Business Process Management ProcessMaker AGPLv3 - Diseo de la arquitectura general del sistema. ProcessMaker se encuentra orientado a trabajar bajo plataforma Linux / Windows, desarrollado con software abierto como PHP para la programacin del cdigo fuente y como Servidor de aplicaciones Apache Server para el funcionamiento del sistema en un entorno Web; a continuacin detallaremos los diferentes componentes del sistema:

ArquitecturadelSistemaArquitecturadelSistema

SOAP

WS Reliable

WSSecurity

SendMail

PHPMailerOpenMail

MySQL

PostgresSQLServer,Oracle,etc

CrossBrowser PDAs

LDAPActive

Directory

MAIL

PROPEL

WSO2

ProcessMaker

Apache

PHP

Gulliver

3rdPartyLibraries

Rbac

Linux/Windows

La arquitectura de ProcessMaker se encuentra sustentada con los siguientes componentes: 1.- WSO2, para el encriptamiento de informacin SSL de 128 bits para asegurar la confidencialidad e integridad de los datos que forman parte del flujo o al momento de establecer comunicacin con otros sistemas a travs del Web Services 2.- MAIL, para establecer la comunicacin de correos a travs de cuentas estndares como cuentas SMTP 3.- Rbac, para el manejo de Base de Datos de administracin de cuentas de usuarios y con la capacidad de integrarse al directorio activo de Windows 4.- Incorporacin de libreras plug in para la integracin con otros sistemas 5.- GULLIVER, Framework de desarrollo. Gulliver est compuesto de una serie de clases que permitirn desarrollar nuestras nuevas funcionalidades de ProcessMaker.

6.- Cross Browser, permitiendo que el acceso a ProcessMaker sea desde cualquier browser como Internet Explorer, Netscape, Mozila y otros. Con lo que se garantiza que se puedan trabajar en cualquier tipo de plataforma como Windows 2000/ XP Professional / Linux / Web, etc. 7.- PROPEL, tcnica de programacin ORM (Object Relational Mapping) para convertir datos entre diferentes tipos de sistemas en Base de Datos Relacional orientado a Objetos. Esta tcnica nos permitir tener preparado el sistema para manejar Base de Datos Virtual orientado a Objetos y poder ser usado por cualquier lenguaje de programacin y permitir de una manera ms eficiente intercambiar informacin con cualquier Base de Datos (Oracle, SQL Server, Postgress, MySQL, etc.)

Con el desarrollo de una interface API nos permitir entrar a las tablas de las diferentes Base de Datos del mercado como Oracle, MySQL, SQL Server, Postgress, etc. 8.- Lenguaje de Programacin PHP v5.1.6, que incluye todas las ventajas que provee el nuevo Zend Engine 2 como:

8.1.- Mejor soporte para la Programacin Orientada a Objetos, que en versiones anteriores era extremadamente rudimentario, con PHP Data Objects. 8.2.- Mejoras de rendimiento. 8.3.- Mejor soporte para MySQL con extensin completamente reescrita. 8.4.- Mejor soporte a XML ( XPath, DOM, etc. ). 8.5.- Soporte nativo para SQLite, sistema de gestin de bases de datos relacional compatible con ACID (Atomicidad, Consistencia, Aislamiento, Durabilidad), y que est contenida en una relativamente pequea (~500KB) librera en C. A diferencia de los sistemas de gestin de base de datos cliente-servidor, el motor de SQLite no es un proceso independiente con el que el programa principal se comunica. En lugar de eso, la librera SQLite se enlaza con el programa pasando a ser parte integral del mismo. El programa utiliza la funcionalidad de SQLite a travs de llamadas simples a subrutinas y funciones. Esto reduce la latencia en el acceso a la base de datos, debido a que las llamadas a funciones son ms eficientes que la comunicacin entre procesos. El conjunto de la base de datos (definiciones, tablas, ndices, y los propios datos), son guardados como un slo fichero estndar en la mquina Host. Este diseo simple se logra bloqueando todo el fichero de base de datos al principio de cada transaccin. 8.6.- Soporte integrado para SOAP., protocolo estndar que define como dos objetos en diferentes procesos pueden comunicarse por medio de intercambio de datos XML, el componente WSO2 del sistema ProcessMaker viene incluido con esta funcionalidad 8.7.- Iteradores de datos. En diseo de software, el patrn de diseo Iterador define una interfaz que declara los mtodos necesarios para acceder secuencialmente a un grupo de objetos de una coleccin, Algunos de los mtodos que podemos definir en la interfaz Iterador son: Primero (), Siguiente (), HayMas() y Elemento Actual () Este patrn de diseo permite recorrer una estructura de datos sin que sea necesario conocer la estructura interna de la misma

8.8.- Manejo de excepciones, que es una estructura de control de los lenguajes de programacin diseada para manejar condiciones anormales que pueden ser tratadas por el mismo programa que se desarrolla.

