Arbol Zona Sur
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El arbol se constituye en una radiografía de las principales oportunidades de mejora que encuentra la zona sur para mejorar su gestión universitaria.
Transcript of Arbol Zona Sur
Identificar y reconocer las situaciones críticas y de mayor afectación en la prestación del servicio que tiene
la zona que permita generar planes de mejoramiento y atención en conjunto con Sede Nacional.
• Revisar las diferentes fuente
identificar situaciones problema
• Realizar un análisis de causa a cada una de las dificultades presentadas
la causa raíz del problema.
• Establecer en los casos que se requiera, planes de mejoramiento
con Sede Nacional
• Generar la cultura del mejoramiento continuo, así como de la revisión, permanente de las fuentes de
información que generan evaluación de las acci
• Análisis de causa coherente con las realidades locales, construcción participativa de planes de
mejoramiento.
• Fortalecimiento del trabajo en redes
MOMENTO I - Revisión de fuentes:de diferentes fuentes de información, como lo son Comportamiento de Indicadores Zonales
del SAU, reincidencias y Hallazgos Visita del Clúster
Estudiantil Sobre Calid
cada uno generó 3 situaciones problemáticas.
OBJETIVO
OBJETIVOS
ESPECÍFICOS
RESULTADOS
ESPERADOS
METODOLOGIA
PRESENTACIÓN
Identificar y reconocer las situaciones críticas y de mayor afectación en la prestación del servicio que tiene
la zona que permita generar planes de mejoramiento y atención en conjunto con Sede Nacional.
las diferentes fuentes de información institucional y el desarrollo de los procesos
situaciones problema.
Realizar un análisis de causa a cada una de las dificultades presentadas, que facilite la identificación de
la causa raíz del problema.
er en los casos que se requiera, planes de mejoramiento zonal y compromisos compartidos
con Sede Nacional.
Generar la cultura del mejoramiento continuo, así como de la revisión, permanente de las fuentes de
información que generan evaluación de las acciones desarrolladas.
Análisis de causa coherente con las realidades locales, construcción participativa de planes de
Fortalecimiento del trabajo en redes.
Revisión de fuentes: Los directores y líderes de la zona, realizaron un ejercicio de revisión
de diferentes fuentes de información, como lo son Comportamiento de Indicadores Zonales
eincidencias y Hallazgos Visita del Clúster, informes de Auditoría y resultados Encuesta Nacional
ntil Sobre Calidad del Servicio. A partir de dicha revisión se estableció un google docs, en donde
cada uno generó 3 situaciones problemáticas.
Identificar y reconocer las situaciones críticas y de mayor afectación en la prestación del servicio que tiene
la zona que permita generar planes de mejoramiento y atención en conjunto con Sede Nacional.
s de información institucional y el desarrollo de los procesos que permita
que facilite la identificación de
zonal y compromisos compartidos
Generar la cultura del mejoramiento continuo, así como de la revisión, permanente de las fuentes de
Análisis de causa coherente con las realidades locales, construcción participativa de planes de
ejercicio de revisión
de diferentes fuentes de información, como lo son Comportamiento de Indicadores Zonales, PQRS a través
esultados Encuesta Nacional
ad del Servicio. A partir de dicha revisión se estableció un google docs, en donde
MOMENTO II – Análisis de Causa: agrupo las situaciones problema identificadas. De acuerdo a la temática
conformaron comisiones para desarrollar los análisis de causa. La herramienta utilizada fue el diagrama
causa – efecto (Espina de Pescado). El análisis incluyó la propuesta para la generación de planes de
mejoramiento.
MOMENTO III – Priorización de Situaciones: análisis de causa y plan de mejoram
ejercicio. Teniendo en cuenta elementos como transversalidad de las situaciones, impacto, afectación de
la calidad del servicio, se dio la prioridad para ser abordadas en el marco del En
realizarse en el CEAD Florencia.
A continuación encontrarán cada una de las situaciones problema identificadas en la Zona Sur, siguiendo con el proceso de Acc
Correctivas, Preventivas y de mejora del SGC se presenta su r
Cabe resaltar, que el taller propicio una mirada interna a la forma en que se ha venido actuando y el reconocimiento a mejora
gestión de la zona, de esta manera, si bien es cierto se
Nacional para su cumplimiento, se establecieron otra serie de acciones de mejora adicional de ejecución directa de la zona.
Situaciones Pro
Análisis de Causa: A través de webconferencia el equipo directivo de la zona, organizó y
agrupo las situaciones problema identificadas. De acuerdo a la temática – proceso involucrado, se
conformaron comisiones para desarrollar los análisis de causa. La herramienta utilizada fue el diagrama
efecto (Espina de Pescado). El análisis incluyó la propuesta para la generación de planes de
Priorización de Situaciones: Cada líder presentó la situación problema con sus respectivos
análisis de causa y plan de mejoramiento, en este espacio se aprovechó para ajustar y retroalimentar el
ejercicio. Teniendo en cuenta elementos como transversalidad de las situaciones, impacto, afectación de
la calidad del servicio, se dio la prioridad para ser abordadas en el marco del Encuentro Directivo a
realizarse en el CEAD Florencia.
A continuación encontrarán cada una de las situaciones problema identificadas en la Zona Sur, siguiendo con el proceso de Acc
Correctivas, Preventivas y de mejora del SGC se presenta su respectivo análisis de causa y la propuesta de plan de mejoramiento.
Cabe resaltar, que el taller propicio una mirada interna a la forma en que se ha venido actuando y el reconocimiento a mejora
gestión de la zona, de esta manera, si bien es cierto se identificaron 9 dificultades que requieren articulación
Nacional para su cumplimiento, se establecieron otra serie de acciones de mejora adicional de ejecución directa de la zona.
