ÁREAS DE CONOCIMIENTO DE LA DIRECCIÓN DEPROYECTOS

GESTIÓN DE PROYECTOS

¿Qué es un proyecto?

Características del proyecto

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto,servicio o resultado único.

Temporal

Temporal significa que cada proyecto tiene un comienzo definido y un finaldefinido. El final se alcanza cuando se han logrado los objetivos del proyecto ocuando queda claro que los objetivos del proyecto no serán o no podrán seralcanzados, o cuando la necesidad del proyecto ya no exista y el proyecto seacancelado.

Los proyectos pueden tener impactos sociales, económicos y ambientales,intencionales o no, que perduran mucho más que los propios proyectos.

Productos, servicios o resultados únicos

Un proyecto crea productos entregables únicos. Productos entregables sonproductos, servicios o resultados. Los proyectos pueden crear:

• Un producto o artículo producido, que es cuantificable, y que puede ser unelemento terminado o un componente

• La capacidad de prestar un servicio como, por ejemplo, las funciones delnegocio que respaldan la producción o la distribución

• Un resultado como, por ejemplo, salidas o documentos.

Por ejemplo, de un proyecto de investigación se obtienen conocimientos quepueden usarse para determinar si existe o no una tendencia o si un nuevoproceso beneficiará a la sociedad.

Elaboración gradual

La elaboración gradual es una característica de los proyectos que acompaña alos conceptos de temporal y único. “Elaboración gradual” significa desarrollar enpasos e ir aumentando mediante incrementos.

Por ejemplo, el alcance de un proyecto se define de forma general al comienzodel proyecto, y se hace más explícito y detallado a medida que el equipo delproyecto desarrolla un mejor y más completo entendimiento de los objetivos y delos productos entregables.

¿Qué es Gestión?Es la administración, dirección, es el ejercicio de responsabilidades sobre un

proceso (es decir, sobre un conjunto de actividades) lo que incluye:

La preocupación por la disposición de los recursos y estructuras necesariaspara que tenga lugar.

La coordinación de sus actividades (y correspondientes interacciones).

¿Qué es la dirección de proyectos?

La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades,herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer losrequisitos del proyecto. La dirección de proyectos se logra mediante la aplicacióne integración de los procesos de dirección de proyectos de inicio, planificación,ejecución, seguimiento y control, y cierre. El director del proyecto es la personaresponsable de alcanzar los objetivos del proyecto.La dirección de un proyecto incluye:

• Identificar los requisitos• Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar• Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costes• Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudesy expectativas de los diferentes interesados.

En Dirección de proyectos a menudo hablan de una “triple restricción”:

Alcance, tiempos y costes del proyecto.

A la hora de gestionar los requisitos concurrentes de un proyecto. La calidad delproyecto se ve afectada por el equilibrio de estos tres factores

Descripción general de las Áreas de Conocimiento de la Dirección deProyectos y de los Procesos de Dirección de Proyectos

Áreas de experiencia

Muchos de los conocimientos, y de las herramientas y técnicas para gestionarproyectos, tales como la estructura de desglose del trabajo EDT, el análisis delcamino crítico y la gestión del valor ganado, son exclusivos del área de ladirección de proyectos. Sin embargo, comprender y aplicar los conocimientos,habilidades, herramientas y técnicas generalmente reconocidas como buenasprácticas no es suficiente por sí solo para una dirección de proyectos efectiva.Una dirección de proyectos efectiva requiere que el equipo de dirección delproyecto comprenda y use los conocimientos y las habilidades correspondientesa, por lo menos, cinco áreas de experiencia:

• Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación• Comprensión del entorno del proyecto• Conocimientos y habilidades de dirección general• Habilidades interpersonales.• Fundamentos de la Dirección de Proyectos

Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación

Las áreas de aplicación son categorías de proyectos que tienen elementossignificativos comunes pero que no son necesarios ni están presentes en todoslos proyectos. Las áreas de aplicación se definen, por lo general, en términos de:

• Departamentos funcionales y disciplinas de respaldo, como las legales, deproducción, de manejo de inventario, de comercialización, de logística y depersonal.

• Elementos técnicos, como el desarrollo o la ingeniería de software, ingenieríade aguas y sanitaria, o la ingeniería de construcción, arquitectura, etc. según elproyecto.

• Especializaciones de gestión, como la contratación por el gobierno, eldesarrollo de comunidades y el desarrollo de nuevos productos.

• Grupos de industria, como el automotor, el químico, el agrícola o el de serviciosfinancieros.

Cada área de aplicación, por lo general, tiene un conjunto de normas y prácticasaceptadas, que a menudo se han plasmado en regulaciones. La OrganizaciónInternacional de Normalización (ISO) establece la siguiente diferencia entrenormas y regulaciones:

• Una norma es un “documento establecido por consenso y aprobado por uncuerpo reconocido que proporciona, para uso común y repetido, reglas, pautas ocaracterísticas para actividades o sus resultados, con el propósito de lograr elóptimo grado de orden en un contexto determinado”. Ejemplos de normas sonlos tamaños en calibre de tubería de agua.

