Anexo 1 - IMSSreposipot.imss.gob.mx/normatividad/DNMR/... · Anexo 10 Observaciones con el soporte...

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ÍNDICE

Página 1 Base normativa 3 2 Objetivo 3 3 Ámbito de aplicación 3 4 Políticas 3 5 Definiciones 11 6 Descripción de actividades 15 7 Diagrama de flujo 33 8 Relación de documentos que intervienen en el

procedimiento. 44

Anexos Anexo 1 Contra-recibo. Anexo 2 Normatividad de pago de las cuentas contables.

Anexo 3 Anexo 4

Formato de devolución. Sello con la leyenda “GLOSADO”

Anexo 5 Niveles de aprobación.

Anexo 6 Anexo 7

Solicitud de modificación a la hoja de pagos. Lineamientos generales para la constitución, modificación, cancelación, operación y control de fondos fijos.

Anexo 8 Anexo 9

Avance trimestral de arqueos de los fondos fijos con base en el Programa Nacional. Relación de proveedores de fondo fijo.

Anexo 10 Observaciones con el soporte documental de arqueos.

Anexo 11 Recibo resguardo de fondo fijo. Anexo 12 Análisis de índices de revolvencia. Anexo 13 Programa Nacional de arqueos a los fondos fijos. Anexo 14 Minuta de trabajo. Anexo 15 Recibo resguardo de sub fondo fijo. Anexo 16 Vales provisionales sujetos a comprobación. Anexo 17 Corte de caja de fondo fijo. Anexo 18 Conciliación de la cuenta bancaria. Anexo 19 Cargos no registrados por el banco a la fecha de la

conciliación. Anexo 20 Créditos no registrados por el banco a la fecha de la

conciliación. Anexo 21 Documentación pagada pendiente para solicitud de

reembolso.

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Procedimiento para la recepción, glosa y aprobación de documentos presentados para trámite de pago y la constitución, modificación, cancelación, operación y control de fondos fijos

1 Base normativa

El presente procedimiento considera lo establecido en la Ley de Adquisiciones y Servicios del Sector Público y su Reglamento, Ley de Obras Públicas y Servicios, en los artículos 29 y 29 A del Código Fiscal de la Federacion, el Articulo 1161, fracción I y II del Codigo Civil Federal, las Políticas, Bases y Lineamientos en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Instituto Mexicano del Seguro Social (POBALINES); 8.1.2.2 del Manual de Organización de la Dirección de Finanzas, emitido el 19 de octubre de 2015. 2 Objetivo 2.1 Establecer las políticas y actividades que deberá observar el personal que realiza la recepción, glosa y aprobación de documentos para trámite de pago. 2.2 Establecer las políticas y actividades que deberán observarse en la constitución, modificación, cancelación, operación y control de fondos fijos. 3 Ámbito de aplicación El presente procedimiento es de cumplimiento obligatorio para personal de los Óganos de Nivel Central, de la CCTE, de la División de Trámite de Erogaciones, de la Jefatura de Servicios de Finanzas y del Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones en Delegaciones, del Departamento de Finanzas en UMAE y de las Áreas de Gestión Desconcentrada. 4 Políticas Para la recepción, glosa y aprobación de documentos presentados para trámite de pago:

4.1 El personal de la CCTE, a través de la División de Trámite de Erogaciones, será responsable de la actualización del presente procedimiento, así como de las actualizaciones de sus anexos, por lo que las solicitudes de modificación al mismo, deberán ser canalizadas por los Órganos Normativos a dicha Coordinación para su análisis y en su caso, la inclusión al mismo. 4.2 La CCTE a través de la División de Evaluación Operativa, será responsable de la difusión de las actualizaciones previstas en el númeral 4.1 del presente, a las Áreas de Nivel Central, Delegaciones y UMAE y a las Áreas de Gestion Desconcentrada, a través de diferentes medios.

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4.3 Las firmas en los contratos para efecto del trámite de pago, se considerarán como la evidencia de que los bienes o servicios han sido adquiridos de acuerdo a los preceptos legales vigentes. 4.4 La firma del administrador o administradores del contrato en los documentos presentados para trámite de pago, se considerarán como la evidencia fehaciente de que los bienes o servicios han sido recibidos o devengados a entera satisfacción del Instituto, y por lo tanto dicha firma constituye la autorización del pago de los mismos. 4.5 Las Áreas de Trámite de Erogaciones aceptarán documentación para tramitar el pago directamente de proveedores, mensajería o cuando ésta sea remitida mediante oficio por las URG y las UEG. En el caso de la documentación recibida por mensajería, el plazo de pago iniciará a partir de la fecha de recepción de la misma. 4.6 El personal de las Áreas de Trámite de Erogaciones con atributos de glosador, será responsable de emitir el “Contra-recibo” clave 6130-009-001 (anexo 1) por el importe de la “Documentación para trámite de pago”, siempre y cuando esté completa de conformidad con la “Normatividad de pago de las cuentas contables”, clave 6130-008-001, (Anexo 2) y reúna los siguientes requisitos:

Lo señalado en los artículos 29 y 29 A del Código Fiscal de la Federación Número de proveedor, de conformidad con el “Procedimiento para el Mantenimiento y

Actualización del Catálogo de proveedores en el Sistema PREI Millenium”, clave 6130-003-005.

Firma de autorización correspondiente, en la representación impresa del CFDI autorizado por el SAT y documentación comprobatoria correspondiente.

Unidad de Información y Centro de Costos. Número de contrato o pedido, orden de compra u orden de servicio, en su caso. Que la descripción de los bienes y servicios mencionados en el comprobante fiscal

autorizado por el SAT coincida con el documento que avale la recepción de los mismos.

4.7 La documentación que se presente para trámite de pago deberá estar debidamente autorizada por la URG y UEG, a través del Administrador del Contrato, e integrada de acuerdo a lo establecido en la “Normatividad de pago de las cuentas contables”, clave 6130-008-001, (Anexo 2). 4.8 En la glosa del “Contra-recibo” clave 6130-009-001 (anexo 1), se deberá realizar la afectación del gasto únicamente con cargo a las unidades de negocio correspondientes, solicitadas por las URG y las UEG. 4.9 “La documentación presentada para trámite de pago”, deberá ser glosada dentro de las 48 horas siguientes a su recepción y en caso de presentar inconsistencias en cálculos y otros requisitos legales, fiscales e institucionales atribuibles al proveedor, se elaborará el

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“Formato de devolución” clave 6130-009-002 (anexo 3), se eliminará el “Contra-recibo” clave 6130-009-001 (anexo 1) del “Sistema PREI Millenium” y se incluirá automáticamente en el portal de Internet del Instituto Mexicano del Seguro Social. El proveedor podrá consultar esta información en la liga: https://201.144.108.83:8443/Pagos_Prov/faces/index.xhtml., la cual permanecerá publicada hasta la fecha de vencimiento que tenía programada el “Contra-recibo” clave 6130-009-001 (anexo 1). 4.10 El “Formato de devolución” clave 6130-009-002 (anexo 3) deberá ser autorizado por el Responsable de la Oficina de Trámite de Pagos en Nivel Central, por el Jefe de la Oficina de Trámite de Erogaciones en Delegaciones y UMAE y por el Jefe de Finanzas en Áreas de Gestión Desconcentrada, en su caso. 4.11 Si después de haber realizado las actividades inherentes a la glosa y validación del “Contra-recibo” clave 6130-009-001 (anexo 1) en el “Sistema PREI Millenium”, no se puede continuar con el trámite de pago por causas imputables al Instituto, las Áreas de Trámite de Erogaciones deberán informar dichas causas al Administrador del Contrato o al área responsable del gasto, quedando bajo responsabilidad de éstas últimas, las acciones correspondientes para concluir con el trámite respectivo. 4.12 Las Áreas de Trámite de Erogaciones para efecto del pago, deberán verificar que aquellas adquisiciones iguales o superiores al equivalente a trescientas veces el SMGVDF, cuenten con un contrato o pedido (artículo 82 del Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público), los cuales deberán estar enlazados en el “Sistema PREI Millenium”. 4.13 Para efecto de trámite de pago con retención de impuestos, el personal glosador de las Áreas de Trámite de Erogaciones deberá utilizar las plantillas contables correspondientes. 4.14 Las Áreas de Trámite de Erogaciones antes de realizar el trámite de pago, revisarán que las penalizaciones presentadas en la documentación se encuentran registradas en el “Sistema PREI Millenium”; el (los) administrador(es) del contrato de bienes y servicios será(n) el (los) responsables de la emisión, cálculo y captura de éstas en dicho Sistema de conformidad con lo establecido en los POBALINES. En ningún caso será responsabilidad de las Áreas de Trámite de Erogaciones, las penalizaciones que no hayan sido aplicadas por parte de los Administradores del Contrato. 4.15 La revisión del “Contra-recibo” clave 6130-009-001 (anexo 1), se realizará de acuerdo a los niveles jerárquicos, de la manera siguiente: En Nivel Central, Delegaciones y UMAE, el personal designado como aprobador en

el primer nivel será responsable de revisar los documentos e impondrá su nombre, firma y fecha en el “Contra-recibo” clave 6130-009-001 (anexo 1) de acuerdo a su “Nivel de aprobación”, clave 6130-008-002 (anexo 5).

https://201.144.108.83:8443/Pagos_Prov/faces/index.xhtml

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El Jefe de la Oficina de Pagos en Nivel Central y el Jefe de Oficina de Trámite de

Erogaciones en Delegaciones y UMAE, revisarán los documentos e impondrán su nombre, firma y fecha en el “Contra-recibo” clave 6130-009-001 (anexo 1) a partir de su “Nivel de aprobación”, clave 6130-008-002 (anexo 5).

El Jefe del Área de Trámite de Pagos, el Jefe del Departamento de Presupuesto,

Contabilidad y Erogaciones en Delegaciones y el Jefe del Departamento de Finanzas en UMAE, deberá revisar el “Contra- recibo” clave 6130-009-001 (anexo 1) que corresponda al monto de su “Nivel de aprobación”, clave 6130-008-002 (anexo 5) y aquel que por su monto corresponda a la aprobación del Jefe de División de Trámite de Erogaciones en Nivel Central, Jefe de Servicios de Finanzas en Delegaciones o Director Administrativo de las UMAE respectivamente, imponiendo su nombre, firma y fecha en el “Contra-recibo”, clave 6130-009-001, (anexo 1).

El Jefe del Área de Trámite de Pagos y el Titular de la División de Trámite de

Erogaciones en Nivel Central, deberá revisar el “Contra-recibo” clave 6130-009-001 (anexo 1), que corresponda al monto de su aprobación y aquel que por su monto corresponda a la aprobación del Coordinador de Contabilidad y Trámite de Erogaciones, debiendo imponer su nombre, firma y fecha en el “Contra-recibo”, clave 6130-009-001, (anexo 1).

En las AGD y Centros Vacacionales, el Jefe de la Oficina o Responsable de Trámite

de Erogaciones o el Jefe de Departamento de Finanzas o equivalente o Subdirector Administrativo o equivalente, impondrán su nombre, firma y fecha en el “Contra-recibo” clave 6130-009-001 (anexo 1), de su su “Nivel de aprobación”, clave 6130-008-002 (anexo 5).

4.16 La aprobación del “Contra-recibo”, clave 6130-009-001 (anexo 1), en el “Sistema PREI Millenium”, será responsabilidad del personal de las Áreas de Trámite de Erogaciones que cuente con atributos para este fin, con base en lo estipulado con “Niveles de aprobación”, clave 6130-008-002, (anexo 5)”, debiendo anotar para tal fin nombre, firma y fecha. 4.17 Los anticipos se otorgarán, exclusivamente cuando estén normados por la Ley correspondiente y estén pactados en el contrato, de conformidad con lo establecido en los POBALINES. 4.18 El personal de las Áreas de Trámite de Erogaciones deberá contar con un ID de Usuario y contraseña para accesar al Módulo de Cuentas por Pagar del “Sistema PREI Millenium”, las cuales son intransferibles ya que las operaciones realizadas con ellas (ID Usuario y contraseña) son de su completa responsabilidad, lo anterior de conformidad al Procedimiento para el alta, baja de usuarios, asignación y modificación de roles en el módulo de cuentas por pagar del “Sistema PREI Millenium”, clave 6130-003-006.

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4.19 Las Áreas de Trámite de Erogaciones, deberán recibir de las áreas contratantes un ejemplar de los contratos o pedidos con firmas autógrafas que se hayan celebrado con los proveedores, copia fotostática de las fianzas de garantía de cumplimiento de contrato y de responsabilidad civil en su caso, con el sello de recepción del área contratante, previo a que el proveedor presente sus CFDI para trámite de pago. En el caso de contratos únicos se entregará un tanto en original a la División de Trámite de Erogaciones, las Delegaciones y UMAE podrán consultarlos en la Comunidad de la CCTE y en la INTRANET, en la liga: http://intranet:55511/abastecimiento/divisiondecontratos/paginas/index.aspx 4.20 Las Delegaciones, UMAE y Áreas de Gestión Desconcentrada recibirán documentos para trámite de pago de lunes a viernes con horario de 08:00 a 13:00 horas y en la División de Trámite de Erogaciones de 09:00 a 14:00 horas. 4.21 Será responsabilidad de las URG y las UEG, verificar que el registro del gasto en el “Sistema PREI Millenium”, corresponda a la cuenta contable que están solicitando para pago, conforme a lo establecido en la “Normatividad de pago de las cuentas contables”, clave 6130-008-001, (anexo 2), para la afectación correspondiente. 4.22 “La documentación presentada para trámite de pago” con antigüedad mayor a dos años, deberá ser rechazada de origen, en virtud de operar la prescripción en los términos del artículo 1161, fracciones I y II del Código Civil Federal, siempre y cuando el proveedor no demuestre que se haya interrumpido la prescripción. 4.23 El personal de las Áreas de Trámite de Erogaciones deberá resguardar el “Contra- recibo” clave 6130-009-001 (anexo 1), por orden progresivo de emisión, incluyendo los cerrados y eliminados. 4.24 Las Áreas de Trámite de Erogaciones respetarán los plazos de pago autorizados de conformidad en la “Normatividad de pago de las cuentas contables”, clave 6130-008-001, (Anexo 2) y podrán a solicitud debidamente justificada por parte del administrador del contrato o área responsable del gasto, realizar un pago en un tiempo menor al plazo autorizado, siempre y cuando sea por inconsistencias originadas por las áreas del Instituto.

