Brochure - Royal Systems®

7/24/2019 Brochure - Royal Systems

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Presentacin General de los Aplicativos del Sistema Integrado "SPRING" y susVentajas.

Caractersticas Generales:

Multicompaa: Manejo de Multicompaas y socios. Bi-Moneda: Manejo de dos monedas una Local (Soles) y otra Extranjera

(Dlares Americanos). Mltiples POS: Administracin de Mltiples Unidades de Negocio o Puntos de

Venta. Multiusuario: Administracin de accesos mltiples y control de concurrencias en

entorno de Redes. Seguridad: Registro y administracin de una seguridad propia, que permite el

otorgamiento de privilegios y derechos para el control y uso deprocesos por el usuario final. Este mdulo est presente en cadaAplicativo y consta de:

o Registro de Usuarios.o Registro de Niveles de Autorizacin por Usuario: Estos

niveles estn agrupados por opcin (funcin especfica) ylos derechos sobre la opcin (consulta, ingreso,

modificacin y eliminacin). Paramtrico: Uso de tablas externas para control de procesos y reglas delnegocio.

Orientado a Objetos: Programacin orientada a objetos y entorno Windows (totalmentegrfica).

PlataformasAbiertas:

Comunicacin abierta e intercambio de datos con diferentesplataformas y software de usuario final.

Conexin a Base deDatos:

De fcil adaptacin a diferentes manejadores de base de datos(Microsoft SQL Server, Sybase, Oracle, etc.).

Integracin deMedias (Multimedia):

Orientacin dirigida a la integracin de diferentes medias:procesamiento de imgenes, sonido, graficadores, etc.

Reportes de GestinPre-definidos

Generacin de reportes de gestin tiles para la toma de

decisiones. Autonoma en la

Gestin de Datos(Front Ending):

Diseo de la base de datos orientado al usuario final, con lafinalidad de que l mismo, est en la capacidad de formular suspropios reportes, mediante el uso de generadores de reportes conconexin a la Base de Datos y de fcil interrelacin conprocesadores de texto y hojas de clculo.

Reportes para laToma de Decisiones

Usando herramientas de Inteligencia de Negocios


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ONTABILIDAD

El Aplicativo de Contabilidad ha sido diseado bajo el concepto de

Contabilidad por responsabilidad para identificar los gastos por departamento,unidad organizacional y elemento de gastos. Entre sus objetivos est lograr,que el rea contable sea una receptora de informacin y que su gestin sea lade consolidar a nivel de cuentas la informacin del movimiento econmico yfinanciero de la empresa. El usuario podr decidir si desea registrar lainformacin en forma detallada o sumarizada.

Funciones Generales: Mantener una base de datos relacional, conceptualizada para el uso de

consultas gerenciales a diferentes niveles; por departamento, responsable,

elemento de gasto, centro de costo, cuenta mayor, etc. Efectuar y recepcionar vouchers contables de acuerdo a las caractersticasy privilegios de los diferentes usuarios del rea.

Mantener la seguridad y validez de la informacin registrada pasando pordiferentes niveles de aprobacin y control.

Mdulo de Gestin de Cuentas y Auxiliares:Este mdulo permite una definicin dinmica y paramtrica del plan deCuentas. Para cada cuenta y de acuerdo a la naturaleza de la misma se definen los

datos auxiliares que deben ser solicitados al momento de introducir un

voucher contable y el nivel (obligatorio, opcional o no requerido) con quedichos datos sern validados: Clientes/Proveedores/Empleados/Otros. Facturas/Comprobantes. Cheques. Fecha Proyectos. Libro Auxiliares Contratos/Compromisos/rdenes de Servicio. Intercompaas.

Centro de Costos Flujo de Caja Sucursal

Para cada cuenta y de acuerdo a los niveles de informacin manejados porla empresa se permite la definicin y manejo de campos de referenciavariables, como por ejemplo: fechas requeridas, cdigo del banco, impuestocontabilizado, nmero de registro generado por otros sistemas externos,etc.

Administracin de elementos de gastos por centros de costos (cuentas 9) Calificacin del tipo de cuenta en:

Balance Activo

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Balance Pasivo

Ingreso Egreso Cuenta de Orden Activo Cuenta de Orden Pasivo

Relacionar las cuentas de gastos a un tipo de gasto Administrativo Financiero Ventas Produccin

Identificar las cuentas que intervienen en el Proceso de Costeo ,

calificndolas en: Directo Indirecto Fijo Variable

Mdulo de Gestin de Vouchers Manuales y Automticos:La informacin de los vouchers, ser de responsabilidad de los departamentosdonde son originados.Hay dos tipos: Automticos : Son generados automticamente y estn agrupados de

acuerdo a la informacin de los mdulos de gestin. Extraccin y generacin de vouchers de acuerdo a modelos pre-

establecidos. Validacin de cada lnea de los diferentes vouchers de acuerdo a la

naturaleza de las cuentas. Manuales: Son generados en lnea, con las siguientes facilidades:

Consulta y recuperacin de cuentas y datos necesarios para laelaboracin del voucher.

Validacin en lnea de los datos ingresados para cada cuenta delvoucher.

Cada voucher, antes de actualizar balances, tiene que pasar por una serie deestados o niveles de aprobacin, efectuados por el personal con la debidaautorizacin.

Mdulo de Generacin de Vouchers AutomticosEn base a lo contabilizado en un periodo o rango de periodos, este mdulopermite generar los siguientes vouchers: Distribucin o Reclasificacin por:

Cuenta Contable Centro de Costos Centro de Costos de Destino Sucursal Unidad de Negocio


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Personas Proyectos

Mdulo de generacin de libros Auxiliares:Permite la generacin de los reportes bsicos de todos los sistemas contables: Libro Diario Libro de Caja Libro Mayor Balance General Libro Diario Estado de Prdidas y Ganancias.

Mdulo de generacin de reportes financieros a demanda:El usuario podr formular sus reportes agrupando cuentas en diferentesniveles, excluyendo otras, indicando cuando totalizar y que, definiendo ttulos,subttulos, cabeceras, etc. De manera semejante a como lo hara en una hojade clculo.

Mdulo de Distribucin o Realocacin de Costos:Este mdulo permite al usuario definir reglas que luego sern utilizadas por el

Aplicativo para generar vouchers en forma automtica.El usuario puede seleccionar balances a la fecha, el movimiento anual o de unperodo especfico; aplicar criterios de seleccin como: cuentas, compaas,campos de referencia, etc. y luego, en base a esta informacin, generar ladistribucin contable (en forma completa o porcentual) del nuevo voucher.El mdulo puede ser usado para distribuir costos generales, costos deproyectos, realocar cuentas, etc.

Mdulo de Actualizacin de Saldos y Cierres Mensuales:Este mdulo permite la actualizacin de los saldos y generacin del balancemensual.

Se podrn ejecutar varios Cierres Preliminares, los cuales permitirn revisar,hacer anlisis y ajustes antes de producir el Cierre Final.Las funciones principales de este mdulo son: Manejo de Cierres Preliminares. Cierre Mensual y actualizacin de Saldos. (Con ajuste de Estados

Financieros y por Diferencia de Cambio). Reversin automtica de vouchers del mes anterior (Provisiones).

Mdulo de Rentabilidad por Proyectos o Centros de Costos:Este mdulo permite la coleccin de ingresos y gastos por cada proyecto ocentro de costos para poder obtener la rentabilidad de los mismos en elmomento deseado o a fin de mes.


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onci liacin Bancaria

El objetivo del mdulo de Conciliacin Bancaria es conciliarlos movimientos contables de una determinada cuenta bancaria contra losmovimientos de un extracto bancario.

Para que la conciliacin funcione se requiere: Que el Banco enve un extracto bancario electrnico (va diskette o va

mail), con todos los movimientos bancarios del mes. Para aquellos bancosque no pueden ofrecer esta informacin, el sistema ofrece una pantalla paraque el usuario pueda ingresar manualmente el extracto bancario.

Cargar los saldos iniciales para cada cuenta bancaria. Esta informacin

tiene que ser cargada solamente la primera vez antes de iniciar el sistema. Que se hayan generado los vouchers en el Sistema Spring, con el tipo ynmero de la transaccin bancaria.

El mdulo realiza la importacin del extracto bancario, y busca en el sistema decontabilidad si existe vouchers con:

La misma cuenta contable (previamente asignada a la cuenta bancariasujeta a conciliacin).

El tipo de transaccin bancaria. Nmero de transaccin bancaria

El mismo monto

Si lo encuentra, significa que hizo matching, sino queda pendiente para que elusuario le haga un matching manual.

Tambin realiza maching automtico, si la sumatoria de los montos registradosen los vouchers es igual a uno o varios movimientos bancarias; esto se cumplesi en ambos registros se tiene asignado el mismo tipo y nmero detransaccin.

El sistema ofrece una pantalla que muestra por un lado los voucherspendientes de matching y por el otro lado los movimientos bancarios tambinpendientes, permitiendo unir estos registros en un grupo de matching y deesta forma ir limpiando los registro pendientes.

El sistema permite tambin realizar acciones sobre la data enviada por elbanco como por ejemplo partir un cargo bancario en partes para desagregarpor ejemplo el monto de un cheque y sus gastos bancarios asociados, de talforma que el cheque se haga matching. Tambin se puede modificar yeliminar la informacin del extracto bancario.