Por ejemplo, un programa puede admitir cierto nmero de errores en el formato de los datos y continuar su proceso para producir el mejor resultado posible en lugar de producir una salida aparatosa llena de mensajes de error probablemente incomprensibles para el usuario. Muchas veces la accin asociada a una excepcin es simplemente producir un mensaje informativo y terminar, otras veces, es slo indicacin de la necesidad de un cambio en la estrategia de resolucin del problema. PHP , incluyen soporte para el manejo de excepciones. Al producirse una excepcin se desciende en la pila de ejecucin hasta encontrar un manejador para la excepcin, el cual toma el control en ese momento.

- Capa de Aplicacin La capa de aplicacin se encuentra constituida por los siguientes componentes:

Process Mapper, este mdulo permite la creacin de flujos de procesos, definicin de propiedades a las tareas que componen cada proceso, configuracin de tipos de mensajes, alertas, tiempos asignados a cada tarea, reglas de derivacin, asignacin de usuarios, creacin de reportes y configuracin de tableros de comandos con el perfil de cada usuario, sin programacin adicional para convertir en ejecutables los procesos modelados. Es escalable en el manejo de procesos y tiene la capacidad de manejar indicadores DynaForms, este mdulo permite la creacin de formularios sin programacin adicional para convertir en ejecutables los formularios. DocuMaker, este mdulo permite la generacin de documentos pre establecidos invocando campos especficos desde los formularios para la generacin de los documentos, sin programacin adicional.

- Diseo y especificacin de la arquitectura de navegacin ProcessMaker ser accesible a travs de un acceso Web, que permite el ingreso de usuarios y administradores en forma descentralizada para realizar tareas peridicas de uso y mantenimiento como son: registro de datos, emisin de consultas y reportes, administracin de catlogos y administracin de usuarios y privilegios. El acceso a la aplicacin se realiza a travs de Internet Explorer, Netscape, Mozila y otros. ProcessMaker tiene incorporado dentro de su arquitectura de navegacin un motor AJAX, acrnimo de Asynchronous JavaScript And XML (JavaScript asncrono y XML), el cual es una tcnica de desarrollo Web para crear aplicaciones interactivas o RIA (Rich Internet Applications). Estas aplicaciones se ejecutan en el cliente, es decir, en el navegador de los usuarios mientras se mantiene la comunicacin asncrona con el servidor en segundo plano. De esta forma es posible realizar cambios sobre las pginas sin necesidad de recargarlas, lo que significa aumentar la interactividad, velocidad y usabilidad en las aplicaciones. Ajax es una tecnologa asncrona, en el sentido de que los datos adicionales se requieren al servidor y se cargan en segundo plano sin interferir con la visualizacin ni el comportamiento de la pgina. JavaScript es el lenguaje interpretado (scripting language) en el que

normalmente se efectan las funciones de llamada de Ajax mientras que el acceso a los datos se realiza mediante XMLHttpRequest, objeto disponible en los navegadores actuales. En cualquier caso, no es necesario que el contenido asncrono est formateado en XML. Ajax es una tcnica vlida para mltiples plataformas y utilizable en muchos sistemas operativos y navegadores dados que est basado en estndares abiertos como JavaScript y Document Object Model (DOM). A continuacin presentamos la arquitectura interna de navegacin del sistema:

DISEO Y ESPECIFICACION DE LA ARQUITECTURA DE NAVEGACION

NAVEGADOR

INTERFAZ DE USUARIO

Solicitud HTTP

servidor web

base de datos, procesamiento, sistemas legados

Servidor

Datos XML

MOTOR AJAX

llamada javascript Datos HTML

transporte http

Ajax no es una tecnologa. Es realmente muchas tecnologas, cada una floreciendo por su propio mrito, unindose en poderosas nuevas formas. AJAX incorpora:

presentacin basada en estndares usando XHTML y CSS;

exhibicin e interaccin dinmicas usando el Document Object Model ; Intercambio y manipulacin de datos usando XML and XSLT ; Recuperacin de datos asincrnica usando XMLHttpRequest ; y JavaScript poniendo todo junto.