Situaciones Problema
erencia el equipo directivo de la zona, organizó y
proceso involucrado, se
conformaron comisiones para desarrollar los análisis de causa. La herramienta utilizada fue el diagrama
efecto (Espina de Pescado). El análisis incluyó la propuesta para la generación de planes de
Cada líder presentó la situación problema con sus respectivos
iento, en este espacio se aprovechó para ajustar y retroalimentar el
ejercicio. Teniendo en cuenta elementos como transversalidad de las situaciones, impacto, afectación de
cuentro Directivo a
A continuación encontrarán cada una de las situaciones problema identificadas en la Zona Sur, siguiendo con el proceso de Acciones
espectivo análisis de causa y la propuesta de plan de mejoramiento.
Cabe resaltar, que el taller propicio una mirada interna a la forma en que se ha venido actuando y el reconocimiento a mejorar la
identificaron 9 dificultades que requieren articulación – apoyo de Sede
Nacional para su cumplimiento, se establecieron otra serie de acciones de mejora adicional de ejecución directa de la zona.
SITUACIONES ENCONTRADAS
Tutores contratados
por menos horas de
las asumidas.
Líderes en Centro sin
horas de Gestión.
Sobrecargas
académicas versus
baja carga.
No coinciden cargas
SOCA y Registro y
Control.
No hay horas
asignadas para otras
actividades.
Insuficiente producción en investigación, componente
práctico, gestión académica y semilleros de investigación
Ausencia de planes de trabajo para realizar seguimiento a las
acciones que correspondan a las horas asignadas para
investigación, gestión académica y semilleros.
Heterogeneidad en la distribución de horas para la
contratación de personal de TC y MT.
No hay coherencia con la carga asignada en SOCA y RYC para
Falta socialización y apropiación de las funciones delos tutores en
aspectos de investigación, componente practico gestión académica
No hay uniformidad en la asignación de tiempos para
investigación, componente practico, gestión académica y
semilleros de investigación
SITUACIÓN 1
Heterogeneidad en la distribución de cargas académicas.
MaterialesInsumos
Mano de Obra
Insuficiente producción en investigación, componente
práctico, gestión académica y semilleros de investigación
Ausencia de planes de trabajo para realizar seguimiento a las
acciones que correspondan a las horas asignadas para
investigación, gestión académica y semilleros.
en la distribución de horas para la
contratación de personal de TC y MT.
No hay coherencia con la carga asignada en SOCA y RYC para
algunos tutores.
Falta socialización y apropiación de las funciones delos tutores en
aspectos de investigación, componente practico gestión académica
y semilleros de investigación
No existe dentro de la contratación un apoyo
económico para desplazamiento de Tutores
que tienen componente práctico en zonas
alejadas (Caquetá). Procesos de Articulación
Método
No hay uniformidad en la asignación de tiempos para
investigación, componente practico, gestión académica y
semilleros de investigación
No se evidencia en R y C el No. De
Estudiantes Asignados al Tutor de C.P
Incoherencia entre la carga y horas
asignadas
Método
SITUACIÓN 1
en la distribución de cargas académicas.
Heterogeneidad en la distribución de cargas académicas
Unificación de criterios de
asignación de horas para
la carga académica de:
investigación, gestión
académica, componente
práctico, dirección de
curso, semillero de
investigación, trabajos de
grado, evaluador de curso.
Ruta de Mejoramiento
Responsables:
Apoyo Sede Nacional
Ejecución Zonal
Dinamizar los planes de
trabajo con el objetivo de
cumplir con las horas y
funciones asignadas en el
momento de la contratación.
Proponer la implementación
de formatos de seguimiento
para las diferentes
actividades desarrolladas
por el personal académico.
Estandarizar y verificar
el cumplimiento de
criterios de contratación
y asignación de horas de
los tutores TC y MT con
el fin de generar
equidad.
Seguimiento
personalizado a cada
uno de los planes de
trabajo establecidos
por el personal
académico
Verificación y toma de
decisiones frente al
incumplimiento.
y verificar
el cumplimiento de los
criterios de contratación
y asignación de horas de
los tutores TC y MT con
el fin de generar
equidad.
Seguimiento
personalizado a cada
uno de los planes de
trabajo establecidos
por el personal
académico.
Verificación y toma de
decisiones frente al
incumplimiento.
El 55% de los estudiantes de la zona sur prefiere estudiar de manera
individual*.
El 45% de los estudiantes encuestados no tiene facilidad para
interactuar con otras
personas en ambientes virtuales*.
El 44% de los estudiantes zona sur 2011-1, manifiestan no tener
disposición de trabajar
colaborativamente con otros compañeros ubicados en diferentes
lugares*.
* Resultados encuesta de
caracterización 2011-A
Se necesita equipo de desempeñar las tareas responsabilidades
Falta capacitaciones al cuerpo académico para el uso de algunas herramientas sincrónicas
Personal académico Administrativo manejar las herramientas Web
Falta incorporar temas de estudio relacionadas con herramientas de acompañamiento en el programa de formación de formadores
En la mayoría de los casos no se evalúa ni
participación por
herramientas de comunicación
establecidas por el
SITUACIÓN
Poca utilización de los estudiantes de las herramientas de acompañamiento tutorial en C
Método Materiales
EntornoMano de Obra
Infraestructura tecnológica del campus virtual no cubre en su totalidad la gran demanda de acompañamiento a los usuarios
Falta más seguimiento y acompañamiento a los estudiantes por parte de algunos tutores
Los estudiantes reportan que no hay servicios sincrónicos activos en campus para el acompañamiento tutorial
Se necesita equipo de la Vimmep idóneo para desempeñar las tareas acordes con las
Falta capacitaciones al cuerpo académico para el algunas herramientas sincrónicas
Administrativo deben herramientas Web 2.0
Falta incorporar temas de estudio relacionadas con herramientas de acompañamiento en el programa de formación de formadores
Se cuenta con la Herramienta Web conference, pero su capacidad está limitada a tan solo máximo 100 usuarios conectados y muchos la desconocen
En la mayoría de los casos no se evalúa ni
se exige una participación por
medio de las herramientas de
comunicación establecidas por el
campus.
