DOCUMENT ASPECTES INTERNS

UNITAT 3.

ORGANITZACI DELS DOCUMENTS

1. EL DOCUMENT1.1. Caracterstiques principals del document darxiu.1.2. Valor del document1.3. Etapes o fases del document.

1.1 EL DOCUMENTLa informaci s el conjunt de dades organitzades, agrupades o classificades en categories que les doten de significat. Sn dades amb significat per al receptor

Document s la informaci enregistrada amb independncia del suport o de les seves caracterstiques.

1.1 Caracterstiques principals del document darxiu.

Segons el nombre dexemplars

DOCUMENT SERIATHi ha vries cpies originals.Per exemple un llibre de text

DOCUM. NO SERIATs nic i que forma part dun expedient.

DOCUMENT ASPECTES INTERNSUnitat productora (departament, servei, unitat)Origen funcional (activitat adma.)Data i lloc de producciContingut, assumpte o tema

Segons l'aspecte internEs refereix al seu contingut, i est determinat per:La unitat productora, s a dir lautor/a del document.Lorigen funcional, la ra per la qual es produeixen els documents, s a dir lactivitat administrativa que dna lloc al document; contracte dobres, factura de vendes, etc. Quina funci fa el document, per qu serveix?

Data i lloc de producci, la dataci que figura en el document.

Contingut, lassumpte o el tema del qual tracta el document.

Segons laspecte externMITJ, codi per transmetre la informaci:Text, grfic, fotografia, imatge, sonor, audiovisual

SUPORT, aspecte fsic:

PaperFotogrfic: films, fotografies, microfilmMagntic: cintes vdeo, cassets, disquetsptic: CD- ROM, DVD, etcDigital: informaci internet.

FORMAT:

s la forma de presentaci del document, la mida i les dimensions:SUPORT Paper:DIN A4, DIN A3

SUPORT cd650 mb, 800mB, 1 gb

QUANTITAT

Nombre dunitats i espai que ocupen en metres lineals poden ser:unitats, volums, caixes

FORMA: els documents poden adoptar diferents formes segons letapa que est en el procs de confecci. Podem trobar les segents formes:Esborrany, s el document previ a la redacci definitiva de loriginal i est destinat a les correccions que calguin.Original, els documents originals estan fets per voluntat directa dels seus autors i conservats en la matria i forma en qu varen sser emesos.Cpia, neixen amb la finalitat de reproduir originals existents i substituir possibles originals extraviats.

TIPUS DOCUMENTAL, depn de la disposici dels elements dinformaci que cont el document.

Lestructura del document t relaci amb lactivitat administrativa de lorganitzaci. Per exemple; una carta, una sollicitud, una factura, un contracte; sn documents administratius que tenen una disposici, estructura, llenguatge i formalitat determinada.

ASPECTES INTERNS

UNITAT PRODUCTORAORIGEN FUNCIONALDATA I EL LLOC DE PRODUCCICONTINGUTMITJ O CODI: textual, grfics, fotogrfics, sonors, audiovisuals, informticsSUPORT: paper, fotogrfic, magntic, ptic.FORMAT: mida i dimensionsQUANTITAT: unitats, metres linealsFORMA: esborrany, original, cpiaTIPUS: cartes, contractes, facturesASPECTES EXTERNS

VALOR DELS DOCUMENTSValor primari o administratiu:Fase activa Arxiu de gesti, s freqentFase semiactiva Arxiu departamental, s ocasionalFinalitat immediata per la qual la instituci lha produt. El document t com a objectiu servir de testimoni administratiu duna gesti. El document quan sorigina t diferents usos, aix un contracte de treball identifica un conjunt de drets i deures per a les dues parts, salari, horari laboral, temps de prestaci del servei, etc.

Valor secundari o histric:Fase inactiva Arxiu corporatiu, no es consultaSidentifica amb linters per a la investigaci del passat. Aquest valor s permanent i sassigna als documents que finalment es conservaran en els arxius histrics.

1.3 ETAPES O FASES DEL DOCUMENT

Primera etapa o fase activas la documentaci que sest tramitant, sn assumptes en procs de resoluci. Sn documents ds freqent i han destar en un lloc accessible i prxim al lloc de treball per tal daconseguir una economia de moviments

En aquesta etapa els documents es guarden en larxiu de gesti o doficina.

