AMIGOS, FAMILIARES, PROFESORES

AMIGOS, FAMILIARES, PROFESORES: Tienen en sus manos horas de investigación, de asesoría y de aciertos y

errores, pero antes de agradecer a todos los involucrados directa e

indirectamente en mi tesis, deseo expresar mi orgullo y garbo al concluir

mis estudios en el instituto tecnológico.

Ser ex-alumno del tecnológico, implica vivir una filosofía de vida con

valores inculcados durante nuestra estancia en nuestra alma mater, los

cuales son: ser emprendedores, ser humanitarios, ser competitivos y ser

creativos a nivel regional, nacional e internacionalmente.

Nuestro director, subdirector y el cuerpo colegiado que fundaron este

tecnológico, han apostado por la economía del conocimiento para que

Tuxtla, Chiapas y México crezca como ciudad, estado y país.

En esta filosofía ser emprendedores, significa ver oportunidades donde no

las hay, ser irreverente, esto es, a romper paradigmas, demostrar como el

tecnológico, que se puede ser mejor en todos los aspectos de nuestra

vida, ser creativo y este es un don sólo dado al ser humano.

Al igual que ser humanitario, y esta simple palabra encierra toda una

serie de sentimientos y actitudes tan simples pero al mismo tiempo tan

compleja, es sentir bondad pero sobre todo solidaridad para con los

demás, sobre todo los paupérrimos, dando no un poco ni lo que nos sobra,

sino lo que tenemos a los que no tienen nada, es poner al servicio de los

miserables toda nuestra educación, nuestra formación profesional, es

ayudarlos y brindar conocimiento al ignorante, es ser uno con este mundo

que necesita que todos juntos veamos un bien común, este título no es un

don nobiliario, es una certificación que nos indica que estamos

capacitados para poner nuestro conocimiento en pro de una humanidad cada

vez más insensible, nosotros como profesionistas, tenemos en nuestras

manos como pedagogos, licenciados en derecho etc. las herramientas para

hacer pequeños cambios que contagiaran a otros hasta lograr conquistar el

sueño utópico del bien común, la paz y la justicia para todos.

El profesionalismo, no es ser licenciado o ingeniero o doctor, tampoco es

colgar diplomas o títulos académicos en una pared, es simplemente una

forma de vida, pro-activo, llevando a todos los aspectos de nuestra vida,

las normas, conocimientos y estatutos aprendidos durante y después de

nuestra formación a la cual hemos sido acreedores a una cedula

profesional para ejercer cualquiera que sea nuestra carrera, es

actualizarse, investigar y nunca pensar que se sabe lo suficiente para

dejar de aprender. Y son estos puntos anteriores por los que deseo que

queden impresas mis más sinceros agradecimientos a las personas, lugares

y cosas que contribuyeron al término del presente trabajo.

A la fuerza divina que existe en el universo, a mi abuela, Martha

Concepción Molina Cordero, por su amor y el haberme dado a mi madre Magda

Patricia Molina, que ha sido más que un padre, mi fuerza e inspiración

para seguir mis sueños, vida y ser. Mi hermano, Antonio Gibran Gosain

Díaz ese héroe que esta cuando le necesito y me molesta cuando estoy en

paz, es muy confortante saber que no estoy solo en este mundo, pues te

tengo a ti mi hermano, como a ti mi tío Jorge Martin Díaz Molina por ese

gran impulso e influencia como hombre y como un gran ser humano que eres…

ustedes mi familia quienes son un soporte y una estabilidad, profesores,

decanos, ha sido invaluable esa transmisión de conocimientos, asesorías,

correcciones y conversaciones en los que han demostrado el apostolado que

llevan en su corazón. Al rock en casi todas sus ramificaciones, por darme

en ocasiones la fuerza para despertar después de una noche de tarea,

análisis y escritura, para luchar por mis ideales y convicciones e

ilusiones. Al doctor Ulises Rojano Flores más que un jefe ha sido un

líder en mi empleo, por permitirme plasmar los procesos de sus empresas

en esta trabajo y desarrollo del proyecto, a las instalaciones de mi alma

mater, esos pasillos, aulas, cafeterías…tantas vicisitudes innegables e

imborrables y a este mi último trabajo académico para poder obtener mi

tan deseado grado de licenciatura, al poner punto final, una etapa de mi

vida habrá concluido, llevándome experiencias buenas y malas pero siempre

aprendiendo cosas nuevas, moviéndome siempre hacia adelante, con la

mirada hacia la luz.

ÍNDICE

INTRODUCCION ------------------------------------------------------------------------------------------ 1

CAPITULO I ------------------------------------------------------------------------------------------------- 2

PROTOCOLO DE INVESTIGACIÓN -----------------------------------------------------------------2

1.1 JUSTIFICACION: ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 2

1.2 OBJETIVO GENERAL: -------------------------------------------------------------------------------------------- 3

1.2.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS: ------------------------------------------------------------------------------- 4 1.3 HIPOTESIS: ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5

CAPITULO II ------------------------------------------------------------------------------------------------ 6

2. MARCO TEÓRICO METODOLÓGICO---------------------------------------------------------6

2.1 QUE ES UN INVENTARIO -------------------------------------------------------------------------------------- 6

2.1.2 TIPOS DE INVENTARIOS ------------------------------------------------------------------------------------------ 6 Inventario Perpetuo. ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6

Inventario Intermitente.--------------------------------------------------------------------------------------------------- 7

Inventario Final. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7

Inventario Inicial. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 7 Inventario Físico. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7

Inventario determinado o lista de conteo. ------------------------------------------------------------------------ 7

Inventario en Tránsito. --------------------------------------------------------------------------------------------------- 8 Inventario de Materia Prima. ------------------------------------------------------------------------------------------- 8

Inventario en Proceso. --------------------------------------------------------------------------------------------------- 8

Inventario en Consignación. ------------------------------------------------------------------------------------------- 8

Inventario Mínimo ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 8 Inventario Disponible.----------------------------------------------------------------------------------------------------- 8

Inventario en Línea. ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 8

Inventario Agregado. ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 9

Inventario de Previsión. -------------------------------------------------------------------------------------------------- 9 Inventario de Mercaderías. --------------------------------------------------------------------------------------------- 9

Inventario de Fluctuación. ---------------------------------------------------------------------------------------------- 9

Inventario de Anticipación.---------------------------------------------------------------------------------------------- 9 Inventario de Lote o de tamaño de lote. --------------------------------------------------------------------------10

Inventarios Estacionales.-----------------------------------------------------------------------------------------------10

Inventario Intermitente.--------------------------------------------------------------------------------------------------10

Inventario Permanente. -------------------------------------------------------------------------------------------------10 Inventario Cíclico. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------10

2.1.3 IMPORTANCIA DE LOS INVENTARIOS -------------------------------------------------- 11

2.1.4 TEORÍA DE LOS SEMÁFOROS --------------------------------------------------------------------------------12 2.1.5 METODO PEPS -------------------------------------------------------------------------------------------------------13

2.2 QUE ES UN SISTEMA DE INFORMACION -------------------------------------------------------------14

2.2.1 TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN ---------------------------------------------------------14

Sistema de procesamiento de transacciones (TPS). -------------------------------------------------------14

Sistemas de información gerencial (MIS). -----------------------------------------------------------------------15

Sistemas de soporte a decisiones (DSS). -----------------------------------------------------------------------15 Sistemas de información ejecutiva (EIS).------------------------------------------------------------------------15

Sistemas de automatización de oficinas (OAS). --------------------------------------------------------------15

Sistema Planificación de Recursos (ERP). ---------------------------------------------------------------------15 Sistema experto (SE). ---------------------------------------------------------------------------------------------------16

2.2.2 CICLO DE VIDA DEL SOFTWARE ----------------------------------------------------- 16

Conocimiento de la Organización:----------------------------------------------------------------------------------16

Identificación de problemas y oportunidades: -----------------------------------------------------------------17 Determinar las necesidades: -----------------------------------------------------------------------------------------17

Propuesta: -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------17

Diseño del sistema:-------------------------------------------------------------------------------------------------------17 Codificación:-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------18

Implementación: -----------------------------------------------------------------------------------------------------------18

Mantenimiento: -------------------------------------------------------------------------------------------------------------18

2.2.3 UML Y SUS BENEFICIOS --------------------------------------------------------------------- 18

2.2.4 POR QUÉ ES NECESARIO UML ------------------------------------------------------------ 19

2.2.5 DIAGRAMAS DE CASO DE USO ----------------------------------------------------------- 20

2.2.6 MODELO DE BASE DE DATOS RELACIONAL ----------------------------------------------------------21

2.2.7 PROGRAMACIÓN ORIENTADA A OBJETOS (POO): ------------------------------------------------22

2.2.8 C#: ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------23 2.2.9 VISUAL STUDIO 2008: ---------------------------------------------------------------------------------------------24

2.3 SQLSERVER 2008: -----------------------------------------------------------------------------------------------------25

2.3.1 EVALUACIÓN O IMPACTO ECONÓMICO: ----------------------------------------------------------------26

CAPITULO III ---------------------------------------------------------------------------------------------- 29

3. MARCO REFERENCIAL ------------------------------------------------------------------------ 29

ANTECEDENTES DE LA EMPRESA: --------------------------------------------------------------------------------29

CAPITULO VI ---------------------------------------------------------------------------------------------- 31

4. DESARROLLO DEL PROYECTO------------------------------------------------------------- 31

4.1 ANÁLISIS DE REQUISITOS-----------------------------------------------------------------------------------31

Reporte de inventarios: -------------------------------------------------------------------------------------------------31

Reporte de productos comprados entre fechas: --------------------------------------------------------------32

SEMÁFOROS: Reporte de productos por caducar, y por agotarse: ----------------------------------32 Reporte de ventas por vendedor y clientes entre fechas: -------------------------------------------------32

Reporte de ventas por cliente: ---------------------------------------------------------------------------------------32

Reporte de productos vendidos entre fechas: -----------------------------------------------------------------33 Reporte de traspasos entre almacenes entre fechas: ------------------------------------------------------33

4.2 DIAGRAMA DE FLUJO -----------------------------------------------------------------------------------------34

4.3 MODELO DE SOFTWARE (CICLO DE VIDA). --------------------------------------------------------------35

MANUAL TECNICO ------------------------------------------------------------------------------------ 36

DIAGRAMAS DE CASOS DE USO. -----------------------------------------------------------------------------------36

BASE DE DATOS: ------------------------------------------------------------------------------------------------------------48 DIAGRAMA ENTIDAD RELACION: ------------------------------------------------------------------------------------49

DICCIONARIO DE DATOS: -----------------------------------------------------------------------------------------------50

MANUAL DE USUARIO ------------------------------------------------------------------------------- 64

CAPITULO V--------------------------------------------------------------------------------------------- 129

5. PROPUESTAS Y ALTERNATIVAS DE SOLUCION------------------------------------- 129

CONCLUSIÓNES Y RECOMENDACIONES: -------------------------------------------------------------------- 130 BIBLIOGRAFÍA: -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 134

ANEXOS: ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 135

TRABAJO HABITUAL (SIN UN SISTEMA DE INFORMACIÓN) ----------------------------------------- 135 TRABAJO ACTUAL (CON UN SISTEMA DE INFORMACIÓN) ------------------------------------------- 136

1

INTRODUCCION:

Hoy en día las empresas se apoyan en los sistemas de información para la

realización de procesos administrativos, ya sea en el entorno que se esté, dichos

sistemas ayudan a simplificar cargas de trabajo muy tediosas para obtener

información precisa y confiable, representando así datos explícitos para poder

tomar buenas decisiones ; muchas empresas tienen que trabajar con un sinfín de

documentación y archivos que se hace muy difícil obtener la datos o cierta

información al instante, al tener que buscarlos en folders y/o archiveros,

retrasando así ciertos procesos donde esa información se requiere, es ahí donde

los sistemas de información han ayudado a reducir en gran medida la utilización

de papel, folders etc. Como también obtener una información de manera

ordenada.