4.25 De conformidad con las POBALINES, la información que proviene de los Sistemas SATI y SAI y que se registra en el “Sistema PREI Millenium”, será consideradá como la evidencia de que los bienes o servicios fueron recibidos a entera satisfacción de las áreas correspondientes y que la documentación original que soporta dicha información obra en su poder. 4.26 En caso de ausencia, las firmas de autorización requeridas para el pago de conformidad en la “Normatividad de pago de las cuentas contables”, clave 6130-008-001, (Anexo 2), podrán ser sustituidas justificadamente por la del Jefe inmediato superior, así mismo podrán ser delegadas por el funcionario responsable al inmediato inferior, mediante documento debidamente autorizado, y será responsable solidario tanto el que delega como del que acepta la responsabilidad.

http://intranet:55511/abastecimiento/divisiondecontratos/paginas/index.aspx

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4.27 Para la “Normatividad de pago de las cuentas contables” clave 6130-008-001, (anexo 2), cuyo gasto aplique al Programa IMSS Prospera, las firmas de autorización deberán ser designadas por el Titular de la Unidad del Programa IMSS Prospera, tanto para Nivel Central como en Delegaciones. 4.28 Los contra-recibos emitidos a través del tipo de glosa “proveedor pago único”, en los cuales se haya cancelado la referencia bancaria del cheque, deberán ser cerrados a más tardar diez días hábiles, posteriores a la cancelación de la referencia y devolver la documentación al Área que solicitó el pago, salvo aquellos casos en los cuales dichas Áreas justifiquen y motiven que los contra-recibos deben permanecer abiertos. Modificación a la hoja de pago 4.29 El Jefe de Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones en Delegaciones, Jefe del Departamento de Finanzas en UMAE y Jefe del Área de Trámite de Pagos en Nivel Central, serán los únicos autorizados para realizar modificaciones en la hoja de pago del “Contra-recibo”, clave 6130-009-001 (anexo 1), previa solicitud de las áreas del Instituto o de los proveedores, siempre y cuando cumplan con los requisitos señalados en la “Solicitud de modificación a la hoja de pagos”, clave 6130-009-003, (anexo 6). 4.30 El Titular de la CCTE, el Jefe del Servicio de Finanzas en Delegaciones y el Director Administrativo en UMAE, serán los únicos autorizados para aprobar en el Sistema “PREI Millenium” las modificaciones a la hoja de pago del “Contra-recibo”, clave 6130-009-001, (anexo 1), siempre y cuando cumplan con los requisitos señalados en la “Solicitud de modificación a la hoja de pagos”, clave 6130-009-003, (anexo 6). Políticas para la constitución, modificación, cancelación, operación y control de fondos fijos: 4.31 El Titular de la CCTE, es el único que podrá autorizar la constitución, modificación (incrementos o decrementos) y cancelación de fondos fijos, así como incrementos extraordinarios a fondos fijos rembolsables, en los casos que exista una contingencia declarada por Autoridades Federales o Estatales, con la solicitud expresa del Titular de la Dirección o Coordinación Normativa involucrada. El Titular de la División de Trámite de Erogaciones es el único que podrá autorizar la constitución, modificación (incrementos o decrementos) y cancelación de los fondos fijos de morralla de Tiendas IMSS-SNTSS. Estos fondos no son rembolsables. 4.32 Políticas para la constitución, modificación y cancelación de fondos fijos Los Titulares de los Órganos de Nivel Central, la Unidad del Programa IMSS-Prospera, los Jefes de Servicios de Finanzas en Delegaciones y de Departamento de Finanzas en UMAE: 4.32.1 Designarán a los encargados de los resguardos de fondos y sub fondos fijos, así

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como de su distribución en base a las necesidades de operación. 4.32.2 Determinarán lugares específicos dentro de los inmuebles, para la guarda y custodia de los recursos que integran el fondo fijo. 4.32.3 Actualizarán el “Recibo resguardo de fondo fijo”, clave 6130-009-006 (anexo 11) reembolsable por: cambio de funcionario responsable y por incrementos y/o decrementos a los importes autorizados, y lo enviarán al Titular de la CCTE para su autorización. 4.32.4 Actualizarán el “Recibo Resguardo de Sub fondo fijo”, clave 6130-009-008 (anexo 15), por cambio de funcionario responsable y por incrementos y/o decrementos a los importes autorizados, conservándolo de forma interna. 4.32.5 Los Jefes de Servicios de Finanzas, actualizarán el “Recibo resguardo de fondo fijo”, clave 6130-009-006 (anexo 11), no reembolsables (morralla de tiendas IMSS-SNTSS), por cambio de funcionario responsable y por incrementos y/o decrementos a los importes autorizados, enviándolo actualizado al Titular de la CCTE, para que sea remitido para su guarda y custodia a la Coordinación de Tesorería. 4.32.6 Solicitarán al Titular de la CCTE dentro de las siguientes 48 horas, posteriores a la cancelación de un fondo fijo, el trámite para obtener el original del “Recibo resguardo de fondo fijo”, clave 6130-009-006 (anexo 11), cancelado. 4.33 Políticas para la operación y control de fijos fijos Los encargados del fondo y de sub fondos fijos: 4.33.1 Tendrán la responsabilidad de la administración, manejo, control y custodia de los recursos asignados para el fondo fijo, no debiendo tener a su cargo más de uno. 4.33.2 Deberán observar y aplicar las políticas en materia de austeridad y racionalidad del ejercicio presupuestal, que sean emitidas por la Secretaría de la Función Pública, la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y/o los Órganos de Nivel Central. 4.33.3 Vigilarán que el importe de los rembolsos mensuales efectuados, no rebasen 4.5 veces el total del importe del fondo fijo autorizado, verificando siempre que se cumpla con los principios de eficiencia, austeridad y disciplina en el gasto público, y que éstos sean realizados conforme a los siguientes criterios:

Reembolsos ordinarios.- Se autoriza tramitar como máximo dos rembolsos

semanales, vigilando que en ningún caso alguno de ellos exceda el 50% del importe del fondo fijo autorizado.

Reembolso extraordinario.- Podrá solicitarse por excepción de forma escrita y únicamente se autorizará una vez en el mismo mes calendario, vigilando siempre que éste no exceda el 50% del importe del fondo fijo autorizado.

Reembolsos por viáticos.- Serán rembolsados de acuerdo a las necesidades de

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operación. En los reembolsos por viáticos, únicamente se considerarán dentro de este concepto, aquellos gastos a que se refiere la cuenta 42 06 16 03 (VIÁTICOS).

4.33.4 Vigilarán que la documentación pagada por fondo fijo (recibos o Comprobante Fiscal), no rebase el importe de $2,000.00 (DOS MIL PESOS 00/100, M.N.) IVA incluido y cumpla con los requisitos normativos y fiscales para su pago, así como que no se realicen compras fraccionadas que en su conjunto rebasen este monto. 4.33.5 No podrán autorizar gastos que correspondan a rubros que pueden solicitarse de forma planeada a través de abasto, a excepción de aquellos que sean adquiridos mediante el procedimiento de compra emergente. 4.33.6 Verificarán que los gastos a través de fondo fijo, correspondan a las cuentas contables autorizadas para estos conceptos. 4.33.7 No deberán emitir “Vales provisionales sujetos a comprobación” clave 6130-009-009 (Anexo 16) por un monto mayor al 10% del fondo fijo asignado, ni con antigüedad mayor a 24 horas, en caso contrario el importe de los vales deberá ser reintegrado por el responsable del fondo fijo mediante orden de ingreso. 4.33.8 Realizarán mensualmente de forma interna, un arqueo al fondo fijo a su cargo, el cual deberá quedar debidamente documentado y archivado en un expediente para su consulta. En caso de que se detecten diferencias en los arqueos, deberá llevar a cabo medidas operativas y disciplinarias correspondientes para el deslinde de responsabilidades. 4.33.9 Solicitarán un arqueo extraordinario cuando haya cambio de funcionarios u ocurra algún siniestro al fondo fijo. La División de Trámite de Erogaciones, los Jefes de Servicios de Finanzas en Delegaciones y de Departamento de Finanzas en UMAE: 4.33.10 Enviarán anualmente a la División de Trámite de Erogaciones, el “Programa Nacional de arqueo a los fondos fijos ” 6130-019-002 (anexo 13) del Régimen Ordinario, del Programa IMSS – PROSPERA y de Morralla de Tiendas, dentro de los primeros diez días hábiles al inicio de cada ejercicio, el cual deberán realizar conforme a los siguientes criterios:

Importe del Fondo Fijo (en veces el salario mínimo general vigente en el Distrito Federal)

Número de arqueos a realizar en el ejercicio

Hasta 90 Uno 91 y hasta 120 Dos (sin trascurrir más de 180 días

entre uno y otro) 121 o más Tres (sin transcurrir más de 120 días

entre uno y otro)

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4.33.11 Designarán al personal responsable para llevar a cabo los arqueos de fondos fijos.

4.33.12 Vigilarán el cumplimiento de los “Lineamientos generales para la constitución, modificación, cancelación, operación y control de fondos fijos”, 6130-013-001 (Anexo 7). 4.33.13 Enviarán a la CCTE, dentro de los primeros diez días hábiles posteriores al término de cada trimestre, el “Avance trimestral de arqueos de los fondos fijos con base en el Programa Nacional”, clave 6130-019-001 (Anexo 8), y la “Relación de proveedores de fondo fijo”, clave 6130-009-004, (Anexo 9), así como las “Observaciones con el soporte documental de arqueos”, clave 6130-009-005 (Anexo 10). 4.33.14 Conservarán la documentación relativa a los arqueos practicados a fondos fijos durante dos años (incluyendo el ejercicio en curso). 4.33.15 La División de Trámite de Erogaciones, será el área responsable de la interpretación del presente procedimiento en caso de existir controversia o duda, respecto a a alguna de sus políticas o actividades. 4.33.16 La División de Trámite de Erogaciones, los Jefes de Servicios de Finanzas en Delegaciones y de Departamento de Finanzas en UMAE, serán los encargados de verificar y evaluar el cumplimiento de las políticas y actividades del presente procedimiento. 4.34 El presente documento actualizará y dejará sin efecto al “Procedimiento para la recepción, glosa y aprobación de documentos presentados para trámite de pago y constitución de fondos fijos”, clave 6130-003-002, publicado el 27 de noviembre de 2012. 4.35 El presente procedimiento entrará en vigor a partir de la fecha de su registro en el Catálogo Normativo Institucional.

5 Definiciones Para efectos del presente procedimiento se entenderá por:

1.1 AGD: (Áreas de Gestión Desconcentrada): Denominación utilizada para identificar a las áreas médicas y no médicas creadas como apoyo a las delegaciones en el trámite de pago a proveedores.

1.2 Áreas de Trámite de Erogaciones: Es el área responsable en Nivel Central, Delegaciones y UMAE de verificar que la documentación presentada para pago, y que previamente fue revisada y autorizada de conformidad con lo señalado en los contratos por parte de las unidades responsables del gasto, a través de los administradores del contrato, y se encuentre debidamente integrada de acuerdo a lo establecido en la “Normatividad de pago de las cuentas contables”, clave 6130-008-001, (Anexo 2) del presente procedimiento.

1.3 Aprobador: Usuario que ejecuta en el Sistma PREI Millenium, la función “Aprobación” a la documentación presentada para trámite de pago (Glosa).

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1.4 arqueo al fondo fijo: Revisión física del dinero en efectivo y documentación soporte relativa al fondo fijo asignado a una unidad, el cual es solicitado al responsable de su administración.

1.5 Cancelación de fondo fijo: se considera como el reintegro de importe total del fondo fijo asignado a la cuenta de ingresos del Instituto.

1.6 CCTE: Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones.

1.7 centro de costos: Numeración que indica donde se aloja el presupuesto asignado para un gasto determinado

1.8 CFDI: Comprobante Fiscal Digital por Internet

1.9 CONAC: Consejo Nacional de Armonización Contable.

1.10 Contra-recibo: Documento emitido por el sistema PREI Millenium, que ampara la recepción de documentos presentados para trámite de pago.

1.11 cuenta contable: establece las directrices en sus diferentes ámbitos de aplicación: Nivel Central, Delegaciones, UMAE y Áreas de Gestión Desconcentrada, incluyendo el concepto de la cuenta, el plazo de pago de la misma y el tipo de glosa a que se refiere dicha cuenta.

1.12 Cheque (CHK): Documento que permite a la persona que lo recibe cobrar una cierta cantidad de dinero que está estipulada en el mismo y que debe estar disponible en la cuenta bancaria de quien lo expide.

1.13 documentación para trámite de pago: entiéndase por facturas (CFD, CFDI) o recibos, notas de crédito, oficio de solicitud de pago, rembolso de fondo fijo, formatos de autorización, recetas, solicitud de dotación, acuses de recibo, constancias de recepción, remisiones contratos, pedido y/o cualquier otro documento autorizado para dicho trámite.

1.14 DTE: División de Trámite de Erogaciones.

1.15 fondo fijo: recursos financieros con los cuales las áreas pueden realizar erogaciones urgentes y de poca cuantía, que sean indispensables para el servicio a los derechohabientes y el buen funcionamiento de las actividades institucionales, atendiendo siempre los principios de eficiencia, austeridad y disciplina en el gasto público.

1.16 glosa: Es la acción de revisar los documentos presentados a trámite de pago, verificando que aritméticamente estén correctos; que reúnan los requisitos fiscales e institucionales. Asimismo, en el Módulo de AP del Sistema PREI Millenium (cuentas

http://definicion.de/persona

http://definicion.de/dinero

http://definicion.de/documento

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por pagar), significa capturar la información inherente al trámite de pago, a través del desglose detallado y contable de las facturas que integran un contra-recibo.

1.17 glosador: Personal responsable de realizar la glosa.

1.18 ID de usuario: Código del sistema PREI Millenium, que permite identificar a la persona que accede a éste.

1.19 IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social.

1.20 morralla en tiendas-SNTSS: Son los recursos en moneda fraccionaria para uso exclusivo de la operación de las cajas en las Tiendas IMSS-SNTSS, no rembolsable.

1.21 número de proveedor: El número de identificación asignado al proveedor en el momento de su alta al catálogo de proveedores del sistema PREI Millenium.

1.22 orden de ingreso: Documento que detalla importes y concepto, de un pago recibido por el Instituto, que puede ser referente a aportaciones de seguridad social y de sus accesorios, así como de otros conceptos administrativos. Lo anterior a efecto de certificar el ingreso y soportar el registro contable.

1.23 Órganos de nivel central: El Consejo Técnico, la H. Comisión de Vigilancia, la Dirección General, Secretaría General, Direcciones Normativas, Unidades, Órganos de Apoyo a la Dirección General y Coordinaciones Generales, facultadas por el Reglamento Interior del IMSS vigente para planear, normar, autorizar, dirigir y controlar las acciones relacionadas con la prestación de los servicios.

1.24 Órganos Normativos: Las Direcciones Normativas, así como las unidades y coordinaciones que de ellas dependan. (Art. 2, fracción V, del Reglamento Interior del Instituto Mexicano del Seguro Social).

1.25 personal comisionado: Personal designado para realizar los arqueos a las unidades que tienen un fondo fijo asignado.

1.26 personal del área: Trabajador adscrito a la División de Trámite de Erogaciones; del Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones en Delegaciones; del Departamento de Finanzas en UMAE y Áreas de gestión desconcentrada.

1.27 POBALINES: Políticas, Bases y Lineamientos en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios.

1.28 proveedores: Son personas físicas o morales que celebran con el Instituto contratos de adquisiciones, de arrendamientos y de prestación de servicios, o contratos de obra pública.

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Clave: 6130-003-002

1.29 proveedores fondo fijo: Es el personal institucional encargado del manejo del fondo fijo, identificado con un número en el Sistema PREI Millenium.

1.30 recibo resguardo: Documento que sustenta la recepción del importe del fondo o sub fondo fijo asignado a un área institucional.

1.31 SAI: Sistema de Abasto Institucional.

1.32 SATI: Sistema de Administración de Tiendas.

1.33 SMGVDF: Salario Mínimo General Vigente en el Distrito Federal.

1.34 sistema PREI Millenium: Sistema de Planeación de Recursos Institucionales. Sistema informático aplicativo financiero que provee información integral y en línea, a través de un software financiero denominado ERP (Enterprise Resources Planning - Planeación de los Recursos Empresariales).

1.35 UEG (Unidad (es) Ejecutora (s) del Gasto): Las definidas en el artículo 2, fracción VI del RIIMSS, incluyen Unidades de Servicios Médicos y no Médicos, Subdelegaciones, Oficinas para Cobros y otras Unidades Administrativas.

1.36 UMAE: Unidad (es) Médica (s) de Alta Especialidad.

1.37 unidad de negocio: Código de identificación que en el módulo de cuentas por pagar del Sistema PREI Millenium, representa a las Delegaciones, incluyendo al Programa IMSS-Prospera y UMAE.

1.38 unidad de información: Es la unidad médica, administrativa, de servicios o de apoyo a servicios médicos identificada en el Sistema PREI Millenium con 6 dígitos, (ej. H Gral Zona No. 1 de Aguascalientes (010101).

1.39 URG (Unidad (es) Responsable (s) del Gasto): Unidades que pertenecen a la estructura orgánica del IMSS y que son responsables del control y el ejercicio de un Presupuesto de Operación o de un Presupuesto de Flujo de Efectivo.

1.40 Validación Presupuestal: Proceso ejecutado en el Sistema PREI Millenium, que asigna y ratifica los recursos presupuestales en el “Contra-recibo”, clave 6130-009-001, (anexo 1), emitido por las Áreas de Trámite de Erogaciones, el cual se conforma por la Unidad Operativa, Centro de Costos, Unidad de Información y Cuenta Contable, obteniendo los siguientes estatus:

ERROR: El Contra-recibo no cuenta con presupuesto para continuar con el trámite de pago. NO CTRL: Falta de requisitos para continuar con el trámite de pago. VÁLIDO: El Contra-recibo cuenta con presupuesto para continuar con el trámite de pago.

Responsable Actividad Documentos involucrados

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Clave: 6130-003-002

6. Descripción de actividades del procedimiento para la recepción, glosa y aprobación de documentos presentados para trámite de pago y la constitución, modificación, cancelación, operación y control de fondos fijos

Personal del Área

Glosador

Módulo 1

Recepción, glosa y aprobación de documentos para trámite de pago.

Recepción (Día 1)

1. Recibe del proveedor, o áreas institucionales la “Documentación para trámite de pago” y revisa que esté completa.

No está completa la documentación

2. No se acepta “Documentación para trámite de pago”.

Continúa en la actividad 1

Si está completa la documentación

3. Accede al Sistema PREI Millenium, con base en la “Guía funcional 00”: Conexión al sistema PREI PeopleSoft”.

4. Emite e imprime “Contra-recibo”, clave 6130-009-001, (anexo 1) con base a la guía funcional GF_AP_IMSS_PSV_01: Elaboración de contra recibos.

