ASAMBLEA NACIONAL...colaboradores del Departamento de Archivo, mostrando un desglose detallado de...

ASAMBLEA NACIONAL

MAYO 2015

INDEXAR DOCUMENTOS

PRÉSTAMOS Y CONSULTA DE DOCUMENTOS

INGRESO DE INFORMACIÓN A LA BASE DE DATOS

MICROFILMACIÓN Y/O DIGITALIZACIÓN DE GACETAS OFICIALES

MICROFILMACIÓN Y/O DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEL

DEPARTAMENTO DE ARCHIVOS

DIRECTIVA H.D. ADOLFO VALDERRAMA PRESIDENTE H.D. BENICIO ROBINSON PRIMER VICEPRESIDENTE H.D. ALFREDO PEREZ SEGUNDO VICEPRESIDENTE LIC. FRANZ WEVER SECRETARIO GENERAL LIC. ANELIS BERNAL SUBSECRETARIA GENERAL

SECRETARÍA GENERAL

PERSONAL TÉCNICO

DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

LIC.LUZ MARINA NAVARRO DIRECTORA

LIC. BERTA HISLOP ANALISTA

LIC.MARKELDA CAÑIZALES ANALISTA

LIC.MELINA OROCÚ SECRETARIA

LIC.GLORIA GIL ASISTENTE ADMINISTRATIVA

POR PARTE DEL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO

SEÑOR DIDIO GARCÍA

ÍNDICE

Páginas

Introducción i Estructura Organizativa del Departamento de Archivo 1 Objetivos y Funciones 2

PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS

Transferencia de Documentos al Archivo Central 5 Microfilmación y/o Digitalización de Documentos 8 Microfilmación y/o Digitalización de las Gacetas Oficiales Leyes 11 y Antecedentes Ingreso de Información a la Base de Datos 14 Préstamos y Consulta de Documentos 16 Indexar Documentos 19

ANEXOS

Formularios e Instructivos Inventario de documentos para traslado 23 Formulario de Rollo y Fecha 25 Acta de declaración inicial 27 Acta final 29 Listado de Gacetas Oficiales 31 Control de gacetas oficiales recibidas 33

Registro de leyes y antecedentes 35 Servicio al usuario 37 Registro de servicios 39 Descripción de carpetas 41 Control de rollos enviados a revelar 43 Orden de Trabajo 45

INTRODUCCIÓN

En todo ámbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y analizando distintos datos, que mediante un debido proceso y metodología permiten alcanzar la generación de una información útil, que forma parte de lo que es posteriormente conocido como banco de datos, siendo un objeto de consulta en todo el ámbito socioeconómico. El archivo como administrador de documentos llena una función de gran importancia para el trabajo que se realiza en el Parlamento; al permitir la localización y utilización pronta y exacta de la información. Este manual se presenta con el objetivo fundamental de orientar y guiar a los colaboradores del Departamento de Archivo, mostrando un desglose detallado de las tareas y la forma precisa de cómo realizarlas ofreciendo así a los funcionarios un instructivo práctico, el cual también auxiliará a los nuevos empleados que ingresen, en el desempeño eficiente de las labores que se les encomienden. También se despliegan los procedimientos que son demandados para el adecuado proceso de preservación y/o conservación de la información que genera la Institución en todas sus unidades administrativas incluyendo los despachos de los honorables diputados. El presente documento contiene el detalle de formularios e instructivos y flujo gramas, correspondientes a los diferentes procesos que se ejecutan para tales fines, así como también la organización del Departamento de Archivos de la Asamblea Nacional. Se espera que su oportuna actualización contribuya elocuentemente a la gestión institucional en todos sus niveles.

i

1

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

1

2

OBJETIVO Y FUNCIONES OBJETIVO

Organizar y conservar en buen estado la documentación general recibida en la Asamblea Nacional, mediante la utilización de sistemas adecuados para tales fines. FUNCIONES

• Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, administrar y facilitar los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles, pertenecientes a la Institución;

• Establecer y ejecutar disposiciones concernientes a la selección y eliminación de documentos;

• Velar por la aplicación de políticas archivistas y asesorar técnicamente al personal de la Institución que labora en los archivos de gestión, cuando lo haya solicitado;

• Digitalizar la documentación administrativa de todas las unidades que conforman la Asamblea Nacional;

• Dirigir las acciones requeridas para brindar un servicio óptimo de custodia, conservación y restauración de documentos de la Asamblea Nacional, de acuerdo a las tecnologías modernas como papel impreso, fotográfico, microfilm, magnéticos, sonoros, casetes, discos compactos, videos, entre otros medios;

• Vigilar la protección de los documentos vitales mediante la tenencia de una copia de seguridad de los archivos, guardada fuera de la Institución, y mantener registros y controles de las mismas.

• Mantener y administrar un adecuado sistema de archivo, para el control de la documentación que se recibe y se genera en la Institución;

• Preparar y publicar guías, inventarios, índices e instrumentos auxiliares para facilitar la consulta de los archivos;

• Suministrar información de los archivos solicitada por el interesado, excepto cuando el documento sea de acceso restringido;

• Elaborar el plan anual de trabajo de sus actividades y proyectos;

• Confeccionar los informes de seguimiento sobre la ejecución de sus labores;

• Elaborar los informes de evaluación de resultados;

• Formular el anteproyecto de presupuesto del Departamento;

• Las demás funciones que se le asignen afines a su área de especialidad. 2

3

SECCIÓN DE MICROFILMACIÓN OBJETIVO

Asegurar la adecuada conservación de la documentación microfilmada para su rápida localización, según las necesidades de la Asamblea Nacional;

FUNCIONES

• Revisar y preparar la documentación recibida, para su debida microfilmación;

• Realizar la indización de los rollos de películas para la rápida localización de los documentos microfilmados;

• Ofrecer al usuario en general (interno y externo), las copias de leyes, documentos administrativos y gacetas gravadas conforme a la tecnología disponible;

• Establecer programas de mantenimiento preventivo para los rollos y equipos de microfilmación;

