Adquisición de Medicamentos y Dispositivos Médicos

8/16/2019 Adquisición de Medicamentos y Dispositivos Médicos

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41 MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS

ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOSUNIDAD 3

Introducción

El objetivo de este proceso es gestionar la adquisición de los medicamentos, dispositivos médicos ymateriales requeridos para la prestación y desarrollo de los servicios de salud de la institución, cone ciencia, calidad y oportunidad.

Como elementos de entrada al proceso de adquisición en una Institución prestadora deServicios de Salud está el listado básico y el plan de compras.

La adquisición podemos dividirla en tres momentos:

g El primero es la planeación, cuyo papel fundamental ydeterminante en toda la adquisición comprende la formulaciónde políticas, objetivos y funciones, así como la de nición de lascantidades de compras y la modalidad por utilizar.

g El segundo paso es la ejecución, mediante la cual se lleva acabo la adjudicación de medicamentos y dispositivos médicos.

g Por último, está la evaluación tanto del proceso y delcumplimiento de éste frente a lo programado.


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Propósitos de formación

A partir del estudio de esta unidad, Usted podrá: g Realizar la planeación y solicitud de las necesidades de los medicamentos y dispositivosmédicos de la institución o establecimiento de acuerdo a sus requerimientos.

g Garantizar que los medicamentos y dispositivos médicos cumplan con las condiciones decalidad y entrega oportuna.

Criterios de evaluación Para un adecuado desempeño en esta unidad se espera que usted:

g Explique la política del comité de compras de una institución para la adquisición de medicamentosy dispositivos médicos.

g Identi que las actividades y responsabilidades correspondientes al proceso de adquisición demedicamentos y dispositivos médicos.

g Identi que la gestión de los proveedores en el proceso de compras según política de lainstitución o establecimiento.


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C O N T E N I D OQué hace el Comité de Compras?

El comité de compras de la institución es el encargado de aplicar la política de compra de lainstitución.

1. Política de compras

La política de compra deben tener en cuenta los siguientes criterios:

g Relación a largo plazo con los proveedores.

g Responsabilidades durante el proceso.

g Niveles de inventario.

g Tiempo para el cual se efectúa la compra.

g Modalidad de la compra (licitación, compra directa, subastas, etc.).

g Los medicamentos y dispositivos médicos a comprar deben corresponder al listado básico dela institución.

g Cuándo y cómo comprar fuera del listado básico (urgencia evidente).

g Manejo de donaciones.

2. Funciones del comité

g Veri car las cotizaciones que respaldan la evaluación de las ofertas y analizar las ofertas conlos criterios de nidos para recomendar la adjudicación del contrato o la contratación directa.

g Solicitar al director técnico del servicio farmacéutico el concepto técnico para la adquisición delos medicamentos y dispositivos médicos.

g Evaluar el plan de compras y sugerir cualquier modi cación.

Sesión No. 8 Comité de compras de la Institución Prestadora deServicios de Salud.


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g Realizar la adquisición a través del estatuto de contratación pública o de la normatividad vigentepara la contratación privada o comercial según el caso.

g Aplicar la política de regulación de precios de medicamentos, la cual se resume en la Circularnúmero 04 de 2006 de la Comisión Nacional de Precios de Medicamentos.

3. Modalidades de compra

La modalidad de compra está dada como una política interna de la institución. La comprapuede hacerse mediante diferentes modalidades, entre las que se encuentran: los concursos deproveedores, las compras directas y las entregas contratadas.

La modalidad de compra se escoge teniendo en cuenta factores de diferente orden: legislaciónvigente, costo, gasto en el proceso, servicios del proveedor y control del proceso.

La legislación de ne en gran parte la naturaleza de la modalidad, por cuanto señala tipo de comprassegún la cuantía y número de proveedores.

Es importante resaltar que la institución realiza su proceso de compra de acuerdo a lo establecido

en el manual de contratación que esta adopte. Para el manejo adecuado de las donaciones se deben tener en cuenta los cuatro principios básicos,ajustados a los criterios de la Organización Mundial de la Salud - OMS (1996):

z Todas las donaciones deberán bene ciar a quienes la reciben. z Deben respetarse los deseos y autoridad del bene ciario. z No debe haber discriminación en la calidad de los productos. z Debe establecerse un mecanismo efectivo de comunicación entre el donante y el

bene ciario.

Aunque hay diferentes escenarios para las donaciones de medicamentos y dispositivos médicos

como situaciones de emergencia o ayudas gubernamentales, las directrices de la OMS se puedenaplicar a todos los casos.

Para complementar el tema asista puntual a la tele clase, no olvide realizar sus preguntas al docentesobre las dudas que tenga del tema.