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Finalmente, el sistema presenta los reportes de conciliacin detallados yagrupados en las siguientes partidas: Abonos no registrado por el Banco. Cargos no registrado por el Banco. Abonos Bancarios no contabilizados. Cargos Bancarios no contabilizados. Cheques Pendientes de Cobro.


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ACTURACIN

ALCANCES DEL SISTEMA

El aplicativo de facturacin contempla actualmente los siguientes alcances:1) Ingreso y Control de Cotizaciones.2) Ingreso y Control de Pedidos.3) Facturacin

a) De Bienesb) De Servicios

4) Registro de Ventas.

DESCRIPCIN DE LOS ALCANCES

1) Ingreso y Control de Cotizaciones. El sistema permitir ingresar cotizaciones de tems (productos

terminados) y manualmente le den los valores ya que no tienenformulas de insumos actualmente, otros datos a registrar son fechade emisin, validez de la cotizacin, cliente (el cual no tiene que estarregistrado necesariamente en el maestro de clientes).

En el caso de cotizaciones de tems no existir interfaz con el

sistema de logstica en el sentido de disminucin o comprometerstock.

El ingreso de Cotizaciones es un paso opcional en el Proceso deVentas.

2) Ingreso y Control de Pedidos El sistema permitir ingresar pedidos de (1)tems y/o (2)servicios

manualmente o a partir de una cotizacin previamente registrada. Asimismo permitir asignar los valores de venta en forma manual y

automtica (de acuerdo a una lista de precios de venta), otros datos

a registrar son fecha de emisin, cliente (el cual tiene que estarregistrado necesariamente en el maestro de clientes), etc. De acuerdo a la forma de facturacin el sistema tendr procesos

independientes, existiendo una interfaz con el sistema de logsticapara control de stocks en el caso de registrar un pedido de tems. Lasformas de facturacin existentes son:

(1) Entindase por tems, todo aquel artculo que requiere control de stocks y se encuentraregistrado adecuadamente en el sistema de logstica.

(2) Entindase por servicios, todo aquel artculo que no requiere control de stocks ni controlaprecios promedio de compra, as como los servicios que pueda brindar la empresa.

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a. Gua - Factura.- Los procesos relacionados sern los siguientes:

Pedido de Items Registro de Pedido Aprobacin de Pedido (Entindase por Autorizacin de

Crdito) Despacho de pedido aprobado desde Almacenes de ventas

(Proceso en el sistema de logstica) Emisin de Gua de Remisin (Proceso en el sistema de

logstica) Confirmacin de cantidades recibidas en el cliente a partir de

la gua de remisin Facturacin de Guas Pendientes Cobranza

Pedido de Servicios

Registro de Pedido Aprobacin de Pedido (Entindase por Autorizacin del

Proceso) Facturar Cobranza

b. Factura - GuaPedido de Items

Registro de Pedido Cobranza Generacin de Documento de Venta Despacho del documento de venta desde Almacenes de

Ventas (Proceso en el sistema de logstica) Emisin de Gua de Remisin (Proceso en el sistema de

logstica)

Pedido de Servicios Registro de Pedido Cobranza Generacin de Documento de Venta

c. Factura

Documento de Items

Registro del Documento de Venta Cobranza


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Despacho del documento de venta desde Almacenes deVentas (Proceso en el sistema de logstica) Emisin de Gua de Remisin (Proceso en el sistema de

logstica)

Documento de Servicios

Registro del Documento de Venta Cobranza

2) Facturacin Registro de un (3) documento en el sistema comercial ya sea en

forma manual o en forma masiva a travs de un proceso especial.Los datos relevantes de un documento son: Cliente, RUC, Direccin,Cliente a quien se le deber cobrar (que por default ser el mismocliente, este deber estar registrado en el maestro de personas),Fecha de Emisin, Fecha de vencimiento, Nro. del Pedido, Vendedor,Nro. de Factura relacionada para el caso de las Notas de Crdito,Observaciones, Orden de Compra, Forma de pago, Tipo de cambio,Moneda en la que se factura,Items y/o servicios, Unidad de Venta, Precio de Venta (sin IGVincluido), Valor Venta, Descuento Global (el cual se calcula de

acuerdo a los descuentos aplicados al documento), MontoDescuento, IGV, Total General. Si hubiera necesidad de facturarfletes y/o embalajes estos se realizaran como tems de serviciosdentro de la misma factura.

(4)Realiza el asiento contable de provisin. Si hubiera necesidad de facturar fletes y/o embalajes estos se

realizaran como tems de servicios dentro de la misma factura. La impresin de cada documento ser en un formato nico para

todas las compaas diseado por el usuario y podr ser reimpresoen papel en blanco.

Se puede definir el nmero de serie por cada punto de venta y

vendedor.

a) Facturacin de Items.- Utiliza el maestro de tems de logstica.

3) Cuando hablamos de facturacin nos referimos a un Tipo de Documento, el cual puede ser, porejemplo, Factura, Boleta de Venta, Nota de Crdito, etc., cada uno con sus caractersticas propias

indicadas en el maestro de tipos de documentos.4) Los asientos contables pueden generarse en forma inmediata o si se desea en un proceso masivoposterior.


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b) Facturacin de Servicios.- El sistema cuenta con un maestro declasificacin de servicios. Este maestro consta de hasta tres niveles ydebiera estar lo mas detallado posible. Sin embargo, al facturar elusuario tiene la oportunidad de ingresar el detalle del servicio que seesta prestando.

3) Regist ro de Ventas

El sistema genera el Registro de Ventas en forma mensual y loimprime de acuerdo a los requerimientos legales de la SUNAT. El sistema permite modificaciones manuales al registro de ventas, las

cuales no afectan a los documentos originales.


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LUJO DE CAJAEl objetivo del Aplicativo es generar un Flujo de Caja(Posicin deCaja). Este Flujo de Caja tiene informacin real e informacin

proyectada.

Fuentes de Informacin del Mdulo:

Cheques (pagos en general, generados por los sistemas fuentes: Cuentaspor Pagar y Planillas).

Transacciones Bancarias (Depsitos, Transferencias, Retiros, Compra yVenta de Dlares, etc.).

Proyecciones de futuros pagos, basados en las Facturas por Pagar, deacuerdo a su fecha de vencimiento.

Proyecciones realizadas por el departamento de Caja, como provisionespara el pago de impuestos, pago de planillas etc.

Caractersticas del Mdulo:

El Aplicativo muestra un Flujo de Caja, sumarizado por compaa oindividualmente por cuenta bancaria, asimismo, muestra la informacinsumarizada diaria o semanalmente.

Permite para cualquiera de las celdas de este flujo de caja mostrar mayorinformacin de las transacciones que sustentan estas cifras (Drill down).

Permite generar transacciones de caja fcilmente desde el flujo de caja yaplicarla a los balances inmediatamente para ver el efecto que esta transaccintendra en el flujo de caja actual.

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UENTAS POR PAGAR

El Aplicativo de Cuentas por Pagar hace el seguimiento de unDocumento por Pagar pasando por su recepcin, revisin,

aprobacin, generacin del voucher de provisin, pago, generacin del voucherde pago , inclusin en el Registro de Compras, COA y PDT.

Funciones Principales: Permite pagar todo tipo de Documentos: Facturas, Recibos de Honorarios

Profesionales, Boletas, Adelantos, Notas de Dbito, Pliza de Importacin,etc.

Facilita el manejo de los impuestos, porque el sistema sugiere los impuestos

y los porcentajes que se le deben aplicar a un documento. Facilita el acceso a la informacin de las obligaciones, consultando porejemplo, pagos a un proveedor por fechas, por tipo de documento, porfechas de recepcin, por cuenta bancaria, por estado del documento, etc.Todas estas consultas son inmediatas a travs de las pantallas y todas sepueden imprimir automticamente.

Genera los Vouchers de Provisin y de Pago, incluyendo las cuentas deGanancias y Prdidas por Diferencia de Cambio. Estos vouchers sonenviados directamente al Aplicativo de Contabilidad. El usuario solamenteingresa los centros de costo que se van a hacer cargo del gasto del factura yopcionalmente el Proyecto al cual se quiere cargar el gasto. El Aplicativo de

Contabilidad permite llevar el Control del Proyecto. Tiene una Interfase con el Aplicativo de Logstica para hacer el enlace de los

pagos de las facturas con las ordenes de compra respectivas, y para ajustarel precio de compra real a ser tomado en el Inventario.

Gestiona la Sensitividad en el Proceso de Pagos, lo cual permite al usuariosimular un pago de Obligaciones e ir ajustndolo, aadiendo o quitandofacturas hasta llegar al monto disponible en Caja.

Genera cheques manuales para pagos urgentes. Luego, estos cheques seenlazan a las Obligaciones, para que el ciclo quede cerrado.

Genera Pagos, los cuales pueden ser : Cheques pre-impresos o Chequesimpresos totalmente con Impresoras Xerox o de banda ptica), o registros endiskettes para ser enviados a los bancos o por comunicacin va Telewiese(Bco.Wiese) o TeleBanco (Bco.Crdito).

Genera Cartas a los Bancos y/o Abonos para el depsito directo a lascuentas de los proveedores.

Custodia los cheques impresos para saber que cheques aun estn en poderde la empresa y cuales ya han sido entregados a los proveedores.

Permite la anulacin de facturas y de cheques con la consecuente reversinde los vouchers, si fuera el caso.