• Una regulación (Reglamento) es un requisito impuesto por el gobierno, queespecifica las características de productos, procesos o servicios, incluidas lasdisposiciones administrativas aplicables, que son de cumplimiento obligatorio. Elreglamento de edificación es un ejemplo de regulación.

Las normas se convierten en obligatorias cuando una documentación contractuallo especifica.

Comprensión del entorno del proyecto

Casi todos los proyectos se planifican e implementan en un contexto social,económico y ambiental y tienen impactos positivos y negativos deseados y/o nodeseados. El equipo del proyecto debe considerar el proyecto en el contexto desu entorno cultural, social, internacional, político y físico.

• Entorno cultural y social. El equipo tiene que entender cómo afecta el proyectoa las personas y cómo afectan las personas al proyecto. Esto puede requerir unacomprensión de los aspectos económicos, demográficos, educativos, éticos,étnicos, religiosos, y de otras características de las personas a quienes afecta elproyecto o que puedan tener un interés en éste.

El director del proyecto también debe examinar la cultura de la organización ydeterminar si se reconoce que la dirección de proyectos desempeña un rol válidocon responsabilidad y autoridad para gestionar el proyecto.

• Entorno internacional y político. Es posible que algunos miembros del equipotengan que estar familiarizados con las leyes y costumbres internacionales,nacionales, regionales y locales aplicables, así como con el clima político quepodría afectar al proyecto. Otros factores internacionales a tener en cuenta sonlas diferencias de husos horarios, los días festivos nacionales y regionales, losrequisitos de viaje para reuniones cara a cara y la logística de teleconferencias.

• Entorno físico. Si el proyecto va a afectar a su ámbito físico, algunos miembrosdel equipo deberán estar familiarizados con la ecología local y la geografía físicaque podrían afectar al proyecto o ser afectadas por el proyecto.

Conocimientos y habilidades de dirección general

La dirección general comprende la planificación, organización, selección depersonal, ejecución y control de las operaciones de una empresa enfuncionamiento. Incluye disciplinas de respaldo como por ejemplo:

• Gestión financiera y contabilidad• Compras y adquisiciones• Ventas y comercialización• Contratos y derecho mercantil• Diseño y Construcción• Logística y cadena de suministro• Planificación• Estructuras y comportamiento de la organización, administración de personal,compensaciones, beneficios sociales• Prácticas sanitarias y de seguridad ocupacional - industrial• Tecnología de la información.

Habilidades interpersonales

La gestión de las relaciones interpersonales incluye:

• Comunicación efectiva. Intercambio de información

• Influencia en la organización. Capacidad para “lograr que las cosas sehagan”• Liderazgo. Desarrollar una visión y una estrategia, y motivar a las personas alograr esa visión y estrategia• Motivación. Estimular a las personas para que alcancen altos niveles derendimiento y superen los obstáculos al cambio• Negociación y gestión de conflictos. Consultar con los demás para ponersede acuerdo o llegar a acuerdos con ellos• Resolución de problemas. Combinación de definición de problemas,identificación y análisis de alternativas, y toma de decisiones.

Fundamentos de la Dirección de Proyectos

Los Fundamentos de la Dirección de Proyectos describen el conocimiento propiodel campo de la dirección de proyectos, que se superpone con otras disciplinasde dirección.

Los Fundamentos de la Dirección de Proyectos que se describen en la Guía delPMBOK

®se componen de:

• Definición del ciclo de vida del proyecto

• Cinco Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos

• Nueve Áreas de Conocimiento

DEFINICIÓN DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Ciclo de vida del proyecto

Para facilitar la gestión, los directores de proyectos o la organización puedendividir los proyectos en fases, con los enlaces correspondientes a lasoperaciones de la organización ejecutante.

El conjunto de estas fases se conoce como ciclo de vida del proyecto. Muchasorganizaciones identifican un conjunto de ciclos de vida específico para usarlo entodos sus proyectos.

Secuencia lógica de desarrollo y de intervención de un proyecto:

De la idea a la ficha de proyecto (idea)

La preparación y presentación del proyecto (pre –inversión)

La ejecución del proyecto (inversión - operación)

El cierre del proyecto (operación)

La preparación y presentación del proyecto (pre –inversión)

La ejecución del proyecto (inversión)

El cierre del proyecto (operación)

GRUPOS DE PROCESOS DEDIRECCIÓN DE PROYECTOS

La Guía del PMBOK describe tres documentos principales, cada uno de loscuales tiene una finalidad específica:

• Acta de Constitución del Proyecto. Autoriza formalmente el proyecto.

