ACTA No. 03-2013 - Archivo Nacional de Costa Rica · ACTA No. 03-2013 correspondiente a la sesión...

ACTA No. 03-2013 correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión

Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección

General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día 30 de enero

de 2013; con la asistencia del señor José Bernal Rivas Fernández, Presidente de la

Comisión, en representación del Presidente de la Junta Administrativa del Archivo

Nacional; la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios

Archivísticos Externos y Secretaria Ejecutiva de la Comisión; la señorita Camila Carreras

Herrero, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional y la señorita

Krystel Segura Peñaranda, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos.

Ausentes con justificación: la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y

Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico; el señor Raymundo Brenes Rosales,

Historiador; la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Asiste la

señora María del Carmen Retana Ureña, Profesional responsable del informe de valoración

IV-01-2013-TP del Ministerio de Educación Pública y la señorita Natalia Cantillano Mora,

Profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos como invitada. Convocada

la señora Lilliam Alvarado Agüero, Jefe del Archivo Central y Presidente del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Educación

Pública.-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

CAPITULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS.---------------------------------------------

ARTÍCULO 1. Lectura, comentario y aprobación del acta No. 02-2013.----------------------------

ACUERDO 1. Se aprueba con correcciones el acta No. 02-2013 del 23 de enero del 2013.

CAPITULO II. SOLICITUDES DE VALORACIONES PRESENTADAS.---------------------------

ARTÍCULO 2. Oficio CISED-001-2013 del 23 de enero del 2013 suscrito por el señor

Ramiro Fernández Elizondo, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación

de Documentos (CISED) del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico (INCOP); por

medio del cual presentan 1 valoración parcial con 2 series documentales.-----------------------

ACUERDO 2. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento,

Servicios Archivísticos Externos, el oficio CISED-001-2013 del 23 de enero del 2013

suscrito por el señor Ramiro Fernández Elizondo, Presidente del Comité Institucional de

Selección y Eliminación de Documentos (CISED) del Instituto Costarricense de Puertos del

Pacífico (INCOP); por medio del cual presentan 1 valoración parcial con 2 series

documentales, y lo asigne a un profesional para la revisión, el análisis y preparación del

informe de valoración correspondiente, el cual deberá ser presentado ante este órgano de

acuerdo con la metodología de valoración aprobada en la sesión 51-2012 del 08 de

noviembre del 2012. ACUERDO FIRME.------------------------------------------------------------------

CAPITULO III. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LA

SIGUIENTE VALORACIÓN.-----------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 3. Informe de Valoración: IV-01-2013-TP. Asunto: Tablas de plazos de

conservación de documentos. Fondo: Ministerio de Educación Pública. Convocada: la

señora Lilliam Alvarado Agüero, Jefe del Archivo Central y Presidente del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Educación.

Hora: 9:00 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión los documentos estuvieron a

disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 9:30 horas

ingresan la señora Lilliam Alvarado Agüero, Jefe del Archivo Central y Presidente del

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de

Educación y el señor Ricardo Zúñiga Zúñiga, Funcionario de la Dirección de Recursos

Humanos del Ministerio de Educación Pública. La señora María del Carmen Retana

Ureña, Profesional responsable, procede con la lectura del informe de valoración No. IV-

01-2013-TP y expone las consideraciones del informe de valoración, entre las cuales no se

destaca ninguna.---------------------------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 3. Aprobar la solicitud de Tablas de Plazos de Conservación de Documentos

presentadas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del

Ministerio de Educación Pública, mediante oficio CISED-012-12 de 18 de setiembre de

2012, para el Fondo: Ministerio de Educación Pública, Subfondos: 1. Oficialía Mayor, 2.

Dirección de Recursos Humanos. La aprobación se hace conforme a lo siguiente: ------

Fondo: MINISTERIO DE EDUCACIÓB PÚBLICA---------------------------------------------------

1. Subfondo: Oficialía Mayor1. Objetivo: Brindar apoyo al Viceministerio

Administrativo de Educación en la planificación, desarrollo, seguimiento y evaluación de

los planes y programas formulados para orientar la prestación de los servicios que

brinda el MEP por medio de la Dirección de Recursos Humanos, la Dirección de

Infraestructura y Equipamiento Educativo, la Dirección de Programas de Equidad, la

Dirección de Informática de Gestión, la Dirección General Financiera, la Dirección de

1 La tabla de plazos aparece firmada por el señor Víctor Hugo Orozco Delgado, Oficial Mayor y la señora Lilliam Alvarado

Agüero, Presidente del CISED. A partir del año 2008 con la reestructuración del MEP, la Oficialía Mayor cambió sustancialmente sus funciones, convirtiéndose en una unidad de apoyo administrativo.-------------------------------------------

Proveeduría Institucional y la Dirección de Servicios Generales. Funciones:

Representa a la Institución ante entes públicos y privados en todas aquellas gestiones

para las cuales es designado por las autoridades competentes y que afecten la actividad

administrativa y financiera del Ministerio de Educación Pública. *Coordina la

tramitación y pago de pólizas de seguro ante el Instituto Nacional de Seguros que

protejan los recursos del área administrativa del Ministerio de Educación Pública.

*Coordina la elaboración del Plan Anual Operativo de la Oficialía Mayor. *Recopila y

analiza información relacionada con la actividad presupuestaria y el límite de gastos

correspondientes al programa presupuestario 551 (servicios de apoyo a la gestión), el

cual incluye: la Proveeduría Institucional, la Dirección Financiera, la Dirección de

Recursos Humanos, la Dirección de Servicios Generales el Ministerio de Educación

Pública y Archivo Central. *Supervisa por medio de evaluaciones periódicas la

ejecución y liquidación presupuestaria del programa 551. *Dirige la elaboración de

modificaciones al presupuesto del programa 551 por medio de ajustes y traslados de

subpartida. *Actúa como enlace con el programa 550 (Definición y planificación de la

política educativa) en todo lo relacionado con el proceso de elaboración y ejecución del

presupuesto de la Oficialía Mayor.------------------------------------------------------------------------

Tipo documental------------------------------------------------------ Valor científico – cultural

1.1. Correspondencia sustantiva2. Sobre brindar apoyo

al Viceministerio Administrativo de Educación en la

planificación, desarrollo, seguimiento y evaluación de los

planes y programas formulados para orientar la prestación

de los servicios que brinda el Ministerio de Educación

Pública (MEP). Original y copia. Original y copia Ministro

de Educación Pública, viceministerios de Educación

Pública, direcciones y departamentos del MEP, direcciones

regionales. Soporte papel. Fechas extremas: 2000-2012.

Cantidad: 3 metros. Vigencia administrativa-legal: 4 años

en archivo de gestión.-------------------------------------------------

No*-------------------------------

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2 Se transfiere la correspondencia sustantiva del Despacho del Ministro al Archivo Nacional finalizado el período de la

administración gubernamental según artículo 53 de la Ley 7202. Tiene declaratoria de valor científico –cultural emitida por la CNSED en sesión Nº 21-2010 de 28 de julio de 2010.--------------------------------------------------------------------------------

1.2. Circulares3. Contiene: número de oficio, oficina o

persona a quién va dirigido e información sobre eventos y

asuntos administrativos. Original y copia. Original y copia:

Ministro de Educación, viceministerios de Educación,

direcciones regionales y dependencias del MEP. Soporte

papel. Fechas extremas: 2003-2012. Cantidad: 0.30

metros. Vigencia administrativa-legal: 2 años en archivo

de gestión.----------------------------------------------------------------

No*-------------------------------

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1.3. Expediente del Censo Nacional 2011. Contiene:

Muestra de la fórmula que se utiliza para el censo de

población y vivienda del 2011, formulario de resumen de

área de empadronamiento, Manual de procedimientos para

el pago de incentivo económico a funcionarios del MEP y

oficios. Original. Sin copia. Soporte papel. Cantidad:

0,01 metros. Fechas extremas: 2011. Vigencia

administrativa-legal: 2 años en archivo de gestión.------------

No*-------------------------------

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1.4. Control Consecutivo asignación de oficios.

Contiene: números consecutivos correspondientes a los

oficios que se producen. Original. Sin copia. Soporte

papel. Cantidad: 0,01 metros. Fechas extremas: 2011-

2012. Se empezó a producir en el año 2011. Vigencia


No*-------------------------------

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1.5. Correos electrónicos4. Contiene: convocatorias a

reuniones, participaciones a congresos o capacitaciones,

asuntos de trámites administrativos. Original. Sin copia.

Soporte papel. Cantidad: 0,01 metros. Fechas extremas:

2011-2012. Empezó a imprimirse el año 2011. Vigencia


No*-------------------------------

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1.6. Registros de Correspondencia enviada y recibida. No*-------------------------------

3 Se transfieren las directrices emitidas por el Ministro respecto a todo lo relacionado con la educación al Archivo Nacional

finalizado el período de la administración gubernamental según artículo 53 de la Ley 7202 Tiene declaratoria de valor científico –cultural emitida por la CNSED en sesión Nº 21-2010 de 28 de julio de 2010.-------------------------------------------- 4 El correo electrónico es un medio de transmisión de información, la cual se debe clasificar y ordenar en el expediente

correspondiente según su contenido. Por consiguiente no califica como tipo documental y debe enmendarse en lo sucesivo el tratamiento descriptivo en este caso.------------------------------------------------------------------------------------------------

Contiene: número de oficio y el sello de recibido que indica

la fecha y la persona que recibe la documentación.

Original. Sin copia. Soporte papel. Cantidad: 0,08 metros.

Fechas extremas: 2010-2012. Se empezó a producir en el

año 2010. Vigencia administrativa-legal: 2 años en archivo

de gestión.----------------------------------------------------------------

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1.7. Registro de facturas enviadas. Contiene: número

de envío, nombre del jefe del programa, fecha, nombre del

beneficiario, cédula, fecha de ingreso, monto bruto, monto

líquido y factura, firma y sello de la oficina que recibe.

Original. Sin copia. Soporte papel. Cantidad: 0,10 metros.

Fechas extremas: 2010-2012. Se empezó a producir en el

año 2010. Vigencia administrativa-legal: 3 años en archivo

de gestión.----------------------------------------------------------------

No*-------------------------------

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1.8. Expediente de autorizaciones para realizar

trámites en nombre del Ministro de Educación Pública.

Contiene: Copia de la cédula jurídica del MEP, copia de

cédulas de identidad del Ministro de Educación y los

oficios respectivos para autorizar al Oficial Mayor a realizar

el trámite correspondiente. Original. Copia Ministro de

Educación Pública. Soporte papel. Cantidad: 0,05 metros.

Fechas extremas: 2008-2012. Vigencia administrativa-

legal: 5 años en archivo de gestión.-------------------------------

No*-------------------------------

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1.9. Facturas de pagos de servicios. Contiene: Copia de

la factura, memorando solicitando la revisión de la factura

para el pago correspondiente y constancia de

cumplimiento de los requisitos para el pago de la factura.