Permite el anlisis de los pagos histricos, consultas por mejoresproveedores, estadsticas, etc.

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Tiene una interfase con el Aplicativo de Caja, para preparar el Flujo de Cajay la posicin bancaria. Permite el manejo de Entregas a Rendir y su posterior liquidacin. Permite el Asignamiento de Fondos Fijos, liquidaciones de Caja Chica y

desembolsos. Cuenta con un mdulo de ContraPrestaciones. Cuenta con un nuevo mdulo de Caja Chica. Interfase para realizar pagos generados por sistemas externos como

Planillas entre otros. Permite controlar el Registro de Compras y su posterior interfase con el COA

(Sunat), PDT. Posee un mdulo para realizar pantallas para el anlisis de gastos. Permite facturar las guas de revisin recibidos en Logstica, jalando

automticamente la distribucin contable. Permite la reimpresin de cheques. Entrega de cheques con cargo a personas y envo por valija. Manejo de crdito fiscal (factor de prorrata) para entidades bancarias. Manejo de excepciones de crdito fiscal completo y de Entidad Bancaria. Pagos a proveedores mediante abonos a cuenta corriente del mismo banco. Envo de pagos masivos al sistema de impresin de cheques del mismo

banco.

Carga masiva de obligaciones de proveedores que envan muchas facturas(caso Prosegur o Hermes).

Manejo de modelo de voucher para distribuir las facturas a los diferentescentros de costos enunciados en el modelo.

Desde obligacin se puede visualizar el voucher contable.

Mdulo de Adelantos:Controla los adelantos dados a los proveedores, su registro contable y lleva unregistro de las obligaciones que se van pagando a cuenta de este adelanto.

Esto permite evitar que se le pague a un proveedor si es que este tiene unadelanto pendiente.

Mdulo de Compromisos:Permite establecer compromisos con los proveedores los cuales pueden serContratos por un perodo determinado u Ordenes de Servicio. EstosCompromisos tienen un monto aprobado y el Aplicativo lleva el control de lasObligaciones que se van cargando a estos Compromisos. Esto permite tambinevitar que se le pague ms del monto aprobado en el contrato a un Proveedor.Este Compromiso lleva su propia distribucin contable, la cual le permite

generar vouchers de provisin por los Compromisos. De la misma manera llevauna historia de las modificaciones a los contratos.


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Mdulo de Impuestos:Este mdulo, lleva un control de los Impuestos o Retenciones incurridas por laempresa, prepara el Registro de Compras y los Certificados de Retencin por

4ta. Categora (Honorarios Profesionales).

Mdulo de Letras x Pagar:Este mdulo permite hacer el canje de la Obligaciones x Pagar por Letras xPagar y a partir de all seguir el ciclo de la Letra, Pagos Parciales y Totales,Refinanciacin de la Letra, etc.

Mdulo de Control de Gastos Diferidos:El sistema debe permitir registrar un indicador por cada factura (obligacin) quepermita identificar que esa factura ser diferida en varios meses.

Al momento de registrar la obligacin se podr registrar la porcin de Gasto y laporcin de Diferido, el cual llevar la indicacin de Diferido en un campoapropiado.En la distribucin contable de la obligacin se deber registrar la cuenta deDiferido en vez de la cuenta de Gastos.En el maestro de Items o Commodities se deber registrar la cuenta de gastos,la cual ser usada al momento de hacer el voucher de extorno de Diferidos defin de mes.

Programacin de Diferidos:Mantener una funcin que permita programar el nmero de meses a diferirpor factura (No. de documento, proveedor).

Reprogramacin de Diferidos:Del saldo programado al momento de haber realizado el diferido se deberpoder reprogramar los meses a diferir en cualquier periodo posterior alperiodo original.

Proceso de generacin de voucher de Extorno de diferidos y envo al gastode la porcin diferida:A fin de mes se deber hacer un proceso que lea las obligaciones quetienen la indicacin de Diferidos para generar el voucher mencionado.

Programa de Provisiones de compromiso de ordenes de compra recepcionadasy ordenes de servicio realizadas y no facturados :Como parte de proceso de Cierre de Fin de Mes Se generar un voucher porlos ingresos al almacn y por los servicios realizados y que no se recepcionla factura.El voucher que se genere deber ser reversado contablemente el messiguiente.Se emitir un reporte de sustento del voucher, mediante un parmetro se podrindicar si el voucher se generar detallado o sumarizado.


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Mdulo de Control de Contraprestaciones de los compromisos(Contratos/Orden de Servicio):

Existirn dos tipos de contratos:

De Contraprestacin:Aquellos que adicionalmente de generar una Orden de Servicio deben serconfirmados por el usuario (Responsable del Centro de Costo) que sebenefici con el servicio; las ordenes de servicios se generarn por periodosindicados en el contrato, los mismos que podrn ser modificados paraperiodos posteriores.Ejemplo: contrato de mantenimiento de aire acondicionado, mantenimientode equipos de computo etc.

De Documentos:

Aquellos que generarn una Orden de Servicio, que a la vez de confirmarel servicio se adiciona el nmero de documento y/o cantidad del bienrecibido que por su naturaleza pueden variar. Ejemplo: Bidones de agua,servicio de jardinera etc.

1.- Al ingresar el contrato no se tiene conocimiento de la cantidad del bien aser recibido.Ejemplo: Entrega de bidones de agua en las sucursales u oficinas delbanco.2.- Al ingresar el contrato no se tiene conocimiento del nmero dedocumento que indique que el servicio fue realizado.

Ejemplo : mantenimiento de jardines.

El registro de la contraprestacin tendr la siguiente informacin: Nmero de gua (Documento) Fecha Centro de Costo Cantidad Cdigo de tem Cdigo del cliente Nmero del compromiso (Orden de Compra, Orden de Servicio)

Nota: El cdigo de tem, cdigo de cliente y nmero de compromiso podrnser obligatorios o no; dependiendo del tipo de servicio y lo que el usuariodecida (este control estar en el maestro de documentos).Se deber poder hacer modificaciones al servicio ingresado.Se establecer seguridad por Centro de Costo.Cuando se ingrese la factura (obligacin) se visualizar el detalle delservicio para elegir los documentos a pagar, los mismos que sernmarcados con el nmero de la obligacin.


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Mdulo de Control de JuicioExiste un maestro de Documentos (Juicios), en el cual se inscribir los datosrelacionados (Nmero de Juicio, Cliente, Presupuesto, fecha) en la que se

inscribir la informacin relacionada al juicio.

Cuando llega la obligacin relacionada al juicio se seleccionar el nmero deJuicio para registrar el mismo en la distribucin contable de la obligacin. Sepodr registrar como Gasto o como Cuentas por Cobrar.Se podr registrar el estado del juicio para la obligacin (En tramite yPendiente).

La factura podr hacer mencin a diferentes clientes, los mismos que sedebern poder registrar en la distribucin contable de la obligacin.

Existen consultas que muestran clientes, nmero de juicio, descripcin deljuicio, estado del juicio, importe pagado.

Anlisis de gastos por Juicios donde se mostrarn todos los importes pagadospor un juicio, as como las recuperaciones si existieran.Reporte de estado de cuenta por juicios y clientes.

Mdulo de Pagos Diferidos (Factoring)En principio todas obligaciones con una fecha futura de pago podrn serconsideradas dentro de los Pagos Diferidos (factoring).

Desde el ingreso de una obligacin se podr indicar el pago diferido de lamisma; para lo cual se establecen dos condiciones:

Obligacin sin Compromiso (Orden de Compra, Orden de Servicio); lafecha de pago ser calculado en funcin a los das indicados en elmaestro de proveedores, a partir de la recepcin del documento (factura,recibo de honorarios, etc.).

Obligacin con Compromiso (Orden de Compra, Orden de Servicio); lafecha de pago ser calculado en funcin a los das indicados en elcompromiso, a partir de la fecha de ingreso del bien o recepcin delservicio.

De acuerdo a las reglas establecidas por la empresa, se podra indicar queaquellas obligaciones con fecha de pago mayores o igual a 60 das, seconsidere automticamente como diferidas. Se dispone de una consulta deobligaciones diferidas.

ConfirmeProceso donde el tesorero confirma o modifica los pagos diferidos. En estopcin se podr modificar la fecha de pago de acuerdo a la disponibilidadde la empresa.


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Modulo de Flujo Documentario

Los documentos que ingresan a una empresa pueden ser recepcionados poruna o varias reas y estas a su vez se encargan de distribuirlas.El Flujo Documentario permite:

Establecer rutas de ingreso y recepcin de documentos al interior de laempresa.

Identificar el rea y persona responsable que recibi el documento (confecha y hora).

Establecer rutas de devolucin de documentos al interior de la empresa. Conocer el motivo de la devolucin. Consultar la ruta histrica del documento.

Mdulo de Calendario de PagosDe acuerdo a un cronograma de pagos anual establecido por empresa, sepodr ingresar un calendario de pagos.Las reglas del calendario de pagos son:

Si la fecha de pago es un feriado, se asignar la siguiente fechaestablecida en el calendario de pagos.

Se podr modificar los das de pagos de acuerdo a lo indicado por laempresa.

Mdulo de Agente de Retenciones del IGV

Agentes de Retencin

En est opcin se podr matricular los dos tipos de proveedores que no estnsujetas a retencin:

Agentes de Retencin. Buenos Contribuyentes.

