ANAacuteLISIS DE ANAacuteLISIS DE PUESTOS DE TRABAJOPUESTOS DE TRABAJO

Elaborado por

LUZ MYRIAM SALAS CERQUERAmyriamsalasunibagueeduco

Ibagueacute febrero 27 de 2010

Concepto y responsables del Concepto y responsables del anaacutelisisanaacutelisis

bull El anaacutelisis de puestos de trabajos permitiraacute saber queacute se hace en un El anaacutelisis de puestos de trabajos permitiraacute saber queacute se hace en un puesto determinado coacutemo se hace por queacute se hace en queacute condiciones y puesto determinado coacutemo se hace por queacute se hace en queacute condiciones y queacute exige el trabajoqueacute exige el trabajo

bull El anaacutelisis de puestos proporciona la informacioacuten necesaria para El anaacutelisis de puestos proporciona la informacioacuten necesaria para responder a las siguientes preguntas iquestde doacutende proviene el trabajo responder a las siguientes preguntas iquestde doacutende proviene el trabajo iquestqueacute maacutequinas o material especial deben utilizarse iquestqueacute conocimientos iquestqueacute maacutequinas o material especial deben utilizarse iquestqueacute conocimientos teacutecnicas o habilidades necesita el empleado para realizar su trabajo teacutecnicas o habilidades necesita el empleado para realizar su trabajo iquestqueacute cantidad de supervisioacuten necesitaiquestqueacute cantidad de supervisioacuten necesita

bull El anaacutelisis de puestos de trabajo hace referencia en exclusiva al puesto de El anaacutelisis de puestos de trabajo hace referencia en exclusiva al puesto de trabajo y no a la persona que lo ocupa trabajo y no a la persona que lo ocupa

bull En este sentido se habla de unidades de trabajo impersonalizadas En este sentido se habla de unidades de trabajo impersonalizadas independientes de los empleados que las ocupan independientes de los empleados que las ocupan

bull El anaacutelisis de puestos de trabajo requiere por lo general de un experto en El anaacutelisis de puestos de trabajo requiere por lo general de un experto en recursos humanos el titular del puesto y el superior inmediatorecursos humanos el titular del puesto y el superior inmediato

Conceptos FundamentalesConceptos Fundamentales

TAREA Es el conjunto de actividades individuales que ejecuta la persona que ocupadeterminado puesto de trabajo hace referencia a cargos simples y rutinarios como los que ejecutan los que trabajan por horas (con tiempo limitado) y los obreros1048782OCUPACION

Es el conjunto de actividades individuales que ejecuta la persona que ocupa el cargo Se refiere a cargos que incluyen actividades maacutes diferenciadas como las que desempentildean los que trabajan por meses o los funcionarios

Conceptos FundamentalesConceptos Fundamentales

FUNCION Es un conjunto de tareas (cargos por horas) u ocupacioacuten (cargos por meses) que el ocupante del cargo ejerce de manera sistemaacutetica y reiterada o un individuo que sin ocupar un cargo desempentildea una funcioacuten de manera transitoria o definitiva Para que un conjunto de tareas u ocupaciones constituya una funcioacuten se requiere que haya repeticioacuten al ejecutarlas1048782 CARGO Es un conjunto de funciones con posicioacuten definida dentro de la estructuraorganizacional es decir en el organigrama Ubicar un cargo dentro del organigrama indica definir cuatro aspectos el nivel jeraacuterquico el aacuterea o el departamento en que estaacute localizado el superior jeraacuterquico (ante quien responde) y los subordinados (sobre los que ejerce autoridad)

Objetivos del anaacutelisis de puestos Objetivos del anaacutelisis de puestos de trabajode trabajo

Para la Organizacioacuten

1 Bases para una efectiva seleccioacuten de personal2 Bases reales para Programas de formacioacuten3 Clasificacioacuten de Puestos4 Liacuteneas de Promocioacuten y transferencias del personal5 Programas de Seguridad e Higiene6 Ayuda a la supervisioacuten7 Determinacioacuten objetiva de salarios (valoracioacuten)8 Mejora de la Organizacioacuten9 Manuales de Organizacioacuten