Copia. Original Dirección Financiera. Soporte papel.

Cantidad: 0,20 metros. Fechas extremas: 2009-2012.

Vigencia administrativa-legal: 4 años en archivo de

gestión.--------------------------------------------------------------------

No*-------------------------------

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1.10. Informe de liquidaciones presupuestarias. Sobre No*-------------------------------

el reporte de reservas de recursos de saldos disponibles

para las subpartidas presupuestarias. Contiene: número de

programa presupuestario, subpartida, número de reserva

de recursos, posición, clase de reserva de recursos, fecha

de registro en el Sistema Integrado de Gestión de la

Administración Financiera (SIGAF), descripción, monto

inicial y saldo actual. Original. Copia: Departamento de

Control y Evaluación Presupuestaria. Soporte papel.



gestión.--------------------------------------------------------------------

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1.11. Inventario de activos. Contiene: Nº de placa,

descripción del bien, cédula, persona a cargo del bien,

características, estado físico. Copia. Original

Departamento de Administración de Bienes. Soporte


2012. Vigencia administrativa-legal: 2 años en archivo de

gestión.--------------------------------------------------------------------

No*-------------------------------

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1.12. Boleta de traslado de activos. Contiene: fecha,

dependencia que entrega, nombre del funcionario que

entrega, cédula de identidad del funcionario que entrega,

dependencia que recibe, nombre y cédula del funcionario

que recibe, número de patrimonio, código de barra,

descripción, serie, modelo y marca, firmas y sellos de los

funcionarios que entregan y que reciben. Copia. Original

Departamento de Administración de Bienes. Soporte

papel. Cantidad: 0, 01 metros. Fechas extremas: 2011-

2012. Se empezó a producir en el año 2011. Vigencia


No*-------------------------------

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1.13. Expedientes de reuniones con Asociaciones

Laborales. Contiene: registro de asistencia a la reunión,

registros de correos electrónicos y números telefónicos de

No*-------------------------------

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los participantes y acta de la reunión. Original. Sin copia.

Soporte papel. Fechas extremas: 2011-2012. Cantidad:

0,02 metros. Se empezó a producir en el año 2011.


gestión.--------------------------------------------------------------------

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1.14. Formularios de solicitud y liquidación de viáticos.

Contiene: nombre del funcionario, número de cédula,

motivo del viaje, localidad a visitar, origen y destino de la

gira, monto del adelanto, entre otros asuntos. Se anexan a

la solicitud del pago de viáticos: copia de cuenta cliente y

copia de cédula. Copia. Original Departamento de

Tesorería. Soporte papel. Fechas extremas: 2008-2012.

Cantidad: 0,02 metros. Vigencia administrativa-legal: 1

año en archivo de gestión.-------------------------------------------

No*-------------------------------

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1.15. Expedientes de Personal. Contiene: cartas, boletas

de vacaciones, boleta de justificación de omisión de

marca, de incapacidades, evaluaciones de desempeño,

movimientos del personal de este Departamento. Copia.

Original Departamento de Registros Laborales. Soporte

papel. Fechas extremas: 2007-2012. Cantidad: 0,30

metros. Vigencia administrativa-legal: 5 años en archivo

de gestión.----------------------------------------------------------------

No*-------------------------------

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1.16. Cuadro resumen Evaluación del Desempeño.

Contiene: el nombre del departamento, nombre del jefe

inmediato, nombre del superior del jefe inmediato, datos

del servidor, calificación, período de la calificación,

observaciones, firma del jefe inmediato y del superior del

jefe inmediato. Se adjunta declaración jurada de la

calificación dada a los servidores. Copia. Original

Departamento de Registros Laborales. Soporte papel.

Fechas extremas: 2009. Sólo aparece de ese año.


No*-------------------------------

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años en archivo de gestión.------------------------------------------ ------------------------------------

1.17. Expediente de Evaluación del Desempeño.

Contiene: original de la evaluación del desempeño,

notificaciones relacionadas con el desempeño, cartas de

felicitación o reconocimiento por el trabajo eficiente,

llamadas de atención entre otros. Original. Original

funcionario (evaluación del desempeño), Departamento de

Registros Laborales. Soporte papel. Fechas extremas:

2011-2012. Cantidad: 0,05 metros. Se comenzó a

implementar este año. Vigencia administrativa-legal: 5

años. ----------------------------------------------------------------------

No*-------------------------------

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1.18. Plan Operativo Anual de la Oficialía Mayor.

Contiene: estrategias generales, objetivos generales,

diagnóstico situacional estratégico, objetivos específicos,

actividades, meta, indicador de desempeño, período de

ejecución y departamento. Copia. Original Departamento

de Programación. Soporte papel. Fechas extremas: 2008-

2012. Cantidad: 0,01 metros. Vigencia administrativa-

legal: 2 años. -----------------------------------------------------------

No*-------------------------------

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1.19. Informes trimestrales de labores. Contiene misión,

objetivos, metas alcanzadas y justificación de las labores

realizadas. Copia. Original Departamento de

Programación y Evaluación. Soporte papel. Fechas

extremas: 2004-2012. Cantidad: 0,12 metros. Vigencia

administrativa-legal: 2 años. ----------------------------------------

No*-------------------------------

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1.20. Expediente de Control Interno. Contiene: matrices

de identificación y análisis de riesgos, medidas de control y

acciones de mejoras, descripción del sistema de

información, gestión documental y la de seguimiento de

objetivos y metas. Original. Sin copia. Soporte papel.

Fechas extremas: 2010-2012. Se empezó a implementar

en el año 2010. Cantidad: 0,03 metros. Vigencia

No*-------------------------------

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administrativa-legal: 2 años.----------------------------------------- ------------------------------------

1.21. Anteproyecto presupuestario. Contiene:

programa: subpartida, departamento, código hacienda,

descripción, cantidad, precio unidad, precio total,

empaque, observaciones, monto total presupuestado.

Copia. Original: Departamento de Formulación

Presupuestaria. Soporte papel. Fechas extremas: 2005,

2009-2012. Inició 2005 y se retomó el 2009. Cantidad:

0,02 metros. Vigencia administrativa-legal: 2 años. ----------

No*-------------------------------

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1.22. Boletas de asignación de activos. Contiene:

número de boleta, código de la oficina, fecha, nombre de la

oficina solicitante, nombre del funcionario, ubicado en,

número de placa, cantidad, descripción, autorizado por,

recibido por (fecha). Copia. Original Departamento de

Administración de Bienes. Soporte papel. Fechas

extremas: 2008-2012. Cantidad: 0.02 metros. Vigencia


No*-------------------------------

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1.23. Plan de compras. Sobre las prioridades de compras

para cada año presupuestario para el programa

presupuestario 551. Contiene: bien o servicio, tipo de

empaque (unidad, litro, galón, entre otros) precio, partida,

cantidad, costo y prioridad. Copia. Original Dirección de

Proveeduría Institucional. Soporte papel. Fechas


administrativa-legal: 2 años.-----------------------------------------

No*-------------------------------

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1.24. Informe de bienes pendientes de retirar de la

bodega. Sobre los bienes pendientes de ser retirados por

los funcionarios de las dependencias respectivas.

Contiene: ubicación, descripción del artículo, existencia,

tipo de medida, costo total, costo promedio y último costo.

Copia. Original Dirección Financiera, Dirección de

Servicios Generales, Dirección Proveeduría Institucional y

No*-------------------------------

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Dirección de Recursos Humanos. Soporte papel. Fechas


administrativa-legal: 1 año. ------------------------------------------

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1.25. Expedientes de contrataciones. Sobre las

contrataciones directas aprobadas del programa

presupuestario 551. Contiene: Oficios, copia de los

contratos, informe de apercibimiento y pliego de

condiciones. Copia. Original Departamento

Administración de Contratos. Soporte papel. Fechas



No*-------------------------------

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1.26. Solicitudes de Caja Chica. Contiene: solicitud de

pedido de compra por caja chica, formulario de solicitud de

reserva de recursos, factura proforma y certificación de no

existencia del artículo solicitado. Copia. Original Dirección

Financiera. Soporte papel. Fechas extremas: 2003, 2006,

2008-2012. Cantidad: 0.50 metros. Vigencia


No*-------------------------------

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1.27. Solicitud de creación, modificación o caducidad

de reservas de recursos. Contiene: Oficio y formulario

de solicitud de creación, modificación y caduco de la

reserva de recursos y oficio de justificación de la

modificación de la reserva de recursos. Copia. Original

Departamento de Control y Evaluación Presupuestaria.


0.20 metros. Vigencia administrativa-legal: 5 años. ----------

No*-------------------------------

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1.28. Reporte de reservas de recursos. Sobre el saldo

actual de recursos. Contiene: programa presupuestario,

subpartidas, número de recurso de reservas, posición,

clases de reservas de recursos, fecha de registro en

SIGAF, descripción, monto inicial y saldo actual. Original.

Copia Departamento de Control y Evaluación

No*-------------------------------

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Presupuestaria. Soporte papel. Fechas extremas: 2008-

2012. Cantidad: 0.10 metros. Vigencia administrativa-

legal: 2 años. ------------------------------------------------------------

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1.29. Informe de liquidaciones presupuestarias.

Contiene: programa presupuestario, partida, subpartida,

descripción, presupuesto actual, cuota liberada, solicitado,

comprometido, recibido de mercancía, devengado,

pagado, disponible liberado, presupuesto disponible e

indicadores para el seguimiento. Original. Copia




No*-------------------------------

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1.30. Requisición de materiales y mobiliario. Contiene:

fecha, nombre del departamento solicitante, cantidad,

unidad, código y descripción del material solicitado, firma

de recibido. Original. Original Departamento de

Administración de Bienes; dependencia que retira5



No*-------------------------------

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1.31. Solicitud de ajustes de cuotas. Contiene: Número

de programa, mes, semestre, fecha, subpartida, origen de

la cuota, destino de la cuota, renuncia de la cuota, monto

del ajuste por mes y control. Copia. Original




No*-------------------------------

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1.32. Solicitudes de pedido de compra. Contiene: Oficio

de remisión de la solicitud, solicitud de pedido, justificación

de la unidad gestora, cronograma responsable de etapas

de la unidad gestora. Se adjuntan: facturas proformas,

cédula jurídica, personería jurídica, entre otros. Copia.

No*-------------------------------

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5 Mediante correo electrónico de 28 de enero 2013, el señor Ricardo Zúñiga Zúñiga, delegado por la Presidente del

CISED del MEP aclara que es un original múltiple: “En efecto son tres tantos y los tres son firmados originales”.-----------

Original Dirección de Proveeduría Institucional. Soporte

papel. Fechas extremas: 2004, 2006, 2008-2012.