Hace falta capacitación en el uso de la web conferencia para todos los funcionarios administrativos y académicos
Solo existen dos herramientas asincrónicas, el foro de la actividad y el correo interno para el acompañamiento
Existen herramientas subutilizadas en la plataforma Moodle como el Chat, la cual sería un apoyo al acompañamiento académico
Se necesita espacio en la Webconferencia para
implementarla como estrategia de acompañamiento en los
cursos virtuales
SITUACIÓN 2
Poca utilización de los estudiantes de las herramientas de acompañamiento tutorial en CV.
Poca utilización por parte de los estudiantes de las herramientas de acompaña-miento tutorial en el campus virtual
campus virtual no cubre en su totalidad la gran demanda de acompañamiento a
Falta más seguimiento y acompañamiento a los estudiantes por parte de
Hace falta capacitación en el uso de la web conferencia para todos los funcionarios administrativos y
Solo existen dos herramientas asincrónicas, el foro de la actividad y el correo interno para el acompañamiento
Existen herramientas subutilizadas en la plataforma Moodle como el Chat, la cual sería un apoyo al acompañamiento
Realizar una encuesta de
satisfacción de los
servicios y/o recursos
encontrados en el
campus virtual para
determinar el grado de
apropiación de los mismos
por parte de los
estudiantes.
Ruta de Mejoramiento
Responsables:
Apoyo Sede Nacional
Ejecución Zonal
Realización de un
estudio de herramientas
web existentes en el
mercado con el fin de
identificar sus
beneficios, costos y su
interoperabilidad que
tendría el campus
virtual.
Realizar una prueba piloto
por lo menos en el 50% de
los cursos virtuales que están
bajo el liderazgo de los
directores de curso de la
zona sur con las
herramientas de
acompañamiento
seleccionadas en el estudio.
Establecer dentro de la
rúbrica puntos por
participación académica.
Aplicación de
instrumento que
permita evaluar el
grado de satisfacción
de las nuevas
herramientas.
Identificación de
variables que
permitan monitoreo y
seguimiento.
Socialización de
resultados.
Ajustes a nivel nacional
de acuerdo a
resultados
encontrados.
Realizar una prueba piloto
por lo menos en el 50% de
que están
bajo el liderazgo de los
directores de curso de la
zona sur con las
herramientas de
acompañamiento
seleccionadas en el estudio.
Establecer dentro de la
rúbrica puntos por
académica.
Aplicación de
instrumento que
permita evaluar el
grado de satisfacción
de las nuevas
herramientas.
Identificación de
variables que
permitan monitoreo y
seguimiento.
El 30% de los estudiantes
no se encuentran
totalmente de acuerdo
con la metodología de
evaluaciones generales
tradicionales y por
proyecto.
Resultados segunda encuesta
estudiantil sobre calidad en el servicio
Número creciente de
solicitudes estudiantiles
para presentar pruebas en campus virtual:
19% de solicitudes atendidas en el SAU son por este concepto.
CCAV Neiva: I-2010 430 solicitudes II-2010 685 solicitudes
I-2011 1123 solicitudes de 878 estudiantes
84% fueron negadas
MARIQUITA: 2010-A 62 solicitudes
2010-B 75 solicitudes 2011-A 102 solicitudes
Factores Personales que impiden que el estudiante
se presente a la prueba
Residencia o actividades laborales
en sitios lejanos
Falta de control y seguridad en
la prueba
Acceso a internet
Actividades
laborales
Manejo de Horarios
Incapacidad médica
SITUACIÓN
Falta de seguridad y control para la presentación de exámenes virtuales finales.
Error frente a la creencia del curso
virtual examen virtual
Flexibilidad en la plataforma
Factores Personales que impiden que el estudiante
se presente a la prueba
Falta de Autorregulación
de los estudiantes
Residencia o actividades laborales
en sitios lejanos
Falta de control y seguridad en
Acceso a internet
Los estudiantes al
matricular sólo cursos
virtuales creen que el
examen es virtual
Actividades
laborales
Manejo de Horarios
Incapacidad médicaSuplantación en las
pruebas – pago para la
presentación
Posibilidad de
ver el módulo y
otras ayudas
Falta de claridad en la
reglamentación de los
cursos virtuales
SITUACIÓN 3
Falta de seguridad y control para la presentación de exámenes virtuales finales.
Número creciente de solicitudes de estudiantes para
presentar pruebas en campus virtual
Suplantación en las
pago para la
presentación de exámenes
Presentar una
propuesta para la
Reglamentación de los
cursos virtuales y la
presentación de
exámenes virtuales.
Ruta de Mejoramiento
Responsables:
Apoyo Sede Nacional
Ejecución Zonal
Diseñar estrategias a
través de ambas
mediaciones que
permitan garantizar al
estudiante un
reconocimiento de
aspectos generales y
normativa institucional.
Regular la presentación
de los exámenes
virtuales a través de la
implementación de un
dispositivo de seguridad.
Seguimiento,
evaluación y mejora de
las estrategias
implementadas.
Establecer un comité
que permita realizar
seguimiento a las
solicitudes presentadas
y confirmar la
veracidad de la misma.
Regular la presentación
de los exámenes
virtuales a través de la
implementación de un
dispositivo de seguridad.
