaso de Jorge Elias Beltran Zeb 182.333

03-03-16 Deposito cheque otros Bancos 383.724



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VI. CICLO DE EGRESOS Para el proceso de revisión de los comprobantes de egreso de Enero 2015 a Marzo 2016, se procedió a verificar la documentación de respaldo, entre los que se encuentran: cargo en cuentas corrientes bancarias, facturas de compra, boletas honorarios, libro de remuneraciones y planillas previsionales con sus respectivos pagos. a.- Diferencias detectadas entre los importes consignados en la hoja de Gasto

Común Mensual (Administración) y la documentación de respaldo existente Se realizó una cuadratura general entre los valores totales mensuales consignados en la Hoja de Gasto Común ascendentes a M$ 327.329, según detalle:

Detallo Gastos imputados en el

Gasto Comunene-15 feb-15 mar-15 abr-15 may-15 jun-15 jul-15 ago-15

1.- REMUNERACIONES 2.662.880 2.672.509 2.862.905 2.841.910 2.429.235 2.740.742 2.446.430 2.823.513

2.- GASTOS DE ADMINISTRACION 8.455.707 8.351.506 7.055.141 8.332.765 9.058.100 9.421.289 9.376.564 8.835.546

3.- GASTOS DE MANTENIMIENTO 2.787.515 2.250.503 2.784.778 2.251.481 2.294.661 679.198 2.593.488 2.315.740

4.- GASTOS DE REPARACIONES 229.976 264.300 460.828 158.532 0 982.187 972.187 1.875.280

5.- GASTOS DE CONSUMOS 4.168.097 2.729.456 4.357.591 3.673.848 2.857.237 2.591.347 3.335.092 1.956.934

6.- INSUMOS 125.678 224.624 112.143 100.746 87.477 350.148 54.609 116.549

7.- GASTOS GENERALES 178.850 819.600 169.890 719.600 689.600 2.443.924 850.995 212.600

8.- GASTO PIEDRA ROJA 3.634.960 3.634.896 3.624.072 3.623.088 3.634.896 3.747.109 3.676.716 3.687.786

Ajuste menor -279 -248 -256 -96 -248 -171 -287 -304

TOTAL GASTOS (HOJA GASTO

COMUN)22.243.384 20.947.146 21.427.092 21.701.874 21.050.958 22.955.773 23.305.794 21.823.644

Detallo Gastos imputados en el

Gasto Comunsep-15 oct-15 nov-15 dic-15 ene-16 feb-16 mar-16 Total

1.- REMUNERACIONES 3.178.622 2.456.135 2.459.024 2.052.461 1.903.631 1.599.840 2.347.884 37.477.721

2.- GASTOS DE ADMINISTRACION 7.981.860 6.801.245 7.299.955 7.098.668 6.839.521 7.670.104 5.662.687 118.240.658

3.- GASTOS DE MANTENIMIENTO 2.699.492 2.914.862 2.432.893 2.435.713 2.435.713 2.547.630 2.372.530 35.796.197

4.- GASTOS DE REPARACIONES 238.016 3.494.439 2.875.504 3.368.481 3.277.674 1.910.687 885.659 20.993.750

5.- GASTOS DE CONSUMOS 2.233.820 2.297.188 2.596.615 1.893.239 5.200.338 4.872.259 5.551.810 50.314.871

6.- INSUMOS 0 136.144 259.365 48.064 352.180 480.999 246.306 2.695.032

7.- GASTOS GENERALES 175.690 329.225 222.781 147.500 147.600 147.000 285.187 7.540.042

8.- GASTO PIEDRA ROJA 3.703.284 3.719.028 3.742.152 3.762.816 3.778.806 3.152.490 3.152.244 54.274.343

Ajuste menor -162 -148 -193 -262 -155 -175 -207 -3.191

TOTAL GASTOS (HOJA GASTO

COMUN)20.210.622 22.148.118 21.888.096 20.806.680 23.935.308 22.380.834 20.504.100 327.329.423

18000000

19000000

20000000

21000000

22000000

23000000

24000000

25000000

TOTAL GASTOS (HOJA GASTO COMUN)

TOTAL GASTOS (HOJA GASTO COMUN)



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Comparando estos valores, con los respaldos físicos de gastos acreditados de M$327.665 (presentados en Anexo IX), se determinó una diferencia neta de sólo M$ 335 (Anexo XI). Sin embargo, esta diferencia tendría desviaciones relevantes, que efectuados los calces serían los siguientes:

M$ 48.060 con partidas calzadas entre meses e importes de convenio

(M$135.560 total partidas), de gastos no imputados en la hoja de gasto común, por lo que, se tratarían de gastos que si bien se encuentran pagados por la Comunidad, a la fecha no han sido cobrados a los copropietarios.(Anexo XI A y B)

M$ 47.725 con partidas calzadas entre meses e importes de convenio (M$135.225 total partidas) de gastos imputados en la hoja de gasto común (cobrados a los copropietarios) , pero que al efectuar el proceso de conciliación con los egresos físicos de gastos, no logramos verificar la existencia del respaldo físico que sustente el cobro.( .(Anexo XI A y B)

Por lo que, en el proceso de análisis, se verifica la existencia de desviaciones en la asignación real de los gastos, evidenciando asignaciones parciales y desfasadas en los gastos, que se compensan entre meses Ej: el gasto efectuado por concepto de Const Lo Vasquez reparaciones luminarias en la que la administración genero los egresos N° 181 de Junio 2015 por $4.850.000, N° 299 de Agosto de 2015 por $ 2.430.350 y N° 277 de Septiembre de 2015 por $ 2.430.349. Sin embargo, en los gastos comunes se imputaron 4 cuotas por $2.427.674 en los meses de octubre, noviembre, diciembre de 2015 y enero de 2016. Sin embargo, una vez efectuados los calces de convenios y de partidas entre meses, se verifica la existencia de partidas de gastos pagadas por el Condominio, pero a la fecha no se verifica hayan sido cobradas a los Copropietarios por M$ 48.060, entre las cuales se encuentran pagos a finiquitos entre otros, detallados en Anexo XI B. No obstante lo anterior, los citados montos de partidas no calzadas, la administración con mayores antecedentes podrá efectuar mayores depuraciones a los importes, de forma de establecer en forma precisa los importes de gastos pendiente de cobro a los copropietarios. Por otra parte, se realizaron cuadraturas entre los valores cobrados en hoja de gasto común M$ 348.894 (Anexo VI) y los gastos cobrados a copropietarios por M$ 348.894 (Anexo VIII), determinando de que ambos valores son los mismos. b.- Del barrido efectuado a los archivadores de egresos, se determinó un total de

gastos por M$ 327.665.- presentado detalle en Anexo IX, observando que:

Se verificaron 35 gastos por M$ 13.135 (Anexo X), por los cuales no fue posible al 31 de marzo de 2016 acreditar su pago en cartolas bancaria, de estos, 15 gastos corresponden a cheques girados y no cobrado al 31 de marzo de 2016, por un monto M$ 8.298, por lo que, para un total de 17 gastos no fue posible verificar su cargo bancario por M$ 4.837.



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Existencia de 104 comprobantes de egreso por un monto de M$ 31.493 (Anexo XII) ,cuyo respaldo lo constituyen vale internos, sin que por esto, exista algún documento físico tributario legal que sustente el pago efectuado por la Comunidad, que desde un punto de vista tributario podrían constituir GASTO RECHAZADOS, por tratarse de gastos no documentados.

Asimismo, se observan las siguientes debilidades de control interno:

No existe evidencia de cotizaciones en compra, de manera de tener una

comparación con proveedores y a lo mejor distinto precio.

Egresos sin rut ni firma ni nombre de quien retira el cheque, o en algunos casos solo rut, nombre o solo firma.

Las facturas de proveedores pagadas es archivada sin que se estampe ningún distintivo de pago, por lo que, el no anular la documentación que respalda los egresos, puede generar duplicidad de pagos.

A respecto, se sugiere que al momento de pago de una factura o comprobante, se estampe un timbre de cancelado, cuyo modelo se presenta en Anexo XIV.

Por otra parte, de la revisión efectuada a los cargos bancarios ascendente a M$338.662, se verifico la existencia de 44 cargos bancarios, por lo que no fue posible verificar la existencia del respaldo físico de gastos que sustenten los giros por un monto de M$ 24.133 (Anexo XIII). No obstante, conforme a revisión efectuada los talonarios de cheques estos cargos guardan relación con la operación normal del Condominio, y también podrían corresponder en una parte a cheques girados y no cobrados del año 2014.



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c.- Variaciones de los componentes de gasto común período Enero 2015 – Marzo 2016

A continuación presentamos en forma gráfica la variación de los componentes de los gastos comunes durante el período auditado.