Documentación para trámite de pago Documentación para trámite de pago Guía funcional 00 6130-009-001 (anexo 1) Guía funcional GF_AP_IMSS_PSV_01

Glosador 5. Entrega al proveedor, o área institucional el “Contra-recibo” (parte del interesado) clave 6130-009-001, (anexo 1).

6. Integra el “Contra-recibo” (parte documentación), clave 6130-009-001, (anexo 1) a la “Documentación para trámite de pago”, para su identificación,

6130-009-001 (anexo 1) 6130-009-001 (anexo 1)


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Clave: 6130-003-002

control y resguardo durante el proceso de trámite de pago.

Documentación para trámite de pago

Glosador

Glosa (Día 1-2)

7. Revisa que la “Documentación para trámite de pago” cumpla con los requisitos de la “Normatividad de pago de las cuentas contables” clave 6130-008-001, (anexo 2) y los establecidos en la politica 4.14.

Documentación para trámite de pago 6130-008-001 (anexo 2)

La documentación no cumple con los requisitos

Aprobador 8. Elimina el “Contra-recibo” clave 6130-009-001, (anexo 1) con base a la “Guía funcional GF_AP_IMSS_PSV_18” “Eliminación de Comprobantes”.

6130-009-001 (anexo 1) Guía funcional GF_AP_IMSS_PSV_18

Glosador 9. Elabora e imprime “Formato de devolución, clave 6130-009-002” (anexo 3), en dos tantos, entrega uno con la “Documentación para trámite de pago” al proveedor, o área institucional.

10. Recaba firma en “Formato de devolución, clave 6130-009-002” (anexo 3) y archiva en forma consecutiva.

6130-009-002 (anexo 3) 2O

Documentación para trámite de pago

6130-009-002 (anexo 3)

La documentación si cumple con los requisitos


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Clave: 6130-003-002

Glosador

11. Inicia la glosa de la “Documentación para trámite de pago” en el “Sistema PREI Millenium”, con base en las “Guías funcionales por tipo de glosa” que correspondan, en la “Normatividad de pago de las cuentas contables” clave 6130-008-001, (anexo 2) y lo selecciona para el proceso de validación presupuestal, siempre y cuando cumpla con las condiciones para su glosa (Contrato, altas, recepciones, CFDI, entre otros, enlazados al Sistema)

Documentación para trámite de pago Sistema PREI Millenium Guías Funcionales por tipo de glosa 6130-008-001 (anexo 2)

No cumple con las condiciones para validación presupuestal (No Control)

12. Informa y solicita mediante “Correo electrónico de solicitud de acciones” u “Oficio de solicitud de acciones” al Administrador del contrato o al Área responsable del gasto, a fin de que se realicen las acciones correspondientes para continuar con el trámite de pago.


Correo electrónico de soliciutd de acciones Oficio de solicitud de acciones

Si Cumple con las condiciones para validación presupuestal

Glosador 13. Verifica el resultado del proceso de validación presupuestal en el Sistema “PREI Millenium” y confirma que se encuentre en estatus “válido”.

Sistema PREI Millenium

Su estatus es no válido (Error)

Áreas de Trámite de Erogaciones

14. Informa y solicita mediante “Correo electrónico de solicitud de acciones” u “Oficio de solicitud de acciones” al Administrador del contrato o al Área responsable del gasto, a fin de que se realicen las acciones correspondientes para continuar con el trámite de pago.

Correo electrónico de soliciutd de acciones Oficio de solicitud de acciones


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Clave: 6130-003-002


Glosador

Su estatus es válido

15. Sella la “Documentación para trámite de pago”, con la leyenda “GLOSADO”, en el cual se indica la fecha de glosa, nombre, matrícula y firma del glosador, de conformidad en “Sello con la leyenda GLOSADO”, clave 6130-022-001, (anexo 4).

Documentación para trámite de pago 6130-022-001 (anexo 4)

16. Entrega al aprobador el “Contra-recibo” clave 6130-009-001, (anexo 1) y la “Documentación para el trámite de pago” para la aprobación correspondiente, conforme a “Niveles de aprobación”, clave 6130-008-002, (anexo 5).

6130-009-001 (anexo 1) Documentación para el trámite de pago 6130-008-002 Anexo 5

Aprobador

17. Recibe “Contra-recibo” clave 6130-009-001, (anexo 1) y la “Documentación para el trámite de pago” y revisa la glosa en el “Sistema PREI Millenium” para la aprobación correspondiente, conforme a “Niveles de aprobación”, clave 6130-008-002, (anexo 5).

6130-009-001 Anexo 1 Documentación para el trámite de pago Sistema PREI Millenium 6130-008-002 (anexo 5)

No es correcta la glosa

18. Devuelve el “Contra-recibo” clave 6130-009-001, (anexo 1) eliminado y la “Documentación para el trámite de pago” al glosador.

6130-009-001 (anexo 1) Documentación para el trámite de


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Clave: 6130-003-002

Continúa en la Actividad 11

pago

Aprobador

Si es correcta la glosa

19. Aprueba el “Contra-recibo” clave 6130-009-001, (anexo 1) con base en la “Guía funcional GF_AP_IMSS_PSV_21” y en los “Niveles de aprobación”, clave 6130-008-002, (anexo 5).

NOTA 1: En caso de que el proveedor cuente con penalizaciones, el sistema aplica automáticamente el descuento por el importe de la nota de crédito, y muestra un aviso que señale el descuento. Las penalizaciones son descontadas en cualquier Delegación, siempre que se apruebe la cuenta por pagar. NOTA 2: En caso de que se requiera modificar la hoja de pagos de un Contra-recibo será de acuerdo a la “Solicitud de modificación a la hoja de pago”, Clave 6130-009-003, (anexo 6), y con base en las “Guías Funcionales GF_AP_IMSS_PSV_50 y GF_AP_IMSS_PSV_51”.

6130-009-001 (anexo 1) Guía funcional GF_AP_IMSS_PSV_21 6130-008-002 (anexo 5) 6130-009-003 (anexo 6) Guía Funcional GF_AP_IMSS_PSV_50 Guía Funcional GF_AP_IMSS_PSV_51

20. Impone sello de aprobación, firma y fecha en el “Contra-recibo” clave 6130-009-001, (anexo 1) y lo devuelve al glosador,con la “Documentación para el trámite de pago”.

6130-009-001 (anexo 1) Documentación para el trámite de pago

Glosador 21. Recibe “Contra-recibo” clave 6130-009-001, (anexo 1) aprobado con la “Documentación para el trámite de pago” y envía a la oficina de archivo para su guarda y custodia en orden consecutivo.

6130-009-001 (anexo 1) Documentación para el trámite de pago


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Clave: 6130-003-002

Módulo 2 Constitución, modificación, cancelación, operación y control de fondos fijos

División de Trámite de Erogaciones

22. Recibe el “Oficio de solicitud” de los Órganos de Nivel Central, Unidad del Programa IMSS-Prospera, Delegaciones y UMAE e identifica el tipo de solicitud y procede conforme a los casos siguientes:

Modalidad A Constitución de fondo fijo Modalidad B Cancelación de fondo fijo Modalidad C Incremento de fondo fijo Modalidad D Decremento de fondo fijo

Oficio de solicitud

Modalidad A

Constitución de fondo fijo


23. Revisa “Oficio de solicitud” para la constitución del fondo fijo y envía mediante “Tarjeta informativa de análisis” al Titular de la CCTE, la solicitud de constitución del fondo fijo para su autorización.

Oficio de solicitud Tarjeta informativa de análisis

Titular de la CCTE

24. Analiza “Oficio de solicitud” para la constitución del fondo fijo y “Tarjeta informativa de análisis” y determina si procede.


No procede la constitución del fondo fijo


25. Recibe del Titular de la CCTE “Oficio de solicitud” de constitución de fondo fijo y la “Tarjeta informativa de análisis”, con la resolutiva de no procedencia, elabora y envía “Oficio de devolución” con la negativa al área solicitante.

Oficio de solicitud Tarjeta informativa de análsis Oficio de devolución

Sí procede la constitución del fondo fijo

26. Recibe del Titular de la CCTE “Oficio de solicitud” de constitución de fondo fijo y la “Tarjeta informativa de análisis”, con la resolutiva de procedencia.



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Clave: 6130-003-002


27. Elabora y envía “Oficio de procedencia” de constitución del fondo fijo al área solicitante, mediante el cual se informa la autorización del fondo fijo y le solicita el original del recibo resguardo debidamente requisitado.

Oficio de procedencia

28. Recibe del área solicitante el “Oficio de constitución” de fondo fijo con el “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11) debidamente requisitado con el importe autorizado. Nota: El importe del fondo fijo es asignado a través de una cuenta por pagar.

Oficio de constitución 6130-009-006 (anexo 11)

29. Envía al Titular de la CCTE mediante “Tarjeta informativa para firma” de autorización del “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11).

Tarjeta informativa para firma 6130-009-006 (anexo 11)

30. Recibe y digitaliza el original del “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11) autorizado por el Titular de la CCTE .

6130-009-006 (anexo 11) 1O 2C

31. Elabora y envía “Oficio para guarda y custodia” a la Coordinación de Tesorería y anexa original del “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11).

Oficio para guarda y custodia 6130-009-006 (anexo 11) 1O

32. Envía al área solicitante “Oficio de respuesta” con copia del “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11) y crea el expediente del fondo fijo con copia del “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11).

Oficio de respuesta 6130-009-006 (anexo 11) 1C 6130-009-006 (anexo 11) 1C

Modalidad B Cancelación de fondo fijo


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Clave: 6130-003-002


33. Recibe del área solicitante “Oficio de solicitud” para cancelación, con copia de la siguiente “Documentación soporte”:

Orden de ingreso a la cuenta 21 06 05 24 “DEVOLUCIÓN DE RECURSOS NO EJERCIDOS”

Ficha de depósito bancaria Captura de pantalla con la afectación

contable derivada de la orden de ingreso correspondiente al fondo fijo a cancelar.

Nota: El importe del fondo fijo cancelado deberá ser depositado a través de orden de ingreso, en un plazo no mayor a 48 horas.

Oficio de solicitud Documentación soporte

34. Realiza la afectación contable en el módulo de cuentas por pagar del “Sistema PREI Millenium” e imprime en tres tantos “Captura de pantalla de cancelación” del movimiento contable. Nota: El movimiento contable dependiendo del fondo fijo afectado se hará conforme a lo siguiente: 1) 11 01 10 01 (FONDOS FIJOS DE CAJA) 1) 11 01 10 02 (FONDOS FIJOS DE MORRALLA DE

TIENDAS) 2) 21 06 05 24 (DEVOLUCIÓN DE RECURSOS NO

EJERCIDOS)

Sistema PREI MiIlenium Captura de pantalla de cancelación 3O

35. Envía “Oficio de solicitud de recibo resguardo” a la Coordinación de Tesorería, y adjunta “Captura de pantalla de cancelación” con la afectación contable respectiva.

Oficio de solicitud de recibo resguardo Captura de pantalla de cancelación 1O

36. Recibe de la Coordinación de Tesorería el “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11), se impone la leyenda “CANCELADO” y se digitaliza.

6130-009-006 (anexo 11) 1O 1C


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Clave: 6130-003-002


37. Envía al área solicitante “Oficio de cancelación”, “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11), cancelado y “Captura de pantalla de cancelación” con la afectación contable.

Oficio de cancelación 6130-009-006 (anexo 11) 1O Captura de pantalla de cancelación 1O

38. Integra al expediente de fondos fijos copia del “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11) y copia de “Captura de pantalla de cancelación”.

6130-009-006 (anexo 11) 1C Captura de pantalla de cancelación 1C

Modalidad C

Incremento de fondo fijo

39. Recibe el “Oficio de solicitud” de incremento de fondo fijo con el “Ánálisis de índices de revolvencia” Clave 6130-009-007, (anexo 12) del fondo y sub fondos fijos del área solicitante y determina si procede.

Oficio de solicitud 6130-009-007 (anexo 12)

No procede el aumento del fondo fijo

40. Envía “Oficio de improcedencia” dirigido al área solicitante, con el informe del resultado del análisis, obtiene “Minuta” y archiva.

Oficio de improcedencia Minuta

Si procede el aumento del fondo fijo


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Clave: 6130-003-002


41. Envía “Oficio de procedencia” del incremento de fondo fijo, a fin de que el área emita la cuenta por pagar en el Sistema PREI Millenium y solicita el envío del “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11) por aumento de fondo fijo, actualizado para autorización.

42. Recibe “Oficio de solicitud de autorización”

con el “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11) actualizado.

43. Envía al Titular de la CCTE mediante “Tarjeta informativa para firma” de autorización, el “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11).

44. Recibe del Titular de la CCTE la “Tarjeta informativa para firma” y el “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11) autorizado y se digitaliza.

45. Envía “Oficio para guarda, custodia y devolución” a la Coordinación de Tesorería, anexa “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11) autorizado y se solicita “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11) anterior para su cancelación.

46. Recibe de la Coordinación de Tesorería el

“Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11) anterior para imponer la leyenda “CANCELADO” y se digitaliza.

Oficio de procedencia Sistema PREI Millenium Oficio de solicitud de autorización 6130-009-006 (anexo 11) Tarjeta informativa para firma 6130-009-006 (anexo 11) Tarjeta informativa para firma 6130-009-006 (anexo 11) 1O 2C

Oficio para guarda, custodia y devolución 6130-009-006 (anexo 11) 1O

6130-009-006 (anexo 11) 1O 2C


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Clave: 6130-003-002


47. Envía “Oficio de respuesta por incremento” del fondo fijo al área solicitante anexa original del “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11) anterior con la leyenda “CANCELADO” y copia del “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11) autorizado.

48. Integra al expediente de fondos fijos, copia

del “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11) cancelado y copia del “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11) autorizado.

Oficio de respuesta por incremento 6130-009-006 (anexo 11) 1O 1C

6130-009-006 (anexo 11) 2C

Modalidad D Decremento de fondo fijo

49. Recibe “Oficio de solicitud” para decremento de fondo fijo.

Oficio de solicitud

50. Envía “Oficio de autorización” y solicita al área el envío de la “Documentación soporte” para la afectación contable del decremento.

Oficio de autorización Documentación soporte

51. Recibe “Oficio de respuesta por decremento” de fondo fijo con copia de la “Documentación soporte”, afecta en el módulo de cuentas por pagar en el “Sistema PREI Millenium” e imprime “Captura de pantalla de decremento” en tres tantos.

Nota: El movimiento contable dependiendo del fondo fijo afectado se hará conforme a lo siguiente:

1) 11 01 10 01 (FONDOS FIJOS DE CAJA) 1) 11 01 10 02 (FONDOS FIJOS DE MORRALLA

DE TIENDAS) 2) 21 06 05 24 (DEVOLUCIÓN DE RECURSOS

NO EJERCIDOS)

Oficio de respuesta por decremento Documentación soporte Sistema PREI Millenium Captura de pantalla de decremento 3O


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Clave: 6130-003-002


52. Envía “Oficio de decremento” para informar al área solicitante, la disminución registrada en su fondo fijo, con “Captura de pantalla del decremento” y solicita la actualización del “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11).

53. Recibe “Oficio de autorización” con “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11) actualizado.

54. Envía al Titular de la CCTE mediante “Tarjeta informativa para firma” de autorización, el “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11).

55. Recibe del Titular de la CCTE la “Tarjeta informativa para firma” y el “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11) autorizado y se digitaliza.

56. Envía “Oficio para guarda, custodia y devolución” a la Coordinación de Tesorería anexa “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11) autorizado del fondo fijo y se solicita “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11) anterior para su cancelación.

Oficio de decremento Captura de pantalla de decremento 1O Oficio de autorización 6130-009-006 (anexo 11) Tarjeta informativa para firma 6130-009-006 (anexo 11) Tarjeta informativa para firma 6130-009-006 (anexo 11) 1O 2C

Oficio para guarda, custodia y devolución 6130-009-006 (anexo 11) 1O


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Clave: 6130-003-002


57. Recibe de la Coordinación de Tesorería el “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11) anterior impone leyenda “CANCELADO” y se digitaliza.

58. Envía “Oficio de decremento” del fondo fijo al área solicitante anexa original del “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11) cancelado y copia del “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11) autorizado.

59. Integra al expediente de fondos fijos, copia

del “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11) cancelado y copia del “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11) autorizado.

6130-009-006 (anexo 11) 1O 2C Oficio de decremento 6130-009-006 (anexo 11) 1O 1C 6130-009-006 (anexo 11) 2C

Módulo 3 Arqueo de fondos fijos

La DTE, los Jefes de Servicios de Finanzas en Delegaciones y de Departamento de Finanzas en UMAE

60. Elaboran anualmente “Programa Nacional de arqueos a los fondos fijos”, Clave 6130-019-002 (anexo 13)

6130-019-002 (anexo 13)


61. Envían a la DTE mediante oficio el “Programa Nacional de arqueos a los fondos fijos ”, Clave 6130-019-002 (anexo 13), en los primeros 10 días hábiles al inicio de cada ejercicio.

