OBJETIVOS: -Reconocer la importancia del archivo. -Definir e identificar las funciones que debe cumplir el archivo. -clasificar los archivos según su uso, su organización y su sistema de ordenación. -Conocer los diferentes sistemas de ordenación. -Seleccionar el sistema de ordenación que sea más funcional para la organización.

Se analizó en el capitulo anterior como los documentos son información registrada es por eso que el termino información va muy ligado de archivo .Los archivos conservan documentos en distintos soportes, como el papel, cintas, filmes, etc. muchos de los cuales se denominan archivos magnéticos. No toda la documentación que se genera y se recibe en las instituciones puede ni debe formar parte de los archivos administrativos .Para poder decidir que archivar o no, es necesario conocer las características de un documento de archivo: -Son producidos o recibidos por una persona natural o jurídica en ejercicio de sus

funciones y como prueba de su gestión. -Se da como consecuencia de las actividades orgánicas y acciones repetitivas de las

personas o entidades, lo que hace que uno a uno vayan conformando una serie. -Han cumplido su trámite, es decir la función que les dio origen. -Servirán de base para la toma de futuras decisiones, como testimonio, como

información de quien los produjo o como aporte histórico. -Siempre pertenecen a un conjunto de documentos llamados serie. El documento

por sí solo, no tiene valor del archivo. A manera de ejemplo podemos citar como series Documentos Jurídicos, Documentos Comerciales, Documentos Históricos.

Son muchas definiciones que sobre archivo se pueden encontrar, pero todas incluyen los siguientes aspectos: Conservación ordenada de documentos Facilidad de consulta. Servicio

ADMINISTRACION Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS

INTRODUCCION

CONCEPTO DE ARCHIVO

Las mismas características de un documento de archivo, servirán para elaborar la definición de archivo. El archivo como un conjunto de documentos generados como un producto de una gestión por lo general institucional , que una vez se han cumplido su trámite , se deben conservan orgánicamente , esto es, dentro de la sección responsable de su trámite, en el mismo orden en el que se formó el expediente(orden natural) e integralmente para que garanticen la continuidad de los hechos o actividades y las actuaciones administrativas y que será consultado posteriormente con los fines administrativos , legales o históricos. Este ordenamiento de se conoce como en archivística como el principio de procedencia.

-Ser la memoria corporativa: Todas las personas tienen una visión distinta de los hechos de la empresa. La memoria de la empresa no debe depender de la memoria fugaz de las personas.

-Soportar la toma de decisiones: Las organizaciones dependen de los documentos del pasado, para acertar en el planteamiento del desarrollo del futuro y tomar ventaja del pasado. Una buena decisión siempre requiere de una buena información. Por lo tanto, las rutinas y decisiones basadas en las políticas y procedimientos definidos requieren información registrada que se encuentra en los documentos.

-Proveer soportes para posibles reclamaciones: Es decir, poder facilitar en un momento dado la información requerida para defender los intereses de la institución ante los órganos del gobierno o ante reclamación de particulares .

-Contribuir a la eficiencia de la empresa: La frustración e ineficiencia ocurren cuando la persona que toma decisiones no encuentra información para evaluar alternativas.

-Cumplimiento de requisitos legales y normativas: Muchas instituciones deben cumplir con regulaciones estrictas emanadas del estado en cuanto a la retención de documentos. El no cumplimiento a la norma sanciona y trae perjuicios económicos.

-Preservar la historia de la empresa: Los documentos registran la información del pasado, para el futuro. La pérdida de los documentos distorsiona y alterna la realidad, porque se tendrá a partir de supuestos.

El cumplimiento de las funciones del archivo anteriormente descritas requiere, desde su concepción que se fijen como mínimo los siguientes objetivos:

-Reunir ordenadamente los documentos del archivo.

-Asegurar una perfecta conservación de la información

FUNCIONES DEL ARCHIVO

OBJETIVOS DEL ARCHIVO

-Permitir una rápida localización de la información. -Brindar un servicio de consulta oportuna y eficiente.

La información es un recurso indispensable para el desarrollo de la gestión administrativa .La base para la decisión correcta es una información correcta, precisa y oportuna. Estas variables dependen, en gran medida, de la información de la clasificación y ordenación que con anterioridad se le dé a la información que se va archivar .Esto se debe a que la información que se recibe siempre es heterogénea y empleada para las diferentes situaciones. La información tiene además la connotación de ser dispersa por cuanto ala necesitan todas las personas de la organización o de otras organizaciones en un momento dado. Por las razones expuestas es muy importante saber cómo y dónde se va a guardar esta información .de uso y organización que dele de a a la misma, depende de la clasificación del archivo. Se puede hablar entonces de una clasificación del archivo según la función y el uso, en activo, semiactivo e inactivo. -Archivo activo. Se caracteriza por que la información que se conserva es consultada permanentemente .Para el caso de los archivos de gestión se puede estar hablando de la información del año de la vigencia anterior , cuando aún se encuentra en trámite .Los documentos aquí archivados temporalmente , servirán de fuente para los archivos semiactivo y permanentemente .El archivo activo se denomina también corriente, vigente o de gestión .En este archivo se conserva el cine por ciento de la información, la cual deberá ser evaluada anualmente para los traslados al archivo semiactivo. -Archivo Semiactivo: Se debe también intermedio o central .Es el constituido por documentos que ya cumplieron su tramite pero que por razones legales, fiscales o administrativos aun siguen vigentes y son consultadas con menor frecuencia .El porcentaje de información que conserva es de más o menos un sesenta porciento su fuente es el archivo activo .Al igual que en el activo se deben realizar evaluaciones periódicas de esta información para decidir su conservación permanente o eliminación. -Archivo permanente: Contiene la información vital para la compañía y la que va conformando su archivo se le denomina también erróneamente archivo inactivo, por que el índice de consulta es muy bajo. Conserva además información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país .Representa generalmente el 10% de la documentación de la empresa Recibe información del archivo semiactivo o directamente el del activo. Otra de las variables que se definen la clasificación del archivo es la organización que la empresa opte para el manejo de la información que puede ser centralizada, descentralizado o descentralizada con control central, nombre que igual mente reciben los archivos dependiendo del manejo de la información.