Al respecto, se observa que los importes prorrateados como gasto común mensual, presentan un comportamiento fluctuante entre los meses, destacando con mayores variaciones el gasto de administración y de reparaciones.

ene.-15 feb.-15 mar.-15 abr.-15 may.-15 jun.-15 jul.-15 ago.-15 sep.-15 oct.-15 nov.-15 dic.-15 ene.-16 feb.-16 mar.-16

1.- REMUNERACIONES 2662880 2672509 2862905 2841910 2429235 2740742 2446430 2823513 3178622 2456135 2459024 2052461 1903631 1599840 2347884

2.- GASTOS DE ADMINISTRACION 8455707 8351506 7055141 8332765 9058100 9421289 9376564 8835546 7981860 6801245 7299955 7098668 6839521 7670104 5662687

3.- GASTOS DE MANTENIMIENTO 2787515 2250503 2784778 2251481 2294661 679198 2593488 2315740 2699492 2914862 2432893 2435713 2435713 2547630 2372530

4.- GASTOS DE REPARACIONES 229976 264300 460828 158532 0 982187 972187 1875280 238016 3494439 2875504 3368481 3277674 1910687 885659

5.- GASTOS DE CONSUMOS 4168097 2729456 4357591 3673848 2857237 2591347 3335092 1956934 2233820 2297188 2596615 1893239 5200338 4872259 5551810

6.- INSUMOS 125678 224624 112143 100746 87477 350148 54609 116549 0 136144 259365 48064 352180 480999 246306

7.- GASTOS GENERALES 178850 819600 169890 719600 689600 2443924 850995 212600 175690 329225 222781 147500 147600 147000 285187

8.- GASTO PIEDRA ROJA 3634960 3634896 3624072 3623088 3634896 3747109 3676716 3687786 3703284 3719028 3742152 3762816 3778806 3152490 3152244

Ajuste menor -279 -248 -256 -96 -248 -171 -287 -304 -162 -148 -193 -262 -155 -175 -207

-2000000

0

2000000

4000000

6000000

8000000

10000000

To

ta

l M

en

su

al

($

)

Variación mensual de los componentes del Gasto Comun Menual



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d.- Variaciones unitaria de la cobranza de los GC período Enero 2015 – Marzo 2016 A continuación presentamos en forma gráfica la variación unitaria de la cobranza de los gastos comunes (Alícuota) durante el período auditado.

En términos generales, se observa una asignación de importe unitario de gasto común uniforme entre los distintos periodos.


Gasto Común 75644 70375 72370 73491 70797 78084 79793 73723 67103 74915 73764 69284 81937 78164 70536

Fondo De Reserva 3782 3519 3619 3675 3540 3904 3990 3686 3355 3746 3688 3464 4097 3908 3527

Fondo Indemnización 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500

Gasto Comun Piedra Roja 14776 14776 14732 14728 14776 14856 14946 14991 15054 15118 15212 15296 15361 12815 12814

0

10000

20000

30000

40000

50000

60000

70000

80000

90000

Imp

ort

e M

en

su

al

( $

)

Variacion unitaria mensual de Cobranza GC (Alicuota Mensual)

e.- Variaciones del Gasto en Personal por el período Enero 2015 – Marzo 2016


Sueldo Base Real 1874304 1893572 1838315 2065998 1733020 1763020 1762287 2052900 1861207 1782000 1798066 1348000 1348000 1283733 1333333

Bonos Imponibles 281836 282787 531836 281143 280237 515743 274804 280237 876663 277475 255785 342046 238047 27169 610732

H. Extra Normal 15287 18398 33829 19331 38889 75347

Total H. Descuento -9835

Colacion 220234 222471 217301 213526 180182 180182 174982 201490 184946 176407 180857 122138 122138 114168 116908

Movilizacion 190246 192483 187313 184539 150195 150195 144995 178500 154959 146420 150870 122137 122137 114168 116907

Total Haberes 2581907 2591313 2774765 2753769 2343634 2642969 2357068 2732458 3077775 2382302 2385578 1973210 1830322 1539238 2253227

Total descuento previsional 356472 357351 388437 379197 310653 368978 315616 388862 443136 319479 319987 333615 299236 247174 393167

Total liquido 2225435 2233962 2386328 2374572 2032981 2273991 2041452 2343596 2634639 2062823 2065591 1639595 1531086 1292064 1860060

Prestamo CCAF 69465 69465 69465 69465

Total liquido pagado GC 2155970 2164497 2386328 2305107 2032981 2273991 2041452 2274131 2634639 2062823 2065591 1639595 1531086 1292064 1860060