Cantidad: 0.30 metros. Vigencia administrativa-legal: 4

años.-----------------------------------------------------------------------

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1.33. Expediente de Pólizas del Instituto Nacional de

Seguros (INS). Sobre las pólizas adquiridas al INS de

vehículos, riesgos del trabajo y contra incendios en los

edificios oficinas centrales del MEP. Contiene: oficios,

copias de factura de gobierno por el cobro del seguro,

condiciones del seguro, copias facturas de la agencia por

la compra de un vehículo, copia del recibo de dinero por

parte del Instituto Nacional de Seguros (INS) y registros de

proveedores de repuestos. Original. Sin copia. Soporte


metros. Vigencia administrativa-legal: 3 años. ----------------

No*-------------------------------

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1.34. Solicitud de exención concreta de tributos de

importación. La Fundación Omar Dengo solicita por

medio del Ministerio de Educación la exención del pago de

impuestos a artículos que se van a entregar a los centros

educativos (computadoras, equipo de cómputo, entre

otros) Contiene: formulario de solicitud de exención de

tributos de importación, factura del proveedor y orden de

compras. Copia. Original Fundación Omar Dengo.



No*-------------------------------

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1.35. Expediente de traslado de partidas. Sobre los

traslados de recursos entre las partidas del programa

presupuestario 551. Contiene: Formulario para la Solicitud

de Traslado de Partidas (nombre de la subpartida,

justificación del rebajo de recursos de la subpartida y

justificación de los aumento de recursos a la subpartida) y

oficios de las dependencias solicitando los traslados de

No*-------------------------------

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partidas. Original. Sin copia. Soporte papel. Fechas



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1.36. Pedidos de compra. Contiene: fecha, cédula

jurídica del proveedor, nombre del proveedor, exento de

impuesto de ventas y consumo, nombre de la sociedad,

tipo de trámite de compra, datos para pedidos al exterior,

tipo de cambio, forma de pago, material, denominación,

especificaciones técnicas a requerir, especificaciones

técnicas recibidas, fecha de entrega, datos sobre

garantías, lugar de entrega, cantidad o medida, precio

unitario y monto línea. Copia. Original Proveeduría

Institucional, copia Departamento solicitante. Soporte


metros. Vigencia administrativa-legal: 4 años. ----------------

No*-------------------------------

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1.37. Actas de Comisión de Recomendación de

Adjudicaciones. Sobre las recomendaciones que la

comisión brinda para realizar las contrataciones mediante

licitaciones abreviadas. Contiene: número de licitación,

fecha, nombre de los presentes, nombre del proveedor y

cédula jurídica, descripción del bien, cantidad, monto

unitario en colones, monto total adjudicado en colones,

total, firma de los presentes. Copia. Original Dirección de

Proveeduría Institucional. Soporte papel. Fechas



No*-------------------------------

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1.38. Registro de Activos del Centro de

Almacenamiento y Administración de Materiales.

Contiene: nombre del departamento solicitante, número de

programa, número de factura, número de pedido, cantidad

de activos retirados, fecha del reporte, número de orden,

cantidad solicitada, cantidad despachada, tipo de unidad,

No*-------------------------------

------------------------------------

------------------------------------

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código, descripción, placas, serie, recibo conforme,

número de cédula, fecha, firma del oficial de seguridad del

MEP y firma y sello de coordinador en bodega. Original.

Original Departamento de Administración de Bienes6



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1.39. Informes de Auditoría7 Sobre el análisis de la

situación actual y las recomendaciones para el adecuado

cumplimientos de las responsabilidades de la Oficialía.

Contiene: origen, objetivo alcance, comunicación de

resultados, comentarios, conclusiones y recomendaciones.

Original. Copia Auditoría Interna. Soporte papel.

Cantidad: 0.02 metros. Fechas extremas: 2008-2012.

Vigencia administrativa-legal: 5 años. ----------------------------

No*-------------------------------

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1.40. Cronograma de implementación de las

recomendaciones de los informes de auditoría.

Contiene: Fecha, actividad, tiempo estimado, responsable

y observaciones. Copia. Original Auditoría Interna.

Soporte papel. Cantidad: 0.02 metros. Fechas extremas:

2010-2012. Vigencia administrativa-legal: 2 años. -----------

No*-------------------------------

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------------------------------------

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1.41. Informes de Ejecución del Presupuesto. Sobre el

reporte de la ejecución y cumplimiento del presupuesto

para el programa 5518. Contiene: cantidad de contratos

adjudicados por subpartida, cantidad de saldos disponibles

por subpartida, contrataciones infructuosas, productos

adquiridos y medidas correctivas. Se adjuntan solicitudes

No*-------------------------------

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CISED del MEP aclara que es un original múltiple: “Exactamente como el orden 30 de la tabla de Oficialía Mayor, al estar entregando, recibiendo o inventariando activos siempre se dejan originales en las dependencias involucradas”.---------- 7 Corresponden al Programa 551. En sesión CNSED 13-2010 de 12 de mayo de 2010, se conoció el subfondo de

Auditoría del Ministerio de Educación y en relación con la serie documental 1.24 Consecutivo de Informes de Auditoría, aparece sin declaratoria porque en consulta realizada al señor Harry, J Maynard,, Director de la Auditoría Interna del MEP en fecha 07-05-2010, indica ”Los informes son de fiscalización y control interno operativo. Cuando alguno posee cierta trascendencia se conoce y quedan en actas del Consejo Superior de Educación”.-------------------------------------------------- 8 Mediante correo electrónico de 28 de enero 2013, el señor Ricardo Zúñiga Zúñiga, delegado por la Presidente del

CISED del MEP aclara que “El programa presupuestario 551 “Servicios de Apoya a la Gestión” es un “programa” asignado por el Ministerio de Hacienda para administrar, velar y ejecutar el presupuesto asignado para las Direcciones de Recursos Humanos, Dirección de Servicios Generales, Dirección de Proveeduría y la Dirección Financiera para la compra de bienes y servicios de dichas Direcciones”.----------------------------------------------------------------------------------------------------

de pedido tramitadas. Copia. Original Dirección de

Planificación Institucional, Departamento de Control y

Evaluación Presupuestaria. Soporte papel. Cantidad: 0.05

metros. Fechas extremas: 2009-2012. Vigencia


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1.42. Resoluciones de creación de centros educativos.

Sobre la aprobación de creación de un centro educativo en

diferentes lugares del país. Contiene: número de

resolución, los considerandos, resuelve y firma del

funcionario responsable. Copia. Original Unidad de

Gestión de la Dirección de Personal. Copia Departamento

de Estudios y Programación Presupuestaria. Soporte

papel. Fechas extremas: 2004. Cantidad: 0.02 metros.


No*-------------------------------

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1.43. Expediente de riesgo de los edificios centrales

del MEP. Sobre las medidas tomadas por el Ministerio de

Educación Pública a raíz de un informe sanitario producido

por el Ministerio de Salud por falta medidas de seguridad.

Contiene: informe sanitario del Ministerio de Salud, orden

sanitaria, informe de salud ocupacional, informe del cuerpo

de bomberos por principio de incendio, informes de

medidas tomadas por el Ministerio de Educación Pública y

oficios. Original. Sin copia. Soporte papel. Fechas

extremas: 2005. Cantidad: 0.03 metros. Vigencia


No*-------------------------------

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1.44. Certificaciones de zonaje. Sobre las certificaciones

producidas por la Comisión de Zonaje que pertenecía a la

Oficialía Mayor sobre las instituciones aprobadas con el

incentivo de Zona de Menor Desarrollo. Contiene: número

de certificación, nombre del solicitante y firma del oficial

mayor. Se adjunta la lista de instituciones con zonaje que

se está certificando. Copia. Original interesados. Soporte

No*-------------------------------

------------------------------------

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papel. Fechas extremas: 2004. Solo se produjo ese año.

Cantidad: 0.08 metros. Vigencia administrativa-legal: 1

año. ------------------------------------------------------------------------

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1.45. Expediente de la Comisión de Creación de

Centros Educativos. Sobre la participación del Oficial

Mayor en la Comisión de Creación de Centros Educativos.

Contiene: agendas de reunión, resúmenes de las

solicitudes de creación de centros educativos (ubicación

geográfica del centro educativo, proyección de matrícula,

nombres de las instituciones aledañas, terreno con que

cuentan para construir el centro educativo, mobiliario,

infraestructura y aval del equipo regional. Copia. Original

interesados. Soporte papel. Fechas extremas: 2005. Solo

se produjo ese año. Cantidad: 0.01 metro. Vigencia


No*-------------------------------

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1.46. Plan Operativo Anual de la Dirección Financiera.

Contiene: estrategias generales, objetivos generales,

diagnóstico situacional estratégico, objetivos específicos,


ejecución y departamento. Copia. Original Departamento

de Planes y Programas, Dirección Financiera. Soporte

papel. Fechas extremas: 2003. En el año 2003 la

Dirección Financiera era una dependencia de la Oficialía

Mayor, esto antes de la reestructuración. Cantidad: 0.01

metro. Vigencia administrativa-legal: 2 años. ------------------

No*-------------------------------

------------------------------------

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------------------------------------

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1.47. Plan Operativo Anual de la Dirección de Servicios

Generales. Contiene: estrategias generales, objetivos

generales, diagnóstico situacional estratégico, objetivos

específicos, actividades, meta, indicador de desempeño,

período de ejecución y departamento. Copia. Original

Departamento de Planes y Programas, copia

Departamento de Servicios Generales. Soporte papel.

No*-------------------------------

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------------------------------------

------------------------------------

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Fechas extremas: 2006. En el año 2006 el Departamento

de Servicios Generales era una dependencia de la

Oficialía Mayor, esto antes de la reestructuración.


años. ----------------------------------------------------------------------

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1.48. Expediente de Comisión del Presupuesto. Sobre

las reuniones en las que el Oficial Mayor participaba en la

Comisión del Presupuesto. Contiene: agendas de

reuniones, oficios, circulares, proyecciones de recursos

para las diferentes subpartidas y proyectos, copia del

convenio entre el MEP y el Consejo Nacional de Rectores

y correos electrónicos. Original. Sin copia. Soporte papel.

Cantidad: 0.04 metros. Fechas extremas: 2004. Vigencia


No*-------------------------------

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1.49. Expediente de la Comisión de Zonaje. Sobre las

reuniones en las que participa el Oficial Mayor de la

Comisión de Zonaje. Contiene: Oficios, circulares, agendas

de reunión, solicitudes analizadas para el pago de zonaje y

memorandos. Original. Sin copia. Soporte papel.


Vigencia administrativa-legal: 5 años.-----------------------------

No*-------------------------------

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1.50. Resumen de cambios de aumento o rebajo de

plazas o lecciones. Sobre los aumentos o rebajos de

plazas o lecciones para las instituciones educativas.

Contiene: Programa presupuestario, código de la

institución, nombres de la institución, cantidad y clase de

aumento, cantidad y clase de rebajo y observaciones.

Original Dirección General de Personal, Copia:

Departamento de Estudios y Programación

Presupuestaria. Soporte papel. Cantidad: 0.04 metros.