Se tiene dos opciones para realizar est matricula, adicionndolo uno a uno oimportndolo desde un formato excel, extrado de la pgina WEB de SUNAT.

El sistema mantiene una historia de todas las listas publicada por SUNAT, laltima lista aprobada es la vigente.

Maestro de Compaas

En este maestro de adicion un nuevo flag que permite calificar a la empresacomo Agente Retenedor.Slo a las compaas con est marca, se les apertura la lgica de AgenteRetenedor.

Maestro Tipo de Documentos

En este maestro se incluyo una marca o flag que permite diferenciar si el tipode documento fiscal (SUNAT) est afecto a retencin.


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De acuerdo a las disposiciones de SUNAT no estn sujetas a retencin:

Boletas de Venta Recibo de Servicios (Agua, Luz y telfono) Ticket (donde no se diferencia el IGV)

Maestro de Impuestos

Se dispone del tipo de impuestos IGR, donde se debe indicar la tasa y cuentacontable del IGV retencin.

Preparar PrepagoOpcin, a partir del cual se inicia la retencin del IGV. De acuerdo a lodispuesto por SUNAT, la retencin se debe realizar en el momento de pago alproveedor. A partir de est accin se deber considerar lo siguiente:

Por Proveedor

Si el proveedor no es agente de retencin o buen contribuyente Si el monto a pagar es igual o mayor a S/700.00 (indicado en el

parmetro IGVRETAMT), se deber retener el 6% del precio de venta.Esto incluye montos facturados en soles o dlares. En el caso dedlares se deber considerar su equivalente en soles al tipo de cambioventa SBS diario.

Slo se incluyen los tipos de documentos con el flag AFECTO ARETENCION DE IGV .

El precio de venta, es el resultado de acumular todo lo facturado por unproveedor.

Generacin del Comprobante de Retencin

Despus de haberse generado el pago, se proceder a la generacin del

comprobante de retencin.En est opcin se dispone de los siguientes selectores: Compaa : Seleccionar la compaa Cuenta Bancaria: Seleccionar la cuenta bancaria por donde se realizo el

pago Proveedor: Seleccionar el proveedor Proceso: Indicar el nmero de prepago. Fecha desde hasta: indica el rango de fechas de pago de los registros

a ser mostrados. Serie : Nmero de serie que se consignar en el comprobante de

retencin a ser generado. Seleccionar todo: Indica imprimir todo los comprobantes de retencin de

las transacciones que se muestran en esta pantalla.


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Estado: El comprobante de retencin tiene tres estados:

a.- Pendiente: No se genero el comprobante de retencinb.- Impreso: El comprobante de retencin ya fue generadoc.-Anulado:El pago fue anulado y por consiguiente el comprobantede retencin.

Reporte 014 Registro del Rgimen de Retenciones

Muestra el kardex de retenciones - IGV por proveedor y documento fiscalpagado.

SEGUIMIENTO POR OBLIGACION

En el caso que el documento fiscal tiene como origen la moneda endlares y el tipo de cambio de la fecha de pago sea diferente a lafecha de emisin del documento. En este reporte se mostrar ladiferencia de cambio generada, de tal manera que el documentoquede saldado en soles.

Interfase con PDT

De acuerdo a las especificaciones de SUNAT, se generar el archivo a serledo por el PDT SUNAT.


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UENTAS POR COBRAR

ALCANCES DEL SISTEMA

El aplicativo de cuentas por cobrar contempla actualmente los siguientesalcances:

1) Control de Caja.2) Emisin y Control de Letras x Cobrar.3) Anlisis de Cuentas Corrientes.

DESCRIPCIN DE LOS ALCANCES

1) Control de Caja El Control de Caja permite varias acciones.

o Registrar una Factura como pendiente de cobro.o Dar por pagada una factura (en forma parcial o total) al

contado, asocindola con una o ms formas de pago, porejemplo Contado Soles, Contado Dlares, Tarjeta de Crdito,Vales. Los tipos de pago se definen en el maestro de tipos depago.

o Control de Adelantos de clientes.o (4) Canjear una Factura pendiente de cobro por Letras x

Cobrar, realizando el asiento contable respectivo. El sistema permitir obtener el Arqueo de Caja, detallando las

mltiples formas de pago utilizadas. Asimismo brindar un reporteque muestre las cobranzas realizadas agrupadas por tipo de pago y/ocliente.

(4)Realiza el asiento contable de caja (4) El control de las cobranzas afectar los ingresos en el Flujo de

Caja Real. Se puede realizar ms de un arqueo de caja por da.

2) Emisin y Control de Letras x Cobrar. El sistema permite realizar el Canje de Facturas x Letras de Cobrar, y

luego hace el seguimiento a su posterior cobranza. Para el caso de la cobranza en cartera, el sistema llevara el control

de la fecha de vencimiento.

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(4) Los asientos contables pueden generarse en forma inmediata o si se desea en un procesomasivo posterior

Si se registrara la cobranza por gastos financieros, el sistemapermitir registrar la nota de cargo y/o la Factura, segn sea el caso,en forma manual

3) Anlis is de Cuentas Corrientes.El sistema permitir obtener estados de cuenta x Cliente a la fecha o a

un periodo determinado cualesquiera.


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OGSTICA

El Aplicativo de Logstica est orientado a facilitar la gestin de lalogstica, mediante el control de todos los movimientos vinculados a

la rotacin de la mercadera, lo que permite una rpida toma de decisionesreferidas a: cuanto y cuando comprar, que mercaderas tienen o no salida,clasificar los items como de baja o alta rotacin, cules son los niveles destock., etc.

Funciones Principales: Lograr un seguimiento efectivo del movimiento de mercaderas, desde la

captacin de los requerimientos en cada localidad, departamento, unidad deventa, almacn u otra unidad de negocio, pasando por la formulacin de laOrden de Compra al Proveedor, hasta la entrega de la mercaderasolicitada.

Controlar la rotacin de mercadera, entre unidades de negocios(transferencias y trnsitos) y mediante el registros de los ingresos y salidas.

Actualiza los niveles de stock, con cada registro de movimiento demercadera.

Manejo de mltiples almacenes y almacenes consolidados. Consultas de seguimiento a las requisiciones y a las rdenes de compras. Consultas de precios histricos cotizados por item/proveedor y

proveedor/item.

Mdulo de Gestin de Requerimientos:En este mdulo se registran entre otros, los siguientes datos: El almacn, unidad de venta, local, departamento u otra unidad de negocio

que est efectuando el pedido. La Oficina Central o Unidad de Negocio a la que se le est haciendo el

pedido.

El tipo de pedido: para consumo interno o para reposicin de stocks. El proyecto o campaa, para el cual se est efectuando el pedido. La relacin de items con las unidades y cantidades solicitadas.Adems permite efectuar consultas dinmicas de: Otras requisiciones efectuadas. Niveles de stock cubiertos.

Mdulo de Gestin de Compras:Este mdulo permite la agrupacin de varios requerimientos para formular unaorden de compra, y la captacin de todos los datos comerciales pactados con

el proveedor. Pone nfasis en: Registrar al proveedor y sus condiciones de pago.


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Agrupar Requisiciones con pedidos comunes.

Corregir las cantidades estipuladas en las diferentes requisiciones. Calcular los impuestos y descuentos pactados con el proveedor. Generacin de invitaciones a proveedores. Carga de precios de cotizaciones recibidas. Generacin de cuadros comparativos de cotizaciones.

Mdulo de Gestin de Almacenes y Stocks:Este mdulo permite efectuar un control sobre la rotacin de la mercadera ylos niveles de stock. Est orientado a trabajar con Cdigo de Barras parafacilitar la labor del almacenero y minimizar los errores en el momento de lacaptacin de la mercadera.Entre sus funciones principales estn: Registrar los Ingresos a una Unidad de Negocio por:

Recepcin de ordenes de compra. Transferencias de mercadera (Fin de trnsito). Otros retornos de mercadera por: Consignacin, Incautacin,

Devolucin del Cliente, etc.

Registrar las Salidas a una Unidad de Negocio por: Transferencia de mercadera. (Inicio de un trnsito). Salida por Venta. Devolucin al Proveedor. Otras salidas de mercadera por: Consignacin, Demostracin, etc.

Registrar movimientos internos entre Sub almacenes o zonas ubicadasdentro de una misma unidad de negocio, relacionadas con un cambio deubicacin o estado.

Consultar y emitir el Kardex. Registrar los ajustes despus de una Toma de Inventarios.

Efectuar el Cierre Mensual con: El Clculo automtico de los precios promedio de compra, mediante unaInterfase con el Aplicativo de Cuentas por Pagar.

La Generacin de los Saldos de Inventario. El cambio del perodo contable del Aplicativo.

