AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN LINEA ESTRATEGICA … · cÓdigo proceso seguimiento y evaluacion a...
Transcript of AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN LINEA ESTRATEGICA … · cÓdigo proceso seguimiento y evaluacion a...
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 1 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN
LINEA ESTRATEGICA JOVENES EN PAZ – VIGENCIA 2015
OFICINA DE CONTROL INTERNO
BOGOTA, JULIO DE 2016
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 2 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
Contenido
1. INTRODUCCIÓN
2. CRITERIOS DE LA AUDITORIA
3. OBJETIVOS
4. ALCANCE
5. EQUIPO DE TRABAJO
6. METODOLOGIA APLICADA
7. CONTEXTO DEL PROCESO A AUDITAR
8. ESTADO DE LOS HALLAZGOS VIGENTES
9. DESARROLLO DE LA AUDITORIA
9.1 GESTION CONTRACTUAL
9.2 EJECUCION PRESUPUESTAL
9.3 ADMINISTRACIÓN DE LA LINEA ESTRATÉGICA
9.4 METAS DE LA LINEA ESTRATÉGICA
9.5 ASPECTOS POR RESALTAR Y MEJORAS EVIDENCIADAS
9.6 OBSERVACIONES
9.7 NO CONFORMIDADES
9.7.1 Etapa Precontractual
9.7.2 Planeación en la Ejecución de los Recursos
9.7.3 Pago de Apoyo Sostenimiento y Garantía de Permanencia
9.7.4 Indicadores de Gestión
9.7.5 Obligaciones Contractuales
9.7.6 Sistema de Información - SIMI
9.7.7 Ruta de Atención Estratégica Jóvenes en Paz – Etapas de Ingreso
9.7.8 Cumplimiento de Metas y Objetivos
9.7.9 Diseño de Metas para la Línea Estratégica
9.7.10 Gestión Documental
9.8 RECOMENDACIONES
10. CONCLUSIONES
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 3 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN - LINEA ESTRATÉGICA JOVENES EN PAZ
VIGENCIA 2015
1. INTRODUCCIÓN
El Plan de Desarrollo de Bogotá Humana tiene como objetivo general mejorar el desarrollo humano de
la ciudad, dando prioridad a la infancia y adolescencia con énfasis en la primera infancia y aplicando un
enfoque diferencial en todas sus políticas. Se busca que en Bogotá se reduzcan todas las formas de
segregación social, económicas, espaciales y culturales, por medio del aumento de las capacidades de la
población para el goce efectivo de los derechos. Este identifica los factores prioritarios de intervención
que permitan remover condiciones de segregación e inequidad relacionados con las capacidades de las
personas, la persistencia de situaciones de exclusión, riesgos ambientales y la apuesta por el
fortalecimiento de la gestión pública para orientar y apoyar las aspiraciones colectivas de las ciudadanías
bogotanas.
En el plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de Obras Públicas para Bogotá D.C. 2012-
2016 “BOGOTA HUMANA” adoptado mediante Acuerdo No. 489 de 2012, se destaca la búsqueda de
una ciudad que reduzca la segregación y la discriminación, al ubicar al ser humano en el centro de las
preocupaciones del desarrollo, marco en el cual se adopta el programa trabajo decente y digno, que busca
construir e implementar una política distrital de trabajo decente creando las bases institucionales
requeridas para poner en marcha estrategias de generación de empleo y formalización laboral pertinentes
y eficaces a través de acciones públicas articuladas, procesos de formación y capacitación para el trabajo,
intermediación laboral, generación de empleo de emergencia y alianzas estratégicas publico privadas,
que garanticen la inserción real y efectiva de los trabajadores al mercado laboral, generar oportunidades
de inclusión económica y productiva con prioridad de atención a la población joven en condición de
vulnerabilidad como eje transversal de la Bogotá Humana. La Generación de oportunidades de
empleabilidad jóvenes en paz, se inicia con la participación conjunta de Secretaría Distrital de Gobierno
y la Secretaría Distrital de Educación e IDIPRON, tiene como objetivo impactar estratégicamente a
juventud en riesgo o vinculados a escenarios de violencia en la ciudad, ofertando a jóvenes desertores
del proceso educativo formal, la terminación de estudios en formación básica y media, así como la
posibilidad de Estudios técnicos con el SENA.
El presente informe tiene como propósito dar a conocer los resultados del desarrollo de la auditoria
interna de gestión al Proyecto de Jóvenes en Paz, los procedimientos y normatividad que lo soportan, así
como también las actividades adelantadas para el cumplimiento de sus metas y objetivos.
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 4 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
2. CRITERIOS DE AUDITORIA
- Constitución Política de Colombia de 1991
- Ley 87 de 1993 - Normas para el ejercicio de Control Interno en las entidades y organismos del
estado
- Ley 80 de 1993 " Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración
Pública " y sus decretos reglamentarios.
- Ley 594 de 2000 "Por medio del cual se dicta la Ley general de archivos y se dictan otras
disposiciones".
- Resolución No. 001 de 2001, del Contador General de Bogotá D.C, por la cual se expide el
manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes en
los entes públicos del Distrito Capital.
- Plan Institucional de Gestión Ambiental
- Procedimientos vigentes - Manuales de contratación y de supervisión del Instituto
- Decreto 4485 del 2009 Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009
- Decreto 943 de 2014. Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2014.
- Resolución No. 183 de 2011, por la cual se actualiza el Manual del Sistema Integrado de Gestión
del Idipron - SIGID
- Convenios suscritos con el Instituto para el desarrollo del proyecto Jóvenes en Paz.
- Decreto No. 714 de 1996, que compila los Acuerdos 24 de 1995 y 20 de 1996, que conforman el
Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital.
- Ley 115 de 1994. “Ley General de Educación”
- Resolución 2674 de 2013. “Por la cual se reglamenta el artículo 126 del Decreto Ley 019 de
2012 y se dictan otras disposiciones”.
- Norma Técnica Distrital NTD-SIG 001:2011
- Plan anual de adquisiciones vigencia 2015
- Acuerdo 489 del 12 de junio de 2012, "Por el cual se adopta el Plan de desarrollo económico,
social, ambiental y de obras públicas para Bogotá D.C. 2012 - 2016 Bogotá Humana".
- Decreto 1510 del 17 de Julio de 2013 "Por el cual se reglamenta el sistema de compras y
contratación pública".
- Decreto 2888 del 31 de Julio de 2007 "Por el cual se reglamenta la creación, organización y
funcionamiento de las instituciones que ofrezcan el servicio educativo para el trabajo y el
desarrollo humano, antes denominado educación no formal, se establecen los requisitos básicos
para el funcionamiento de los programas y se dictan otras disposiciones".
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 5 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
3. OBJETIVO
Realizar la evaluación y seguimiento a la Línea Estratégica de Jóvenes en Paz -Upis externados,
verificando el cumplimiento de la normatividad vigente, la eficiencia en la administración de los
recursos, la implementación del SIGID y el cumplimiento de las acciones desarrolladas encaminadas al
cumplimiento de sus metas y objetivos.
4. ALCANCE
Evaluar el desarrollo de la Línea Estratégica de Jóvenes en Paz en el Instituto, determinando el grado de
economía, eficiencia, eficacia en el manejo de los recursos, los controles, la verificación al cumplimiento
de metas contempladas en lo referente a programas de formación académica y laboral establecidas en su
plan de acción correspondiente a la vigencia actual 2015, en ( 3 ) tres de las Unidades de Protección
Integral que operan bajo la modalidad externado y que han sido escogidas para su evaluación por la
Oficina de Control Interno.
5. EQUIPO DE TRABAJO
ROLES EN LA
AUDITORIA NOMBRES COMPETENCIAS
AUDITOR
LIDER
Andrés Ricardo
Castillo
Revisión de los aspectos relacionados a la ejecución financiera y/o presupuestal,
cumplimiento de metas, administración y estructura del proyecto, SIGID.
AUDITORES
DE APOYO
Johanna Catherine
Gámez Villamizar
Revisión de los aspectos referentes al Modelo Pedagógico y Social del
proyecto, revisión de los aspectos relacionados a la implementación de
controles, administración del SIMI y procedimientos internos.
Jesús Leandro
Tarazona
Revisión de los aspectos referentes a la gestión contractual y de supervisión.
6. METODOLOGIA APLICADA
Se realizaron visitas a 3 Unidades de Protección Integral modalidad externados, entre ellas UPI Santa
Lucia, UPI Perdomo, Molinos y visitas a las instituciones las cuales tienen contrato con el Idipron para
la prestación de servicios en el desarrollo de programas de formación técnica a los jóvenes.
Se generaron muestras aleatorias para la revisión documental de la información de tipo social, financiera,
contractual, así como revisión, observación y análisis de los sistemas de información institucional SIMI,
elementos del sistema integrado de gestión, e informes de inspecciones en cumplimiento de las
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 6 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
actividades propias del desarrollo del proyecto evaluado. Es de anotar que los estudios y el análisis sobre
el contenido de esta auditoría, se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo los cuales
reposan en los archivos de la Oficina de Control Interno.
7. CONTEXTO DEL PROCESO A AUDITAR
El Proyecto de Jóvenes en Paz encamina sus acciones con la participación conjunta de la Secretaría
Distrital de Gobierno, la Secretaría Distrital de Educación y el IDIPRON, hace referencia a una acción
que tiene como objetivo impactar estratégicamente a la juventud en riesgo o vinculados a escenarios de
violencia en la ciudad, ofertando a jóvenes desertores del proceso educativo formal, la terminación de
estudios en formación básica y media, la oferta académica básica se desarrolla en la Escuela Pedagógica
Integral del Instituto, garantizando el acceso a la educación de aceleración del aprendizaje en los grados
6º, 7º, 8º y 9º de la básica secundaria y, el grado 10º y 11º, así como la posibilidad de Estudios técnicos
con el SENA, complementado con actividades extramurales como Gestor de patrimonio, Gestor del
riesgo y cambio climático, Gestor de paz, Logística y producción y semilleros de investigación.
Para el cumplimiento de este objeto, mediante Decreto No. 232 del 13 de junio de 2014, expedido por
el Alcalde Mayor de Bogotá, asignó al IDIPRON la función de implementar el proyecto Misión Bogotá;
Proyecto que al interior del Instituto se denomina Proyecto 968 “Generación de Ingresos y Oportunidades
Misión Bogotá Humana”, el cual propende por la vinculación y la formación de los jóvenes en
condiciones particulares de vulnerabilidad socio económicas, residentes en las zonas críticas y cuadrantes
de alta conflictividad y delitos, o víctimas del conflicto armado interno, mediante un proceso de
desarrollo y fortalecimiento de sus competencias ciudadanas, laborales generales y específicas, para el
emprendimiento y el trabajo, con el fin de promover su inclusión social, económica, cultural y política.
