Arreglos de

viaje

Profa. María L. Moctezuma

JDC

30/03/2012

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Objetivos

• Identificar las tareas a realizar al hacer arreglos de viaje.

• Conocer aspectos relacionados con la planificación de viajes utilizando Internet.

• Preparar itinerarios de viaje.

• Aplicar procedimientos adecuados para realizar las tareas durante la ausencia del ejecutivo.

• Informar al ejecutivo sobre asuntos que se atendieron durante su ausencia.

• Conocer documentos necesarios para realizar viajes internacionales.

• Enumerar pasos a seguir antes, durante y al regreso de un viaje oficial.

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Planificar viajes para el ejecutivo

• Determinar cómo se hacen los arreglos de viaje (electrónicamente o por medio de agentes de viaje).

• Conocer quién es responsable de hacer los arreglos de viaje.

• Utilizar el departamento interno para organizar los viajes de los ejecutivos.

• Identificar la persona en la empresa a cargo de los arreglos de viaje.

• Conocer la agencia de viajes que se utiliza.

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Planificar viajes para el/la ejecutiv@

• Saber la política de la empresa sobre:

– acomodo en hoteles para ejecutiv@s.

– transportación terrestre: alquiler de auto, carro oficial/privado.

• Si la empresa posee aviones, ¿cómo reservar para usarlos?

• Conocer el procedimiento para obtener adelantos de efectivo.

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• Responsabilidad del profesional administrativo:

– Servir de enlace y coordinar para asegurarse de que las reservaciones de viaje se hagan a tiempo y correctamente.

– Conocer las preferencias del ejecutiv@.

– Conocer las políticas de la compañía:

• vuelos en primera clase, ejecutiva o económica.

• transportación terrestre (alquiler de auto, carro oficial /privado).

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• Arreglos por Internet:

– Se puede reservar vuelo, seleccionar asientos, pagar y recibir el boleto electrónico.

– Estar pendiente de confirmación electrónica.

– El viajero presentará el número de confirmación y deberá identificarse a la salida.

– Asesorarse sobre cláusulas de contrato con respecto a cambios o cancelaciones.

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• Departamento de viaje:

– La persona a cargo puede ser emplead@ de la empresa o de una agencia de viajes.

– Se prepara un perfil del ejecutivo que contenga:

• nombre

• información de tarjeta de crédito a utilizar para las reservaciones

• teléfono (oficina, residencia, móvil)

• dirección (oficina, residencia)

• preferencias en líneas aéreas y asiento

• compañía de alquiler de automóvil y tipo de automóvil

• hoteles y tipo de habitación preferida

• número de viajer@ frecuente (frequent flyer)

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• Departamento de viaje:

– Responsabilidad del profesional administrativo

• Comunicarse con quien haga los arreglos de viaje.

• Proveer nombre del ejecutivo, ciudades a visitar, fechas del viaje, hora de llegada preferida y hora de regreso.

• Recoger o mandar a buscar boleto de viaje.

• Verificar que los datos estén correctos y concuerden con lo solicitado.

• Verificar que el itinerario esté completo.

• Entregar el boleto y copia del itinerario al ejecutivo y conservar una copia.

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• Agencias de viaje:

– Usualmente hacen los arreglos de viaje, incluyendo la estadía (reservación en el hotel, trasportación terrestre, etc.)

– En ocasiones el profe-sional administrativo solo utiliza la agencia para reservar los vuelos y se ocupa del resto de los arreglos.

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Medidas de seguridad

• Llegar con, por lo menos, tres horas de antelación para tomar el vuelo.

• Mostrar tarjeta de identificación en el mostrador de la línea aérea o al abordar el avión.

• Conocer las reglas de la Transportation Security Administration (TSA).

• Pasar por inspección de maletas, carteras, portafolios y otros artículos.

• Quitarse los zapatos antes de pasar por el escáner de cuerpo entero.

• Remover cámaras de vídeo y computadoras de los estuches para inspección.

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Seguridad personal

• Asegure objetos de valor.

• Fotocopie documentos importantes y guár-delos en otro lugar.

• Utilice una correa para dinero – guárdelo bien.

• Entienda la cultura del país que visita.

• Confíe en sus instintos.

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Viajes internacionales

• Se necesita pasaporte y, en algunos países, visa.

• Pasaporte

– El nuestro lo emite el Departamento de Estado de EU.

– Documento de identificación que otorga el gobierno de un país a una persona.

– Certifica que la persona es ciudadana del país que lo emite.