Mdulo de Raciones:Se presupuesta los consumos de cada Centro de Costo en unidades mes pormes para un ano.Se registran proveedores (Aliados) que proveern este tipo de servicio tambin

se registra los tems que proveern y los precios de los mismos


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Se generar mensualmente en forma automtica las Ordenes de Compra paralos proveedores, y se les adjuntar una lista de tem por centro de costo(Packing List) para que sean empaquetados y distribuidos de esta manera

Mdulo de Inventarios:El mdulo de inventarios contempla lo siguiente:Ingreso y modificaciones del maestro de Artculos (Items)

Control de mltiples almacenesMantenimiento del maestro de transacciones de stockMantenimiento de todos los maestros para el proceso de Ingreso Y Despachode los almacenesIngreso de mercadera por recepcin de una Orden de CompraControl de Ingresos por regularizaciones y Salidas por regularizacionesControl de devolucionesValorizacin del Stock al precio promedioGeneracin del voucher de consumoManejo de las transferencias entre almacenes por diferentes conceptos(traslado entre almacenes, transferencias por demostracin , transferencias porconsignacin, transferencia para feria etc)Control de Inventarios: Toma de Inventarios, Ajuste de Inventarios (Faltantes ySobrantes)Control de niveles mnimos de Stock (ABC de compras)Consultas:

Kardex unitarioKardex Valorizado

Consultas y reportes de Transacciones al Stock (por documento)Consultas y reportes de Movimientos de Stock (por Item)


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MPORTACIONES

El Aplicativo de Importaciones est orientado a darle seguimiento a laimportacin, as como de las entregas parciales, al control de Stock en

Trnsito y a la Valorizacin de la Importacin, incorporando los costosasociados a la importacin, como son FOB, Flete, derechos de aduana,seguros, almacenajes, etc. al Almacn Principal.

Funciones Principales:

Controlar el Stock de la mercadera en Trnsito que est llegando, y surelacin con la cuenta 28 Trnsito asocindolo con Vouchers. El Almacnde Trnsito no forma parte del Stock y no se considera para el calculo delcosto promedio.

Valorizar la Carpeta de Importacin relacionados a los vouchers contablesen lnea, distribuyendo los costos asociados si son materiales o gastos.Estos costos adicionales al FOB se incorporan automticamente al AlmacnPrincipal. Se debe definir qu gastos son los que se pagan por toda laimportacin, que para el Sistema se ha denominado Materiales; y qugastos se relacionan con lo que se est desaduanando, que el sistemadenomina Gastos. Estos conceptos se definen en la cuenta contable.

Distribuir los gastos asociados a la importacin automticamente en funcinal valor FOB o CIF de la Orden de Compra de Importacin, al momento deingresar un voucher contable.

Permite despachar el item importado a pesar que no este terminado deValorizar para no restringir las operaciones diarias, sin embargo al cierre deLogstica te obliga a valorizar ya que fue consumido.

Controlar el seguimiento del Embarque:- Fecha ETA: indica la fecha estimada de arrivo (estimated time of

arrival).- Fecha de Embarque: indica la fecha en que se realiz el embarque

de la mercadera.- Fecha Llegada: esta fecha se ingresa cuando ya lleg la mercadera.- Nave: indica en qu nave se est transportando la mercadera.- Lugar de Embarque: indica el lugar del embarque.- Embarcador: se debe seleccionar un embarcador de la lista de

embarcadores- Pas de Orgen: indica de qu pas se est importando.- Preparado por: indica el nombre de la persona y la fecha en la que

realiz la importacin.- Ultima Modificacin: indica el usuario y la fecha en que se realiz la

ltima modificacin a la importacin.

- Controlar la situacin de la Carpeta con otros datos adicionales:


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- Informacin de Pago: permite ingresar la informacin referente al tipode Monto, Forma de Pago, el Banco, los intereses, etc.

-

- Informacin de la Carta Fianza: permite ingresar informacinreferente al Baco, el nmero de documento y la fecha de vencimientode este.

- Informacin sobre el Almacn Temporal: se debe seleccionar laempresa que va almacenar la mercadera,

- Ingreso a D.A.A. indica la fecha de ingreso al Depsito Autorizado de

Aduana.- Ingreso a D.S. indica la fecha de ingreso al Almacn de la compaa

que realiza la importacin.- Agente de Aduanas: permite seleccionar el agente de aduanas y el

nmero de la factura de este.

Criterios de Distribucin de Costos para una importacin:

Mtodo Rubro de Importacin

1. FOB Para calcular flete

2. Peso Para calcular flete

3. M3 (Containers) Para calcular flete

4. Sobre Tasas

Dependiendo del origen de compradel producto, existen diferentes sobretasas o Aranceles, por lo que elcosto de derechos aduaneros tienenque estar en proporcin a estas sobretasas.

Para calcular derechos

Aduana


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XPORTACIONES

Mdulo de Gestin de Exportaciones:

Este Mdulo realiza el seguimiento y control de una carpeta de Exportacin .

Entre sus principales funciones tenemos:

Flujo Documentario de la Situacin de carpeta. (Programado, Por aceptar,Confirmado, Pendiente Carta de Crdito, Embarque Programado, EnAduana, Documentos por enviar, Pendiente de Pago, Pendientes dePresentacin Aduana, Pendientes de Resolucin Aduana, Cerrado, Otros)

Registro Orden de Fabricacion. Registro de Informacin de Pago: Forma de Pago, el Plazo, el Banco, el

nmero del documento, etc. Registro de Informacin del Producto: indica el peso bruto y neto del

producto. Registro de Informacin de Documentos: Orden de Embarque, Nmero

DUE, etc. Registro de Informacin de Embalaje: tipo de empaque/embalaje y cuntos. Registro de Documentos de Embarque: Certificado de Origen, el Certificado

de Supervisin, la Factura, etc. Registro de Nmero DUE, etc. Registro de Transportistas. Registro de Agencia de Aduanas


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ctivos Fijos

Este Aplicativo tiene como objetivo hacer el seguimiento de losbienes de la empresa, desde el momento de su compra, pasando por

sus mejoras, mantenimientos, traslados, clculo de la depreciacin yrevaluacin hasta su retiro final.


Manejo de mltiples Libros Contables, que permite calcular la depreciacincon diferentes porcentajes facilitando un anlisis financiero ms real.

Mantenimiento de Maestros y Parmetros. Registro de Familias y Sub-familias para clasificar los activos. Categoras de Depreciacin, que permite relacionar los Activos con sus

porcentajes de depreciacin. Registro de Locaciones Fsicas y Sub-Locaciones. Registro de Estados posibles de un activo, para poder controlar por

ejemplo que los activos que an no entran al proceso productivo no sedeprecien pero si se revalen, o viceversa, o que un activo no este

afecto ni a depreciacin ni a revaluacin, etc. Caractersticas Tcnicas : Voltaje, Dimensiones, Potencia, etc. Clasificacin de Partes de un Activo, por ejemplo para una computadora,

registra el teclado, CPU, monitor, etc, cada uno con su n de serie,fabricante, etc.

Registro de los Departamentos de la Empresa y del empleadoresponsable por el activo para aquellos activos que lo permitan.

Registro de los cdigos de catastro y sus montos para la revaluacin delos terrenos.

Registro de todos los movimientos de los Activos. Est completamente integrado al Aplicativo de Contabilidad, generando losvouchers de depreciacin, revaluacin para la contabilidad ajustada,

vouchers por retiros parciales y totales, vouchers por traslado del activo,etc.

Emite Reportes de acuerdo a las normas dictadas por la Superintendenciade Banca y Seguros.

Mdulo de Informacin del Activo: Registro de Datos Complementarios: Descripcin corta, descripcin

completa en 2 idiomas, tamao, color, marca, modelo, nmero de serie, etc.

Mantenimiento de cdigos adicionales para su uso por otras reas de laempresa: Mantenimiento, Ingeniera, etc.


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Si el activo puede ser clasificado por partes, entonces se puede registrartoda la informacin de las partes de este Activo. por ejemplo para una

computadora, registra el teclado, CPU, monitor, etc, cada uno con su N deserie, fabricante, etc. Luego se puede hacer consultas por estas partes ysaber por ejemplo cuantos monitores de tal tipo tenemos y donde estnubicados.

Si el Activo forma parte de una Activo mucho mayor, guarda la relacin conel activo consolidado e informacin del Proceso Productivo en el cual estainmerso. (Para el caso de empresas de produccin).

Control de los movimientos posibles para un activo: Transferencia Fsica aotro local, Mejoras, Rebajas, Bajas y Venta de Activos. Todos estosmovimientos son registrados histricamente y asentados contablemente.

Mdulo de Depreciacin y Revaluacin: El Clculo de la Depreciacin puede ser lineal, en base a porcentajes de

depreciacin definidos en Categoras de Depreciacin : inmuebles,vehculos de transporte, maquinarias, etc. Puede ser tambin unadepreciacin en base a la produccin cargando la depreciacindirectamente a los centros de costos.

El proceso de depreciacin se inicia de acuerdo al Perodo de Servicio delactivo y finaliza cuando est completamente depreciado. El Aplicativo

permite definir situaciones de Activo y asociar a estas situaciones lacaractersticas de si deprecia o si revala o no.

El Aplicativo permite ejecutar varias veces este proceso recalculndola.Cuando el usuario de su O.K. recin actualiza el proceso y genera losvouchers respectivos.

Clculo de Ajustes por Inflacin en base a los factores mensuales. El Aplicativo facilita el anlisis de la Depreciacin y Revaluacin en pantalla

y a travs de reportes. Todos los montos se llevan en tres monedas : Local, Dlares y una Local

Ajustada que es el monto en Local pero ajustado por Inflacin. El Aplicativo permite comparar la depreciacin calculada en base a los

diferentes libros contables que se hayan definido.

Mdulo de Inventario/Auditora de Activos: Este mdulo permite localizar y/o constatar a todos lo activos de la empresa

en una determinada ubicacin, centro de costos e identificar a la personaresponsable del mismo.