Por tal razón, el proyecto 968 “Generación De Ingresos Y Oportunidades Misión Bogotá” es resultado
de un proceso de transición entre el instituto para la economía Social IPES – al instituto Distrital para la
Protección de la Niñez y la Juventud – IDIPRON, el cual fue ordenado por el Alcalde Mayor, asignándole
la función de adelantar el proyecto Misión Bogotá. Dicho proceso fue acordado mediante Acta del día
21 de mayo de 2014, firmada por representantes de la Secretaría Distrital de Hacienda, El IPES y el
IDIPRON. En virtud de ello, se suscribió el convenio Interadministrativo No. 2312-1, entre el IPES y el
IDIPRON, con el fin de aunar esfuerzos, recursos técnicos, administrativos y físicos con el propósito de
garantizar la prestación del servicio del proyecto.
El proyecto vincula prioritariamente a jóvenes hombres y mujeres vulnerables, entre los 18 y 28 años de
edad, con nivel mínimo de escolaridad básica primaria y máximo técnicos, tecnólogos o educación
superior interrumpida e inconclusa y/o residentes en las zonas priorizadas, establecidas como primera
categoría por sus condiciones de alta vulnerabilidad socioeconómica, vivienda en condiciones
urbanísticas informales y concentración de expendios de SPA, además con criterios de selección y
priorización a Joven en riesgo por violencia o delincuencia de los territorios priorizados a ser
intervenidos. La atención en el proyecto implica una identificación del perfil ocupacional y vocacional
para direccionar el proceso formativo de los y las jóvenes hacia las actividades de emprendimiento o
empleabilidad que el proyecto ofrece para el desarrollo de las competencias específicas de la población
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 7 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
vinculada mediante la articulación con el proyecto de formación y capacitación y apoyo al
emprendimiento empresarial en el sector informal y en poblaciones específicas. Con el fin de lograr que
los beneficiarios permanezcan y culminen los objetivos propuestos en el programa, para ello cuentan con
una garantía de permanencia o apoyo de sostenimiento mensual, para transporte, alimentación y
vestuario, el cual está sujeto a la asistencia del joven al programa, el proyecto está divido en tres líneas
estratégicas las cuales son: Línea estratégica Economía para la vida, Línea estratégica Jóvenes en paz y
Línea estratégica Misión Bogotá Humana, como se muestra en la gráfica:
Gráfico Nº 1
Estructura de la Estrategia
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 8 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
8. ESTADO DE LOS HALLAZGOS VIGENTES
Se hizo seguimiento a Planes de Mejoramiento de vigencia 2014, producto de la auditoría de gestión
efectuada al proyecto 724, evidenciando los hallazgos que se relacionan a continuación relacionados con
la formación de talleres, los cuales están pendientes por cerrar:
SITUACIÓN ENCONTRADA DESCRIPCION DE
LA ACCION
AVANCE
Cer
rad
a
Sin
Cer
rar
OBSERVACIONES
El componente de
emprendimiento y empleabilidad
no lleva a cabo estadísticas de
afinidades, gustos e intereses que
poseen los adolescentes y
jóvenes sobre los talleres y de los
resultados generados por la
aplicación de la ficha de
exploración vocacional,
incumpliendo lo establecido en
el procedimiento M- PIN - PR-
003, en los numerales 2.1.2 del
MECI y 4.2 de la NTCGP 1000
2009.
CORRECCIÓN:
1. Revisar los
lineamientos del formato
y modificarlo según
lineamientos técnicos
implementarlo al interior
de los talleres con el fin de
medir y conocer los
gustos e intereses y grado
de satisfacción con los
actuales talleres.
2. Se debe realizar
aprobación del
instrumento.
3. Una vez aplicada la
encuesta se sugiere la
elaboración de un informe
que procese las respuestas
dadas por los
beneficiarios.
ACCIÓN
CORRECTIVA: Ajustar
el procedimiento en
condiciones generales con
el propósito de
reorganizar internamente
y delegar
responsabilidades en el
desarrollo de la situación
encontrada.
1. Se revisaron los
lineamientos del
formato, se modificó
según lineamientos
técnicos y se aprobó
el instrumento por
parte de la OAP del
formato, Ficha para
Exploración
Vocacional M-EPV-
FT-007 y Encuesta
de Habilidades e
interés para talleres
M-EPV-FT-009.
Se inició la
implementación de la
Encuesta de
Habilidades e
Intereses para talleres
M-EPV-FT-009 con
el fin de medir y
conocer los gustos e
intereses y grado de
satisfacción con los
actuales talleres, se
viene recolectando la
información para la
elaboración del
informe que procese
las respuestas dadas
por los beneficiarios.
2. Se cuenta
aprobado formato
encuesta de
habilidades e
intereses para talleres
vigente desde el
12/08/2015 con
código M-EPV-FT-
009 y Ficha para
X
1. De acuerdo con la revisión
documental soportada por el
Proyecto 724, se puede
evidenciar una muestra de 34
instrumentos aplicados a
aprendientes de los talleres
Gastronomía, Panadería, y
Belleza. El tipo de encuesta
que aplicaron obedece a la
evaluación de talleristas, más
que una evaluación de
afinidades, gustos e intereses,
que se debe efectuar
previamente a la formación que
el estudiante vaya a tener.
Además el formato en que se
aplicó este instrumento no se
encuentra aprobado por la
OAP. NOTA: Ya que el
hallazgo recae en estadísticas
de gustos, afinidades e
intereses de los jóvenes, las
acciones que remite el proyecto
no dan cuenta de una efectiva
acción de mejora al respecto,
por lo anterior no es posible
cerrar el hallazgo. 2. El proceso
adjunta como evidencia copia
de los formatos aprobados de
ENCUESTA DE
HABILIDADES E
INTERESES PARA
TALLERES y FICHA PARA
EXPLORACIÓN
VOCACIONAL, si bien se
cumple parcialmente la
corrección formulada la
aplicación de la misma carece
del elemento enumerado como
número 3 que describe la
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 9 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
exploración
vocacional vigente
desde el 15/05/2015
M-EPV-FT-007.
elaboración de un informe que
procese las respuestas de dicha
encuesta. Igualmente no se
demuestra acción de mejora
respecto a la acción correctiva
que soporte ajuste a
procedimientos en condiciones
generales con el propósito de la
situación encontrada que fue
objeto del presente plan de
mejoramiento. Por lo anterior,
no es posible cerrar el presente
hallazgo. 3. Se evidencia
informe procesado con las
respuestas dadas por los
beneficiarios, se sugiere enviar
copia del mismo a la
Submétodos, a la Rectoría de la
Escuela Integral Idipron y a la
Oficina Asesora de Planeación
para fines pertinentes. En
cuanto a la aplicación de la
acción correctiva no se
encuentra aplicación de acción
de mejora de acuerdo a lo
establecido por el proceso. Por
lo anterior, una vez ajusten el
procedimiento se procederá a
cerrar el presente hallazgo.
Se evidenció que el componente
de Emprendimiento y
Empleabilidad cumple
parcialmente el procedimiento M
PIN PR 003 , M PIN PR 012;
frente a la aplicación de la
totalidad de formatos para
seguimiento de las actividades,
entre ellas la inducción en los
talleres vocacionales, el proyecto
de formación para los talleres con
su respectivo diseño curricular,
guías e instrumentos de
evaluación , los resultados de
desempeño de los beneficiarios
en los talleres, relación de los
materiales a procesar, de los que
se encuentran en proceso de
elaboración y el producto final
como prototipos de motivación
(en algunos casos).
ACCIÓN CORRECTIVA:
Realizar un diagnóstico de
todos los instrumentos y
documentos que se deben y
requieren ser ajustados,
una vez esto se actualizara
el manual de procesos y
procedimientos con la
documentación pertinente.
Luego de ello se realizará
capacitación a los
talleristas para que
implementen dichos
documentos.
1. Se realizaron
reuniones de trabajo
con la OAP a fin de
estandarizar el
procedimiento.
2. Se estandariza
procedimiento
TALLERES
PRODUCTIVOS
JOVENES del cual se
adjunta copia del
instrumento
desarrollado y al que
le resta solo
aprobación final para
subirlo a la plataforma
SIGID.
X
1. Se evidencian avances en
la formulación en borrador
de un procedimiento
denominado "TALLERES
PRODUCTIVOS
JÓVENES", el cual no
cuenta con la aprobación por
parte de la OAP. Al revisar la
página web, se observa que
el mismo no se encuentra
publicado. Por lo anterior,
no es posible cerrar el
hallazgo identificado, debido
a que se encuentran
pendientes acciones que
requieren ser ajustados para
dar culminación al mismo. 2.
Se evidencia de acuerdo a
soportes suministrados a
través de correo electrónico y
de manera física, actas de
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 10 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
reunión que demuestran
revisión y depuración de los
formatos aplicados para cada
uno de los talleres, pero no se
evidencia actualización del
procedimiento cuya
denominación señala el
proceso como TALLERES
PRODUCTIVOS
JÓVENES, ya que no se
visualiza en el manual de
procesos y procedimientos
cargados al proceso de
Economía para la Vida. Por
lo anterior, una vez se detalle
la aprobación de la acción
de mejora establecida como
actualización y
estandarización del
procedimiento
anteriormente mencionado,
se procederá a cerrar el
presente hallazgo.
CRITERIOS Y
PROCEDIMIENTOS DE
EVALUACION Y
PROMOCION DE
ESTUDIANTES EN LOS
PROGRAMAS O TALLERES
TÉCNICOS.
Los programas académicos
analizados (BELLEZA
JOVENES, BELLEZA PARA
EL PROGRAMA “MUJERES
PARA LA VIDA”,
BICICLETAS, CERAMICA,
AGRICULTURA,
CONFECCIONES,
CONSTRUCCIONES CIVILES,
ELECTRICIDAD,
MARROQUINERIA Y
MECANICA DE
MOTOCICLETAS), presentan
debilidad en los procesos de
seguimiento y evaluación de las
competencias establecidas en los
planes de estudio, pues no se
demuestra en términos de calidad,
registros sobre el nivel de
CORRECCIÓN: Revisar
y ajustar plan de estudio
por cada taller para
garantizar el proceso de
seguimiento y evaluación
por competencia y modulo.
ACCIÓN CORRECTIVA:
Obtener del SENA
revisión de las condiciones
de infraestructura de los
talleres en la actualidad y
con estos conceptos definir
la oferta de talleres.
1. Se adelantó reunión
con el Director
General, y se
establecieron nuevos
lineamientos a seguir
frente a los talleres
IDIPRON, decisiones
a través de las cuales
se reformulará el
alcance de los mismos.
