ANALISIS LEVANTAMIENTO DE PERFILES DE CARGO MANUAL DE FUNCIONES E INDICADORES [Sólo lectura].pdf

05/06/2014

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Soluciones Integrales en Gestin del Talento Humano

Distribuidor Autorizado de Profiles International en el Ecuadorwww.profilesinternational.com - www.consultalent.com.ec

ANALISIS, LEVANTAMIENTO DE PERFILES DE CARGO, MANUAL DE FUNCIONES E

INDICADORESIng. Roddy Cabezas P.

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FUNCIONES Qu es un cargo? Que es una funcin por cargo. Caractersticas de una funcin por cargo. Tipos de Funciones y sus diferencias. Levantamiento de funciones por cargo, formato, plan de levantamientos,

entregables. Anlisis de Funciones, tipo y tiempo. Informe de Anlisis

PERFILES Que es un perfil por cargo. Caractersticas de un perfil por cargo. Tipos de perfiles, administrativos, tcnicos. Levantamiento de Perfiles por cargo, formato, plan de levantamientos,

entregables. Anlisis de Perfiles, tipo versus real Informe de Anlisis.

INDICADORES Que son los Indicadores Relacin de los indicadores con los Objetivos Tipos de indicadores Metodologa SMART para elaborar Indicadores

INDICEINDICE


1. Aprender a saber que es una funcin y perfil por cargo.

2. Identificar los procesos y su elaboracin de los indicadores .


OBJETIVOS

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Denominacin para ocupar un puesto de trabajo.

Sus caractersticas son que estn conformadas por ungenrico y un especfico:

Genrico: Asistente Especfico: Crdito

Denotan la jerarqua de una organizacin.

QU ES UN CARGOQU ES UN CARGO


Caractersticas personales que han demostrado

tener una relacin con el desempeo

sobresaliente en un cargo/rol determinado en

una organizacin en particular.


QU ES UNA COMPETENCIA

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LAS 10 COMPETENCIAS BSICAS

Bsicas

Comunicacin Lingstica

Matemtica

Interaccin con el

mundo fsico

Manejo de la informacin y manejo

digitalSocial y

ciudadana

Cultural artstica

Aprender aprender

Iniciativa

FUNCIONES

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El detalle o relato de todas las actividades querealiza un cargo.

Inicialmente se definen para que el ocupante sepacules son sus responsabilidades ms importantes,aunque en el tiempo van cambiando, por talsituacin se sugiere que vayan actualizndosecada 6 meses cuando la empresa es nueva o esten tiempos de cambios o vrtigo.

Tcnica de uso de redaccin de funciones en

infinitivo.Soluciones Integrales en Gestin del Talento Humano

QU ES UNA FUNCIN POR CARGO

1. Se refieren a un cargo no al nombre.

2. Se levantan mediante encuestas.

3. Deben mostrar las actividades que se realizan por tipode actividad, hasta las complementarias o las que noagregan valor.

4. Deben tener relacin con el cargo


CARACTERISTICAS DE UNA FUNCIN POR CARGO

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TIPOS DE FUNCIONES Y SUS DIFERENCIASTIPOS DE FUNCIONES Y SUS DIFERENCIAS


Administrativos: muestran las actividades deoficina.

Operativos: presentan las actividades quemuestran actividades manuales.

Departamentales: Exponen las principalesactividades departamentales, por logeneral tienen estrecha relacin con losobjetivos a cumplir.


TALLER 1

ELABORAR UNA FUNCIN POR CARGO

Cada integranteEn la hoja que se les entrega

redactar las funciones del cargo que ustedes elijan.

30 minutos

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Cargo:

Reporta a

Se reportan

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Ad

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istr

ativ

a

Op

era

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An

alt

ica

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cum

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tal

Dia

ria

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FUNCIONES POR CARGOTALLER

1 Y 2

Funcin

1. Se recomienda que se debe hacer elinventario listado de todos los cargos dela empresa.

2. En los casos que hayan muchos ocupantespara un cargo, se levanta un solo cargo.

3. Se elabora el Plan de Levantamientos connombres, fechas y horas de disponibilidad

del trabajador.Soluciones Integrales en Gestin del Talento Humano

LEVANTAMIENTO DE FUNCIONES

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PLAN DE LEVANTAMIENTOS

4. Se ejecuta el levantamiento, se sugiereutilizar un formato.

5. Se elabora el Plan de Verificacin de igualforma con responsables, fecha y hora.

6. Se prepara el documento llamado Manualde Funciones.


ENTREGABLE

Documento fsico o electrnico, que debe contener:

1. ndice2. rea3. Cargos

Se sugiere que se haga una impresin o entrega electrnica de las funciones a cada rea por separado.