Para la captacin de la informacin en la misma ubicacin de los activos, se

sugiere utilizar cdigo de barras, para identificarlos y un terminal porttil(PDT) o notebook para la captura de los datos en el mismo lugar. Todosestos datos se transferirn y actualizarn en la base de datos.


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El Aplicativo facilita la toma del Inventario Fsico emitiendo los reportes yluego recibiendo la informacin de campo recogida, comparndola con lareal, emitiendo listado de discrepancias y finalmente generando las

transacciones y vouchers necesarios para los ajustes necesarios.


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RESUPUESTOS

Este Aplicativo est orientado a brindar a la gerencia unaherramienta de control de los gastos e inversiones de la empresa,

de tal forma que facilite una gil toma de decisiones.

Funciones Principales: Permite el anlisis del Presupuesto Anual y de los Actuales, sumarizando la

informacin por los siguientes niveles: Compaa o Compaa-Socio segn sea el caso. Empleados Responsables de los Centros de Costo. Centros de Costo. Grupos de Elementos de Gasto. Elementos de Gasto. Proyectos de Inversiones.Cada uno de estos niveles, permite a su vez la consulta de suscorrespondientes sub-niveles, por ejemplo: Si el usuario ingresa a travs deuna compaa, puede luego analizar cada responsable, por cadaresponsable, sus centros de costo; posteriormente puede escoger un centrode costos y analizar cada grupo de elemento de gasto y dentro del grupo,puede desagregar la informacin por cada elemento de gastos, llegando avisualizar los vouchers que han afectado a esa cuenta (centro de costo,elemento de gasto).

Permite efectuar el anlisis de cada nivel de resultados, expresados enforma de grficos, utilizando pie charts, barras, grficos por puntos, etc.logrando un excelente soporte de informacin, mostrando tendencias que elusuario puede analizar mejor y como consecuencia tomar accionescorrectivas inmediatas.

Facilita la comparacin de los gastos del ao actual versus los gastos de los

tres ltimos aos, para reflejar, tendencias y estadsticas. Permite ingresar el presupuesto anual del Centro de Costo de maneraamigable, a travs de plantillas de distribucin y facilitar, as, la tediosalabor de ingresar el presupuesto cuenta por cuenta. De la misma manerapermite copiar el presupuesto de otras cuentas o de aos anteriores.

Permite ingresar el presupuesto de los proyectos, por elemento de gasto yen forma anual para todo el ciclo de vida del proyecto.

Recupera la informacin de los gastos (centros de costo o proyectos) delAplicativo de Contabilidad.

Permite manejar un presupuesto revisado, ajustado por el usuario en formaprogresiva, de tal forma que se pueda comparar finalmente el presupuesto

original, el presupuesto revisado y los gastos reales a lo largo del ejercicio.

P


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Proyecta los gastos hasta el mes en curso, de tal forma que pueda tener unestimado anual de los gastos (si es que se sigue la misma tendencia). Elsistema compara tambin este estimado contra el presupuesto anual.


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ONTROL PRESUPUESTAL

El Aplicativo de Control Presupuestal tiene por finalidad aprobar lasOrdenes de Compra y Ordenes de Servicio desde el sistema de Logstica y delas Facturas del Sistema de Cuentas por Pagar que no tienen Ordenes deCompra ni Ordenes de Servicio.

Funciones Principales: Permite Aprobar las Ordenes de Compra y Ordenes de Servicio que tenganPresupuesto Disponible.

Permite Aprobar las Facturas que no estn relacionas con Ordenes deCompra ni Ordenes de Servicio.

Calcula el importe Comprometido desde las Ordenes de Compra y Ordenesde Servicio.

Presupuesto disponible es: Presupuesto menos Pagado menosComprometido.

Autorizaciones: Las Jefaturas y Gerencias son los responsables de Aprobar o

Desaprobar los Gastos, desde los requerimientos ingresados por losusuarios de los Centros de Costos a su Cargo, los requerimientos segnsea su monto, viaja a su nivel respectivo:

o Si el monto excede al monto asignado a determinado nivelpasar al siguiente nivel de autorizacin y as sucesivamente.

o Mostrar al usuario la relacin de requerimientos que tiene queaprobar ordenado por Centro de Costos

o Cuando est aprobado el documento pasar a Tesorera parapoder efectuar el pago.

o Si se desaprueba, regresar el aviso al aprobador anterior. Consultas: Consulta para conocer el estado de cada documento, es decir por quien

fue aprobado, por quien esta en proceso y por que fue anulado.

C


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ANTENIMIENTO DE EQUIPOS

Objetivo general

El Sistema de mantenimiento de Equipos del Sistema Integrado Spring, estorientado a optimizar el uso y buen funcionamiento de los equipos, flota,maquinaria e instalaciones de las empresas con el fin de elevar suproductividad al ms bajo costo.

Objetivos especficos

Maximizar la vida til de los equipos.Reducir de tiempos de paradas no planeadas de los equipos.Optimizar de inventarios de materiales requeridos para el mantenimiento deequipos.

Optimizar el uso de recursos humanos en el mantenimiento de equipos.Racionalizar el costo operativo del mantenimiento de equipos.Contribuir a optimizar el costo operativo de la empresa.


Preparar el plan anual de mantenimiento de equipos, el cual incluyepresupuesto y calendario de ejecucin. El plan obtenido es una proyeccinde los recursos, tareas y actividades a realizar durante periodo comprendido.

Establecer una relacin detallada entre actividades, tareas y recursosutilizados y a nivel de sistemas y partes de los diversos equipos a controlar.

Controlar la ejecucin de los siguientes tipos de mantenimiento de equipos:

Mantenimiento Correctivo: Este tipo de mantenimiento puede serprogramado o no programado. El primer caso puede tratarse de unplan de reparaciones, en cuyo caso puede proyectarse y estimarseen el Plan Anual de Mantenimientos. Los mantenimientos noprogramados se registran como historia en el sistema y pueden serevaluados posteriormente para determinar factores de origen y

establecer procedimientos para controlar mejor las fallas ycorrecciones.

m


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Mantenimiento Preventivo: Programado y ejecutado en base acriterios tales como: plazos de vida til de las grupos de partes ypartes (repuestos) del equipo, kilometraje, horas trabajadas, planespre establecidos por el fabricante / proveedor, etc.

Mantenimiento Predictivo: Programado y ejecutado en base acontroles de inspeccin peridica de parmetros, que permitendeterminar el nivel desgaste y vida til de partes y elementos de los

equipos, tales como temperatura, vibracin, longitud, etc.

Controlar la ejecucin de la Orden de Trabajo, generada para la ejecucin delas actividades de mantenimiento, la misma que puede ser: Interna(atendida por el personal de la empresa) o Externa (atendida por serviciosprestados por terceros pero utilizando materiales de la empresa).

Para las Ordenes Internas, se lleva el control de los repuestosusados, Horas Hombre empleadas, etc. Finalmente puede generar, sise requiere, el asiento contable. (Interfases con Materiales yContabilidad).

Para las Ordenes Externas, el Aplicativo, aparte del control demateriales y otros recursos, puede hacer la interfase con Cuentas porPagar para el pago respectivo de las facturas a proveedores pormateriales o servicios utilizados. Tambin puede hacer la interfasecon Ventas y Facturacin para el caso de cobranzas de facturas aclientes por los trabajos realizados.

Mantener una historia de todos los mantenimientos realizados a un equipo y

su costo total, est informacin permitir presupuestar los mantenimientosposteriores y el tiempo de duracin esperado de los mismos.

Controlar la vigencia y aplicacin de garantas de mantenimiento deequipos.

Controlar la vigencia y aplicacin de la cobertura de seguros demantenimiento de equipos, as como de los siniestros relacionados y laemisin de ordenes de trabajo dirigidas a las Compaas de Seguro para suaceptacin.


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ANTENIMIENTO DE SERVICIOS

Plan de Mantenimiento

El Sistema proveer pantallas para ingresar el plan de mantenimiento, elcual permitir:

- Organizar los diversos mantenimientos segn una clasificacinpreviamente definida en 3 niveles : Grupo SubGrupo01 y SubGrupo02.Esto permitir posteriormente validar el ingreso de la informacin y sacarestadsticas de frecuencia de prestacin de servicios, anlisis defrecuencias, costos, etc.

- Clasificar los tipos de mantenimiento segn un Tipo de Serviciogenrico, por ejemplo Cambio de Accesorios, Lavado, Pintado, etc.

- Indicar informacin adicional como : Si el servicio es critico o no, Si esprogramable o no, Si el pedido es regular o preventivo, Frecuencia,Costo Unitario Referencial, etc.

- Definir los posibles proveedores del servicio. Para esto se enlazara con

el maestro de Proveedores del Sistema de Logstica. El sistema proveer pantallas de consulta para ver el Plan de

Mantenimiento, por clasificacin, tipo de servicio, servicios registrados porproveedor, Frecuencia, etc.

Ingreso de Solicitudes de Mantenimiento

El Usuario ingresar una solicitud de mantenimiento y para esto consultarel maestro de clasificaciones, jalando de all por defecto toda la informacindefinida previamente, la misma que podr modificar si lo consideraconveniente. La informacin ser validada contra el Plan de Mantenimiento.