2. Producto de los
ajustes se realizaron
reuniones con SENA a
efectos de asumir su
experiencia en
programas académicos
e implementar la
metodología SENA en
el INSTITUTO.
X
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 11 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
cumplimiento y el desarrollo de
las estrategias metodológicas
considerados en los programas de
formación técnica, así como en el
análisis sobre el nivel de
permanencia de los educandos en
su proceso formativo, situación
que se evidencia en el déficit en
los procesos internos de
autoevaluación institucional que
sirve como herramienta de
revisión permanente de los
contenidos básicos de formación
y demás aspectos necesarios para
la mejora y la actualización de los
procesos.
RECURSOS ESPECIFICOS
PARA EL DESARROLLO DE
LOS PROGRAMAS
En auditoría al proyecto de
inversión 724, en el desarrollo de
los programas académicos
contemplados en el PEI
(Cerámica, Marroquinería,
Confecciones, Screen, Velas,
Electricidad, Mecánica de
Motocicletas), se pudo evidenciar
que estos “talleres” al momento
de la verificación no contaban con
algunos de los materiales
requeridos o de los medios
didácticos (aparatos electrónicos,
herramientas, referencia
bibliográfica, etc), o de la
contratación de los talleristas;
insumos todos necesarios para la
ejecución de los mismos. De
acuerdo a lo observado estos
insumos en ocasiones tardan más
de 6 meses para su consecución,
lo que dificulta la prestación
adecuada del servicio y/o cierre
temporal de los mismos, si se
tiene en cuenta que es esencial
contar con todos los recursos
(Talento Humano, Insumos e
Infraestructura), al momento de
llevar a cabo la apertura del
programa académico y durante la
duración del mismo. Situación
que denota debilidad en la
planeación y consecución de
CORRECCIÓN: Tener al
inicio de cada año un plan
de compras por taller y
estudiante.
No hay reporte que
evidencien el
seguimiento
X
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 12 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
recursos, en concordancia con la
implementación de requisitos
mínimos dispuestos por el
Decreto 2888 de 2007.
DESCRIPCION DE LAS
COMPETENCIAS DE LOS
EDUCANDOS
No existe congruencia entre la
denominación del programa y su
correspondiente certificado de
aptitud ocupacional, en relación
con la modalidad y tipo de
formación, ocasionado por la falta
de acreditación de los programas
de formación con la entidad
respectiva. El programa debe
hacer explícitas las competencias
que espera que los estudiantes
desarrollen en el proceso de
formación. Si se trata de un
programa de formación laboral,
además de las competencias
básicas, ciudadanas y laborales
generales, se debe explicitar
cuales son las competencias
laborales específicas adquiridas o
desarrolladas por los Estudiantes.
CORRECCIÓN: Ajustar
los planes de estudio de
cada taller, teniendo
encuentra la modalidad y
el tipo de formación con la
descripción por
competencia de los
educandos y las
necesidades en términos de
infraestructura de los
mismos.
1. Se adelantó reunión
con el Director
General y se
establecieron nuevos
lineamientos a seguir
frente a los talleres
IDIPRON, de los
cuales se reformulará
el alcance de los
mismos.
2. Se están
adelantando gestiones
con el SENA para
transferir los
programas académicos
para implementar la
metodología SENA en
el INSTITUTO. Estas
gestiones entre otros
aspectos contemplaron
la revisión de la
infraestructura de los
talleres (capacidad
instalada), para
evaluar si se cumple
con los criterios
técnicos de acuerdo a
lineamientos SENA.
X
No hay reporte que evidencie el
seguimiento.
9. DESARROLLO DE LA AUDITORIA
La reunión de apertura se realizó el día 25 de noviembre de 2015 con el Gerente del Proyecto, el Dr.
Diego Edixon Karachas Rodríguez – Subdirector Técnico de Desarrollo Humano Subdirección de
Desarrollo Humano, donde se resaltó el objeto, alcance y equipo auditor encargado del desarrollo de la
auditoria.
Con el fin de evaluar los diferentes aspectos objeto de esta auditoria se realizó visita a tres de las UPIS
modalidad externado seleccionadas por la oficina de control interno, en donde se revisaron temas
relacionados con los aspectos sociales, de formación, modelo pedagógico del Instituto y la dinámica de
la estrategia en cada una de ellas.
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 13 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
Se realizó un requerimiento de información con relación a temas administrativos y financieros al Gerente
del Proyecto mediante memorando 2015IE12550 con fecha 26 de Noviembre, los cuales no fueron
entregados a la oficina de control interno; debido a la importancia de esta información para el desarrollo
de la auditoria, se reitera la solicitud con radicado 2015IE13495 con fecha 14 de Diciembre, dirigido a
la Subdirección Técnica de Desarrollo Humano y a la Subdirección Técnica de Métodos Educativos y
Operativos, los cuales no fueron suministrados de manera oportuna. Debido al cambio de administración
para la vigencia 2016, se realizó una retroalimentación con las Subdirecciones de Métodos y Desarrollo
Humano, con el fin de dar a conocer el objetivo de la auditoria y retomar el desarrollo de la misma.
El proyecto actualmente ha suscrito contratos y convenios con diferentes entidades para la formación
técnica en la vigencia 2015 los cuales se relacionan a continuación:
CONVENIO / CONTRATO OBJETO CONTRACTUAL VALOR TOTAL
Convenio interadministrativo 006 de 2015
Suscrito entre el SENA y el IDIPRON, el cual tiene como objeto “Aunar esfuerzos técnicos, económicos, académicos y administrativos entre EL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA Y EL INSTITUTO DISTRITAL PARA LA PROTECCION DE LA NIÑEZ Y LA JUVENTUD IDIPRON para el desarrollo de programas de formación técnica dirigida a jóvenes en condiciones de vulnerabilidad o con alto riesgo de vincularse a actividades en conflictos con la ley o vinculados en escenarios de violencia seleccionados por el IDIPRON en el marco del Proyecto 968 de Generación de Ingresos y Oportunidades Misión Bogotá Humana.”
$ 6.299.081.513
Convenio interadministrativo 001 de 2015
Suscrito entre el SENA y el IDIPRON, el cual tiene como objeto “Aunar esfuerzos técnicos, económicos, académicos y administrativos entre EL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA Y EL INSTITUTO DISTRITAL PARA LA PROTECCION DE LA NIÑEZ Y LA JUVENTUD IDIPRON Y EL INSTITUTO PARA LA INVESTIGACION EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGOGICO IDEP para el desarrollo de programas de formación técnica con contenido TIC.”
$ 1.240.805.470
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 14 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
Contrato No. 1143 de 2015
Suscrito entre el IDIPRON y ACADEMIA NACIONAL DE APRENDIZAJE PUERTO RIVEROS Y CIA LTDA, el cual tiene como objeto “PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION PARA REALIZAR EL DESARROLLO DE PROGRAMAS DE FORMACION TECNICA CON (210) JÓVENES SELECCIONADOS POR EL IDIPRON EN EL MARCO DEL DESARROLLO DEL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 006 DE 2015 .”
$ 385.184.087
Contrato No. 1142 de 2015
Suscrito entre el IDIPRON y ORDEN MINISTROS DE LOS ENFERMOS, el cual tiene como objeto “PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION PARA REALIZAR EL DESARROLLO DE PROGRAMAS DE FORMACION TECNICA CON (180) JÓVENES SELECCIONADOS POR EL IDIPRON EN EL MARCO DEL DESARROLLO DEL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 006 DE 2015 .”
$ 325.924.997
Contrato No. 1144 de 2015
Suscrito entre el IDIPRON y FUNDACION MISIONEROS DIVIDA REDENCIÓN SAN FELIPE NERI-FUMDIR, el cual tiene como objeto “PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION PARA REALIZAR EL DESARROLLO DE PROGRAMAS DE FORMACION TECNICA CON (390) JÓVENES SELECCIONADOS POR EL IDIPRON EN EL MARCO DEL DESARROLLO DEL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 006 DE 2015 .”
$ 765.429.919
Contrato No. 1145 de 2015
Suscrito entre el IDIPRON y EL INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE S.C.A - INCAP S.C.A., el cual tiene como objeto “PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION PARA REALIZAR EL DESARROLLO DE PROGRAMAS DE FORMACION TECNICA CON (390) JÓVENES SELECCIONADOS POR EL IDIPRON EN EL MARCO DEL DESARROLLO DEL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 006 DE 2015 .”
$ 725.923.857
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 15 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
Contrato No. 1146 de 2015
Suscrito entre el IDIPRON y LA CORPORACIÓN CONCORDIA SAS., el cual tiene como objeto “PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION, PARA REALIZAR EL DESARROLLO DE PROGRAMAS DE FORMACION TECNICA CON (600) JÓVENES SELECCIONADOS POR EL IDIPRON EN EL MARCO DEL DESARROLLO DEL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 006 DE 2015 .”
$ 1.086.416.659
Contrato No. 1141 de 2015
Suscrito entre el IDIPRON E INSTITUTO DE EDUCACIÓN INGABO LTDA., el cual tiene como objeto “La capacitación de 90 jóvenes entre 18 y 28 años de edad, en condiciones de vulnerabilidad o con alto riesgo de vincularse a actividades en conflictos con la ley o vinculados en escenarios de violencia, seleccionados por el IDIPRON en el marco del Proyecto 968 Generación de Ingresos y Oportunidades Misión Bogotá Humana, en los siguientes programas: el contratista tendrá a su cargo tres (3) grupos, cada uno debe estar integrado por Treinta (30) estudiantes. Los cuales se encontrarán distribuidos de la siguiente manera: 1. PROGRAMAS DE SERVICIOS: dos (2) grupos en formación técnica en sistema, un (1) grupo en formación técnica en contabilización de operaciones comerciales y financieras.”
$ 162.962.499
Contrato No. 1148 de 2015
Suscrito entre el IDIPRON E INSTITUTO SAN PABLO APOSTOL ., el cual tiene como objeto “PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION, PARA REALIZAR EL DESARROLLO DE PROGRAMAS DE FORMACION TECNICA CON (750) JÓVENES SELECCIONADOS POR EL IDIPRON EN EL MARCO DEL DESARROLLO DEL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 006 DE 2015".
$ 1.402.465.142
TOTAL DE LA CONTRATACIÓN $ 7.539.886.983
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 16 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
9.1 GESTIÓN CONTRACTUAL
Convenio Interadministrativo 006 de 2015
Se realizó la selección del contrato en mención con fin de realizar seguimiento a su ejecución, el cual
está suscrito entre el SENA y el IDIPRON y tiene como objeto “Aunar esfuerzos técnicos, económicos,
académicos y administrativos entre EL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA Y EL
INSTITUTO DISTRITAL PARA LA PROTECCION DE LA NIÑEZ Y LA JUVENTUD IDIPRON
para el desarrollo de programas de formación técnica dirigida a jóvenes en condiciones de vulnerabilidad
o con alto riesgo de vincularse a actividades en conflictos con la ley o vinculados en escenarios de
violencia seleccionados por el IDIPRON en el marco del Proyecto 968 de Generación de Ingresos y
Oportunidades Misión Bogotá Humana.” La supervisión del convenio se ejerce de manera conjunta, en
el caso del IDIPRON ejerce la supervisión la Subdirección Técnica de Métodos Educativos y Operativa.
