ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO - esumer.edu.co · ¿Cuánto tiempo ha dedicado a los trabajos...

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Ana María Cano Arroyave

Administradora de Empresas, UPBMáster en Administración de Negocios con especialidad en Mercadeo, Universidad de

Gales Instituto Cardiff, Reino Unido

DEFINICIÓN

“La administración del tiempo se puede definir

como una manera de ser y una forma devivir. Hoy, se puede considerar al tiempo comouno de los recursos más importantes y críticopara los administradores”.

Fuente: http://misionessim.org

CUESTIONESE

¿Si hubiera un banco que le diera todos los díasen la mañana 1440 monedas de oro y en la nocheal final del día le quitara las monedas que no ha

usado, ¿qué haría?

Fuente: http://www.degerencia.com/articulo/administracion_del_tiempo_en_la_vida_y_en_el_trabajo

LA URGENCIA APREMIA

¿Síntomas de la “locura de la urgencia..”?

Pregunta clave:En qué nivel

estoy...?

¿EN QUÉ SE PIERDE EL TIEMPO?

Nivel 1. Me siento con capacidad de hacer cosas... Pero aún no tengo objetivos...! Sobrevivo...

Nivel 2. Tengo objetivos, pero los olvido continuamente... Y cuando los recuerdo me quejo...

Nivel 3. Tengo objetivos, pero los postergo continuamente... Quiero vivir...!

Nivel 0. Me siento una víctima del entorno... No puedo cambiar nada... Solo sobrevivo...

Nivel 4. Tengo objetivos e intento realizarlos... Pero siento que no me alcanza el tiempo... Intento vivir..!!

Nivel 5. Tengo objetivos y los realizo... Pero siento que podría ser más eficiente... Quiero vivir mejor..!!!

inconsciencia

conciencia

Definir A dónde y por dónde

ir!PLAN

MACRO

Avanzar!!!Verificando y ajustando

continuamente el destino y el camino!!

Arrancar!!!!

II

III

IV

I Hacerme cargo!!

Fuente: Huber, Lalo.

¿QUÉ ES ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO?

• Actitud proactiva-preventiva

• Establecer objetivos –planear

• Recordarlos!

• No postergarlos!

• Revisión de actividades

• Incrementar la eficiencia

II

III

IV

I

Fuente: Huber, Lalo.

CAUSAS DE PÉRDIDA DE TIEMPO EN LAS ORGANIZACIONES

▪ Desorden personal.▪ Mal establecimiento de las prioridades.▪ Falta de empoderamiento.▪ Exceso de optimismo y confianza.▪ Abarcar demasiadas tareas a la vez.▪ Impuntualidad.▪ Procrastinación.▪ Falta de gestión del riesgo.

ASPECTOS CLAVE PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

▪ Identificar objetivos, metas y prioridades.

▪ Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización yplanificación del tiempo.

▪ Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación deltiempo.

▪ Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar lasmetas, los objetivos y las prioridades.

▪ Lograr habilidades suficientes en la administración deltiempo que sirvan tanto en la vida personal, académica, comoen la vida profesional.

¿Cómo organizar mi tiempo y mi vida?

Como Organizar Mi Tiempo y Mi Vida - Aprende Cómo Establecer Prioridades.mp4

RECONOCIMIENTO DE LOS TIPOS DE TAREAS

▪ Tareas Proactivas

▪ Tareas Reactivas

MATRIZ DE STEVEN COVEY

Fuente: Covey, S. (2003). Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Ed. Paidós.

EJERCICIO

▪ ¿En qué grado y medida ha conseguido los objetivospropuestos?

▪ ¿Cuánto tiempo ha dedicado a los trabajos programados ya los imprevistos?

▪ ¿Puede reducir alguna de las tareas a través de susecretaria o un subordinado o un compañero?

▪ ¿Ha efectuado un trabajo que puede calificarse comoinútil, en función de los resultados que debe conseguir?

▪ ¿Qué trabajos hubieran resultado más efectivos si hubieraconsultado con algún jefe o colaborador?

▪ ¿El número de interrupciones del día ha sido normal?

EJERCICIO

▪ Realice dos listas, una identificando sus propios “enemigosdel tiempo”, destacando los cinco principales, jerarquice pororden de peligrosidad. (1 poca gravedad, 5 máxima gravedad).

▪ La segunda lista debe incluir los enemigos externos,jerarquícelos de la misma manera que los enemigos internos.Adicionalmente, proponga alternativas para contrarrestar losimpactos de estos enemigos.

EJERCICIO

▪ En una tabla liste todas las actividades que realiza en un día promedio yestime el tiempo que emplea en cada una de estas actividades.

▪ Clasifique cada actividad; utilice la letra A para las indispensables, B para lasnecesarias y C para las deseables.

▪ Divida su sueldo mensual entre la cantidad de días trabajados paradeterminar su sueldo diario.

▪ Tome el valor anterior y divídalo entre 8 para establecer el valor que ganapor hora, así mismo, puede tomar el valor que devenga por hora paraidentificar cuál es su sueldo por minuto.