Esta Solicitud de mantenimiento, deber ser aprobada por el supervisorrespectivo (Gerente de Tienda, etc.), antes de pasar al Supervisor deMantenimiento.

Programacin de Servicios

Todas las Solicitudes de Mantenimiento aprobadas son mostradas para queel Supervisor le asigne la fecha de atencin del servicio de acuerdo a un

Contrato de Mantenimiento, previamente definido con un proveedor o paragenerar una Orden de Servicio especifica para un proveedor.


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Estas pantallas permitirn que los servicios sean agrupados por suclasificacin y mostradas solamente a los compradores asociados a cada

clasificacin. Esto evitar que otro comprador modifique una orden deservicio no asignada a si.

Al generar la orden de servicio se asignar por defecto la distribucincontable asociada, la cual servir posteriormente para que el sistema deCuentas x Pagar pueda distribuir contablemente el gasto por el servicio.Esta orden de servicio se generar consolidada por proveedor si fuera elcaso.

Como consecuencia de la programacin de servicios se mostrar enpantalla y/o reporte el Plan de Mantenimiento con los servicios a atenderpor rea Requeriente, Proveedor y Fecha.

Prestacin del Servicio

El usuario que solicit el servicio, observar una pantalla en la cual debeindicar que el servicio ha sido prestado convenientemente. Si no fuera el

caso, indicar en el sistema sus observaciones (fallas) al servicio prestado. El Supervisor dispondr de una pantalla en la cual vea todos los serviciosactualmente pendientes, clasificados por tipo de servicio, centros de costos,proveedor, etc. Asimismo vera todos servicios observados por los usuariospara hacer las coordinaciones respectivas con el proveedor.

Una vez que el servicio ha sido concluido satisfactoriamente, la informacinaparecer en el sistema de Cuentas x Pagar para su pago. Cuando laOrden de Servicio sea pagada, esta informacin se actualizar en elSistema de Mantenimiento como informacin referencial.

Anlisis y Estadsticas

N de servicios realizados en un rango de periodos determinado ordenadopor clasificacin, centro de costos requeriente, comprador, etc.

Estadsticas de la Eficiencia de cada Proveedor, quien no tiene fallas, quiencumple con los plazos previstos, etc.

Anlisis de la variacin de precios por un determinado tipo de servicio, porproveedor.


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Otras Especificaciones Todos los maestros : Clasificaciones en sus tres niveles, Tipo de Servicios,

Clasificaciones vs Proveedor, Proveedor, sern manejados en tablasexternas con su propio nivel de seguridad.

Todas las pantallas y reportes del sistema pueden ser exportadas al Excel

para una anlisis mas detallado.


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ONTRATOS

El Aplicativo sirve para llevar un control y seguimiento de loscontratos. Los contratos se originan desde una requisicin y pasa

por un proceso de Cotizacin. Se generaran Ordenes de Compra y Ordenesde Servicios de acuerdo a los avances del contrato, para lo cual se estableceun administrador del contrato. Se podr visualizar los pagos asociados alcontrato con el ingreso al almacen y la conformidad del servicio, asi como elcronograma del contrato y su ejecucin.

Funciones Principales: Permite generar Tipos de contrato asociados a diferentes formas de

cronogramas, que pueden ser en funcin a la cantidad, al porcentaje o alvalor.

Lleva el control del periodo de validez, los saldos a ejecutar asi como su laejecucin.

Tiene una Interfase con el Aplicativo de Cuentas por Pagar para hacer elenlace de los pagos de las facturas con las ordenes de compra respectivas.

Permite llevar el control de los responsables del contrato y sus niveles deaprobacin.

Manejo de Adendas, permitiendo ver el contrato principal y sus adendas.

A. Tipos de Contrato.-Permitirn diferenciar todos los contratos que maneja la empresa. Ademsdefinirn los campos propios a ser ingresados por los usuarios de inters.

1. Contrato de Bienes2. Contrato de Servicios3. Contrato de Obras4. Contrato Asociados con Pagos

B. Formas de Programacin.-

1. Avance por Cantidad.- para la generacin del cronograma devencimientos sugerido, procede a dividir la cantidad de cada tem entrela periodicidad, en cantidades iguales que son susceptibles de edicinpor el usuario.

2. Avance por Importe.- para la generacin del cronograma devencimientos sugerido, procede a dividir el importe de cada tem entrela periodicidad, en importes iguales que son susceptibles de edicin porel usuario.

3. Avance por Porcentaje.- para la generacin del cronograma devencimientos sugerido, procede a dividir el 100% de cada tem entre laperiodicidad, en porcentajes iguales que son susceptibles de edicin porel usuario.

C


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C.- Datos Cabecera Tipo Contrato Periodicidad.- Semana, Meses o Aos

Formas de Programacin: Programacin por Cantidad, Porcentaje oImporte

Inicio Periodo Validez Fin Periodo Validez Fecha Renovacin.- Campo que al generar el contrato indique la fecha

de Fin Periodo Validez 45 das; este campo debe ser editable en elmomento de la generacin y modificacin.

Fecha Tope de Generacin.- Campo editable y valida el Fin de PeriodoValidez + 60 das.

Fecha Vencimiento Carta Fianza - Economico Fecha Vencimiento Carta Fianza Fiel Cumplimiento Gastos Adicionales S/N

D.- Datos Detalle Cantidad.- datos fijos que provienen de la requisicin. Precio.- datos fijos que provienen de la cotizacin. Cantidad Entregada.- Llevara el control de las cantidades ya puestas en

ordenes por cada tem del detalle. Cantidad Pendiente de Entrega.- Llevara el control del saldo por cada

tem del detalle.

E.- Datos Vencimiento Las lneas de vencimiento es a nivel de cada item del detalle. Se podr generar Lneas adicionales insertadas manualmente dentro del

Cronograma de vencimiento slo para los datos reales. Existe un Flag de Copiado de cantidad Propuesta a Cantidad Real. Cuando se Modifica Vencimientos de Entrega siempre valida contra el

total del item en el contrato.

F.- Ordenes pendientes de Generacin

Filtro por Fecha de Validez, agrupado por Contrato y Programacin. La cantidad real ya no debe poder modificarse en este paso, debe copiar

los datos del vencimiento.

G.- Pagos.- Indicador o clasificacin en la cual el se incluya o no los gastos

adicionales. Por ejemplo si dentro del contrato esta incluido los gastos deviajes y viticos.

Se deber permitir relacionar los pagos con el Contrato.


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ontrol de Juicio

Existe un maestro de Documentos (Juicios), en el cual se inscribir los

datos relacionados (Nmero de Juicio, Cliente, Presupuesto, fecha) en la quese inscribir la informacin relacionada al juicio.

Cuando llega la obligacin relacionada al juicio se seleccionar el nmero deJuicio para registrar el mismo en la distribucin contable de la obligacin. Sepodr registrar como Gasto o como Cuentas por Cobrar.Se podr registrar el estado del juicio para la obligacin (En trmite yPendiente).

La factura podr hacer mencin a diferentes clientes, los mismos que sedebern poder registrar en la distribucin contable de la obligacin.

Existen consultas que muestran clientes, nmero de juicio, descripcin deljuicio, estado del juicio, importe pagado.

Anlisis de gastos por Juicios donde se mostrarn todos los importes pagadospor un juicio, as como las recuperaciones si existieran.

Reporte de estado de cuenta por juicios yclientes.


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lujo de Efectivo

El Objetivo de este aplicativo es presentar en forma condensada y

comprensible la informacin sobre el manejo de efectivo, es decir, su obtenciny utilizacin por parte de la entidad durante un perodo determinado.

Clasificacin:Ser una agrupacin principal de los cdigos de flujo de caja y sern lassiguientes:

Actividades de Operacin:Ventas, Compras, Pago de Sueldos, Intereses,Impuestos, etc.

Actividades de Invers in: Compra-Venta de Inmuebles, Maquinaria,Equipo y otros activos productivos.

Actividades de Financiamiento: Crditos Recibidos, Reembolsos deCapital, Dividendos Pagados, Aumentos de Capital, etc.

Estructura del Flujo de CajaA la estructura actual del Flujo de Caja, se le adiciono un flag donde secalifica el Origen de la transaccin en: Operacin Financiamiento InversinLos Grupos y Sub-grupos del Flujo de Caja son estructurados de acuerdo ala presentacin del Flujo de Efectivo.

El Flujo de Caja permite obtener el Flujo de Efectivo, para lo cual esnecesario indicar las siguientes apreciaciones:

Aplicacin del Efect ivo En el modulo de Cuentas por Pagar/Tesorera, se registrarn las

transacciones de aplicacin del efectivo, previa calificacin de laactividad y asignacin del cdigo Flujo de Efectivo.

Origen del Efectivo

En el mdulo de Contabilidad se re-cibirn los vouchers generados porel Mdulo de Cuentas por Cobrar, donde la cuenta de caja y bancosestar asociada a un cdigo del Flujo de Efectivo.

o Cobranza de Facturaso Cobranza de Letras


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Modificacin y Reclasificacin del Flujo de EfectivoEl resultado del anlisis mensual, generar reclasificaciones posteriores al

registro y contabilizacin de la actividad.

Para facilitar estas reclasificaciones, se adicionar una opcin que permitirmodificar los cdigos de Flujo de Efectivo (usando el correcto cdigo deFlujo de Caja), en los siguientes movimientos:

Voucher automticos y manualesSe dispondr de una opcin que permitir seleccionar uno o msvouchers donde se podr modificar o distribuir un cdigo de flujo de cajay bancos asignado a uno o ms cuentas de bancos (10X).