62. Recibe “Oficio de programación” con el

“Programa Nacional de arqueos a los fondos fijos ” clave 6130-019-002 (anexo 13) y archiva la información en el expediente de fondo fijo de la unidad operativa.

6130-019-002 (anexo 13) Oficio de programación 6130-019-002 (anexo 13)


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Clave: 6130-003-002

La DTE, los Jefes de Servicios de Finanzas en Delegaciones y de Departamento de Finanzas en UMAE

63. Elaboran “Oficio de comisión” para el personal que realiza los arqueos a fondos fijos con base en el “Programa Nacional de arqueos a los fondos fijos ” clave 6130-019-002 (anexo 13),.

Oficio de comisión

6130-019-002 (anexo 13)

Personal comisionado

64. Recibe “Oficio de comisión” y verifica si se puede realizar el arqueo al fondo fijo en la unidad programada.

Oficio de comisión

No se puede realizar el arqueo

65. Elabora “Minuta de trabajo”, Clave 6130-014-001 (anexo 14) indicando las causas por las que no pudo llevar a cabo el arqueo y se reprograma. Continúa en la actividad 64

6130-014-001 (anexo 14)

Si se puede realizar el arqueo


66. Solicita al responsable del fondo fijo lo siguiente:

Que se identifique como responsable del fondo fijo con el “Gafete del IMSS”.

Copia del “Recibo Resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11) o copia del “Recibo resguardo de Sub fondo fijo” clave 6130-009-008 (anexo 15), vigente según sea el caso.

Gafete del IMSS 6130-009-006 (anexo 11) 1C 6130-009-008 (anexo 15) 1C


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Clave: 6130-003-002


Efectivo (billetes y moneda fraccionaria) para ser contado en presencia del encargado, devolviéndolo al mismo para su guarda.

Copia del “Estado de cuenta bancario” (en su caso), para la conciliación bancaria.

Copia del “Último talón de chequera” (en su caso).

Copia de “Reembolsos en trámite de pago

Copia de “Documentos pendientes de solicitud de reembolso”.

Copia de los “Vales provisionales sujetos a comprobación” clave 6130-009-009 (anexo 16).

Nota 1: En esta actividad se menciona para el estado de cuenta bancario y la chequera “en su caso”, porque no todas las unidades cuentan con esta documentación. Nota 2: Los llamados “Documentos pendientes de solicitud de reembolso” son cualquiera de los siguientes: i)CFD ó CFDI ii)Vales de pasajes iii)Vales de fondo de caja y iv) Notas de consumo.

Estado de cuenta bancario 1C Último talón de chequera 1C Reembolsos en trámite de pago 1C Documentos pendientes de solicitud de reembolso 1C 6130-009-009 Anexo 16 1C

67. Verifica si hay diferencias en la información.

No se encontraron diferencias

68. Requisita en dos tantos originales los siguientes documentos y recaba la firma del responsable del fondo fijo en cada uno de ellos, entregando un tanto al responsable.

“Corte de caja de fondo fijo”, Clave 6130-009-010 (anexo 17).

6130-009-010, (anexo 17) 2O 6130-009-011 (anexo 18) 2O


Página 30 de 49

Clave: 6130-003-002


“Conciliación de la cuenta bancaria”, Clave 6130-009-011, (anexo 18).

“Cargos no registrados en el banco a la fecha de la conciliación”, Clave 6130-009-012 (anexo 19).

“Créditos no registrados en el banco a la fecha de la conciliación”, Clave 6130-009-013 (anexo 20).

“Documentación pagada pendiente para solicitud de reembolso”, Clave 6130-009-014 (anexo 21).

6130-009-012 (anexo 19) 2O 6130-009-013 (anexo 20) 2O 6130-009-014 (anexo 21) 2O

69. Elabora “Tarjeta informativa de arqueo” y archiva en el expediente de arqueos los siguientes documentos:

“Corte de caja de fondo fijo”, Clave 6130-009-010 (anexo 17).

“Conciliación de la cuenta bancaria”, Clave 6130-009-011, (anexo 18).

“Cargos no registrados en el banco a la fecha de la conciliación”, Clave 6130-009-012 (anexo 19).

“Créditos no registrados en el banco a la fecha de la conciliación”, Clave 6130-009-013 (anexo 20).

“Documentación pagada pendiente para solicitud de reembolso”, Clave 6130-009-014 (anexo 21).

Tarjeta informativa de arqueo

6130-009-010 (anexo 17) 1O 6130-009-011 (anexo 18) 1O 6130-009-012 (anexo 19) 1O 6130-009-013 (anexo 20) 1O 6130-009-014 (anexo 21) 1O

Si se encontraron diferencias

En caso de sobrante


Página 31 de 49

Clave: 6130-003-002


70. Se solicita orden de ingreso por el importe del sobrante a la cuenta contable respectiva, dentro de las siguientes 24 horas posteriores a la fecha en que se realizó el arqueo, especificándose en el apartado de observaciones del “Corte de caja de fondo fijo”, clave 6130-009-010 (anexo 17); asimismo, se deberá informar mediante “Tarjeta informativa de sobrante”.

6130-009-010 (anexo 17) 1O Tarjeta informativa de sobrante

Personal comisionado La DTE, los Jefes de Servicios de Finanzas en Delegaciones y de Departamento de Finanzas en UMAE

En caso de faltante

71. Elabora “Minuta de trabajo”, clave 6130-

014-001 (anexo 14), y asienta en la misma, el compromiso del responsable del fondo fijo de reintegrar el importe faltante en un plazo no mayor a 24 horas posteriores a la fecha en que se realizó el arqueo. Especifica lo anterior en el apartado de observaciones del “Corte de caja de fondo fijo”, clave 6130-009-010 (anexo 17), e informa mediante “Tarjeta informativa de faltante”.

Nota: En caso de detectarse en el arqueo un incumplimiento a la normatividad vigente (no presentó identificación normada, recibos resguardo no actualizado, documentación sin sellos o firmas, gastos pagados en cuentas no autorizadas, etc.), se informará en la “Tarjeta informativa”, solicitando las acciones a seguir.

No se reintegra el importe sobrante o faltante

72. Lo hace del conocimiento mediante

“Oficio informativo”, al Departamento de Relaciones Laborales y al Órgano Interno de Control en el IMSS ó al Área de Auditoria, Quejas y Responsabilidades en las Delegaciones, archivando copia en el expediente de la unidad.

6130-014-001 (anexo 14) 6130-009-010, (anexo 17)

Tarjeta informativa de faltante

Oficio informativo 1O 1C


Página 32 de 49

Clave: 6130-003-002


Si se reintegra el importe sobrante o faltante

73. Recibe copia de la “Orden de ingreso” y archiva en el expediente de la unidad operativa correpondiente asi como una copia de la “Tarjeta informativa”.

Fin del procedimiento

Orden de ingreso 1C Tarjeta informativa 1C

de 49

Clave: 6130-003-002

7. Diagrama de flujo del procedimiento para la recepción, glosa y aprobación de documentos presentados para trámite de pago y la constitución, modificación, cancelación, operación y control de fondos fijos

Documentación para trámite de

pago

6130-009-001Anexo 1

6130-009-001Anexo 1

Guía funcional GF_AP_IMSS

_PSV_01

6130-009-001Anexo 1

Guía funcional 00


pago


pago

INICIO

Recibe documentación y revisa que esté completa

PERSONAL DEL ÁREA

1

¿Está completa la documentación?

No se acepta la documentación

1

Módulo 1Recepción, glosa y

aprobación de documentos para trámite de pago

Recepción (Día 1)

2NO

SI

Accede al Sistema PREI Millenium

2

3

Emite e imprime contra recibo con base en la guía funcional

4

Entrega al proveedor el contra-recibo (parte

interesado)

5

Integra contra-recibo a la documentación para control y

resguardo

6

A

de 49

Clave: 6130-003-002

6130-009-001Anexo 1

6130-008-001Anexo 2

Guías funcionales por tipo de

glosa



pago

Oficio de solicitud de acciones

Solicitud de acciones

1O6130-009-002

Anexo 3


pago

2O 6130-009-002

Anexo 3


_PSV_18

6130-008-001Anexo 2


pago

Revisa que la documentación cumpla con los requisitos

7

GLOSADOR

¿La documentación cumple con los

requisitos?

APROBADOR

Elimina el contra-recibo con base en la Guía funcional

8NO

GLOSADOR

Elabora e imprime formato en dos tantos y entrega uno con

la documentación al proveedor

9

10

Recaba firma y archiva en forma consecutiva

SI

11

Inicia la glosa de la documentación con base en

las Guías que correspondan y lo selecciona para validación siempre y cuando cumpla con

la condiciones para glosa

¿Cumple con las condiciones para

validación presupuestal (No control)

NOInforma y solicita mediante

correo u oficio se realicen las acciones correspondientes

para continuar con el trámite de pago

12

11

SI

GLOSADOR

B

A

Glosa (Día 1- 2)

12

14

18

de 49

Clave: 6130-003-002

6130-008-002Anexo 5



pago

6130-009-001Anexo 1

6130-008-002Anexo 5


pago

6130-009-001Anexo 1

6130-022-001Anexo 4


pago


Solicitud de acciones


B

Verifica el resultado de la validación y confirma su

estatus

13

11¿El estatus es válido?

Sella la documentación con la leyenda de GLOSADO

14

NOInforma y solicita mediante

correo u oficio se realicen las acciones correspondientes

para continuar con el trámite de pago

15

ÁREAS DE TRÁMITE DE EROGACIONES

GLOSADOR

Entrega contra-recibo y documentación para

aprobación

16

APROBADOR

17

Recibe contra-recibo y documentación y revisa la glosa para la aprobación

SI

C

de 49

Clave: 6130-003-002


pago

6130-009-001Anexo 1


pago

6130-009-001Anexo 1


_PSV_51


_PSV_50

6130-009-003Anexo 6

6130-008-002Anexo 5


_PSV_21

6130-009-001Anexo 1


pago

6130-009-001Anexo 1

C

¿Es correcta la glosa?

NO

11

18

Devuelve el contra-recibo y la documentación al glosador

Aprueba el contra-recibo con base en la guía y niveles de

aprobación NOTA 1 NOTA 2

19

SI

APROBADOR

Impone sello en el contra-recibo y devuelve al glosador

con la documentación

20

GLOSADOR

Recibe contra-recibo aprobado con la

documentación y envía para guarda y custodia en orden

consecutivo

21

D

de 49

Clave: 6130-003-002

Oficio de devolución

Tarjeta informativa de análisis



Oficio de solicitud

DIVISIÓN DE TRÁMITE DE EROGACIONES

D

Recibe oficio e identifica el tipo de solicitud

22

Oficio de solicitud

Revisa oficio y envía tarjeta al CCTE para autorización

23

TITULAR DE LA CCTE

Oficio de solicitud

Analiza el oficio y tarjeta para determinar si procede la

solicitud

24

¿Procede la constitución del fondo fijo?

NO

SI


Oficio de solicitud

Recibe oficio de solicitud, elabora y envía oficio de

devolución con la negativa

25

E

Modalidad AConstitución de fondo fijo

F G H

Modalidad B Cancelación de fondo fijo

Modalidad CIncremento de fondo fijo

Modalidad DDecremento de fondo fijo

Módulo 2 Constitución, modificación,

cancelación, operación y control de fondos fijos

de 49

Clave: 6130-003-002

1OCaptura de pantalla de cancelación

1O6130-009-006

Anexo 11

Oficio de cancelación

1O 1C

6130-009-006Anexo 11


Oficio de solicitud de recibo resguardo



Documentación soporte

1O6130-009-006

Anexo 11

Oficio para guarda y custodia

1O 2C

6130-009-006Anexo 11

6130-009-006Anexo 11

Tarjeta informativa para firma

6130-009-006Anexo 11

Oficio de constitución


E


Oficio de solicitud

Recibe de la CCTE oficio y tarjeta informativa con la resolutiva de procedencia

26

Elabora y envía oficio en que informa la autorización y

solicita el recibo resguardo

27

28

Recibe oficio y recibo resguardo con el importe

autorizado NOTA

Envía tarjeta informativa para firma de autorización del

recibo resguardo

29

30

Recibe y digitaliza el original del recibo resguardo

autorizado

31

Elabora y envía oficio para guarda y custodia y anexa recibo resguardo original

2C6130-009-006

Anexo 11

Oficio de respuesta

32

Envía oficio con copia de recibo resguardo y crea

expediente con la otra copia

Fondos fijos

F

Oficio de solicitud

Recibe oficio para cancelación con copia de documentación

soporte NOTA

33

o Orden de ingreso

o Ficha de depósito

o Captura de pantalla con la afectación contableRealiza la afectación en el

Sistema PREI Millenium e imprime captura de pantalla

NOTA

34

Envía oficio y copia de captura de pantalla

35

36

Recibe el recibo resguardo, impone la leyenda

“CANCELADO” y se digitaliza

37

Envía oficio, recibo resguardo cancelado y captura de

pantalla


1C6130-009-006

Anexo 11

38

Integra al expediente copia de recibo resguardo cancelado y

captura de pantalla

Fondos fijos

de 49

Clave: 6130-003-002

2C6130-009-006

Anexo 11

1O 1C6130-009-006

Anexo 11

Oficio de respuesta por

incremento

1O 2C

6130-009-006Anexo 11

1O6130-009-006

Anexo 11

Oficio para guarda, custodia y

devolución

1O 2C

6130-009-006Anexo 11


6130-009-006Anexo 11


6130-009-006Anexo 11

Oficio de solicitud de autorización


Minuta

Oficio de improcedencia

G

6130-009-007Anexo 12

Oficio de solicitud

Recibe oficio con análisis y determina si procede

39

¿Procede el incremento del fondo fijo?

Envía oficio con informe de resultado del análisis, obtiene

minuta y archiva

40NO

SI

Envía oficio donde solicita se emita la cuenta por pagar y el

envío de recibo resguardo actualizado

41

Recibe oficio con recibo resguardo actualizado

42

Envía al titular de CCTE tarjeta informativa y el recibo

resguardo para su autorización

43

Recibe del Titular de la CCTE tarjeta informativa y recibo resguardo autorizado y se

digitaliza

44

a

a

Envía oficio, anexa recibo resguardo autorizado y solicita recibo resguardo anterior para

cancelación

45

Recibe recibo resguardo anterior, impone leyenda

“CANCELADO” y se digitaliza

46

Envía oficio, anexa recibo resguardo anterior con

leyenda “CANCELADO” y copia de recibo resguardo

autorizado

47

Integra al expediente de fondos fijos copias del recibo resguardo cancelado y del

recibo resguardo autorizado

48

Fondos fijos

Fondos fijos

de 49

Clave: 6130-003-002

2C6130-009-006

Anexo 11

1O 1C6130-009-006

Anexo 11

Oficio de decremento

1O 2C

6130-009-006Anexo 11

1O6130-009-006

Anexo 11

Oficio para guarda, custodia y

devolución

1O 2C

6130-009-006Anexo 11


6130-009-006Anexo 11


6130-009-006Anexo 11

Oficio de autorización

1OCaptura de pantalla de decremento


3OCaptura de pantalla de decremento




H

Oficio de solicitud

Recibe oficio de solicitud para decremento

49


Envía oficio y solicita el envío de la documentación para la

afectación contable

50

Oficio de respuesta de decremento

Recibe oficio con copia de documentación afecta e

imprime captura de pantalla NOTA

51

Envía oficio para informar el decremento, con captura de

pantalla y solicita actualización de recibo

resguardo

52

Recibe oficio con recibo resguardo

53

b

Envía mediante tarjeta informativa el recibo

resguardo para autorización

54

Recibe del Titular de la CCTE tarjeta informativa y recibo resguardo actualizado y se

digitaliza

55

b

Envía oficio, anexa recibo resguardo autorizado y solicita

recibo resguardo anterior

56

Recibe recibo resguardo anterior, impone leyenda

“CANCELADO” y digitaliza

57

Envía oficio, anexa original de recibo resguardo cancelado y

copia de recibo resguardo autorizado

58

Integra al expediente copia del recibo resguardo cancelado y

copia del recibo resguardo autorizado

59

Fondos fijosI

de 49

Clave: 6130-003-002

Oficio de programación

1C6130-009-009

Anexo 16

Documentos pendientes de

solicitud de reembolso

1CReembolsos en trámite de pago

1CUltimo talón de

chequera

1CEstado de cuenta

bancario

1C6130-009-008

Anexo 15

1C6130-009-006

Anexo 11

6130-019-002Anexo 13

Gafete IMSS

6130-014-001Anexo 14

Oficio de comisión

I

6130-019-002Anexo 13

Elaboran anualmente programa nacional de arqueos

de fondos fijos

60

LA DTE, LOS JEFES DE SERVICIOS DE FINANZAS EN DELEGACIONES Y DE

DEPARTAMENTO DE FINANZAS EN UMAE

Módulo 3 Arqueo de fondos fijos

6130-019-002Anexo 13

Envían a la DTE mediante oficio el programa

61


6130-019-002Anexo 13

Recibe oficio y archiva por unidad operativa

62

Fondos fijosLA DTE, LOS JEFES DE

SERVICIOS DE FINANZAS EN DELEGACIONES Y DE


Elaboran oficio con base en el programa

63

c

c

PERSONAL COMISIONADO

Oficio de comisión

Recibe oficio y verifica si se puede realizar el arqueo en la

unidad programada

64

¿Se puede realizar el arqueo?