Anticipos 27000 300000 150000 27169 217050

Mutual 20676 20676 22516 22381 19127 21971 19353 22350 26010 19565 19513 16426 15069 12455 19184

Fondo de Pensiones 19548 19605 21258 20813 21060 24082 22165 21753 23595 17111 17047 19884 18240 15076 23875

Seguro cesantia 40797 40915 44366 44947 45414 51720 47844 46952 51242 37157 36886 42941 40000 33071 51598

Caja de compensación 13029 13058 14221 14135 12080 13876 12223 14114 16428 12357 12323 10373 9516 7865 12116

INP 138971 139288 151690 150765 128848 148005 130374 150559 175223 131807 131446 110653 101507 83898 129243

-500000

0

500000

1000000

1500000

2000000

2500000

3000000

3500000

Impo

rte

Mer

nsua

l

Vraiacion mensual componentes del Gasto de Personal



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f.- Variaciones del Gasto en Personal del personal contratado por el período Enero 2015 – Marzo 2016

En el periodo revisado, las mayores variaciones de sueldo líquido se presentan en el jefe de instalaciones Sr Patricio Javier Padilla Tapia, por el incremento en ciertos meses en el otorgamiento de bonos imponibles.


1 Conserje Camilo Andres Poblete Velasquez 345036 356934 397364 345036 356934 47593

2 Conserje Hector Rene Vera Roa 532204 532204 578704 598238 625204 671704 625204 500467 730076 625204 625204

3 Auxiliar de aseo Maria Isabel Mendez Villagra 263675 263675 247562 263675 263675 263675 276612 276612 336529 268124 276612 276612 276612 186739 345461

4 Auxiliar de aseo Maria Teresa Paredes Castillo 211950 254340 320817 276498 298520

5 Jefe de Instalaciones Patricio Javier Padilla Tapia 555176 542815 633354 638551 623675 818185 647933 663377 852816 650882 650882 825868 650882 569339 932450

6 Auxiliar de aseo Paulina Alejandra Galaz Mendez 260724 269714 260724 269714 269714 269714 282775 282775 343262 273350 282775 282775 282775 259488 283629

7 Auxiliar de aseo Sergio Francisco Villegas Mendez 259358 250713 250713 208928 263431 324363 245263 18168

8 Auxiliar de aseo Yolanda del Carmen Vera Arcos 268620 268620 268620

0

100000

200000

300000

400000

500000

600000

700000

800000

900000

1000000

Sue

ldo

Liq

uid

o (

$ )

Sueldo Liquido Mensual Personal contratado

g.- Debilidades de control en el proceso de compra y pagos En nuestra revisión, observamos que:

No existe evidencia de cotizaciones en compra, de manera de tener una comparación con proveedores y a lo mejor distinto precio.

En general, los comprobantes de egresos no contienen firmas de VB, o bien

solo el VB donde dice administrador, sin indicar firma de dos apoderados según requiere el egreso.

Con excepción de los egresos que respaldan pago de remuneraciones, los

comprobantes no consignan rut ni firma ni nombre de quien retira el cheque. En general las facturas de proveedores pagadas es archivada sin que se

estampe ningún distintivo de pago, por lo que, el no anular la documentación que respalda los egresos podría generar la eventual duplicidad de pagos.

A respecto, se sugiere que al momento de pago de una factura o comprobante, se estampe un timbre de cancelado, cuyo modelo se presenta en Anexo XIV.

En la revisión efectuada a los correlativos de comprobantes de egresos,

observamos falta de correlatividad en la fecha de emisión de los comprobantes, a modo de ejemplo podemos mencionar: CE Nº 129 y Nº 130, presentan fecha 4/05/2015, sin embargo, los egresos Nº 124 Y 126, presentan fecha 23/04/2015. Lo anterior, no asegura integridad a los comprobantes de egresos. Recomendación:

Sugerimos que la administración debe efectuar un control estricto de los correlativos, de forma de asegurar su integridad.



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II. ESTADOS DE SITUACION FINANCIERA AL 31 DE MARZO DE 2016

a) Estado de situación de ingresos – trasferencia de gastos mensuales, y saldo de disponibilidad de efectivo Cta. Cte.