El inventario (entradas, salidas, existencias, faltantes) que las empresas realizan,

es para llevar un control de sus productos, ya que muchas realizan inventarios y

registros en papel, tarjetas hojas de cálculo etc. Esto representa un problema al no

contar con reportes que reflejen con exactitud los movimientos de los bienes

comerciales con los que posee cada empresa, como también genera pérdida de

tiempo al momento de solicitar pedidos, suministrar productos y venderlos sin

saber con qué se cuenta en realidad.

Ya que con el desarrollo de un sistema de información a la medida se pretende

resolver todos y cada uno de los problemas que se presenten optimizando los

procesos de empresas, bajo un esquema computacional.

2

CAPITULO I:

PROTOCOLO DE INVESTIGACIÓN

1.1 JUSTIFICACION:

El almacén de la empresa TecVet (“Tecnología Veterinaria”) y ComerVet

(“Comercializadora Veterinaria”) lleva su información y representación de datos de

manera manual (“Tarjetas de almacén, archivos realizados e impresos en Excel”)

en lo que se refiere al inventario de los productos que maneja, como también en

las entradas y salidas de los mismos, en cuanto a los reportes de caducidades y

existencias, se refiere; por consecuencia, existe un retraso de tiempo en el llenado

de dichos formatos, como también en la búsqueda de información que se

encuentra guardada, descrita y almacenada en folders, archivos digitales, tarjetas

de almacén etc. Esto hace que el proceso de inventario además de tedioso sea

laborioso y poco confiable ya que en varias ocasiones han tenido que desechar

medicamento por vencimiento de caducidad, esto denota claramente que no hay

una representación clara de la información.

Es por ello que se desarrollará un “Sistema de Información” para agilizar los

procesos manuales que se realizan en el departamento de almacén, para brindar

mayor eficiencia en la representación de los datos, en cuanto a información se

refiere, poder obtenerlos en tiempo y forma para la toma de decisiones, como

también reducir la utilización de papales, tarjetas de almacén, folders y carpetas;

donde esa información puede que no esté del todo segura en un momento dado,

generar estadísticas que se representen de manera visual a partir de los datos

procesados por el Sistema de Información.

La importancia de tener un sistema de información es agilizar y acortar los

procesos en menos pasos. Ya que esto es sin duda es un punto de gran

importancia hoy en día para muchas empresas.

3

1.2 OBJETIVO GENERAL:

Disminuir los pasos y tiempos de las actividades realizadas en el área de almacén,

administrando inventarios bajo un seguimiento adecuado, al agilizar información

sistematizada que las empresas TecVet y ComerVet necesitan para ejecutar

reportes, consultas, búsquedas, archivos y capturas de manera oportuna. Ya que

el procesamiento de datos con un sistema de información; logra que haya un

mejor control de entradas y salidas, tanto la verificación de productos que estas

manejen en cuanto a (caducidad y lotes) se refiere.

Al contar con una base de datos se animara el tiempo de espera para saber

información precisa como específica, ya que el uso de documentación impresa

hace que el proceso se alargue; generando un retraso de lo requerido.

El desarrollo del sistema de información se logra con cada uno de los objetivos

específicos.

4

1.2.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Realizar análisis de requisitos de usuario para la realización del módulo en

el sistema.

Elaborar el diseño de la base datos con la cual trabaja el área de almacén.

Elaborar documentación del módulo en el sistema (diagramas).

Eficientar el proceso de inventario de los productos que manejan

(laboratorios, vendedores, almacén general).

Aminorar en gran medida el uso y gasto en papel.

Generar reportes que representen información detallada.

Elaborar documentación para el sistema de Información.

Implementar indicadores (semáforos) para conocer fecha límite de

comercialización óptima.

Realizar Traspasos de productos a los almacenes de los vendedores de

manera sistematizada.

Elaborar lista de precios para cada producto teniendo este la flexibilidad de

configuración de 3 o más rubros (Bonificación, Precio mínimo, Precio lista)

etc.

Segmentar el registro de clientes tanto personas como empresas por

separado.

Configurar folios y series como los almacenes que los empleados ocupan.

Almacenar pedidos y ventas de mostrador que los empleados realizan.

Generar devoluciones sobre ventas de los productos que hayan salido del

almacén.

5

1.3 HIPOTESIS:

El sistema de información ayuda a las empresas TecVet y ComerVet a llevar un

control de las entradas y salidas de los productos que se comercializan; de esta

manera se reflejan inventarios congruentes y actualizados.

Reducir el tiempo de búsqueda de información, como también la proyección de la

misma para tomar decisiones en lo que a reportes se refiere.

Se exhiben las caducidades de los productos en indicadores (“semáforos”) que

proporcionaran el tiempo límite para su comercialización, evitando así venderlo a

un costo bajo; por consecuencia esto evitara el rezago y/o desecho de cualquier

producto próximo a caducar.

Se monitorean los productos que salen de almacén, ya que estos se les asigna a

los empleados (vendedores), esto para saber en un momento dado con que

cuentan, para que no queden varados y/o transferírselos a otros empleados para

poder desplazarlos.

Se reduce el gasto de papel, ya que el sistema cuenta con fácil acceso a consultas

y búsquedas como también reportes que permiten la impresión de los mismos, si

es que la alta gerencia y empleados lo requieren.

Los clientes están segmentados por personas y empresas (personas físicas y

personas morales) para una mejor búsqueda y control de los datos que nos

proporcionan.

6

CAPITULO II:

2. MARCO TEÓRICO METODOLÓGICO:

2.1 QUE ES UN INVENTARIO:

Según el diccionario de la real academia de la lengua española nos dice que: “Es

el asiento de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o

comunidad, hecho con orden y precisión”

Con más claridad, es una lista ordenada de los bienes y demás cosas que

pertenecen a una persona, una empresa o a una asociación. Estos bienes pueden

ser (productos, alimentos, muebles, equipo de reparto, etc.).

2.1.2 TIPOS DE INVENTARIOS:

1. Inventario Perpetuo.

Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por

medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar,

donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A

intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y

se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de

acuerdo con la cuenta física. Los registros perpetuos son útiles para preparar los

estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El sistema perpetuo

7

ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre

actualizados.

2. Inventario Intermitente.

Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre al, por razones

diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable

permanente, al que se trata de suplir en parte.

3. Inventario Final.

Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico,

generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación

patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones

mercantiles de dicho periodo.

4. Inventario Inicial.

Corresponde al que se realiza al dar comienzos a las operaciones.

5. Inventario Físico.

Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las

diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha

del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista

detallada y valorada de las existencias.

6. Inventario determinado por observación y comprobado con una lista

de conteo.

Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído.

La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores

de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo

principal. La preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro

fases: Manejo de inventarios (preparativos), Identificación, Instrucción y

Adiestramiento.

8

7. Inventario en Tránsito.

Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos

que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente.

Existen porque el material debe moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario

se encuentra en camino, no puede tener una función útil para las plantas o los

clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte.

8. Inventario de Materia Prima.

Representan existencias de los insumos básicos de materiales que abran de

incorporarse al proceso de fabricación de una compañía.

9. Inventario en Proceso.

Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros

materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegará a

conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto terminado;

mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser inventario en proceso.

10. Inventario en Consignación.

Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero él título de propiedad

lo conserva el vendedor.

11. Inventario Mínimo

Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén.

12. Inventario Disponible.

Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta.

13. Inventario en Línea.

Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la línea de producción.

9

14. Inventario Agregado.

Se aplica cuando al administrar las existencias de un único artículo representa un

alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario,

los artículos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificación de

materiales de acuerdo a su importancia económica, etc.

15. Inventario de Previsión.

Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se

diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a

la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto,

involucra un menor riesgo.

16. Inventario de Mercaderías.

Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea

comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser

modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para

la Venta.

17. Inventario de Fluctuación.

Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no

pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta

pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios

existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse

completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de producción de

manera que los niveles de producción no tengan que cambiar para enfrentar las

variaciones aleatorias de la demanda.

18. Inventario de Anticipación.

Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a

programas de promoción comercial o aun periodo de cierre de planta.

Básicamente los inventarios de anticipación almacenan horas-trabajo y horas-

10

máquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de

producción.

19. Inventario de Lote o de tamaño de lote.

Estos son inventarios que se piden en tamaño de lote porque es más económico

hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo,

puede ser más económico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir

en grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener

descuentos en los artículos adquiridos.

20. Inventarios Estacionales.

Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir mas

económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para

satisfacer fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar

el nivel de producción de las operaciones, para que los trabajadores no tengan

que contratarse o despedirse frecuentemente.

21. Inventario Intermitente.

Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del

periodo contable.

22. Inventario Permanente.

Método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general

representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento

con el valor de los stocks.

23. Inventario Cíclico.

Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de operar según

tamaños de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o

transportar inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes,

11

de esta manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro

del sistema.

2.1.3 IMPORTANCIA DE LOS INVENTARIOS:

El inventario significa para Tec-Vet y Comer-Vet una inversión en forma de

productos médicos veterinarios, es por esta razón que es de suma importancia el

manejo y control del inventario ya que le permite a la empresa cumplir en tiempo y

forma la demanda de sus clientes.

Este inventario bien administrado significa para las empresa en cuestión que su

inversión genere utilidades en menor tiempo.

Instalar un Sistema de Información en Tec-Vet y Comer-Vet significa que

obtendrán de forma muy precisa cuando entra el producto a su almacén, tiempo

exacto que estuvo almacenado y la fecha en que salió el producto y a que cliente

se le vendió.

Como ya se ha mencionado en la actualidad este control lo llevan de manera

manual, por lo tanto los errores, retrasos, el solicitar producto cuando aún tienen

en existencia o peor aún que se agote un producto y no se den cuenta hasta que

un cliente lo solicita, son muy frecuentes.

La importancia de llevar el inventario de la manera más óptima, representa para

las empresas llegar al punto de equilibrio, esto es comprar los medicamentos en

cantidades exactas según lo vaya arrojando el sistema, desplazar el producto

correctamente según la fecha de caducidad, se podrá llevar una bitácora exacta a

diario de las entradas y salidas de cada uno de los productos.

De esta manera podrán brindar calidad en el servicio a sus clientes y su capital lo

invertirán de forma más certera tendrá más posibilidades de generar mejores

12

rendimientos sobre su inversión, ya que el riesgo de que un producto de les quede

disminuye considerablemente.

Es definitivo que para lograr el control del inventario en tiempo y forma se tendrá

que diseñar e instalar el Sistema de Información.

2.1.4 TEORÍA DE LOS SEMÁFOROS:

El semáforo tiene como finalidad lograr el control sobre diversas situaciones, es

una herramienta que utiliza los colores VERDE, AMARILLO Y ROJO o BLANCO,

AMARILLO Y ROJO que son colores universales, estos nos indicaran el estatus

que mantiene una situación, ya que este nos mostrara el tiempo correcto para

realizar las actividades.

El diseño de tiempos del semáforo, en su nivel más simple, involucra el encontrar

la duración apropiada de toda la variedad de indicaciones del semáforo. El

proceso de diseño incluye la reunión de los resultados de todos los cálculos

independientes.