Fechas extremas: 2004. Solo se produjo este año. La

Dirección General de Personal era una dependencia de la

No*-------------------------------

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Oficialía Mayor. Vigencia administrativa-legal: 2 años. ----- ------------------------------------

1.51. Expediente de la Comisión de Ahorro Energético

(Edificio La Uruca). Sobre las medidas tomadas para

disminuir la factura eléctrica en los edificios del Ministerio

de Educación Pública en este caso del edificio ubicado en

la Uruca. Contiene: Informe de diagnóstico de la situación

eléctrica de las instalaciones, Informe de referencia para el

cartel de licitación y planos eléctricos de las obras a

realizar. Original. Sin copia. Soporte papel. Cantidad:

0.03 metros. Fechas extremas: 2005. Vigencia


No*-------------------------------

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1.52. Programación de actividades. Contiene: Nombre

de la dependencia, objetivo general, objetivos específicos,


ejecución, responsables y recursos. Original. Copia

Sección de Salud Integral. Soporte papel. Cantidad: 0.02

metros. Fechas extremas: 2006. Antes de la

reestructuración del MEP estas oficinas eran

dependencias de la Oficialía Mayor. Vigencia


No*-------------------------------

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1.53. Registros de facturas propuestas a pago. Sobre

la remisión de las facturas para ser incluidas en las

propuestas de pago y así ser canceladas. Contiene:

nombre del programa presupuestario, fecha, jefe del

programa, beneficiario, número de cédula, número de

documento, fecha de ingreso al sistema y monto a pagar.

Copia. Original Departamento de Contabilidad y

Presupuesto. Soporte papel. Cantidad: 0.02 metros.

Fechas extremas: 2005. Se produce solo ese año.

Vigencia administrativa-legal: 1 año.------------------------------

No*-------------------------------

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1.54. Expediente de la Comisión de Sumas Pagadas de

Más. Sobre el análisis de la situación de los dineros

No*-------------------------------

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pagados de más por el Ministerio de Educación a planillas

de los funcionarios. Contiene: agenda de reunión, minutas

de reunión, circulares, oficios, tablas estadísticas de las

sumas pagadas de más por mes e informes de sumas

pagadas de más del Ministerio de Hacienda. Original. Sin

copia. Soporte papel. Cantidad: 0.10 metros. Fechas

extremas: 2005. Se produce solo ese año. Vigencia


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1.55. Expediente Administrativo de la Licitación Nº 02-

561-161-CA (Productos Avanzados de Computación.

Sobre el proceso de licitación para la compra de equipos

de computación por parte del Ministerio de Educación

Pública. Contiene: Carta de presentación, oficios de

contestaciones al cartel, currículos de los representantes

legales de las empresas concursantes, copia resoluciones

de adjudicación, copia de la audiencia final por parte de la

Contraloría General de la República. Copia. Original

Dirección de Proveeduría. Soporte papel. Cantidad: 0.20

metros. Fechas extremas: 2005. Antes de la

reestructuración del MEP la Dirección de Proveeduría era

dependencia de la Oficialía Mayor. Vigencia


No*-------------------------------

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1.56. Expediente del Programa Ambiental Chirripó9.

Sobre las recomendaciones dadas por el Departamento de

Saneamiento Básico y Ambiental Institucional de la Caja

Costarricense de Seguro Social para el mejoramiento de

las condiciones de las instalaciones físicas. Contiene:

Informe del taller de saneamiento básico ambiental, lista

de instituciones educativas beneficiadas por el programa,

plano de la posible distribución de las aulas y copia del

Sí. Conservar permanen-

temente por la incidencia e

impacto en las comunida-

des indígenas del Chirripó.

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CISED del MEP aclara que el Expediente del Programa Ambiental Chirripó” Fue un proyecto de la Caja Costarricense del Seguro Social en el año 2003 sobre las posibles mejoras que se podían hacer a centros educativos del Alto de Chirripó (Zona Indígena) para el mejoramiento de las condiciones sanitarias, con la construcción de aulas”.

proyecto. Original. Sin copia. Soporte papel. Cantidad:

0.01 metro. Fechas extremas: 2003. Vigencia


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1.57. Certificaciones de trabajo. Sobre las

certificaciones emitidas por la Oficialía Mayor para

comprobar derechos laborales de los funcionarios que

laboran para la dependencia. Copia. Original interesado.


2004-2012. Vigencia administrativa-legal: 1 año. -------------

No*-------------------------------

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1.58. Expedientes de casos atendidos. Sobre las

diferentes situaciones conflictivas que se presentan en los

diferentes niveles del Ministerio de Educación donde tiene

que mediar el Oficial Mayor por órdenes superiores.

Contiene: Oficios manifestando la problemática que se

presenta, copias de las actas de reunión en los casos que

presenta y lista de personas denunciantes. Original. Sin


extremas: 2004-2012. Vigencia administrativa-legal: 5

años.-----------------------------------------------------------------------

No*-------------------------------

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1.59. Contratos. Sobre los contratos suscritos por el

Ministerio de Educación Pública y las instituciones públicas

o privadas en materia educativa para el mejoramiento del

sistema educativo. Copia. Original Dirección de Asuntos

Jurídicos, original interesado. Soporte papel. Cantidad:

0.01 metros. Fechas extremas: 2002. Solo aparece ese

año. Vigencia administrativa-legal: 5 años.---------------------

No*-------------------------------

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1.60. Expediente de la XIV Cumbre Iberoamericana de

Jefes de Estado y de Gobierno. Sobre el aporte

económico y material para recibir a los jefes de Estado y

de Gobierno por parte del presupuesto del Ministerio de

Educación Pública. Contiene: Oficios y listas de materiales

solicitados. Original. Sin copia. Soporte papel. Cantidad:

No*-------------------------------

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0.01 metros. Fechas extremas: 2004. Se produjo ese año.


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1.61. Expedientes de donación de terrenos. Sobre la

donación de terrenos para la construcción de centros

educativos. Contiene: copia del traspaso del terreno, plano

catastro del terreno, oficios, protocolo de venta del terreno

al donante. Copia. Original donador. Soporte papel.

Cantidad: 0.01 metros. Fechas extremas: 2001. Se

produjo ese año. Vigencia administrativa-legal: 5 años. ----

No*-------------------------------

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1.62. Convenios10 De cooperación Institucional en

materia educativa, adquisición de equipo, relaciones

laborales, infraestructura y dotación a centros educativos

entre otros11 Copia. Original Dirección de Asuntos

Jurídicos, Contraparte. Soporte papel. Cantidad: 0.01

metros. Fechas extremas: 2002 y 2012. Solo aparecen

convenios de esos años. Vigencia administrativa-legal: 5

años. ----------------------------------------------------------------------

No*-------------------------------

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1.63. Expedientes de alquiler de edificios. Sobre el

proceso de alquiler de los edificios utilizados por Oficinas

del Ministerio de Educación Pública (Direcciones

regionales, supervisiones y oficinas administrativas).

Contiene: oficios, copia del contrato, certificaciones de la

propiedad, avalúo y copias de resoluciones. Original sin


extremas: 2002. Solo se encontraron documentos de ese

año. Vigencia administrativa-legal: 5 años. --------------------

No*-------------------------------

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1.64. Planillas de pago pruebas nacionales. Sobre el

pago a los funcionarios que supervisan o colaboran en la

No*-------------------------------

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10

En sesión Nº 10-2007 de 26 de setiembre de 2007 se conoció valoración parcial y.se dio declaratoria de valor científico-cultural, en el subfondo División Jurídica, Subfondo Dirección y Asesoría Técnica Jurídica a la serie 1.12 Convenios de Cooperación Interinstitucional, fechas extremas: 1998-2006, cantidad: 1.80 metros y dice: “Conservar permanentemente una muestra del 10% de los más relevantes a criterio del jefe de la unidad y del Encargado del Archivo Central” 11

Información de contenido aportada por la señora Lilliam Alvarado Agüero, Presidente del CISED en Sesión 03-2013 de 30 de enero del 2013.

aplicación de las pruebas nacionales. Contiene: nombre

del funcionario, número de cédula, jornada laboral, lugar

donde se realizó, región, monto a cancelar, número de

cuenta y banco. Copia. Original División de Control de

Calidad. Soporte papel. Cantidad: 0.01 metros. Fechas

extremas: 2000. Se produce ese año. Vigencia


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1.65. Currículos sic: currículas. Sobre los currículos

entregados por particulares para que se gestione algún

nombramiento. Contiene: hoja de datos personales, copia

de la cedula, copia de atestados académicos y cartas de

recomendación. Copia. Original interesado. Soporte

papel. Cantidad: 0.10 metros. Fechas extremas: 2000-

2012. Vigencia administrativa-legal: 1 año. --------------------

No*-------------------------------

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1.66. Expediente de vehículos del Ministerio de

Educación. Contiene: copias de los títulos de propiedad,

copia del marchamo, oficios, copias de facturas por

reparaciones, boleta de exoneración de impuestos y copia

de la placa metálica. Original. Sin copia. Soporte papel.



No*-------------------------------

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1.67. Actas de la Comisión de Zonaje12. Sobre los

acuerdos tomados en las reuniones de la Comisión de

Zonaje. Contiene: Número de Acta, fecha, lista de

presentes, acuerdos tomados y firmas. Original. Sin copia.



No*-------------------------------

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1.68. Informe de la Comisión de Programa Gestión

Ambiental Institucional. Sobre las medidas tomadas por

el Ministerio de Educación para el ahorro del consumo

No*-------------------------------

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12

Mediante correo electrónico de 28 de enero 2013, el señor Ricardo Zúñiga Zúñiga, delegado por la Presidente del CISED del MEP aclara que no hay actas de zonaje de otros años en la Oficialía Mayor porque: “La Oficialía Mayor es un apoyo del Viceministerio Administrativo, por tal razón el Oficial Mayor solamente en los años 2003 y 2004 fue asignado para conformar esa Comisión como representante del viceministro de esos años”.

eléctrico en los edificios del ministerio. Contiene los

antecedentes de las institución, diagnósticos, actividades

por realizar y plan de acción. Copia. Original Ministerio de

Ambiente y Energía. Soporte papel. Cantidad:

0.02metros. Fechas extremas: 2012. Vigencia


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1.69. Guía para el trámite de alquiler de edificios y

locales para las direcciones regionales de educación.

Sobre los parámetros a seguir para la gestión efectiva de

alquiler de edificios y terrenos para las direcciones

regionales y oficinas para las supervisión. La guía está

compuesta en: Procedimiento Alquiler de Bienes

Inmuebles, Procedimiento Trámite de Mejoras en un Local

Arrendado por Orden Sanitaria Emitida por el Ministerio de

Salud y Procedimiento Trámite de actualización de precio

de un alquiler por mejoras reales al inmueble, avaladas por

el Ministerio de Hacienda. Copia. Original Viceministro de

Planificación y Coordinación Regional. Soporte papel.