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Sesión No.9 Gestión de proveedoresRecordemos, un proveedor es aquella persona o empresa que abastece con algo a otra empresacon el n de ofrecer un servicio.

Existen tres tipos de proveedores para las empresas: proveedores de bienes, de servicios y derecursos. Para el caso que nos ocupa el proveedor de medicamentos y dispositivos médicos es unproveedor de bienes.

La gestión de proveedores se basa en la relación del proveedor con la institución. El objetivofundamental de esta relación con el proveedor es mejorar el aseguramiento de la calidad y eliminarlas insatisfactorias condiciones existentes entre el proveedor y el comprador. Es importante aclararque este proceso es liderado por el jefe de compras de la institución o quien haga sus veces y segúnlineamientos establecidos por el comité de compras.

1. Aspectos a tener en cuenta en la gestión de proveedores.

g El comprador y proveedor deben ser independientes y respetar esta independencia.

g El comprador debe dar información clara sobre lo que desea. g El comprador y el proveedor son responsables de la garantía de la calidad. g El contrato entre las partes debe contemplar: calidad, cantidad, precio, tiempo, condiciones de

entrega y forma de pago. g El proveedor debe certi car y garantizar una calidad satisfactoria, respaldada por protocolos. g Las partes deben acordar los medios de evaluación. g Las partes deben conocer los procedimientos para la solución de con ictos. g Las partes deben intercambiar la información necesaria para ejecutar un mejor control de

calidad.


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g Las partes deben controlar e cientemente las actividades comerciales. g Comprador y proveedor deben prestar siempre la debida atención a los intereses del consumidor.

Para que lo enunciado anteriormente pueda cumplirse, es necesario contar con un listado deproveedores potenciales e invitarlos a inscribirse en el registro de proveedores, esta inscripción sehace ante la jefatura de compras de la institución o quien haga sus veces. Para lo cual se diligenciaun formato que debe contener la siguiente información:

Identi cación del proveedor, productos, condiciones de distribución. Como anexos al registrodeben aparecer documentos exigidos de acuerdo con las condiciones administrativas, nancieras ytécnicas. A estas condiciones y de acuerdo a lo establecido en la política de compras de la instituciónse les podrá asignar un puntaje total sobre 100, dando un porcentaje deseado a lo administrativo, alo nanciero y a lo técnico.

La condición técnica es competencia del director del servicio farmacéutico y comprende todos losrequerimientos de calidad, cantidad y entrega de los insumos.

g Especi caciones técnicas de los medicamentos y dispositivos médicos. g Protocolos de calidad para lotes. g Formas de entrega. g Recepción técnica y documentos para pedido y entrega.

g Garantías de calidad. g Políticas de devoluciones. g Fichas técnicas.

2. Valoración de proveedores

Es el proceso mediante el cual la institución realimenta a sus proveedores en cuanto a la calidad,tanto del servicio como de los productos recibidos en un tiempo determinado, caracterizadas por elrespeto, la con anza y el compromiso de ambas partes de trabajar en equipo.

En este proceso se evalúan los factores críticos para tener en cuenta en la prestación del servicio,llevando un registro de las no conformidades, las cuales se comparan con la tabla de puntajes, y

se le asigna un puntaje de acuerdo al cumplimiento en cada uno de los aspectos que se evalúan. Ej: Cumplimiento en la entrega, atención oportuna, calidad de los productos, descuentos pornegociación, etc.


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La programación de necesidades se realiza de acuerdo a los lineamientos establecidos por el comitéde compras.

El servicio farmacéutico de la IPS o el establecimiento farmacéutico determinará la cantidad demedicamentos y dispositivos médicos que requiere para cierto periodo teniendo en cuenta:la población usuaria, consumo histórico, per l epidemiológico comparado con la de nición denecesidades de los servicios, la oferta de servicios y el presupuesto disponible.

La programación de necesidades debe cumplir con los siguientes requisitos:

• De nir periodo de análisis y de proyección de necesidades.• De nir los consumos promedios de los medicamentos y dispositivos médicos.• Programar las cantidades a adquirir teniendo en cuenta los indicadores de: Punto dereposición, consumos promedios, niveles mínimos y máximos y tiempos de reposición.• De nir prioridades de acuerdo con el presupuesto disponible y al peso económicode cada medicamento dentro del total de la compra (clasi cación ABC/VEN) de losmedicamentos o cualquier otro método idóneo para tal n.• De nir la programación de entregas de la compra de acuerdo con la modalidad deadquisición y el ujo de caja de la institución.

2. Método de estimación de necesidades

Para de nir el método de estimación de necesidades, la IPS deberá tener en cuenta los lineamientosestablecidos por el Comité de Farmacia y Terapéutica.