• Microfilmar, conservar y custodiar aquellos documentos que determinen las autoridades superiores de la Asamblea Nacional;

• Elaborar el plan anual de trabajo de sus actividades y proyectos;

• Confeccionar los informes de seguimiento sobre la ejecución de sus labores;

• Elaborar los informes de evaluación de resultados;

• Formular el anteproyecto de presupuesto de la Sección;

• Las demás funciones que se le asignen afines a su área de especialidad. 3

4

PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS

4

5

ASAMBLEA NACIONAL SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE: DEPARTAMENTO DE ARCHIVOS

PROCEDIMIENTO: TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL

FECHA:27/4/2015 PAG.: 1 - 2

ACTUALIZADO POR: MARKELDA CAÑIZALES ELABORADO POR: MARITZA MENDOZA DIR.DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DIRECTORA: LUZ MARINA NAVARRO

REVISADO POR: DEPARTAMENTO DE ARCHIVIOS UNIDAD EJECUTORA

APROBADO POR: FRANZ WEVER SECRETARIO GENERAL

VERSIÓN Nº. 03 P.A. AN/DDP/DA/01

OBJETIVO

Ofrecer un mejor servicio de conservación y/o preservación de la información, a todos los despachos de la Asamblea Nacional. UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONARIOS(AS) QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO UNIDAD REMITENTE

SECRETARIA

• Selecciona la información que será trasladada al Departamento de Archivos

• Clasifica y ordena la información por fecha y unidad ejecutora

• Solicita al Departamento de Archivos el Formulario N° 1(Ver Anexo N°.1) Nota: El Formulario N°1 será utilizado para levantar el inventario de traslado de los documentos para ser archivados, microfilmados y/o digitalizados

• Elabora el listado de los documentos utilizando el Formulario N°.1

• Ordena los documentos en carpetas (fólder) con el nombre o descripción mediante etiquetas adhesivas.

• Codifica o numera cada carpeta

• Coloca las carpetas (fólder) en cajas y verifica que no falte ninguno de los documentos incluidos en el listado que se enviará al Departamento de Archivos.

• Elabora nota de envío de los documentos al Departamento de Archivos

• Solicita firma de la nota a la jefatura del Despacho

• Remite la información con nota firmada y el listado de los documentos en el Formulario N° 1 al Departamento de Archivos. Nota: La información seleccionada incluye: notas, memorandos, circulares, gacetas oficiales, anteproyectos y proyectos, leyes y antecedentes, entre otros documentos de trabajo que han sido enviados y/o recibidos por la Unidad y que requieren de su conservación. La información que no requiere de su conservación, será descartada por la Unidad remitente (copias que vayan adjuntas al doc. Original y doc. en papel xerográfico). Para identificar cada caja se utilizará el Formulario N° 1 denominado “Inventario de documentos para traslado” proporcionado por el Departamento de Archivos. Los documentos que se envían deberán estar libres de cualquier otro elemento que pueda afectar su conservación (grapas, goma, ganchos, otros). Las carpetas (fólder) con los documentos se guardarán en cajas siguiendo un orden cronológico de mayor a menor. 5

6

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE: DEPARTAMENTO DE ARCHIVOS

P.A. AN/DDP/DA/01


PAG.: 2 - 2

La documentación deberá ser remitida ordenada en cajas al Departamento de Archivos. Las cajas deberán estar identificadas con: Procedencia, N° de cajas, numeración de su contenido y año. El Departamento de Archivos no admitirá documentación suelta ni guardada en cajas que no llenen las reglas establecidas en este procedimiento. El cumplimiento de esta norma, facilita el control y la rápida localización de los documentos, tanto para el Departamento de Archivos como para la Unidad Administrativa solicitante. DEPARTAMENTO DE ARCHIVOS OFICINISTA

• Recibe la documentación debidamente registrada en el formulario N° 1 de las diferentes unidades administrativas remitentes y la coteja contra el listado que se remite junto con la misma. Nota:

Si la documentación que se recibe esta debidamente ordenada y registrada, se firma el formulario y se le entrega la copia a la unidad remitente.

Si el listado de los documentos no coincide con los documentos que se encuentran en la caja y no cumple las reglas establecidas en este procedimiento se devolverá la misma a la unidad administrativa remitente.

• Verifica que cada caja y cada carpeta estén debidamente numeradas

• Verifica que los documentos recibidos no tengan grapas, ganchos, clips o goma. • Desdobla y aplana los documentos que así lo requieran. Nota: El (la) oficinista deberá enviar los documentos (notas, memorandos, circulares, gacetas oficiales, anteproyectos y proyectos, leyes y antecedentes entre otros), con el listado borrador a la Sección de Microfilmación libres de clips, grapas, ganchos y goma. También desdoblará, aplanará y corregirá cualquier rotura de los documentos, antes de ser enviados a la Sección de Microfilmación. • Elabora original del listado de los documentos ya clasificados. Nota:

El oficinista verificará que el documento tenga la fecha de recibo y las iniciales de quien lo recibe. El listado borrador deberá contener: el número de la carpeta, la unidad administrativa de procedencia, el mes y año de la documentación, notas enviadas y recibidas, entre otra información. • Realiza la descripción de los documentos. • Remite descripciones de los documentos a la Sección de Microfilmación. • Archiva original de la descripción de los documentos.

6

Selecciona la documentación que será trasladada al Departamento de Archivo.

Clasifica y ordena la documentación por fecha y unidad ejecutora.

Solicita al Departamento de Archivo el Formulario Nº1 (ver anexo nº1).

Elabora el listado de los documentos utilizando el formulario Nº1.

Orden alos documentos en carpetas, con el nombre o descripción mediante etiquetas adhesivas.

Codifica y enumera cada carpeta.

Coloca las carpetas en cajas y verifica que no falte ninguno de los documentos incluidos en el listado que se enviará al departamento de archivo.

Elabora nota de envío de los documentos al departamento de archivos.

Solicita firma de la nota al jefe.