Elabora minuta e indica causas y se reprograma

65NO

SI

Solicita lo siguiente al responsable del fondo fijo

NOTA 1 NOTA 2

66

Verifica si hay diferencias

67

64

65

J

de 49

Clave: 6130-003-002

Tarjeta informativa de sobrante

6130-009-010Anexo 17

Orden de ingreso

1O6130-009-014

Anexo 21

1O6130-009-013

Anexo 20

1O6130-009-012

Anexo 19

1O6130-009-011

Anexo 18

1O6130-009-010

Anexo 17


2O6130-009-014

Anexo 21

2O6130-009-013

Anexo 20

2O6130-009-012

Anexo 19

2O6130-009-011

Anexo 18

2O6130-009-010

Anexo 17

¿Hay diferencias?

Se solicita orden de ingreso para devolver el importe en 24

horas, se específica en observaciones y se informa

68

NORequisita en dos tantos y

recaba la firma en cada uno de los siguientes documentos

y le entrega uno al responsable

70

J

Elabora tarjeta y archiva

69

Arqueos

SI

En caso de faltante

K

de 49

Clave: 6130-003-002

1O 1COficio informativo

1COrden de ingreso


6130-009-010Anexo 17

6130-014-001Anexo 14

1O 1COficio informativo

Elabora minuta, asienta compromiso de reintegrar el

faltante e informa NOTA

71

LA DTE, LOS JEFES DE SERVICIOS DE FINANZAS EN DELEGACIONES Y DE


Lo hace del conocimiento a las Áreas que corresponda y

archiva copia

72

Recibe copia de orden de ingreso y de tarjeta informativa

y archiva

73

FIN

K

¿Se reintegra el importe faltante o sobrante?

SI

NO

de 49

Clave: 6130-003-002

8. Relación de documentos que intervienen en el procedimiento para la recepción, glosa y aprobación de documentos presentados para trámite de pagos y la constitución, modificación, cancelación, operación y control de fondos fijos.

Clave Título del documento Observaciones

6130-009-001 Contra-recibo Anexo 1

6130-008-001 Normatividad de pago de las cuentas contables Anexo 2

6130-009-002 Formato de devolución Anexo 3

6130-022-001 Sello con la leyenda “GLOSADO” Anexo 4

6130-008-002 Niveles de aprobación Anexo 5

6130-009-003 Solicitud de modificación a la hoja de pago Anexo 6

6130-013-001 Lineamientos generales para la constitución, modificación, cancelación, operación y control de fondos fijos

Anexo 7

6130-019-001 Avance trimestral de arqueos de los fondos fijos con base en el Programa Nacional

Anexo 8

6130-009-004 Relación de proveedores de fondo fijo Anexo 9

6130-009-005 Observaciones con el soporte documental de arqueos

Anexo10

6130-009-006 Recibo resguardo de fondo fijo Anexo 11

6130-009-007 Análisis de índices de revolvencia Anexo 12

6130-019-002 Programa Nacional de arqueos a los fondos fijos

Anexo 13

6130-014-001 Minuta de trabajo Anexo 14 6130-009-008 Recibo Resguardo de Sub fondo fijo Anexo 15 6130-009-009 Vales provisionales sujetos a comprobación Anexo 16 6130-009-010 Corte de caja de fondo fijo Anexo 17 6130-009-011 Conciliación de la cuenta bancaria Anexo 18 6130-009-012 Cargos no registrados en el banco a la

fecha de la conciliación Anexo 19

6130-009-013 Créditos no registrados en el banco a la fecha de la conciliación

Anexo 20

6130-009-014 Documentacíon pagada pendiente para solicitud de reembolso

Anexo 21


de 49

Clave: 6130-003-002

Oficio de solicitud

Es un documento a través del cual se puede solicitar la constitución, cancelación, modificación (incremento o decremento) de un fondo fijo.


Es un documento a través del cual una vez analizado el oficio de solicitud se identifica el tipo de trámite solicitado para el fondo fijo.

Oficio de devolución

Es un documento a través del cual se informa sobre la improcedencia de la solicitud de trámite del fondo fijo.


Es un documento a través del cual se informa sobre la procedencia de la solicitud de trámite del fondo fijo.

Oficio de constitución

Es un documento a través del cual se formaliza la creación de un nuevo fondo fijo.


Es un documento a través del cual se envía a firma del Titular de la CCTE, el recibo resguardo de fondo fijo para su autorización.

Oficio para guarda y custodia

Es un documento a través del cual se remite el recibo resguardo autorizado a la Coordinación de Tesorería para su

de 49

Clave: 6130-003-002

guarda y custodia.

Oficio de respuesta

Es un documento a través del cual se da respuesta sobre la autorización y formalización del fondo fijo creado al área solicitante.

Orden de ingreso

Documento que detalla importes y concepto, de un pago recibido por el Instituto, que puede ser referente a aportaciones de seguridad social y de sus accesorios, así como de otros conceptos administrativos. Lo anterior a efecto de certificar el ingreso y soportar el registro contable.

Ficha de depósito

Es un documento emitido por una institución bancaria como comprobante de un depósito.

Captura de pantalla con afectación contable (por recursos devueltos del fondo fijo cuenta 21060524)

Es un documento que se imprime de la pantalla del Sistema PREI Millenium, en donde se aprecia la afectación contable derivada de la orden de ingreso.

Oficio de cancelación

Es un documento a través del cual se informa sobre la cancelación parcial o total de un fondo fijo al área solicitante.

Captura de pantalla con afectación contable (por recursos cancelados de fondo fijo

Es un documento que se imprime de la

de 49

Clave: 6130-003-002

cuenta 11011001 u 11011002) pantalla del Sistema PREI Millenium, en donde se aprecia la afectación contable de la cuenta del fondo fijo cancelado.

Oficio de improcedencia

Es un documento a través del cual se informa sobre la improcedencia de la solicitud de incremento del fondo fijo al área solicitante.

Minuta

Es la copia del documento que se envía al área como respuesta, con los sellos de recepción.

Oficio de solicitud de autorización

Es un documento a través del cual un área envía el recibo resguardo con el incremento autorizado para firma del Titular de la CCTE.

Oficio de respuesta por incremento

Es un documento a través del cual se informa al área solicitante, del incremento de su fondo fijo y se devuelve el recibo resguardo anterior cancelado.


Es un documento a través del cual la CCTE autoriza la disminución del fondo fijo al área solicitante y le requiere la documentación soporte.

Oficio de respuesta por incremento

Es un documento a través del cual el área solicitante, envía la documentación

de 49

Clave: 6130-003-002

soporte del decremento para la respectiva afectación contable.


Es un documento a través del cual se informa al área solicitante, del decremento de su fondo fijo y se solicita la actualización del recibo resguardo.

Oficio de programación

Es un documento a través del cual las unidades informan a la DTE sobre la programación de los arqueos a realizar en a los sub fondos fijos en cada unidad durante el año.

Oficio de comisión

Es un documento a través del cual la DTE, los Jefes de Servicios de Finanzas y los Jefes de Departamento de Finanzas designan al personal que realizará los arqueos a los sub fondos fijos conforme al Programa Nacional.


Es un documento a través del cual el personal comisionado para realizar el arqueo, informa de los resultados del mismo.

Tarjeta informativa de sobrante

Es un documento a través del cual el personal que realizó el arqueo, informa de un sobrante en los recursos asignados al fondo fijo y requiere la devolución del importe

de 49

Clave: 6130-003-002

excendente mediante orden de ingreso.


Es un documento a través del cual el personal que realizó el arqueo, informa de un faltante en los recursos asignados al fondo fijo y requiere el reintegro de dichos recursos en un plazo no mayor a 24 horas.

Oficio informativo

Es un documento a través del cual se informa a las instancias normativas superiores según el caso, sobre el incumplimiento en el reintegro del faltante o sobrante, para el deslinde de responsabilidades.

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Clave: 6130-003-002

ANEXO 1 “Contra-recibo”

6130-009-001

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Clave: 6130-003-002

6130-009-001

1 2

3

4

6

7

8

9 10 11

5

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Clave: 6130-003-002

ANEXO 1

“Contra-recibo”

INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1.- No. El número que pertenece a la delegación, UMAE o Unidad de Apoyo correspondiente, donde se solicita el trámite de pago.

2.-

3.-

Conducto de Pago Contra-recibo

El origen de delegación, UMAE o Unidad de Apoyo correspondiente. Número consecutivo, asignado por el sistema PREI Millenium.

4.- Fecha y hora La fecha y hora de expedición del contra recibo.

5.- Proveedor: El número y nombre del proveedor.

6.- Importe: El importe a pagar en moneda nacional o en dólares.

7.- Documentos: Los documentos presentados para pago (oficio, factura, recibo, contrato).

8.- Fecha de expedición: La fecha en que se elabora el contra recibo.

9.- Fecha pago: La fecha de pago al proveedor.

10.- FIRMA DEL ENCARGADO DE VENTANILLA

La firma del glosador que trabajó la documentación.

11.- FIRMA DEL INTERESADO

El nombre, firma y fecha de cuando el proveedor recibe el contra recibo.

Nota.- El contra-recibo consta de dos partes la 1ª parte (documentación) se integra a la “Documentación para trámite de pago”; la 2ª parte (interesado) se entrega al proveedor.

6130-009-001

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Clave: 6130-003-002

ANEXO 2 “Normatividad de pago de las cuentas contables”

6130-008-001

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Clave: 6130-003-002

Ejemplo: CUENTA PREI CUENTA CONAC

4206- 2411.- Derechos de uso de licencias corporativas y 5139-6010 programas prod. Concepto: Adquisición de derechos de uso de licencias y productos de cómputo (software), para la

operación de equipos de cómputo.

Plazo de pago: 5 días

Tipo de glosa: Diversos

Requerimientos:

Contrato.

Factura.

Nota de crédito (en su caso).

Acta de entrega recepción.

Copia de la fianza.

Firmas de autorización:

Nivel Central

Coordinación competente dependiente de la DIDT, la cual administra el proyecto y/o programa.

Normatividad:

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento.

Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios. 1000-001-014.

6130-008-001

1 2

3

4

5

7

6

1

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Página 3 de 3

Clave: 6130-003-002

ANEXO 2 “Normatividad de pago de las Cuentas Contables”


No.

DATO

ANOTAR

1.- CUENTA PREI Cuenta contable PREI y CONAC.

2.- Nombre Nombre de la cuenta contable.

3.- Concepto: Concepto del gasto.

4.- Plazo de pago: Días programados para el pago.

5.- Tipo de glosa: Define la forma de registro en PREI, de acuerdo al tipo de gasto.

6.- Requerimientos: Documentos necesarios para el trámite de pago.

7.- Firmas de autorización: Firmas que debe llevar la documentación para el trámite de pago.

6130-008-001

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Página 1 de 3

Clave: 6130-003-002

ANEXO 3 “Formato de devolución”

6130-009-002

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Página 2 de 3

Clave: 6130-003-002

INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL

FORMATO DE DEVOLUCIÓN

Fecha:____DD/MM/AA__________________ Folio:_____________ Nombre del proveedor:_____________________________________ No. de proveedor:______________________ Área competente:___________________________________________________ Comprobante No.___________________ De fecha:_____________ Motivos de cancelación: CFD, CFDI, recibos etc. Alterados Falta de requisitos relativos al Artículo 29-A del CFF Su documentación contiene Indicar causa _______________________ Errores aritméticos Otras causas _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________

Autoriza

Recibe documentación

___________________ ________________________ NOMBRE Y FIRMA NOMBRE , FIRMA Y FECHA

NOTA: EL PROVEEDOR DEBE ENTREGAR LA PARTE DEL COMPROBANTE DEL INTERESADO

6130-009-002

2

3

5

4

6 7

8

9

10

1

11

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Página 3 de 3

Clave: 6130-003-002

ANEXO 3

“Formato de devolución” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1.- Fecha: El día, mes y año de elaboración de la forma.

2.- Folio: El número de folio consecutivo por cada uno de los glosadores.

3.- Nombre del proveedor: Nombre del proveedor, prestador de servicio ó beneficiario, según contra-recibo.

4.- No. del proveedor: El número asignado en el catálogo de proveedores del IMSS.

5.- Área Competente: La Dirección o Coordinación generadora del gasto.

6.- Comprobante No. El número de contra-recibo.

7.- De fecha: La fecha en que se expidió el contra- recibo.

8.- Motivos de cancelación: Señalar con una x el motivo de cancelación o devolución.

9.- Otras causas Las causas que no estén consideradas en los motivos de cancelación o alguna observación.

10.- Autoriza Nombre y firma de la autoridad facultada para realizar la devolución o cancelación del trámite de pago.

11.- Recibe doumentación Nombre, firma y fecha del proveedor, prestador de servicio o área que recibe la documentación.

6130-009-002

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Página 1 de 3

Clave: 6130-003-002

ANEXO 4 “Sello con la leyenda GLOSADO”

6130-022-001

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Página 2 de 3

Clave: 6130-003-002

6130-022-001

1

2

3

5

4

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Página 3 de 3

Clave: 6130-003-002

ANEXO 4 “Sello con la leyenda GLOSADO”


No. DATO ANOTAR

1.- NOMBRE: Personal de las Áreas de Trámite de Erogaciones, encargada y autorizada de verificar, glosar y capturar la documentación presentada para trámite de pago.

2.- MATRÍCULA: Número de identificación del glosador en el Instituto Mexicano del Seguro Social.

3.- Marcas de documentación Recibida

Señalización de los documentos recibidos para trámite de pago.

4.- FIRMA Firma con la cual se indica que se da por concluida por parte del glosador la revisión de documentos recibidos para trámite de pago.

5.- FECHA

Fecha en la que se inicia la glosa de los documentos presentados para trámite de pago en el Sistema PREI.

NOTA.- El sello que se muestra impreso en hoja anterior, no es limitativo en el formato, sin embargo cualquier otro que se implemente, deberá contener como mínimo los datos señalados.

6130-022-001

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Página 1 de 2

Clave: 6130-003-002

ANEXO 5 “Niveles de aprobación”

6130-008-002

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Página 2 de 2

Clave: 6130-003-002

Área

Aprueba Nivel de aprobación

Nivel Central

Personal autorizado por el Titular de la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones

De $0.001 hasta $300,000.00

Jefe de la Oficina de Pagos

De $300,000.01 hasta

$1,200,000.00

Jefe del Área de Trámite de Pagos

De $1,200,000.01 hasta $5,900,000.00

Titular de la División de Trámite de Erogaciones

De $5,900,000.01 hasta $9,600,000.00

Coordinador de Contabilidad y Trámite de Erogaciones

De $9,600,000.01 (En adelante)

Delegaciones y UMAE’s

Personal autorizado por el Titular de la Jefatura de Finanzas o por el Jefe del Departamento de Finanzas

De $0.001 hasta $50,000.00

Jefe de la Oficina de Trámite de Erogaciones

De 50,000.01 hasta $150,000.00

Jefe del Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones o Jefe de Departamento de Finanzas

De 150,000.01 hasta $750,000.00

Jefe del Servicio de Finanzas o Director Administrativo

De $750,000.01 (En adelante)

AGD’s y Centros Vacacionales

Jefe de la Oficina o Responsable de Trámite de Erogaciones

De $.001 hasta $ 70,000.00

Jefe del Departamento de Finanzas o equivalente

De $70,00.01 hasta $140,000.00

Subdirector Administrativo o equivalente

De $140,000.01 (En adelante)

6130-008-002

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Página 1 de 6

Clave: 6130-003-002

ANEXO 6 “Solicitud de modificación a la hoja de pago”

6130-009-003

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Página 2 de 6

Clave: 6130-003-002

6130-009-003

Fecha:

PROVEEDOR ORIGEN Nombre o Razón

Institución bancaria

PROVEEDOR o PROVEEDORES A DIRECCIONAR ID de proveedor: Nombre o Razón


ID de proveedor: Nombre o Razón








Dirección de Finanzas Unidad de Operación Financiera

5

Elaboró Modificó

Fecha de pago Método de

Revisó Autoriz

Método de Cuenta corta

Importe Fecha de pago Método de Cuenta corta

Importe


Cuenta corta

3 Importe Fecha de pago


4


Cuenta corta


Motivos de la Solicitud:

Número de Contra-recibo: Importe Fecha de pago Método de

ID de proveedor:

INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL

Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones Solicitud de modificación a la hoja de pago

Delegación /UMAE: 1

5 6

7 8 9 10 11

12 13

14 15 16 17 18

19 20

21 22

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Página 3 de 6

Clave: 6130-003-002

ANEXO 6

“Solicitud de modificación a la hoja de pago”


No. DATO ANOTAR

1.-

Delegación / UMAE: Nombre de la Delegación o UMAE.