El document roman a larxiu de loficina mentre dura el seu valor primari o administratiu,

normalment s de cinc anys.

Segona etapa o fase semiactivaLa documentaci que susa ocasionalment, ha destar prxima a larxiu actiu.

La documentaci comprn accions i processos finalitzats per que poden ser objecte dalguna consulta.

Va perdent el seu valor administratiu a mesura que el temps passa.

Es guardar en arxius intermedis o arxius departamentals,

a ladministraci sanomena arxiu central

Tercera etapa o fase inactivas la documentaci dactuacions o accions finalitzades i que ja no s objecte de consulta i no tenen valor administratiu

Per a lorganitzaci t valor cultural i histric.

Normalment es guarda en locals fora del lloc de treball, sn espais adaptats per aquesta finalitat.

Aquesta documentaci serveix per investigar, t un valor cultural.

A ladministraci el document sha de conservar permanentment, sha de transferir des de larxiu intermedi fins a larxiu histric.

La documentaci sha de guardar dacord amb les normes legals i amb els criteris propis de lorganitzaci.

Per exemple els expedients acadmics de lalumnat shan de guardar sempre.

Una factura en canvi al cap de 5 anys prescriu.

Segons letapa del document sestableixen els segents tipus darxiu

Arxiu de gesti o doficinaSn els arxius constituts per la documentaci activa de la unitat que lha generada o rebuda, s una documentaci que est en procs de trmit i que es consulta i utilitza freqentment. Ledat dels documents s de 0 a 5 anys.

Arxiu departamental o administratiu,recull els documents dels diversos arxius de gesti un cop shan tramitat o la consulta no s constant. En aquest arxiu es guarden documents que tenen una antiguitat compresa entre els 5 i els 30 anys. El suport sn arxius definitius.

Arxiu histric o corporatius larxiu on shi transfereix la documentaci procedent de larxiu departamental o administratiu i que es considera que sha de guardar permanentment. Els responsables daquest tipus darxiu han davaluar i triar la documentaci que cal guardar i la que es pot eliminar. Ledat dels documents s de 30 anys endavant. El suport sn arxius definitius que sencabeixen en arxius compactes.

EDATVIDA DEL DOCUMENTTIPUS DARXIU1 edat:0 a 5 anysPRIMERA ETAPA O FASE ACTIVAARXIU DE GESTI O OFICINA2 edat5 a 30 anysSEGONA ETAPA O FASE SEMIACTIVAARXIU DEPARTAMENTAL O ADMINISTRATIU3 edat+ 30 anysTERCERA FASE O FASE INACTIVAARXIU HISTRIC O CORPORATIU

CIRCUIT DE LA DOCUMENTACI

OFICINA DE REGISTREdocument rebut document creat registrar

ARXIU DE GESTI classificar i catalogar arxivar seleccionar, eliminar, transferirARXIU ADMINISTRATIU DEPARTAMENTAL guardar seleccionar, eliminar, transferirARXIU HISTRICCORPORATIU seleccionar, eliminar guardar

2. Lexpedient administratiu

Lexpedient s un conjunt ordenat de documents i actuacions que serveix dantecedent i fonament per resoldre un procediment o actuaci relacionada amb les funcions duna organitzaci (empresa, entitat o administraci).

etc.

TIPUS DEXPEDIENTS

assumptepersonaactivitattemticamonografiaprocediment administratiu

Tipus dexpedients

Expedient reglat o determinat per ladministracis a dir que cont tots els documents que ladministraci genera o rep com a resultat dun procediment administratiu. En aquest tipus d expedient els documents es van agregant per ordre cronolgic a mesura que savana en les fases del procediments. Per exemple lexpedient del personal, dun alumne/a matriculat en un centre pblic, etc.

Expedient tcnicagrupa documents que fan referncia a un mateix assumpte, organisme o persona, el vincle duni s el tema o lactivitat. Per exemple lorganitzaci duna exposici, dunes jornades tcniques, procs de selecci de personal, lorganitzaci duna reuni. Els documents tamb estan ordenats del ms antic al ms nou, ordenaci cronolgica.