Remite la documentación con nota firmada y el listado de los documentos en el formulario Nº1 al departamento de archivo.

Recibe la documentación debidamente registrada en el formulario Nº1 de la unidad administrativa remitente y coteja contra

el listado que se anexa junto con la misma.

Verifica que cada caja y carpeta estén debidamente numeradas.

Verifica que los documentos recibidos no tengan grapas, ganchos, clips o goma.

Desdobla y aplana los documentos que así lo requieran.

Elabora original del listado de los documentos ya clasificados.

Realiza la descripción de los documentos que contiene el listado.

Remite descripciones de los documentos a la sección de microfilmación.

Archiva original de la descripción de los documentos.

DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ASAMBLEA NACIONAL

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DIRECCIÓN DE DOCUMENTACIÓN Y PUBLICACIONES

UNIDAD REMITENTE SECRETARIA

1 11

1

5

DEPARTAMENTO DE ARCHIVO OFICINISTA

2 3 4

6 7 8 9 10

12 13 14

15 16 17 18

2 3

4

5

6 7 8 9 10

11

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15 16

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12

18

7



PROCEDIMIENTO: MICROFILMACIÓN Y/O DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

FECHA: 27/4/2015 PAG.: 1 - 2


REVISADO POR: DEPARTAMENTO DE ARCHIVO UNIDAD EJECUTORA



OBJETIVO Mantener un sistema de preservación y/o conservación de la información acorde con los avances tecnológicos actuales. UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONARIOS(AS) QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO OFICINISTA • Remite los documentos debidamente organizados a la Sección de Microfilmación. (Ver Anexo Nº9). SECCIÓN DE MICROFILMACIÓN OPERADOR DE MICROFILMACIÓN Y/O DIGITALIZACIÓN • Recibe de Archivos la documentación con las descripciones de los documentos para su debida microfilmación y/o digitalización.

Nota:

La documentación objeto de ser microfilmada y/o digitalizada, deberá estar debidamente organizada, clasificada y codificada para su microfilmación y/o digitalización. • Revisa los documentos recibidos con el listado.

• Ordena los documentos utilizando las descripciones de las carpetas confeccionadas por el personal de archivos.

• Prepara el número de rollo y el Acta de Declaración Inicial, utilizando el Formulario N° 2 y N° 3 (Ver Anexo N° 2 y N° 3).

• Identifica los documentos de doble cara que requieran ser microfilmados y/o digitalizados.

• Procede a la microfilmación y/o digitalización de los documentos.

Nota:

Al rollo de película le asigna el nombre del documento, año, número de rollo y la fecha en que fue microfilmado. • Microfilma el documento y cada hoja fotografiada del mismo pasa a un archivo numérico secuencial.

• Confecciona el Acta final al concluir la microfilmación del rollo, detallando el contenido del mismo. utilizando el Formulario N° 4 (Ver Anexo N° 4).

• Devuelve los documentos a la Jefatura del Departamento de Archivos para su debida custodia.

• Envía el rollo a la empresa correspondiente, para su respectivo revelado.

• Revisa los rollos una vez han sido revelados y luego los indexa.

8

8


P.A. AN/DDP/DA/02


PAG.: 2 - 2

Nota:

El Operador de Microfilmación y/o Digitalización, le da mantenimiento, a los rollos ya trabajados y realiza la limpieza de los equipos, a través de una empresa competente.

• Archiva el rollo microfilmado e indexado. Nota:

Los equipos que deben contar con una permanente limpieza son los siguientes: Planetaria, Impresor Láser, Rotativa, Escáner de Rollo y Escáner de Documentos.

Para el control de calidad de los documentos microfilmados se seguirán los siguientes pasos:

Revisar que la imagen tenga calidad, tanto para la comprobación visual, como para su posterior reproducción.

El Microfilm debe reunir condiciones para una larga permanencia en el archivo.

Si los técnicos emiten la orden de “Microfilmación” correcta los documentos están disponibles para su posterior destino.

Si la orden emitida es “volver a microfilmar” se regresa el documento para que se vuelva a fotografiar.

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Remite los documentos debidamente organizados a la sección de microfilmación.

Recibe del oficinista de archivos la documentación con las descripciones de los documentos para su debida microfilmación y / o digitalización.

Revisa los documentos recibidos con el listado.

Ordena los documentos utilizando las descripciones de las carpetas confeccionadas por el oficinista e archivo.

Prepara el número de rollo y el acta de declaración inicial.

Identifica los documentos de doble cara que requieran ser microfilmados y/o digitalizados.

Procede a la microfilmación y/o digitalización de los documentos.

Microfilma el documento y cada hoja fotografiada del mismo pasa a un archivo numérico secuencial.

Confecciona el acta final al concluir la microfilmación del rollo detallando el contenido del mismo.

Devuelve los documentos a la jefatura del departamento de archivo para su debida custodia.

Envía el rollo a la empresa correspondiente, para su respectivo revelado.

Revisa los rollos una vez han sido revelados y luego los index.

Archiva el rollo microfilmado e indexado.


10



OFICINISTA

1

1 3 2

2 3

4

5

6 7 8 9

10

11

13 12

DEPARTAMENTO DE ARCHIVO

OPERADOR DE MICROFILMACIÓN Y /O DIGITALIZACIÓN

4 5 6

7 8 9 11 10

12 13

10


DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE: DEPARTAMENTO DE ARCHIVOS PROCEDIMIENTO:. MICROFILMACIÓN Y/O DIGITALIZACIÓN DE LAS GACETAS OFICIALES, LEYES Y ANTECEDENTES

FECHA:27/4/2015 PAG.:1 - 1





OBJETIVO Mantener un sistema de preservación y/o conservación de las gacetas oficiales, leyes y antecedentes acorde con los avances tecnológicos actuales. UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONARIOS(AS) QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO DEPARTAMENTO DE ARCHIVOS OFICINISTA