El aporte corresponde a la suma de SEIS MIL DOSCIENTOS NOVENTA Y NUEVE MILLONES
OCHENTA Y UN MIL QUINIENTOS TRECE PESOS ($6.299.081.513) M/CTE conformado por los
siguientes aportes:
Aporte del SENA: $ 1.444.774.350
Aporte del IDIPRON $ 4.854.307.163 (Programas de Formación Técnica)
De acuerdo al convenio el IDIPRON tiene como Obligaciones, entre otros:
Realizar todas las actuaciones precontractuales y contractuales necesarias, respecto de las
instituciones que hagan parte del banco de oferentes del programa de ampliación de cobertura del
SENA, que dictarán la formación técnica y expedirán la certificación a los jóvenes beneficiarios
del proyecto.
Ejecutar los recursos a su cargo para la ejecución del convenio, de acuerdo con lo establecido en
el plan operativo.
Adelantar la gestión administrativa, financiera y contractual que requiera el convenio de acuerdo
con lo establecido en el plan operativo.
Para la revisión y análisis contractual, se tomó como muestra los contratos No. 1142, 1144, 1145, 1146
de 2015, de los siete (7) contratos suscritos que tienen como objeto la prestación de servicios para
desarrollo de programas de formación técnica en el marco del convenio 006 SENA:
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 17 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
ORDEN MINISTROS DE LOS ENFERMOS CENTRO DE FORMACIÓN INTEGRAL SAN
CAMILO, CONTRATO 1142. CONTRATO FIRMADO EL 26 DE MAYO DE 2015.
Objeto: Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión para realizar el desarrollo de
programas de formación técnica con (180) jóvenes seleccionados por el IDIPRON en el marco del
desarrollo del Convenio Interadministrativo No. 006 de 2015.
El Contratista tendrá a su cargo seis (6) grupos, cada uno debe estar integrado por Treinta (30)
estudiantes. Los cuales se encontrarán distribuidos de la siguiente manera: 1.) PROGRAMA DE
SERVICIOS: Un (1) grupo en técnico de programación de software, tres (3) grupos en formación técnica
asistencia administrativa y dos (2) grupos en formación técnica de recursos humanos.
Forma de Pago: Un primer pago a la entrega del PRIMER Y SEGUNDO PRODUCTO por el cuarenta por ciento (40%)
del valor total del contrato, que corresponde a la suma de CIENTO TREINTA MILLONES
TRESCIENTOS SESENTA Y NUEVE MIL NOVECIENTOS NOVENTA Y OCHO PESOS CON
OCHO CENTAVOS MCTE $130.369.998.8. Conforme al cronograma de actividades aprobado por la
supervisión del contrato.
Un segundo pago, a la entrega del TERCER PRODUCTO, por el cuarenta por ciento (40%) del valor
total del contrato, que corresponde a la suma de CIENTO TREINTA MILLONES TRESCIENTOS
SESENTA Y NUEVE MIL NOVECIENTOS NOVENTA Y OCHO PESOS CON OCHO CENTAVOS
MCTE $130.369.998.8.
Un tercer y último pago, equivalente al (20%) del valor total del contrato, que corresponde a la suma de
SESENTA Y CINCO MILLONES CIENTO OCHENTA Y CUATRO MIL NOVECIENTOS
NOVENTA Y NUEVE PESOS CON CUATRO CENTAVOS MCTE. $65.184.999.4 a la entrega del
CUARTO Y QUINTO PRODUCTO, conforme a cronograma de actividades aprobado por la supervisión
del contrato.
Obligaciones del Contratista:
PRIMER PRODUCTO. Suscripción del acta de inicio, previa aprobación de la garantía única y
expedición del registro presupuestal. Así mismo, deberá presentar el plan de trabajo (plan operativo) con
su respectivo cronograma a los cinco días hábiles de iniciado el contrato, el cual debe ser concertado y
aprobado por la supervisión del mismo: de ser necesario el cronograma se ajustará a las necesidades de
las metas del proyecto.
SEGUNDO PRODUCTO. Documento del programa de bienestar formulado: Dicho programa deberá
contener entre otras, las estrategias de permanencia y reducción de niveles de deserción al interior de los
programas a desarrollar.
TERCER PRODUCTO. Documento que acredite la ejecución del 100% del primer pago y de por lo
menos el 50% de las actividades contempladas en el plan de trabajo (plan operativo) aprobado por el
supervisor del contrato.
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 18 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
CUARTO PRODUCTO. Documento que acredite la ejecución del 85% de las acciones de formación de
la población caracterizada por el IDIPRON, previa certificación de prestación del servicio a satisfacción
expedida por el supervisor del contrato.
QUINTO PRODUCTO. Entrega de informe final de actividades aprobado por el supervisor del contrato.
Supervisión: La supervisión del contrato estará a cargo del Subdirector Operativo Código 068 Grado
02, Subdirector Operativo de Métodos Educativos y Operativa quien en el ejercicio de sus funciones
deberá dar cumplimiento a las obligaciones que se encuentran establecidas en el Manual de Supervisión
e Interventoría de la Entidad, así mismo deberá atender las funciones señaladas en la Constitución, la
Ley y los reglamentos tanto legales como internos del IDIPRON.
FUNDACIÓN MISIONEROS DIVINA REDENCIÓN SAN FELIPE NERI. FUMDIR,
CONTRATO 1144. FIRMADO EL 26 DE MAYO DE 2015.
Objeto: Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión para realizar el desarrollo de
programas de formación técnica con (390) jóvenes seleccionados por el IDIPRON en el marco del
desarrollo del Convenio Interadministrativo No. 006 de 2015.
El contratista tendrá a su cargo trece grupos, los cuales se encontrarán distribuidos de la siguiente manera:
1.) PROGRAMAS DE SERVICIOS. Un grupo en formación técnica en sistemas. 2.) PROGRAMAS DE
TRANSFORMACIÓN: dos grupos en técnico en Mantenimiento de Equipos de Cómputo, cuatro grupos
en técnico en instalaciones de redes de computadores, cinco grupos en técnico en prensa digital para
medios impresos y un grupo en formación técnica de diseño e integración multimedia.
Forma de Pago:
Un primer pago a la entrega del PRIMER Y SEGUNDO PRODUCTO por el cuarenta por ciento (40%)
del valor total del contrato, que corresponde a la suma de TRESCIENTOS SEIS MILLONES CIENTO
SETENTA Y UN MIL NOVECIENTOS SESENTA Y OCHO PESOS MCTE $ 306.171.968. Conforme
al cronograma de actividades aprobado por la supervisión del contrato.
Un segundo pago, a la entrega del TERCER PRODUCTO, por el cuarenta por ciento (40%) del valor
total del contrato, que corresponde a la suma de TRESCIENTOS SEIS MILLONES CIENTO SETENTA
Y UN MIL NOVECIENTOS SESENTA Y OCHO PESOS MCTE $ 306.171.968.
Un tercer y último pago, equivalente al (20%) del valor total del contrato, que corresponde a la suma de
CIENTO CINCUENTA Y TRES MILLONES OCHENTA Y CINCO MIL NOVECIENTOS
OCHENTA Y CUATRO PESOS MCTE. $153.085.984 a la entrega del CUARTO Y QUINTO
PRODUCTO, conforme a cronograma de actividades aprobado por la supervisión del contrato.
Obligaciones del Contratista:
PRIMER PRODUCTO. Suscripción del acta de inicio, previa aprobación de la garantía única y
expedición del registro presupuestal. Así mismo, deberá presentar el plan de trabajo (plan operativo) con
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 19 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
su respectivo cronograma a los cinco días hábiles de iniciado el contrato, el cual debe ser concertado y
aprobado por la supervisión del mismo: de ser necesario el cronograma se ajustará a las necesidades de
las metas del proyecto.
SEGUNDO PRODUCTO. Documento del programa de bienestar formulado: Dicho programa deberá
contener entre otras, las estrategias de permanencia y reducción de niveles de deserción al interior de los
programas a desarrollar.
TERCER PRODUCTO. Documento que acredite la ejecución del 100% del primer pago y de por lo
menos el 50% de las actividades contempladas en el plan de trabajo (plan operático) aprobado por el
supervisor del contrato.
CUARTO PRODUCTO. Documento que acredite la ejecución del 85% de las acciones de formación de
la población caracterizada por el IDIPRON, previa certificación de prestación del servicio a satisfacción
expedida por el supervisor del contrato.
QUINTO PRODUCTO. Entrega de informe final de actividades aprobado por el supervisor del contrato.
Supervisión: La supervisión del contrato estará a cargo del Subdirector Operativo Código 068 Grado
02, Subdirector Operativo de Métodos Educativos y Operativa quien en el ejercicio de sus funciones
deberá dar cumplimiento a las obligaciones que se encuentran establecidas en el Manual de Supervisión
e Interventoría de la Entidad, así mismo deberá atender las funciones señaladas en la Constitución, la
Ley y los reglamentos tanto legales como internos del IDIPRON.
INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE. INCAP, CONTRATO 1145. FIRMADO EL
26 DE MAYO DE 2015.
Objeto: Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión para realizar el desarrollo de
programas de formación técnica con (390) jóvenes seleccionados por el IDIPRON en el marco del
desarrollo del Convenio Interadministrativo No. 006 de 2015.
El contratista tendrá a su cargo trece grupos, los cuales se encontrarán distribuidos de la siguiente manera:
1.) PROGRAMA PRODUCCIÓN Y TRANSFORMACIÓN: Dos grupos en técnico de instalación de
redes y computadores y dos grupos en técnico de desarrollo de operaciones logísticas en la cadena de
abastecimiento. 2.) PROGRAMA DE SERVICIOS: Dos grupos en técnico de programación de software,
tres grupos en formación técnica asistencia administrativa y cuatro grupos en formación técnica de
recursos humanos.
Forma de Pago: Un primer pago a la entrega del PRIMER Y SEGUNDO PRODUCTO por el cuarenta por ciento (40%)
del valor total del contrato, que corresponde a la suma de DOSCIENTOS NOVENTA MILLONES
TRECIENTOS SESENTA Y NUEVE MIL QUINIENTOS CUARENTA Y TRES PESOS CON SEIS
CENTAVOS MCTE $290.369.543.06. Conforme al cronograma de actividades aprobado por la
supervisión del contrato.
