1

Auditoría Administrativa

Unidad I Conceptos Fundamentales

CONCEPTOS VARIOS DE AUDITORÍA

La Auditoria es el examen crítico que realiza el Licenciado en

Contaduría o contador independiente, de los libros, registros, recursos,

obligaciones, patrimonio y resultados de una entidad, basados en principios

de contabilidad, normas, técnicas y procedimientos específicos con la

finalidad de opinar sobre la racionabilidad de la información financiera.

En forma sencilla y clara, escribe Holmes:

"... la auditoria es el examen de las demostraciones y registros

administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de

tales demostraciones, registros y documentos."

Por otra parte tenemos la conceptuación sintética de un profesor de

la universidad de Harvard el cual expresa lo siguiente:

"... el examen de todas las anotaciones contables a fin de comprobar su

exactitud, así como la veracidad de los estados o situaciones que dichas

anotaciones producen."

Tomando en cuenta los criterios anteriores podemos decir que la auditoria

es la actividad por la cual se verifica la corrección contable de las cifras de

los estados financieros; Es la revisión misma de los registros y fuentes de

contabilidad para determinar la racionabilidad de las cifras que muestran los

estados financieros emanados de ellos.

Fuente: http://www.monografias.com/trabajos14/auditoria/auditoria.shtml#ixzz3Qv29QbwF

2

Podemos definir a la auditoría administrativa como el examen integral o

parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de

desempeño y oportunidades de mejora.

Según Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como:

"Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la

empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra

entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que de

a sus recursos humanos y materiales".

Mientras que Fernández Arena J.A sostiene que es la revisión objetiva,

metódica y completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con

base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a

la participación individual de los integrantes de la institución.

El aspecto distintivo de estos diversos usos del término, es que cada caso

de auditoría se lleva a cabo según el sentido que tiene esta auditoría para la

dirección superior. Otras definiciones de auditoría administrativa se han

formulado en un contexto independiente de la dirección superior, a beneficio

de terceras partes.

Necesidades de la auditoria administrativa

En las dos últimas décadas hubo enormes progresos en la tecnología de la

información, en la presente década parece ser muy probable que habrá una

gran demanda de información respecto al desempeños de los organismos

sociales. la auditoria tradicional (financiera) se ha preocupado

históricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia,

sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y

continua siendo de gran significado y valor para nuestras comunidades

3

industriales, comerciales y de servicios a fin de mantener la confinas en los

informes financieros.

Con el desarrollo de la tecnología de sistemas de información ha crecido la

necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la información

administrativa, así como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor la

necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea

capaz a de llevar a cabo el examen y evaluación de:

La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes (auditoria

administrativa funcional)

La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo

(auditoria analítica)

Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad

de examinar y evaluar los factores externos y internos de la empresa y ello

debe hacerse de manera sistemática, abarcando la totalidad de la misma.

Objetivos de la auditoria administrativa

Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente

tenemos los siguientes:

De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación

y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con

estándares preestablecidos.

De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento

de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la

organización.

De organización.- Determinan que su curso apoye la definición de la

estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo

de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.

4

De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la

organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y

cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.

De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la

organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que

produzca bienes y servicios altamente competitivos.

De cambio.- La transforman en un instrumento que hace más permeable y

receptiva a la organización.

De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de

aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus

experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.

De toma de decisiones.- Traducen su puesta en práctica y resultados en un

sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.

Principios de auditoría administrativa

Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios básicos en las

auditorias administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura

teórica de ésta, por tanto debemos recalcar tres principios fundamentales

que son los siguientes:

Sentido de la evaluación

La auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad técnica de

ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecución de

sus respectivos trabajos. Más bien se ocupa de llevar a cabo un examen y

evaluación de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es

decir, personas responsables de la administración de funciones

operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la

implantación de controles administrativos adecuados, que asegures: que la

calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes

y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma económica.

Importancia del proceso de verificación

5

Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar qué es lo

que se está haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y

operativos; la practica nos indica que ello no siempre está de acuerdo con lo

que él responsable del área o el supervisor piensan que esta ocurriendo. Los

procedimientos de auditoría administrativa respaldan técnicamente la

comprobación en la observación directa, la verificación de información de

terrenos, y el análisis y confirmación de datos, los cuales son necesarios e

imprescindibles.

Habilidad para pensar en términos administrativos

El auditor administrativo, deberá ubicarse en la posición de

una administrador a quien se le responsabilice de una función operacional y

pensar como este lo hace (o debería hacerlo). En sí, se trata de pensar en

sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor

administrativo.

Alcance

Por lo que se refiere a su área de influencia, comprende su estructura,

niveles, relaciones y formas de actuación. Esta connotación incluye

aspectos tales como:

Naturaleza jurídica

Criterios de funcionamiento

Estilo de administración

Proceso administrativo

Sector de actividad

Ámbito de operación

Número de empleados

Relaciones de coordinación

Desarrollo tecnológico

Sistemas de comunicación e información

Nivel de desempeño

Trato a clientes (internos y externos)

Entorno

6

Productos y/o servicios

Sistemas de calidad

Campo de Aplicación

En cuanto a su campo, la auditoría administrativa puede instrumentarse en

todo tipo de organización, sea ésta pública, privada o social.

En el Sector Público se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones,

ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema

de trabajo y líneas generales de estrategia.

