Microsoft Access

Integrantes:

Alex ChuquitarcoKatherine Recalde

CONTENIDO

• ACCESS• ¿Qué es?• ¿Para qué sirve?• TABLAS• Como se hace una tabla • Como se saca propiedades de una tabla• Reglas de la validación• Tipos de validación• Tipos de relación de tablas• CONSULTAS• Que es consultas• Como se hace una consulta• Tipos de consulta• Criterios a realizar una consulta• Reglas de la validación• FORMULARIO• Que es • Tipos de formularios

Es una palabra inglesa que puede traducirse como “acceso”. El uso más habitual del término en nuestra lengua está vinculado a un programa informático desarrollado por la empresa estadounidense Microsoft.Access es que es una base de datos, pero definir en toda su amplitud el concepto de base de datos es complicado

ACCESS

¿Para qué sirve?

Sirve para crear bases de datos, las cuales se utilizan para realizar tareas de administración de datos como por ejemplo almacenar, recuperar, y analizar los datos acerca de pedidos y clientes.

• ¿Cuáles son los componentes de Access?• Una aplicación de Access tiene los mismos objetos que una base de datos como:• Formularios objetos que los usuarios ven y utilizan directamente.• Informes• Tablas• Consultas objetos de apoyo que controlan el funcionamiento de los formularios e• Macros informes• Módulos

Es la forma más simple, en ellas almacenamos los datos de forma estructurada.Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde se conserva toda la información o los datos.

Las propiedades de una tabla se establecen en la hoja de propiedades de dicha tabla; así, puede establecer la propiedad Vista predeterminada de una tabla para indicar el modo en que la tabla se va a mostrar de forma predeterminada. La propiedad de un campo define un aspecto del comportamiento del campo en cuestión.

Las bases de datos relacionales, como Access, acostumbran a tener varias tablas relacionadas. En una base de datos bien diseñada, cada tabla conserva datos de un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla está formada por registros (filas) y campos (columnas). Los campos contienen diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.

TABLAS

¿Cómo se hace una tabla?

¿Como se saca propiedades de una

tabla?

Dependiendo del tipo de datos definido para un campo específico, Access mostrará las propiedades disponibles para ese tipo de datos en particular.

Las reglas de validación verifican que los datos que un usuario introduce en un registro cumplen con las normas que especifica antes de que el usuario guarde el registro, restringe los valores que un usuario puede agregar dentro de un campo en una tabla, consulta o formulario. De esta forma se garantiza el cumplimiento de ciertos requisitos deseados

En una base de datos relacional, las relaciones permiten evitar los datos redundantes. Ahora que ha dividido la información en tablas necesita un modo de reunir de nuevo la información de forma provechosa..

Reglas de la validación Tipos de relación de

tablas

Relaciones de uno a varios

Relaciones de varios a variosEn una relación de varios a varios, una fila de la tabla A

puede tener muchas filas coincidentes en la tabla B y viceversa. Este tipo de relación se crea definiendo una tercera tabla, denominada de unión. La clave principal de dicha tabla de unión está compuesta de las claves externas de ambas tablas A y B. Por ejemplo, la tabla "Autores" y la tabla "Títulos" tienen una relación de varios a varios que se define mediante una relación de uno a varios de cada una de estas tablas a la tabla "Título Autores".

La relación de uno a varios es el tipo más común. En este tipo de relación, una fila de la tabla A puede tener muchas filas coincidentes en la tabla B, pero una fila de la tabla B solo puede tener una fila coincidente en la tabla A. Por ejemplo, las tablas "Editores" y "Títulos" tienen una relación de uno a varios. Es decir, cada editor produce muchos títulos. Pero a cada título le corresponde solo un editor

Relaciones de uno a uno

En una relación uno a uno, una fila de la tabla A no puede tener más de una fila coincidente en la tabla B y viceversa. Una relación uno a uno se crea si las dos columnas relacionadas son las claves principales o tiene restricciones UNIQUE.Este tipo de relación no es común porque la mayor parte de la información relacionada de esta manera estaría toda en una tabla. Podría utilizar una relación de uno a uno para realizar las siguientes acciones:

Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas  para conseguir información detallada de una base de datos. Al crear una consulta en Access, defines condiciones específicas de búsqueda para encontrar, exactamente, la información que deseas.