Dentro de los métodos mas frecuentes están los siguientes:

g Perfl epidemiológico o morbilidad: Recomendado por la OMS, se basa en la frecuencia dela morbilidad y protocolos de tratamiento.

El proceso consiste en listar las enfermedades con sus frecuencias de aparición en la población eindicadores de prevalencia o incidencia (número total de casos presentados), información que sepuede tomar de diferentes fuentes como: registros diarios de consulta, historias clínicas, egresoshospitalarios, certi cados de defunción.De esta manera se conocen las principales causas de morbimortalidad, las cuales se confrontan conlas guías o protocolos de tratamiento para de nir los medicamentos más indicados para tratarlas.Se calculan los medicamentos necesarios en el tratamiento especí co para cada morbilidad y porgrupo etáreo por un periodo mínimo de un año.

Sesión No. 10 Programación y método de estimación de necesidades


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Ejemplo:

g Consumo histórico

Es el registro histórico de las cantidades despachadas y registradas en la fórmula médica enpromedio (cada mes, semana, día). Este promedio se hace teniendo en cuenta la informaciónde un periodo (últimos tres, seis o doce meses), se actualiza periódicamente (semanalmente,mensualmente). Además, sirve para calcular otros parámetros de control, como niveles mínimos ymáximos de existencia con los cuales puede calcularse al mismo tiempo la cantidad para comprar. Debe tenerse en cuenta que el comportamiento de estos consumos no es lineal y muchas veces

se presentan agotamientos de existencia que afectan su movimiento real. Cuando esto ocurre sólose tiene en cuenta los periodos con existencia.

Ejemplo: El medicamento Acetaminofén 500 mg tabletas presenta el siguiente consumo durante6 meses:

La sumatoria del consumo en 6 meses da un total de: 950 tabletas.Para determinar el consumo promedio mensual (CPM), se tiene en cuenta el desabastecimientopresentado en el mes de mayo y se divide 950 / 5, para un CPM = 190 tabletas.En caso de que en el mes de mayo el registro de 0 correspondiera a consumo (no presentasalidas o egresos y se encuentra disponible), el CPM se obtiene de dividir 950 / 6 = 158 tabletas

Morbilidad AscariasisFrecuencia 3.460 casos/año (niños menores de 5-14 años).

Esquema de Tratamiento Mebendazol 100 mg tabletas, 1 tableta 2 veces/día por 3 días.Cantidad Total por Tratamiento 6 Tabletas

Porcentaje de Utilización 70% de los casos.Cantidad Necesaria 2.422 x 6 = 14.532 tabletas/año.

200 Tabletas Enero

250 Tabletas Febrero

180 Tabletas Marzo

150 Tabletas Abril

0 Tabletas Mayo (medicamento no disponible)170 Tabletas Junio


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Observe la diferencia del CPM del medicamento Acetaminofén tabletas en dos (2) situacionesdiferentes.

g Consumo ajustado

Este método sólo se utiliza cuando no se cuenta con información, por lo que es necesario tomar lainformación de una región similar demográ camente, así como en factores ambientales y culturales.Con esta información se toma la decisión de cuanti car por per l de morbilidad o por el histórico.

Para complementar el tema asista puntual a la tele clase, no olvide realizar sus preguntas aldocente sobre las dudas que tenga sobre el tema.


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g Cantidad a comprar Es la cantidad a solicitar de cada medicamento y dispositivo médico para cubrir las necesidadesdel periodo.Cantidad a comprar = (NME – NmE) + (PR – E).

Con las siguientes variables es posible calcular la cantidad a comprar en los casos en que elconsumo de dichos insumos es regular y cuando no ocurren cambios importantes en el per lepidemiológico de la población atendida.

Estas estimaciones nos llevan al plan de compras.

Cuando se cuenta con herramientas sistematizadas, como hojas de Excel, es importante conocerlas fórmulas que se manejan para hacer los diferentes cálculos y determinar si es necesario haceralgún cambio cuando se requiera, logrando un ajuste a las necesidades reales.

A B C D E F G H I J

Item Existencias CPMTR

(fracción detiempo)

NmE(c x d)

PR(2 x e)

NMEc + (e x No. de

meses estimado parala compra)

Cantidad a comprar(g-e) + (f-b)

Valorunitario

Valor Total(i x h)


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1. Priorización de la compra

Para los casos en que la institución o establecimiento no dispone del recurso económico pararealizar la totalidad de la compra, es importante considerar una forma apropiada de priorización.

g Vitales (V)Medicamentos absolutamente indispensables, su carencia o existencia parcial puede ocasionargraves consecuencias para la población atendida. Compromete la atención adecuada y, por lotanto, la vida de los pacientes. Ocasionan recaídas, incapacidad laboral e incapacidad permanente.