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ANLISIS DE FUNCIONES

Se deben identificar las actividades por tipo, porEjemplo:

Administracin: manejo de utilitarios. Operativa: Carga operativa Analtica: Informes con resultados. Documental: Solo llenado de documentos



Tambin se debe identificar la frecuencia:

Diaria:

Semanal:

Quincenal:

Mensual:

Anual

Eventual

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AD

MIN

IST.

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A

A SISTEMAS, PEDIDOS INTERNOS1 Atender los requerimientos de los usuarios y definicin del pedido. 1 1 M2 Plantemiento de las mejoras del caso, segn lo acordado con los usuarios. 1 1 M3 Acordar con Sistemas las mejoras de las aplicaciones. 1 1 M4 Realizar el seguimiento de la aplicacin solicitada. 1 1 SB SISTEMAS, DESARROLLO O DIRIGIDOS

1 Definir los mejoras a los sistemas en funcin de la gestin de las ventas, control e informacin. 1 1 S2 Sustentar ante la Ger. Gral. El desarrollo solicitado. 1 1 S3 Solicitar la aprobacin de la Ger. Gral. Del desarrollo. 1 1 S4 Acordar con Sistemas las mejoras de las aplicaciones. 1 1 M5 Realizar el seguimiento de la aplicacin solicitada. 1 1 S6 Socializar la aplicacin desarrollada a personal administrativo 1 1 M7 Socializar la aplicacin desarrollada a personal comercial. 1 M

8Reunirse - taller con el equipo de ventas para identificar las mejoras y requerimientos para las Distribuidoras. 1 1 M

C VENTAS OPERATIVO

1Reunirse con la Gerencia de Ventas para confirmar la aprobacin de productos y la disponibilidad de la informacin en la web corporativa. 1 1 Q

2Soportar la gestin de ventas con la dotacin de productos faltantes en el mercado y su constante comunicacin y coordinacin. 1 1 S

D VENTAS ADMINISTRATIVA

TIPO

ACTIVIDADES

FRECUENCIA



30%

35%

21%

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0%

5%

10%

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25%

30%

35%

40%

2:25:00 2:50:00 1:40:00 0:00:00 1:05:00

ADMINISTRATIVAS OPERATIVAS CONTROL DOCUMENTAL ANALTICA

ESTADISTICA POR TIPO DE TRABAJO

En el presente caso se muestra el anlisis de un nivel gerencial, que seevidencia que tiene mucho tiempo dedicado a actividades operativas.

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ANLISIS DE FUNCIONESTIPO IDEAL REAL BRECHA SMBOLO JUSTIFICACIN

ADMINISTRATIVAS 50% 30% -20% Baja dedicacin de tiempo

OPERATIVAS 10% 35% 25% Alta dedicacin de tiempo

CONTROL 10% 21% 11% Alta dedicacin de tiempo

DOCUMENTAL 0% 0% 0% Normal dedicacin de tiempo

ANALTICA 30% 14% -16% Baja dedicacin de tiempo

100% 100%

En este resumen se evidencia que en funcin de las necesidades dela empresa, se deben tomar decisiones.

TALLER 2


ANLISIS DE FUNCIN TIPO

Instrucciones:

1. Grupos

2. Seleccionar las funcin ms completa.

3. Analizar en funcin del tipo de funcin y su frecuencia.

4. Trabajar con e mismo formato del Taller

30 minutos

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Cargo:

Reporta a

Se reportan

#

Ad

min

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ativ

a

Op

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tiva

An

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Do

cum

en

tal

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FUNCIONES POR CARGOTALLER

1 Y 2

Funcin

PERFILES

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Es un detalle de toda la formacin,experiencia, capacitacin, y demspara desempear una funcin.

.

.

QU ES UN PERFIL POR CARGOQU ES UN PERFIL POR CARGO


A diferencia de las funciones, estos se diseanconjuntamente con el Superior del rea.