Establecer un comité
que permita realizar
seguimiento a las
solicitudes presentadas
y confirmar la
veracidad de la misma.
“Los cursos teórico-
prácticos, que se ofrecen en cada programa por la UNAD
exigen actividades de trabajo de campo o laboratorios en espacios
adecuados lo cual no
se da y la Universidad ha hecho caso omiso a las continuas solicitudes”.
Derecho de Petición, Agosto 2010 -74 estudiantes CCAV
Neiva
Infraestructura física de laboratorios faltante de mantenimiento.
No hay articulación entre
responsable de la práctica,
las mismas.
No existe Parametrización
a las calificaciones y el
“desarticulación del CORE
prácticos”
No existen modelos estandarizados de presentación
de informes de prácticas de laboratorio, de visitas,
de prácticas de campo y de modelo
protocolos.
Sub-Utilización de los
parte del personal académico
Bases de datos desactualizadas en registro y control, de
los estudiantes que matriculan cursos con componente
práctico.
Falta de Interés por parte del estudiante,
inasistencia constante a prácticas.
En el caso de prácticas
instalaciones de la UNAD,
recursos de desplazamiento
El tutor responsable de
tiempo las notas al
generando retrasos en
componente practico.
SITUACIÓN
Insuficientes elementos para atender el componente práctico.
No existen Formatos aprobados por
calidad, para listados de asistencia a
visitas empresariales y practicas
externas.
entre Director/Tutor Virtual, y el tutor
práctica, en cuanto a la programación de
Falta mayor número de convenios
para aplicación de componente
práctico.
Método
Mano de Obra
Maquinaria, materiales e Insumos
Parametrización y estandarización en cuanto
envío/reporte de las mismas.
CORE con los componentes
No existen modelos estandarizados de presentación
de informes de prácticas de laboratorio, de visitas,
de prácticas de campo y de modelo de guías y
equipos de laboratorio por
académico.
Bases de datos desactualizadas en registro y control, de
los estudiantes que matriculan cursos con componente
Falta de Interés por parte del estudiante,
inasistencia constante a prácticas.
En algunos centros no se cuenta con equipos y elementos
SUFICIENTES para realizar laboratorios de electrónica,
farmacognosia, Morfofisiologia, biología y química
comunicación social
Falta de capacitación en el manejo de
equipos de laboratorio, y Falta de
seguimiento al desarrollo oportuno y
pertinente de las prácticas por parte de
los tutores y estudiantes.
prácticas fuera de las
UNAD, no se asignan
desplazamiento para tutores.
Falta de insumos
para realizar las
laboratorio.
Deficiencias en Locaciones Físicas de
laboratorios de algunos centros de la
zona.
de práctica no entrega a
director/Tutor virtual,
en la calificación del
Falta de mantenimiento
equipos para prácticas
laboratorio.
A los estudiantes no se les exige
que hagan las 96 horas prácticas,
cuando matriculan por campus
virtual las intervenciones.
Método
SITUACIÓN 4
Insuficientes elementos para atender el componente práctico.
Insuficientes elementos para
atender el componente práctico.
no se cuenta con equipos y elementos
para realizar laboratorios de electrónica,
, biología y química,
insumos (reactivos)
prácticas de
mantenimiento de
prácticas de
Presentar una propuesta
al líder de proceso para
el ajuste y emisión de
formatos – instructivos -
proceso.
Capacitación al personal
académico de los
protocolos que
permitan desarrollar el
componente práctico.
Ruta de Mejoramiento
Responsables:
Apoyo Sede Nacional
Ejecución Zonal
Realizar un diagnóstico
e inventario zonal de
los sitios de práctica
zonal.
Generación de
propuestas de
convenios o prestación
de servicios.
Atender la solicitud de
Equipos, materiales,
elementos y requerimientos
para desarrollar los diferentes
laboratorios en la zona.
Establecer un plan de
mantenimiento de equipos
utilizados en las prácticas de
laboratorio
Capacitación al personal
equipos que se utilizan para el
componente práctico
Realizar el seguimiento
oportuno a: Envío de
notas correspondientes
al componente práctico,
cumplimiento de
horarios y programación,
participación de
estudiantes en prácticas.
Ajustar el aplicativo
para que permita el
acceso de tutores con
componente práctico
a subir las
calificaciones
directamente.
Atender la solicitud de
Equipos, materiales,
elementos y requerimientos
ar los diferentes
laboratorios en la zona.
Establecer un plan de
mantenimiento de equipos
utilizados en las prácticas de
laboratorio.
Capacitación al personal de los
equipos que se utilizan para el
componente práctico.
Ajustar el aplicativo
para que permita el
acceso de tutores con
componente práctico
a subir las
calificaciones
directamente.
FECHAS DE ENTREGA
CAJA MENOR CEAD IBAGUE AÑO 2010 • Resolución No. 0398 :
Del 25 de Marzo /2010 • Consignación de los
recursos : Abril 05 de
2010
AÑO 2011 • Resolución No. 00403 : 9
de Marzo/2011 • Consignación de los
recursos : Marzo 14 de 2011
BIENESTAR UNIVERSITARIO
AÑO 2010 • Resolución No. 01323:
Del 24 de Junio /2010 • Primer desembolso se
realizó en la primera
semana de Octubre de 2010
AÑO 2011 • Resolución No. 0728:
Abril 05 de 2011, se remitió hasta el 04 de Mayo de 20111 bajo
radicado No. 15227 • Aún no hay
desembolso, se enviaron dctos desde el
08 de Junio de 2011
Desconocimiento en la
Planeación para la asignación
presupuestal de
requisitos en el trámite de las
SITUACIÓN
Demora en la asignación y entrega de recursos de Bienestar y Caja Menor.