Se puede concluir, que la aplicación de una auditoría administrativa en las

organizaciones puede tomar diferentes cursos de acción, dependiendo de su

estructura orgánica, objeto, giro, naturaleza de sus productos y servicios,

nivel de desarrollo y, en particular, con el grado y forma de delegación de

autoridad.

La conjunción de estos factores, tomando en cuenta los aspectos

normativos y operativos, las relaciones con el entorno y la ubicación

territorial de las áreas y mecanismos de control establecidos, constituyen la

base para estructurar una línea de acción capaz de provocar y promover el

cambio personal e institucional necesarios para que un estudio de auditoría

se traduzca en un proyecto innovador sólido.

Fuente:

http://www.monografias.com/trabajos14/auditoria/auditoria.shtml#ixzz3Qv3x

Uv4T

El control interno de cada organismo o entidad debe organizarse con

arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar

constituido por las políticas y normas formalmente dictadas, los métodos y

procedimientos efectivamente implantados y los recursos humanos,

financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al

cumplimiento de los objetivos siguientes:

a) Salvaguardar el patrimonio público.

7

b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la

información presupuestaria, financiera, administrativa y técnica.

c) Procurar la eficiencia, eficacia, economía y legalidad de los procesos

y operaciones institucionales y el acatamiento de las políticas

establecidas por las máximas autoridades del organismo o entidad.

El sistema de control interno de cada organismo o entidad tiene por objeto

asegurar el acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos y

bienes que integran el patrimonio público, asegurar la exactitud y veracidad

de la información financiera y administrativa a fin de hacerla útil, confiable y

oportuna para la toma de decisiones, promover la eficiencia de las

operaciones, garantizar el acatamiento de las decisiones adoptadas y lograr

el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en concordancia

con las políticas prescritas y con los objetivos y metas propuestos.

Objetivos del Control Interno

Los objetivos del control interno deben ser establecidos para cada área

o actividad del organismo o entidad, y caracterizarse por ser aplicables,

completos, razonables, integrados y congruentes con los objetivos

generales de la institución.

Además:

1. Evitar o reducir fraudes.

2. Salvaguarda contra el desperdicio.

3. Salvaguarda contra la insuficiencia.

4. Cumplimiento de las políticas de operación sobre bases más seguras.

5. Comprobar la corrección y veracidad de los informes contables.

6. Salvaguardar los activos (patrimonio) del organismo.

7. Promover la eficiencia en operación y fortalecer la adherencia a las

normas fijadas por la administración.

8

El control interno representa el soporte bajo el cual descansa la

confiabilidad de un sistema. Un sistema de control interno es

importante por cuanto no se limita únicamente a la confiabilidad en la

manifestación de las cifras reflejadas en los estados financieros, sino

también evalúa el nivel de eficiencia operacional en procesos

contables y administrativos.

El control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar

errores e irregularidades, la diferencia entre errores e irregularidades

es la intencionalidad del hecho; el termino errores se refiere a errores

u omisiones no intencionales, las irregularidades se refieren a errores

u omisiones intencionales.

Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe

estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se

relacione con la falsificación, fraude o colusión, y aunque

posiblemente los montos no sean significativos, es importante que se

eviten o estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen

implicaciones sobre la correcta gestión del Ente Público.

El sistema de control interno comprende el plan de organización, las

políticas y normas, así como los métodos y procedimientos adoptados para

la autorización, procesamiento, clasificación, registro, verificación,

evaluación, seguridad y protección de los recursos y bienes que integran el

patrimonio público, incorporados en los procesos administrativos y

operativos para alcanzar los objetivos generales del organismo o entidad. El

sistema de control interno abarcará los aspectos presupuestarios,

económicos, financieros, patrimoniales, normativos y de gestión, así como

la evaluación de programas y proyectos, y estará fundado en criterios de

eficacia, eficiencia y economía.

9

REGLAMENTO SOBRE LA ORGANIZACION DEL CONTROL INTERNO

EN LA ADMINISTRACION PUBLICA NACIONAL (R.S.O.A.P.N.)

Artículo 8. La auditoría interna es un servicio de examen posterior,

objetivo, sistemático y profesional de las actividades administrativas y

financieras de cada ente u organismo, realizado con el fin de evaluarlas,

verificarlas, elaborar el informe contentivo de las observaciones,

conclusiones y recomendaciones, así como el correspondiente dictamen.

LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL SECTOR

PÚBLICO (L.O.A.F.S.P.)

Artículo 135.- La auditoría interna es un servicio de examen posterior,

objetivo, sistemático y profesional de las actividades administrativas y

financieras de cada ente u órgano, realizado con el fin de evaluarlas,

verificarlas y elaborar el informe contentivo de las observaciones,

conclusiones, recomendaciones y el correspondiente dictamen. Dicho

servicio se prestará por una unidad especializada de auditoría interna de

cada ente u órgano, cuyo personal, funciones y actividades deben estar

desvinculadas de las operaciones sujetas a su control.

Artículo 41 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República

y del Sistema Nacional de Control Fiscal (L.O.C.G.R.S.N.C.F.) Las unidades

de auditoría interna en el ámbito de sus competencias, podrán realizar

auditorías, inspecciones, fiscalizaciones, exámenes, estudios, análisis e

investigaciones de todo tipo y de cualquier naturaleza en el ente sujeto a su

control, para verificar la legalidad, exactitud, sinceridad y corrección de sus

operaciones, así como para evaluar el cumplimiento y los resultados de los

10

planes y las acciones administrativas, la eficacia, eficiencia, economía,

calidad e impacto de su gestión.