Ejemplo: Dipirona sol. inyectable, isosorbide 5 mg tableta sublingual, hidrocortisona sol.inyectable.

g Esenciales o menos vitales(E)La carencia o existencia parcial de estos medicamentos puede llevar a incapacidades transitoriaso limitantes algunas veces. La frecuencia y gravedad de las enfermedades es menor que la delgrupo de los vitales.

Ejemplo: Acetaminofén 500 mg tabletas, ibuprofeno 400 mg tabletas, diclofenaco 75 mgsol. inyectable.

g No esenciales(N)La carencia o existencia parcial de estos medicamentos no indica agravamiento de los problemasde salud, de cronicidad, acción incapacitante o limitante. Son medicamentos menos indispensables,de acuerdo a la baja frecuencia y gravedad de las enfermedades para las cuales están indicados.

Ejemplo : Albendazol 200 mg tabletas, hidrocortisona 1 % crema, multivitaminas sol.oral.

Puede también priorizarse la compra utilizando la clasi cación ABC o Ley de Pareto.

g Grupo A: Corresponde a los de más alto costo. Un número relativamente reducido de losmedicamentos representa, en términos generales, una proporción signi cativa de los costos totales

del presupuesto. Entre el 15% y el 25% de los productos cuestan el 80% del presupuesto.

g Grupo B: Corresponde a los de un porcentaje medio. Entre el 25%y el 35% de los medicamentoscuestan el 15% del presupuesto.

g Grupo C: Corresponde a los de más bajo porcentaje. Entre un 50% a 60% de los medicamentoscuestan el 5% del presupuesto.

Sesión No. 12 Priorización, ejecución y evaluación de la compra


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2. Ejecución de la compra

El jefe de compras de la institución o establecimiento realizará las siguientes actividades previas ala reunión del comité de compras:

g Elaborar el presupuesto de compra g Actualizar el registro de proveedores y elaborar pliego de condiciones. g Invitar a cotizar a proveedores, solicitando la cha técnica por medicamento y dispositivo

médico. g Recepcionar y valorar la documentación entregada por los proveedores. g Analizar las cotizaciones y cumplimiento de requisitos.

g Preparación y evaluación de cuadro de ofertas, con proveedores que cumplen requisitos. g Solicitar al director del servicio farmacéutico el concepto técnico de los medicamentos cotizados.

En la reunión del comité de compras se evaluarán las ofertas de los proveedores teniendo encuenta: documentación, servicio, precio y producto.

Una vez asignados los medicamentos y dispositivos médicos a los proveedores seleccionados serealizarán las siguientes actividades:

g Socialización a los proveedores en la cual se da a conocer los resultados de la compra.

g Entrega de órdenes de compra y contratos a proveedores. g Actualización del kardex de proveedores.g Recepción técnica por parte del servicio farmacéutico de los insumos adquiridos.

3. Evaluación de las compras

Después del proceso de ejecución de las compras es necesario seguir controlando y evaluando elcumplimiento de las decisiones y políticas de nidas por el comité de compras.

El jefe de compras realiza la evaluación de la compra, la cual debe incluir:

g Revisión mensual al kardex de proveedores, garantizando la actualización de la información

y documentación como: razón social, representante legal, direcciones, números de teléfonos,registro de productos nuevos.

g Revisión de vencimientos de documentos como: registro sanitario, certi cado de buenasprácticas de manufactura, certi cación ISO, registro de proponentes.

g Evaluar periódicamente el plan de compras, proveedores, la regulación de precios, la ejecucióndel presupuesto.


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En el proceso de adquisición se plantean indicadores de gestión básicos de e cacia, e ciencia yefectividad, para su evaluación y mejoramiento, los cuáles deben ser ajustados para cada institución.

Indicador de efciencia - Porcentaje de cumplimiento del plan de compras.El objetivo de este indicador es medir la ejecución del plan de compras.La operacionabilidad del indicador es:

No. total de medicamentos adquiridos según el plan de compras x 100No. total de medicamentos solicitados en el plan de compras en el mismo periodo.

Cuando el indicador arroja resultados no satisfactorios, deben tomarse acciones correctivasclaras identi cando la causa.Para este caso pueden darse las siguientes causas:

Que las compras de la institución no correspondan a lo solicitado, o que no se presentencotizaciones por parte de los proveedores. Para complementar el tema asista puntual a la tele clase, no olvide realizar sus preguntas aldocente sobre las dudas que tenga sobre el tema.

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