Un segundo pago, a la entrega del TERCER PRODUCTO, por el cuarenta por ciento (40%) del valor
total del contrato, que corresponde a la suma de DOSCIENTOS NOVENTA MILLONES TRECIENTOS
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 20 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
SESENTA Y NUEVE MIL QUINIENTOS CUARENTA Y TRES PESOS CON SEIS CENTAVOS
MCTE $290.369.543.06.
Un tercer y último pago, equivalente al (20%) del valor total del contrato, que corresponde a la suma de
CIENTO CUARENTA Y CINCO MILLONES CIENTO OCHENTA Y CUATRO MIL
SETECIENTOS SETENTA Y UN MIL PESOS CON OCHO CENTAVOS MCTE. $ 145.184.771.08 a
la entrega del CUARTO Y QUINTO PRODUCTO, conforme a cronograma de actividades aprobado por
la supervisión del contrato.
Obligaciones del Contratista:
PRIMER PRODUCTO. Suscripción del acta de inicio, previa aprobación de la garantía única y
expedición del registro presupuestal. Así mismo, deberá presentar el plan de trabajo (plan operativo) con
su respectivo cronograma a los cinco días hábiles de iniciado el contrato, el cual debe ser concertado y
aprobado por la supervisión del mismo: de ser necesario el cronograma se ajustará a las necesidades de
las metas del proyecto.
SEGUNDO PRODUCTO. Documento del programa de bienestar formulado: Dicho programa deberá
contener entre otras, las estrategias de permanencia y reducción de niveles de deserción al interior de los
programas a desarrollar.
TERCER PRODUCTO. Documento que acredite la ejecución del 100% del primer pago y de por lo
menos el 50% de las actividades contempladas en el plan de trabajo (plan operático) aprobado por el
supervisor del contrato.
CUARTO PRODUCTO. Documento que acredite la ejecución del 85% de las acciones de formación de
la población caracterizada por el IDIPRON, previa certificación de prestación del servicio a satisfacción
expedida por el supervisor del contrato.
QUINTO PRODUCTO. Entrega de informe final de actividades aprobado por el supervisor del contrato.
Supervisión: La supervisión del contrato estará a cargo del Subdirector Operativo Código 068 Grado
02, Subdirector Operativo de Métodos Educativos y Operativa quien en el ejercicio de sus funciones
deberá dar cumplimiento a las obligaciones que se encuentran establecidas en el Manual de Supervisión
e Interventoría de la Entidad, así mismo deberá atender las funciones señaladas en la Constitución, la
Ley y los reglamentos tanto legales como internos del IDIPRON.
Se suscribe acta de inicio el 01 de Junio de 2015. Se efectúa el primer pago en la fecha del 21 de octubre
de 2015.
CORPORACIÓN CONCORDIA SAS, CONTRATO 1146. FIRMADO EL 26 DE MAYO DE 2015
Objeto: Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión para realizar el desarrollo de
programas de formación técnica con (600) jóvenes seleccionados por el IDIPRON en el marco del
desarrollo del Convenio Interadministrativo No. 006 de 2015.
El contratista tendrá a su cargo veinte grupos, los cuales se encontrarán distribuidos de la siguiente
manera: 1.) PROGRAMA DE SERVICIOS: Cinco grupos en formación técnica en recursos humanos y
quince grupos en formación técnica asistencia administrativa.
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 21 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
Forma de Pago:
Un primer pago a la entrega del PRIMER Y SEGUNDO PRODUCTO por el cuarenta por ciento (40%)
del valor total del contrato, que corresponde a la suma de CUATROCIENTOS TREINTA Y CUATRO
MILLONES QUINIENTOS SESENTA Y SEIS MIL SEISCIENTOS SESENTA Y CUATRO PESOS
MCTE $434.566.664. Conforme al cronograma de actividades aprobado por la supervisión del contrato.
Un segundo pago, a la entrega del TERCER PRODUCTO, por el cuarenta por ciento (40%) del valor
total del contrato, que corresponde a la suma de CUATROCIENTOS TREINTA Y CUATRO
MILLONES QUINIENTOS SESENTA Y SEIS MIL SEISCIENTOS SESENTA Y CUATRO PESOS
MCTE $434.566.664.
Un tercer y último pago, equivalente al (20%) del valor total del contrato, que corresponde a la suma de
DOSCIENTOS DIECISIETE MILLONES DOSCIENTOS OCHENTA Y TRES MIL TRESCIENTOS
TREINTA Y DOS PESOS MCTE $217.283.332 a la entrega del CUARTO Y QUINTO PRODUCTO,
conforme a cronograma de actividades aprobado por la supervisión del contrato.
Obligaciones del Contratista:
PRIMER PRODUCTO. Suscripción del acta de inicio, previa aprobación de la garantía única y
expedición del registro presupuestal. Así mismo, deberá presentar el plan de trabajo (plan operativo) con
su respectivo cronograma a los cinco días hábiles de iniciado el contrato, el cual debe ser concertado y
aprobado por la supervisión del mismo: de ser necesario el cronograma se ajustará a las necesidades de
las metas del proyecto.
SEGUNDO PRODUCTO. Documento del programa de bienestar formulado: Dicho programa deberá
contener entre otras, las estrategias de permanencia y reducción de niveles de deserción al interior de los
programas a desarrollar.
TERCER PRODUCTO. Documento que acredite la ejecución del 100% del primer pago y de por lo
menos el 50% de las actividades contempladas en el plan de trabajo (plan operático) aprobado por el
supervisor del contrato.
CUARTO PRODUCTO. Documento que acredite la ejecución del 85% de las acciones de formación de
la población caracterizada por el IDIPRON, previa certificación de prestación del servicio a satisfacción
expedida por el supervisor del contrato.
QUINTO PRODUCTO. Entrega de informe final de actividades aprobado por el supervisor del contrato.
Supervisión: La supervisión del contrato estará a cargo del Subdirector Operativo Código 068 Grado
02, Subdirector Operativo de Métodos Educativos y Operativa quien en el ejercicio de sus funciones
deberá dar cumplimiento a las obligaciones que se encuentran establecidas en el Manual de Supervisión
e Interventoría de la Entidad, así mismo deberá atender las funciones señaladas en la Constitución, la
Ley y los reglamentos tanto legales como internos del IDIPRON.
Se suscribe acta de inicio el 01 de Junio de 2015. Se efectúa el primer pago en la fecha del 14 de octubre
de 2015.
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 22 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
ETAPA PRECONTRACTUAL
Esta etapa comprende todas las actividades a realizar antes de la suscripción de un contrato y/o convenio,
de conformidad con los Principios rectores de la contratación administrativa, dando cumplimiento entre
otros aspectos, a los instrumentos de planeación y a los compromisos misionales y finaliza con la
suscripción del contrato.
Aunque se perciben esfuerzos para reforzar las buenas prácticas en la gestión de los contratos, se
evidencian debilidades dentro de la redacción de los objetos y alcances, los productos para los cuales se
contrató, no se definieron dentro de los estudios previos de manera concreta, clara, detallada y con
criterios de calidad, dificultando el control y supervisión sobre las labores del contratista. Esta omisión
viola lo preceptuado en el numeral 8 del artículo 26 de la ley 80 de 1993 donde menciona que “Los
contratistas responderán y la Entidad velará por la buena calidad del objeto contratado”, por tal razón
no hubo una correcta planificación para la prestación del servicio desde esta etapa. Por otra parte, vale la
pena aclarar que se deben establecer criterios cuantificables de calidad para evaluar las labores del
contratista.
En el análisis a las carpetas de los contratos seleccionados, se observaron dos propuestas económicas,
una en donde se realiza una cotización para la ejecución de 20 grupos y otra en donde se realiza una
cotización para la ejecución de 12 grupos, estas dos propuestas están valorizadas por un total de
$1.086.416.659, independientemente del número de grupos a contratar, encontrando diferencias de 8
grupos por el mismo valor. (Folio 13 y folio 72 de la carpeta 1 Contrato 1146/2015)
ETAPA CONTRACTUAL
Se evidencian en las carpetas de los contratos dos Certificados para Supervisión e Interventoría para
Pagos, que corresponden a un primer pago con diferencias en el número de factura, las fechas de
elaboración están con 14 y 21 de octubre de 2015, lo que demuestra falencias en la supervisión y en la
gestión documental del contrato.
En cuanto al cumplimiento de las obligaciones contractuales del contrato No. 1146/2015, se observó que
en el informe presentado por el contratista del 13 de noviembre de 2015, la institución afirma que cada
grupo tiene como cupo 35 jóvenes, en contravía con lo señalado en el objeto del contrato en donde se
señala grupos de 30 jóvenes. Según el informe, luego de restar las respectivas deserciones se tiene como
resultado final la suma de 605 aprendices.
Por otro lado se encuentran como observaciones que dificultan la correcta ejecución contractual:
La información adjuntada por el contratista en los informes no es lo suficientemente clara para
realizar un seguimiento a la evolución académica de los aprendices, constituyéndose en un incumplimiento
de las obligaciones del contratista, en lo pertinente a los contratos de prestación de servicios le requiere a
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 23 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
las entidades realizar las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, medición e
inspección para el producto y la aceptación de la labor contratada.
En el contrato no se encuentra como obligación del contratista el pago oportuno a sus proveedores
so pena de incurrir en una posible sanción, así mismo no se encuentra en la ejecución del contrato la
revisión y monitoreo de los riesgos de la contratación para adoptar las medidas necesarias para mitigarlos,
estrategia indicada para minimizar al máximo los riesgos contractuales, de acuerdo a lo señalado en el
manual de Contratación del IDIPRON, que consigna las buenas prácticas en el proceso de contratación.
No se observan formulaciones de estrategias para procurar que la deserción de los jóvenes
vinculados no supere el 10%, ignorando lo preceptuado en el contrato como una obligación del contratista
y ocasionando una dificultad para el cumplimiento de los objetivos contractuales.
En los contratos revisados no se encuentran los informes mensuales a los que se hace referencia
en las obligaciones del contratista, lo cual genera una dificultad para el juicioso seguimiento a las labores
del contratista.
Con relación a la supervisión y gestión documental y de acuerdo a la revisión de las carpetas de los
contrato de la muestra seleccionada, se observó que estas no tienen todos los soportes de la ejecución de
los mismos, la información se encuentra incompleta y sin foliar, documentos repetidos, desorden en los
documentos archivados, presentando debilidades en el control y seguimiento en la supervisión de los
contratos y en el manejo de sus expedientes afectando el acervo probatorio para soportar la ejecución del
contrato.