Desde este punto de vista los semáforos en TecVet y ComerVet son tomados en

cuenta para el desarrollo del sistema de información, el resultado que dará o se

podrá apreciar en el tiempo son los productos existentes, agotados y próximos a

agotarse; esto representa una mayor visión para la pronta comercialización y

13

próximos pedidos a realizar. Se tomara en cuenta el color ROJO para aquellos

productos que se encuentran agotados, el color AMARILLO para aquellos

productos próximos a agotarse y los que permanezcan en blanco tienen un

estatus de suficiente existencia.

2.1.5 METODO PEPS.

Por el tipo de producto que se maneja en estas dos empresas, que son los

medicamentos veterinarios los cuales cuentan con una fecha de caducidad la cual

es muy importante para el consumo de los productos que comercializan para Tec-

Vet y Comer-Vet es indispensable contar con el método PEPS (“Primeras

Entradas – Primeras Salidas”).

Es por eso que el Sistema de Información que se desarrollará para dichas

empresas contará con la posibilidad de registrar en una base de datos la tarjeta de

almacén con la entrada (adquisición) de los productos, el costo de estos y la fecha

de salida (venta) así se irá registrando la cantidad de producto que hay en

almacén, con la finalidad que al realizarse una venta, y que el sistema en

automático indicará de que lote se tiene que surtir el pedido sin importar que en

una fecha posterior haya llegado al almacén el mismo producto, el sistema

siempre arrojará surtir el pedido de la caducidad más próxima y del lote más

antigüo.

Utilizando este método en el Sistema de información, se garantiza a las empresas

que en caso de que un producto se quedará en almacén al llegar su fecha de

caducidad será únicamente por que no se realizaron las ventas necesarias para

desplazarlo, jamás por falta de control en las entradas y salidas de los productos.

14

2.2 QUE ES UN SISTEMA DE INFORMACION:

Es un conjunto de elementos que interactúan entre si orientados al tratamiento y

administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior,

generados para cubrir una necesidad u objetivo.

2.2.1 TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN:

La primera clasificación se basa en la jerarquía de una organización y se llamó el

modelo de la pirámide.4 Según la función a la que vayan destinados o el tipo de

usuario final del mismo, 5 los SI pueden clasificarse en:

Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).

Gestiona la información referente a las transacciones producidas en una empresa

u organización, también se le conoce como Sistema de Información operativa.

15

Sistemas de información gerencial (MIS).

Orientados a solucionar problemas empresariales en general.

Sistemas de soporte a decisiones (DSS).

Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la

finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.

Sistemas de información ejecutiva (EIS).

Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el

estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información

interna y externa a la misma. Es en este nivel cuando los sistemas de información

manejan información estratégica para las empresas.

Estos sistemas de información no surgieron simultáneamente en el mercado; los

primeros en aparecer fueron los TPS, en la década de los 60, sin embargo, con el

tiempo, otros sistemas de información comenzaron a evolucionar. Los primeros

proporcionan información a los siguientes a medida que aumenta la escala

organizacional

Sistemas de automatización de oficinas (OAS).

Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una

empresa u organización.

Sistema Planificación de Recursos (ERP).

Integran la información y los procesos de una organización en un solo sistema.

16

Sistema experto (SE).

Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto.

Los últimos fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90 (aunque estos

últimos tuvieron una tímida aparición en los 70 que no cuajó, ya que la tecnología

no estaba suficientemente desarrollada).

2.2.2 CICLO DE VIDA DEL SOFTWARE:

Existen pautas básicas para el desarrollo a la medida de un sistema de

información para una organización.

Ciclo de vida en espiral

Conocimiento de la Organización:

Analizar y conocer todos los sistemas que forman parte de la organización, así

como los futuros usuarios del SI. En las empresas (fin de lucro presente), se

17

analiza el proceso de negocio y los procesos transaccionales a los que dará

soporte el SI.

Identificación de problemas y oportunidades:

El segundo paso es relevar las situaciones que tiene la organización y de las

cuales se puede sacar una ventaja competitiva (Por ejemplo: una empresa con un

personal capacitado en manejo informático reduce el costo de capacitación de los

usuarios), así como las situaciones desventajosas o limitaciones que hay que

sortear o que tomar en cuenta (Por ejemplo: el edificio de una empresa que cuenta

con un espacio muy reducido y no permitirá instalar más de dos computadoras).

Determinar las necesidades:

Este proceso también se denomina elicitación de requerimientos. En el mismo, se

procede identificar a través de algún método de recolección de información (el que

más se ajuste a cada caso) la información relevante para el SI que se propondrá.

Diagnóstico. En este paso se elabora un informe resaltando los aspectos positivos

y negativos de la organización. Este informe formará parte de la propuesta del SI

y, también, será tomado en cuenta a la hora del diseño.

Propuesta:

Contando ya con toda la información necesaria acerca de la organización, es

posible elaborar una propuesta formal dirigida hacia la organización donde se

detalle: el presupuesto, la relación costo-beneficio y la presentación del proyecto

de desarrollo del SI.

Diseño del sistema:

Una vez aprobado el proyecto, se comienza con la elaboración del diseño lógico

del SI; la misma incluye: el diseño del flujo de la información dentro del sistema,

los procesos que se realizarán dentro del sistema, el diccionario de datos, los

reportes de salida, etc. En este paso es importante seleccionar la plataforma

donde se apoyará el SI y el lenguaje de programación a utilizar.

18

Codificación:

Con el algoritmo ya diseñado, se procede a su reescritura en un lenguaje de

programación establecido (programación) en la etapa anterior, es decir, en

códigos que la máquina pueda interpretar y ejecutar.

Implementación:

Este paso consta de todas las actividades requeridas para la instalación de los

equipos informáticos, redes y la instalación de la aplicación(programa) generada

en la etapa de Codificación.

Mantenimiento:

Proceso de retroalimentación, a través del cual se puede solicitar la corrección, el

mejoramiento o la adaptación del SI ya creado a otro entorno de trabajo o

plataforma. Este paso incluye el soporte técnico acordado anteriormente.

2.2.3 UML Y SUS BENEFICIOS:

El análisis del sistema se llevara a cabo bajo el Lenguaje Unificado de Modelado

mejor conocido como (UML), es un modelado de sistemas de software más

utilizado en la actualidad. Es un lenguaje grafico para visualizar, especificar,

construir y documentar un sistema. UML ofrece un estándar para describir un

"plano" del sistema (modelo), incluyendo aspectos conceptuales tales como

procesos de negocio y funciones del sistema.

Es una herramienta más emocionante en el mundo actual del desarrollo de

sistemas. Esto se debe a que permite a los creadores de sistemas generar

diseños que capturen sus ideas en una forma convencional y fácil de comunicarlas

a otras personas.

La comunicación de la idea es de suma importancia. Antes de advenimiento del

UML, el desarrollo de sistemas era, con frecuencia, una propuesta al azar. Los

19

analistas de sistemas intentaban evaluar los requerimientos de sus clientes,

generar un análisis de requerimientos en algún tipo de notación que ellos mismos

comprendieran (aunque el cliente no lo comprendiera), de tal análisis a uno o

varios programadores y esperar que el producto final cumpliese con lo que el

cliente deseaba.

Dado que el desarrollo de sistemas es una actividad humana, hay muchas

posibilidades de cometer errores en cualquier etapa del proceso, por ejemplo, el

analista pudo haber malentendido al cliente, es decir, probablemente produjo un

documento que el cliente no pudo comprender. Tal vez ese documento tampoco

fue comprendido por los programadores quienes, por ende, pudieron generar un

programa difícil de utilizar y no generar una solución al problema original del

cliente.

2.2.4 POR QUÉ ES NECESARIO UML:

Hoy en día es necesario contar con un plan bien analizado. Un cliente tiene que

comprender que es lo que hará un desarrollador, además tiene que ser capaz de

señalar cambios si no se han captado claramente sus necesidades (o si cambia de

opinión durante el proceso). A su vez el desarrollo es un esfuerzo orientado

equipos.

20

La clave está en organizar el proceso de diseño de tal forma que los analistas,

clientes, desarrolladores y otras personas involucradas en el desarrollo del

sistema lo comprendan y convengan con él. El UML proporciona tal organización.

Un arquitecto no poda crear una compleja estructura como lo es un edificio de

oficinas sin crear primero un anteproyecto detallado; asimismo usted tampoco

podría generar un complejo sistema de oficinas sin crear un plan de diseño

detallado. La idea es así como el arquitecto le muestra un anteproyecto a la

persona que lo contrato, usted deberá mostrarle su plan de diseño al cliente. Tal

plan de diseño debe ser el resultado de un cuidadoso análisis de las necesidades

del cliente.

2.2.5 DIAGRAMAS DE CASO DE USO:

Un caso de uso es una descripción de los pasos o las actividades que deberán

realizarse para llevar a cabo algún proceso. Los personajes o entidades que

participarán en un caso de uso se denominan actores. En el contexto de ingeniería

del software, un caso de uso es una secuencia de interacciones que se

desarrollarán entre un sistema y sus actores en respuesta a un evento que inicia

un actor principal sobre el propio sistema. Los diagramas de casos de uso sirven

para especificar la comunicación y el comportamiento de un sistema mediante su

interacción con los usuarios y/u otros sistemas.

21

2.2.6 MODELO DE BASE DE DATOS RELACIONAL

Es un modelo de datos basado en la lógica de predicados y en la teoría de

conjuntos. Es el modelo más utilizado en la actualidad para modelar problemas

reales y administrar datos dinámicamente.

Una base de datos relacional es un conjunto de una o más tablas estructuradas en

registros (líneas) y campos (columnas), que se vinculan entre sí por un campo en

común, en ambos casos posee las mismas características como por ejemplo el

nombre de campo, tipo y longitud; a este campo generalmente se le denomina ID,

identificador o clave. A esta manera de construir bases de datos se le denomina

modelo relacional.

22

2.2.7 PROGRAMACIÓN ORIENTADA A OBJETOS (POO):

La programación orientada a objetos es la técnica más utilizada a nivel mundial

para desarrollar software robusto y reutilizable.

En ocasiones dividimos a los objetos en dos categorías: animados e inanimados.

Los animados están vivíos en cierto sentido; se mueve a su alrededor y hacen

cosas. Los objetos tienen cosas en común. Todos tienen atributos (por eejmplo:

tamaño, forma, color y peso) y todos exhiben comportamientos (es decir, una

pelota rueda, rebota, se infla y se desinfla; un bebe llora, duerme, gatea, camina y

parpadea. Modela el software en términos similares a los que utilizan las personas

para modelar los objetos del mundo real.

23

A grosso modo y para no complicar la definición podríamos decir que es una forma

de programar en la que diferentes bloques de código relacionados con un tema

específico (pensemos en un Automóvil) se asocian y se diferencian de otros.

Los objetos, físicamente se almacenan en un archivo de clase, y cuando

necesitemos recurrir a ellos los llamaremos y accederemos a sus propiedades,

métodos (funciones) y eventos.

2.2.8 C#:

Este es un lenguaje orientado a objetos y contiene una poderosa biblioteca de

clases, que consta de componentes pre-construido que permiten a los

programadores desarrollar aplicaciones con rapidez.

Es un lenguaje de programación visual, controlado por eventos, en el cual se

crean programas mediante el uso de (IDE) Entorno de Desarrollo Integrado.

Con IDE, un programador puede crear, ejecutar, probar y depurar programasen

C# de manera conveniente, con lo cual se reduce el tiempo requerido para

producir un programa funcional en una fracción del tiempo que se llevaría sin

utilizar el IDE.

Tiene raíces en C, C++ y Java; adapta las mejores características de cada uno de

estos lenguajes y agrega nuevas características propias. Al igual que Visual Basic

comparten la biblioteca de clases Framework (FCL). C# es apropiado para las

tareas de desarrollo de aplicaciones demandantes, en especial para crear las

aplicaciones demandantes en especial para crear las aplicaciones populares

basadas en la WEB actual.