Se refieren a un cargo, son sensibles a lasfunciones ya que si estas cambian cambia elperfil.

CARACTERISTICA DE UN PERFIL POR CARGOCARACTERISTICA DE UN PERFIL POR CARGO


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Gerencial: Demuestran mucha responsabilidad.

Administrativos: alta dosis de requerimientos de utilizacinde herramientas (utilitarios) informticos y dems.

Tcnicos: nfasis en formacin especializada tcnica,anlisis, anlisis de causa y resolucin de problemas.

Operativos: Muestran las aptitudes fsicas que debecumplir el candidato para desempear las actividadesencomendadas.

TIPOS DE PERFILESTIPOS DE PERFILES


ELABORACIN DE UN PERFIL ACTUAL POR TIPO

Cada integrante

30 minutos

TALLER 3TALLER 3


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TALLER

3 Y 4

Cargo:

CRITERIOS ACTUAL REQUERIDO DIFERENCIA ACCION A TOMAR PRESUPUESTO

Sexo

Edad

EDUCACIN FORMAL

Estudiante Univ.

Universitaria

Carrera

Maestra

Doctorado

EXPERIENCIA

Cargo

Aos

Empresas

INFORME FINAL

PERFILES POR CARGO

ANLISIS DE PERFIL

Actividad programada con cada jefe de rea para disear el perfil que ms se ajusta a las necesidades de la institucin.

DISEO DE PERFILESDISEO DE PERFILES


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1. Se recomienda que se debe hacer el inventario listado de todos los cargos de la empresa.

1. En los casos que hayan muchos ocupantes para un cargo, se levanta un solo perfil.

2. Se elabora el Plan de Levantamientos con nombres, fechas y horas de disponibilidad del jefe.

LEVANTAMIENTO DE PERFILES. LEVANTAMIENTO DE PERFILES.


4. Se ejecuta el levantamiento, se sugiere utilizar un formato.

5. Se elabora el Plan de Verificacin de igual forma con responsables, fecha y hora.

6. Se prepara el documento llamado Manual de Perfiles.

PLAN DE LEVANTAMIENTOSPLAN DE LEVANTAMIENTOS


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Documento fsico o electrnico, que debe contener:

1. ndice2. rea3. Cargos

Se sugiere que se haga una impresin o entrega electrnica de los perfiles a cada rea por separado.

ENTREGABLEENTREGABLE


Comparativo entre el real versus el requerido para identificar las brechas y sobre estas se deben tomar la decisin de invertir en el trabajador o no.


ANLISIS DE PERFILES, TIPO VERSUS REAL

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INFORME DE ANLISIS

Identificacin de todos los criterios donde ajusta y no el trabajador, muy parecido a un diagnstico.


TALLER 4

ANLISIS DE PERFIL TIPO

Cada integrante

30 minutos

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INCAPACIDAD PERMANENTE ABSOLUTATALLER

3 Y 4

Cargo:

CRITERIOS ACTUAL REQUERIDO DIFERENCIA ACCION A TOMAR PRESUPUESTO

Sexo

Edad

EDUCACIN FORMAL

Estudiante Univ.

Universitaria

Carrera

Maestra

Doctorado

EXPERIENCIA

Cargo

Aos

Empresas

INFORME FINAL

PERFILES POR CARGO

ANLISIS DE PERFIL

INDICADORES

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QU SON LOS INDICADORES

Sistema de medicin que muestran el desempeo de un proceso en el tiempo.

Los objetivos son elaborados paraestablecer los cumplimientoscorporativos, mientras que losindicadores ayudan a demostrar elcomportamiento de estos.

En otras palabras ayudan a medir elnivel de cumplimiento de los objetivosplanteados.


DIFERENCIA ENTRE INDICADORES Y OBJETIVOS

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Miden el cmo se est realizando elproceso en trminos de optimizacin derecursos (eficiencia).

Estos indicadores permiten conocer lo queest ocurriendo y tomar las accionesapropiadas para mejorar la situacin.


INDICADORES DE GESTIN

Estn asociados a las metas de la gestin yla eficiencia y efectividad del logro, midenel impacto y los resultados.

Este tipo de indicadores permiten medir lascosas cuando ya ocurrieron y tomaracciones apropiadas para que no se vuelvaa presentar la situacin.