Operatividad de la Estrategia
Vale la pena aclarar que en los contratos anteriormente analizados mencionan en su PARAGRAFO
ALCANCE capacitar jóvenes entre 18 y 28 años de edad, mientras que en el Manual Operativo Estrategia
Jóvenes en Paz M-EPV-MA-001 socializado en la página de Instituto, cuyo objetivo tiene establecer
parámetros de carácter operativo para la estrategia de jóvenes en paz para el funcionamiento de la misma,
menciona en la parte de criterios generales tener entre 14 y 28 años cumplidos para la línea estratégica
jóvenes en paz, presentando diferencias de edades y una debilidad en las guías de acción para la ejecución
eficiente de la operación.
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 24 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 25 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
9.2 EJECUCION PRESUPUESTAL:
EJECUCIÓN CONTRATOS SENA – IDIPRON (CONVENIO 006/2015)
Gráfico Nº 2
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 26 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
Reservas Presupuestales – Supervisión
Se constituyen reservas para la vigencia 2016 por valor de $2.912.584.296 debido a que se ha ejecutado
un 40% de los contratos de formación técnica con las diferentes entidades bajo la línea del convenio
006/2015 SENA, vale la pena mencionar que la constitución de reservas presupuestales son compromisos
que al 31 de diciembre por razones impredecibles, impiden la ejecución de los compromisos dentro de
los plazos inicialmente convenidos y que cuando la ejecución de los gastos supera la vigencia fiscal debe
ser por razones imprevistas, excepcionales, o de fuerza mayor, razón por la cual no podrán ser utilizadas
para resolver deficiencias generadas por la falta de planeación en la entidad. Estas reservas presupuestales
constituidas a Diciembre 31 de 2015, fueron justificadas por el ordenador del gasto, mediante oficio
dirigido a la Secretaria Distrital de Hacienda con radicado No. 2016EE309, en donde se mencionan las
razones por las cuales la contratación de los diferentes servicios, se hacen necesarios para completar los
ciclos formativos programados desde el inicio del programa.
9.3 ADMINISTRACION DE LA LINEA ESTRATEGICA
En el desarrollo de la auditoria se evidencio falta de articulación entre la Gerencia del Proyecto que está
a cargo de la Subdirección de talento humano y la Subdirección de métodos quienes ejecutan y coordinan
los contratos de formación técnica, con el ánimo de unificar las acciones adelantadas (operativas,
administrativas y financieras) para el cumplimiento de metas y la socialización de las mismas para una
mejor planeación y ejecución de la estrategia.
Igualmente se solicitó al proyecto la estructura funcional de la línea estratégica con el fin de determinar
los grados de responsabilidad de las diferentes personas que hacen parte del mismo para su ejecución, de
acuerdo con la información suministrada por el área encargada, no existe claridad en cuanto a esta
estructura debido a que de acuerdo a la verificación realizada no se encuentran todas las personas que
lideran y/o coordinan diferentes actividades, lo que no permite evidenciar los cargos y asignación de
responsabilidades de las personas que participan en el desarrollo de la estrategia. Cabe señalar que los
proyectos deben tener clara su estructura, lo que comprende la forma en que se dividen, agrupan y
coordinan las actividades que realizan las personas asignadas al mismo, así como las relaciones entre
áreas y sus responsabilidades, lo que facilita la comunicación entre los niveles inferiores y superiores.
Indicadores de Gestión
No se observaron mecanismos de medición o indicadores de gestión para medir la eficiencia y eficacia
del desarrollo de la gestión como línea estratégica que permiten implementar correctivos como resultado
del seguimiento de la medición toda vez que estos tienen como finalidad el contribuir al mejoramiento
en la prestación del servicio y a la toma efectiva de decisiones.
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 27 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
Frente a los indicadores de gestión con que cuenta la línea estratégica de Jóvenes en Paz para medir la
eficiencia y eficacia del desarrollo de la gestión y de acuerdo con la información suministrada al área de
control interno, se evidencia que actualmente se encuentra implementado uno en el plan de acción que
permite medir el porcentaje de Jóvenes capacitados en algún proceso formativo en emprendimiento y/o
plan de negocios en el proyecto 968, los cuales no permiten implementar correctivos como resultado del
seguimiento de la medición a esta línea estratégica toda vez que aplica en general para todo el proyecto
968, por otra parte el componente financiero carece de estos indicadores que faciliten el seguimiento a
metas presupuestales y la toma de decisiones.
Pago de Apoyo Sostenimiento y Garantía de Permanencia
Se solicitaron los archivos de Excel donde se agrupan las asistencias de los meses de marzo, abril, mayo
y junio con el fin de conciliar los archivos frente al físico de asistencias y que actualmente se utilizan
para proyectar los pagos, se observa que en los archivos donde se consolida la información para pagos
existen jóvenes que se encuentran como en capacitación académica “UPI Fe y Alegría” , cuando en el
SIMI se encuentra en nivel académico “secundaria completa” el cual cuenta con certificado.
Por otra parte, se evidencio una afectación a los recursos del Instituto, por cuanto se evidencio que en el
mes de Septiembre se pagaron asistencias que ya habían sido pagadas en el mes de agosto (Resolución
No. 716 del mes de octubre 2015), por valor de $28.877.045, actualmente a los jóvenes se les descuenta
mensualmente para el reembolso de estos dineros al Instituto. Adicionalmente hubo jóvenes que se
desvincularon del programa y que no se les descontó el total de estos dineros, valor que suma un total de
$3.672.000 monto que dejo de recibir el Instituto por el no reintegro de estos dineros. Al mes de abril de
la actual vigencia aún existen saldos por reintegrar al Instituto teniendo en cuenta la fecha en la que
sucedieron los hechos. Vale la pena mencionar que se solicitó la información con respecto a los jóvenes
desvinculados a los cuales se pagaron asistencias que ya habían sido pagadas en el mes de Agosto de
2015 de la línea estrategia Jóvenes en Paz, así como los valores pendientes por cobrar, la cual no se
entregó de manera oportuna a la oficina de control interno por parte de las áreas encargadas de este
proceso.
Por otra parte, el control para la administración de las tarjetas débito que se entregan a los jóvenes que
ingresa al proyecto de Jóvenes en Paz es débil en su efectividad, en la medida en que no permite tener el
inventario actualizado de las que se encuentran en custodia por parte del proyecto. Adicionalmente no
existe un control óptimo que permita conocer cuántas de estas tarjetas se han entregado y cuantas se
tienen actualmente en custodia y así poder detectar posibles pérdidas.
Estas tarjetas son solicitadas por el área de tesorería a la entidad financiera, para que luego sean
entregadas al área administrativa del proyecto para su custodia y entrega a los jóvenes, el día de la visita
se observó que estas son guardadas en un gabinete sin ningún tipo de seguridad, lo que puede generar
posibles fraudes teniendo en cuenta que son medios de pago que los Jóvenes utilizan frecuentemente.
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 28 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
Componente Social y Pedagógico
Se depuro la base de datos suministrada por la Coordinadora del área Técnica de Jóvenes en Paz, Judith
Valencia. Teniendo en cuenta los criterios de análisis de la auditoría, entre ellos Unidades de Protección
e Instituciones en convenio seleccionadas. Cabe anotar que una vez filtrada dicha información de un total
3076 registros de la base, este arroja un resumen de datos de beneficiarios para un resultado final que se
toma para el análisis, obteniendo de esta manera un total de 592 registros.
De estos 592 registros, se toma una muestra representativa del 15% para un equivalente de datos 89 casos
a evaluar, arrojando los siguientes resultados:
Gráfico Nº 3
Fuente: Base de datos – Jóvenes en paz (2015-2016).
El 20% equivalente a la muestra de los 89 registros tomados como objeto de verificación de la presente
auditoria se pudo establecer que los jóvenes en proceso de vinculación e ingreso a la línea estratégica de
jóvenes en paz, no cuentan con el perfil debido a factores que edad y/o porque su lugar de residencia no
se ubica dentro de los territorios priorizados en el plan 75/100. Lo cual permite determinar que la entidad
puede incurrir en omisiones respecto a los requisitos establecidos previamente en su manual de operación
y/o convenio interadministrativo suscrito para este fin.
80%
20%
JOVENES VINCULADOS A LA ESTRATEGIAQUE NO CUMPLEN REQUISITOS
DE ACUERDO ALCONVENIO SUSCRITO
POR FACTORES DE EDADY/O TERRITORIO NOPRIORIZADO POR PLAN75/100
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 29 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
Gráfico Nº 4
Fuente: Base de datos – Jóvenes en paz (2015-2016).
La gráfica anterior, tomada de la base de datos de los jóvenes vinculados a la estrategia Jóvenes en Paz,
otorgada por la Coordinadora de la estrategia, permite determinar que el 16% equivalente a la muestra
de los 89 registros tomados como objeto de verificación de la presente auditoria se encuentran en estado
de egresado, pero no cuentan con registro documental (Acta de Egreso) y/o constancia ya sea en la
Historia Social o en el Sistema de Información Misional – SIMI, siendo este un requisito establecido por
el proceso para el cierre del mismo a través del MANUAL OPERATIVO ESTRATEGIA JÓVENES EN
PAZ M-EPV-MA-001.
Gráfico Nº 5
Fuente: Base de datos – Jóvenes en paz (2015-2016).
84%
16%
RUTA ESTRATEGICA JOVENES EN PAZETAPA EGRESO
ACTIVO DE ACUERDO ALCONVENIO SUSCRITO
EGRESADO SIN ACTA DEEGRESO EN SIMI
85%
15%0
0,2
0,4
0,6
0,8
1
REQUISITO PARA LA VINCULACIÓN REQUISITO PARA LA VINCULACIÓN
CON ACUERDO DECORRESPONSABILIDAD
SIN ACUERDO DECORRESPONSABILIDAD
RUTA ESTRATEGICA JOVENES EN PAZINGRESO Y/O PERMANENCIA
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 30 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
De igual manera se pudo demostrar que el 15% de los jóvenes no cuentan con el documento “requisito
para la vinculación y etapa de permanencia” denominado ACUERDO DE CORRESPONSABILIDAD
M-EPV-FT-010 a pesar que el MANUAL OPERATIVO ESTRATEGIA JÓVENES EN PAZ M-EPV-
MA-001, señala que las instancias (los Comités) para la toma de decisiones sobre estos asuntos dejarán
constancia de estos hechos (“concepto de egreso”) (Página 17), y firma de acuerdo de corresponsabilidad
(Página 14).
Gráfico Nº 6
Fuente: Base de datos – Jóvenes en paz (2015-2016).
Verificando y revisando la información de los beneficiarios, tanto en archivo misional como en sistema
de información misional, se pudo concluir que el 21% de la muestra seleccionada de los jóvenes, no
poseen carpeta de historia social, en el archivo misional donde reposan en físico los expedientes de cada
uno de ellos, lo que no permitió demostrar la trazabilidad en la información respecto al proceso individual
de los jóvenes en el IDIPRON para la toma de decisiones.