24

2.2.9 VISUAL STUDIO 2008:

Nos provee una serie de herramientas para desarrollo, así como características de

debugging, funcionalidad en base de datos y características innovadoras para la

creación de aplicaciones en una variedad de plataformas.

Visual Studio 2008 incluye realces como un diseñador visual para desarrollo

rápido con el .NET Framework 3.5, esto nos ayuda mucho a los que desarrollan en

web por que se incluyen las características de Microsoft Expression Web, que la

verdad en mi punto de vista esta excelente, Visual Studio 2008 provee a

desarrolladores con todas las herramientas y el Framework el poder crear

aplicaciones web con el soporte de AJAX.

ofrece a desarrolladores nuevas herramientas para la fácil creación de

aplicaciones conectadas en las ultimas plaformas incluyendo web, Windows Vista,

Office 2007, SQL Server 2008 y Windows Server 2008. Para la web, tenemos

ASP.NET, AJAX y otras tecnologías como Silverlight,WPF,etc. que nos dará la

posibilidad de crear aplicaciones con rica interfaz de usuario, para poder dar una

experiencia de usuario sin precedentes.

25

2.3 SQLSERVER 2008:

Es un sistema para la gestión de bases de datos producido por Microsoft basado

en el modelo relacional. Sus lenguajes para consultas son T-SQL y ANSI SQL.

Microsoft SQL Server constituye la alternativa de Microsoft a otros potentes

sistemas gestores de bases de datos como son Oracle, PostgreSQL o MySQL.

Soporte de transacciones.

Soporta procedimientos almacenados.

Incluye también un entorno gráfico de administración, que permite el uso de

comandos DDL y DML gráficamente.

Permite trabajar en modo cliente-servidor, donde la información y datos se

alojan en el servidor y los terminales o clientes de la red sólo acceden a la

información.

Además permite administrar información de otros servidores de datos.

Este sistema incluye una versión reducida, llamada MSDE con el mismo motor de

base de datos pero orientado a proyectos más pequeños, que en sus versiónes

2005 y 2008 pasa a ser el SQL Express Edition, que se distribuye en forma

gratuita.

26

2.3.1 EVALUACIÓN O IMPACTO ECONÓMICO:

Las empresas en el ámbito de la comercialización exigen mucha competitividad a

nivel de mercado, como también a la vanguardia tecnológica, ya que la

representación de información y sus derivados son de suma importancia para

cubrir de manera eficiente las necesidades de los clientes.

Es de ahí que se deriva la necesidad de invertir en un sistema de información;

dicho sistema debe ser planteado, analizado y elaborado para cubrir

adecuadamente las necesidades tanto del cliente como de la empresa, con el

objetivo de ofrecer una comercialización en tiempo y forma, que para Tec-Vet y

Comer-Vet se verá reflejado en un menor número de productos caducos.

La elaboración de este sistema de información representará para las empresas

más que un gasto, una inversión que verá reflejada a corto plazo con el adecuado

control de inventarios.

Derivado de las reuniones de MSD (proveedor) y nuestra principal empresa Tec-

Vet (distribuidor), en donde se detectaron problemáticas de los vendedores que

están afectando directamente en la comercialización de los productos.

Estos problemas precisamente se dan porque el vendedor desconoce con que

productos y cantidades se cuenta en inventario, por lo cual levanta sus pedidos sin

hacer una consulta a su distribuidor ( TecVet y ComerVet).

Otros de los problemas es que en la actualidad la distribuidora lleva su control

de inventario de manera manual, por tanto no tienen la facilidad de pronosticar

ventas de los productos según la temporada.

La carga y descarga de los productos que llegan a la distribuidora también se

hace de manera manual, por lo tanto no es muy precisa ya que no se encuentran

al día.

27

Este tipo de dificultades a ocasionado que la distribuidora realice pedidos sin

control a su proveedor ya que solicita productos de emergencia o en caso

contrario productos de más, en ambos casos es perjudicial para la

comercialización de la distribuidora ya que cuando piden un producto de

emergencia se corre el riesgo de que no haya en existencia y el cliente de la

distribuidora decida comprarlo en otra comercializadora, y cuando se pide

producto de más, se corre el riesgo cuando se aproxima la fecha de caducidad se

tenga que vender con descuentos y tal vez hasta llegar a desechar el producto.

En los reportes de ventas que se analizaron en las reuniones entre MSD y Tec-

Vet, Comer-Vet se reflejó una pérdida en productos en un 25% (Este porcentaje

tomado en cuenta de un “Estado de resultados” y la realizando una sumatoria de

todos los productos caducados “Precio de Costo” para determinar dicho

porcentaje) mismo que ha impactado negativamente en las utilidades de la

distribuidora y en consecuencia a sus vendedores.

Esta cantidad representada en números es de $50,000 anuales.

Con la aplicación de un sistema de información adecuado, no solo se busca un

control de inventario preciso, a su vez será más eficiente a facturación y por ende

la cobranza.

La elaboración y aplicación del sistema de información tendrá un costo

aproximado de $60.0000, por lo tanto este gasto será recuperado en el primer año

de operación del S.I.

En Octubre del 2012 Tec- Vet, Comer-Vet después de realizar la evaluación de la

problemática y el costo de la solución, deciden invertir en el Sistema de

Información en beneficio de mejores finanzas y servicios para la distribuidora.

29

CAPITULO III:

3. MARCO REFERENCIAL:

ANTECEDENTES DE LA EMPRESA:

Esta empresa inicio el 14 de abril de 1999 fundada por los siguientes socios:

Ulises Rojano flores y Alicia González Martínez. Con el objetivo de crear una

sociedad anónima de capital variable de S.A DE C.V. con el compromiso

44000409, expediente 9944000406 y folio 60064 bajo la denominación

“distribuidora INTERVET” del SUR S.A DE C.V. otorgando el permiso de la

secretaria de relaciones exteriores.

El 07 de mayo de 1999 el médico veterinario Ulises Rojano Flores solicito a la

secretaria de relaciones exteriores. – México, - para que le acreditaran el permiso

para cambiar la denominación o razón social de distribuidora INTERVET DEL SUR

S.A DE C.V. a TECNOLOGIA VETERINARIA S.A DE C.V.

La empresa es de nacionalidad mexica y está regida por la ley general de

sociedades mercantiles y por las demás leyes que se les sea aplicable.

La empresa se encuentra ubicada en 1ra. Oriente sur #520 colonia Terán, Tuxtla

Gutiérrez, Chiapas.

Las empresas tienen como objeto o giro comercial compra-venta importación y

exportación de instrumental médicos veterinarios y accesorios para clínicas o

similares, compra-venta importación de equipos médicos veterinarios y sus

refacciones, compra-venta de productos agrícolas y veterinarios como sueros,

vacunas, desparasitaste, desinfectantes, hormonales, antibióticos, cuantos

artículos se relacionen con esta línea, adquirir los útiles, en seres, equipos,

maquinaria, bienes muebles e inmuebles necesario para el objeto social.

La duración de la sociedad será indefinida mismo que comenzaron a contarse a

partir de la fecha que se firmó la escritura.

30

VALORES:

Responsabilidad, lealtad, espíritu grupal, sencillez, amistad, deseo de superación.

FILOSOFIA:

Fomentar la salud animal a través de la ética profesional, el uso adecuado de los

productos con la atención oportuna de nuestros servicios.

MISION:

Satisfacer completamente las necesidades de nuestros clientes, en el mercado

veterinario, con el fuerte compromiso de proporcionar los mas alto estándares de

calidad y profesionalismo en el servicio, con precios competitivos que favorezcan

la rentabilidad de los productos. Manteniendo un ambiente de trabajo de equipo,

limpio, ordenado, seguro y con un profundo sentido de respeto.

VISION:

Nuestra visión a futuro es mantenernos como la empresa líder en los servicios que

ofrecemos manteniendo el nivel de excelencia y mejora continua, para cumplir con

las expectativas de nuestros productos y para obtener una presencia sólida en el

mercado.

OBJETIVOS INSTITUCIONALES.

Apoyar la salud animal.

Posicionar nuestro nombre y marca en marcado veterinario.

Darnos a conocer por medio de productos y marcas de calidad.

Ser el número uno en el estado de Chiapas.

Poner nuevas sucursales dentro del estado de chipas y fuera de él.

Ofrecer servicio y asesoría clínica para nuestros clientes.

Mantener el liderazgo del mercado.

Generar nuestra propia marca en los productos.

31

CAPITULO VI:

4. DESARROLLO DEL PROYECTO:

4.1 ANÁLISIS DE REQUISITOS:

Dadas las circunstancias de la problemática a sistematizar los procesos de TecVet

y ComerVet, se recabo información de las necesidades que tienen los empleados

que laboran en las empresas como también a sus colaboradores (Proveedores),

para la realización del análisis de requisitos y la lógica del negocio, se entrevistó al

personal del área de almacén para la abstracción de los diferentes reportes que

necesitan como también los ciertos datos que se necesitan que el sistema

reflejara:

Para el área de almacén existen 4 involucrados: encargado de almacén, vendedor

y el proveedor. El encargado de almacén es la persona encargada de la

administración del mismo, ya que verifica la existencia de productos, realiza altas

de productos en el sistema, realiza pedidos a proveedores, y manejar el flujo de

los productos entre los diferentes almacenes (traspasos entre almacén) y expedir

reportes de inventario, La descripción de cada uno se presenta a continuación:

Reporte de inventarios:

El reporte se podrá obtener por todos los almacenes, varios o sólo uno. Estará

agrupado por Almacén, seguido por Proveedor y Producto. Arrojará el total de

existencia por producto. Este reporte contiene el número de almacén, proveedor,

consecutivo de producto, lote, caducidad, cantidad, costo, precio de venta mínimo,

precio de venta.

32

Reporte de productos comprados entre fechas:

El reporte se podrá obtener por todos los almacenes, varios o sólo uno. Todos los

proveedores, varios, uno. Todos los productos, varios o uno. Estará agrupado por

Almacén, seguido por Proveedor y Producto. Desplegará los totales de Productos

comprados y el monto de la compra por cada grupo. Se puede sacar entre fechas.

Este reporte contiene el número de almacén, proveedor, consecutivo de producto,

lote, caducidad, cantidad, cantidad, costo, IVA, total.

SEMÁFOROS: Reporte de productos por caducar, y por agotarse:

Los reportes se podrán obtener por todos los almacenes, varios o sólo uno, Todos

los proveedores, varios, uno, Todos los productos, varios o uno. Estará agrupado

por almacén, seguido por proveedor y producto. Para el reporte de productos por

agotarse deberá filtrar por un numero configurable de productos al momento de

generarlo. Para el reporte de productos por caducar deberá filtrar por meses. Este

reporte contiene el número de almacén, proveedor, consecutivo de producto, lote,

caducidad, cantidad, costo, precio de venta mínimo, precio de venta.

Reporte de ventas por vendedor y clientes entre fechas:

El reporte se podrá obtener por todos los Vendedores, varios o sólo uno. Estará

agrupado por Vendedor, seguido por cliente y nota. Arrojará los totales por grupo y

podrá filtrase entre fecha. Este reporte contiene número de vendedor, cliente, nota

o factura, fecha, lote, código, producto, caducidad, cantidad, precio, descuento,

subtotal, IVA, total.

Reporte de ventas por cliente:

33

El reporte se podrá obtener por todos los Clientes varios o sólo uno. Estará

agrupado por Cliente seguido por fecha y nota. Arrojará los totales por grupo y

podrá filtrase entre fechas. Este reporte contiene Código, Producto, Caducidad,

Cantidad, Precio, Descuento, Subtotal, IVA, Total, cliente, fecha y numero de

factura.