2.-

3.-

Fecha: Motivo de la Solicitud:

Día, mes y año, en la que se elabora la solicitud. Descripción de la modificación.

4.-

ID de proveedor:

Número del proveedor de origen.

5.- Nombre o Razón Social:

Nombre del proveedor de origen.

6.- Número de Contra- recibo:

Número registrado en el sistema PREI a modificar.

7.- Importe Cantidad registrada en el sistema PREI de origen.

8.- Fecha de pago

Fecha de pago de origen.

9-

Método de pago EFT o CHK

10.- Institución bancaria

Banco en el que se deposita al proveedor de origen.

11.-

Cuenta corta

Cuenta registrada en el sistema PREI al proveedor de origen.

12.-

13.-

14.-

ID de proveedor: Nombre o Razón Social: Importe

Número de proveedor a direccionar (en su caso). Nombre del proveedor a direccionar (en su caso). Importe a direccionar al nuevo proveedor (en su caso).

6130-009-003

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Página 4 de 6

Clave: 6130-003-002

No.

15-

DATO Fecha de pago

ANOTAR Nueva fecha de pago (en su caso).

16.-

17.-

18.-

19.-

20.-

21.-

22.-

Método de Pago Institución bancaria Cuenta corta Elaboró Modificó Revisó Autorizó

Método de pago del nuevo proveedor EFT o CHK (en su caso). Banco en el que se deposita al proveedor direccionado (en su caso). Cuenta registrada en el sistema PREI al proveedor direccionado (en su caso). Nombre y firma de quien elaboró la solicitud. Nombre y firma de quien modificó la solicitud. Nombre y firma de quien revisó la solicitud. Nombre y firma de quien autorizó la solicitud.

6130-009-003

ANEXO 6 “Solicitud de modificación a la hoja de pago”


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Página 5 de 6

Clave: 6130-003-002

“Conceptos y Requisitos para modificar la hoja de pago”

Requisitos para Cesión de Derechos: • Original del contrato de cesión de derechos ante Notario. • Oficio del proveedor autorizando la cesión. • Oficio de la autorización del administrador del contrato. • Oficio del Cesionario solicitando los pagos. • El Jefe de Finanzas y el Área de Trámite de Erogciones, notificarán al área de catálogo de proveedores el alta del proveedor para cesión de derechos. Requisitos para adeudos de Cuotas Obrero Patronales y RCV: • Oficio por parte de la Oficina de Cobros • Se debe utilizar del ID del proveedor 0000074313 “INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL” Requisitos para Disposiciones Judiciales: • Oficio de la Jefatura de Servicios Jurídicos, de las Divisiones competentes pertenecientes a la Dirección Jurídica • Copia de la resolución del Juez Requisitos para cambio de método de pago: • Oficio de solicitud por parte del proveedor • Oficio por parte del administrador del contrato y/o de las áreas responsables del gasto Cambio de fecha: • Oficio por parte del proveedor, administrador del contrato y/o de las áreas responsables del gasto, justificando las causas del cambio, las cuales deben ser imputables al Instituto. Requisitos para el pago manual: a) Cheque cancelado en el Sistema PREI-Millenium y pagado en la institución bancaria: • Oficio del Departamento de Tesorería de la Deelgación o de la Oficina de Tesorería en UMAE, solicitando el registro del pago manual a la División de Evaluación y Control de Operaciones y/o a la Divisón de Recursos Financieros. • Original del acta circunstanciada en la que consten los hechos que justifiquen el registro del pago manual. • Reporte de cheques en poder de caja. • Copia del estado de cuenta bancario en el que se registre el cargo por el pago.

6130-009-003

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Clave: 6130-003-002

“Conceptos y Requisitos para modificar la hoja de pago” La División de Evaluación y Control de Operaciones y/o la División de Recursos Financieros dependientes de la Coordinación de Tesorería, solicitarán a la DTE el pago manual, habilitando el método de pago manual para la cuenta bancaria correspondiente.

6130-009-003

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Página 1 de 3

Clave: 6130-003-002

Anexo 7 “Lineamientos generales para la constitución, modificación, cancelación, operación y

control de fondos fijos” 6130-013-001

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Clave: 6130-003-002

Los siguientes lineamientos establecen los mecanismos para la constitución, modificación, cancelación, operación y control de fondos fijos.

Los Titulares de los Órganos de Nivel Central, el Titular de la Unidad del Programa IMSS-PROSPERA, los Jefes de los Servicios de Finanzas en Delegaciones y de Departamento de Finanzas en UMAE, podrán solicitar mediante oficio dirigido al Titular de la CCTE, la constitución, modificación y/o cancelación del fondo fijo reembolsable, adjuntando el soporte documental que sustente el trámite solicitado.

Para la constitución de un fondo fijo reembolsable, y previo análisis de la información

enviada y autorización del Titular de la CCTE, la División de Trámite de Erogaciones enviará al Titular de la División de Evaluación y Control de Operaciones de la Coordinación de Tesorería, el “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11) original, para su guarda y custodia.

Para solicitar la modificación del fondo fijo reembolsable (incremento), los Titulares

de los Órganos de Nivel Central, el Titular de la Unidad del Programa IMSS-PROSPERA, los Jefes de los Servicios de Finanzas en Delegaciones y de Departamento de Finanzas en UMAE, deberán anexar en la solicitud enviada al Titular de la CCTE el “Análisis de índices de revolvencia” Clave 6130-009-007, (anexo 12), de los últimos doce meses para cada uno de los sub fondos fijos que integren el fondo fijo de la unidad.

Para solicitar la modificación del fondo fijo reembolsable (decremento), los Titulares de los Órganos de Nivel Central, el Titular de la Unidad del Programa IMSS-PROSPERA, los Jefes de los Servicios de Finanzas en Delegaciones y de Departamento de Finanzas en UMAE, deberán anexar en la solicitud enviada al Titular de la CCTE, copia de la orden de ingreso respectiva por el importe a disminuir, el cual deberá ser registrado en la cuenta contable 21 06 05 24 “DEVOLUCIÓN DE RECURSOS NO EJERCIDOS DERIVADOS DE CUENTAS POR PAGAR”, así como la captura de pantalla en donde se aprecie el registro en la contabilidad del Instituto de la orden de ingreso.

6130-013-001

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Página 3 de 3

Clave: 6130-003-002

La División de Trámite de Erogaciones tramitará la reclasificación contable de los

recursos ingresados, los cuales serán afectados en la cuenta de fondo fijo respectiva y solicitará a los Titulares de los Órganos de Nivel Central, el Titular de la Unidad del Programa IMSS-PROSPERA, los Jefes de los Servicios de Finanzas en Delegaciones y de Departamento de Finanzas en UMAE, la actualización del “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11) correspondiente, con el importe actualizado para enviarlo al Titular de la División de Evaluación y Control de Operaciones de la Coordinación de Tesorería para su guarda y custodia, solicitando el “Recibo resguardo de fondo fijo” clave 6130-009-006 (anexo 11) anterior, para su cancelación y envío al área solicitante.

La División de Trámite de Erogaciones formulará el “Programa Nacional de arqueos a los fondos fijos” 6130-019-002 (anexo 13), de los Órganos de Nivel Central y designará al personal que llevará a cabo los arqueos para dar cumplimiento al citado programa, integrando un expediente para cada área o unidad revisada. La documentación archivada, deberá conservarse un año en la División de Trámite de Erogaciones.

El personal comisionado de la División de Trámite de Erogaciones, informará mediante Tarjeta Informativa, el resultado de los arqueos realizados a los Órganos de Nivel Central. Cuando se identifiquen diferencias en dichos arqueos (faltantes o sobrantes) se indicará en el documento informativo antes señalado, dicha situación, así como las acciones a seguir para el cumplimiento de las políticas que en este sentido se establecen en el Procedimiento para la recepción, glosa y aprobación de documentos presentados para trámite de pago y la constitución, modificación, cancelación, operación y control de fondos fijos.

En la información enviada en el “Avance trimestral de arqueos de fondos fijos con base en el Programa Nacional”, clave 6130-019-001 (Anexo 8), los Titulares de los Servicios de Finanzas en Delegaciones o del Departamento de Finanzas en UMAE, deberán enviar en Formato de Documento Portable (PDF), y únicamente por correo electrónico, copias de todos y cada uno de los “Recibo resguardo de los sub fondos fijos”, clave 6130-009-008 (anexo 15) que integran el importe del fondo fijo de la unidad. En los casos en que una unidad cuente con sub fondos fijos asociados a un solo número de proveedor, deberá integrar en un solo recibo resguardo, el total.

Si en el “Avance trimestral de arqueos de fondos fijos con base en el Programa Nacional”, clave 6130-019-001 (Anexo 8), enviado por las Delegaciones y UMAE no son justificadas las diferencias identificadas (faltantes o sobrantes) en las observaciones con el “Soporte documental de arqueos”, clave 6130-009-005 (Anexo 10), la División de Trámite de Erogaciones, deberá solicitar mediante oficio al Titular de los Servicios de Finanzas o del Departamento de Finanzas, el cumplimiento de las políticas del Procedimiento para la recepción, glosa y aprobación de documentos presentados para trámite de pago y la constitución, modificación, cancelación, operación y control de fondos fijos.

6130-013-001

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Página 1 de 5

ANEXO 8 “Avance trimestral de arqueos de los fondos fijos con base en el Programa Nacional”

6130-019-001

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Página 2 de 5

6130-019-001

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Página 3 de 5

ANEXO 8 “Avance trimestral de arqueos de los fondos fijos con base en el

Programa Nacional”


No. DATO ANOTAR

1.- ARQUEO AL EL TRIMESTRE EN QUE SE REALIZÓ EL ARQUEO

2.- TRIMESTRE DE EL AÑO EN QUE SE LLEVÓ ACABO EL ARQUEO

3.- DELEGACIÓN / UMAE: EL NÚMERO Y NOMBRE DE LA UNIDAD

4.- UBICACIÓN: LA DIRECCIÓN FÍSICA DONDE SE ENCUENTRA LA UNIDAD

5.- NÚMERO DE PROVEEDOR EL NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN EN EL SISTEMA PREI MILLENIUM DEL PERSONAL INSTITUCIONAL ENCARGADO DEL MANEJO DE FONDO FIJO

6.- NOMBRE DEL PROVEEDOR EL NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL FONDO FIJO

7.- IMPORTE DEL EFECTIVO EL IMPORTE EN EFECTIVO CON EL QUE CONTABA EL SUB FONDO FIJO AL MOMENTO DEL ARQUEO. (ANEXO 17)

8.- RESULTADO DE LA CONCILIACIÓN BANCARIA

EL TOTAL DEL IMPORTE DEL SALDO DEL TALONARIO DE CHEQUES (ANEXO 18)

9.- SOLICITUD DE REEMBOLSOS PENDIENTES

EL TOTAL DE SOLICITUDES DE REEMBOLSOS PENDIENTES DE PAGO (ANEXO 17)

6130-019-001

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Página 4 de 5

Clave: 6130-003-002

ANEXO 8

“Avance trimestral de arqueos de los fondos fijos con base en el Programa Nacional”


No. DATO ANOTAR

10.- DOCUMENTOS EN TRÁNSITO

EL TOTAL DE GASTOS PENDIENTES DE SOLICITUD DE REEMBOLSO (ANEXO 21)

11.- DIST. A UNIDADES PERIFÉRICAS

EL IMPORTE DEL SUB FONDO FIJO ASIGNADO A ALGUNA UNIDAD PERIFÉRICA (EN SU CASO)

12.- TOT. DE EFECT, CONC, REEMB, DOCTOS Y SUBFDOS

LA SUMATORIA DE LOS NUMERALES 07 AL 11 (CORRESPONDE AL TOTAL DE EFECTIVO Y DOCUMENTOS DEL ANEXO 17)

13.- IMPORTE ASIGNADO AL FONDO FIJO

EL IMPORTE ASIGNADO AL SUB FONDO FIJO (ANEXO 17)

14.- SOBRANTE O FALTANTE LA DIFERENCIA ENTRE EL TOTAL DE EFECTIVO Y EL IMPORTE DEL FONDO ASIGNADO (ANEXO 17)

15.- TRIMESTRES DEL AÑO (E,F,M / A,M,J / J,A,S / O,N,D)

EL TRIMESTRE DEL AÑO EN EL QUE LLEVA ACABO EL ARQUEO, DE ACUERDO A LO PLANEADO EN EL PROGRAMA NACIONAL DE ARQUEOS A LOS FONDOS FIJOS. (ANEXO 13)

16.- TOT. ARQ.PROGR. EL TOTAL DE ARQUEOS PROGRAMADOS EN EL TRIMESTRE

6130-019-001

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Página 5 de 5

Clave: 6130-003-002

ANEXO 8

“Avance trimestral de arqueos de los fondos fijos con base en el Programa Nacional”


No. DATO ANOTAR

17.- TOT. ARQ. SEGÚN LA NORMA

EL NÚMERO DE ARQUEOS CORRESPONDIENTE SEGÚN EL IMPORTE DEL FONDO FIJO (EN VECES EL SALARIO MÍNIMO GENERAL VIGENTE EN EL DISTRITO FEDERAL)

18.- DIFERENCIA LA DIFERENCIA ENTRE EL TOTAL DE ARQUEOS PROGRAMADOS Y EL TOTAL DE ARQUEOS SEGÚN LA NORMA

19.- SUMA/PROGRAMADO EL TOTAL DE ARQUEOS PROGRAMADOS EN EL TRIMESTRE, SEGÚN EL PROGRAMA NACIONAL DE ARQUEOS

20.- SUMA/REALIZADO EL TOTAL DE ARQUEOS REALIZADOS EN EL TRIMESTRE

21.- % EL PORCENTAJE RESULTANTE DE LA SUMA/PROGRAMADOS Y SUMA/REALIZADOS

22.- FORMULÓ EL NOMBRE Y LA FIRMA DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD Y TRÁMITE DE EROGACIONES U HOMÓLOGO EN UMAE

23.- AUTORIZÓ EL NOMBRE Y LA FIRMA DEL JEFE DE LOS SERVICIOS DE FINANZAS DELEGACIONAL U HOMÓLOGO EN UMAE

6130-019-001

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Página 1 de 4 Clave: 6130-003-002

ANEXO 9

“Relación de proveedores de fondo fijo” 6130-009-004

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Página 2 de 4 Clave: 6130-003-002

6130-009-004

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Página 3 de 4 Clave: 6130-003-002

ANEXO 9 “Relación de proveedores de fondo fijo”


6130-009-004

No. DATO ANOTAR

1.- DELEGACIÓN / UMAE: EL NÚMERO Y NOMBRE DE LA UNIDAD QUE SE TRATE.