Dossier o expedient temticSn un conjunt de documents agrupats, ordenats o no cronolgicament, segons criteris subjectius de la persona que forma el dossier. Tamb es poden ordenar per grups de documents, els quals els podem separar en subcarpetes. Per exemple en una empresa hi ha un dossier per ladquisici duna fotocopiadora (propostes de compra, estudis tcnics, fulletons publicitaris, notes manuscrites, etc).

Ordenaci de lexpedientUn expedient sempre contindr documents ordenats cronolgicament, de ms antic a ms actual, de baix a dalt.Les dates extremes de lexpedient vol dir:quan sinicia quan es finalitza o tanca

Els documents de dintre lexpedient seran sempre els originals, sense fotocpies ni altra mena de duplicats, sense esborranys i sense clips metllics.Lexpedient sobre amb el primer document i progressivament shi van afegint els segents, posant-los sempre a sobre, de manera que quan obrim la carpeta tindrem primer lltim document que shi ha incorporat.

Principi dunitat de lexpedient, lexpedient lha diniciar i resoldre lorganisme, departament o unitat que tingui la competncia especfica en el tema, independentment que intervingui en la resoluci diferents unitats o departaments.Sutilitza una carpeta que sol tenir una cartula estndard per a tots els expedients, o per tipus dexpedients. A vegades es canvia el color de la carpeta per diferenciar els departaments o temes.

Cal no forar la capacitat de les carpetes, si s necessari shan dobrir diferents volums amb les indicacions: volum 1, volum 2, volum 3 ...Els expedients que tinguin documents de naturalesa diversa o complexa, es poden arxivar en subcarpetes dins la carpeta de lexpedient.Quan es tracti de documents amb suport diferent (fotografies, diapositives) o documents amb format especial (llibres, plnols..) es mantindran fora de la carpeta darxiu de lexpedient.

Identificaci de la carpeta de lexpedientVolums que consta lexpedient, per exemple: 1/2 (volum 1 de 2)Lany.Codi de classificaci, s el n de lexpedient i que correspon a la numeraci del registre dexpedients o sistema de classificaci que t el departament.Ttol de lexpedient, descripci sumria que ser diferent segons cada expedient Dates extremes; obertura de lexpedient, dates del primer document i de lltim, o b el perode de realitzaci daquest expedient.La unitat productora de lacci, el departament, lrea, la secci (si est codificada el nm. de codi de la unitat).

Documents que integren lexpedient:

Documents que han estat realitzats per la prpia oficina, i altres rebuts. Aquests ltims els conservarem en forma doriginal, mentre que els altres, com que surten fora de les oficines els conservarem en forma de copia administrativa.

Documents essencials (informes, dictmens, resolucions,... que recullen la informaci ms qualificada del procediment administratiu), documents denlla (oficis de remissi, notes internes, ... Que tenen com a finalitat servir de nexe i deixar constncia dels trmits realitzats)

:

46riguroso orden del trmite del procedimiento administrativo: nosotros podemos incorporar a un expediente un certificado de notas compulsado anterior a la fecha de otros documentos del expediente, la fecha que se tomar para el orden de este documento en el exp ser la de la compulsa y no la del certificado.

Tots els documents que generi un expedient es guardaran a la corresponent carpeta, seguint el rigors ordre del trmit del procediment administratiu, i indicant a la portada les segents dades:La carpeta o guarda exterior:Nom de loficina que lha tramitat.Data dinici i fi.Resum de lassumpte.Nmero de documents.Dgits del quadre de classificaci amb la denominaci de srie.Signatura de la installaci.

47La relacin de contenido puede ir bien en la cubierta de la carpetilla bien en el interior del expediente como documento suelto.

La relaci del contingut (ndex de documents): Documents que formen lexpedient:n de ordre del document.Data del document assumpte.Omplirem mentre sincorporen els documents a la carpeta de lexpedient.La relaci de contingut pot anar o b a la coberta de la carpeta o b a linterior de lexpedient com un document sol.