Objetivos del anaacutelisis de puestos Objetivos del anaacutelisis de puestos de trabajode trabajo

Para el empleado

Mejor comprensioacuten sobre lo que la organizacioacuten espera de eacutelDistribucioacuten equitativa de cargasDeterminacioacuten objetiva del salarioBase concreta para evaluacioacuten del desempentildeoGuiacutea para auto - mejoramientoBase objetiva para quejas

Actividades previas al anaacutelisis de Actividades previas al anaacutelisis de puestos de trabajopuestos de trabajo

Determinar sus Objetivos

Aprobacioacuten de la Direccioacuten

Socializacioacuten del Proceso

Preparacioacuten de los analistas

Recopilacioacuten de la informacioacuten

Fases en el anaacutelisis de puestos Fases en el anaacutelisis de puestos de trabajode trabajo

1 Establecimiento de objetivos y asignacioacuten de responsabilidades

1 Establecimiento de objetivos y asignacioacuten de responsabilidades

2 Obtencioacuten de la Informacioacuten2 Obtencioacuten de la Informacioacuten

3 Anaacutelisis del Puesto3 Anaacutelisis del Puesto

4 Descripcioacuten y especificacioacuten del Puesto

4 Descripcioacuten y especificacioacuten del Puesto

Manual de funcionamiento de la organizacioacutenManual de funcionamiento de la organizacioacuten

Obtencioacuten de informacioacuten sobre los Obtencioacuten de informacioacuten sobre los puestos de trabajopuestos de trabajo

La informacioacuten que se requiere para hacer un anaacutelisis de puestos es muy La informacioacuten que se requiere para hacer un anaacutelisis de puestos es muy extensa y para conseguirla se pueden utilizar los siguientes meacutetodos extensa y para conseguirla se pueden utilizar los siguientes meacutetodos

Meacutetodo de ObservacioacutenMeacutetodo de ObservacioacutenbullMeacutetodo sencillo y directo Consiste en que un experto (Analista) observa Meacutetodo sencillo y directo Consiste en que un experto (Analista) observa a la persona que desempentildea el puesto y toma notas pertinentes para a la persona que desempentildea el puesto y toma notas pertinentes para describir lo que hace La informacioacuten incluye aspectos tales como iquestQueacute describir lo que hace La informacioacuten incluye aspectos tales como iquestQueacute hace iquestcuaacutentas veces iquestpor queacute iquestdurante cuaacutento tiempo iquestcon quieacutenhace iquestcuaacutentas veces iquestpor queacute iquestdurante cuaacutento tiempo iquestcon quieacutenbullLa desventaja de la observacioacuten es que estaacute limitada en parte a los La desventaja de la observacioacuten es que estaacute limitada en parte a los puestos que requieren ciclos breves y repetitivos Los puestos complicados puestos que requieren ciclos breves y repetitivos Los puestos complicados y los que no tienen ciclos repetitivos necesitan un periacuteodo tan prolongado y los que no tienen ciclos repetitivos necesitan un periacuteodo tan prolongado de observacioacuten que este meacutetodo resulta poco praacutectico Los trabajadores no de observacioacuten que este meacutetodo resulta poco praacutectico Los trabajadores no participan en el estudioparticipan en el estudio

Obtencioacuten de informacioacuten sobre los Obtencioacuten de informacioacuten sobre los puestos de trabajopuestos de trabajo