Reporte de productos vendidos entre fechas:

El reporte muestra Todos los artículos, uno o varios artículos, entre fechas,

además de desplegar el producto, Fecha Nota o Factura, Lote, Caducidad,

Cantidad, Precio, Descuento, Subtotal, IVA, Total.

Reporte de traspasos entre almacenes entre fechas:

El reporte se puede obtener entre fechas. Está agrupado por Fecha y No

Traspaso. El reporte despliega fecha, almacenes que traspasan, Código Lote

Producto Caducidad Cantidad.

34

4.2 DIAGRAMA DE FLUJO:

En este diagrama de flujo define la interacción con los diferentes empleados que

cumplen el proceso y la interacción de los mismos con la finalidad de llevar dicha

interacción orientada a la lógica de la empresa para llevar a cabo el desarrollo del

sistema.

35

4.3 MODELO DE SOFTWARE (CICLO DE VIDA).

Para el desarrollo del sistema, se utilizó la ingeniería de software, tanto para sus

Objetivos, Análisis del riesgo, Planificación, Desarrollo y pruebas; se utiliza el

modelo de ciclo de vida en espiral.

Las actividades de este modelo son una espiral, cada bucle es una actividad. Las

actividades no están fijadas a prioridad, sino que las siguientes se eligen en

función del análisis de riesgo, comenzando por el bucle interior.

En este modelo, el esfuerzo de desarrollo es iterativo (Que se repite). Tan pronto

como uno completa un esfuerzo de desarrollo, otro comienza. Además, en cada

desarrollo ejecutado, puedes seguir estos cuatros pasos:

Determinar qué quieres lograr.

Determinar las rutas alternativas que puedes tomar para lograr estas metas.

Por cada una, analizar los riesgos y resultados finales, y seleccionar la

mejor.

Seguir la alternativa seleccionada en el paso 2.

Establecer qué tienes terminado.

Es por ello que en las empresas TecVet y comervet se tomaron en cuenta las

alternativas y el ciclo de vida a utilizar, ya que pudo en algún momento que por

falta de tiempo y de concepción de ser explícitos tanto en los proceso, como en la

proyección del sistema, estas se tengan que mejorar y volver a tomarlas en

cuenta, para implementarlas y documentarlas.

36

MANUAL TECNICO

DIAGRAMAS DE CASOS DE USO.

Se llevan a cabo estos diagramas para ejemplificar el funcionamiento del sistema

de información HB-Inventario de una manera sencilla, ya que los diagramas de

casos de uso sirven como manuales técnicos para poder dar a conocer el

funcionamiento más claro de un software, y como un cliente (usuario) opera dicho

sistema, como también para el desarrollo del software.

Adjuntado con una tabla explicita donde se definen los casos de uso y datos que

se manejan en la interacción de cada proceso, al igual que su descripción, grado

de acoplamiento con otras partes del sistema y objetivos asociados que este

pueda tener.

37

Compras Compras de productos a proveedores ingresándolos a inventario.

Objetivos asociados Gestionar Compras

Requisitos asociados Nueva Compra Cancelar Compra Ver Compra Imprimir Compra

Descripción El sistema deberá almacenar la información correspondiente a las compras.

Datos específicos Datos del proveedor. Numero de remisión. Tipo de moneda. Fecha de compra. Código del producto. Nombre del producto Fecha de caducidad. Lote. Cantidad de productos. Costo unitario. Porcentaje de IVA.

Actores Encargado de almacén.

Auxiliar de almacén.

Estabilidad Alta

Comentarios Solo el encargado de almacén como el auxiliar de almacén puede

administrar las compras que la empresa realiza.

38

Productos Administración de productos que se manejan en inventarios.

Objetivos asociados Gestionar productos

Requisitos asociados Nuevo producto Ver/editar producto Eliminar producto. Precios del producto. Nuevo precio. Ver/editar precio. Eliminar precio.

Descripción Los usuarios podrán agregar nuevos productos asignándoles diferentes

listas de precios que maneja cada uno (Precio lista, Precio Mínimo,

Bonificación).

Datos específicos Unidad de medida. Laboratorio. Línea. Moneda. Nombre de producto. Código del producto. Descripción. Costo. Stock mínimo Alerta de caducidad (días). Índice de precio Nombre del precio Código del precio IVA Porcentaje de Ganancia. Porcentaje de descuento.

39



Encargada de ventas.

Estabilidad Alta

Comentarios Los usuarios de ventas y almacén pueden administrar y configurar el

módulo de precios, por las variaciones que estos traigan consigo.

40

Inventarios Consulta, manejo y control de inventarios en los diferentes almacenes.

Objetivos asociados Gestionar inventarios.

Requisitos asociados Ver inventario por almacén. Reporte de inventarios. Detalle de inventarios por almacén. Ver productos por lote. Productos próximos a caducar. Todos los productos.

Descripción Administración, Almacén y Contabilidad pueden consultar y ver el estatus

por medio de semáforos, como también existencia por lote y caducidad de

los productos.

Datos específicos Nombre del almacén. Nombre del producto. Stock mínimo. Stock actual. Lote del producto. Caducidad del producto. Costo del producto. Días por caducar.



Contabilidad.

Gerencia (Administración).

Estabilidad Alta

Comentarios Los usuarios pueden consultar los inventarios, ver días de caducidad, lotes y

caducidades respectivas.

41

Proveedores Consulta, manejo y control de proveedores, quienes nos venden productos

y servicios, separado por persona física y persona moral.

Objetivos asociados Gestión de proveedores.

Requisitos asociados Ver/editar persona física. Ver/editar persona moral. Nueva persona física. Nueva persona moral.

Descripción Administración de proveedores (persona física y moral), son las personas a

quien le compramos productos y servicios como también el manejo de

datos permanentes que nos sirven para expedir información de compras o

ventas o el ingreso de la misma.

Datos específicos Nombre. RFC. Dirección. Estado. Municipio. Tipo (Física o Moral).

Actores Almacén (Encargado y Auxiliar)

Estabilidad Alta

Comentarios Los usuarios deben agregar, editar y administrar proveedores por tipo

(Física y/o Moral).

42

Clientes Administración de clientes, segmentados por empresas y personas,

registros, búsquedas y visualización.

Objetivos asociados Gestión de Clientes, empresas y personas.

Requisitos asociados Nuevo cliente. Buscar cliente. Eliminar cliente. Agregar persona. Buscar persona. Editar empresa. Agregar empresa. Buscar empresa. Editar empresa.

Descripción Control y manejo de todos los clientes a quienes se les comercializan

productos, captura de sus datos esenciales separados por empresas y

personas.

Datos específicos Nombre del cliente Tipo de cliente. RFC Dirección. Estado. Municipio. Nombre comercial empresa. Razón social empresa. Nombre oficina empresa. Función oficina empresa. Correo electrónico empresa.

43

Dirección empresa. Estado empresa. Municipio empresa. Código postal empresa. Teléfono empresa. Cuenta bancaria empresa. Nombre comercial persona. Razón social persona. Nombre oficina persona Función oficina persona. Correo electrónico persona. Dirección persona. Estado persona. Municipio persona. Código postal persona. Teléfono persona. Cuenta bancaria persona.

Actores Almacén (Encargado y Auxiliar).

Ventas.

Estabilidad Alta

Comentarios Los usuarios son encargados de administrar los datos de empresas y

personas, como también los clientes asociados con estos 2 rubros

mencionados, están separados por que se comparten en ambas empresas.

44

Ventas Administración en ventas de productos para los clientes a quien

comercializamos.

Objetivos asociados Gestión de ventas y relación con empleados, zona, almacén, cliente,

productos, totales y descuentos.

Requisitos asociados Ingresar serie. Ingresar folio. Seleccionar almacén. Seleccionar fecha. Tipo de venta. Seleccionar cliente Seleccionar producto o (productos especiales). Escribir descuento y Motivo. Estatus de la venta. Tipo de moneda. Eliminar producto.

Descripción Realización de las ventas que manejan los empleados de ruta, local y de

mostrador.

Datos específicos Folio. Serie. Fecha. Cliente. Nombre del producto Precio (lista, mínimo o bonificación). Estatus del pedido. Descuento.

45


Ventas.

Administrador.

Estabilidad Alta

Comentarios Usuarios encargados de realizar y registrar las ventas de la empresa para así

descontar en inventarios y relacionar registros semanales para futuros

reportes que se soliciten.

Administración de

folios.

Administración folios y series, para las ventas que se realizan.

Objetivos asociados Gestión de folios y series para los empleados, generando un intervalo en

número de notas de pedido para segmentar sus ventas, zonas y comisiones.

Requisitos asociados Nuevo folio. Ver/editar folio. Eliminar folio. Nuevo serie. Ver/editar serie. Eliminar serie. Asignar empleado. Asignar zona.

46

Numero de folios a asignar.

Descripción Control y manejo de folios y series para separar las ventas por empleado y

zonas y verificar quien vendió cualquier producto que se monitoree como

también para que generen comisión.

Datos específicos Empleado Zona Número de serie (identificador). Numero de folios (del y/o al). Tipo de serie Nombre de la serie Descripción de la serie


Ventas.

Administrador.

Estabilidad Alta

Comentarios Usuarios encargados de realizar el registro y control de folios y series, deben

ser cuidadosos de que numeración se le asigna al empleado.

47

Asignación de

almacenes

Administración y asignación de almacenes para empleados.

Objetivos asociados Gestión de almacenes y asignación para los empleados y relacionarlos en

ventas.

Requisitos asociados Asignar almacenes. Asignar. Quitar.

Descripción Control y manejo de almacenes relacionado con ventas e inventarios para

realizar la operación de estas mismas y administrar almacenes por los

productos que se manejan.

Datos específicos Nombre del empleado. Estado. Nombre del almacén.


Estabilidad Alta

Comentarios Usuarios encargados de realizar las asignaciones deben ser cuidadosos para

ver que empleado o empleados tendrán acceso a los almacenes de los

demás empleados.

48

BASE DE DATOS:

En el análisis de requisitos se tomó en cuenta que el sistema seria para 2

empresas o más, dadas las circunstancias se diseñó la parte de clientes como una

base de datos por separado, ya que la base de datos CONTACTO es compartida

para dichas empresas, evitando así registrar al cliente en ambas empresas, solo

basta con que se registre en una y así poder compartir la información del cliente

en la otra empresa.

49

DIAGRAMA ENTIDAD RELACION:

50

DICCIONARIO DE DATOS:

Tabla Empleados: Sirve para el registro de los empleados (vendedores y

administradores) que laboran.

Tabla Empresa: Sirve para llevar el registro de los clientes tipo empresa.

Tabla Almacén: Sirve crear diversos almacenes y asignarles productos a

inventario.

51

Tabla BienComercial: Es la descripción y características de los productos que se

consultan en los inventarios.

Tabla Precio: Esta tabla administra y guarda los distintos precios que pueden

tener los productos.

52

Tabla Producto: Es donde se almacena las características de cada productos.

53

Tabla SerieFolio: Sirve para enumerar las notas de pedido que cada empleado

puede utilizar para realizar sus ventas, como también identificar las series que se

crean.

Tabla Moneda: Sirve para registrar y hacer las conversiones de la moneda con la

cual se va a pagar

Tabla TipoCliente: Sirve para identificar y separa cuando un cliente es una

empresa o una persona.

54

Tabla Proveedor: Sirve para almacenar a los proveedores y datos

correspondientes, relacionados con otras tablas.