Cantidad: 0.01metros. Fechas extremas: 2012. Vigencia

administrativa-legal: Permanente mientras esté vigente. ----

No*-------------------------------

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1.70. Lineamientos para las unidades gestoras para

solicitar la adquisición de servicios de capacitaciones.

Sobre los pasos a seguir para solicitar para los

funcionarios del MEP servicios de capacitación por parte

del Instituto de Desarrollo Profesional órgano encargado

de tramitar este tipo de solicitudes. Copia. Original

Instituto de Desarrollo Profesional. Soporte papel.

Cantidad: 0.01 metros. Fechas extremas: 2012. Se

empezó a producir este año. Vigencia administrativa-legal:

Permanente mientras esté vigente.--------------------------------

No*-------------------------------

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2. Subfondo: Dirección de Recursos Humanos13 Objetivo: Aprobar, emitir, divulgar

y actualizar los manuales de procedimientos requeridos para implementar la política de

recursos humanos del MEP y orientar la prestación de los servicios y la realización de

los trámites relacionados, tanto en el nivel central como regional. Funciones: *Formular

e implementar la política de recursos humanos del Ministerio de Educación Pública.

*Formular y emitir los criterios, lineamientos, directrices y manuales de procedimientos

requeridos para la implementación de la política de recursos humanos del Ministerio de

Educación Pública, así como la orientación operativa de las distintas dependencias

técnicas, tanto en el ámbito central como regional. *Establecer los procedimientos y

mecanismos requeridos para atender las consultas realizadas por las autoridades

superiores, servidores del MEP y dependencias externas al MEP, de conformidad con el

ordenamiento jurídico. *Cumplir en tiempo y forma con los requerimientos que le

planteen las instancias judiciales y administrativas. Asimismo, los requerimientos de la

Contraloría General de la República (CGR), la Defensoría de los Habitantes, el

Patronato Nacional de la Infancia (PANI), la Auditoría Interna del MEP y otros órganos

de control de la Administración Pública. Dictar las directrices y manuales de

procedimientos necesarios para promover la autoevaluación periódica del trabajo

realizado por las distintas áreas funcionales de gestión del recurso humano, tanto en el

ámbito central como regional. *Planificar, dirigir, controlar y supervisar las actividades

relacionadas con el proceso nombramiento y pago de todos los servidores públicos del

MEP, sea personal administrativo, docente, técnico-docente y administrativo-docente,

de conformidad con la legislación aplicable en cada caso. *Coordinar y colaborar con la

Dirección de Asuntos Jurídicos la respuesta a todos los recursos de amparo

interpuestos contra la Dirección de Recursos Humanos o a las autoridades superiores

del MEP, en temas de su competencia. *Otras funciones relacionadas con el ámbito de

su competencia, asignadas por las autoridades superiores.---------------------------------------

2.1. Correspondencia. Sobre la aprobación, emisión,

divulgación y actualización de los manuales de

procedimientos requeridos para implementar la política de

recursos humanos del MEP y orientar la prestación de los

No*-------------------------------

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13

La Dirección de Recursos Humanos fue creada mediante el decreto 34625-MEP del 23 de junio del 2008, publicado en La Gaceta N° 137, por esta razón aquellos documentos con fecha anterior al 2008 fueron producidos por la antigua Dirección de Personal. La tabla de plazos aparece firmada por el señor Juan Antonio Gómez Espinoza, Director de la Dirección de Recursos Humanos, y la señora Lilliam Alvarado Agüero, Presidente del CISED.--------------------------------

servicios y la realización de los trámites relacionados, tanto

en el nivel central como regional. Original y copia.

Original y copia dependencias del MEP, direcciones

regionales, centros educativos. Soporte papel. Cantidad:

30 metros. Fechas extremas: 2005-2012. Se empezó a

producir este año. Vigencia administrativa-legal: 5 años. --

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2.2. Circulares. Contiene: número de oficio, oficina o

persona a quién va dirigido e información y notificación

sobre eventos y asuntos administrativos como

capacitaciones, concursos internos y externos. Original y

copia. Original y copia dependencias del MEP, direcciones

regionales, centros educativos. Soporte papel. Cantidad:

15 metros. Fechas extremas: 2005-2012. Vigencia

administrativa-legal: 2 años. Conservar permanente en

oficina las emitidas con carácter de directriz. -------------------

No*-------------------------------

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2.3. Boleta de recargos. Contiene: Nombre de la

Institución, especialidad, código presupuestario, Dirección

Regional, Fecha, nombre y cédula del servidor, grupo

profesional y nivel. Copia. Original Unidades del

Departamento de Asignación del Recurso Humano, de la

Dirección de Recursos Humanos. Soporte papel.

Cantidad: 1 metro. Fechas extremas: 2007-2010.


No*-------------------------------

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2.4. Boletas justificación de omisión de marca.

Contiene: nombre del departamento, nombre y número de

cedula del funcionario, fecha de la omisión de marca,

motivo que causo la omisión, firmas del interesado y del

jefe. Original. Copia dependencias del MEP. Soporte

papel. Cantidad: 5 metros. Fechas extremas: 2008-2012.


No*-------------------------------

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2.5. Consecutivos de oficios enviados. Contiene:

Copias de oficios sobre la promoción efectiva y

No*-------------------------------

------------------------------------

transparente en el manejo de los recursos humanos.

Copia. Original destinatarios14. Soporte papel. Cantidad:

15 metros. Fechas extremas: 2005-2012. Vigencia


------------------------------------

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------------------------------------

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2.6. Constancias de tiempo laborado. Contiene:

Nombre del Solicitante, número de cédula, años de

servicios, tipo de funcionario (activo o pensionado). Copia.

Original interesado. Soporte papel. Cantidad: 0,20

metros. Fechas extremas: 2007-2008. Solo se

encontraron documentos producidos en ese período.

Vigencia administrativa-legal: 1 año. -----------------------------

No*-------------------------------

------------------------------------

------------------------------------

------------------------------------

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------------------------------------

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2.7. Correos electrónicos15 Contiene: convocatorias a

reuniones, participaciones a congresos o capacitaciones,

asuntos de trámites administrativos. Copia. Sin copia.


2008-2012. Se empezaron a imprimir en el año 2008.


No*-------------------------------

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------------------------------------

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2.8. Cuadro Resumen Evaluación del Desempeño.

Contiene: el nombre del departamento, nombre del jefe

inmediato, nombre del superior del jefe inmediato, datos

del servidor, calificación, período de la calificación,

observaciones, firma del jefe inmediato y del superior del

jefe inmediato. Se adjunta declaración jurada de la

calificación dada a los servidores. Copia. Original

Departamento de Registros Laborales. Soporte papel.



No*-------------------------------

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------------------------------------

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------------------------------------

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2.9. Currículos sic: currículas. Contiene: Datos No*-------------------------------

14

Mediante correo electrónico de 28 de enero 2013, el señor Ricardo Zúñiga Zúñiga, delegado por la Presidente del CISED del MEP aclara “En efecto el original sería el interesado a quién se le envía el oficio. O: Interesado”------------------ 15

Mediante correo electrónico de 28 de enero 2013, el señor Ricardo Zúñiga Zúñiga, delegado por la Presidente del CISED del MEP aclara que los correos electrónicos: “No se clasifican, se utiliza, como medio para convocar internamente

a los funcionarios, ya sea para asistir a un taller o reunión. Todos se archivan en una carpeta o folder. Ya para este año se dejan de imprimir.” El correo electrónico es un medio de transmisión de información, la cual se debe clasificar y ordenar en el expediente correspondiente según su contenido. Por consiguiente no califica como tipo documental y debe enmendarse en lo sucesivo el tratamiento descriptivo en este caso.----------------------------------------------------------------------

personales, fotocopia de títulos obtenidos, cartas de

recomendación, certificaciones de experiencia. Copia.

Original oferente. Soporte papel. Cantidad: 0,20 metros.


legal: 1 año. -------------------------------------------------------------

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2.10. Decretos. Contiene: autorizaciones económicas

para creación, reasignación y eventuales eliminaciones de

presupuesto de los puestos. Copia. Original Imprenta

Nacional. Copia Dirección de Asuntos Jurídicos. Soporte


2012. Vigencia administrativa-legal: Permanente los

decretos en materia de recursos humanos. ---------------------

No*-------------------------------

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------------------------------------

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------------------------------------

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2.11. Encuestas al personal. Sobre la información

requerida para disponer en las bases de datos, que

permitan conocer el perfil del personal disponible, sus

condiciones laborales, así como identificar las necesidades

de capacitación. Original. Sin copia. Soporte papel.

Cantidad: 0,01 metros. Fechas extremas: 2008. Solo

aparece ese año. Vigencia administrativa-legal: 2 años. ---

No*-------------------------------

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2.12. Expediente de Control Interno. Contiene: matrices

de identificación y análisis de riesgos, medidas de control y

acciones de mejoras, descripción del sistema de

información, gestión documental y la de seguimiento de

objetivos y metas. Original. Sin copia. Soporte papel.

Cantidad: 0,02 metros. Fechas extremas: 2009-2012. Se

empezó a producir en el año 2009. Vigencia


No*-------------------------------

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------------------------------------

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2.13. Expediente de Evaluación de Desempeño.

Contiene: original de la evaluación del desempeño,

notificaciones relacionadas con el desempeño, cartas de

felicitación o reconocimiento por el trabajo eficiente,

llamadas de atención entre otros. Original. Departamento

No*-------------------------------

------------------------------------

------------------------------------

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de Registros Laborales (evaluación del desempeño).

Original funcionario (evaluación del desempeño). Soporte


2012. Se comenzó a implementar este año. Vigencia


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2.14. Expediente de Procesos Administrativos. Sobre

las denuncia interpuestos por los funcionarios del MEP

ante las unidades del Departamento de Asignación del

Recurso Humano. Contiene: copia de la denuncia

interpuesta, oficios, acciones de personal, resoluciones y

actas de notificación. Original. Sin copia. Soporte papel.

Cantidad: 5 metros. Fechas extremas: 2008-2012.


No*-------------------------------

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2.15. Expediente de Procesos Disciplinarios. Son

copias enviadas por el Departamento de Asuntos

Disciplinarios a la Dirección de Recursos Humanos para

informar el avance de los diferentes procesos

administrativos. Contiene: Oficios, Resoluciones y

Denuncias. Copia. Original Departamento de Asuntos

Disciplinarios. Soporte papel. Cantidad: 2.20 metros.


legal: 1 año. -------------------------------------------------------------

No*-------------------------------

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2.16. Expediente de revisión del pago de planilla.