2.- DD/MM/AAAA LA FECHA DE ELABORACIÓN EN FORMATO DÍA, MES, AÑO

3.- UNIDAD DE NEGOCIO EL CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN QUE EN EL MÓDULO DE CUENTAS POR PAGAR DEL SISTEMA PREI MILLENIUM, REPRESENTA A LAS DELEGACIONES, INCLUYENDO AL PROGRAMA IMSS-PROSPERA Y UMAE


5.- RESPONSABLE DEL FONDO FIJO

EL NOMBRE DEL PERSONAL ASIGNADO PARA EL MANEJO Y CONTROL DEL FONDO FIJO

6.- NOMBRE DE LA CUENTA BANCARIA (EN SU CASO)

LA DENOMINACIÓN DE LA CUENTA BANCARIA

7.- UNIDAD DE INFORMACIÓN LA UNIDAD MÉDICA, ADMINISTRATIVA, DE SERVICIOS O DE APOYO A SERVICIOS MÉDICOS IDENTIFICADA EN EL SISTEMA PREI MILLENIUM, (EJ. H GRAL ZONA NO. 1 DE AGUASCALIENTES)

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Página 4 de 4 Clave: 6130-003-002

ANEXO 9 “Relación de proveedores de fondo fijo”


6130-009-004

No. DATO ANOTAR

8.- IMPORTE EL MONTO ASIGNADO AL RECIBO RESGUARDO DEL SUB FONDO FIJO

9.- TOTAL LA SUMA TOTAL DE LOS RECIBOS RESGUARDO DE SUB FONDOS FIJOS (DEBE COINCIDIR CON EL IMPORTE DEL RECIBO RESGUARDO DE FONDO FIJO DE LA UNIDAD)

10.- FORMULÓ EL NOMBRE Y LA FIRMA DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD Y TRÁMITE DE EROGACIONES U HOMÓLOGO EN UMAE

11.- AUTORIZÓ EL NOMBRE Y LA FIRMA DEL JEFE DE LOS SERVICIOS DE FINANZAS DELEGACIONAL U HOMÓLOGO EN UMAE

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Página 1 de 3 Clave: 6130-003-002

ANEXO 10 “Observaciones con el soporte documental de arqueos”

6130-009-005

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Página 2 de 3 Clave: 6130-003-002

6130-009-005

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Página 3 de 3 Clave: 6130-003-002

ANEXO 10 “Observaciones con el soporte documental de arqueos”


No. DATO ANOTAR

1.- TRIMESTRE EL TRIMESTRE EN EL QUE SE ELABORA EL ARQUEO (1°, 2°, 3°, 4°)

2.- AÑO EL AÑO EN QUE SE REALIZA EL ARQUEO

3.- Describa brevemente el origen de las diferencias registradas en los arqueos

LA DESCRIPCIÓN BREVE QUE JUSTIFIQUE LAS DIFERENCIAS REGISTRADAS DE LOS ARQUEOS A LOS FONDOS FIJOS (ANEXO 8), LAS CUALES DEBERÁN ESTAR ACOMPAÑADAS DEL RESPECTIVO SOPORTE DOCUMENTAL.

4.- Rúbrica del Titular de los Servicios de Finanzas u homólogo

LA RÚBRICA DEL TITULAR DE LOS SERVICIOS DE FINANZAS U HOMÓLOGO

6130-009-005

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Página 1 de 16 Clave: 6130-003-002

ANEXO 11 “Recibo resguardo de fondo fijo”

6130-009-006

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Página 2 de 16 Clave: 6130-003-002

6130-009-006

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Página 3 de 16 Clave: 6130-003-002

ANEXO 11

“Recibo resguardo de fondo fijo De: Órganos de Nivel Central” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1.- NÚMERO LA CANTIDAD ASIGNADA DEL FONDO FIJO CON NÚMERO

2.- LETRA LA CANTIDAD ASIGNADA DEL FONDO FIJO CON LETRA

3.- EN: EL NOMBRE DEL ÓRGANO DE NIVEL CENTRAL QUE CORRESPONDA

4.- FECHA DE ELABORACIÓN LA FECHA DE ELABORACIÓN DEL RECIBO RESGUARDO DE FONDO FIJO

5.- EL TITULAR DEL DEPARTMENTO ADMINISTRATIVO U HOMÓLOGO

LA FIRMA DEL TITULAR DEL DEPARTMENTO ADMINISTRATIVO U HOMÓLOGO

6.- NOMBRE: EL NOMBRE DEL TITULAR DE LA DIRECCIÓN

7.- MATRÍCULA: LA MATRÍCULA DEL TITULAR DE LA DIRECCIÓN

8.- DOMICILIO: EL DOMICILIO DEL TITULAR DE LA DIRECCIÓN

9.- RECIBÍ EL ENCARGADO DEL FONDO FIJO

LA FIRMA DEL ENCARGADO DEL FONDO FIJO

10.- NOMBRE: EL NOMBRE DEL ENCARGADO DEL FONDO FIJO

11.- MATRÍCULA: LA MATRÍCULA DEL ENCARGADO DEL FONDO FIJO

6130-009-006

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Página 4 de 16 Clave: 6130-003-002

ANEXO 11

“Recibo resguardo de fondo fijo De: Órganos de Nivel Central”


No. DATO ANOTAR

12.- CARGO: EL CARGO DEL ENCARGADO DEL FONDO FIJO

13.- DOMICILIO: EL DOMICILIO DEL ENCARGADO DEL FONDO FIJO

14.- AUTORIZÓ EL NOMBRE DEL TITULAR DE LA COORDINACIÓN DE CONTABILIDAD Y TRÁMITE DE EROGACIONES

15.- VO.BO. DIRECTOR NORMATIVO

NOMBRE Y FIRMA DEL DIRECTOR NORMATIVO O EQUIVALENTE

6130-009-006

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Página 5 de 16 Clave: 6130-003-002

6130-009-006

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Página 6 de 16 Clave: 6130-003-002

ANEXO 11

“Recibo Resguardo de fondo fijo De: Delegación”


No. DATO ANOTAR



3.- EN: EL NOMBRE DE LA DELEGACIÓN QUE CORRESPONDA


5.- EL TITULAR DE LA DELEGACIÓN

LA FIRMA DEL TITULAR DE LA DELEGACIÓN

6.- NOMBRE: EL NOMBRE DEL TITULAR DE LA DELEGACIÓN

7.- MATRÍCULA: LA MATRÍCULA DEL TITULAR DE LA DELEGACIÓN

8.- DOMICILIO: EL DOMICILIO DEL TITULAR DE LA DELEGACIÓN





6130-009-006

|

Página 7 de 16 Clave: 6130-003-002

ANEXO 11

“Recibo Resguardo de fondo fijo De: Delegación”


No. DATO ANOTAR




6130-009-006

|

Página 8 de 16 Clave: 6130-003-002

6130-009-006

|

Página 9 de 16 Clave: 6130-003-002

ANEXO 11

Recibo resguardo de fondo fijo Del: Programa IMSS-Prospera


No. DATO ANOTAR



3.- EN: EL NOMBRE DE LA DELEGACIÓN DEL PROGRAMA IMSS-PROSPERA


5.- EL TITULAR DE LA DELEGACIÓN

LA FIRMA DEL TITULAR DE LA DELEGACIÓN

6.- NOMBRE: EL NOMBRE DEL TITULAR DE LA DELEGACIÓN

7.- MATRÍCULA: LA MATRÍCULA DEL TITULAR DE LA DELEGACIÓN

8.- DOMICILIO: EL DOMICILIO DEL TITULAR DE LA DELEGACIÓN





6130-009-006

|

Página 10 de 16 Clave: 6130-003-002

ANEXO 11

Recibo resguardo de fondo fijo Del: Programa IMSS-Prospera


No. DATO ANOTAR




15.- TITULAR DE LA UNIDAD IMSS - PROSPERA

EL NOMBRE Y LA FIRMA DEL TITULAR DE LA UNIDAD IMSS - PROSPERA

6130-009-006

|

Página 11 de 16 Clave: 6130-003-002

6130-009-006

|

Página 12 de 16 Clave: 6130-003-002

ANEXO 11

Recibo resguardo de fondo fijo De: Unidad Médica de Alta Especialidad “


No. DATO ANOTAR



3.- EN: EL NOMBRE DE LA UNIDAD MÉDICA DE ALTA ESPECIALIDAD


5.- EL TITULAR DE LA UNIDAD MÉDICA

LA FIRMA DEL TITULAR DE LA UNIDAD MÉDICA

6.- NOMBRE: EL NOMBRE DEL TITULAR DE LA UNIDAD MÉDICA

7.- MATRÍCULA: LA MATRÍCULA DEL TITULAR DE LA UNIDAD MÉDICA

8.- DOMICILIO: EL DOMICILIO DEL TITULAR DE LA UNIDAD MÉDICA





6130-009-006

|

Página 13 de 16 Clave: 6130-003-002

ANEXO 11 Recibo resguardo de fondo fijo

De: Unidad Médica de Alta Especialidad “ INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR




6130-009-006

|

Página 14 de 16 Clave: 6130-003-002

6130-009-006

|

Página 15 de 16 Clave: 6130-003-002

ANEXO 11

Recibo resguardo de fondo fijo De: Morralla Delegacional exclusivo para cambios en cajas Tiendas IMSS-SNTSS, no

reembolsable INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR



3.- EN: EL NOMBRE DE LA DELEGACIÓN AL QUE CORRESPONDA EL FONDO FIJO DE MORRALLA


5.- RECIBÍ EL ENCARGADO DEL FONDO FIJO DE MORRALLA DELEGACIONAL

LA FIRMA DEL ENCARGADO DEL FONDO FIJO DE MORRALLA DELEGACIONAL

6.- NOMBRE: EL NOMBRE DEL ENCARGADO DEL FONDO FIJO DE MORRALLA DELEGACIONAL

7.- MATRÍCULA: LA MATRÍCULA DEL ENCARGADO DEL FONDO FIJO DE MORRALLA DELEGACIONAL

8.- CARGO: CARGO DEL ENCARGADO DEL FONDO FIJO DE MORRALLA DELEGACIONAL

6130-009-006

|

Página 16 de 16 Clave: 6130-003-002

ANEXO 11

Recibo resguardo de fondo fijo De: Morralla Delegacional exclusivo para cambios en cajas Tiendas IMSS-SNTSS, no

reembolsable INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

9.- DOMICILIO: EL DOMICILIO DEL ENCARGADO DEL FONDO FIJO DE MORRALLA DELEGACIONAL

10.- REVISÓ EL NOMBRE Y LA FIRMA DEL JEFE DE SERVICIOS DE PRESTACIONES ECONÓMICAS Y SOCIALES

11.- AUTORIZÓ EL NOMBRE Y LA FIRMA DEL DELEGADO

6130-009-006

de 4

Clave: 6121-003-003

ANEXO 12 “Análisis de índices de revolvencia”

6130-009-007

|

Página 2 de 4

Clave: 6130-003-002

6130-009-007

|

Página 3 de 4

Clave: 6130-003-002

ANEXO 12 “Análisis de índices de revolvencia”


No. DATO ANOTAR

1.- UNIDAD: EL NÚMERO Y NOMBRE DE LA UNIDAD EN LA QUE SE REALIZA EL ANÁLISIS

2.- NÚMERO DE PROVEEDOR EL NÚMERO DEL PERSONAL INSTITUCIONAL ENCARGADO DEL MANEJO DEL FONDO FIJO, IDENTIFICADO EN EL SISTEMA PREI MILLENIUM

3.- NOMBRE DEL RESPONSABLE

EL NOMBRE DEL PERSONAL ASIGNADO PARA EL MANEJO Y CONTROL DEL FONDO FIJO

4.- IMPORTE ASIGNADO EL IMPORTE DEL SUB FONDO FIJO ASIGNADO A CADA PROVEEDOR (LA SUMA DE LOS SUB FONDOS FIJOS DEBE SER IGUAL AL RECIBO RESGUARDO DEL FONDO FIJO)

5.- ÍNDICES DE REVOLVENCIA EL NÚMERO RESULTANTE DE LA DIVISIÓN DEL IMPORTE TOTAL DE LOS REEMBOLSOS REGISTRADOS EN EL MES PARA CADA SUB FONDO ENTRE EL IMPORTE ASIGNADO A CADA SUB FONDO.

IR = Σ RMSFF / ISFF EN DONDE: IR = ÍNDICE DE REVOLVENCIA RMSFF = REEMBOLSOS MENSUALES DEL SUB FONDO FIJO ISFF = IMPORTE DEL SUB FONDO FIJO. (EJ. TOTAL DE REEMBOLSOS REGISTRADOS EN EL MES DE ENERO DEL SUB FONDO A = $5,720.15 ENTRE EL IMPORTE ASIGNADO AL SUB FONDO FIJO A= $1,200.00 (5,720.15 /1,200.00) = 4.77 EL IR DEL MES DEL SUB FONDO A = 4.77

6130-009-007

|

Página 4 de 4

Clave: 6130-003-002

ANEXO 12

“Análisis de índices de revolvencia” INSTRUCTIVO DE LLENADO

6130-009-007

No. DATO ANOTAR

6.- PROMEDIO ENE - DIC EL PROMEDIO ARITMÉTICO DE LOS ÍNDICES DE REVOLVENCIA REGISTRADOS EN EL PERIODO ENERO - DICIEMBRE

7.- ELABORÓ EL NOMBRE Y LA FIRMA DEL RESPONSABLE DEL ANÁLISIS DE ÍNDICES DE REVOLVENCIA

8.- AUTORIZÓ EL NOMBRE Y LA FIRMA DEL JEFE DE LOS SERVICIOS DE FINANZAS U HOMÓLOGO EN UMAE

de 4

Clave: 6121-003-003

ANEXO 13 “Programa Nacional de arqueos a los fondos fijos”

6130-019-002

|

Página 2 de 4

6130-019-002

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Página 3 de 4

ANEXO 13

“Programa Nacional de arqueos a los fondos fijos” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1.- AÑO: EL AÑO EN QUE SE PROGRAMAN

LOS ARQUEOS 2.- UNIDAD: EL NÚMERO Y NOMBRE DE LA

UNIDAD EN LA QUE SE REALIZA EL PROGRAMA NACIONAL DE ARQUEOS A LOS FONDOS FIJOS

3.- UBICACIÓN: LA DIRECCIÓN FÍSICA DONDE SE ENCUENTRA LA UNIDAD


5.- NOMBRE DEL PROVEEDOR EL NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL FONDO FIJO ASIGNADO

6.- IMPORTE DEL SUB FONDO FIJO

EL IMPORTE ASIGNADO AL SUB FONDO FIJO

7.- ENE, FEB, MAR, ABR, MAY, JUN, JUL, AGO, SEP, OCT, NOV, DIC

EN QUE MESES DEL AÑO SE PROGRAMA LLEVAR ACABO LOS ARQUEOS

8.- TOTAL DE ARQUEOS PROGRAMADOS

LA SUMA DE ARQUEOS PROGRAMADOS

9.- TOTAL DE ARQUEOS SEGÚN LA NORMA

EL NÚMERO DE ARQUEOS CORRESPONDIENTE SEGÚN EL IMPORTE DEL FONDO FIJO (POLÍTICA 4.32.10)

6130-019-002

|

Página 4 de 4

ANEXO 13

“Programa Nacional de arqueos a los fondos fijos” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

10.- DIFERENCIA LA RESTA ENTRE EL TOTAL DE ARQUEOS PROGRAMADOS Y EL TOTAL DE ARQUEOS SEGÚN LA NORMA

11.- ELABORÓ EL NOMBRE Y LA FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN DEL PROGRAMA NACIONAL DE ARQUEOS A LOS FONDOS FIJOS

12.- AUTORIZÓ EL NOMBRE Y LA FIRMA DEL TITULAR DE LOS SERVICIOS DE FINANZAS U HOMÓLOGO EN UMAE

6130-019-002

|

Página 1 de 3

ANEXO 14 “Minuta de trabajo”

6130-014-001

|

Página 2 de 3

INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL DIRECCIÓN DE FINANZAS

UNIDAD DE OPERACIÓN FINANCIERA COORDINACIÓN DE CONTABILIDAD Y TRÁMITE DE EROGACIONES

Minuta de trabajo

Reunidos en la oficina que ocupa la______________________________________________, ubicada en el ________________________, los __________________________________________________________por parte de la Unidad revisada y ________________________________comisionado (a) por la ________________________________________, según oficio ___________________, con el fin de dejar asentado que: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________. No habiendo otro asunto que tratar, se cierra la presente minuta siendo las _____________________ horas del ______________________, firmado al calce.