Tabla Teléfonos: Sirve para registrar los diversos teléfonos con los que cuentan

los clientes.

55

Tabla Personas: Sirve para llevar el control de personas físicas, ya que este es

un tipo de cliente.

Tabla Sucursal: Sirve para tener los datos de las sucursales de los clientes.

56

Tabla CatalogoUDIDLL: Sirve para llevar el registro de los costos de cada

producto.

Tabla CategoriaAlmacen: Sirve para clasificar los tipos de almacén que existan

(Almacén General, Almacén vendedores, Almacén proveedores).

Tabla EmpleadoZona: Sirve para asignar zonas a los vendedores (Rutas de

trabajo).

57

Tabla IndicePrecio: Sirve para indicar el porcentaje de ganancia que genera un

producto.

Tabla PrecioProductoFisico: Sirve para la asignación de precios a los productos

(Lista de precios).

58

Tabla Usuarios: Sirve para el control de usuarios, sesiones activas, roles,

contraseñas guardadas etc.

59

Tabla Roles: Sirve para el control de los roles de usuario que estos tengan

asignados en el sistema.

Tabla TipoPago: Sirve para guardar el tipo de pago que efectúa el cliente en una

venta.

60

Tabla Venta: Sirve para guardar los datos de las ventas realizadas.

61

Tabla VentaDetalle: Sirve para generar detalles de la venta respecto a precios,

descuento, IVA, total, subtotal, etc.

Tabla Entrada: Sirve para generar entradas en el ajuste de inventario.

62

Tabla EntradaDetalle: Sirve para generar detalles de la venta respecto a precios

y otras características de la entrada. Etc.

Tabla Salida: Sirve para generar salidas al ajuste de inventario.

Tabla SalidaDetalle: Sirve para generar detalles de la venta respecto a precios y

otras características de las salidas, respecto a sus cantidades. Etc.

64

MANUAL DE USUARIO:

HB-Inventario

Inicio de sesión.

Esta pantalla permite comenzar una sesión de un usuario específico, permitiendo

así identificarse frente al sistema. En donde se tendrá que escribir el nombre de

usuario, contraseña y seleccionar la empresa al cual el sistema tendrá acceso.

65

Monitor, Módulos del sistema.

En la figura 2 podemos observar los módulos que el sistema tiene integrado. Esto

dependerá del usuario que haya iniciado sesión. Para hacer a los módulos solo

basta hacer clic en ella.

66

Módulo de Productos.

Al iniciar el módulo de Productos nos llevará a la siguiente pantalla:

Figura 3. Catalogo Productos.

Para crear un nuevo registro damos clic en la opción nuevo lo cual nos llevara a la

siguiente pantalla:

Figura 4. Nuevo Producto

67

En esta pantalla configuraremos el producto, como podemos observar que la

pantalla se encuentra divida en dos cosas la primera es Producto y la segunda es

Precios. En Datos del Producto debemos de seleccionar una de las opciones

que se nos dan a elegir y llenar los distintos campos en blanco, una vez realizado

pasamos a Precios del Producto en la cual debemos de seleccionar el registro

Precio Mínimo y dar clic en la opción Ver/Editar lo cual nos llevará a la siguiente

pantalla.

Figura 5. Configurar Precio Mínimo.

En esta pantalla debemos de llenar los campos en blanco requeridos y seleccionar el tipo

de IVA que tendrá el producto, y si deseamos que la ganancia se maneje a partir de

Precio o Porcentaje, una vez terminado esto damos clic en Aceptar lo que nos llevará al

siguiente cuadro de dialogo.

68

Figura 6. Editar Registro

Una vez en este cuadro de dialogo damos clic en la opción Si, lo que nos llevara de

regreso a la “Figura 4” si se desea configurar el Precio Lista seleccionamos este registro

y damos clic en la opción Ver/Editar lo que nos llevará a la siguiente pantalla:

Figura 7. Configurar Precio Lista.

69

Una vez que se terminen de llenar cada uno de los campos en blanco y seleccionado el

IVA y el tipo de ganancia a ingresar damos clic en la opción Aceptar lo que nos llevara al

siguiente cuadro de dialogo

Figura 8. Editar Registro

Una vez en este cuadro de dialogo damos clic en la opción Si, lo que nos llevara de

regreso a la “Figura 4” si se desea configurar el Precio Bonificación seleccionamos este

registro y damos clic en la opción Ver/Editar lo que nos llevará a la siguiente cuadro de

dialogo

Figura 9. Precio Bonificación

Una vez terminado de llenar cada uno de los registros la pantalla debe verse más o

menos de la siguiente forma:

70

Figura 10. Registros Llenados

Terminado esto damos clic en la opción Aceptar lo que nos llevará de regreso a la

“Figura 3”.

Si deseamos ver o editar un registro damos clic en la opción Ver/Editar (Figura 3) lo que

nos llevará a la siguiente pantalla:

Figura 11. Ver/Editar Producto

71

Una vez que terminemos de hacer los cambios damos clic en la opción Aceptar lo que

nos llevará de regreso a la “Figura 3”.

Si lo que desea es eliminar un registro, damos clic sobre la opción Eliminar (Figura 3) lo

que nos mostrará el siguiente cuadro de dialogo:

Figura 12. Eliminar Registro

72

Módulo de Catálogos.

Descripción de las partes de conforman el sistema.

Menú General.

En esta pantalla podemos encontrar las siguientes opciones categoría de almacén,

Almacén,

Tipos de pago, Descuentos, Empleados, Clientes, Asignar zonas a empleados,

Régimen Fiscal (Figura 3).

Figura 3.- Menú general

73

Menú Inventario.

En este menú podemos encontrar los diferentes tipos de catálogos relacionados con el

inventario que como son Índice de precios, Unidad de Medida, Productos y Tipos de

transferencia.

Figura 4.- Menú Inventario.

Menú Ventas.

En este menú se encuentran los catálogos de Folios y Series para la realizar una venta.

Figura 5.- Menú Ventas.

74

Descripción de los elementos del menú Generales.

1.-Categoria de almacén.

Las categorías de almacén se usan principalmente para agrupar o clasificar a los

almacenes como por ejemplo, Almacén de vendedores, Almacén General.

Figura 8.- Categoría de Almacén.

Agregar categoría de almacén. Esta opción permite dar de alta al sistema una

nueva categoría para almacenes para ello presione el botón Nuevo y se desplegara

la siguiente pantalla (Figura 9).

75

Figura 9.- Agregar categoría de almacén.

Escriba el Nombre, código y la descripción de la categoría del almacén enseguida

presione el botón Nuevo para guardar o Cancelar para salir sin hacer nada.

Editar Categoría de almacén. Esta opción permite modificar información de una

categoría de almacén ya registrado, para ello seleccione la categoría que se desea

modificar en la pantalla categoría almacén (Figura 8) y oprimia el botón Ver/Editar y

aparecerá la siguiente pantalla (Figura 10).

76

Figura 10.-Editar Categoría de almacén.

Y podrá cambiar el Nombre, código o Descripción y para efectiva la Modificación

presione el botón Editar o presione cancelar para salir sin guardar los cambios.

Eliminar categoría almacén. Para Eliminar una categoría de almacén, seleccione la

categoría que desea eliminar y haga clic en el botón de Eliminar y aparecerá la siguiente

pantalla.

Figura 11.-Confirmar eliminación de registro.

Si desea eliminar presione el botón Si en caso contrario presione el botón No.

77

2.- Almacén.

La pantalla principal de almacén permite Agregar, Ver, Editar o Eliminar

almacenes de las categorías.

Figura 12.- Pantalla principal de almacenes.

Agregar Almacén.- Para agregar un nuevo almacén presione el botón Nuevo

enseguida aparecerá el formulario para el registro (Figura 13).

Figura 13.- Agregar nuevo almacén.

78

Agregue la sucursal. Presione le botón que aparece con una lupa y seleccione la

sucursal (Figura 14).

Figura 14.Buscar sucursal.

Seleccione la sucursal y presione el botón Aceptar, selección la categoría de

almacén, escriba el Nombre, Código, Descripción. Y presione el botón Aceptar

para guardar los cambios o Cancelar para salir sin hacer nada.

Editar Almacén. Para editar un almacén seleccione el almacén a editar (Figura

12) y oprima el botón Ver/Editar enseguida aparecerá la siguiente pantalla

(Figura 15).

Figura 15.-Editar almacén.

79

Puede modificar la sucursal, Categoría Almacén, Nombre, código o la

descripción y presione el botón Aceptar para guardar los cambios o Cancelar

para salir sin hacer nada.

Eliminar Almacén. Para eliminar un almacén seleccione el registro (Figura 12) y

oprima el botón Eliminar, aparecerá la siguiente pantalla.

Figura 16.-Confirmar eliminación de almacén.

Oprima el botón Si para eliminar o No para cancelar.

3.- Tipo de pago.

Esta pantalla se usa para dar de alta los diferentes sistemas de pago que el

sistema aceptara para la venta.

80

Figura 17.- Catalogo de tipos de pago.

Agregar nuevo tipo de pago. Para agregar un nuevo tipo de pago presione el

botón Nuevo y aparecerá el siguiente Formulario para el registro (Figura 18).

Figura 18.- Agregar tipos de pago.

Escriba el Nombre, Código, Descripción, y seleccione la Cuenta y por último

presione el botón aceptar para guardar los cambios o Cancelar para salir sin

hacer nada.

81

Editar tipos de pago. Para editar los tipos de pago seleccione el registro que

desea editar en la pantalla de Tipos de pago (Figura 17) y presione el botón

Ver/Editar, aparecerá la siguiente el siguiente formulario (figura 19).

Figura 19.- Editar Tipos de pago. Modifique la el Nombre, Código, Descripción o la Cuenta y presione el botón

Editar para efectuar los cambios o Cancelar para salir sin hacer nada.

Eliminar Tipos de pago. Para eliminar tipos de pago seleccione el registro que

desea eliminar en la pantalla Tipos de pago y luego aparecerá la siguiente

pantalla de confirmación.

Figura 20.- Confirmar Eliminación de tipos de pago.

Presione el botón Si para eliminar o No en caso de cancelar la eliminación.

82

4. Descuentos.

El catálogo de descuentos se usar para dar de alta los diferentes tipos de

descuentos que se aplicaran sobre el total de la venta.

El catálogo de descuentos se usar para dar de alta los diferentes tipos de

descuentos que se aplicaran sobre el total de la venta.

Figura 21.- Pantalla principal de descuentos.

Agregar Descuento. Para agregar un nuevo descuento oprima el botón Nuevo,

enseguida aparecerá el siguiente formulario para el registro (Figura 22).

83

Figura 22.- Agregar nuevo descuento. Escriba el Nombre, Código, Descripción, % Descuento y presione el botón

Nuevo para guardar los cambios o Cancelar para salir sin hacer nada.

Eliminar descuento.- Para eliminar un descuento seleccione el registro que

desea eliminar y oprima el botón Eliminar y aparecerá la siguiente pantalla para

confirmar (Figura 23).

Figura 23.- Confirmar eliminar descuento.

Presione el botón Si para proceder con la eliminación o No en caso de cancelar.

84

5.- Empleados. Este catálogo nos permite agregar y eliminar empleados.

Figura 24.- Pantalla principal de empleados.

Agregar Empleados. Para agregar un nuevo empleado oprima el botón Nuevo y

enseguida aparecerá el siguiente formulario para los registros de los Empleados

(Figura 25).

Figura 25.- Pantalla Agregar empleados.

85

Primero tendrá que seleccionar la persona que se agregara como empleado

presionando en botón Buscar de la pestaña Empleado después aparecerá la

siguiente pantalla para la búsqueda

(Figura 26).