Meacutetodo de EncuestasMeacutetodo de Encuestas

Herramienta sistematizada que incluye todos los aspectos del Herramienta sistematizada que incluye todos los aspectos del trabajo y del ambiente en el cual se realizatrabajo y del ambiente en el cual se realiza

bull Estaacute estructurado por una serie de iacutetems cerrados a los que el Estaacute estructurado por una serie de iacutetems cerrados a los que el trabajador debe responder Las respuestas de cada iacutetems se pueden trabajador debe responder Las respuestas de cada iacutetems se pueden ordenar jeraacuterquicamente en funcioacuten de criterios como la importancia ordenar jeraacuterquicamente en funcioacuten de criterios como la importancia de la actividad en el puesto frecuencia de realizar la tarea etcde la actividad en el puesto frecuencia de realizar la tarea etc

bull Facilitan la tabulacioacuten e interpretacioacuten posterior de las respuestas Facilitan la tabulacioacuten e interpretacioacuten posterior de las respuestas dadas por los sujetos La informacioacuten recogida con este tipo de dadas por los sujetos La informacioacuten recogida con este tipo de cuestionario suele perdersen los aspectos cualitativoscuestionario suele perdersen los aspectos cualitativos

Obtencioacuten de informacioacuten sobre los Obtencioacuten de informacioacuten sobre los puestos de trabajopuestos de trabajo

Meacutetodo de EncuestasMeacutetodo de Encuestasbull El meacutetodo de las encuestas utilizando cuestionarios tiene la El meacutetodo de las encuestas utilizando cuestionarios tiene la

ventaja de que permite obtener informacioacuten de gran nuacutemero ventaja de que permite obtener informacioacuten de gran nuacutemero de empleados en un plazo relativamente cortode empleados en un plazo relativamente corto

bull Una gran desventaja es la posibilidad de que el encuestado o Una gran desventaja es la posibilidad de que el encuestado o el analista interpreten erroacuteneamente la informacioacuten Ademaacutes el analista interpreten erroacuteneamente la informacioacuten Ademaacutes los cuestionarios pueden exigir mucho tiempo en su los cuestionarios pueden exigir mucho tiempo en su elaboracioacuten y ser caroselaboracioacuten y ser caros

Obtencioacuten de informacioacuten sobre los Obtencioacuten de informacioacuten sobre los puestos de trabajopuestos de trabajo

Meacutetodo de EntrevistasMeacutetodo de Entrevistasbull Este meacutetodo exige el mantenimiento de una conversacioacuten personal Este meacutetodo exige el mantenimiento de una conversacioacuten personal

con el titular del puesto normalmente en el mismo lugar de con el titular del puesto normalmente en el mismo lugar de trabajo trabajo

bull Las entrevista pueden ser complementarias a los otros dos Las entrevista pueden ser complementarias a los otros dos meacutetodos y su enfoque se dirige a aclarar puntos dudosos en la meacutetodos y su enfoque se dirige a aclarar puntos dudosos en la informacioacuten previamente obtenidainformacioacuten previamente obtenida

bull Las entrevistas tienen la ventaja de que se garantiza la cobertura Las entrevistas tienen la ventaja de que se garantiza la cobertura de todos los aspectos pertinentes y facilitan la comparacioacuten de la de todos los aspectos pertinentes y facilitan la comparacioacuten de la informacioacuten obtenida de diferentes personas que ocupan el mismo informacioacuten obtenida de diferentes personas que ocupan el mismo puestopuesto

Obtencioacuten de informacioacuten sobre los Obtencioacuten de informacioacuten sobre los puestos de trabajopuestos de trabajo

Meacutetodo de EntrevistasMeacutetodo de Entrevistasbull Se pueden clasificar las entrevistas en individuales y grupalesSe pueden clasificar las entrevistas en individuales y grupalesbull La entrevista grupal se emplea cuando un gran nuacutemero de La entrevista grupal se emplea cuando un gran nuacutemero de

personas realizan un trabajo similar o ideacutentico pues de esta personas realizan un trabajo similar o ideacutentico pues de esta manera se obtienen datos sobre el puesto raacutepidamente y a bajo manera se obtienen datos sobre el puesto raacutepidamente y a bajo costecoste

bull El principal inconveniente del meacutetodo de las entrevistas radica El principal inconveniente del meacutetodo de las entrevistas radica en la gran cantidad de tiempo que exige prepararlas acercarse en la gran cantidad de tiempo que exige prepararlas acercarse al lugar y realizarlas de manera efectiva Otro problema a tener al lugar y realizarlas de manera efectiva Otro problema a tener en cuenta es la deformacioacuten de la informacioacuten ya que se puede en cuenta es la deformacioacuten de la informacioacuten ya que se puede despertar expectativas infundadas o malentendidos despertar expectativas infundadas o malentendidos involuntariosinvoluntarios