• Recibe de la Unidad Ejecutora las gacetas oficiales, leyes y antecedentes • Confecciona el listado de las gacetas oficiales, leyes y antecedentes utilizando los Formularios N°.5, N° 6 y N°7 (Ver Anexo N° 5, N° 6 Y N° 7) • Verifica que las gacetas oficiales, leyes y antecedentes recibidos no tengan grapas, ganchos, clips o goma • Desdobla y aplana las gacetas oficiales, leyes y antecedentes que así lo requieran • Confecciona el listado original de las gacetas oficiales, leyes y antecedentes • Archiva las gacetas oficiales, leyes y antecedentes OPERADOR DE MICROFILMACIÓN

• Retira de los archivos las gacetas oficiales, leyes y antecedentes • Enumera el rollo de la película y la copia • Confecciona el Acta de Declaración Inicial • Confecciona el listado de gacetas a microfilmar utilizando el Formulario N° 5 Nota:

En el Acta de Declaración Inicial se recopilará la siguiente información: N° de Orden del Rollo, Fecha, hora de inicio y Material del archivo. • Procede a microfilmar las gacetas. • Confecciona el Acta Final, con su respectiva información, utilizando el formulario N° 4 (Ver Anexo N° 4). 11

11


P.A. AN/DDP/DA/03

PROCEDIMIENTO: MICROFILMACIÓN Y/O DIGITALIZACIÓN DE LAS GACETAS OFICIALES, LEYES Y ANTECEDENTES

PAG.: 2 - 2

• Retira el rollo de la cámara y lo envía a la empresa correspondiente para su revelado. Nota:

Para la microfilmación de las gacetas oficiales, leyes y antecedentes se siguen los siguientes pasos:

Se Microfilma por años, mes, días y n° de gaceta oficial, leyes y antecedentes

Se toma en cuenta el orden secuencial de la gaceta, leyes y antecedentes

Se coloca la misma en el centro de la Planetaria dentro de los márgenes, que son los recuadros que se encuentran ubicados en la base de la máquina y, se microfilma página por página ambas caras. • Introduce el rollo de microfilmación en el lector impresor • Revisa el rollo de la cámara una vez ha sido revelado por la empresa. • Verifica el equipo para comprobar que las imágenes salgan bien. • Procede a indexar las gacetas oficiales, leyes y antecedentes Nota

Si al verificar el rollo que ha sido revelado se encuentran algunas de las imágenes, con defectos, el mismo deberá ser devuelto a la empresa para la debida corrección. • Ubica la posición numérica de las gacetas oficiales, leyes y antecedentes • Ubica el número que le proporciona el sistema en los listados para la localización de los documentos • Retira el rollo y lo guarda en el archivador especial de rollos. • Regresa las gacetas oficiales, leyes y antecedentes al archivo. Nota:

Una vez la Sección de Microfilmación ha devuelto las gacetas oficiales, leyes y antecedentes al archivo, el (la) Oficinista de Archivos confeccionará el listado de los mismos y remitirá el original de las leyes y antecedentes al Departamento de Biblioteca de la Asamblea Nacional.

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Recibe de la unidad ejecutora las gacetas oficiales , leyes y antecedentes.

Confecciona el listado de las gacetas oficiales, leyes y antecedentes.

Verifica que las gacetas oficiales, leyes y antecedentes recibidos no tengan grapas, ganchos, clips o goma.

Desdobla y aplana las gacetas oficiales , leyes y antencedentes que así lo requieran.

Confecciona el listado de las gacetas oficiales, leyes y antecedentes.

Archiva las gacetas oficiales, leyes y antecedentes.

Retira de los archivadores, las gacetas oficiales, leyes y antecedentes.

Enumera el rollo de la pelicula y su copia.

Confecciona el acta de declaración inicial.

Confecciona el listado de gacetas oficiales, leyes y antecedentes a microfilmar.

Procede a microfilmar las gacetas oficiales, leyes y antecedentes.

Llena el acta final y lo firma.

Retira el rollo de la cámara y lo envía a la empresa correspondiente para su revelado.

Introduce el rollo de microfilmación en el lector impresor.

Revisa el rollo de la cámara una vez a sido revelado por la empresa.

Verifica el equipo para comprobar que las imágenes salgan bien.

Procede a indexar las gacetas oficiales, leyes y antecedentes.

Ubica la posición numérica de las gacetas oficiales, leyes y antecedentes.

Ubica el número que le proporciona el sistema en los listados para la localización de los documentosDIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ASAMBLEA NACIONAL13

Retira el rollo y lo guarda en el archivador especial de rollos.

Regresa las gacetas oficiales, leyes y antecedentes al archivo.

PROCEDIMIENTO: MICROFILMACIÓN Y/O DIGITALIZACIÓN DE GACETAS OFICIALES, LEYES Y ANTECEDENTESDIRECCIÓN DE DOCUMENTACIÓN Y PUBLICACIONES

OFICINISTA

1

1 3 2

2 3

4

5

6 7 8 9

10

11

13 12


OPERADOR DE MICROFILMACIÓN Y /O DIGITALIZACIÓN

4 5 6

10 11

7

9 12 13

8

14

15 16 17 18 19 20 21

14 15 16 17

18 19

20

21

13



PROCEDIMIENTO: INGRESO DE INFORMACIÓN A LA BASE DE DATOS

FECHA:27/4/2015 PAG.: 1 - 1





OBJETIVO Mantener una base de datos actualizada, que le permita una adecuada consulta al personal que labora en el Departamento de Archivos. UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONARIOS(AS) QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO OFICINISTA

• Solicita al jefe inmediato el índice administrativo (listado de documentos) para ingresar la información microfilmada y/o digitalizada a la base de datos. JEFE INMEDIATO

• Entrega al Oficinista el índice Administrativo (listado de documentos) Nota:

El Índice Administrativo contiene el número de Carpetas, rollo y posición de los documentos. OFICINISTA

• Recibe el Índice Administrativo y se prepara para introducir la información a la Base de Datos • Elabora la base de datos e introduce la información con una breve descripción de los documentos digitalizados y/o microfilmados Nota:

El índice administrativo que se encuentra en la base de datos en formato Microsoft Word, es trasladado a un formato PDF (acrobat), para introducirle al documento un índice de búsqueda PDF, para su rápida y efectiva localización. • Graba la información digitalizada y/o microfilmada introducida en la base de datos. • Envía la información al servidor del Departamento de Sistemas Informáticos y al Departamento de Digitalización para que pueda ser utilizada por el personal del Departamento de Archivos en la prestación de los servicios al usuario en general.