▪ Sume los tiempos de aquellas actividades que clasifico con las letras A y B,multiplique este tiempo por el valor del sueldo por hora y por minuto, asíobtendrá el sueldo que realmente debería devengar

EVALUACIÓN SOBRE EL USO DEL TIEMPO

No. CONCEPTO1

CASI NUNCA

2

A VECES

3CON

FRECUENCIA

4

CASI SIEMPRE

1.Diariamente dedico un tiempo a planear misactividades.

2. Periódicamente me fijo metas y las escribo.

3. Realizo mis actividades de acuerdo a mi planeación.

4.Dedico más tiempo a lo importante y menos a lo queno lo es.

5.Reservo tiempo en mi planeación para atenderimprevistos.

6. Delego adecuadamente.

7.Manejo la papelería una sola vez, pues decidoinmediatamente.

8. Tengo una estrategia para evitar interrupciones.

9. Digo NO a asuntos no planeados.

10. Cálculo adecuadamente el tiempo planeado.

Fuente: www.monroyasesores.com.mx

INTERPRETACIÓN DE LA EVALUACIÓN

La interpretación de los datos obtenidos en el diagnóstico elaborado en la páginaanterior es la siguiente:

10 a 25 puntos = MAL. DEBES PREOCUPARTE.

26 a 30 puntos = REGULAR. PUEDES MEJORAR MUCHO.

31 a 35 puntos = BIEN. PERO PUEDES SUPERARTE.

36 a 40 puntos = MUY BIEN. PERFECCIONA LOS DETALLES.

IDENTIFICACIÓN DE LAS PRINCIPALES DEBILIDADES ENCONTRADAS:

Fuente: www.monroyasesores.com.mx¿Cómo administrar tú tiempo eficientemente?

¿Cómo administrar tu tiempo eficientemente-.mp4

1. ¿Qué tengo que ser?

2. ¿Por qué tengo que serlo?

3. ¿Para qué tengo que serlo?

4. ¿Con quién o quienes tengo que hacerlo?

5. ¿Para quién o quienes tengo que hacerlo?


DEFINICIÓN DE LA MISIÓN PERSONAL

1. ¿A dónde quiero llegar o quién quiero llegar a ser?

2. ¿Por qué quiero serlo?

3. ¿Para qué quiero hacerlo?

4. ¿Con quién o quienes lo haré?

5. ¿Para quién lo haré?


DEFINICIÓN DE LA VISIÓN PERSONAL

Con cuatro dibujos represente en orden las situaciones o elementos que IMPLIQUEN EL LOGRO DE SU VISIÓN:

1 2

3 4


ESQUEMA DE SU VISIÓN PERSONAL

ÁMBITO PERSONAL:

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

ÁMBITO EMPRESARIAL:

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.


PLANEACIÓN ESTRATÉGICA ANUAL

ÁMBITO PERSONAL ÁMBITO EMPRESARIAL

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Porcentaje de logro: Porcentaje de logro:

Desviaciones: Desviaciones:

Causa: Causa:


PLANEACIÓN ESTRATÉGICA MENSUAL

Plan Diario de Trabajo:

II. Agenda del día:

1:

2:

3:

4:

5:

6:

7:

8:

9:

10:

11:

12:

III. Pendientes con compañeros de trabajo o clientes internos:

IV. Pendientes con el Jefe: V. Pendientes con clientes o proveedores:


Objetivo Acción a Realizar

Liste las 10 actividades que suela hacer en su vida diaria laboral y pondérelas para saber cuáles son las que contribuyen más al logro de los resultados que debe conseguir:

No. ACTIVIDADCONTRIBUCIÓN A RESULTADOS

%

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.


DETERMINACIÓN DEL PARETO PARA LA CONTRIBUCIÓN A RESULTADOS

MANEJO DE LAS LLAMADAS QUE SE REALIZAN

MANEJO DE LAS LLAMADAS QUE SE RECIBEN

DIFERENTES MANERAS PARA INCREMENTAR LA PRODUCTIVIDAD

1. Aprenda a tomar descansos.

2. Utilice un cronómetro para cada una de tus tareas.

3. Elimine todas las distracciones.

4. Escuche música.


5. Diviértase con lo que hace.

6. Haga lo que menos le guste al principio del día.

7. Utilice herramientas que eliminen distracciones.

8. Empiece.


8. Descubra cuál es el momento de su día más productivo.

9. Tome nota de sus ideas.

10. Lleve un registro de su progreso.

11. Planifique todas sus comidas con una semana de antelación.


12. Visualice su día la noche anterior.

13. Duerma lo suficiente.

14. Realice deporte.

15. Sea ordenado.


16. Escuche audio libros.

17. Realice los pagos de sus cuentas por medio electrónico.

18. Céntrese en aquello que le genere mayores resultados.

19. Cuéntele a otras personas cuáles son sus objetivos.


19. Aprenda a decir que No.

20. Póngase a dieta informativa.

21. Aprenda de alguien.

22. Escriba sus principales tareas en un calendario.


23. Márquese objetivos atractivos.

24. No haga varias cosas a la vez.

25. Dese una recompensa cada vez que termine un trabajo.

26. Agrupe tareas similares.


27. Pruebe el sueño polifásico.

28. Aumente su velocidad de escritura en él computador.

29. Aumente su velocidad de lectura.

Cómo administrar tú tiempo en 10 pasos

Cómo administrar tu tiempo en 10 pasos.mp4

¡MUCHAS GRACIAS!

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