Escasa planeación de actividades que deban
ser implementadas a nivel nacional.
Plan de ActividadesRecurso Económico
Políticas claras de ejecución
Proveedores
Falta claridad frente a
los proveedores sobre
los requisitos exigidos
por la UNAD.
Desconocimiento en la
Planeación para la asignación
presupuestal de cada centro
No se cumple con todos los
requisitos en el trámite de las
cuentas.
No hay directrices frente la
formulación del Plan de Bienestar
Un sólo proveedor no satisface las
diferentes necesidades de bienestar, sin
embargo tramitar un proveedor para
cada actividad no es coherente con
todos los requisitos exigidos.
No se identifica un líder visible en
el desarrollo de actividades de
bienestar.
SITUACIÓN 5
Demora en la asignación y entrega de recursos de Bienestar y Caja Menor.
Demora en la asignación y entrega de Recursos de Bienestar y Caja Menor
Dinamizar el
procedimiento para la
asignación de los
recursos, que contribuya
a la recepción de éste
dentro de los tiempos
establecidos. Establecer
tiempos máximos.
Ruta de Mejoramiento
Responsables:
Apoyo Sede Nacional
Ejecución Zonal
Planear la forma de
generar un plan de
contingencia que
permita apalancar los
gastos generados en
los primeros meses.
Establecer un banco
de proveedores de
la zona que cumplan
con los requisitos de
ley y permita
realizar el proceso
con mayor
eficiencia
Asignar los recursos
generados por
convenio en la zona,
que permita apalancar
otras necesidades de
ésta.
Articular actividades a
nivel nacional con el fin
de atender la OP6 –
Proyecto 10 Desarrollo
Humano.
Establecer un banco
de proveedores de
la zona que cumplan
con los requisitos de
ley y permita
realizar el proceso
con mayor
eficiencia.
Asignar los recursos
generados por
en la zona,
que permita apalancar
otras necesidades de
ésta.
Dificultad de aplicar recursos Sistema General de Participación por los entes territoriales a ES
SITUACIÓN
Insuficiente infraestructura física en los centros de la Zona Sur .
Mínimo aporte económico del Gobierno
Bajo impacto de la gestión de los líderes de centros
Bajo apoyo de la empresa privada
Escaso apoyo por parte de las entidades públicas y privadas
No existe una ruta para gestionar recursos diferentes al apoyo de educación.
Limitada gestión en convenios que soporten las necesidades de los centros.Mínimo apoyo de líderes
políticos a la UNAD
Poco interés del gobierno por la ES
Dificultad de aplicar recursos Sistema General de Participación por los entes territoriales a ES
Se desconocen políticas claras frente a procesos de articulación
En algunos centros la capacidad instalada no es suficiente para atender a los estudiantes
Insuficientes condiciones para atender prácticas de laboratorio.
Espacios insuficientes
SITUACIÓN 6
Insuficiente infraestructura física en los centros de la Zona Sur .
Insuficiente infraestructura
física en los centros de la
ZSUR
Realizar un estudio del
estado actual de la
Infraestructura física en
cada uno de los centros
de la zona sur.
Ruta de Mejoramiento
Responsables:
Apoyo Sede Nacional
Ejecución Zonal
Diseñar una propuesta
que incluya tanto el
cronograma de
mantenimientos
correctivos y
preventivos, como las
obras requeridas en
cada uno de los
centros.
Socialización de
techos
presupuestales
aprobados para la
zona, que permita
priorizar la gestión
en la zona
Crear un comité de
Infraestructura de la zona,
que permita realizar
seguimiento y buscar
soluciones oportunas a
problemáticas
identificadas, así como
presentar las propuestas
de adecuaciones a nivel
nacional.
Establecer y socializar
un protocolo que
establezca la ruta para
hacer convenios que
apoyen la gestión de
los centros.
Socialización de
techos
presupuestales
aprobados para la
zona, que permita
priorizar la gestión
en la zona.
Crear un comité de
Infraestructura de la zona,
que permita realizar
seguimiento y buscar
oportunas a las
problemáticas
identificadas, así como
presentar las propuestas
de adecuaciones a nivel
nacional.
2011-2014: Fortalecer la
infraestructura tecno-
lógica ( red eléctrica
regulada y datos ) para
10 centros cada año.
Plan de desarrollo 2011-2015
En la zona existen 30 UPS
de las cuales 23 Ups son
de baja capacidad
pues cuentan con
menos de 2.2 KVA.
De las 7 UPS que tienen
mayor capacidad y
que se consideran
pueden soportar un
sistema de alimentación
ininterrumpida 4 se
encuentran por fuera
de servicio y las 3
restantes no suplen la
carga eléctrica de sus
Centros.
El nodo no cuenta con
UPS.
Desconocimiento de la planeación y de
los criterios que se tienen en cuenta
para la ampliación de la red regulada en
los centros.
Falta de planeación cuando se hacen
requerimientos tecnológicos, no se tiene
en cuenta las cargas que estos van a
generar en los centros.
Falta de capacitación para la
administración y diagnóstico de
corrientes
Mal uso de la red regulada por los
usuarios (conexión de elementos no
SITUACIÓN
Inestabilidad y/o deficiencias en la red Regulada y el Sistemas de alimentación ininterrumpida (SAI
UPS)
de la planeación y de
que se tienen en cuenta
para la ampliación de la red regulada en
los centros.
Falta de planeación cuando se hacen
requerimientos tecnológicos, no se tiene
en cuenta las cargas que estos van a
generar en los centros.
Humedad de zona genera sulfatación en
las cargas de tierra.
Falta de adecuación de ambiente
controlado para los centros de cableado
y bancos de energía eléctrica.