El modelo clsico de aplicaciones Web funciona de esta forma: La mayora de las acciones del usuario en la interfaz disparan un requerimiento HTTP al Servidor Web. El servidor efecta un proceso (recopila informacin, procesa nmeros, hablando con varios sistemas propietarios), y le devuelve una pagina HTLM al cliente.

Una aplicacin AJAX elimina la naturaleza arrancar-frenar- arrancar-frenar de la interaccin en la Web introduciendo un intermediario -un motor AJAX- entre el usuario y el servidor. Parecera que sumar una capa a la aplicacin la hara menos reactiva, pero la verdad es lo contrario.

En vez de cargar un pagina Web, al inicio de la sesin, el navegador carga al motor AJAX (escrito en JavaScript y usualmente sacado en un frame oculto). Este motor es el responsable por renderizar la interfaz que el usuario ve y por comunicarse con el servidor en nombre del usuario.

El motor AJAX permite que la interaccin del usuario con la aplicacin suceda asincrnicamente (independientemente de la comunicacin con el servidor). As el usuario nunca estar mirando una ventana en blanco del navegador y un icono de reloj de arena esperando a que el servidor haga algo.

El patrn de interaccin sincrnica de una aplicacin Web tradicional (arriba) comparada con el patrn asincrnico de una aplicacin AJAX (abajo).

Cada accin de un usuario que normalmente generara un requerimiento HTTP toma la forma de un llamado JavaScript al motor AJAX en vez de ese requerimiento. Cualquier respuesta a una accin del usuario que no requiera una viaje de vuelta al servidor (como una simple validacin de datos, edicin de datos en memoria, incluso algo de navegacin) es manejado por su cuenta.

Si el motor necesita algo del servidor para responder (sea enviando datos para procesar, cargar cdigo adicional, o recuperando nuevos datos) hace esos pedidos asincrnicamente, usualmente usando XML, sin frenar la interaccin del usuario con la aplicacin.

- Diseo y especificacin de la arquitectura de la interface. La metodologa de trabajo que emplear ProcessMaker para la automatizacin de los procesos se empieza con la construccin del mapa del proceso y definicin de las propiedades que componen las tareas del proceso, administracin de datos y auditoria del status de cada una de las tareas, y reportes y anlisis de datos a travs de tablas dinmicas con la que cuenta el sistema. A continuacin se presente un esquema de la metodologa de trabajo del sistema:

Metodologa de Trabajo del Sistema

ConstrucciConstruccin Mapa del Proceson Mapa del Proceso

AdministraciAdministracin y Auditoria del status de las tareasn y Auditoria del status de las tareas

AnAnlisis de reporteslisis de reportes

A continuacin se describir paso a paso la construccin de un proceso de negocios: 1.- Mapeo de los procesos de negocios mediante flujogramas

1. Construccin del Mapa del Proceso con ProcessMaker

1. El sistema esta desarrollado para que usuarios avanzados puedan manejar la herramienta de una manera intuitiva (click botn derecho) y la herramienta guiar al usuario en desarrollo los flujogramas, desarrollo de formularios, asignacin de reglas de derivacin, asignacin de usuarios, duracin de tareas y manejo de datos. El primer paso es el mapeo de un proceso de negocios a travs de un flujograma. Para ello el Sistema propone lo siguiente:

Identificar el inicio y trmino de los flujogramas de negocios mapeado

Identificar los puntos de decisin

2.- Desarrollo de formularios que se encuentran involucrados en cada tarea de un proceso que se va a automatizar

2. Creacin de Formularios para ser usado en el mapeo del proceso de negocio

Los usuarios avanzados con el uso de nuestrosistema se encontrarn en capacidad de crearformularios sofisticados para el input de losdatos en el sistema :

1. El sistema cuenta con un set de herramientas que permitirn crear los formularios de acuerdo a las necesidades del usuario

2. Uso de cliente Windows para crear formularios

3. Vista de un formulario despus que ha sido creado a travs de la librerias Dynaform de nuestro sistema que serasignado a una tarea del proceso de negocio.