Obtencioacuten de informacioacuten sobre los Obtencioacuten de informacioacuten sobre los puestos de trabajopuestos de trabajo

Meacutetodo MixtoMeacutetodo Mixtobull La praacutectica maacutes aconsejable es usar varios meacutetodos de

recopilacioacuten al mismo tiempo

bull La uacutenica combinacioacuten que no es conveniente es el Meacutetodo de Observacioacuten con el Meacutetodo de la Encuesta

bull El principal inconveniente del meacutetodo mixto radica en el mayor costo doble proceso de ordenamiento de la informacioacuten y consiguiente maacutes disponibilidad de tiempo

Resultados del anaacutelisis de puestos de Resultados del anaacutelisis de puestos de trabajotrabajo

El anaacutelisis de puestos de trabajo implica El anaacutelisis de puestos de trabajo implica informar sobre los resultados obtenidos Esta informar sobre los resultados obtenidos Esta informacioacuten se presenta en forma deinformacioacuten se presenta en forma debullDescripcioacuten de los puestos Descripcioacuten de los puestos bullEspecificacioacuten de los puestosEspecificacioacuten de los puestos

Descripcioacuten de puestosLa descripcioacuten de cargos es un proceso que consiste en enumerar las tareas u ocupaciones que conforman un cargo y que lo diferencian de los demaacutes cargos que existen en la empresa la periodicidad de la ejecucioacuten los meacutetodos aplicados para la ejecucioacuten de las ocupaciones o tareas y los objetivos del cargo Baacutesicamente es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y las responsabilidades que comprende

Resultados del anaacutelisis de puestos de Resultados del anaacutelisis de puestos de trabajotrabajo

Resultados del anaacutelisis de puestos de Resultados del anaacutelisis de puestos de trabajotrabajo

Especificacioacuten de puestosEspecificacioacuten de puestos

Es una lista de los requerimientos del puesto es decir los Es una lista de los requerimientos del puesto es decir los conocimientos las habilidades y aptitudes necesarias para conocimientos las habilidades y aptitudes necesarias para desempentildear eficazmente el puesto de trabajo Consiste en una desempentildear eficazmente el puesto de trabajo Consiste en una relacioacuten por escrito de las caracteriacutesticas y capacidades relacioacuten por escrito de las caracteriacutesticas y capacidades personales requeridas para realizar el trabajopersonales requeridas para realizar el trabajo

La especificacioacuten puede presentarse como un documento La especificacioacuten puede presentarse como un documento separado o como parte de la descripcioacuten del puesto En el separado o como parte de la descripcioacuten del puesto En el segundo caso ambos se recogen en una ficha del puesto de segundo caso ambos se recogen en una ficha del puesto de trabajo que deben reflejar la siguiente informacioacutentrabajo que deben reflejar la siguiente informacioacuten

Elementos del puestos de trabajoElementos del puestos de trabajo

bull Tiacutetulo del puestoTiacutetulo del puestobull Departamento al que Departamento al que

pertenece el puestopertenece el puestobull Fecha en la que se hace Fecha en la que se hace

el anaacutelisisel anaacutelisisbull Nombre del analistaNombre del analistabull Resumen del puestoResumen del puestobull RelacionesRelaciones