Sobre el trámite correspondiente para autorizar a realizar

los pagos de la planillas de la Caja Costarricense de

Seguro Social, CCSS, de las instituciones pertenecientes

al programa presupuestario 573.16 Copia. Original

Departamento de Contabilidad. Soporte papel. Cantidad:

0,50 metros. Fechas extremas: 2008-2012. Vigencia


No*-------------------------------

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16

Mediante correo electrónico de 28 de enero 2013, el señor Ricardo Zúñiga Zúñiga, delegado por la Presidente del CISED del MEP aclara; “El programa presupuestario 573 se llama Implementación de la Política Educativa y es el encargado de atender los Servicios Educativos de Materno Infantil, Preescolar, y 1er. y 2do. Ciclo de la Educación General Básica, velando por la continuidad del proceso formativo en la población atendida--------------------------------------

2.17. Expediente Procuraduría General de la República.

Contiene: oficio original solicitud de información, oficio

remisión a la Unidad correspondiente, copia respuesta

ante la Procuraduría, documentos probatorios (Históricos

de Pagos, Acciones de Personal, Resoluciones, Cuadros

de Personal), solicitudes de ampliación de información.

Copia. Original Procuraduría General de la República.


2008-2012. Vigencia administrativa-legal: 2 años después

de emitida la resolución. ---------------------------------------------

No*-------------------------------

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2.18. Expedientes Amparos de Legalidad. Contiene:

Copia Resolución Tribunal, solicitud de información por

parte del ente fiscalizador, oficio de notificación a la unidad

recurrida, oficios recordatorios, informes de seguimiento,

Informe de cumplimiento, Se adjuntan Históricos de Pagos

y Acciones de Personal. Copia. Copia Procuraduría

General de la República. Original Dirección de Asuntos

Jurídicos. Soporte papel. Cantidad: 0,50 metros. Fechas

extremas: 2010-2012. Se empezó a producir en el año

2010. Vigencia administrativa-legal: 1 año después de

emitida la resolución. -------------------------------------------------

No*-------------------------------

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2.19. Expedientes Contenciosos Administrativos.

Contiene: Copia Resolución Tribunal, solicitud de

información por parte del ente fiscalizador, oficio de

notificación a la unidad recurrida, oficios recordatorios,

informes de seguimiento, Informe de cumplimiento, Se

adjuntan Históricos de Pagos y Acciones de Personal.

Copia. Copia Procuraduría General de la República.

Original Dirección de Asuntos Jurídicos. Soporte papel.


Vigencia administrativa-legal: 1 año después de emitida la

resolución. ---------------------------------------------------------------

No*-------------------------------

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2.20. Expedientes de denuncias de la Defensoría de los

Habitantes. Contiene: oficio original notificación de

denuncia, oficio remisión a la Unidad correspondiente,

copia respuesta ante la Defensoría, documentos varios

que se adjunte como prueba (Históricos de Pagos,

Acciones de Personal, Resoluciones, Cuadros de

Personal), solicitudes de ampliación de información,

informe final de la defensoría e Informe de cumplimiento

de lo recomendado. Copia. Original Defensoría de los

Habitantes de la República. Soporte papel. Cantidad: 1


administrativa-legal: 2 años después de emitida la

resolución. ---------------------------------------------------------------

No*-------------------------------

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2.21. Expedientes de nombramientos interinos de

funcionarios. Contiene: Oficio del nombramiento,

currículo vitae, copia de los títulos académicos obtenidos,

copia de la cédula, certificación de cuenta cliente, hoja de

delincuencia. Original. Sin copia. Soporte papel.

Cantidad: 2 metros. Fechas extremas: 2007-2008. Solo

se produjo en estos 2 años. Vigencia administrativa-legal:

2 años. --------------------------------------------------------------------

No*-------------------------------

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2.22. Expedientes de Recursos de Amparo. Contiene:

Resolución Sala Constitucional, Oficio notificación al

recurrido, oficios recordatorios, informes de seguimiento,

Informe de cumplimiento, entre otros documentos adjuntos

(Históricos de Pagos, Acciones de Personal,

Resoluciones). Copia. Original Sala Constitucional de la

Corte Suprema de Justicia, copia Asuntos Jurídicos.

Soporte papel. Cantidad: 4 metros. Fechas extremas:

2005-2012. Vigencia administrativa-legal: 2 años después

de emitida la resolución.----------------------------------------------

No*-------------------------------

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2.23. Expedientes Tribunal de Carrera Docente. No*-------------------------------

Contiene: oficio original solicitud de información, oficio

remisión a la Unidad correspondiente, copia respuesta

ante el Tribunal, documentos varios que se adjunte como

prueba (Históricos de Pagos, Acciones de Personal,

Resoluciones), solicitudes de ampliación de información,

Resolución Final del Caso, copia cumplimiento de

Resolución. Copia. Original Tribunal de la Carrera

Docente. Soporte papel. Cantidad: 0,20 metros. Fechas


años después de emitida la resolución. --------------------------

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2.24. Formularios de solicitud de adelantos y

liquidación de viáticos. Contiene: nombre del

funcionario, número de cédula, motivo del viaje, localidad a

visitar, origen y destino de la gira, monto del adelanto,

entre otros asuntos. Se anexan a la solicitud del pago de

viáticos: copia de cuenta cliente y copia de cédula. Copia.

Original Dirección Financiera. Soporte papel. Cantidad:


administrativa-legal: 1 año.-------------------------------------------

No*-------------------------------

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2.25. Fórmulas pago tiempo extraordinario. Contiene:

nombre completo del funcionario (a), número de cédula,

fechas laboradas en horas extras, justificación y firma del

interesado y jefatura. Original. Copia dependencias del

Ministerio de Educación Pública. Soporte papel.

Cantidad: 2 metros. Fechas extremas: 2007-2012.


No*-------------------------------

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2.26. Informes trimestrales de labores. Contiene

objetivos, actividades, metas alcanzadas y justificación de

las labores realizadas. Copia. Original Viceministro

Administrativo. Soporte papel. Cantidad: 0.10 metros.


legal: 2 años. ------------------------------------------------------------

No*-------------------------------

------------------------------------

------------------------------------

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2.27. Informes de cumplimiento del Ministerio de

Hacienda. Informes sobre la ejecución de la ley de

presupuesto asignado a la Dirección de Recursos

Humanos. Copia. Original Dirección de Planificación

Institucional, copia Ministerio de Hacienda. Soporte papel.



No*-------------------------------

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2.28. Manuales de Procedimientos. Sobre las

estrategias utilizadas para el cumplimiento del objetivo a

través de procedimientos en toda la gestión del recurso

humano del Ministerio de Educación Pública. Se adjunta el

mapa del proyecto donde se detallan los elementos

estructurales que conforman el proyecto (Visión, Misión,

objetivos e indicadores, diagrama del proceso, descripción

del diagrama del proceso, procedimiento, políticas,

formularios, indicadores, matriz de riegos y controles,

fichas de implementación y roles, responsabilidades y

funciones claves. Original. Copia dependencias del

Ministerio de Educación Pública. Soporte papel.

Cantidad: 0.5 metros. Fechas extremas: 2009-2012. Se

empezó a implementar en el año 2009. Vigencia

administrativa-legal: Permanente mientras se encuentre

vigente. -------------------------------------------------------------------

No*-------------------------------

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2.29. Plan Operativo Anual. Contiene: Objetivo

estratégico, objetivos específicos, actividades, meta anual,

indicador de desempeño, periodo de ejecución y unidad

ejecutora. Copia. Original Departamento de

Programación y Evaluación. Soporte papel. Cantidad: 0.5

metros. Fechas extremas: 2007-2012. Se empezó a

implementar en el año 2007. Vigencia administrativa-legal:

2 años. --------------------------------------------------------------------

No*-------------------------------

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2.30. Presupuesto anual. Contiene: programa, No*-------------------------------

subpartida, actividad, departamento, Solicitud de Bienes y

Servicios, Presupuesto servicios de impresión,

Presupuesto de Viáticos Oficinas Centrales, Presupuesto

Transporte dentro del país Presupuesto para

Capacitación. Copia. Original Planificación Institucional.



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2.31. Registro de candidatos elegibles para ocupar

plazas en propiedad. Contiene: Nombre completo,

número de cédula, clase, especialidad, institución, lugar,

lecciones en propiedad, grupo y calificaciones. Copia.

Original Dirección de Servicio Civil. Soporte papel.

Cantidad: 0.2 metros. Fechas extremas: 2006. Sólo se

produjo en este año. Vigencia administrativa-legal: 2 años.

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No*-------------------------------

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2.32. Registro de correos certificados. Contiene:

número de oficio, nombre del destinatario, dirección y

número de correo. Original. Sin copia. Soporte papel.



No*-------------------------------

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2.33. Registros de control de correspondencia enviada

y recibida. Contiene: Fecha, número de oficio,

destinatario, asunto, firma del funcionario y sello de la

dependencia. Número de oficio y el sello de recibido que

indica la fecha y la persona que recibe la documentación.

Original. Sin copia. Soporte papel. Cantidad: 10 metros.


legal: 1 año.--------------------------------------------------------------

No*-------------------------------

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2.34. Reglamentos. Para la implementación de la política

de recursos humanos del Ministerio de Educación Pública,

así como la orientación operativa de las distintas

dependencias técnicas, tanto en el ámbito central como

No*-------------------------------

------------------------------------

------------------------------------

------------------------------------

regional. Copia. Original Imprenta Nacional. Soporte

papel. Cantidad: 0.30 metros. Fechas extremas: 1999 -

2012. Vigencia administrativa-legal: Permanente. -----------

------------------------------------

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------------------------------------

2.35. Solicitud de permisos con goce de salario.

Contiene: Nombre del servidor, número de cédula, visto

bueno para tramitar, motivo o excepcionalidad, unidad de

gestión, fecha, caso analizados por y firma. Copia.

Original Unidad correspondiente de la Dirección de

Recursos Humanos. (Se dejó de enviar copia a la

Dirección a partir de la reestructuración del Ministerio de

Educación Pública en el año 2008.) Soporte papel.



No*-------------------------------

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2.36. Solicitud de traslados de funcionarios por

excepción e inopia. Contiene: Datos personales (nombre

completo, número de cédula, grupo profesional, dirección y

teléfonos), Clase de puesto que solicita, especialidad,

número de lecciones, fecha de rige, firma del funcionario

interesado y del funcionario que recibe la documentación.

Se adjuntan: Dictamen médico, copia de la cédula y acción

de personal. Copia. Copia funcionario o interesado.

Original unidades del Departamento del Asignación del

Recurso Humano. Soporte papel. Cantidad: 6 metros.

Fechas extremas: 2007-2009. Se debe renovar cada seis

meses. Se dejó de recibir copia en el año 2009. Vigencia


No*-------------------------------

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2.37. Solicitudes de pedido de bienes. Contiene: fecha,

programa presupuestario, subpartida, nombre, servicio,

cantidad a requerir, número del centro gestor, fondo,

código material, valor estimado, especificaciones técnicas,

monto total, firma y sello jefe programa presupuestario.

Copia. Copia Oficialía Mayor. Original Departamento de

No*-------------------------------

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Proveeduría Institucional. Soporte papel. Cantidad: 0,10



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2.38. Informes de labores de las dependencias de la

Dirección de Recursos. Contiene objetivos, actividades,

metas alcanzadas y justificación de las labores realizadas.