A continuación exponemos los estados de ingresos y de gastos mensuales por el periodo Enero de 2015 a Marzo de 2016 del condominio Los Portones, los cuales fueron obtenidos de la cuenta corriente bancaria y de la documentación de soporte de ingresos y gastos según detalle:

En conclusión, los fondos recaudados por concepto de gasto común y de otros ingresos, habrían sido utilizados en el pago de los gastos de operación, existiendo al 31 de Marzo de 2016 un saldo de disponibilidad de efectivo Cta. Cte. Bancaria ascendente a M$ 44.417.-

Concepto ene-15 feb-15 mar-15 abr-15 may-15 jun-15 jul-15 ago-15

Saldo Inicial Cuentas Corriente 23.110.737 30.049.942 32.721.652 37.945.931 24.817.167 33.322.654 27.785.693 16.622.148

Depositos según cartolas 34.775.244 17.816.575 27.995.218 24.542.755 27.886.717 19.257.194 20.195.982 31.062.261

Pagos según cartolas 27.656.039 13.961.025 22.859.803 37.671.246 19.381.230 24.794.155 31.359.527 15.644.493

Partidas de mov no constatadas 180.000 - 1.183.840 - 88.864 273 - 197.253

Saldo final Cuenta Corriente 30.049.942 32.721.652 37.945.931 24.817.167 33.322.654 27.785.693 16.622.148 32.237.169

Concepto sep-15 oct-15 nov-15 dic-15 ene-16 feb-16 mar-16 Totales

Saldo Inicial Cuentas Corriente 32.237.169 24.647.507 24.513.435 24.051.478 28.042.373 38.242.114 37.266.599 23.110.737

Depositos según cartolas 19.775.127 19.835.423 22.159.852 19.694.570 21.956.842 26.918.968 26.897.788 360.770.516

Pagos según cartolas 27.364.789 20.056.699 22.716.098 15.798.342 11.757.101 27.894.420 19.747.286 338.662.253

Partidas de mov no constatadas 87.204 94.289 94.667 63 - 801.899 -

Saldo final Cuenta Corriente 24.647.507 24.513.435 24.051.478 28.042.373 38.242.114 37.266.599 44.417.101 44.417.101



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b) Situación Patrimonial al 31 de Marzo de 2016:

El siguiente es el Estado de Situación Financiera del Condominio al 31 de Marzo de 2016:

ACTIVOSNúmero

Nota

31-03-2016

M$

Activos corrientes

Saldo Cta. Cte. Bancaria 1 44.417.101

Inversión Fondo Mutuo 2 12.978.019

Deudores morosos 3 32.397.723

Deudores mes Abril (Devengado Marzo) 4 22.112.101

Activos corrientes totales 111.904.944

PATRIMONIO Y PASIVOSNúmero

Nota

31-03-2016

M$

Pasivos corrientes

Cuentas por pagar comerciales y otras cuentas por

pagar5 15.701.369

Cheques girados y no cobrados 6 8.297.598

Depositos no identificados (neto) 7 18.593.367

Pasivos corrientes totales 42.592.334

Patrimonio

Fondos de reserva 8 43.878.529

Fondo reserva multas 8 21.867.081

Fondo Indemnizacion Personal 8 3.567.000

Patrimonio 69.312.610

Patrimonio y Pasivos corrientes totales 111.904.944

ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA



Página 20

1.- Saldo cartola bancaria al 31 de Marzo de 2016.

2.- Saldo Fondo Mutuo al 31 Marzo 2016.



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3.- Detalle gasto común Marzo 2016

4.- Detalle Deudores mes Abril (Devengado Marzo)



Página 22

5.- Cuentas por pagar comerciales y otras cuentas por pagar al 31 Marzo 2016:

6.- Cheques girados y no cobrados al 31 de Marzo de 2016:

7.- Depósitos no identificados (neto) al 31 de Marzo 2016 El saldo de $ 18.593.367, está representado por el importe neto de los comprobantes de ingreso sin abono bancario por $ $ 32.179.655 (Anexo III), abonos sin comprobantes de ingresos por $ 72.973.261 (Anexo IV), y la diferencia existente entre la cuadratura de los importes teóricos y el saldo final de cuentas por cobrar informado por la administración por $ 22.200.239 (Anexo VII y VIII)

Nº EgresoFactura-BH-

Egreso-Rem

N° Doc Fecha Nombre Proveedor Concepto del Gasto SUBITEM Monto Bruto Nº Egreso Fecha Egreso NºCheque

535 fact-elect 15 31-03-2015 Claudia Duarte Guerra Tregel-mantenimiento de parques y senderos Mantenimiento de parques 2.372.530 535 01-04-2016 2234138

