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MS.NI.SLA.05.04.01

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PREPARADO POR: EQUIPO CONSULTOR Y EQUIPO DE MEJORA

CONTINUA

LICDA. XENIA FALLAS LIC. JORGE MARTINEZ

LIC. JOSE MIGUEL MEDINA ING. LUIS MURILLO

DRA. MILAGRO PICADO DR. LUIS DIEGO UGALDE

LIC. MARVIN VILLALTA

DRA. YELI VÍQUEZ

VALIDADO POR : EQUIPOS DE MEJORA CONTINUA

LICDA. XENIA FALLAS LIC. JORGE MARTINEZ

LIC. JOSE MIGUEL MEDINA ING. LUIS MURILLO

DRA. MILAGRO PICADO DR. LUIS DIEGO UGALDE

LIC. MARVIN VILLALTA

DRA. YELI VÍQUEZ

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VERSIÓN Nº: 1 FECHA DE EMISIÓN: 20/07/07

MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA NIVEL INSTITUCIONAL

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VERSIÓN 1

MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS,,

IINNSSTTRRUUCCCCIIOONNEESS YY RRUUTTIINNAASS ADMINISTRACIÓN DE LA FLOTILLA

VEHICULAR CÓDIGO:

MS.NI.SLA.05.04.01

“DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD”

1. Introducción

Este manual describe los procedimientos necesarios para la administración de los bienes del Ministerio de Salud cuando estos tienen la particularidad de ser vehículos automotores para el uso administrativo (no discrecional). Dada esta particularidad su administración requiere de algunas instrucciones específicas tanto para su operación como para la gestión del recurso en las unidades organizativas. El presente manual describe estas instrucciones.

2. Objetivo

Permitir a los directores de las unidades organizativas del Ministerio de Salud ejercer una adecuada gestión de los recursos institucionales de transporte que al fin de cuentas permita optimizar el uso de estos.

3. Alcance Ministerio de Salud de Costa Rica en los tres niveles de gestión.

4. Definiciones

Para mayor comprensión de este procedimiento se debe hacer referencia a los siguientes conceptos, definidos en el Glosario del Manual de Procedimientos del Ministerio de Salud:

Operador de equipo móvil.

Asignación de vehículos

5. Referencias

Ley # 7494 Ley de Contratación Administrativa Reglamento Ley de Administración Financiera, decreto ejecutivo No. 33411-H. Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central,

decreto No. 30720-H Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa., Decreto Ejecutivo No.

33411-H Reglamento para la administración y Prestación de Servicios de Transporte. Manual de procedimientos de Registro, mantenimiento y control de bienes y

servicios. MS.NC.SLA.05.04

6. Responsables El responsable del proceso es la Dirección Administrativa, pero además, deben velar por la ejecución de los lineamientos descritos en este procedimiento: el encargado de la Unidad de Transporte del Ministerio de Salud, las oficinas o departamentos de transporte del Nivel Regional y los encargados de las unidades organizativas (Áreas Rectoras) del


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Ministerio de Salud que tengan vehículos automotores destinados al cumplimiento de sus funciones.

7. Procedimiento

7.1. Identificar necesidades de gestión de transporte.

El encargado del proceso en las diferentes unidades organizativas recopila, caracteriza y especifica las necesidades, asuntos o situaciones que requieren la toma de decisiones administrativas relacionadas con la flotilla vehicular. Estas necesidades se resuelven por medio de las diferentes actividades descritas en este manual y otras disposiciones administrativas aplicables según sea el caso.

7.2. Revisar y ajustar las condiciones de los vehículos y operadores de los mismos.

Todo funcionario al que se le asigne un vehículo automotor debe ser sujeto con anterioridad a pruebas prácticas que acrediten su idoneidad para la operación del tipo específico de bien que le será asignado. De esto se encargará la Unidad de Transporte en el Nivel Central y los respectivos encargados regionales de transportes. Así mismo, y de ser necesario, para acreditar la idoneidad en términos de capacidad física, mental y técnica se podrá coordinar la realización de las pruebas teóricas y exámenes médicos del caso. Por otro lado, la Unidad de Transporte o las oficinas regionales o locales deben proporcionar a todo funcionario que conduzca equipos móviles, un carné o licencia que este deberá portar obligatoriamente mientras ejerza esa función.

Los funcionarios que tengan a su cargo vehículos automotores deben velar por que estos se mantengan en condiciones adecuadas de mantenimiento y limpieza general, reportando por los canales establecidos los desperfectos o necesidades de mantenimiento preventivo o correctivo según sea el caso.

Las unidades organizativas gestionarán el combustible asignado a ellas de manera que se cumpla con las giras programadas de una manera eficiente y eficaz.

7.3. Realizar la programación de vehículos

El responsable del proceso debe establecer una programación semanal de giras tomando como base la disponibilidad de unidades de transporte, de operadores de equipo móvil u otros funcionarios autorizados para conducir y las necesidades de los diferentes miembros del equipo de la respectiva unidad organizativa. Para ello los usuarios deberán plantear al encargado del proceso, con al menos una semana de anticipación, las necesidades de transporte que tienen para el cumplimiento de sus funciones. En todos los casos dicha programación debe buscar la optimización en el uso de los vehículos y el combustible asignado.

En el caso del Nivel Central la programación de vehículos se realizará tomando en cuenta las programaciones de cada una de las direcciones.


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7.4. Asignar vehículos automotores.