Original. Copia dependencias de la Dirección de Recursos

Humanos. Soporte papel. Cantidad: 0,10 metros.


legal: 1 año.--------------------------------------------------------------

No*-------------------------------

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2.39. Plan Operativo Anual de las Dependencias de la

Dirección de Recursos Humanos. Contiene: Objetivo

estratégico, objetivos específicos, actividades, meta anual,

indicador de desempeño, período de ejecución y unidad

ejecutora. Original. Copia dependencias de la Dirección

de Recursos Humanos. Soporte papel. Cantidad: 0,04



No*-------------------------------

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2.40. Consultas legales en materia recursos humanos.

Sobre las consultas jurídicas que realizan los funcionarios

del Ministerio de Educación Pública a los asesores legales

de la Dirección de Recursos Humanos. Original. Copia

funcionarios. Soporte papel. Cantidad: 0,10 metros.


legal: 3 años.-------------------------------------------------------------

No*-------------------------------

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2.41. Expediente de Proyectos17 Contiene: Estudios de

Factibilidad del proyecto (Financieros, mercado, técnico,

legal, organizativo, ambiental, entre otros), Acta de

No*-------------------------------

------------------------------------

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17

Mediante correo electrónico de 28 de enero 2013, el señor Ricardo Zúñiga Zúñiga, delegado por la Presidente del CISED del MEP aclara: “En la Dirección de Recursos Humanos existe un área que se encarga de elaborar proyectos para

la mejora de las diferencias sic: diferentes procedimientos de Recursos Humanos. Cada proyecto tiene un estudio de

factibilidad para determinar si es o no viable el desarrollo del proyecto. La sic acta de constitución del proyecto es la parte de formalización para dar inicio (contiene las firmas de los analistas, así como el visto bueno del Director de la Dirección de Recursos Humanos) y el plan estratégico son los pasos a seguir para ir implementando lo acordado en el Acta de Constitución. Es importante aclarar que no se puede poner un nombre específico a cada proyecto porque todos están relacionados al mejoramiento de los procedimientos del Recurso Humano.---------------------------------------------------

Constitución del Proyecto y Plan Estratégico para la

ejecución del Proyecto. Original. Sin copia. Soporte


2012. Vigencia administrativa-legal: 5 años.--------------------

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2.42. Justificación de marcas por período de lactancia.

Contiene: nombre del departamento, nombre y número de

cedula del funcionario, fecha de la omisión de marca,

motivo que causo la omisión, firmas del interesado y del

jefe. Se adjuntan copia del dictamen médico. Original.

Copia funcionarios. Soporte papel. Cantidad: 0,04



No*-------------------------------

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------------------------------------

------------------------------------

2.43. Expedientes de Personal. Contiene: cartas, boletas

de vacaciones, boleta de justificación de omisión de

marca, de incapacidades, evaluaciones de desempeño,

movimientos del personal de este Departamento. Copia.

Original Dirección de Recursos Humanos18 Soporte papel.


Vigencia administrativa-legal: Permanente mientras que la

persona se encuentre activa. ---------------------------------------

No*-------------------------------

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------------------------------------

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2.44. Inventario de activos. Contiene: Nº de placa,

descripción del bien, cédula, persona a cargo del bien,

características, estado físico. Original Departamento de

Administración de Bienes, dependencias de la Dirección

de Recursos Humanos. Soporte papel. Cantidad: 0,60


administrativa-legal: 1 año.------------------------------------------

No*-------------------------------

------------------------------------

------------------------------------

------------------------------------

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------------------------------------

------------------------------------

2.45. Plan de capacitación. Contiene: Nombre del curso,

fecha que se va a impartir, responsable, lugar y cantidad

de personas que pueden asistir por dependencia. Original.

No*-------------------------------

------------------------------------

------------------------------------

18

Mediante correo electrónico de 28 de enero 2013, el señor Ricardo Zúñiga Zúñiga, delegado por la Presidente del CISED del MEP aclara; “La Dirección de Recursos Humanos tiene los expedientes para cada funcionario que labora ahí. El original se encuentra en el Departamento de Registros Laborales de la Dirección de Recursos Humanos.---------------

Sin copia. Soporte papel. Cantidad: 0,10 metros. Fechas


año.-------------------------------------------------------------------------

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------------------------------------

2.46. Informes de Auditoría. Contiene: análisis de la

situación actual y las recomendaciones para la adecuada

prestación de los servicios del departamento. Copia.

Original Auditoría Interna. Soporte papel. Cantidad: 0,01


administrativa-legal: Permanente.----------------------------------

No*-------------------------------

------------------------------------

------------------------------------

------------------------------------

------------------------------------

------------------------------------

2.47. Informes de labores de funcionarios. Contiene

objetivos, actividades, metas alcanzadas y justificación de

las labores realizadas. Original. Copia funcionario.



No*-------------------------------

------------------------------------

------------------------------------

------------------------------------

------------------------------------

2.48. Inventario de suministros de oficina. Contiene:

requisiciones, proyección, formularios listados de

suministros entregados a cada Departamento y Unidad.

Original. Copia dependencias de la Dirección de Recursos

Humanos. Soporte papel. Cantidad: 0,02 metros. Fechas


año. ------------------------------------------------------------------------

No*-------------------------------

------------------------------------

------------------------------------

------------------------------------

------------------------------------

------------------------------------

------------------------------------

2.49. Estadísticas de cursos. Contiene: estadísticas

realizadas entre los servidores que asisten a los cursos de

capacitación. Original. Sin copia. Soporte papel.

Cantidad: 0,04 metros. Fechas extremas: 2011-2012. Se

empezó a producir en el 2011. Vigencia administrativa-

legal: 1 año. -------------------------------------------------------------

No*-------------------------------

------------------------------------

------------------------------------

------------------------------------

------------------------------------

------------------------------------

2.50. Minutas de audiencias. Sobre las minutas que se

toman en las audiencias del director de Recursos

Humanos. Contiene: fecha, nombre del la persona

atendida, asunto, puntos tratados y firma de la persona

atendida. Original. Sin copia. Soporte papel. Cantidad:

No*-------------------------------

------------------------------------

------------------------------------

------------------------------------

------------------------------------



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------------------------------------

2.51. Declaraciones Juradas de Bienes. Contiene:

copias de comprobantes de la presentación de

Declaraciones de Bienes de los servidores públicos.

Copia. Original Contraloría General de la República.


2008-2012. Vigencia administrativa-legal: 1 año después

de que la persona deje el puesto.----------------------------------

No*-------------------------------

------------------------------------

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2.52. Informes de errores devueltos del Ministerio de

Hacienda. Sobre el informe de errores que se presenta en

la ejecución del presupuesto asignado a la Dirección de

Recursos Humanos. Original. Copia Ministerio de

Hacienda. Soporte papel. Cantidad: 0,04 metros. Fechas


año. ------------------------------------------------------------------------

No*-------------------------------

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------------------------------------

No*: indica que se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y

legal.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Asimismo, se le consulta a la señora Alvarado Agüero si tiene algún comentario, consulta o

duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no. Por tanto, de las series

documentales sometidas a valoración fueron declaradas con valor científico cultural las

siguientes: ----------------------------------------------------------------------------------------------------------

Fondo: MINISTERIO DE EDUCACIÓB PÚBLICA---------------------------------------------------

1. Subfondo: Oficialía Mayor19. Objetivo: Brindar apoyo al Viceministerio

Administrativo de Educación en la planificación, desarrollo, seguimiento y evaluación de

los planes y programas formulados para orientar la prestación de los servicios que

brinda el MEP por medio de la Dirección de Recursos Humanos, la Dirección de

Infraestructura y Equipamiento Educativo, la Dirección de Programas de Equidad, la

Dirección de Informática de Gestión, la Dirección General Financiera, la Dirección de

Proveeduría Institucional y la Dirección de Servicios Generales. Funciones:

19

La tabla de plazos aparece firmada por el señor Víctor Hugo Orozco Delgado, Oficial Mayor y la señora Lilliam Alvarado Agüero, Presidente del CISED. A partir del año 2008 con la reestructuración del MEP, la Oficialía Mayor cambió sustancialmente sus funciones, convirtiéndose en una unidad de apoyo administrativo.-------------------------------------------

Representa a la Institución ante entes públicos y privados en todas aquellas gestiones

para las cuales es designado por las autoridades competentes y que afecten la actividad

administrativa y financiera del Ministerio de Educación Pública. *Coordina la

tramitación y pago de pólizas de seguro ante el Instituto Nacional de Seguros que

protejan los recursos del área administrativa del Ministerio de Educación Pública.

*Coordina la elaboración del Plan Anual Operativo de la Oficialía Mayor. *Recopila y

analiza información relacionada con la actividad presupuestaria y el límite de gastos

correspondientes al programa presupuestario 551 (servicios de apoyo a la gestión), el

cual incluye: la Proveeduría Institucional, la Dirección Financiera, la Dirección de

Recursos Humanos, la Dirección de Servicios Generales el Ministerio de Educación

Pública y Archivo Central. *Supervisa por medio de evaluaciones periódicas la

ejecución y liquidación presupuestaria del programa 551. *Dirige la elaboración de

modificaciones al presupuesto del programa 551 por medio de ajustes y traslados de

subpartida. *Actúa como enlace con el programa 550 (Definición y planificación de la

política educativa) en todo lo relacionado con el proceso de elaboración y ejecución del

presupuesto de la Oficialía Mayor.------------------------------------------------------------------------

Tipo documental------------------------------------------------------ Valor científico – cultural

1.56. Expediente del Programa Ambiental Chirripó20

Sobre las recomendaciones dadas por el Departamento de

Saneamiento Básico y Ambiental Institucional de la Caja

Costarricense de Seguro Social para el mejoramiento de

las condiciones de las instalaciones físicas. Contiene:

Informe del taller de saneamiento básico ambiental, lista

de instituciones educativas beneficiadas por el programa,

plano de la posible distribución de las aulas y copia del

proyecto. Original. Sin copia. Soporte papel. Cantidad:

0.01 metro. Fechas extremas: 2003. Vigencia


Sí. Conservar permanen-

temente por la incidencia e

impacto en las

comunidades indígenas de

Chirripó.-------------------------

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20

Mediante correo electrónico de 28 de enero 2013, el señor Ricardo Zúñiga Zúñiga, delegado por la Presidente del CISED del MEP aclara que el Expediente del Programa Ambiental Chirripó” Fue un proyecto de la Caja Costarricense del Seguro Social en el año 2003 sobre las posibles mejoras que se podían hacer a centros educativos del Alto de Chirripó (Zona Indígena) para el mejoramiento de las condiciones sanitarias, con la construcción de aulas”.----------------------------

Comunicar a la señora Lilliam Alvarado Agüero, Jefe del Archivo Central y Presidente del


Educación Pública. Enviar copia de este acuerdo a los señores Victor Hugo Orozco

Delgado, Oficialía Mayor y Juan Antonio Gómez Espinoza, Director de Recursos Humanos.