3.- Definicin de las propiedades que tendr cada una de las tareas de los procesos a automatizar

3. Definicin de propiedades a las tareas de los procesos de negocios

Una vez que el usuario ha creado el mapa del proceso de negocio que es la estructura bsica del trabajo a desarrollar, se procede a asignarle propiedades a cada una de las tareas:

1. Asignar Usuarios o Grupo de Usuarios a cada tarea

2. Crear mensajes entre tareas

3. Adicionar Web Services y Scripts para llamar a los servicios de otros sistemas, informacin,o funciones de sistemas de terceros, o a otros procesos de ProcessMaker

4.- Creacin de reglas de derivacin a las tareas que forma parte del proceso a automatizar

El usuario asigna elementos a cada tarea que permitiral sistema derivar de acuerdo a criterios pre establecidos en el formulario

1. Se crea la regla de derivacin entre tareas basado en valores que vaya tomando los campos de los formularios

2. Generacin de documentos, el cual incluye la generacin automtica de insercin de datos de un formulario en el documento

3. Asignacin de Formularios en cada tarea

4. Creacin de reglas de derivacin para el proceso del negocio

5.- Generacin de reportes y grficos a travs de las tablas dinmicas con las que cuenta el sistema

5. Generacin de Reportes y Grficos

El sistema cuenta con el manejo de tablas dinmicas que permitirn al usuarios crear cualquier tipo de grficos:

1. Seleccione los campos de una lista de campos que fueron creados a travs de Formularios de un proceso

2. Configure el tipo de grficos deseado

3. Ejecute los reportes y tipos de grficos deseado

6.- Capacidad de configurar la interface de cada usuario de acuerdo a sus requerimientos

6. Configuracin de interface de usuario

El Administrador puede crear reportes para ser puestos en el ambiente de cada usuario para una fcil vision de su ambiente

1. Vista de un diseo de ambiente de usuario

2. El Administrator otorga permisos a los usuarios para determinados grficos

3. Capacidad de exportar grficos al panel de control de los usuarios de acuerdo a la Configuracin deseada

7.- Administracin de usuarios

7. Adminsitracin de usuarios

.

1. Cada usuario de la compaia contarcon un usuario y password

2. Cada usuario tendr un registro de casos de tareas pendientes y atendidas

3. Cada usuario podr iniciar un proceso que ha sido autorizado para iniciar

4. Cada usuario configura su propio panel de control

REQUERIMIENTOS Los requerimientos mnimos para la instalacin y correcto funcionamiento de ProcessMaker son los siguientes: Servidor

- Tipo de Procesador: Intel Xeon de 3.0G - Memoria RAM de 2.0GB - Tarjeta de red 10/100 Base TX - Tarjeta de Video de 32MB - Tape Back Up de 40GB DDS/4 4 mm - Unidad de CD - 03 Discos duros de SCSI de 100GB Hot Swappble RAID 5 - Fuente de Poder Redundante - Monitor

ProcessMaker puede ser instalado tambin en un equipo multiprocesador, el cual puede compartir recursos con otras aplicaciones Red LAN La configuracin de la red LAN o Intranet debe tener un ancho de banda como mnimo de 10/100Base TX 5. CRECIMIENTO ProcessMaker es modular y escalable, que permite crecer en el tiempo de una manera ordenada, incluyendo las dos lneas de accin de soporte del componente SAE. En este caso presentamos la forma de crecimiento de ProcessMaker que permitir a la Institucin contar con un horizonte tecnolgico bastante amplio para un escenario de 1,000 usuarios concurrentes con la opcin de ir creciendo en el futuro con mayor cantidad de usuarios:

CRECIMIENTO FUTURO DE PROCESSMAKER 1000 USUARIOS

La restriccin no esta en cuanto a cantidad de procesos ni de usuarios sino al dimensionamiento que se haga respecto a la cantidad de informacin a almacenar en la base de datos y el hardware sobre el cual se implemente la solucin

Para mas usuarios se puede aumentar servidores Web hasta 10 servidores segn sea la arquitectura.

Para mas informacin se incrementan servidores de bases de datos

Los tiempos de Acceso dependen de la conexin de Internet la cantidad de usuarios conectados a la vez. En condiciones normales es casi instantnea.

$

BALANCEO DE CARGA 1000 USUARIOS

Los servidores utilizan Load Balancing y estn configurados de la siguiente manera : 3 servidores WEB, 1 servidor exclusivo para la Base de Datos, 1 servidor de Balanceo de carga

Balanceo de cargaLVS es (Linux Virtual Server) es un servidor altamente escalabley altamente disponible construido en un racimo (cluster) de servidores verdaderos, con el balanceador de la carga funcionando en el sistema operativo de Linux. La arquitectura del racimo de servidores es completamente transparente a usuarios finales, y los usuarios interactan como si fuera un nico Servidor Virtual de alto rendimiento.