Nombre y firma Personal comisionado

Nombre y firma Área revisada

6130-014-001

|

Página 3 de 3

ANEXO 14 Minuta de trabajo


No. DATO ANOTAR 1.- Reunidos en la oficina que

ocupa la EL NOMBRE DE LA UNIDAD DE SERVICIO, EN LA QUE SE ENCUENTRA EL FONDO FIJO

2.- ubicada en el LA DIRECCIÓN DONDE SE ENCUENTRA UBICADA LA UNIDAD DE SERVICIO

3.- los EL NOMBRE DE LA PERSONA POR PARTE DE LA UNIDAD DE SERVICIO (REVISADA)

4.- revisada y EL NOMBRE DE LA PERSONA COMISIONADA

5.- por la EL NOMBRE DEL ÁREA, DELEGACIÓN O UMAE QUE SOLICITA EL ARQUEO

6.- según oficio EL NÚMERO DEL OFICIO QUE AUTORIZA A LA PERSONA COMISIONADA

7.- ..asentado que: LAS CAUSAS POR LAS CUALES NO FUE POSIBLE LLEVAR A CABO EL ARQUEO

8.- No habiendo otro asunto que tratar, se cierra la presente minuta siendo las

LA HORA EN LA QUE SE CONCLUYE LA MINUTA DE TRABAJO

9.- horas del LA FECHA EN LA QUE SE LLEVÓ A CABO LA VISITA

10.- Nombre y firma Personal comisionado

EL NOMBRE Y LA FIRMA DEL PERSONAL COMISIONADO

11.- Nombre y firma Área revisada

EL NOMBRE Y LA FIRMA DEL PERSONAL DEL ÁREA REVISADA

6130-014-001

|

Página 1 de 12

ANEXO 15 “Recibo Resguardo de Sub fondo fijo”

6130-009-008

|

Página 2 de 12

6130-009-008

de 12

ANEXO 15

“Recibo Resguardo de Sub fondo fijo” De: Órgano de Nivel Central INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR



3.- EN LA UNIDAD: EL NOMBRE DE LA UNIDAD DEL ÓRGANO DE NIVEL CENTRAL QUE CORRESPONDA

4.- NO. PROVEEDOR: EL NÚMERO DE PROVEEDOR RELACIONADO CON EL RECIBO RESGUARDO


6.- RECIBÍ RESPONSABLE DEL SUB FONDO FIJO

LA FIRMA RESPONSABLE DEL SUB FONDO FIJO

7.- NOMBRE: EL NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL SUB FONDO FIJO

8.- MATRÍCULA: LA MATRÍCULA RESPONSABLE DEL SUB FONDO FIJO

9.- CARGO: EL CARGO DEL RESPONSABLE DEL SUB FONDO FIJO

10.- DOMICILIO: EL DOMICILIO DEL RESPONSABLE DEL SUB FONDO FIJO

11.- AUTORIZÓ EL NOMBRE Y LA FIRMA DEL RESPONSABLE DEL FONDO FIJO DEL ÓRGANO DE NIVEL CENTRAL

6130-009-008

|

Página 4 de 12

6130-009-008

|

Página 5 de 12

ANEXO 15

Recibo Resguardo de Sub fondo fijo De: Delegación


No. DATO ANOTAR



3.- EN LA UNIDAD: NOMBRE DE LA UNIDAD MÉDICA, ADMINISTRATIVA, DE SERVICIOS O DE APOYO A SERVICIOS MÉDICOS QUE CORRESPONDA. (EJ. H.G.Z. No. 1 AGUASCALIENTES).








6130-009-008

|

Página 6 de 12

ANEXO 15

Recibo Resguardo de Sub fondo fijo De: Delegación


No. DATO ANOTAR

10.- DOMICILIO: EL DOMICILIO RESPONSABLE DEL SUB FONDO FIJO

11.- AUTORIZÓ EL NOMBRE Y LA FIRMA DEL RESPONSABLE DEL FONDO FIJO EN LA DELEGACIÓN

6130-009-008

|

Página 7 de 12

6130-009-008

de 12

ANEXO 15

“Recibo Resguardo de Sub fondo fijo” De: Unidad Médica de Alta Especialidad


No. DATO ANOTAR



3.- EN LA UNIDAD: NOMBRE DE LA UNIDAD MÉDICA O DE APOYO A SERVICIOS MÉDICOS









11.- AUTORIZÓ EL NOMBRE Y LA FIRMA DEL DEPARTAMENTO DE FINANZAS DE LA UMAE

6130-009-008

|

Página 9 de 12

6130-009-008

|

Página 10 de 12

ANEXO 15

Recibo Resguardo de Sub fondo fijo Del: Programa IMSS-PROSPERA


No. DATO ANOTAR



3.- EN LA UNIDAD: EL NOMBRE DE LA UNIDAD DEL PROGRAMA IMSS-PROSPERA









11.- AUTORIZÓ EL NOMBRE Y LA FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROGRAMA IMSS-PROSPERA EN LA DELEGACIÓN

6130-009-008

|

Página 11 de 12

6130-009-008

|

Página 12 de 12

ANEXO 15

“Recibo Resguardo de Sub fondo fijo” De: Morralla Delegacional exclusivo para cambios en cajas Tiendas IMSS-SNTSS,

no reembolsable INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR



3.- EN LA UNIDAD: EL NOMBRE Y/O NÚMERO DE LA TIENDA

4.- NO. PROVEEDOR: EL NÚMERO DE PROVEEDOR RELACIONADO CON EL RECIBO RESGUARDO.(EN SU CASO)








11.- AUTORIZÓ EL NOMBRE Y LA FIRMA DEL RESPONSABLE DELEGACIONAL DEL FONDO FIJO DE MORRALLA DE TIENDAS

6130-009-008

de 3

Clave: 6121-003-003

ANEXO 16

“Vales provisionales sujetos a comprobación” 6130-009-009

|

Página 2 de 3

Clave: 6130-003-002

6130-009009

de 3

Clave: 6121-003-003

ANEXO 16

“Vales provisionales sujetos a comprobación” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1.- FECHA: LA FECHA DE ELABORACIÓN DEL VALE

2.- UNIDAD OPERATIVA EL NOMBRE DE LA UNIDAD OPERATIVA DONDE SE EXPIDE EL VALE

3.- UNIDAD DE INFORMACIÓN LA UNIDAD MÉDICA, ADMINISTRATIVA, DE SERVICIOS O DE APOYO A SERVICIOS MÉDICOS

4.- NÚMERO EL IMPORTE RECIBIDO EN NÚMERO

5.- LETRA EL IMPORTE RECIBIDO EN LETRA

6.- PARA CUBRIR GASTOS DE LA DESCRIPCIÓN BREVE DEL CONCEPTO DEL GASTO POR EL CUAL SE SOLICITA EL VALE

7.- AUTORIZÓ EL NOMBRE Y LA FIRMA DEL ENCARGADO DEL FONDO FIJO

8.- RECIBIÓ EL NOMBRE Y LA FIRMA DE QUIEN RECIBE EL VALE

6130-009-009

de 5

Clave: 6121-003-003

ANEXO 17 “Corte de caja de fondo fijo”

6130-009-010

|

Página 2 de 5

Clave: 6130-003-002

6130-009-010

|

Página 3 de 5

Clave: 6130-003-002

ANEXO 17 “Corte de caja de fondo fijo” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1.- FECHA: LA FECHA EN LA QUE SE LLEVÓ ACABO EL ARQUEO

2.- NÚMERO DE PROVEEDOR: EL NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN ASIGNADO AL PROVEEDOR EN EL MOMENTO DE SU ALTA AL CATÁLOGO DE PROVEEDORES DEL SISTEMA PREI MILLENIUM

3.- MONTO: EL MONTO ASIGNADO AL RECIBO RESGUARDO DE LOS SUB FONDO FIJO

4.- DIRECCIÓN: LA DIRECCIÓN FÍSICA DONDE SE ENCUENTRA LA UNIDAD

5.- TELÉFONO: EL NÚMERO DE TELÉFONO DIRECTO (O CONMUTADOR) DONDE SE ENCUENTRA LA UNIDAD

6.- EXTENSIÓN: EL NÚMERO DE EXTENSIÓN DONDE SE LLEVA A CABO EL ARQUEO

7.- UNIDAD OPERATIVA: LA DELEGACIÓN O UMAE.

8.- UNIDAD DE INFORMACIÓN: LA UNIDAD MÉDICA, ADMINISTRATIVA, DE SERVICIOS O DE APOYO A SERVICIOS MÉDICOS IDENTIFICADA EN EL SISTEMA PREI MILLENIUM, (EJ. H GRAL ZONA NO. 1 DE AGUASCALIENTES)

9.- EFECTIVO LA CANTIDAD DE BILLETES CON LOS QUE CUENTE LA UNIDAD, SEGÚN LA DENOMINACIÓN

10.- MONEDA FRACCIONARIA EL TOTAL DE MONEDA FRACCIONARIA QUE SE ENCUENTRE

6130-009-010

|

Página 4 de 5

Clave: 6130-003-002

ANEXO 17

“Corte de caja de fondo fijo” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

11.- PARCIAL EL RESULTADO DE LA SUMATORIA DE LA CANTIDAD DE BILLETES Y MONEDA FRACCIONARIA

12.- TOTAL LA SUMATORIA TOTAL DEL EFECTIVO

13.- TOTAL DEL TALONARIO DE CHEQUES

EL IMPORTE TOTAL DEL TALONARIO DE CHEQUES O ESTADO DE CUENTA DEL BANCO RESULTADO (SEGÚN ANEXO 18)

14.- SOLICITUD NO. EL NÚMERO DE SOLICITUD DEL REEMBOLSO

15.- DE FECHA LA FECHA DEL REEMBOLSO

16.- PARCIAL EL IMPORTE DE CADA UNA DE LAS SOLICITUD DE REEMBOLSOS PENDIENTES

17.- TOTAL LA SUMATORIA DE LOS IMPORTES PARCIALES DE LAS SOLICITUDES PARCIALES

18.- DOCUMENTACIÓN PAGADA PENDIENTE PARA SOLICITUD DE REEMBOLSO

EL IMPORTE DE LA DOCUMENTACIÓN PAGADA PENDIENTE DE SOLICITUD DE REEMBOLSO (SEGÚN ANEXO 21)

19.- DISTRIBUCIÓN DEL FONDO FIJO EN UNIDADES PERIFÉRICAS (SUB FONDOS FIJOS), EN SU CASO.

LOS IMPORTES PARCIALES DE LA

DISTRIBUCIÓN DEL FONDO FIJO EN UNIDADES PERIFÉRICAS (SUB FONDOS FIJOS), EN SU CASO

6130-009-010

|

Página 5 de 5

Clave: 6130-003-002

ANEXO 17 “Corte de caja de fondo fijo” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

20.- TOTAL EL IMPORTE TOTAL DE LA DISTRIBUCIÓN DEL FONDO FIJO EN UNIDADES PERIFÉRICAS (SUB FONDOS FIJOS), EN SU CASO

21.- TOTAL DE EFECTIVO Y DOCUMENTOS

EL IMPORTE TOTAL DE EFECTIVO Y DOCUMENTOS (12 + 17+ 18 + 20)

22.- IMPORTE DEL FONDO FIJO ASIGNADO

EL IMPORTE DEL FONDO FIJO ASIGNADO

23.- FALTANTE O SOBRANTE EL IMPORTE QUE RESULTE DE RESTAR EL TOTAL DE EFECTIVO Y DOCUMENTOS AL IMPORTE DEL FONDO FIJO ASIGNADO

24.- OBSERVACIONES: LA DESCRIPCIÓN BREVE DE SITUACIONES RELEVANTES IDENTIFICADAS DURANTE EL ARQUEO (FALTANTES, SOBRANTES, INCUMPLIMIENTO DE LA NORMA, ETC.)

25.- FORMULÓ EL NOMBRE Y LA FIRMA DEL PERSONAL COMISIONADO QUE REALIZA EL ARQUEO.

26.- CONFORME EL NOMBRE Y LA FIRMA DEL RESPONSABLE DEL FONDO FIJO

6130-009-010

de 4

Clave: 6121-003-003

ANEXO 18 “Conciliación de la cuenta bancaria”

6130-009-011

|

Página 2 de 4

Clave: 6130-003-002

6130-009-011

|

Página 3 de 4

Clave: 6130-003-002

ANEXO 18

“Conciliación la cuenta bancaria” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1.- DISPONIBILIDAD EN LA CUENTA DE BANCOS AL:

LA FECHA DE CONSULTA DE LA DISPONIBILIDAD DE LA CUENTA BANCARIA

2.- RELATIVA AL FONDO FIJO DE CAJA DE LA:

LA UNIDAD DE INFORMACIÓN EN LA QUE SE REALIZA EL ARQUEO

3.- CUENTA NÚMERO: EL NÚMERO DE CUENTA BANCARIA

4.- DENOMINACIÓN DE LA CUENTA:

EL NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN BANCARIA

5.- SEGÚN ESTADO DE CUENTA DEL BANCO

EL IMPORTE DEL ESTADO DE CUENTA BANCARIA

6.- CARGOS NO REGISTRADOS EN EL BANCO A LA FECHA DE CONCILIACIÓN

EL IMPORTE DE LOS CARGOS NO REGISTRADOS EN EL BANCO A LA FECHA DE CONCILIACIÓN PARCIAL.(SEGÚN ANEXO 19)

7.- TOTAL EL IMPORTE DE LA SUMATORIA DEL ESTADO DE CUENTA BANCARIA Y LOS CARGOS NO REGISTRADOS EN EL BANCO A LA FECHA DE CONCILIACIÓN PARCIAL

8.- CRÉDITOS NO REGISTRADOS EN EL BANCO A LA FECHA DE LA CONCILIACIÓN

EL IMPORTE DE LOS CRÉDITOS NO REGISTRADOS EN EL BANCO A LA FECHA DE LA CONCILIACIÓN. (TOTAL ANEXO 20)

6130-009-011

|

Página 4 de 4

Clave: 6130-003-002

ANEXO 18

“Conciliación la cuenta bancaria” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

9.- TOTAL DEL TALONARIO DE CHEQUES

EL IMPORTE DE LA SUMATORIA DEL IMPORTE DEL ESTADO DE CUENTA BANCARIA Y DE LOS CARGOS NO REGISTRADOS EN EL BANCO A LA FECHA DE CONCILIACIÓN, MENOS EL IMPORTE DE CRÉDITOS NO REGISTRADOS EN EL BANCO, A LA FECHA DE LA CONCILIACIÓN

10.- FORMULÓ EL NOMBRE Y LA FIRMA DEL COMISIONADO A REALIZAR EL ARQUEO

11.- CONFORME EL NOMBRE Y LA FIRMA DEL ENCARGADO DEL FONDO FIJO DEL RECIBO RESGUARDO

6130-009-011

|

Página 1 de 3

Clave: 6130-003-002

ANEXO 19 “Cargos no registrados en el banco a la fecha de la conciliación”

6130-009-012

|

Página 2 de 3

Clave: 6130-003-002

6130-009-012

|

Página 3 de 3

Clave: 6130-003-002

ANEXO 19

“Cargos no registrados en el banco a la fecha de la conciliación” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1.- CUENTA NÚMERO: EL NÚMERO DE LA CUENTA BANCARIA DEL FONDO FIJO


EL NOMBRE DE LA CUENTA BANCARIA DEL FONDO FIJO

3.- FECHA DÍA / MES / AÑO

LA FECHA DE LOS REEMBOLSOS

4.- DETALLE DEL CONCEPTO LOS NÚMEROS DE REEMBOLSO Y CONTRA RECIBO

5.- IMPORTE EL IMPORTE DEL CONTRA RECIBO.

6.- TOTAL EL TOTAL DE LA SUMA DE LOS REEMBOLSOS

6130-009-012

|

Página 1 de 3

Clave: 6130-003-002

ANEXO 20 “Créditos no registrados en el banco a la fecha de la conciliación”

6130-009-013

|

Página 2 de 3

Clave: 6130-003-002

6130-009-013

|

Página 3 de 3

Clave: 6130-003-002

ANEXO 20

“Créditos no registrados en el banco a la fecha de la conciliación” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1.- CUENTA NÚMERO: EL NÚMERO DE LA CUENTA BANCARIA DEL FONDO FIJO


EL NOMBRE DE LA CUENTA BANCARIA DEL FONDO FIJO


LA FECHA DE LOS CHEQUES

4.- NO. CHEQUE EL NÚMERO DE LOS CHEQUES QUE SE ENCUENTRAN EN CONCILIACIÓN

5.- BENEFICIARIOS EL NOMBRE DEL BENEFICIARIO DEL CHEQUE EN CONCILIACIÓN

6.- IMPORTES EL IMPORTE DE LOS CHEQUES EN CONCILIACIÓN

7.- TOTAL EL TOTAL DE LA SUMA DE LOS CHEQUES EN CONCILIACIÓN

6130-009-013

|

Página 1 de 3

Clave: 6130-003-002

ANEXO 21 “Documentación pagada pendiente para solicitud de reembolso”

6130-009-014

|

Página 2 de 3

Clave: 6130-003-002

6130-009-014

|

Página 3 de 3

Clave: 6130-003-002

ANEXO 21

“Documentación pagada pendiente para solicitud de reembolso” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

1.- EN LA UNIDAD: LA UNIDAD DE SERVICIO A LA QUE PERTENECE

2.- EN LA UNIDAD DE INFORMACIÓN:

LA UNIDAD INFORMACIÓN DONDE SE ESTÁ REALIZANDO EL ARQUEO


LA FECHA DE LOS DOCUMENTOS PENDIENTES DE SOLICITAR SU REEMBOLSO

4.- DOCUMENTO NÚMERO EL NÚMERO DE LA FACTURA PENDIENTE DE SOLICITAR SU REEMBOLSO

5.- CONCEPTO EL NOMBRE DEL GASTO AUTORIZADO PARA REEMBOLSO POR FONDO FIJO

6.- IMPORTES EL IMPORTE TOTAL DE LA FACTURA

7.- TOTAL DE GASTOS PENDIENTES DE SOLICITUD DE REEMBOLSO

EL RESULTADO FINAL DE LA SUMA DE TODAS LAS FACTURAS

6130-009-014

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