• Enunciado del Alcance del Proyecto. Establece el trabajo que deberealizarse y los productos entregables que deben producirse.

• Plan de Gestión del Proyecto. Establece cómo se realizará el trabajo.

El plan de gestión del proyecto está compuesto por los planes y documentosgenerados por los distintos procesos.

Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Este proceso se relaciona principalmente con la autorización del proyecto o, enun proyecto de múltiples fases, de una fase del proyecto. Es el procesonecesario para documentar las necesidades de negocio y el nuevo producto,servicio u otro resultado que se pretende obtener para satisfacer esos requisitos.Esta acta de constitución vincula el proyecto al trabajo continuo de laorganización y autoriza el proyecto. Los proyectos son constituidos y autorizadospor la organización o por un organismo de gestión de programas. En losproyectos de múltiples fases, este proceso se usa para validar lasdecisiones tomadas durante el proceso anterior de Desarrollar el Acta deConstitución del Proyecto.

Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar

Es el proceso necesario para producir una definición preliminar del proyectousando el Acta de Constitución del Proyecto con otras entradas a los procesosde iniciación. Este proceso aborda y documenta los requisitos del proyectoy de los productos entregables, los requisitos de los productos, los límitesdel proyecto, los métodos de aceptación y el control del alcance. Enproyectos de múltiples fases, este proceso valida el alcance del proyecto paracada fase.

NUEVE ÁREAS DECONOCIMIENTO

1. Gestión de la Integración del Proyecto

2. Gestión del Alcance del Proyecto

3. Gestión del Tiempo del Proyecto

4. Gestión de los Costes del Proyecto

5. Gestión de la Calidad del Proyecto

6. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto

7. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

8. Gestión de los Riesgos del Proyecto

9. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

1. Gestión de la Integración del Proyecto

Describe los procesos y actividades que forman parte de los diversos elementosde la dirección de proyectos, que se identifican, definen, combinan, unen ycoordinan dentro de los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos. Secompone de los procesos de dirección de proyectos Desarrollar el Acta deConstitución del Proyecto, Desarrollar el Enunciado del Alcance del ProyectoPreliminar, Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto, Dirigir y Gestionar laEjecución del Proyecto, Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto, ControlIntegrado de Cambios y Cerrar Proyecto.

2. Gestión del Alcance del Proyecto

Describe los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto incluyatodo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyectosatisfactoriamente. Se compone de los procesos de dirección de proyectosPlanificación del Alcance, Definición del Alcance, Crear EDT, Verificación delAlcance y Control del Alcance.

3. Gestión del Tiempo del Proyecto

Describe los procesos relativos a la puntualidad en la conclusión del proyecto.Se compone de los procesos de dirección de proyectos Definición de lasActividades, Establecimiento de la Secuencia de las Actividades, Estimación deRecursos de las Actividades, Estimación de la Duración de las Actividades,Desarrollo del Cronograma y Control del Cronograma.

4. Gestión de los Costes del Proyecto

Describe los procesos involucrados en la planificación, estimación, presupuestoy control de costes de forma que el proyecto se complete dentro del presupuestoaprobado. Se compone de los procesos de dirección de proyectos Estimación deCostes, Preparación del Presupuesto de Costos y Control de Costos

5. Gestión de la Calidad del Proyecto

Describe los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto cumplacon los objetivos por los cuales ha sido emprendido. Se compone de losprocesos de dirección de proyectos Planificación de Calidad, RealizarAseguramiento de Calidad y Realizar Control de Calidad.

6. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto

Describe los procesos que organizan y dirigen el equipo del proyecto. Secompone de los procesos de dirección de proyectos Planificación de losRecursos Humanos, Adquirir el Equipo del Proyecto, Desarrollar el Equipo delProyecto y Gestionar el Equipo del Proyecto.

7. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

Describe los procesos relacionados con la generación, recogida, distribución,almacenamiento y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma.Se compone de los procesos de dirección de proyectos Planificación de lasComunicaciones, Distribución de la Información, Informar el Rendimiento yGestionar a los Interesados.

8. Gestión de los Riesgos del Proyecto

Describe los procesos relacionados con el desarrollo de la gestión de riesgos deun proyecto. Se compone de los procesos de dirección de proyectosPlanificación de la Gestión de Riesgos, Identificación de Riesgos, AnálisisCualitativo de Riesgos, Análisis Cuantitativo de Riesgos, Planificación de laRespuesta a los Riesgos, y Seguimiento y Control de Riesgos.

9. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

Describe los procesos para comprar o adquirir productos, servicios o resultados,así como para contratar procesos de dirección. Se compone de los procesos dedirección de proyectos Planificar las Compras y Adquisiciones, Planificar laContratación, Solicitar Respuestas de Vendedores, Selección de Vendedores,Administración del Contrato y Cierre del Contrato.

MAPA DE PROCESOS