BALANCEO DE CARGA 1000 USUARIOS

El balanceo de carga se realiza a nivel de transporte, llamado tambin Layer4 switching. Para esto se utiliza el programa IPVS (IP Virtual Server) que corre en un servidor y acta como Balanceador de carga antes del racimo de servidores reales. En particular estamos usando el modo de operacin LVS/DR (Direct Routing) que encamina directamente los paquetes al servidor final (back end) al reescribir la direccin hardware (MAC). Tiene la mejor escalabilidad porque la sobrecarga de reescribir la MACes bastante baja, pero requieren que el balanceador de carga y los servidores back end estn en una misma red fsica.El siguiente grfico muestra una arquitectura empleando LVS para balanceo de carga

1 SERVIDOR DE WEB

3 SERVIDORES DE PROCESSMAKER

1 SERVIDOR DE BASE DE DATOS

ESTRUCTURA DE LOS SERVIDORES 1000 USUARIOS

FUNCIONALIDADES

tem Caracterstica

Con

tiene

Comentarios 1. Caractersticas Generales

1.1. Funcionalidad

1.1.1. Mdulo para el modelado de los procesos. Mltiples espacios de trabajo o workspaces ;

Cada espacio de trabajo es independiente de los dems ya sea en trminos de proceso, usuario y caso.

Es escalable en el manejo de procesos y con capacidad de manejar indicadores.

El mdulo para modelado de procesos permite plasmar grficamente la estructura y diagrama de los flujos de los procesos

1.1.2.

Subir archivos

; Subida de archivos para casos,

procesos, definiciones y plantillas de documentos.

1.1.3 Generacin de ejecutables de procesos en forma automtica ;

ProcessMaker no requiere programacin adicional para convertir en ejecutables los procesos modelados

ProcessMaker regula los inicios y finales de los procesos que funcionan concurrentemente controlados por las reglas de negocio definidas en la Organizacin y que activarn los workflows de los usuarios para que cada uno reciba el encargo de realizar la tarea del que es responsable, usando los formatos y formularios que han sido definidos previamente

1.2. Arquitectura

1.2.1. Arquitectura basada en Web ;

Usuarios finales llegaran a interactuar con la plataforma ProcessMaker a travs de una versin estndar de JavaScript en un entorno de explorador Web.

El acceso a ProcessMaker es a travs de cualquier browser como Internet Explorer, Netscape, Mozila y otros

1.2.2. Soporte de base de datos relacional ; El diseo final de la base de datos es

una herramienta veloz, Multi - tarea, Multi-usuario servidor de base de datos relacional SQL..

1.2.3. Soporte al balance de carga ; ProcessMaker soporta una

configuracin de clster de nivel dos: Clster de servidor de base de datos y clster de servidor Web..

1.2.4. Integracin con otras aplicaciones ya existentes a travs de Servicios Web. ; ProcessMaker expone un creciente

numero de mtodos de servicios Web permitiendo as una completa interaccin con existentes casos de negocio.

1.2.5. Integracin con otras aplicaciones ya existentes va Propel ;

ProcessMaker se integra con otras aplicaciones interactuando de forma nativa con la mayora de RDBMS como ser: MySQL, PostgreSQL, Microsoft SQL Server y Oracle a travs de la interpretacin de las estructuras de la data de las RDBMS a formato XML o tambin a travs de ODBC.

Permite exportar informacin a almacenamiento externo y Base de Datos SQL.

Permite recuperar datos de fuentes externas y Base de Datos SQL

1.2.6. Aplicacin de la arquitectura de Proveedor de servicios. ; El acercamiento de una aplicacin

recibida permite el despliegue instantneo de nuevos lanzamientos.

1.3. Atencin al cliente

1.3.1. Plataforma de atencin al cliente ;

Nuestro equipo de atencin al cliente provee atencin on site, va telefnica y/o va Chat de hrs. 8:30 a.m. a hrs. 18:00 p.m. de Lunes a Viernes, con un tiempo mximo de atencin de dos (02) para el inicio de la solucin de alguna incidencia.

1.3.2. Actualizacin de las nuevas versiones de

BPMS para solucionar inconvenientes o para adicionar nuevas caractersticas.

; La arquitectura de aplicacin

distribuida provee una plataforma natural para actualizaciones simultneas de espacios de trabajo ya desarrollados y existentes.

1.3.3

Servicio de Soporte ;

ProcessMaker viene con un mdulo de ayuda en lnea, lo que permite al usuario resolver de una manera rpida las consultas que puedan presentarse

1.3.3. Programa de entrenamiento para Arquitectos de Negocio. ;

Un set completo de mdulos de entrenamiento permite a los usuarios finales alcanzar las habilidades necesarias para disear y desplegar procesos de negocio de forma eficiente.