14

Solicita al jefe inmediato el indice administrativo para ingresar la información microfilmada y/o digitalizada a la base de datos.

Entrega al oficinista el índice administrativo.

Recibe el índice administrativo (listado) y se prepara para introducir la información a la base de datos.

Introduce en la base de datos la información con una breve descripción de los documentos digitalizados y/o microfilmados.

Graba la información digitalizada y/o microfilmada instroducida en la base de datos.

Envía la información al departamento de sistemas informáticos y al departamento de digitalización para que pueda ser utilizada

posteriormente por el personal del departamento de archivo en la presentación de los servicios al usuario final.


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PROCEDIMIENTO: INGRESO DE INFORMACIÓN A LA BASE DE DATOS

OFICINISTA

1

1

3

2 3

4

5

6


JEFE DEL DEPARTAMENTO

2

4

5

6

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE: DEPARTAMENTO DE ARCHIVOS PROCEDIMIENTO: PRÉSTAMOS Y CONSULTA DE DOCUMENTOS

FECHA:27/4/2015 PAG.: 1 - 2





OBJETIVO

Dar a conocer los pasos a seguir tanto por la unidad solicitante y/o usuario, como para el personal del Departamento de Archivos que tiene la responsabilidad de atender las diferentes consultas de documentos que se les solicita.

UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONARIOS(AS) QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO UNIDAD SOLICITANTE Y/O USUARIO

• Solicita el documento Nota: El documento debe ser solicitado por escrito. OFICINISTA

• Atiende la solicitud de préstamos y consulta de documentos por la unidad solicitante y/o usuario • Proporciona a la unidad solicitante y/o usuario el Formulario N° 8 para su debido llenado (Ver Anexo N°.8). UNIDAD SOLICITANTE Y/O USUARIO

• Recibe y llena el Formulario N° 8 con los datos solicitados en el mismo. • Lo entrega al oficinista completamente lleno y firmado. Nota: Toda persona que solicite el servicio de préstamo o de consulta de documentos, deberá utilizar el Formulario Nº 8 donde anotará sus datos personales.

OFICINISTA • Verifica que el formulario este completamente lleno por parte del usuario y hace entrega del documento solicitado. • Confirma que el documento sea regresado en la fecha estipulada.

• Archiva copia del informe del servicio prestado • Archiva original del formulario N° 8 que ha sido llenado por la Unidad solicitante y/o Usuario.

16

16

Nota:

Los documentos administrativos sólo podrán ser consultados mediante autorización del Secretario General de la Asamblea Nacional o de la Unidad que edita el documento.

Toda persona que solicite documentos de carácter restringido tendrá que solicitarlo a través de la Secretaría General para su préstamo.

Quedan excluidos de préstamos los siguientes documentos:

El original del documento que por su antigüedad o su valor histórico, no pudieran ser restituidos fácilmente en caso de extravío, se le entregara al usuario una copia del documento para préstamo.

La duración del préstamo será de un máximo de tres (3) días, pudiendo ampliarse la correspondiente renovación, siempre y cuando hubiera solicitado el mismo documento.


P.A. AN/DDP/DA/05

PROCEDIMIENTO: PRÉSTAMOS Y CONSULTAS DE DOCUMENTOS

PAG.: 2 - 2

17

Solicita al jefe inmediato el indice administrativo para ingresar la información microfilmada y/o digitalizada a la base de datos.

Entrega al oficinista el índice administrativo.

Recibe el índice administrativo (listado) y se prepara para introducir la información a la base de datos.

Introduce en la base de datos la información con una breve descripción de los documentos digitalizados y/o microfilmados.

Graba la información digitalizada y/o microfilmada instroducida en la base de datos.

Envía la información al departamento de sistemas informáticos y al departamento de digitalización para que pueda ser utilizada

posteriormente por el personal del departamento de archivo en la presentación de los servicios al usuario final.


18


PROCEDIMIENTO: PRÉSTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS

UNIDAD SOLICITANTE

1

1

4

2 3

4

5

6


OFICINISTA

2

3

5 6 7

8 9 9

18



MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE: DEPARTAMENTO DE ARCHIVOS PROCEDIMIENTO: INDEXAR DOCUMENTOS (Dar un número al documento)

FECHA:27/4/2015 PAG.: 1 - 2

ELABORADO POR: MARKELDA CAÑIZALES DIR.DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DIRECTORA: LUZ MARINA NAVARRO




OBJETIVO

Conocer los pasos que se deben seguir para indexar los documentos que son recibidos en el departamento de archivo.

UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONARIOS(AS) QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO SECCIÓN DE MICROFILMACIÓN • Anota en el formulario de control de rollo enviados a revelar la información general del rollo.

(Ver anexo Nº11).

• Lleva el rollo a la empresa encargada del revelado de la información. Nota: El revelado demora dos días dependiendo de la cantidad de información que se envíe.

SECRETARIA

• Realiza llamada a la empresa encargada del revelado de los rollos. • Notifica al personal de microfilmación para coordinar la búsqueda del revelado.

SECCIÓN DE MICROFILMACIÓN • Retira los revelados en la empresa.

• Verifica los revelados en la máquina para saber si la información es legible y no tiene defectos. Nota: Si la información contiene algún defecto se vuelve a grabar para volver a revelar. • Busca el listado previamente establecido en la máquina.

• Coloca el rollo microfilmado en el lector.

• Corre manualmente al primer documento a la primera página del documento.