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS SEGÚN SU USO Y ORGANIZACIÓN.

-Archivo centralizado: Un archivo es centralizado cuando toda la información de la empresa se haya reunida en una sola oficina .Esta organización necesariamente supone también una centralización del recibo y despacho de la correspondencia El archivo central será entonces la dependencia encargada de encausar la tramitación de los documentos, de velar por su conservación y de ofrecer un buen servicio de consulta. Un archivo centralizado tiene entre otras las siguientes ventajas: -Cuenta con personal especializado -Puede controlar la duplicidad de documentos. -Economiza tiempo y espacio. -Racionaliza la adquisición de materiales y equipos. -La responsabilidad se encuentra igualmente centralizada. -Facilita la unificación del sistema de archivo.

Una de las mayores dificultadas de este sistema radica en la pérdida de tiempo que ocasiona la consulta de la información por parte de las dependencias , porque en muchos casos es necesario desplazarse al archivo central a recoger y dejar información, en calidad de préstamo , por ser información activa .Se puede incurrir en el riesgo de fijar demasiado control para el préstamo de documentos .Requiere además de personal técnicamente calificado para el manejo del control de los procesos de correspondencia y archivo . Según la organización de los archivos se clasifican en: -Archivo descentralizado: Se dice que un archivo es descentralizado cuando cada una de las dependencias es responsable de recibir, despachar, archivar, y conservar la documentación que a ella le compete, bien sea producida o recibida. Para un adecuado funcionamiento de este tipo de organización se requiere una definición precisa de flujo de la información y, lo que es aun mas importante, de una perfecta y permanente comunicación entre las dependencias. Uno de los mayores problemas que se presenta en el archivo descentralizado es la falta de un control que permita, en un momento dado, saber exactamente donde se encuentra un documento , si se le dio respuesta oportuna .Si en todas las dependencias no se lleva un escrito registro de correspondencia, se puede correr el riesgo de extraviar documentos. -Archivo descentralizado con control central: Es una combinación de los dos sistemas anteriores .El trámite de la documentación está centralizada .Allí reposa la totalidad de la información , la diferencia radica en que cada dependencia conserva únicamente las copias de la correspondencia despachada , las cuales se podrían destruir anualmente en su mayoría por encontrar sé en el archivo central .Para efectos de facilitar la consulta puede guardarse máximo por un año más alguna información que , según la experiencia , es consultada significativamente. Archivos satélites: Existe otro grupo de archivos que conservan información técnica muy especializada y de consulta permanente que necesariamente deben estar descentralizados y se les denomina archivos satélites .Es el caso de las secretarias académicas en las instituciones educativas en las instituciones educativas, las hojas de

vida de los funcionarios activos, los registros de proveedores, las investigaciones de mercado entre otros. Para organizar un sistema de archivo se deben considerar los siguientes aspectos: Definir como es más lógica la consulta de la información.

Organizar un sistema sencillo, claro y técnico de manera que no dependa de la

persona que lo administra. Sentar por escrito los acuerdos a los que se llegue con el fin de que puedan ser

consultados de manera ágil y práctica para todos los funcionarios. Considerar las necesidades actuales y prever necesidades futuras de todas las

dependencias. Prever, simultaneo a su organización, controles agiles que garanticen el

mantenimiento del sistema. En los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia: -Numéricos (ordinales y cronológicos), alfabéticos (onomásticos, toponímicos, y temáticos) y los mixtos o alfanuméricos. Sin embargo, es importante advertir que el sistema de ordenación se subordina a las características de cada serie”. Sistemas de ordenación numéricos - Ordinal: consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente. Ejemplo: cuenta interna No. 0966, cuenta interna No. 0967, cuenta interna No. 0968 y así sucesivamente. - Cronológico: Consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en la que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en Primer lugar el año seguido del mes y al final el día. Ejemplo: Serie consecutivo de Correspondencia: 2005 – 01 – 31 2005 – 02 – 01

CLASIFICACION Y ODENACION DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

SISTEMAS DE ORDENACIÓN

2005 – 02 – 02 Sistemas de ordenación alfabéticos Consiste en la ordenación de los documentos por las letras del alfabeto y pueden ser: - Onomástico: Se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempos: Ejemplo: Historias laborales ACOSTA LÓPEZ, Andrés CASCANTE PÉREZ, José VILLAMIZAR ROJAS, Manuel -Toponímico (o alfabético geográfico): Se ordena la serie documental alfabéticamente por Nombres de lugares .Ejemplo: Asistencia técnica, que presta una entidad por departamentos:

Amazonas

Arauca

Boyacá

Cauca - Temático: Se ordenan las series documentales por el contenido. Ejemplo:

Actas

Estadísticas

Informes SISTEMAS DE ORDENACIÓN MIXTOS -Alfanuméricos: Se ordena la serie documenta utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. Ejemplo: Contratos de prestación de servicios: 2000 MARINEZ DURAN, Jorge 2000 MONROY LÓPEZ. Susana 2001 ARIAS, Rosa 2001 ARIAS ROMERO, Julio -Orden cronológico: Aplica este sistema a series documentales cuyas unidades documentales son numéricas y a la vez cronológicas. Ejemplo: Resoluciones Resolución 001 2005 – 01 – 20 Resolución 002 2005 – 02 – 10 Resolución 003 2005 – 03 – 01