1.4. Caractersticas Multi - Usuario

1.4.1. Interfaz del usuario administrador ; La Interfaz de administrador de

ProcessMaker provee las herramientas necesarias para administrar cuentas de otros usuarios.

1.4.2. Apoyo de acuerdo a los estados de usuario ; El estado de una cuenta usuario

puede ser configurada como activo o inactivo, as como estados adicionales, procesos para permisos temporales y sustitutos

1.4.3. Grupo de usuarios, roles y cargos ; Los grupos han sido desarrollados

para tareas de asignacin. Los roles estn destinados para cambiar sus privilegios, roles pre - desarrollados corresponden para los mas comunes

perfiles de usuario. Los roles y cargos se encuentran estrechamente relacionados para la ejecucin a una siguiente tarea

1.4.4. Privilegios diferentes de acuerdo a usuarios, grupos y roles. ; La ejecucin de tareas puede ser

asignada a usuarios y grupos, los privilegios diferenciados corresponden a roles nuevos o pre - definidos.

1.4.5. Cualquier cuenta de usuario puede pertenecer a varios grupos. ; La ejecucin de tareas es

simplificada con una asignacin de grupo. Cualquier usuario puede pertenecer a 0, 1 o mas grupos.

2. Administracin de casos de negocio 2.1. Nuevos casos

2.1.1. Nuevos casos abiertos por usuarios

internos, proveedores, afiliados y usuarios annimos.

;

Nuevos casos pueden ser abiertos ya sea desde adentro o desde afuera de ProcessMaker. En caso de que el inicio de un caso sea desde afuera, los usuarios podrn crear una cuenta o utilizar formularios annimos para lanzar un nuevo caso.

2.1.2. Creacin simultanea de varios casos ; Un existente caso de negocio es

capaz de disparar nuevos casos de acuerdo a una definicin diferente del proceso.

2.1.4. Registro de los comentarios del usuario ;

Un existente caso de negocio puede ser alimentado por el registro de los comentarios del usuario ingresado, guardando automticamente el nombre de usuario, y la fecha. Esta caracterstica requiere una previa configuracin en el diseo del proceso.

2.1.5. Mensajes condicionales ; Dependiendo de las configuraciones

que el usuario haya realizado, es posible realizar notificaciones va E - mail a los usuarios seleccionados.

2.1.6. Capacidad de adjuntar documentos ;

Es posible adjuntar varios documentos para cada caso de negocio (por ejemplo: procesadores de texto, imgenes escaneadas, hojas de clculo, etc.). Adicionalmente puede generar documentos RTF o PDF basados en plantillas como parte de la definicin de un proceso determinado.

2.2. Asignacin de casos de negocio

2.2.1. Asignacin de tareas de acuerdo al diseo

del flujo de trabajo (workflow) y reglas de negocio.

; La asignacin de tareas depende de

las n variables del caso, posiciones de usuarios, lugar de trabajo o ubicacin geogrfica.

2.2.2. Transferencia arbitraria de casos ; Un caso de negocio, diseado de

forma apropiada, puede ser transferido a un usuario diferente al usuario original.

2.2.3. Historial de mensajes ; Un registro de mensaje, que es

guardado para todos los casos de negocio, detalla todos los mensajes enviados entre derivaciones.

2.2.4. Notificaciones va Email para derivacin de tareas ; Existen dos tipos de notificaciones:

notificaciones por defecto y

notificaciones condicionales.

2.2.5. Gantt Chart ; Todos los casos de negocio pueden

ser rastreados en tiempo real con Gantt Chart.

2.2.6. Mapa del proceso ; Cada caso puede ser representado

mediante la definicin del mapa del proceso permitiendo una fcil identificacin de tareas pendientes y de tareas completadas.

2.2.7. Informacin referente a la actividad actual ; Antes de comenzar una nueva

actividad, el usuario final puede revisar la documentacin asociada a la definicin de la tarea relacionada.

2.2.8. Informacin al usuario final referente a las posibles acciones que se pueden realizar ; Cada paso junto a una instancia de

tarea dada puede ser documentado con instrucciones detalladas.

2.2.9. Derivar un caso a un usuario diferente ; Una definicin de tarea puede ser

configurada para permitir una transferencia arbitraria de un caso actual a un diferente usuario.