ACUERDO 4. Comunicar a la señora Lilliam Alvarado Agüero, Jefe del Archivo Central y

Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del

Ministerio de Educación, que esta Comisión continuará con el análisis del informe de

valoración IV-01-2013-TP en una próxima sesión a partir del subfondo 2.1. Departamento

de Asignación de Recursos Humanos.-------------------------------------------------------------------

CAPITULO IV. ANÁLISIS DE DOCUMENTOS PENDIENTES EN EL 2012.---------------------

ARTÍCULO 4. Oficio DSAE-025-2012 de 22 de enero del 2013 suscrito por la señora

Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos, por

medio del cual adjunta un resumen de los antecedentes del trámite para la transferencia

del Colegio Superior de Señoritas al Archivo Nacional así como la correspondencia

indicada en dicho resumen. (En cumplimiento del acuerdo 14, Sesión 52-2012 del 21 de

noviembre del 2012 comunicado mediante oficio CNSED-305-2012 de 29 de noviembre del

2012).-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 5. Comunicar a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo

Nacional, que esta Comisión conoció el oficio DSAE-025-2013 (adjunto al presente

acuerdo) de 22 de enero del 2013, suscrito por la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe

del Departamento Servicios Archivísticos Externos; el cual da respuesta al acuerdo 14 de

la sesión 52-2012 de 21 de noviembre del 2012 y en el que se detallan los antecedentes

del trámite, para la transferencia de los documentos declarados de valor científico cultural

que el Colegio Superior de Señoritas debe realizar al Archivo Nacional; destacándose las

siguientes consideraciones: ------------------------------------------------------------------------------------

1. En sesión 48-2012 de 17 de octubre del 2012 se analizaron 24 muestras de

documentos, los cuales fueron presentados por representantes del Ministerio de

Educación y el Colegio Superior de Señoritas; entre los que se destacaron de acuerdo

al oficio AC-210-12 de 11 de setiembre del 2012 suscrito por la señora Lilliam Alvarado

Agüero, Jefe del Archivo Central del Ministerio de Educación Pública: ------------------------

“/.../ *Registros de calificaciones o concentrados de notas de los años 1938, 1947, 1926

y 1983 del 7° al 5° año, Sección 1°-A, V° año y Sección 9-H respectivamente. *Diarios

de clase de los años 1938, 1923 y 1911. *Registros de matrícula de los años 1937,

1933-1936, 1959-1968. *Actas del Consejo de Profesores de los años 1968-1972 y

Actas de exámenes de 1952 (en el oficio CNSED-160-2012 no se especifica de qué tipo

de actas se requieren por lo que se decidió escoger de 2 tipos diferentes).

*Estadísticas de los años 1968, 1893-1894 y 1985-1907. *Recibos de los años 1912,

1917 y 1946. *Correspondencia de 1888-1899 (notas de Secretario de Instrucción

Pública #498); 1889-1894 (copiador de cartas de la Directora #472) y 1968.

*Expedientes de alumnas del año 1947 (Bonilla Ramírez, Juanita)”.---------------------------

2. Se confirmó que el Ministerio de Educación Pública, en el Departamento de Análisis

Estadístico de la Dirección de Planificación Institucional: *cuenta con estadísticas

educativas a nivel de centro educativo desde el año 1992 y que anterior a esta fecha,

las estadísticas se produjeron a nivel agregado en el ámbito nacional y solo para

algunos indicadores más tradicionales como las matrículas iniciales y finales, que

permiten elaborar indicadores de cobertura y deserción. *no se conservan estadísticas

de los documentos del Colegio Superior de Señoritas declarados con valor científico

cultural.-----------------------------------------------------------------------------------------------------------

Por lo tanto, esta Comisión ratifica la declaratoria de valor científico cultural de las

siguientes series documentales del Colegio Superior de Señoritas en concordancia con el

oficio CNSED-93-2003 de 19 de diciembre de 2003, mediante el cual se comunicó el

siguiente acuerdo tomado por esta Comisión Nacional en la sesión No. 14-2003 del 18 de

diciembre del 2003: expedientes de alumnas (1888-1990), boletas de matrículas,

concentrados de notas o registros de calificaciones, actas del Consejo de Profesores,

Actas de exámenes, estadísticas, correspondencia, libros de matrícula (1888-1940), libros

contables, recortes de periódicos, planes de estudio, libros de notas (1888-1990), libros de

clase (1888-1990), libros de recibo (1888-1990) y fotografías.----------------------------------------

Enviar copia de este acuerdo a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del

Departamento Servicios Archivísticos Externos y a la señora Lilliam Alvarado Agüero, Jefe

del Archivo Central y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de

Documentos del Ministerio de Educación Pública.-------------------------------------------------------

ACUERDO 6. Comunicar a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo

Nacional, que la señora Lisbeth Herrera, Directora del Colegio Superior de Señoritas, en la

sesión 48-2012 de 17 de octubre del 2012 solicitó se analice la posibilidad de que esta

institución custodie y conserve los documentos declarados con valor científico cultural en

las instalaciones de este centro educativo, dado el gran valor que los documentos tienen

para el colegio y el sentido de pertenencia para las estudiantes y sus familias. Enviar

copia de este acuerdo a la señora Lisbeth Herrera, Directora del Colegio Superior de

Señoritas y a la señora Lilliam Alvarado Agüero, Jefe del Archivo Central y Presidente del


Educación Pública.------------------------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 5. Análisis del cronograma de trabajo de la Comisión de Criterios de Valoración

(Acuerdo 4, Sesión 01-2013 del 18 de enero del 2013).------------------------------------------------

ACUERDO 7. Trasladar para una próxima sesión el análisis del cronograma de trabajo de

la Comisión de Criterios de Valoración.----------------------------------------------------------------------

CAPITULO V. CORRESPONDENCIA.----------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 6. Oficio DGA-AI-002 del 23 de enero del 2013 suscrito por la señora Laura

Espinoza Rojas, Encargada del Archivo Institucional de la Universidad Técnica Nacional,

mediante el cual solicita aclaración en torno al proceso de selección, valoración y

eliminación de documentos en la Universidad Técnica Nacional; específicamente con el

traslado al Archivo Nacional de documentos que han cumplido su vigencia administrativa y

legal o bien la eliminación de esos documentos basado en las tablas de plazos aprobadas

en el año 2011 al Colegio Universitario de Puntarenas. Adicionalmente, la señora

Espinoza comunica la conformación del Comité Institucional de Selección y Eliminación de

Documentos de la Universidad.--------------------------------------------------------------------------------


Servicios Archivísticos Externos, fotocopia del oficio DGA-AI-002 del 23 de enero del 2013

suscrito por la señora Laura Espinoza Rojas, Encargada del Archivo Institucional de la

Universidad Técnica Nacional, mediante el cual solicita aclaración en torno al proceso de

selección, valoración y eliminación de documentos en la Universidad Técnica Nacional;

específicamente con el traslado al Archivo Nacional de documentos que han cumplido su

vigencia administrativa y legal o bien la eliminación de esos documentos basado en las

tablas de plazos aprobadas en el año 2011 al Colegio Universitario de Puntarenas, para

que de respuesta a la consulta planteada por la señora Espinoza Rojas.-------------------------


Servicios Archivísticos Externos, fotocopia del oficio DGA-AI-002 del 23 de enero del 2013

suscrito por la señora Laura Espinoza Rojas, Encargada del Archivo Institucional de la

Universidad Técnica Nacional, mediante el cual comunica la conformación del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Universidad; para que

registre la conformación de este Comité en los controles que maneja el Departamento en

esta materia.--------------------------------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 7. Oficio AL-011-2013 del 23 de enero del 2013 suscrito por las señoras

Guiselle Mora Durán y Wendy Donato Palavicini, Asesora Legal y Abogada del Archivo

Nacional respectivamente; mediante el cual indica, que se considera oportuno presentar

ante la Auditoría Interna del Ministerio de Salud una denuncia administrativa, para que se

investigue y establezcan las responsabilidades por incumplimientos de la normativa que

regula la materia archivística, principalmente por el descuido y destrucción de documentos

en la Dirección Área de Salud de Florencia. Adicionalmente, se indica que se presentará

denuncia penal ante el Ministerio Público por la presunta destrucción de documentos.

Estas denuncias se presentarán en atención a los oficios DG-848-2012 de 01 de octubre

del 2012 en el que se anexó copia del oficio CNSED-222-2012 de 20 de setiembre del

2012. SE TOMA NOTA.----------------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 8. Copia del oficio DG-048-2013 del 23 de enero del 2013 suscrito por la

señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional, mediante el cual le

solicita a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios

Archivísticos Externos, aplicar algunas de las acciones contenidas en la metodología para

valoraciones documentales aprobada por la Comisión en las sesión No. 51-2012 del 22 de

noviembre del 2012. SE TOMA NOTA.---------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 9. Oficio DG-049-2013 del 23 de enero del 2013 suscrito por la señora Virginia

Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional, mediante el cual le solicita al señor

José Bernal Rivas Jiménez, Presidente de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación

de Documentos (CNSED), considerar algunas de las acciones contenidas en la

metodología para valoraciones documentales aprobada por la Comisión en las sesión No.

51-2012 del 22 de noviembre del 2012 e incorporarlas en el POI-2013.---------------------------

ACUERDO 10. Trasladar a los miembros de la Comisión para su análisis en una próxima

sesión, fotocopia del oficio DG-049-2013 del 23 de enero del 2013, suscrito por la señora

Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional, mediante el cual le solicita

al señor José Bernal Rivas Jiménez, Presidente de la Comisión Nacional de Selección y

Eliminación de Documentos (CNSED), considerar algunas de las acciones contenidas en la

metodología para valoraciones documentales aprobada por la Comisión en las sesión No.

51-2012 del 22 de noviembre del 2012 e incorporarlas en el POI-2013.---------------------------


señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional, mediante el cual le

solicita a la Comisión de Reformas a la Ley 7202 y se Reglamento, tomar en cuenta

algunas de las acciones contenidas en la metodología para valoraciones documentales

aprobada por la Comisión en las sesión No. 51-2012 del 22 de noviembre del 2012. SE

TOMA NOTA.-------------------------------------------------------------------------------------------------------


señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional, y dirigido a la señora

Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos;

mediante el cual enlista una serie de acciones que se deberán tener preparadas previo a la

difusión masiva de la metodología para valoraciones documentales aprobada por la

Comisión en las sesión No. 51-2012 del 22 de noviembre del 2012. SE TOMA NOTA.----

A las 11:00 horas se levanta la sesión.----------------------------------------------------------------------

José Bernal Rivas Fernández Virginia Chacón Arias

Presidente Directora Ejecutiva

No firma por no haber estado presente

ACTA No. 03-2013 - Archivo Nacional de Costa Rica · ACTA No. 03-2013 correspondiente a la sesión...

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