• Establece en el listado la posición numérica indicada por el lector y así sucesivamente hasta

finalizar el rollo. 19

19

• Localiza el documento solicitado y coloca el rollo donde aparece el documento solicitado. • Indicar al lector la posición numérica del documento solicitado.


P.A. AN/DDP/DA/05

PROCEDIMIENTO: INDEXAR DOCUMENTOS (Dar un número al documento)

PAG.: 2 - 2

20

Anota en el formulario de control de rollo enviados a revelar la información general del rollo. (Ver anexo Nº11).

Lleva el rollo para revelado a la empresa reveladora.

Recibe el rollo llevado por el colaborador del departamento de archivo de la Asamblea Nacional.

Realiza llamada a la empresa encargada del revelado de los rollos.

Notifica al personal de microfilmación para cordinar la búsqueda del revelado.

Retira los rollos de la empresa y procede a verificar si la información se encuentra conforme a lo solicitado, de tener algun defecto se procede

a devolver a la empresa para efectuar nuevamente el revelado.

Buscar el listado previamente establecido en la máquina.

Coloca el rollo microfilmado en el lector.

Corre manualmente el primero documento a la primera página.

Establece en el listado la posición numérica indicada por el lector y así sucesivamente hasta finalizar el rollo.

Localiza el documento solicitado y coloca el rollo donde aparece el documento solicitado.

Indicar al lector la posición numérica del documento solicitado.


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PROCEDIMIENTO: INDEXAR DOCUMENTOS

SECCIÓN DE MICROFILMACIÓN

1

1

2 3

4

5


SECRETARIA

3

4

EMPRESA REVELADORA

5

6

7

7

6

8 9

8 9

10

2

11

12

10 11 12

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ANEXOS FORMULARIOS Y DOCUMENTOS

21

ANEXO N° 1

ASAMBLEA NACIONAL DIRECCIÓN DE DOCUMENTACIÓN Y PUBLICACIONES DEPARTAMENTO DE ARCHIVOS

INVENTARIO DE DOCUMENTOS PARA TRASLADO

Procedencia: Caja N°:

Año:

Marbete: ( Título de la Carpeta): Carpeta Original Copia

Rellene: Original Departamento de Archivos Preparado por:

Copia - Procedencia Aprobado por: Copia Depósito Recibido por:

Fecha: AN/DDP/DA/01 VER INSTRUCTIVO EN LA PARTE DE ATRÁS

23

22

Instructivo Inventario de Documentos para Traslado Contenido 1. Procedencia Se anotará el nombre de la unidad de donde proviene el documento. 2. Caja No. Se anotará el número de caja, donde se depositan los documentos. 3. Año Se anotará el año de elaboración del documento. 4. Marbete, carpeta Se anotará en el marbete el titulo de la carpeta. 5. Original Se marcará con un gancho en la casilla correspondiente si el documento es original. 6. Copia Se anotará si el documento es copia. 7. Preparado por Se registrará la firma de la persona que realizó el inventario. 8. Aprobado por Se anotará el nombre del jefe de la Unidad. 9. Recibido por Se anotará el nombre de la persona que recibe el documento en el Departamento. 10. Fecha Se anotará el día, mes y año de recibo del Inventario del Traslado de Documentos.

24

23

AN/DDP/DA/SM/02 VER INSTRUCTIVO ENLA PARTE DE ATRÁS

ANEXO N° 2

ASAMBLEA NACIONAL

DIRECCIÓN DE DOCUMENTACIÓN Y PUBLICACIONES DEPARTAMENTO DE ARCHIVOS


FORMULARIO DE ROLLO Y FECHA

ROLLO N°

FECHA:

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24

Instructivo

Rollo N° y Fecha 1. Rollo No. Se anotará el número del rollo. 2. Fecha Se anotará el día, mes y año en que se microfilmó el rollo.

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25

AN/DDP/DA/SM/03 VER INSTRUCTIVO EN LA PARTE DE ATRÁS

ANEXO N°3

ASAMBLEA NACIONAL DIRECCIÓN DE DOCUMENTACIÓN Y PUBLICACIONES

DEPARTAMENTO DE ARCHIVOS SECCIÓN DE MICROFILMACIÓN

ACTA DE DECLARACIÓN INICIAL 1. No. DE ORDEN DEL ROLLO _________________________________________________________ 2. FECHA Y HORA DE INICIO__________________________________________________________

3. MATERIAL DEL ARCHIVO DE ________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 4. MICROFILMACIÓN BAJO LA RESPONSABILIDAD DE _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

___________________________________________ NOMBRE Y NÚMERO DE CÉDULA

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26

Instructivos

Acta de Declaración Inicial 1. No. de orden del rollo Se anotará el número de orden del rollo. 2. Fecha y hora de inicio Se registrará el día, mes, año y hora de inicio de la declaración. 3. Material del archivo de Se anotará el tipo de documento y la unidad administrativa de donde proceden los documentos. 4. Microfilmación bajo la responsabilidad de Se registrará el nombre completo de la persona responsable de la microfilmación del documento. 5. Nombre y número de cédula Se anotará el nombre completo y el número de cédula de la persona responsable de microfilmar el documento.

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27

ANEXO N°4

ASAMBLEA NACIONAL



ACTA FINAL

1. FECHA Y HORA DE TERMINACIÓN ______________________________________________________ 2. ROLLO No. ___________________________________________________________________________ 3. EXPOSICIONES ______________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ 4. MICROFILMADO BAJO LA RESPONSABILIDAD DE __________________________________________ 5. MATERIAL DE ARCHIVO _____________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ 6. BAJO JURAMENTO SE DECLARA: QUE LAS MICROFOTOGRAFÍAS QUE APARECEN EN ESTA PELÍCULA SON FIELES REPRODUCCIONES DE LOS ORIGINALES DEL ARCHIVO DE:

___________________________________________________________________________________ NO ES RESPONSABILIDAD NUESTRA LA DOCUMENTACIÓN QUE APAREZCA INCOMPLETA O DETERIORADA.