2.2.10. Administracin de documentos ; Cualquier tipo de documento puede

ser actualizado a un caso de negocio. ProcessMaker permite centralizar,

organizar y controlar la documentacin relacionada a cada flujo de trabajo

2.2.11. Clasificacin de los casos de negocio ; Todos los casos de negocio son

clasificados de acuerdo a un criterio predefinido (por ejemplo el estado del caso), o a especficos valores

2.2.12. Un usuario a cargo para cada caso de negocio ; La propiedad es definida para cada

nuevo caso de negocio. Un caso de negocio dado, puede tener ms de un dueo.

2.3. Monitorizacin de los casos de negocio

2.3.1. Revisar el estado de los casos existentes. ; Los casos existentes son

automticamente agrupados de acuerdo a su estado (pendiente, completado, en pausa, etc.).

2.3.2. Representacin grafica del estado actual de un caso de negocio. ;

Los casos pendientes son agrupados en zonas de alerta (verde, amarillo y rojo), y con un caso dado, cualquier usuario puede desplegar la posicin actual en la definicin del flujo de trabajo.

ProcessMaker permite registrar y mostrar a los responsables de los procesos y a la gerencia de la Organizacin en situaciones reales los tiempos, retrasos o adelantos de los procesos mientras estos se ejecutan

2.3.3. Representacin grafica de la trayectoria del flujo de trabajo ; El mapa del proceso utiliza un

intuitivo y colorido esquema permitiendo una fcil identificacin de trayectorias a travs de la definicin del proceso.

2.3.4. Notificaciones va Email a usuarios asignados. ; Alertas va Email pueden

configurarse para que sean enviadas cada vez que una derivacin de tarea

es realizada.

2.3.5.

Filtracin del historial de casos

; Un caso cerrado siempre puede ser

encontrado utilizando el formulario de filtrado rpido.

3. Administracin de procesos de negocio 3.1. Diseo de un flujo de trabajo

3.1.1. Interfaz grafica para el diseo de un workflow ; ProcessMaker provee ambos, una

interfaz Web y una aplicacin de software para facilitar el diseo de procesos de negocio.

3.1.2. Definicin de pasos ; Cada tarea esta compuesta de uno o

varios pasos, permitiendo, en algunos casos realizar saltos entre los flujos de acuerdo a especficas condiciones de los pasos.

3.1.3. Soporte de scripts ;

ProcessMaker WebBots soporta evaluaciones condicionantes gracias a su muy bien equipado set de funciones permitiendo un fcil acceso a las variables del sistema, variables de casos, y depsitos externos de datos.(ODBC, Web Services).

3.1.4. Entrada externa de datos ; Usuarios externos pueden iniciar

nuevos casos mediante: 1. Creacin de una nueva cuenta externa, o 2. Llenando un formulario de forma annima.

3.1.5. Documentos de salida ; La plataforma puede crear

rpidamente, documentos imprimibles de alta calidad (formatos PDF y RTF) aplicando atractivas plantillas pre - diseadas.

3.1.6. Documentacin de un proceso ; La documentacin completa de un

proceso puede ser generada (si as se desea) en formato PDF.

3.1.7 Reglas de derivacin ; ProcessMaker tiene incorporado

reglas de derivacin o reglas de negocios que podrn interactuar con los procesos a travs de ProcessMaker

3.1.8 Derivacin de tareas ;

ProcessMaker a travs de sus reglas de derivacin y las variables que se definen previamente en los DynaForms o Formularios permitir la delegacin automtica o manual de tareas

ProcessMaker establece tiempos mnimos mximos para la ejecucin de una tarea emitiendo alertas para que se facilite su cumplimiento

3.1.9 Interfaz de presentacin ; ProcessMaker posee una interfaz

de presentacin tipo Digital Dashboard

3.1.10

; ProcessMaker soporta un ambiente

multi-workspace. Ya que es posible configurar muchos espacios de trabajo en adicin al ambiente de produccin

Ambiente de testeo

de procesos. La optimizacin se realizar

analizando los resultados registrados en la monitorizacin determinando los cambios que conviene realizar en los procesos para su mejora.

3.2. Mantenimiento de los procesos

existentes

3.2.1. Modificaciones de un Workflow ; Un usuario con privilegios de

administrador puede realizar modificaciones a cualquier proceso definido.