La relaci de contingut, que dura pocs minuts a les oficines, t efectes molt positius:

Permet buscar un document no dintre de lexpedient sin a la relaci de contingut assenyalada a la carpeta. Com que els documents estan numerats podem arribar a ells directament dintre de la carpeta. Amb una ullada a la coberta de la carpeta sabem els documents que cont i lestat de tramitaci de lexpedient. Ajudar a reconstruir els expedients si shaguessin dispersat (en cas d'utilitzaci negligent, els podem tornar al seu ordre original de manera simple i mecnica).

Exemple carpeta (Arxiu General de la Regi de Murcia) Manual de organizacin de documentos en archivos de oficinas Archivo General de la Regin de Murcia

50

Manual de organizacin de archivos de oficina Archivo General de la Universidad de Alicante

Exemple carpeta (Arxiu General de la Universidad d Alacant)

Exemple dndex de documents (Arxiu General de la Regi de Murcia)Manual de organizacin de documentos en archivos de oficinas Archivo General de la Regin de Murcia

52

3.Gesti de la documentaciA continuaci analitzarem el conjunt doperacions i tcniques que shan de seguir per al controlla conservaci la transferncia o eliminaci de la documentaci Amb lobjectiu de racionalitzar-ne i unificar-ne el tractament i aconseguir-ne una gesti efica i rendible.

Els elements bsics sn:

Quadres de classificaciCriteris dordenaciEines de descripci de la documentaci guardadaArxivament

3.1Quadres de classificaci

Classificar documentsClassificar s lacci dagrupar, per classes o categories, els documents que sassemblin el ms possible entre ells i que difereixin daltres tipus de documents. Significa organitzar un conjunt de documents en grups amb unes caracterstiques comunes. Per classificar un conjunt de documents cal analitzar les caracterstiques daquest i fer una recopilaci de tots els documents comuns.

Aquesta acci facilita la collocaci i la recerca de la documentaci.

Per tant s un treball intellectual imprescindible abans de passar a lacci fsica de collocar els documents.Exemple: els document del departament de RRHH els podem classificar en els grups segents:- currculum- contractes- nmines- assegurances

Tots els expedients que comparteixen un mateix tipus de tramitaci o un mateix tipus de tema o subjecte al qual fan referncia, formen part duna mateixa srie documental;

Per exemple, les unitats de personal tenen uns expedients per a cadascuna de les persones que treballen o han treballat a lorganisme, i tots aquests expedients estan classificats dins la srie expedients personals.

Les sries documentalss un grup dexpedients o documents que tenen un conjunt de caracterstiques comunes, comparteixen un mateix tipus de tramitaci, o un mateix tipus de tema o subjecte, fet que justifica que es puguin classificar junts.

Per exemple, correspondncia, actes protocollaris, fires comercials

La classificaci s la primera operaci en el procs dorganitzaci dels documents administratius:Agrupant els documents en expedients.Agrupant els expedients en sries.

Quadre de classificaciServeix per :Establir un criteri nic per a la classificaci i titulaci dels expedients i documents Planificar lestructura de larxiu de gesti i relacions dels arxius informtics amb els expedients en paper.

Fer explcites les relacions entre funcions i activitats que es realitzen, aix com els documents que generen.

Servir de guia per a la recerca dinformaci.

Agrupar els expedients en sries de manera que sen pugui decidir la conservaci/eliminaci per blocs.

El quadre de classificaci sestructura jerrquicament per funcions; aix vol dir que les sries sagrupen segons les funcions i activitats que les han generat (de les ms generals fins a les ms concretes) i no segons la unitat administrativa que sha fet crrec del trmit.

Per exemple una funci Gesti de la qualitatIntervenen varis departaments:producci, administraci, mrqueting. Sassigna un codi a la funci, ja que el control pot dependre tant dun departament com dun altra.

Un quadre de classificaci est estructurat en nivells:

Dintre un nivell o classe sestableixen les sries documentals que sn les agrupacions de documents per tipus dactivitats o tasques assignades dins la funci.

Cada srie agrupar els expedients o documents de la mateixa naturalesa.