_____________________________________________ NOMBRE, FIRMA Y NÚMERO DE CÉDULA

AN/DDP/DA/SM/04 VER INSTRUCTIVO EN LA PARTE DE ATRÁS

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28

Instructivo

Acta Final 1. Fecha y Hora de Terminación

Se anotará el día, mes, año y hora en que se termina la microfilmación del rollo. 2. Rollo N °

Se anotará el número del rollo microfilmado. 3. Exposiciones

Se registrará la cantidad de documentos fotografiados. 4. Microfilmado bajo responsabilidad de

Se registrará el nombre completo de la persona responsable que microfilmó el documento. 5. Material de archivo Se anotará el tipo de documento y la Unidad Administrativa de donde proceden los documentos. 6. Bajo Juramento

Se anotará el nombre de la unidad de procedencia del documento. 7. Nombre y número de cédula Se anotará el nombre completo y número de la cédula de la persona responsable de microfilmar el documento.

30

29

AN/DDIP/DA/SM/05 VER INSTRUCTIVO EN LA PARTE DE ATRÁS

ANEXO Nº5

ASAMBLEA NACIONAL DIRECCIÓN DE DOCUMENTACIÓN Y PUBLICACIONES

DEPARTAMENTO DE ARCHIVOS SECCIÓN DE MICROFILMACIÓN

LISTADO DE GACETA OFICIAL

GACETA No. POSICIÓN No. ROLLO No. _____________ _____________ _______________ _____________ _____________ _______________ _____________ _____________ _______________ _____________ ______________ _______________ _____________ ______________ _______________ _____________ ______________ _______________ _____________ ______________ _______________ _____________ ______________ _______________ _____________ ______________ _______________ _____________ ______________ _______________ _____________ ______________ _______________ _____________ ______________ _______________ _____________ ______________ _______________ _____________ ______________ _______________ _____________ ______________ _______________ _____________ ______________ _______________ _____________ ______________ _______________ ELABORADO POR:__________________________________________

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Instructivos Listado de Gaceta Oficial 1. Gaceta N° Se anotará el número de la Gaceta Oficial. 2. Posición No. Se anotará el número de posición de la Gaceta Oficial. 3. Rollo No. Se anotará el número del Rollo. 4. Elaborado por: Se anotará la firma de la persona que elabora el listado de las Gacetas Oficiales.

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31

ANEXO Nº6



CONTROL DE GACETAS OFICIALES RECIBIDAS

FECHA

NºDE GACETA

LEY Nº

OBSERVACIONES:_________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________ ELABORADO POR

AN/DDP/DA/06 VER INSTRUCTIVO EN LA PARTE DE ATRÁS

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Instructivo

Control de Gacetas Oficiales Recibidas 1. Año

Se anotará el año de las Gacetas Oficiales. 5. Mes

Se anotará el mes de las Gacetas Oficiales. 6. Día

Se anotará el número del día en que se público la Gaceta Oficial. 7. N° de Gaceta Se anotará el número de la Gaceta Oficial. 8. Ley N°

Se anotarán los números de las Leyes que contiene la Gaceta Oficial. 9. Observaciones Se anotará cualquier información adicional sobre las Gacetas Oficiales. 10. Elaborado por Se anotará el nombre completo de la persona que elabora el Formulario.

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FECHA___________________________________________________________________________

LEY Nº

DETALLE

OBSERVACIÓN

________________________________________________

ELABORADO POR


ANEXO Nº7

ASAMBLEA NACIONAL


REGISTRO DE LEYES Y ANTECEDENTES

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Instructivo

Registro de Leyes y Antecedentes 1. Fecha

Se anotará el día, mes y año en que se realiza el Registro de las Leyes y Antecedentes. 2. Ley N°

Se anotará el número de la Ley. 3. Detalle

Se detallará los documentos que acompañan la ley (proyecto, anteproyectos, antecedentes y otros). 4. Observación

Se anotará cualquier información adicional sobre la Leyes. 5. Elaborado por

Se anotará el nombre completo de la persona que realiza el llenado de este formulario.

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AN/DDIP/DA/SM/08 VER INSTRUCTIVO EN LA PARTE DE ATRÁS

ANEXO N°8

ASAMBLEA NACIONAL


SERVICIO AL USUARIO

UNIDAD ADMINISTRATIVA ___________________________________________________________________ OTROS ___________________________________________________________________________________ DOCUMENTO _____________________________________________________________________________ ASUNTO __________________________________________________________________________________ ***********************************************************************************************************

TIPO DE SERVICIO: TIPO DE DOCUMENTO: PRÉSTAMO ORIGINAL CONSULTA COPIA OBSEQUIO GACETA ********************************************************************************************* RECIBIDO POR ______________________ FIRMA __________________________________ CÉDULA _____________________________ TELÉFONO ______________________________ FECHA DE ENTREGA __________________ FECHA DE DEVOLUCIÓN __________________ OBSERVACIÓN _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ ************************************************************************************************************* SERVIDOR RESPONSABLE DEL PRÉSTAMO __________________________________________________ SERVIDOR RESPONSABLE DE REARCHIVARLO ______________________________________________

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36

Instructivo Servicio al Usuario 1. Unidad Administrativa Se anotará el nombre de la Dirección, Unidad, Departamento, Sección o Comisión a la que pertenece el Servidor. 2. Otros Se anotarán los nombres completos de los usuarios provenientes de otras Instituciones. 3. Documento Se anotará el nombre completo del documento. 4. Asunto Se escribirá brevemente sobre el tema de que trata el documento solicitado. 5. Tipo de servicio: ( préstamo, consulta, obsequio) Se marcará con un gancho en el espacio correspondiente el tipo de servicio solicitado. 6. Tipo de documento: (original, copia, gaceta) Se marcará con un gancho en el espacio correspondiente el tipo de documento solicitado. 7. Recibido por Se anotará el nombre de la persona que recibe el documento. 8. Cédula Se registrará el número de identidad personal de la persona que recibe el documento. 9. Fecha de entrega Se anotará el día, mes y año en que se entregó el documento. 10. Firma Se anotará la firma de la persona responsable en el servicio. 11. Teléfono Se anotará el número del teléfono del Servidor solicitante del servicio. 12. Fecha de devolución Se anotará el día, mes y año en que fue devuelto el documento. 13. Observación Se anotará toda la información adicional necesaria sobre el documento. 14. Servidor responsable del préstamo Se anotará el nombre del Servidor responsable que presta el documento. 15. Servidor responsable de rearchivarlo Se anotará el nombre del Servidor responsable que archiva el documento.