Falta de capacitación para la
administración y diagnóstico de
corrientes eléctricas.
Mal uso de la red regulada por los
usuarios (conexión de elementos no
permitidos)
Falta estudio de cargas
eléctricas y estado de las
conexiones y puntos
eléctricos.
Inestabilidad del fluido
eléctrico.
Falta de UPS y/o las que
se tienen se encuentran
en mal estado o
insuficiente con relación
a la carga en los Centros.Polo a tierra inexistente,
insuficiente o sulfatado.
MaquinariaMano de Obra
MedioMétodo
SITUACIÓN 7
Inestabilidad y/o deficiencias en la red Regulada imentación ininterrumpida (SAI-
UPS)
Falta de UPS y/o las que
se tienen se encuentran
insuficiente con relación
a la carga en los Centros.
Inestabilidad y/o deficiencias en la red regulada (instalación de UPS, distribución de cargas, polos a tierra, puntos eléctricos
Ruta de Mejoramiento
Responsables:
Apoyo Sede Nacional
Ejecución Zonal
Brindar capacitación a
los funcionarios de la
GIDT en la gestión de Red
regulada y sistema de
alimentación
ininterrumpida en redes
eléctricas.
Realizar seguimiento y
ejecutar controles sobre las
medidas implementadas
para el manejo de la red
regulada y el sistema de
alimentación en cada uno
de los centros de la zona
sur.
Realizar un estudio
diagnóstico del estado
actual de la red regulada
y elementos del sistema
de alimentación
ininterrumpida en cada
centro de la Zona sur
Dotar a los centros de la
zona con los
requerimientos
para la implemen
adecuación, reparación y
mantenimiento de la red
regulada y los elementos
del sistema de alimentación
ininterrumpida
para garantizar los bienes
de la universidad.
Realizar seguimiento y
ejecutar controles sobre las
medidas implementadas
para el manejo de la red
regulada y el sistema de
alimentación en cada uno
de los centros de la zona
s centros de la
zona con los
requerimientos necesarios
para la implementación,
adecuación, reparación y
nimiento de la red
los elementos
del sistema de alimentación
necesarios
para garantizar los bienes
de la universidad.
Luego de la depuración
de registros financieros
del CERES UNAD LIBANO
se evidenció que son
aprox. 100 estudiantes
que adeudan
$266.754.400, de los
cuales cancelaron
totalmente un 4% que
equivale a $11.382.400.
De los 96 estudiantes
restantes 52 realizaron
acuerdo de pago
representan el 54% con
un comportamiento de
pago del 31%.
El 46% de los estudiantes
pendientes están
notificados a realizar el
acuerdo de pago para
iniciar periodo 2011 B.
Falta de Capacitación, comunicación, Falta de personal, y mejoras en la
mediación en la información
Los Funcionarios no ofrecían la información con calidad y de forma Oportuna a los estudiantes explicando los procesos a seguir pues estos Procesos no dependen de ellos (Funcionarios).
Falta mas capacitación, Comunicación (Estudiantes y Funcionarios, seguimiento y solicitud de informes, toma de decisiones y solución de inconvenientes oportunos
Falta de seguimiento, capacitación, y solución oportuna a los problemas ya
presentados
SITUACIÓN
Planes para recuperación de cartera de poca aceptación por parte de los estudiantes.
Falta de Capacitación, comunicación, Falta de personal, y mejoras en la
mediación en la información
Falta unificar un formato de tabla financiera en la zona
Los Funcionarios no ofrecían la información con calidad y de forma Oportuna a los estudiantes explicando los procesos a seguir pues estos Procesos no sólo dependen de ellos (Funcionarios).
Bases de datos No actualizadas
Falta mas capacitación, Comunicación (Estudiantes y Funcionarios, Sede Nacional), seguimiento y solicitud de informes, toma de decisiones y solución de inconvenientes
Comunicación, seguimiento, Unificar, y recuperar la
cartera a nivel zonal y de 56 Estudiantes del Líbano
Falta de seguimiento, capacitación, y solución oportuna a los problemas ya
presentados
No uso de los medios comunicativos para exponer y explicar los procesos, generar evidencias y realizar explicar
como se desarrollaran los seguimientos a los estudiantes.
Falta de Herramientas que puedan aplicarse al tratamiento , No uso de
herramientas informativas y Bajo uso de la tecnología en esta área
Falta usar unificadamente una herramienta financiera, y/o tablas
financieras que permitan la actualización de bases de datos
No hay una Herramienta Nacional que permita conocer f inancieramente a un estudiante mezclando su estado académico y su estado financiero.
SITUACIÓN 8
Planes para recuperación de cartera de poca aceptación por parte de los estudiantes.
Recuperación de cartera en la zona
Gestionar convenios internos
que posibiliten la financiación
de matrícula y los pagos
pendientes.
Socialización a los estudiantes
del portafolio.
No reanudar matrícula a
estudiantes con saldos
pendientes o por lo menos
con los que no cumplan los
acuerdos realizados
Ruta de Mejoramiento
Responsables:
Apoyo Sede Nacional
Ejecución Zonal
Implementar a través
de la página web de la
zona toda la
información pertinente
de los .
Realizar el seguimiento
y evaluación de las
medidas
implementadas y el
estado de cada una de
ellas que permita
mejoras.
Acompañar a la
zona en el Diseño
de un aplicativo de
recaudo que
permita conocer el
estado e historial
del estudiante.
Implementar a través
de la página web de la
zona toda la
información pertinente
de los .
Realizar el seguimiento
y evaluación de las
medidas
adas y el
estado de cada una de
ellas que permita
mejoras.
1. Informe Comité Nacional de
CERES. VIDERPCO-2009.