QUADRE DE CLASSIFICACI

Classes de documents

Per funcionsSries documentals

Per temes / trmitsExpedients

Per accions del tema o trmit

CLASSESRIESUB-CLASSESSUB-DIVISIONSG004. Gesti dels recursos humans- G0100 Expedients de personal.

- G0200 Formaci de personal- G0210 Cursos de formaci intensius.- G0211 Seminaris de formaci.

- G0300 Selecci de personal- G0340 concurs de selecci personal administratiu- G0370 Concurs de selecci personal de producciUn expedient per cada treballadorUn expedient per cada curs de formaciUn expedient per cada seminari de formaciUn expedient per cada concurs realitzat

Exercici exemple:El departament dadministraci de lempresa DLG Assessors, SA vol classificar la seva documentaci. Per aix ha establert diferents grups de document, un dels qual sn les factures dels provedors.

Explica com faries el quadre de classificaci

CLASSESRIESUB-CLASSESSUB-DIVISIONSDEPARTAMENT DADMINISTRACIGesti de cobraments i pagaments.

PAGAMENT DE FACTURES DE PROVEIDORS

- Carpeta de cada provedor

Procediment per classificar un documentComprovar si el document forma part dun expedient que ja existeix.Determinar a quina entrada del quadre de classificaci correspon, s a dir a quin classe o srie correspon.Buscar a quina subclasse respon lactivitat que fa referncia el document, fins a trobar la divisi precisa de lassumpte que es tracta.

Elaboraci de Separadors

Elaborar els separadors per cadascuna de les series i subsries de tal manera que permeti visualitzar la seva ubicaci i faciliti la localitzaci fsica de la documentaci.

Separador de Series

10210101.05 Acords

ORGANISME

SERIE

Separador de Subseries

EX. 101.05.01 Acords Consell Directiu

ORGANISME

SERIE

SUBSERIE

Enero 22 1Febrero 15 2Junio 02 3Octubre 25 4Carpeta N:__________SECRETARIA GENERALINFORMESInformes de ActividadesFechas Extremas: 1999-12-12 a 2000-12-12Folios:155

Bogot, enero22 de 20

DoctorCARLOS CARRILLOPresidenteFONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente Con el finPadarjjjhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPI DORDRE ORIGINAL Ordenar a linterior de cada una de las unitats documentals (assumptes) els diferents documents tenint en compte la seva data de producci o trmit i mantenint lestructura que va tenir durant el servei actiu.

Acta 1 Enero 20 de 2000

Acta 2 Marzo 15 de 2000Acta 3 Mayo 15 de 2000Acta 4 Abril 21 de 2000Acta 5 Junio 25 de 2000Acta 6 Agosto 8 de 2000Actes del Comit de Compres

CodificaciEls documents generats o rebuts en qualsevol organitzaci shan de codificar des del moment de la seva recepci o emissi, segons el quadre de classificaci. .

La codificaci s un sistema denumeraci (alfa/numric) que saplica a cada una de les classes i a les successives subdivisions.

Es tracta duna codificaci corporativa que incorpora el quadre de classificaci.

Cada unitat, partint dels codis generals, estableix la codificaci dels expedients segons lacci o activitat concreta, dada que sincorpora a la carpeta de lexpedient

En un codi normalment sidentifica:

ADQUISICI IMMOBLE PLAA MART POL 21CLASSE: 2101 Gesti dels bns mobles

SUBCLASSE: 2102 Adquisici de bns mobles

SUBDIVISI PER TIPUS DACCI: U05 Informes i estudis

SUBDIVISI NOMINAL ( pel nom de ledifici) : N24 Immoble Mart Pol 21

CODI DE LEXPEDIENT: 2102 U05 Informes i estudis

101.05.01ACORDS CONSELL DIRECTIU

CodiSubserie

Assumpte

Codi de Serie

3.2 ORDENACIL ordenaci s el pas segent dins de lorganitzaci dels documents i sn el conjunt de criteris que sapliquen a lhora de guardar els documents.

Ordenaci alfabticaConsisteix en la utilitzaci de les lletres de lalfabet com a criteri dordenaci.

Paso 6: OrdenacinOrdene cada uno de las unidades documentales (asuntos),pertenecientes a una serie o subserie, utilizando un sistema que facilite la localizacin y recuperacin de la informacin.