3.3. Formularios

3.3.1 Diseo de Formularios

; ProcessMaker permite la creacin de

formularios sin la necesidad de programacin

3.3.2 Modificacin de formularios existentes ;

Un usuario con privilegios de administrador puede realizar modificaciones a cualquiera de los denominados "DynaForms" o formularios y agregar nuevos parmetros y relacionarlos con otras variables del proceso

3.3.3 Informacin adicional en formularios ; Existen ciertos tipos de DynaForms

para crear espacios informativos, de tal manera que los usuarios pueden realizar comentarios

3.3.4

Campos requeridos

; Una definicin de campo dentro de

un DynaForms puede ser diseado a requerimientos del usuario

3.4. Definicin de tareas 3.4.1 Definicin del inicio y final de un proceso ; ProcessMaker orienta al usuario a definir el inicio y final de un proceso 3.4.2 Asignacin de tiempos ;

ProcessMaker define el tiempo que asignara el arquitecto a las tareas de los procesos

3.4.3 Texto enriquecido ; ProcessMaker permite definir texto enriquecido en cada tarea del proceso 3.5. Mdulos de administracin

3.5.1.

Cambiar el estado de un caso existente

; Dependiendo de la definicin de la

tarea, un caso de negocio dado puede ser: cancelado, congelado o puesto en pausa..

4. Alertas 4.1. Alertas Preventivas

4.1.1. Alertas Preventivas ; ProcessMaker incluye

notificaciones para casos pendientes que se desplieguen en las zonas de alerta amarilla o roja.

5. Reportes 5.1. Por caso de negocio 5.1.1. Por definicin de proceso ; Reporte pre definido 5.1.2. Por etapa de la actividad ; Modificable por el administrador

5.1.3. Por palabra clave ; Modificable por el administrador 5.2. Por usuario 5.2.1. Quien lo ha creado? ; Reporte pre - definido 5.2.2. Quien lo ha trabajado? ; Reporte pre - definido 5.2.3. Quien lo tiene ahora? ; Reporte pre - definido 5.3. Por marco de tiempo 5.3.1. Detrs del horario ; Modificable por el administrador 5.3.2. Durante el tiempo establecido ; Modificable por el administrador 5.3.3. Por paso ; Modificable por el administrador 5.4. Por fecha 5.4.1. Fecha de creacin ; Reporte pre definido 5.4.2. Fecha de trabajo ; Reporte pre definido 5.4.3. Fecha de finalizacin ; Reporte pre definido 5.4.4. Fecha de inicio ; Reporte pre definido 5.5. Reportes Por Estado del caso

5.5.1.

Casos existentes por estado: abierto, pendiente, en pausa, temporizado, cancelado, completado.

; La interfaz de reporte de

ProcessMaker permite definir el estado de un caso en cualquiera de las siguientes categoras: ordenado, filtrado o agrupado.

5.6. Reportes por criterios combinados

5.6.1. Permitir mezclar criterios ;

La interfaz de reporte de ProcessMaker provee de las herramientas necesarias para definir un reporte, permitiendo mezclar y enlazar indicadores de uno o mas procesos con lugares de almacenamiento de datos externo, adems permitiendo definir varios criterios de orden, filtrado y agrupacin.

La presentacin de los indicadores es a travs de tableros de comandos para que la informacin y anlisis sean fcil de entender.

5.7. Despliegue de Reportes y Opciones de

Exportacin

5.7.1. Exportar a otros formatos ; Un filtro de exportacin para archivos

Excel, Word, Open Office es nativamente soportado por el motor de Reporte de ProcessMaker.

5.7.2. Visualizacin de grficos ; Una librera de grficos esta

disponible para producir grficos estadsticos de alta calidad de los tipos mas usados (tortas, barras e indicadores).

5.7.3.

Buscando y filtrando

; Un reporte personalizado soporta

ordenamiento, filtrado y agrupacin para cada indicador definido en tiempo real.

6. Valor aadido para soporte en red 6.1. Plantillas Workflow

6.1.1. Transferencia de procesos definidos entre diferentes usuarios. ;

ProcessMaker contiene una caracterstica de Transferencia permitiendo a usuarios registrados del mismo servidor intercambiar procesos entre espacios de trabajo o workspaces.

6.2 Seguridad

6.2.1 Seguridad a nivel usuario ; ProcessMaker contempla la seguridad de acceso por niveles de usuarios de acuerdo a los roles que se definan

6.2.2 Seguridad de datos ; ProcessMaker contiene mecanismos de seguridad electrnica para asegurar la confidencialidad e integridad de los datos que forman parte del flujo

7. Interfaz del usuario final 7.1. Panel de herramientas o Dashboard

7.1.1. Personalizacin del panel de herramientas del usuario final Un panel de herramienta

personalizado puede ser diseado para cada perfil de usuario.