2. Ponencia Estudiantes ESAP-CERES Líbano.
3. Informe de Gestión CERES Zona Sur.
4. Informe Comité Operativo CERES
Hay deficiencias en las políticas
nacionales de apoyo a los CERES por
parte de la región y partes
involucradas.
Escaso compromiso del
MEN en el apoyo
No hay apoyo municipal
departamental a los CERES.
No se conoce una política clara de la
UNAD frente a la renovación de la
alianza CERES y la ruta establecida.
SITUACIÓN
Falta de una política clara frente al manejo de los CERES.
MaquinariaPartes
Involucradas
Materiales y recursos
Método
Ingreso de nuevas IES a zonas de
influencia del CERES, sin embargo
han entrado a competir y no a
formar parte de la alianza.
Las IES oferentes no cumplen con
los aportes para el
funcionamiento del CERES.
Falta apropiación y compromiso
por los Comités Operativos en la
gestión de los CERES.
Hay deficiencias en las políticas
nacionales de apoyo a los CERES por
parte de la región y partes
involucradas.
Escaso compromiso del
MEN en el apoyo financiero
al Proyecto CERES.
No hay apoyo municipal y
departamental a los CERES.
conoce una política clara de la
UNAD frente a la renovación de la
alianza CERES y la ruta establecida.
Heterogeneidad
en las
características
de la
Infraestructura
del CERES.
SITUACIÓN 9
tica clara frente al manejo de los CERES.
Renovación Alianzas de los
CERES
Realización de estado
situacional de cada
uno de los CERES de la
Zona, identificando
situaciones
particulares y
oportunidades de
mejora.
Ruta de Mejoramiento
Responsables:
Apoyo Sede Nacional
Ejecución Zonal
Redireccionar los
compromisos de la
alianza CERES de
acuerdo al estado
situacional y a los
lineamientos
establecidos por la
Universidad.
Definición de
lineamientos
institucionales para el
manejo y tratamiento
de los CERES.
Gestionar la firma del
nuevo convenio para la
renovación de la
alianza.
Establecer y socializar
los planes de acción
técnicos y económicos
que permitan el
fortalecimiento de los
CERES de la Zona.
Seguimiento a planes
que permitan tomar
acciones oportunas.
Redireccionar los
compromisos de la
alianza CERES de
acuerdo al estado
situacional y a los
lineamientos
establecidos por la
Universidad.
Gestionar la firma del
nuevo convenio para la
renovación de la
alianza.
Planes de Mejoramiento Zona Sur
Fuente: Sistema de Seguimiento a Acciones de Mejora
SSAM Zona Sur.
Planes de Mejoramiento Zona Sur
Fuente: Sistema de Seguimiento a Acciones de Mejora –
El cumplimiento de un alto porcentaje de metas
establecidas en el plan de mejoramiento
la zona fueron planteadas en términos de
eficacia, sin embargo reconocemos que uno de
los propósitos para el 2011 es precisamente
evaluar el cumplimiento a partir de 4 elementos:
eficacia, eficiencia, efectividad y calidad
De esta manera, la zona propuso a la OCMC
re-definir las actividades que darían cumplimiento
a las acciones, de tal forma
genere impacto institucional.
Así el SSAM, adquiere un mayor sentido y
significado para la zona, toda vez que las nuevas
rutas establecidas están permitiendo análisis
profundos, seguimientos rigurosos, trabajos
articulados con Sede Nacional y sobre todo
optimizar los procesos y prácticas institucionales
para mejorar la calidad del servicio.
El cumplimiento de un alto porcentaje de metas
establecidas en el plan de mejoramiento 2010 de
fueron planteadas en términos de
econocemos que uno de
los propósitos para el 2011 es precisamente
evaluar el cumplimiento a partir de 4 elementos:
eficacia, eficiencia, efectividad y calidad.
De esta manera, la zona propuso a la OCMC
es que darían cumplimiento
forma que su cumplimiento
impacto institucional.
, adquiere un mayor sentido y
significado para la zona, toda vez que las nuevas
rutas establecidas están permitiendo análisis
seguimientos rigurosos, trabajos
articulados con Sede Nacional y sobre todo
optimizar los procesos y prácticas institucionales
para mejorar la calidad del servicio.
• Revisar el comportamiento que ha tenido la zona en los
procesos del SGC de manera trimestral después de
generado el informe por parte de la OCMC, y establecer los
planes de mejoramiento cuando su puntuación sea inferior
a 3.
• Realizar el levantamiento del producto no conforme de los
6 procesos misionales y los 7 procesos de apoyo y enviar al
líder del proceso a nivel nacional, para su revisión y
tratamiento.
• Ingresar el 100% de las historias académicas de los
estudiantes de la Zona, en el aplicativo E dunat
• Compilar la información de los convenios de 2008 a 2010, y
actualizar el aplicativo de convenios dispuesto por la
VIDER.
• Proyectar y emitir circular zonal para líderes del
directores de centro en la zona sur, donde se rec
tiempos de respuesta para el SAU.
EFICACIA + EFICIENCIA + EFECTIVIDAD = CUMPLIMIENTO
Algunas de nuestras acciones
Revisar el comportamiento que ha tenido la zona en los
procesos del SGC de manera trimestral después de
generado el informe por parte de la OCMC, y establecer los
planes de mejoramiento cuando su puntuación sea inferior
tamiento del producto no conforme de los
6 procesos misionales y los 7 procesos de apoyo y enviar al
líder del proceso a nivel nacional, para su revisión y
Ingresar el 100% de las historias académicas de los
cativo E dunat - y Gesdoc.