INDICADORES DE RESULTADOS

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Miden el Cmo?

Miden el nivel de ejecucin del proceso, seconcentra en el cmo se hicieron las cosasy miden el rendimiento de los recursosutilizados por un proceso.


INDICADORES DE EFICIENCIA

Mide el qu?

Miden el grado de cumplimiento de losobjetivos propuestos, se enfocan en el quese debe hacer, para este indicador sedeben conocer y definir los requerimientosdel cliente del proceso para comparar loque se entrega el proceso contra lo que lespera.


INDICADORES DE EFICACIA

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Mide el para qu?

Miden la satisfaccin de las necesidades.


INDICADORES DE EFECTIVIDAD

SMART La palabra inglesa SMARTsignifica inteligente. Este documento lautiliza como acrnimo de los adjetivosSpecific (especfico), Measurable (medible),Achievable (realizable), Realistic (realista) yTimely (limitado en tiempo).


METODOLOGA SMART

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Quien est involucrado? Que quiero lograr exactamente? Donde debe ser alcanzado este objetivo? En que periodo este objetivo debe ser alcanzado? Cuales son mis requerimientos y restricciones? Cuales propsitos o beneficios existen en lograr este

objetivo?

Por ejemplo, en lugar de definir Aumentar las ventas en 10%, un objetivo mejor seria Obtener 10% de aumento en las ventas nacionales en las reas de negocio A, B y C, por el equipo X, durante el prximo ao fiscal, sin reduccin de la margen de beneficios y manteniendo el nivel de satisfaccin del cliente.


SPECIFYC - ESPECFICO

Por ejemplo, Mejorar la satisfaccin del cliente de la tienda A en un 20% en 3 meses parece ser un objetivo especfico. Entretanto, puede suceder que la tienda no tenga un sistema adecuado de medicin de la satisfaccin del cliente. De esta forma, el gerente de la tienda podra usar cualquier variable que haya mejorado para considerarla como determinante en la satisfaccin del cliente, logrando su objetivo.

Por lo tanto, es importante tener claramente definido el mtodo o sistema de medicin que ser aplicado para monitorear el objetivo.


EASURABLE - MEDIBLE

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Al considerar un objetivo como alcanzable, no se debe pensar solamente en posible o imposible. Se debe pensar en los diversos aspectos que lo afectan. Por ejemplo:

Nuestros lderes y nuestro equipo tienen las habilidades necesarias para alcanzar esta meta? Si no las tienen, hay un plan de capacitacin y desarrollo?

Nuestros productos o servicios tienen la calidad necesaria para que la meta pueda ser realidad?

Existe un potencial real en el mercado que permita la definicin de este objetivo?


ACHIEVABLE - ALCANZABLE

Muchas veces el objetivo es posible, pero no realista. Al considerar el realismo, debes pensar en factores como:

El equipo aceptar perseguir el objetivo?

Este objetivo est alineado con la visin y misin de la organizacin?

Algn principio tico es herido con este objetivo?

Por ejemplo, el objetivo Reducir en 30% el gasto con planes de salud pude ser alcanzado simplemente cambiando la categora de los planes de los empleados para un nivel inferior.


REALISTIC - REAL

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Esta caracterstica se mezcla un poco con el S(especifico). Significa que adems de definir bien elinicio y final del periodo de busca del objetivo, esteperiodo no debe ser tan corto que haga imposibleel objetivo y tampoco tan largo que cause unadispersin de la iniciativa con el tiempo.

El T tambin puede ser Tangible (Tangible). Estoquiere decir que un objetivo que pueda sersentido, observado o tocado tendr mayoresoportunidades de ser alcanzado. Todo lo quemejora el da a da del equipo ser visto conmejores ojos y los incentivar.


TIMELY LIMITADO EN TIEMPO

ELABORAR 5 INDICADORES

Cada integrante

30 minutos


TALLER 5

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TALLER 5 TALLER 5

Cargo:

SPECIFIC MEASURABLE ACHIEVABLE REALISTIC TIMELY

ESPECFICO MEDIBLE ALCANZABLE REAL TIEMPO LIMITADO

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5

DECLARATORIA DE LOS 5 INDICADORES

1

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3

4

5

INDICADORES S.M.A.R.T.

INDICADOR

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