Figura 26.- Búsqueda de personas.

Escribe el nombre de la persona, luego presione la tecla Enter u oprima el botón Buscar,

después aparecerá una lista de coincidencias encontradas seleccione una y oprima el

botón Seleccionar. En caso de estar no estar la persona vaya al menú principal del

sistema HBInventario y busque la opción para dar de alta personas, una vez que esta

dado de alta repita el paso anterior.

Después seleccione la Empresa, Escriba el Nombre del puesto, Departamento y la

Oficina y presione el botón Aceptar. El siguiente paso es agregar el porcentaje de

comisión que el empleado le será asignado. Para ello seleccione la pestaña comisión de

la pantalla Agregar Empleados (Figura 25). Y escriba el porcentaje de comisión y

Presione el botón aceptar para guardar los cambios.

Editar Empleados. Para editar un empleado seleccione el empleado a Modificar y

oprima el botón Ver/Editar y aparecerá la siguiente pantalla (Figura 27).

86

Figura 27.- Editar Empleado.

Y podrá Modificar la persona, la empresa a la cual pertenece, Nombre del puesto,

El departamento, la oficina y también podrá modificar el porcentaje de comisión.

Para poder guardar los cambios oprima el botón Aceptar de cada una de las

pestañas que se haya modifica o el botón de Salir para descartar las

Modificaciones.

Eliminar Empleado. Para poder eliminar un empleado, seleccione el empleado

al que se va a eliminar y aparcera una ventana para confirmar.

Figura 28.- Eliminar empleado.

Presione el botón Si para hacer valida la eliminación o el botón No en caso de cancelar.

87

6.- Clientes. En este catálogo usted podrá dar de alta y eliminar clientes.

Figura 29.- Pantalla principal de clientes.

Agregar cliente. Para agregar un nuevo cliente oprima el botón Nuevo

enseguida aparecerá la siguiente pantalla (Figura 30).

88

Figura 30.- Alta de clientes.

Seccione el Tipo de cliente que desea agregar y (Normal, persona físicas o

persona moral), enseguida presione el botón Buscar que tiene la imagen de una

lupa. A continuación aparecerá la pantalla para búsqueda de personas o

búsqueda de empresas según el tipo de cliente. Si la empresa o persona no se

encuentra, tendrá que registrarlo en el módulo para dar de alta personas o

empresas.

Figura 31.- Búsqueda de personas.

89

Se selecciona el cliente y se oprime el botón Aceptar que enseguida

aparecerá la siguiente pantalla con los datos cargados de la persona o

empresa.

Figura 32.-Ficha técnica de personas.

Por último presionamos el botón Aceptar para guardar los cambios o Cancelar

90

para salir sin hacer nada.

7. Asignar zonas a empleados.

Figura 33.- Asignación de zonas a empleados.

Agregar nueva zona a empleados. Para asignar nuevas zonas a

empleados oprima el botón Nuevo enseguida aparecerá la siguiente pantalla

para el registro (Figura 34).

Figura 34.- Nueva zona a empleados.

Seleccione el Empleado, escriba el Nombre de la zona y una Descripción de la

zona. Por último presione el botón Aceptar para guardar los cambios.

91

Editar Zonas a empleado. Para modificar una zona ya registrada primero

tiene que seleccionar el registro y oprimir el botón Ver/Editar y aparecerá la

siguiente pantalla (Figura 35).

Figura 35.- Editar zonas a empleados.

Puede modificar el empleado, El nombre de la zona o la Descripción y para

guardar los cambios presione el botón Aceptar o Cancelar para salir sin hacer

nada.

Eliminar una zona a empleados. Para eliminar una zona a empleados

seleccione el registro y enseguida oprima el botón Eliminar y aparecerá la

siguiente pantalla de confirmación (Figura 36).

Figura 36. Confirmar eliminación de zonas a empleados.

Presione el botón Si para eliminar o para cancelar el botón No.

92

8. Régimen Fiscal.

Figura 37. Catalogo de régimen Fiscal.

Agregar nuevo régimen fiscal. Para agregar nuevo régimen fiscal oprima el

botón Nuevo y aparecerá un formulario para el registro de los datos.

Figura 38.- Agregar nuevo régimen fiscal.

93

En donde tendrá que escribir el Nombre, Código y la Descripción y oprimir el

botón Aceptar para crearlo o Cancelar para salir sin hacer nada.

Descripción del menú Inventarios.

1.- Índice de precio.

Los índices de precio son los diferentes tipos de precio que podrá el producto

tener configurado para la venta.

Figura 39. Catálogo de índices de precio.

Al dar clic sobre la opción “Nuevo” nos llevara a la siguiente ventana en la cual

podremos dar de alta un nuevo Índice de Precio:

94

Figura 40.- Nuevo Índice de Precio

En donde tendrá que escribir el Nombre, Código, la Descripción y el porcentaje

de ganancia y al oprimir el botón Aceptar para crearlo o Cancelar para salir sin

hacer nada.

Al dar clic sobre la opción “Ver/Editar”, nos llevara a la siguiente ventana:

95

Figura 41.- Ver/Editar

En esta ventana observamos uno de los índices ya registrados en el sistema,

aquí podemos modificar cualquiera de los campos que nosotros deseamos ya

sea Nombre, Código, Descripción y Porcentaje de Ganancia al hacer clic sobre

Aceptar para llevar a cabo los cambios o en el Cancelar para salir sin hacer

ninguna modificación.

Al seleccionar una de las categorías, oprimimos sobre la opción Eliminar,

podemos borrar de la base de datos del sistema la categoría deseada.

Descripción del Menú Ventas

1.- Folios.

Al seleccionar la opción Folios en el menú de ventas nos llevara a la siguiente

pantalla:

Figura 53.- Administración de Folios

96

Como podemos observar en la Figura 45, esto nos sirve para llevar el control de

los empleados sobre los folios que se les han entregado.

Al dar clic sobre la opción Nuevo, nos llevara a la siguiente pantalla:

Figura 54.- Nuevo Folio de Empleados. Para poder asignar un nuevo Folio a un empleado debemos seleccionar el

nombre del empleado, después el tipo de serie del cual se le va a hacer

entrega y por último llenar los campos en blanco Del

Número - Al Número, una vez realizado esto damos clic en Aceptar para crear

el registro o bien damos clic en Cancelar y con esto saldremos de esta pantalla

sin realizar ningún cambio.

Al seleccionar un registro y dar clic sobre la opción “Ver/Editar”, nos llevara a la

siguiente ventana:

97

Figura 55.- Ver/Editar un Folio a un Empleado. En esta ventana observamos uno de los índices ya registrados en el sistema,

aquí podemos modificar cualquiera de los campos que nosotros deseamos ya

sea el Nombre del Empleado, el tipo de Serie o bien ya se los Números de

Folio al hacer clic sobre Aceptar para llevar a cabo los cambios o en el

Cancelar para salir sin hacer ninguna modificación.

Al seleccionar una de las categorías que tenemos registradas en sistema,

oprimimos sobre la opción Eliminar, con esto podemos borrar de la base de

datos del sistema la categoría deseada.

98

Transferencias

Cundo iniciamos el módulo de transferencias nos mostrará la siguiente pantalla

Figura 3. Transferencias

Como podemos observar en la “Figura 3” nos muestra un listado de las

transferencias realizadas hasta el momento, si deseamos hacer la búsqueda de un

cliente debemos de escribir sus datos en el campo en blanco para realizar la

búsqueda, pero si lo que deseamos es hacer una nueva transferencia lo que

debemos hacer es dar clic en la opción Nuevo lo cual nos llevará a la siguiente

pantalla.

99

Figura 4. Nueva Transferencia

Como podemos observar en la “Figura 4”, para poder crear hacer el registro de un

cliente en la transferencia damos en la opción nuevo, damos clic lo que nos llevará

a la siguiente pantalla “Figura 5”.

100

Módulo de Inventario:

Al dar clic sobre el módulo de inventario nos aparecerá la siguiente pantalla:

Figura 3. Módulo de Inventario

En ella encontramos las siguientes pestañas tales como Compras, Inventario,

Proveedores y Reportes.

101

Compras:

Dando clic sobre la pestaña “Compras”, nos llevara a la siguiente pantalla:

Figura 4. Pantalla Compras

Esta pantalla muestra todas compras realizadas, los datos del proveedor, así

como los montos asignados y la fecha que se realizó la compra. En la parte

superior de esta lista de especificaciones encontraremos diferentes opciones, que

a continuación se le explicara con más detalle.

102

Nuevo

Al dar clic sobre la pestaña de Nuevo nos llevara a la siguiente pantalla:

Figura 5. Pantalla Nuevo

Una vez en esta pantalla ingresamos el número de ticket o remisión de la compra

en el campo en blanco que se encuentra del lado superior derecho.

103

Seleccionamos el tipo de moneda que se utilizó para liquidar la factura e

ingresamos la fecha de la compra.

Del lado superior izquierdo encontramos la pestaña con el nombre de “Buscar

Proveedor”, dando un clic sobre esta nos llevara a la siguiente pantalla:

En esta pantalla seleccionamos al proveedor que deseamos utilizar como

referencia, una vez realizado nos regresara a la pantalla anterior. Ahora podemos

comenzar con el llenado de los campos en blanco.

Figura 6. Pantalla con los Datos del Proveedor

104

Se puede modificar la fecha de caducidad dando doble clic sobre esta; una vez

terminado el llenado de los campos lo único que debemos hacer es dar clic en

aceptar y nos llevara de regreso a la pantalla principal donde queda guardado el

registro del ticket.

Figura 7. Pantalla Principal

Inventario Para comenzar a utilizar este apartado damos clic sobre la pestaña “Inventario”.

Figura 8. Menú Principal

105

Una vez seleccionada nos aparecerá la siguiente ventana.

Figura 9. Pantalla Principal Inventario

En el inventario encontraremos el stock actual de los productos. Para poder

observarlos debemos seleccionar el campo deseado y dar clic en ver inventario.

Figura 10. Pestaña para Ver Inventario

Y esto nos llevara a la siguiente ventana que nos informara sobre cada uno de los

productos que hay en este almacén.

106

Figura 11. Pantalla de Detalles del Almacén

En esta ventana podemos observar los productos que se encuentran en

determinado almacén, también observamos que los campos se encuentran en

distintos colores, esto se debe a que los campos que se hallan en rojo se han

agotado, los que aparecen en amarillo están por agotarse y aquellos que aparecen

en blanco son loa cuales que aún tienen suficientes en almacén para su

distribución.

En esta ventana también encontramos lo que es:

Figura 12. Ver por Lotes

En ella podemos observar la fecha de caducidad de cada producto, así como la

cantidad de productos en existencia que todavía quedan disponibles y cuáles son

107

los más próximos a dar salida.

Figura 13. Pantalla de Inventario por Lotes de Productos

Proveedores

En esta sección encontraremos a los proveedores, ya sea persona física o moral.

Para poder iniciar debemos dar clic en la pestaña “Proveedores”,

Figura 14. Menú Proveedores

Proveedor Persona Física

Dando clic sobre “Proveedor Persona Física” nos llevara a la siguiente ventana:

108

Figura 15. Pantalla Principal Proveedor Persona Fisica.

En ella encontramos a este tipo de proveedores, para hacer el registro de un

nuevo proveedor.