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ANEXO N° 9

ASAMBLEA NACIONAL



REGISTRO DE SERVICIOS

UNIDAD ADMINISTRATIVA ____________________________________________________ OTROS _________________________________________________________________ DOCUMENTO______________________________________________________________ ______________________________________________________________ TIPO DE SERVICIO: REPRODUCCIÓN CONSULTA CONSULTAS TELEFÓNICAS ***************************************************************************************************** RECIBIDO POR ________________________ FIRMA ____________________ OBSERVACIÓN _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ ***************************************************************************************************** _____________________________ __________________________ FIRMA DEL FUNCIONARIO FECHA

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Instructivo Registro de Servicios 1. Unidad administrativa Se anotará el nombre de la Dirección, Unidad, Departamento, Sección, Comisión y Despacho de Legisladores que pertenece el funcionario. 2. Otros Se anotarán los nombres de los usuarios externos del registro de servicio. 3. Documento Se registrará el nombre completo del documento. 4. Tipo de servicio: (Reproducción, consulta, consultas telefónicas) Se marcará con un gancho en el espacio correspondiente el tipo de servicio brindado. 5. Recibido por Se registrará el nombre de la persona que recibe el documento. 6. Firma Se anotará la firma de la persona que realiza el registro. 7. Observaciones Se anotará toda la información adicional sobre el documento. 8. Firma del funcionario Se registrará la firma del funcionario responsable del Departamento solicitante del registro. 9. Fecha Se anotará el día, mes y año en que se registro el documento.

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ANEXO N° 10

ASAMBLEA NACIONAL


DESCRIPCIÓN DE CARPETAS

CAJA Nº:________________________ CARPETA:______________________ CONTENIDO: __________________________ TEMA: ___________________________________

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Instructivo Registro de Servicios

1. Caja Nº: Se colocará el número de la caja que corresponda.

2. Carpeta: Se anotará el número de la carpeta que corresponda.

3. Contenido:

Se anotará la procedencia de la caja (a que unidad administrativa pertenece).

4. Tema: Se colocará una descripción del contenido de la carpeta.

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MÁQUINA:___________________________________________

AN/DDP/DA/SM/012

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CONTROL DE ROLLO ENVIADOS A REVELAR

ENTREGADO (MICRO)

ROLLO Nº. DOCUMENTO ENVIADO A RECIBIDO POR

VER INSTRUCTIVO EN LA PARTE DE ATRÁS

ANEXO Nº11DIRECCIÓN DE DOCUMENTACIÓN Y PUBLICACIONES

FECHA

DEPARTAMENTO DE ARCHIVOSECCIÓN DE MICROFILMACIÓN

Instructivo Listado de Documentos 1. Máquina:

Se anotará el nombre del equipo al que pertenece el rollo trabajado. 2. Rollo Nº:

Se anotará el número del rollo que contiene al documento microfilmado.

3. Documento:

Se detallará brevemente en que consiste el documento. 4. Enviado a:

Se anotará el nombre de la empresa a donde se envía el rollo a revelar. 5. Entregado (micro):

Se anotará el nombre del funcionario que traslada el rollo a la empresa que presta este servicio. 6. Recibido por:

Se colocará el nombre del colaborador de la empresa que recibe el rollo para su revelado.

7. Fecha:

Se anotará el día, mes y año en que se recibe la información.

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VER INSTRUCTIVO EN LA PARTE DE ATRÁS AN/DDIP/DA/16

POSICIÓN N°.

FECHA:

ROLLO N°

TEMA:

ORDEN DE TRABAJO

ROLLO N°

FECHA:

TIPO DE DOCUMENTO:

ROLLO N°

POSICIÓN N°.

FECHA:

NOMBRE:

NOMBRE:

TIPO DE DOCUMENTO:

TEMA:

NOMBRE:FECHA:

ROLLO N°

POSICIÓN N°.

TIPO DE DOCUMENTO:

ANEXO Nº12

TEMA:

NOMBRE:

TIPO DE DOCUMENTO:

TEMA:POSICIÓN N°.

ASAMBLEA NACIONALDIRECCIÓN DE DOCUMENTACIÓN Y PUBLICACIONES

DEPARTAMENTO DE ARCHIVOS

Instructivos Orden de Trabajo

1. Rollo No. Se anotará el número del rollo .

2. Posición No. Se registrará el número de posición del documento.

3. Fecha Se anotará el día, mes y año de solicitud de la orden de trabajo.


1. Rollo No. Se anotará el número del rollo.

2. Posición No. Se registrará el número de posición del documento.

3. Fecha Se anotará el día, mes y año de solicitud de la orden de trabajo. Instructivos Orden de Trabajo

1. Rollo N° Se anotará el número de rollo.

2. Posición N° Se registrará el número de posición del documento.



1. Rollo N° Se anotará el número de rollo.

2. Posición N° Se registrará el número de posición del documento.


4. Tipo de documento Se anotará el tipo de documento (gacetas, documentos administrativo) de que se trata.

5. Tema Se registrará el nombre del tema de que trata el documento.

6. Nombre Se anotará el nombre del funcionario que solicitó la orden de trabajo.



6. Nombre Se anotará el nombre del funcionario que solicitó la orden de trabajo.



6. Nombre Se anotará el nombre del funcionario que solicito la orden de trabajo.



6. Nombre Se anotará el nombre del funcionario que solicito la orden de trabajo.

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ASAMBLEA NACIONAL...colaboradores del Departamento de Archivo, mostrando un desglose detallado de...

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