¿Qué son consultas

?

¿Cómo se hace una consulta?

CONSULTAS

Vista Hoja de datos, te permitirá ver los resultados de tu consulta en forma de tabla o la Vista Diseño, te permitirá modificar o configurar la consulta.

Una consulta de comandos aporta modificaciones a muchos registros con una única operación. Existen cuatro tipos de consultas de comando: de Eliminación, de Actualización, de Alineación y de Creación de Tablas.

COMANDOS

ELIMINACION

ACTUALIZACION

ALINEACION

CREACION DE TABLAS

PARAMETROS

DUPLICADOS

Este tipo aporta modificaciones globales a uno o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de aumentar en un 10 por ciento el precio de todos los productos lácteos o aumentar los salarios en un 5 por ciento a las personas pertenecientes a una determinada categoría laboral.Estas consultas agregan un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Supongamos, por ejemplo, que se han conseguido nuevos clientes y existe una base de datos que contiene una tabla de información sobre estos.

Este tipo de consultas crea una nueva tabla basándose en todos los datos o parte de estos existentes en una o más tablas.

Una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra una ventana de diálogo que solicita informaciones, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que se desea insertar en un campo.

Encuentra los registros repetidos en una misma tabla.

Este tipo de consulta elimina un grupo de registros de una o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de utilizar una consulta de eliminación para reemplazar los productos que se han dejado de producir o para aquellos sobre los cuales no existen pedidos.

Criterios a realizar una

consulta

En esta tabla podrás escribir los criterios que tendrá tu búsqueda. Verás que en la primera fila de esta tabla encontrarás el nombre de los campos que serán incluidos en la consulta. También podrás ver a que tabla pertenece cada campo y ordenar la forma como quieres que aparezcan los resultados de lo que estás buscando.

Establecer criterios

El establecimiento de criterios permite limitar el Dynaset correspondiente a determinados registros. Los criterios se especifican a partir de una expresión que indica los registros a incluir y que puede ser simple (por ejemplo, todos los registros vinculados con filiales españolas se encontrarán escribiendo "España") o un poco más compleja (encontrar todos los registros vinculados a los representados en edades comprendidas entre los 20 y los 30 años, escribiremos: Between 20 and 30). Una expresión puede ser tecleada directamente en la cuadrícula QBE en el recuadro "Criterios" a partir de una descripción precisa (para las filiales españolas del ejemplo anterior, podemos escribir: España, =España, "España", ="Italia") o bien podemos recurrir al generador de expresiones.

Se usan los formularios para trabajar con la base de datos, estos están vinculados a las tablas y nos ofrecen una forma más práctica y bonita, según el gusto y el empeño que le ponga el usuario, para trabajar con nuestra información.

¿Qué son?

Los Formularios son básicamente visualizadores por pantalla, que no sólo muestran datos informativos de las tablas, también son interactivos, por tanto permiten introducir nuevos registros en las tablas, modificar e incluso borrar registros de las de una o varias tablas relacionales. También pueden hacer cálculos (campos calculados o controles de cuadros de texto) con los datos de las tablas. Los campos que contienen objetos OLE (imágenes, fotos, sonidos, videos, etc.) necesitan ser mostrados en un formulario para que se vean y/o escuchen...

FORMULARIOS

Tipos de formularios

Columna simple: El formulario obtenido muestra todos los campos de un registro en una única columna.

Tabular: El formulario tiene la estructura de tabla: registros en fila y campos en columnas.

Gráfico: se abre el asistente para gráficos.

Principal/subformulario: Asistente para usar varias tablas o consultas en un mismo formulario

Automático: Crea un formulario de columna simple sin preguntar nada al usuario.