21%
79%
0
0,1
0,2
0,3
0,4
0,5
0,6
0,7
0,8
0,9
NO POSEE CARPETA DE HISTORIASOCIAL
POSEE CARPETA DE HISTORIA SOCIAL
CONTROL DE DOCUMENTOS
REQUISITOS DE CALIDAD
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 31 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
94%
6%
RUTA DE LA ESTRATEGIA JÓVENES EN PAZ INGRESO
NO POSEEN REGISTRO DEATENCIÓN PSICOSOCIAL
POSEE REGISTRO DEATENCIÓN PSICOSOCIAL
Gráfico Nº 7
De la gráfica anterior, se puede demostrar que cotejando la información respecto a los requisitos para el
ingreso de los jóvenes a la línea estrategia de jóvenes en paz, para el 94% de los jóvenes que fueron
objeto de evaluación, no fue posible evidenciar y demostrar la aplicación de las valoraciones de tipo
psicosocial que se efectúan en la etapa de ingreso, cuyo propósito se fundamenta en la verificación del
estado de vulneración de derechos de los mismos, para llevar a cabo la ruta de atención para cada uno.
9.4 METAS DE LA ESTRATEGIA:
Una vez revisada la ficha EBI se observa para la vigencia 2015 que la línea estratégica de Jóvenes en Paz
“Protección integral a niñez y juventud en situación de vulneración de derechos”, contempla la siguiente
meta:
Proceso Magnitud Unidad de medida Descripción
Ofrecer 7.000 Oportunidades De formación para el emprendimiento a juventud con vulneración de derechos.
Se evidencia que la meta formulada para la vigencia 2015 y para todo el proyecto de Jóvenes en Paz es
la misma, lo que no permite visualizar y realizar seguimiento al cumplimiento de los objetivos y los
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 32 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
recursos asignados para su ejecución. Así mismo, en la descripción de la meta no se describe que tipo de
formación académica tendrán acceso, es decir básico, media, técnica o tecnológica.
Gráfico Nº 8
Fuente: Base de datos – Jóvenes en paz (2015-2016).
Teniendo en cuenta que las inscripciones y/o vinculación a la estrategia jóvenes en paz, tiene como
requisito amparado en el acuerdo de corresponsabilidad para efectuar el pago de apoyo de sostenimiento
respectivo el desarrollar simultáneamente los componentes de tipo formativo y productivo, se evidencia
a través de la gráfica que el 66% de los jóvenes cuentan con el cumplimiento de los dos requisitos,
mientras que el 34% tan solo cuenta con el componente formativo, y el 6% no cuentan con ninguno de
los dos.
9.5 ASPECTOS POR RESALTAR Y MEJORAS EVIDENCIADAS
Al suscribir un convenio interadministrativo para "aunar esfuerzos técnicos, económicos, académicos y
administrativos entre el SENA y el IDIPRON para el desarrollo de programas de formación técnica
dirigida a jóvenes en condiciones de vulnerabilidad o con alto riesgo de vincularse a actividades en
conflictos con la ley o vinculados en escenarios de violencia seleccionados por el IDIPRON en el marco
del Proyecto 968 de "Generación de Ingresos y Oportunidades Misión Bogotá Humana". A permitido
través del ejercicio de auditoria poder evidenciar que a pesar de las dificultades que se tejen en cualquier
proyecto sobre todo en su planeación y ejecución, se puede demostrar un notable interés de los jóvenes
34%
66%
6%0,06
CUMPLIMIENTO DE METAS Y OBJETIVOS ESTRATEGIA JOVENES EN PAZ
INSCRIPCION EN COMPONENTE FORMATIVO Y PRODUCTIVO
COMPONENTE DEPRODUCTIVIDAD SIN REGISTRODE INSCRIPCION EN CAMPAÑAS
COMPONENTE PRODUCTIVO YFORMATIVO CON REGISTRO DEINSCRIPCIÓN EN LOS DOSCOMPONENTES
COMPONENTE PRODUCTIVO YFORMATIVO SIN REGISTRO EINSCRIPCION DECOMPONENTES FORMATIVO YPRODUCTIVO
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 33 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
en este tipo de programas, contribuyendo significativamente en su propio desarrollo, mejorando en
prospectiva la posibilidad de mejorar sus niveles de vida, aproximándolos al mundo laboral y a la
generación de ingresos y oportunidades, formándose a través de competencias laborales con currículos
flexibles como opción para el fortalecimiento de sus proyectos de vida.
Se evidencia que cada una de las entidades contratistas hacen parte del banco de oferentes del programa
de ampliación de cobertura del SENA, con lo que se garantiza una mejor calidad en el servicio de
formación ya que cuenta con docentes con el conocimiento en la implementación de los programas y
metodologías del SENA, con experiencia técnica y profesional en realizar programas de formación
técnica con los jóvenes en el marco del desarrollo del convenio 006 de 2015. Vale la pena mencionar,
que los procesos de gestión interna que se realizan en la generación de alianzas y convenios
interinstitucionales con diferentes entidades, desempeñan un papel sobresaliente como apoyo a la
consecución de los propósitos del Instituto, los cuales dan soporte a los procesos de formación y
educación para el trabajo.
Existe una buena práctica contractual en cuanto a que se incluye una cláusula de indemnidad como una
obligación del contratista, conforme a la cual se pacte la obligación del contratista de mantener a la
entidad libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de
sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes.
9.6 OBSERVACIONES
o En la muestra seleccionada de los contratos relacionados con la formación técnica para los jóvenes
existen diferencias en cuanto a los criterios de las edades para el ingreso al proyecto, debido a que
menciona capacitar a jóvenes entre 18 y 28 años de edad y en el Manual Operativo Estrategia Jóvenes
en Paz menciona “Tener entre 14 y 28 años cumplidos para la Línea Estratégica Jóvenes en Paz y
entre 18 y 28 años para las líneas estratégicas Misión Bogotá Humana y Economía para la vida.” Por
lo anterior se observa debilidad en los criterios a tener en cuenta en la planeación y debilidades en
políticas claras de operación, por cuanto no cuenta con una información confiable para el desarrollo
del proyecto y la toma de decisiones.
o La forma en que está jurídicamente diseñado el contrato no permite realizar un seguimiento eficaz a
la calidad en la prestación del servicio, debido a que en el documento no existen criterios con los que
se pueda evaluar cualitativamente la gestión del contratista, en contravía con lo preceptuado en el
numeral 8 del artículo 26 ley 80 de 1993 y el Numeral 7.1 de la NTCGP 1000:2009.
o Contrario a lo estipulado por el manual de Contratación del IDIPRON, no se encuentra en la ejecución
del contrato la revisión y monitoreo de los riesgos de la contratación para adoptar las medidas
necesarias para mitigarlos, estrategia establecida para minimizar al máximo los riesgos contractuales.
(3.1.2.6. Buenas prácticas en el proceso de contratación. En la Ejecución del contrato. No. 14).
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 34 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
o En cuanto a la administración de tarjetas débito, para el pago del apoyo a sostenimiento de los Jóvenes
vinculados a la estrategia de Jóvenes en Paz, existen debilidades en el control de existencias al
momento de su entrega, así como en la seguridad y/o custodia de las mismas, lo que puede incrementar
el riesgo de fraude a los jóvenes que las utilizan. En cuanto al procedimiento Pago de Apoyo
Sostenimiento y Garantía de Permanencia M-EPV-PR-001, no menciona quien custodia las tarjetas
débito con saldo, los controles y el procedimiento para su reexpedición.
o Se evidencian debilidades en la estructura funcional de la estrategia Jóvenes en Paz para su ejecución,
debido a que no existe una adecuada articulación entre las áreas (Gerencia de Proyecto y la
Coordinación de programas para la formación técnica) que permita realizar un mejor seguimiento y
control a la consecución de los resultados esperados, teniendo en cuenta que son quienes ejecutan y
supervisan presupuestalmente los convenios y contratos con las diferentes instituciones de formación
técnica.
9.7 NO CONFORMIDADES
9.7.1 Etapa Precontractual
Se evidencia que la forma en que fueron definidos el tercer, cuarto y quinto producto no permite realizar
una labor de Supervisión efectiva, de manera que se puedan controlar los pagos de acuerdo a las labores
realizadas, incumpliendo con lo establecido en el Manual de Supervisión e Interventoría del IDIPRON
en su artículo 3.6 y el numeral 7.1 de la NTCGP 1000:2009.
9.7.2 Planeación en la Ejecución de los Recursos
Se constituyeron reservas presupuestales para la estrategia de Jóvenes en Paz por un valor de
$2.912.584.296 al 31 de Diciembre de 2015, lo que evidencia debilidad en la planeación y en el
seguimiento a la ejecución de los recursos, teniendo en cuenta que la constitución de estas reservas deben
ser excepcionales y esporádicas, lo anterior incumpliendo con el numeral 1.2.1 Planes, Programas y
Proyectos del MECI, 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos de la NTCGP 1000:2009 y los
literales b) y d) del artículo 2 Ley 87 de 1993.
9.7.3 Pago de Apoyo Sostenimiento y Garantía de Permanencia
Se evidencio debilidades en el desarrollo del proceso y la efectividad de los controles establecidos en los
pagos de apoyo sostenimiento y garantía de permanencia que se realiza a los jóvenes vinculados a la
estrategia de Jóvenes en Paz, debido a que se presentaron pagos de asistencias de fechas anteriores que
ya habían sido pagadas por el proyecto, por otra parte se presenta una afectación en los recursos en
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 35 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
consecuencia a que el Instituto no recupero dineros por valor de $3.672.000, incumpliendo lo estipulado
en los artículos 3º y 6º de la Ley 610 de 2000, con el numeral 1.3.2.2 Identificación de Riesgos del
MECI, el numeral 5.2 Controles Operacionales del Sistema Integrado de Gestión de la NTD-SIG
001:2011 y los literales a) , c) y f) del artículo 2 Ley 87 de 1993.
9.7.4 Indicadores de Gestión
La línea estratégica de Jóvenes en Paz no cuenta con indicadores de gestión que permitan medir la
eficiencia y efectividad con el fin de evaluar impacto de la gestión para la toma de decisiones y realizar
el seguimiento y mejora continua para el cumplimiento de objetivos y metas previstas, lo anterior
incumpliendo con el numeral 1.2.4 Indicadores de Gestión del MECI y 8.2.3 Seguimiento y medición de
los procesos de la NTCGP 1000:2009 y el numeral 5.4 Mecanismos de Medición y Seguimiento de la
NTD: SIG 001:2011.