Los sistemas pueden ser: Alfabtico, Numrico, Cronolgico, Geogrfico entre otros (se pueden combinar)

Informes de Gestin

Historias Laborales98.495.78341.694.90649.695.12349.698.32351.111.41252.894.45619981999200020012002

2003

Paso 8: FoliacinFoliar cada una de las series y subseries documentales, previendo para ello la numeracin de los folios en el extremo superior derecho, con un lpiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento ms antiguo hasta el ms reciente al final de la carpeta y as sucesivamente.

Informes de GestinAnual 2004

Historias Laboral43.528.5971234512345

6

Enero 20 de 2000 Enero 20 de 2000Enero 24 de 2000Marzo 12 de 2000Octubre 2 de 2000Enero 20 de 2001Enero 20 de 2000Febrero 20 de 2000Marzo 20 de 2000Abrril 20 de 2000Mayo 20 de 2000Junio 20 de 20006

Paso 9: Ubicacin FsicaUbique fsicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla de Retencin Documental

Ubicacin Fsica

45 INFORMES

45.25 Informes Financieros

EneroFebreroMarzo

45.05 Informes Contables

Boletn de Enero

Boletn de Febrero

Separador de Serie

Separador de Subserie

Separador de Subserie

Unidades

UnidadesA1 G1Conciliacin Bancaria marzo

Paso 10: Identificacin de Archivadores

Identifique alfanumricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la localizacin fsica de los expedientesIr a paso 15

A1G1A1G2A1G3

ARCHIVADOR

G AVETA

Classificaci dels documentsCategoriess/ estructura orgnica

s/ estructura funcional

Qu sha de fer amb els documents?VALORARDespatxar, gestionarDirigir, distribuirLlenarArxivar:Classificar (classes, sries, activitats, expedients...)Ordenar (criteri alfabtic, geogrfic, cronolgic...)Arxivar

3.3.Eines de descripciLa descripci s lexplicaci que serveix per: identificar,gestionar localitzar la documentaci que hi ha en un arxiu. s un instrument que facilita el coneixement de la documentaci que hi ha arxivada.

Aix tenim:

A. Guia o manual darxius un manual que fixa el sistema de classificaci per a tots els departaments i unitats de lorganitzaci. Inclou:Cicle de la documentaciEl quadre de classificaci, criteris de classificaci i arxivament, codificaci, ordenaci i senyalitzaci.Criteris deliminaci i si s necessari laccs a la documentaci o prstec.

B.Linventari

s un llistat que relaciona la documentaci produda per una organitzaci o departament, dacord amb les sries documentals. La informaci sha destructurar de forma jerrquica, segons els nivells del quadre de classificaci.

INVENTARI DEL FONS DOCUMENTAL DEL SINDICAT AGRCOL DE TREBALLADORS DEL CAMP (1934-1936)ndex:01 Assemblea general de socis02 Secretaria01. ASSEMBLEA GENERAL DE SOCISLlibre d'actes 1934-1936Actes. Esborranys 193402. SECRETARIACorrespondncia rebuda 1934 Correspondncia rebuda 1935 Correspondncia rebuda 1936 Llista de socis

C. L'ndexs un registre, que es gestiona per mitj duna base de dades i que informa de la documentaci que hi ha guardada en un arxiu. La informaci sestructura per classes de documents, segons les sries documentals establertes i sindica la localitzaci fsica.

Comprn:

Encapalament que identifica lassumpte o nom de la srie documental.Perode en que sha produt la documentaci.Signatura, identifica la localitzaci Armari, Passads, Estanteria, Numeraci correlativa, segons lordre de producci documental:

SRIEANYSIGNATURAExpedients de personal A-C2003A2/P1/E3Expedients de personal D-F2003A2/P1/E3

12

4. ARXIVAMENTDEFINICI: s el conjunt doperacions fsiques adreades a identificar i collocar els documents i els expedients de manera que es puguin recuperar rpidament amb el menor cost de temps possible.

DOCUMENTS EN PAPERDOCUMENTS INFORMTICSLA FEINA DARXIVAR

Arxivament dels documents en paperCarpetes de cartolina per a cada expedient o documents dun mateix tema.