El conjunto de las fichas de todos los puestos de trabajo de una empresa constituye el manual de funciones documento con el que finaliza el proceso de anaacutelisis de puestos de trabajo

bull ResponsabilidadesResponsabilidadesbull AutoridadAutoridadbull Nivel de rendimiento a Nivel de rendimiento a

alcanzaralcanzarbull Condiciones de trabajo y Condiciones de trabajo y

ambienteambientebull Conocimientos Conocimientos

habilidades aptitudes habilidades aptitudes experienciaexperiencia

Fuentes de error en el anaacutelisis de Fuentes de error en el anaacutelisis de puestos de trabajopuestos de trabajo

bull Falta de apoyo de la alta direccioacutenFalta de apoyo de la alta direccioacutenbull Empleo de un uacutenico meacutetodo y fuente para recoger datosEmpleo de un uacutenico meacutetodo y fuente para recoger datosbull Falta de participacioacuten del supervisor y del titular en el disentildeo del ejercicio de Falta de participacioacuten del supervisor y del titular en el disentildeo del ejercicio de

anaacutelisis de puestos de trabajoanaacutelisis de puestos de trabajobull Inexistencia de formacioacuten o motivacioacuten para los titulares de los puestosInexistencia de formacioacuten o motivacioacuten para los titulares de los puestosbull Falta de concesioacuten a los empleados de tiempo suficiente para completar el Falta de concesioacuten a los empleados de tiempo suficiente para completar el

anaacutelisisanaacutelisisbull Distorsioacuten de las actividadesDistorsioacuten de las actividadesbull Inexistencia de una criacutetica del puestoInexistencia de una criacutetica del puestobull Muestreo inadecuadoMuestreo inadecuadobull Cambios de entorno de trabajoCambios de entorno de trabajobull Cambios en el comportamiento del empleadoCambios en el comportamiento del empleado

I Encabezado

1 Nombre de la empresa 2 Logotipo 3 Teacutecnica que trata 4 Fecha de aplicacioacuten 5 Encuestador

Cuestionario para el anaacutelisis de Cuestionario para el anaacutelisis de puestos de trabajopuestos de trabajo

II Identificacioacuten del Puesto

1 Nombre del puesto2 Otros nombres que suelen daacutersele 3 Divisioacuten4 DepartamentoUnidad5 Dependencia Directa

Cuestionario para el anaacutelisis de Cuestionario para el anaacutelisis de puestos de trabajopuestos de trabajo

II Identificacioacuten del Puesto

Cuestionario para el anaacutelisis de Cuestionario para el anaacutelisis de puestos de trabajopuestos de trabajo

6 Dependencia con que coordina 7 Nombre del cargo del Superior inmediato 8 Jornada 9 Nombre de quien responde el cuestionario 10 Grado y escalafoacuten 11 Antiguumledad en el Servicio

III Descripcioacuten del Puesto

Cuestionario para el anaacutelisis de puestos de Cuestionario para el anaacutelisis de puestos de trabajotrabajo

bullObjetivo del CargobullFunciones GeneralesbullFunciones Especiacuteficas

Frecuencia No Funciones generales D S Q M TM SM A O

IV Especificacioacuten del Puesto

Cuestionario para el anaacutelisis de puestos de Cuestionario para el anaacutelisis de puestos de trabajotrabajo

Habilidad

bull Conocimiento

bull Experiencia

Esfuerzo

bull Mental

bull Visual

bull Fiacutesico

Responsabilidad

bull Sobre $

bull Trabajo de terceros

bull Materiales e Insumos

bull Equipos y herramientas

bull Informacioacuten confidencial

Condiciones del Trabajo

bull Riesgos

bull Condiciones Ambientales

bull Puestos de trabajo

V Evaluacioacuten del Puesto

Cuestionario para el anaacutelisis de puestos de Cuestionario para el anaacutelisis de puestos de trabajotrabajo

VI Firmas

bull Firma a quien se le hace la encuesta

bull Jefe inmediato quien la avala

bull Firma de quien aplica la encuesta

bull Firma Comiteacute de salarios (Representante quien firma y avala)

MUCHAS GRACIASMUCHAS GRACIAS