9.7.5 Obligaciones Contractuales
No se evidencia la formulación de las estrategias que propendan por la reducción en la deserción de los
jóvenes vinculados que no supere el 10%, lo que generaría riesgos en el cumplimiento de los objetivos
establecidos en el proyecto. (Contrato 1142. Clausula Quinta. Obligaciones Generales del Contratista.
5.2. Obligaciones Específicas del Contratista. No. 11)
9.7.6 Sistema de Información – SIMI
En la visita efectuada a la Unidad de Protección Integral Perdomo, se pudo identificar que los registros
que alimenta el equipo Psicosocial en el SIMI sobre casos de los beneficiarios se pierden de manera
reiterada, lo que evidencia debilidad en el sistema por cuanto no se garantizan los principios de integridad
de los datos, confiabilidad y salvaguarda de la información, así como la obtención y el procesamiento de
los mismos, incumpliendo lo establecido en los numerales 4.2.4 Control de Registros, 6.3 Infraestructura,
7.1 Planificación de la realización del producto o prestación del servicio, 7.3 Diseño y Desarrollo y 7.5.3
Identificación y Trazabilidad de la NTCGP 1000:2009; 4.2.5.1 Infraestructura, 5.1 Procedimientos
documentados y registros en el Sistema Integrado de Gestión, 5.2 Controles Operacionales del Sistema
Integrado de Gestión, 6.4 Análisis de Datos, 6.11 Seguimiento y Monitoreo de la Seguridad de la
Información de la NTD: SIG 001:2011 y numeral 3 Eje Transversal Información y Comunicación del
MECI 1000:2014.
9.7.7 Ruta de Atención Estrategia Jóvenes en Paz - Etapas de Ingreso
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 36 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
El IDIPRON no ha establecido los controles necesarios para asegurar que sus documentos permanezcan
legibles, fácilmente identificables y recuperables para el cumplimiento de las metas y objetivos
consideradas en la línea estratégica de jóvenes en paz y/o los convenios suscritos, por cuanto en auditoría
se pudo identificar que el 21% de los beneficiarios tomados dentro de la muestra para la presente
auditoria, no contaban con carpeta de historia social y 1 (un) caso en particular no se encontró registrado
en el Sistema de Información Misional - SIMI, incumpliendo lo establecido en los numerales 4.2.3
Control de documentos, 4.2.4 Control de los registros de la NTCGP 1000:2014, 4.2.4 Planificación
documental de Sistema Integrado de Gestión, 5.1 Procedimientos documentados y registros en el Sistema
Integrado de Gestión y 3. Eje Transversal de Información y Comunicación del MECI 1000:2014.
9.7.8 Cumplimiento de Metas y Objetivos
El IDIPRON, no garantiza el cumplimiento de los requisitos establecidos en la línea estratégica de
jóvenes en paz, como fundamento del desarrollo de los componentes productivos y formativos por cuanto
analizadas las distintas fuentes de información sobre la inscripción y etapa de permanencia de los jóvenes
a esta línea estratégica, se pudo concluir que una muestra significativa de los jóvenes no cuentan con el
cumplimiento e inscripción de estos componentes formativo y productivo, incumpliendo lo establecido
en los numerales 7.1 Planificación de la realización del producto o prestación del servicio, 8.3 Control
del producto y/o servicio no conforme de la NTCGP 1000:2014, 4.2.3 Planificación operativa del sistema
integrado de gestión, 5.3 Prestación del bien o servicio de la NTD:SIG 2011 y 1.2 Componente
Direccionamiento Estratégico, 1.2.1 Planes, Programas y Proyectos del MECI 1000:2014. (Grafica No. 8)
9.7.9 Diseño de Metas para la Línea Estratégica
Se evidencio de acuerdo a la Ficha EBI-D del Proyecto 968 “Generación de Ingresos y Oportunidades
Misión Bogotá Humana”, que no existe claridad frente a las metas contempladas para la Línea
Estratégica de Jóvenes en Paz, debido a que no se especifica cuantos jóvenes se pretende vincular, cabe
mencionar que el proyecto 968 menciona en su meta No. 3 “ofrecer 7.000 oportunidades de formación
para el emprendimiento a juventud con vulneración de derechos”, para sus tres líneas estratégicas
(Economía para la Vida – Misión Bogotá Humana – Jóvenes en Paz) . Lo anterior denota deficiencia en
la planeación para la formulación de las metas que llevan a poner en riesgo los recursos del Instituto, al
no tener control del presupuesto asignado con respecto a unas metas proyectadas para su medición,
evaluación y medidas correctivas, incumpliendo lo establecido en los literales b), c), d) y g) del artículo
2 Ley 87 de 1993.
9.7.10 Gestión Documental
De acuerdo a las carpetas analizadas como muestra para el desarrollo de la auditoria (Contratos No.
1142/2015, 1144/2015, 1145/2015, 1146/2015 y convenio 006 de 2015 SENA) se evidencio falencias
en el archivo de los documentos relacionados con la foliación, duplicidad de información, falta de
soportes como evidencia de la ejecución contractual y organización en general de los registros, lo cual
no garantiza la integridad, veracidad y fidelidad de la información. Así mismo con relación al convenio
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 37 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
006/2015 no se observaron documentos con una organización lógica ni los informes y actas relacionadas
con la supervisión por parte del Idipron y del SENA donde se pueda verificar la gestión realizada para
su ejecución, incumpliendo con lo establecido en el Manual de Gestión Documental A-GDO-MA-001
elaborado por el Instituto en donde se dan lineamientos y técnicas para el manejo del archivo, al igual
que lo estipulado en los numerales 4.2 Gestión Documental, 4.2.2 Manual de Calidad, 4.2.3 Control de
Documentos de la NTCGP 1000:2009 y en los literales d) y e) del artículo 2 Ley 87 de 1993.
9.8 RECOMENDACIONES
o Se recomienda tener metas claras con relación a los servicios ofrecidos por medio de la estrategia de
Jóvenes en Paz, las cuales deben evidenciar a cuantos jóvenes se le garantizara el acceso a la educación
básica, media, técnica o tecnológica, lo permite realizar una medición, análisis y mejora de su gestión.
Así mismo se deben implementar indicadores de gestión que faciliten esta medición como base para la
planeación operativa y presupuestal para el cumplimiento de sus metas y que faciliten la toma de
decisiones al proyecto.
o Se hace necesario que las tarjetas débito que se entregan a los jóvenes una vez ingresan a la estrategia
sean centralizadas y custodiadas por una sola área, que garantice de una manera más eficiente y eficaz
su administración y control, lo que disminuye el riesgo de pérdida y fraude. Por otra parte se recomienda
diseñar procedimientos donde se establezcan estos controles para una óptima administración.
o Se recomienda implementar un sistema más confiable y seguro para el sistema de pagos, teniendo en
cuenta que el que actualmente es utilizado para la consolidación y verificación (Excel), no es el más
apropiado para el volumen de información que se manejan en la base de datos de asistencias.
o De acuerdo a las visitas realizadas a las instituciones de formación técnica se observa que los monitores
del Instituto que realizan el control de asistencias de los jóvenes matriculados, no cuentan con un
espacio físico para el diligenciamiento de planillas, ni las herramientas necesarias como un equipo de
cómputo para ejercer estas funciones, teniendo en cuenta que el contratista o institución debe facilitarlos
para la misma ejecución contractual. Por lo tanto se recomienda realizar la gestión en cuanto a la
solicitud o el requerimiento al instituto con el fin de que el Idipron realice estas actividades con mayor
eficiencia y efectividad.
o Establecer los criterios cuantificables de calidad en la etapa precontractual para evaluar las labores del
contratista, así mismo realizar los ajustes necesarios en el Manual de Contratación que incluya
expresamente esos elementos, con el fin de realizar un seguimiento eficaz a las labores de supervisión.
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 38 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
o Revisar y evaluar las dinámicas pedagógicas del IDIPRON, haciéndolos más acordes con los
requerimientos de los distintos sectores productivos del país, teniendo en cuenta las necesidades directas
de los jóvenes, fomentando ambientes de enseñanza y aprendizaje que permitan la estimulación y el
acceso de los jóvenes de la entidad a la educación superior con énfasis técnico y/o tecnológico.
o El IDIPRON, debe emprender las acciones necesarias que le permitan efectuar una verificación y
seguimiento eficaz de los requisitos que le atañen, respecto al proceso pedagógico, de emprendimiento
y/o generación e ingresos con los jóvenes, en las etapas de ingreso, permanencia y egreso.
o Realizar seguimiento a las tasas de deserción, la reprobación, la relación de ingresos y graduandos, con
el propósito de establecer o rediseñar las estrategias y metodologías que permitan contribuir
disminución de las brechas de cumplimiento de las metas programadas.
o Vincular en mayor medida las afinidades, gustos, intereses, habilidades y competencias de los jóvenes,
con el propósito de acceder a una oferta de programas más robusta que se alinee a sus satisfacciones a
través de una gestión interinstitucional que intensifique la apertura de alianzas estratégicas y que
permita además posibilidades para el goce y disfrute de espacios, recursos e infraestructura adecuados
para el horizonte de formación con énfasis técnico que cumpla con los requerimientos específicos para
llevar a cabo las prácticas académicas.
o Realizar un mejor análisis de los riesgos de acuerdo a factores internos y externos como sanciones,
perdidas de información documental, afectaciones económicas o situaciones que puedan afectar la
prestación del servicio y el cumplimiento de los objetivos propuestos y con el fin de dar manejo a estos
de acuerdo a los propósitos institucionales.
10. CONCLUSIONES
Luego de realizar la evaluación y seguimiento a la Estrategia de Jóvenes en Paz se puede concluir que si
bien es cierto el Instituto ha contribuido en la formación de los jóvenes en condiciones particulares de
vulnerabilidad socio económicas mediante procesos de desarrollo y fortalecimiento de sus competencias
ciudadanas y laborales para su emprendimiento, es necesario que se propenda por procesos mejor
planificados, desarrollados y controlados de una manera más eficiente y eficaz que garanticen la
efectividad en la prestación del servicio y el cumplimiento de las metas y objetivos propuestos.
PROCESO
SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
LA GESTION
CÓDIGO S-SEG-FT-007
VERSIÓN 01
FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 39 de 39
VIGENTE DESDE 13/11/2014
Vº Bº Auditor (a) Líder
FIRMA: (ORIGINAL FIRMADO)
NOMBRE: Andrés Ricardo Castillo
Vº Bº Equipo Auditor
FIRMA: (ORIGINAL FIRMADO)
NOMBRE: Johanna Catherine Gámez Villamizar
Vº Bº Equipo Auditor
FIRMA: (ORIGINAL FIRMADO)
NOMBRE: Jesús Leandro Tarazona
Aprobación Jefe Oficina de Control Interno
FIRMA: (ORIGINAL FIRMADO)
NOMBRE: Gustavo Olaya Ferreira