Nos vamos a la opción y esto nos llevara a la siguiente ventana:

109

Figura 16. Pantalla uno de Registro de Datos del Proveedor

En esta ventana hacemos el registro del proveedor, es necesario llenar cada

uno de los campos en blanco, así como los de la pestaña “Domicilio y

Teléfonos” para tener un registro exitoso, al dar clic sobre esta pestaña nos

aparecerá la siguiente imagen:

110

Figura 17. Pantalla dos de Registro de Datos del Proveedor

Una vez llenado todos los campos podemos dar clic sobre la pestaña

“Resumen” y se vera de la siguiente manera:

Figura 18. Pantalla tres Registro de Datos del Proveedor

111

Proveedor Persona Moral

Dando clic sobre “Proveedor Persona Moral”, podemos dar registro o modificar al

proveedor deseado:

Figura 19. Pantalla Principal de Proveedor Persona Moral

Es el mismo procedimiento que en “Proveedor Persona Física”.

112

Reportes

En esta sección encontraremos el stock completo. Tiene distintas opciones de

uso a continuación se le explicara cada una de ellas:

Figura 20. Menú Reportes

Reportes de Inventarios.

En esta sección encontraremos todos los reportes de los distintos Almacenes,

al dar clic sobre esta pestaña nos arrojara la siguiente ventana:

113

Figura 21. Reporte de Inventarios

114

Tiene la opción de seleccionar un reporte o varios a la vez, supongamos que

seleccionamos “Matriz”, Damos clic en Aceptar y nos mostrara lo siguiente:

Figura 26. Reporte de Productos por Caducar

Para obtener los reportes tanto de “Compras, Productos por Agotarse,

Productos por caducar”.

Se obtienen de la misma manera desplegando cualquiera de las opciones:

115

Inventario Almacén

Al iniciar el módulo de Inventario Almacén nos llevará a la siguiente pantalla

Figura 3. Inventario por Almacén.

Como podemos observar en la “Figura 3” nos muestra los diferentes almacenes

que se tienen registrados en el sistema una, para poder iniciar con el inventario

del almacén deseado, damos clic en la opción Ver Inventario F2, lo que nos

llevará a la “Figura 4”

116

Figura 4. Inventario del Almacén Matriz

Como podemos observar nos muestra los productos disponibles que se

encuentran en el almacén y los detalles de cada uno de estos, observamos

también que algunos registros se encuentran de color Rojo y Amarillo, esto es

para que podamos identificar cuales están agotados (Rojo) y cuales están por

agotarse (Amarillo). Si deseamos ver lo lotes de un producto en específico

debemos de seleccionar el registro deseado y dar clic en la opción Ver por Lotes

(F2) lo que nos llevara a la siguiente pantalla

117

Figura 5. Inventario de un Producto en Específico.

118

Módulo de ventas remisiones.

Figura 3.- Pantalla para seleccionar Tipo de Venta.

Como podemos observar en la “Figura 3” del módulo de ventas, en esta pantalla

debemos de seleccionar si deseamos realizar un Pedido o si se desea hacer una

Venta desde el Mostrador, una vez seleccionada damos clic en Aceptar lo que

nos llevará a la siguiente pantalla.

119

Venta Pedido.

Figura 4.- Pantalla para elaborar un Pedido.

En esta sección del programa debemos de llenar cada uno de los campos que se

nos solicitan para ello debemos de comenzar con el número de Serie seguido del

Folio y para finalizar el Tipo de Venta que se requiere, una vez realizado esto

damos clic en la tecla enter, lo que nos mostrará los Datos de la Venta, como

podemos observar en la “Figura 5”

120

Figura 5.- Datos de la Venta

Lo siguiente que debemos hacer es ingresar el número del cliente o podemos

hacerlo de dos formas dando clic sobre la opción Buscar F1 o bien presionando la

tecla F1, lo cual nos llevara a la siguiente pantalla:

121

Figura 6.- Buscar Cliente.

Como podemos observar en “Figura 6”, nos muestra una lista con todos los

clientes que se tengan registrados en él sistema, una vez que hayamos

seleccionado al cliente damos clic en la opción Aceptar lo que nos llevará de

nuevo a la pantalla principal como podemos observar en la “Figura 7”

Figura 7. Ingresar Pedido

Como podemos observar en la “Figura 7” los datos del cliente ya han sido

ingresados, ahora procederemos a seleccionar el producto o los productos que

desea nuestro cliente para ello damos clic en la opción Buscar F2 lo cual nos

llevará a la siguiente pantalla

122

Figura 8. Buscar Producto

Como podemos observar en la “Figura 8” nos muestra una lista con los diferentes

productos registrados en el sistema, en el cual debemos de seleccionar uno, una

vez localizado el producto deseado damos clic en Aceptar lo que nos llevará de

regreso a la pantalla principal como podemos observar en la siguiente “Figura 9”.

123

Figura 9. Producto Seleccionado

Como podemos observar en la “Figura 9” el producto que seleccionamos ya fue

ingresado pero poder ser agregado a la lista de los elementos pedidos debemos

agregar la Cantidad que se desea de este producto, el Descuento que se desea

asignar y el Importe Unitario, una vez ingresado estos datos damos clic en

Agregar, como podemos observar en la “Figura 10”

Figura 10. Producto Agregado

Si deseamos buscar un producto en específico debemos dar clic en la opción

Productos Especiales F3, lo que nos llevará a la “Figura 11”

124

Figura 11. Búsqueda de Productos Especiales

Lo que nos permite hacer esta sección del programa es que podemos buscar un

producto en específico, en el cual se mostrarán los diferentes lotes que existen de

este, el stock que tiene en cada uno de ellos y la fecha de caducidad que tienen

para poder hacer la búsqueda de estos productos debemos dar clic en la opción

Buscar F2 o presionamos la tecla F2 lo que nos llevará a la siguiente pantalla:

125

Figura 12. Buscar Productos

Como observamos en la “Figura 12” nos muestra una lista con los diferentes

productos registrados en él sistema, una vez localizado el producto deseado

damos clic en Aceptar, como podemos observar en la siguiente captura de

pantalla:

126

Una vez seleccionado el producto, elegimos de que lote queremos agregar a la

venta para hacer ello debemos dar clic derecho sobre el registro deseado lo que

nos mostrara el siguiente menú de opciones

Figura 14. Menú de Opciones

Si seleccionamos la opción Ver Productos nos mostrará la siguiente “Figura 15”

Figura 15. Ver Productos

127

Como podemos observar en la “Figura 15” nos muestra la lista del producto

seleccionado, si deseamos agregar el producto “Figura 14”, damos clic sobre la

opción Agregar a la Venta, lo que nos llevará a la “Figura 16”.

Figura 16. Producto Especial Agregado

Una vez agregado el producto deseado lo que debemos hacer es repetir los pasos

anteriormente explicados como seleccionar la cantidad, indicar si este producto

cuenta con algún descuento y agregar el importe unitario y dar clic sobre la opción

agregar como podemos observar en la “Figura 17”, en la cual todos los campos ya

han sido ingresados y se agregado a la lista del pedido

128

Figura 17. Producto Especial Agregado a la Lista del Pedido.

Una vez que hayamos agregado todos los productos deseados al pedido damos

clic en la opción Aceptar, para que la venta pueda ser registrada, cuando damos

clic sobre esta opción el sistema nos mostrará el siguiente cuadro de dialogo

Figura 18. Registro Guardado.

Damos clic en la opción Aceptar para terminar con la venta.

129

CAPITULO V:

5. PROPUESTAS Y ALTERNATIVAS DE

SOLUCION:

Se propuso al Dr. Ulises Rojano Flores, dueño de TecVet y ComerVet, analizar la

parte de las empresas para el desarrollo del sistema de información, al igual que

argumentar las fortalezas, de tener la información automatizada en un software

desarrollado a la lógica del negocio y/o a la medida, ya que es ahí donde se ve

reflejado tiempo, dinero y eficiencia que es de alta necesidad para las empresas.

Las alternativas de solución como bien se mencionan a lo largo del documento,

son las flexibilidades y desarrollar un sistema de información y lo amigable e

interactivo que son con los usuarios finales:

Pantallas sencillas.

Fácil acceso.

Búsquedas descriptivas.

Reportes definidos.

Formularios interactivos y entendibles.

La solución es migrar de la manera primitiva que trabajan estas empresas, a la

forma sistematizada que este provee, con una serie de posibilidades, ya que en un

futuro se pretende que los vendedores que viajan a ruta, tengan la posibilidad de

realizar sus pedidos y efectuar sus notas en un futuro mediante dispositivos

móviles. Ya que por la tecnología en la cual estará desarrollado el sistema, se

adaptara para futuras y mencionadas necesidades que se requieran al ampliar el

sistema de información.

130

5.2 CONCLUSIÓNES Y RECOMENDACIONES:

En el análisis de requisitos y levantamiento de requerimientos que se realizó en

tecvet y comervet a los usuarios y miembros de la empresa, fue tomado en cuenta

para las necesidades y procesos administrativos; esto para poder mejorarlos y

automatizarlos en el sistema de información.

Como sugerencia se realizaron otros procesos, como lo que son alertas, mensajes

y consultas flexibles. Por ejemplo.

Semáforo de caducidades.

Alerta de caducidades.

Productos especiales.

Ajuste de inventario.

Lista de precios para un solo producto.

Índice de precio y ganancia.

Porcentaje de ganancia por producto.

Productos caducados y no caducados.

Sistema Multi-Empresa.

Administración de folios y series.

Clientes compartidos.

Esto nos refleja otras posibilidades para el crecimiento del sistema de información

como también el sistema administrativo que las empresas manejan, al igual para

futuras mejoras y crecimiento del software.

131

PRUEBAS FUNCIONALES. (SISTEMA EN OPERACIÓN).

133

El sistema se desarrollo con el IDE Visual Studio 2008, base de datos Microsoft

SqlServer 2008 y el lenguaje C#, por lo tanto, su funcionamiento depende de que

se ejecute sobre un sistema operativo Windows, siendo Windows 7 el SO

preferido. Con un servidor con procesador Intel Core 2 duo (como mínimo), 2

Gigas de Ram, 500 gigas de disco duro.

134

5.3 BIBLIOGRAFÍA:

Metodología de la Investigación – Roberto Hernández Sampieri, Carlos

Fernández-Collado, Pilar Baptista Lucio. CUARTA EDICION.

Como programar en C# - Harvey M. Deitel y Paul J. Deitel.

Utilización de UML en ingeniería de software con Objetos y

Componentes – Booch, Jacobson, Rumbaugh.

Aprendiendo UML en 24 Horas – Joseph Schmuller

NIF (Normas de Información Financiera) C-4 - Para Inventarios.

Principios d contabilidad - Tercera Edición, Javier Romero.

135

5.4 ANEXOS:

5.4.1 TRABAJO HABITUAL (SIN UN SISTEMA DE INFORMACIÓN)

La forma de trabajar en TecVet y ComerVet en un pasado se convertía, pesada y

en una larga espera de tiempo, ya que se utilizaban tarjetas de almacén y

formatos impresos para representar tanto entradas como las salidas de los

productos, como se muestra en las imágenes.

Por tal motivo el suministro de productos y generación de reportes se complicaba

cuando la gerencia requería cierta información para analizar, también cuando

nuestros proveedores tenían que cerrar la semana o el mes para realizar pedidos

nuevamente; la información no se entregaba en tiempo y forma.

136

5.4.2 TRABAJO ACTUAL (CON UN SISTEMA DE INFORMACIÓN)

Laboralmente en la actualidad los empleados han cambiado su forma de trabajar y

de realizar sus actividades, ya que se consulta la información de manera rápida y

efectiva. Ya no se ocupan formatos impresos y con datos redundantes, ya que con

mucha frecuencia se daba esto al momento de su llenado. El sistema de

información cuanta con diversos reportes y formatos específicos, para lo que se

desee imprimir o simplemente visualizar en pantalla, una parte importante es que

todo se realiza en una sola captura para después hacer uso de dicha información

en diversas representaciones.

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