– Concede permiso para salir y viajar a otros lugares y garantiza el ingreso al país al regreso.

– Sirve como evidencia de ciudadanía y de identificación en un país extranjero.

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Viajes internacionales

• Visa:

– La otorga el consulado del país a visitar.

– Es un permiso de ingreso por un periodo de tiempo específico para que ciudadanos extranjeros entren al país.

– Indica el propósito de la visita y el tiempo que durará la misma.

– Los requisitos para obtenerla están sujetos a cambio.

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Viajes internacionales

• Vacunación:

– El gobierno de Estados Unidos recomienda vacunarse contra cierto tipo de enfermedades que pueden contraerse en el país a visitar.

– Al cumplir este requisito, la persona obtiene un certificado de vacunación.

– Éste se presentará junto con el pasaporte al regreso a EU.

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Mantenga los récords

• Cheques de viajero

• Recibos de gastos

• Índice de cambio

• Nombre y dirección de las personas con quien se reunirá

• Destinos

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Otros requisitos

• Conseguir boletos o confirmaciones de vuelo.

• Completar el formulario para adelanto en efectivo, recoger el cheque a tiempo y entregarlo al ejecutiv@ inmediatamente.

• Preparar itinerario de viaje.

– Duplicarlo para mantener copia en la oficina, para el/la ejecutiv@ y para la familia.

– Notificar cualquier cambio que surja a quienes tienen copia del mismo.

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Otros requisitos

• Entregar copia al ejecutiv@”:

– Hoja con el número de reservación electrónica o boletos de avión.

– Documentos que confirmen reservación de automóvil y hotel.

– Materiales pertinentes al viaje (programa de convención, etc.).

– Sobre para conservar los recibos de los gastos.

– Cheques de viajero y conservar la numeración y denominación.

• Recordarle el celular, agenda electrónica y PC personal.

• Conseguir información sobre la moneda y el cambio del país a visitar.

• Reunirse con el ejecutivo para dialogar sobre instrucciones especiales mientras viaja.

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En ausencia del ejecutivo

• Consultar frecuentemente el correo electrónico y facsímil para atender los mensajes del ejecutivo.

• Preparar un registro de llamadas recibidas y visitantes.

• Hacer registro de correspondencia recibida.

• Procesar la correspondencia conforme a instrucciones recibidas. Contestar las que se puedan dentro del marco de autoridad.

• Tomar decisiones sensatas y delegar en el superior del ejecutivo los asuntos urgentes para los cuales el/la profesional administrativo@ no tenga autoridad.

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En ausencia del ejecutivo

• Enviar al correo electrónico del ejecutivo la lista de asuntos para consultar o informar, documentos que necesite leer o cotejar, solicitados o urgentes.

• Organizar el escritorio del ejecutiv@ y poner en orden asuntos pendientes.

• Renviar información electrónica que el ejecutivo deba ver.

• Trabajar las tareas pospuestas para cuando haya tiempo.

• Concertar citas par el ejecutivo, excepto para el primer día que esté de vuelta en la oficina.

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Llegada del ejecutivo

• Colocar la correspondencia en el orden que deba leerla.

• Presentar el registro de llamadas y visitantes atendidos.

• Actualizar el calendario de citas.

• Preparar cartas de agradecimiento para aquellas personas que tuvieron alguna cortesía durante el viaje del ejecutivo.

• Cotejar asuntos no contestados del correo electrónico.

• Cotejar documentos que el ejecutivo se llevó y devolverlos al lugar de procedencia.

• Solicitar los documentos necesarios para preparar el informe de gastos.

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Recomendaciones para viajes

internacionales

• Conseguir información en los consulados de los países a visitar, Departamento de Estado, libros y en la Internet.

• Imprimir tarjetas de presentación del ejecutivo en el idioma del país a visitar.

• Investigar sobre el saludo apropiado y otras formulas de cortesía del país a visitar.

• Mantener la mente alerta y objetiva. No juzgar el comportamiento de nadie. Ser cortés y respetar actitudes, forma de pensar y actuar, valores y gestos de ciudadanos del país.

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Recomendaciones para viajes

internacionales

• Escuchar con atención para tratar de entender el idioma en que se habla.

• Ser cuidados@ con el lenguaje no verbal para no ser malinterpretado o considerarse ofensiv@.

• Vestir adecuadamente para proyectar una imagen profesional.

• Recordar que las culturas son diferentes y pueden tratar el tiempo de forma diferente.

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