Subcarpetes per diferenciar documents de naturalesa diversa dins lexpedient

Carpetes suspeses, subiquen als arxivadors metllics, calaixos o armaris. El visor de les carpetes shan de senyalitzar amb: Codi de classificaci, Ttol. Les carpetes suspeses sordenen segons el codi i el ttol de classificaci. Si lexpedient t diverses carpetes sordenen de ms antic a ms recent.

Capses darxiu definitiu

CODI - 159G 401 U003Any - 2004Nm: 5

Capses darxiu definitiu, saplica per endrear els expedients finalitzats o la documentaci que ja no s de consulta immediata. Sutilitzen per transferir documentaci de larxiu doficina o larxiu central i daquest a lhistric. El llom de la caixa ha de contenir les dades segents (en llapis per poder reciclar les caixes):Codi de la secci o unitat productoraCodi de classificaci (el del primer expedient i de lltim)Any dobertura i tancamentNmero dorde (sistema continuat) Es pot tenir un ndex que identifiqui, segons el nmero de la caixa, qu cont.

Arxivament dels documents informticsEl funcionament dels sistemes informtics afavoreix la transcripci dun quadre de classificaci jerrquic i funcional a lordinador.

De la mateixa manera que es fa amb el paper, a lordinador es pot mantenir un arxiu de gesti agrupant els documents en expedients, i els expedients en sries, i finalment reunint totes les sries que utilitza una mateix rea funcional.

Larxiu de gesti informtic ha de constar dun estructura de directoris dividida com a mnim en quatre nivells:

La feina darxivar

s un conjunt doperacions mecniques per identificar els documents i ubicar-los dins de larxiu. Hi ha dues maneres denfocar la feina darxivar els documents: arxivar per guardar (aix s acumular) arxivar per trobar.

Arxivar per trobar exigeix aplicar un mtode i pensar perqu fem les coses.

A canvi quan busquem un document no ens caldr recrrer a la memria, ni tant sols ens caldr ser la persona que va arxivar, noms ens caldr utilitzar la lgica i les eines de recerca a la nostra disposici i sabrem amb rapidesa i seguretat on s.

Arxivar s aplicar les tcniques darxiu que:

representen la seguretat de conservaci dels documents essencialslagilitat en la recerca, la localitzaci i s de la documentaci , la rendibilitat de temps i de costos laborals un servei efica i ms rpid al client

Per tant els documents shan dorganitzar seguint els passos segents:1)Classificar, preguntar-se: per qu serveix el document? Quina acci fa aquest document? A quina activitat o tema correspon? De quin expedient forma part? 2)Posar un ttol al document: i codificar segons el quadre de classificaci. Ref. 1011.3)Ordenar el document dins lexpedient o carpeta.4)Avaluar per eliminar o transferir larxiu de gesti o arxiu central.

CARPETA SUSPESAAdquisici bns moblesFunci - 701

ARMARI ARXIVADOR Servei contractaci

Idees per arxivarArxivar freqentment, no deixar que els papers sacumulin.

Utilitzar separadors i visors rgids.

La informaci ms recent collocar-la davant la carpeta.

No deixar als arxius cpies intils, clips, grapes.Alinear b els papers que sarxiven (per exemples les fotocpies del DNI guardar-les mida DIN A4), no incloure papers de mides petites.

No carregar les caixes , lleixesdeixar una centmetres buits per manipular amb facilitat.

Tenir coneixement del temps legal que la documentaci ha destar a larxiu de gesti, que es pot destruir, que sha transferir a un arxiu central o histric. La data que es pot eliminar alguna documentaci es pot anotar en llapis.

Els impresos de tamany gran doblar-los amb el text cap a fora perqu la lectura sigui fcil i rpida.Disposar dun inventari que indiqui el lloc de larxiu o el nmero de la carpeta.El sistema darxiu evoluciona, cada cert perode de temps sha de revisar (3 anys per exemple) i/o actualitzar.Les bases de dades s un bon sistema per tenir actualitzar linventari dels documents i amb aix facilitar la recerca

5, Larxiu de gesti o doficina