547 Fac. elec 492 05-04-2016 Corredora y Adm.Lavin F honorarios de administración . Marzo Honorarios de Administracion 400.000 547 05-04-2016 BCG-522

550 doctos varios 21-03-2016 Chilectra S.A. consumo electricidad espacios comunes.marzo Gastos de Uso y Consumo 446.550 550 12-04-2016 2234153

551 doctos varios 21-03-2016 Chilectra S.A. consumo electricidad espacios comunes.marzo Gastos de Uso y Consumo 720.188 551 12-04-2016 2234154

552 Bol Elec 148497379 21-03-2016 Chilectra S.A. consumo electricidad espacios comunes.marzo Gastos de Uso y Consumo 48.150 552 12-04-2016 2234155

555 01-04-2016 Carlos Cortez Opazo Arriendo movil seguridad Marzo 2016 Gastos de Uso y Consumo 279.568 555 12-04-2016 2234158

556 boleta-hon 157 31-03-2016 Victor Rojas Silva abogado asesoria legal condominio. Marzo Gastos de administracion 317.488 556 20-04-2016 2234159

544 fact-elect 806 25-02-2016 Hector Caballero Silva Distribuidora VAV compra materiales aseo y cons Compra materiales de aseo y conserjeria 36.831 544 12-04-2016

544 fac.eLEC 807 25-02-2016 Hector Caballero Silva Distribuidora VAV compra materiales aseo y cons Compra materiales de aseo y conserjeria 10.056 544 12-04-2016

557 BOLE-HON 190 23-03-2016 Delta Chile Seguridad Pago de servicio prestado mes de Febrero Gastos de Uso y Consumo 5.239.668 557 20-04-2016 2234160

559 BOLE-HON 189 19-02-2016 Delta Chile Seguridad pago servicio prestado mes Enero Gastos de Uso y Consumo 5.830.340 559 22-04-2016 2234162

15.701.369TOTAL GASTOS DEVENGADOS AL CIERRE MARZO 2015 PAGADOS EN ABRIL 2016

Cheques girados y no

cobrados Bco Chile Monto $

Beneficiario s/

talonario

Fecha Giro

según

talonario

N° Cheque Fecha Cobro

Cartero ene 147.600

AIG Seguros 102.355

Interkambio feb 296.907 Viec Mar 09-03-16 2234107 11-abr

Cartero feb 147.000 Cartero 09-03-16 2234110 06-abr

LyF Febrero 1.317.335 LyF 16-03-16 2234124 42461

Previred Marzo 476.924 Previred 16-03-16 2234125 07-abr

Cartero Marzo 147.600 Cartero 16-03-16 2234130 01-abr

Centro riego 61.830 Centroriego 16-03-16 2234131 18-abr

Luis Contreras 236.810 16-03-16 2234133 05-abr

San Caristobal, ene 3.778.829 Pieda Roja 16-03-16 2234134 11-abr

LyF marzo 1.326.739 LyF 16-03-16 2234135 42461

GTD Manquehue 65.730 GTD 16-03-16 2234136 01-abr

Gastos asamblea 191.939 Shell,Asamblea 16-03-16 2234137 04-abr

TOTAL 8.297.598



Página 23

8.- Fondos de reserva y especiales.

Concepto Saldo Inicial Aportes en GC Erogaciones Saldo Final

Fondos de reserva 42.731.703 13.653.000 (12.506.174) 43.878.529

Fondo Reserva Multas 18.632.824 3.234.257 21.867.081

Fondo Indemnizacion Personal 1.722.000 1.845.000 3.567.000

Total fondos 61.364.527 16.887.257 (12.506.174) 69.312.610

MOVIMIENTO PATRIMONIAL



Página 24

ANEXO I

Modelo de Comprobante de Ingreso propuesto:

CONDOMINIO Comprobante de Ingreso

COM. EDIFICIO BELORIZZONTE N°_

R.U.T.: 53.319.434-6

Edmundo Eluchans 1665

Viña del Mar ORIGINAL: COPROPIETARIO

Nombre:

Edif icio Dpto. N°

Gastos Comunes Mes Banco N° Cheque N° Transferencia N° Deposito Total

Fecha Deposito

Concepto V° Monto Total

Gasto mes x

Saldo Anterior x

Interés x

Multa UF x

Total -$

Saldo Adeudado -$

Saldo a favor -$

Son:

Recibido por

Depositado por N° Deposito

Revisado por

Viña del Mar, de del 20

P.P. Administracion



Página 25

ANEXO XIV

Formato de timbre de pago

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