Compilar la información de los convenios de 2008 a 2010, y
actualizar el aplicativo de convenios dispuesto por la
Proyectar y emitir circular zonal para líderes del SAU y
directores de centro en la zona sur, donde se recuerden los
• 5 OVAS desarrolladas en el marco de las Diplomaturas
siendo utilizadas como material de apoyo en los cursos
académicos para facilitar el aprendizaje de los estudiantes
• Incorporar en el espacio que tiene el SGC en la inducción y
reinducción a tutores y funcionarios, un taller sobre el
manejo de los formatos indicados para cada proceso.
• Diseñar y presentar 1 propuesta del formato de acta de
entrega y recibo de cargos de Administrativos y Académicos,
al líder del proceso de Gerencia Administrativa y Financiera.
• Inscribir 5 planes de negocios exhibidos en las muestras
empresariales de la zona sur en las temáticas que guarden
afinidad con las convocatorias.
• Diseñar 1 propuesta de intervención de acuerdo con los
resultados encontrados en el análisis de las encuestas del
proyecto Fortalecimiento Familiar en las comunas 3 y 4 de
Ibagué.
• Proyectar y emitir circular zonal para todo personal
académico (docentes, tutores, consejeros) recordando la
importancia del cumplimiento en calificar, retroalimentar los
trabajos y registrar oportunamente las calificaciones de los
estudiantes en el campus virtual y en RCA.
EFICACIA + EFICIENCIA + EFECTIVIDAD = CUMPLIMIENTO
5 OVAS desarrolladas en el marco de las Diplomaturas
siendo utilizadas como material de apoyo en los cursos
académicos para facilitar el aprendizaje de los estudiantes.
GC en la inducción y
reinducción a tutores y funcionarios, un taller sobre el
manejo de los formatos indicados para cada proceso.
Diseñar y presentar 1 propuesta del formato de acta de
entrega y recibo de cargos de Administrativos y Académicos,
el proceso de Gerencia Administrativa y Financiera.
Inscribir 5 planes de negocios exhibidos en las muestras
empresariales de la zona sur en las temáticas que guarden
Diseñar 1 propuesta de intervención de acuerdo con los
resultados encontrados en el análisis de las encuestas del
proyecto Fortalecimiento Familiar en las comunas 3 y 4 de
Proyectar y emitir circular zonal para todo personal
académico (docentes, tutores, consejeros) recordando la
imiento en calificar, retroalimentar los
trabajos y registrar oportunamente las calificaciones de los
SIGMA: Claves de consulta para
Directores de Centro.
SSAM: Claves de consulta para
directores de centro. El nodo
pueda visualizar las acciones
específicas registradas a los
centros. Desconocimiento de los
directores de algunas acciones
registradas.
RENDICION DE CUENTAS: Usuario
que realice el seguimiento en
participación
Responsables:
Apoyo Sede Nacional
Ejecución Zonal
La información registrada en los aplicativos de la Universidad, en algunos casos no se puede visualizar en
su totalidad por el encargado en la zona
SAU: Ampliación de los
privilegios del líder
zonal que posibilite
mayor información
Claves de consulta para
Claves de consulta para
. Desconocimiento de los
directores de algunas acciones
Usuario
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN
Facilita y optimiza el
acompañamiento y
seguimiento a los procesos.
PLAN DE MEJORAMIENTO
Oportunos de acuerdo a las
necesidades de la zona.
RED EGRESADOS: Mayor acceso a la
información registrada
por el graduando.
PUI: Apoyar el proceso
para mejorar tiempos
de entrega
COMPROMISO
Mayores niveles de
compromiso y
responsabilidad frente al
quehacer institucional.
Mantenimiento del SGC –
Segunda Etapa.
Ley Antitrámites
Plan Institucional de
Gestión Ambiental
Se ve la necesidad de crear aplicativos zonales, para agilizar los reprocesos en los que tiene que incurrir la
zona
Se generan informes de tiempos más prolonga
los necesarios dilatando la toma de decisiones
Ampliación de los
privilegios del líder
zonal que posibilite
mayor información.
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN
Facilita y optimiza el
acompañamiento y
guimiento a los procesos.
PLAN DE MEJORAMIENTO
Oportunos de acuerdo a las
necesidades de la zona.
Se generan informes de tiempos más prolongados de
los necesarios dilatando la toma de decisiones
VIMMEP Incorporar en las guías de los cursos académicos en sus dos mediaciones, actividades que tengan como fuente primaria de
consulta la Biblioteca Virtual.
VIDERPCO Diseñar e implementar una estrategia de articulación que involucre todos los actores de la comunidad Unadista y permita el reconocimiento de dicha
Unidad misional.
VIACI Presentar una propuesta de reglamentación para la conformación, seguimiento, plan de incentivos de semilleros de investigación. Liderar el proceso de formalización de la red nacional de Bienestar.
CLÚSTERSolicitar con los líderes del SIGMA, SAU, PUI, Rendde cuentas, SSAM y Red Egresados un mayor y consulta a la información
Nuestro p
sentido de generar
oportunidades de mejora
constantemente, por lo que será
un reto permanente el
seguimiento y control frente al
comportamiento de indicadores
revisión de fuentes de
información institucional, evitar
las reincidenc
monitorear
con el fin de brindar cada día
un excelente servicio a nuestros
CLÚSTER Solicitar con los líderes del SIGMA, SAU, PUI, Rendición de cuentas, SSAM y Red Egresados un mayor acceso y consulta a la información.
Nuestro propósito continúa en el
sentido de generar
oportunidades de mejora
constantemente, por lo que será
un reto permanente el
seguimiento y control frente al
comportamiento de indicadores,
revisión de fuentes de
información institucional, evitar
las reincidencias y generar y
monitorear acciones propuestas
con el fin de brindar cada día
un excelente servicio a nuestros
usuarios.