Todo vehículo automotor debe estar asignado a un funcionario de la institución el cual será el responsable por su uso dentro del horario establecido para tal efecto, sea este ordinario o extraordinario. La unidad central o las respectivas unidades organizativas serán las encargadas de asignar y desasignar los vehículos oficiales a su cargo. Para ello utilizarán los formularios que se muestran en el anexo 1 de este manual tanto para vehículos de cuatro o más ruedas como para motocicletas y motores fuera de borda. El original de dicho documento permanecerá en la unidad organizativa respectiva, en un expediente exclusivo del vehículo en cuestión y la copia quedará en poder del operador del equipo.

7.5. Dar autorización de transporte.

La circulación de vehículos automotores será autorizada por el jefe de la unidad organizativa respectiva por medio de un documento llamado autorización de transporte (ver anexo 2), la cual faculta al conductor y sus acompañantes a utilizar el vehículo dentro de la jornada ordinaria de trabajo.

Cuando sea necesario y para la realización de labores no postergables o la atención de emergencias, los jefes de las unidades organizativas tendrán la potestad de autorizar la circulación en días y horas fuera de la jornada ordinaria. Para ello se utilizará el formato especificado en el anexo 2 de este manual. Los jefes de estas unidades son a su vez responsables de velar por el correcto uso de estas autorizaciones.

Las unidades organizativas numerarán de manera consecutiva cada uno de los dos tipos de autorizaciones que confeccionen y llevarán registros escritos de las mismas. Este registro deberá tener cuando menos anotación de fecha y hora de la autorización, nombre del conductor y motivo del viaje. Todo lo anterior sin detrimento de la posibilidad de contar con registros digitales que por el momento no deben sustituir el registro escrito.

7.6. Operar el vehículo

La operación de vehículos del Ministerio de Salud estará a cargo de funcionarios de la institución debidamente autorizados.

Los vehículos deben operar acatando lo dispuesto en el Reglamento para la administración y Prestación de Servicios de Transporte del Ministerio de Salud (1998) en sus artículos 26 al 35 y 38 al 42. Los usuarios de este servicio deberán acatar lo dispuesto en los artículos 43 al 45 de dicho reglamento.

Si producto de la operación de los vehículos estos presentan algún tipo de defecto mecánico este debe ser reportado al jefe inmediato por medio del formulario Informe Sobre Defectos Mecánicos (AT6) que se presenta en el anexo 3. Las necesidades de mantenimiento preventivo y correctivo se presentan también por medio de este formato.

7.7. Confeccionar informes de operación del vehículo

Los funcionarios de la institución que tienen a su cargo un vehículo asignado deben confeccionar al final de cada mes un informe de operación y mantenimiento de vehículos


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en el formato respectivo, para lo cual utilizarán los formatos especificados en el anexo 4. Dicho documento deberá estar firmado tanto por el operador como por su jefe inmediato y deberá ser enviado a la dirección de la unidad organizativa respectiva. A este se adjuntan las facturas que sustentan el gasto de combustible realizado.

7.8. Controlar la flotilla vehicular

La unidad organizativa deberá hacer una revisión exhaustiva de los informes de operación de los vehículos a su cargo. El encargado regional deberá además de hacer este trabajo con los informes de vehículos de uso de la región y las áreas rectoras, controlará la coherencia y correcto llenado de los informes del Nivel Local.

Toda unidad organizativa deberá a su vez confeccionar mensualmente una liquidación del combustible asignado a esa unidad.

8. Indicadores de desempeño

Indicadores de gestión.

Porcentaje de solicitudes de transporte resueltas. Mide la proporción de

solicitudes de transporte de los funcionarios de la unidad organizativa que fueron

cubiertas efectivamente con respecto al total de solicitudes. Es un indicador de la

eficacia del proceso.

Porcentaje de Informes sobre defectos mecánicos tramitados

adecuadamente. Mide la proporción de AT6 tramitadas adecuadamente en

términos de oportunidad con respecto al total de AT6 gestionadas por los

operadores de vehículos.


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9. Diagrama

Código: MS.NC.SLA.05.04.01 Unidad organizativa: Elaborado por:

Versión 2 Fuente: Fecha elaboración:

Actividades

Código Descripción

D.F.B.S y Encargados de

Transportes en 3 niveles

de Gestión

Necesidades, asuntos o situaciones

que requieren la toma de decisiones

administrativas relacionadas con la

flotilla vehicular

Concertación de actores sociales

y responsables institucionales

7.1Identificar necesidades de gestión

de transporte

7.2

Revisar y ajustar las condiciones

de los vehículos y operadores de

los mismos

7.3Realizar la programación de los

vehículos

Programación de utilización de

vehículos por las UO

correspondientes con una semana

de anticipación

7.4 Asignar vehículos automotoresFormularios para la asignación de

vehículos

7.5 Dar autorización de transporte Autorización de transporte

7.6 Operar el vehículo

¿Se presenta algún defecto

mecánico durante su utilización?

Reportar al jefe inmediatoFormulario: Informe sobre defectos

mecánicos (AT6)

7.7Confeccionar informes de

operación del vehículo

formulario: Informe de operación y

mantenimiento de vehículos

7.8 Controlar la flotilla vehicular

Informes de operación de los

vehículos a cargo de la UO

correspondiente.

Dirección Financiera, de Bienes y

Servicios

Diagrama de FlujoProceso de Nivel 2: Administración de la Flotilla Vehicular

Hoja 1 de 1

Unidad Organizativa

Flujo Información Detalle Flujo de Información

INICIO

No Si

FIN


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ANEXOS


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ANEXO 1: Formularios para asignación de

vehículos.


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ANEXO 2

Autorizaciones de transporte.


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ANEXO 3

Informe de defectos mecánicos AT6.


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ANEXO 4

Informes de operación y mantenimiento.


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