El importe asignado a la cuenta caja y bancos podr abrirse en una o mslneas.

El voucher contable podr tener ms o menos lneas antes de lamodificacin del cdigo del flujo de efectivo.

Cuentas Contables que Intervienen en el Flujo de EfectivoEn el plan de cuentas se marcarn aquellas cuentas que intervendrn en elFlujo de Efectivo

ReportesSe dispondr de los siguientes reportes: Hoja de Trabajo del Flujo de Efectivo Estado Financiero de Flujo de Efectivo


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laneamiento

El Aplicativo de Planeamiento Estratgico tiene por finalidad formular ycontrolar el cumplimiento del Plan Estratgico Institucional, mediante elestablecimiento de Metas que deben estar estrictamente relacionadas a laMetas Presupuestales a ser establecidos en el Aplicativo de Presupuesto.

Funciones Principales: Permite la asignacin de Metas a los Centro de Responsabilidad

encargadas de su ejecucin y cumplimiento. Permite la generacin de un Plan Operativo Institucional, mediante la

definicin de Actividades, a ser cumplidas por cada Centro deResponsabilidad a fin de cumplir las metas asignadas.

Permite la definicin de indicadores cuantitativos (unidades de medida) yresponsables respectivos para cada actividad del Plan OperativoInstitucional.

Permite actualizar el avance del cumplimiento del Plan OperativoInstitucional mediante el ingreso en forma mensual, bimensual, trimestral,cuatrimestral o semestral, de la ejecucin realizada sobre las actividadesque conforman el referido Plan Operativo Institucional.

Permite generar Indicadores de Cumplimiento del Plan Operativo

Institucional al comparar las cantidades programadas con las ejecutadas.Esta comparacin puede hacerse en forma mensual, bimestral, trimestral,cuatrimestral, semestral o anual.

Permite la evaluacin comparativa de los Indicadores de Cumplimiento delPlan Operativo Institucional con los Montos Presupuestados y Ejecutados,controlados por el Mdulo de Presupuesto.

Permite la definicin de un Objetivo Global que enmarca la MisinInstitucional.

Permite el registro de Centros de Responsabilidad en mltiples estructurasjerrquicas y periodos de vigencia.


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aciones

En este aplicativo de presupuestan los consumos de cada Centro de Costo en

unidades mes por mes para un ao.

Se registran proveedores (Aliados) que proveern este tipo de servicio, tambin

se registran los tems que proveern y los precios de los mismos.

Se generar mensualmente en forma automtica las rdenes de Compras para

los proveedores, y se les adjuntar una lista de tems por centro de costo

(Packing List) para que sean empaquetados y distribuidos por centro de costo.

Funcionalidades:

1. Establece una relacin aliada con el proveedor.2. Establece una relacin aliada con compras3. Enva la lista de precios de los productos aliados4. Ingresa los precios de los productos aliados.5. Define las raciones por centro de costo en base a los requerimientos

estndar.6. Define el periodo para realizar los pedidos7. Ingreso de pedidos8. Generacin de pedidos

9. Requisicin de un tem de stock10. Requisicin a compras11. Cotizacin12. Generacin de Orden de Compra13. Recepcin del Pedido14. Despacho al Usuario15. Recepcin del Usuario


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lmacn de Commodities

El sistema de Almacn de Commodities, permite tener un control de los stock.Controlando los stock de gastos, Activos Mayores y Activos Menores, el origende estas operaciones nacen desde el ingreso de una compra, hasta lastransacciones operativas de almacn.

Funciones Principales: Permite controlar los stock de los Gastos y Activos Controla el manejo de salidas, ingresos y transferencias en el almacn Permite manejar Sub Almacenes, Permite controlar ubicaciones internas , es decir ubicaciones deCommodities en un andamio por almacn Facilita y controla las salidas de Activos fijos de un lugar a otro, emitiendo un

reporte de control de activos, para las transferencias con el Aplicativo deActivo Fijo.

Las compras se encuentran asociadas al subsistema de control deCommodities, desde la requisicin.

Permite controlar los stock de los Commodities, por su condicin (Nuevos,Usados)

Controla los stock de Commodities en estado comprometido, es decir a laespera de la confirmacin de salida.

Permite copiar transacciones de almacn iguales, a efectos de facilita laoperativa.

Genera Guas de Remisin, por las transacciones de salida del almacn.

Proceso de Ingreso de transacciones

Permite registrar las transacciones operativas de almacn, (Salidas, ingresos,transferencias)El sistema valida, cuando es salida o ingreso de Commodities de activoshabilita las columnas de Cdigo de Barras, y Ubicacin de destino del Activo,e inhabilita cuando es un gasto.Las transacciones controlan 2 estados :

Preparacin, Productos comprometidos Ejecutados, Productos con salida del almacn

Proceso de Cambio de Condicin de los CommoditiesEl sistema controla la condicin de los Commodities, de nuevo a usado,mediante una transaccin restringida del sistema, que permite trasladar a otroestado.

Proceso de Compras y Recepcin


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Los ingresos por compra de gastos para el consumo, as como de activos,tendrn su origen en el mdulo de logstica, es decir partirn de una requisicinen el cual asignarn el almacn de destino de la compra.

La recepcin de la mercadera, generar automticamente transaccionesinternas de ingreso, de tal manera que alimentan el stock, y el kardex de loscommodtys.

ConsultasEl proceso almacn de Commodities, controla las siguientes consultas :

Consulta de Stock de Commodities, muestra el stock actual por estado(Usado, Nuevo, Comprometido), por Almacn y por Sub Almacn.

Kardex, muestra el movimiento de almacn, por commodity, poralmacn, por sub almacn y condicin.

Inventario, muestra los stock actual de todos los Commodities.

ReportesEl sistema de almacn de Commodities, ofrece los siguientes reportes:Parte diario de almacn, permite emitir un reporte de las transacciones

diarias por tipo de operacin Transferencias, permite emitir un reporte de las salidas por trasferencias,

(Movimientos de Salidas o Ingresos de Activos en el almacn),mostrando el detalle de los activos, commodity, centro de costo,ubicacin, cdigo de barras.

Kardex, reporte de control de stock, con movimientos de almacn porperiodo Inventario, Listado de stock actuales, por almacn, ubicacin interna

(Andamios). Movimientos, muestra los movimientos de almacn.Consumos, muestra los consumos de los Commodities, por centros de

costo. Consumos detallado, Muestra los consumos por ao Etiquetas, Permite generar etiquetas de control, para los Commodities.Cobertura, Emite un listado de los stock promedio, cobertura dentro de

un periodo.


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ontrol de Trfico y de Bienes Patrimoniales y Existencias

Este Aplicativo tiene como objetivo identificar los bienes utilizandotecnologa de cdigo de barras acompaado de procedimientos administrativosde control del bien y trfico de bienes.Los Bienes Patrimoniales y de las Existencias tienen el siguiente tratamiento:

Mdulo de Bienes Patrimoniales:Se registrarn los Bienes Patrimoniales que por su naturaleza y polticas de laempresa estn afectos al proceso de Ajuste por Inflacin y Clculo deDepreciacin.El tratamiento y datos de estos activos sern registrados en el Mdulo deActivos Fijos del Sistema Spring.

Carga de Informacin: De Logstica: Se coordinar con los responsables del Aplicativo de

Logstica para registrar la informacin desde el mencionado mdulo(Interfase).

De Cuentas por Pagar: Se coordinar con los responsables de Aplicativode Cuentas por Pagar para obtener los datos de la factura (Interfase).

Manual: Se podrn ingresar datos del activo en forma manual en casoque sea necesario, previa asignacin del cdigo de barras.

Mdulo de Control de Trfico de Bienes Patrimoniales:Se registrarn los Bienes Patrimoniales que por su naturaleza y polticas de laempresa no estn afectos al proceso de Ajuste por Inflacin y Clculo deDepreciacin.Aquellos bienes que por su naturaleza estn registrados el sistema de BienesPatrimoniales y estn sujetos a Trfico de Bienes y estarn relacionados conun Campo para obtener los datos del proceso anterior.

El tratamiento y datos de estos activos sern registrados en un nuevo Mdulo

llamado Trafico de Bienes Patrimoniales y Existencias.


Logstica para registrar la informacin desde el mencionado mdulo. De Cuentas por Pagar: Se coordinar con los responsables del

Aplicativo de Cuentas por Pagar para obtener los datos de la factura. Manual: Se podrn ingresar los datos del activo en forma manual en

caso que sea necesario, previa asignacin del cdigo de barras.

C


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Mdulo de Trfico de Existencias:Sern registradas las existencias que por su naturaleza y polticas de laempresa estn afectas al proceso de Trafico de Existencias.

El tratamiento y datos de estos activos sern registrados en un nuevo Mdulollamado Trafico de Bienes Patrimoniales y Existencias.


Logstica para registrar la informacin desde el mencionado mdulo. De Cuentas por Pagar: Se coordinar con los responsables del

Aplicativo de Cuentas por pagar para obtener los datos de la factura. Manual: Se podrn ingresar datos del activo en forma manual en caso

que sea necesario, previa asignacin del cdigo de barras.

Control de Trfico de Bienes Patrimoniales y Existencias:Se cargar la informacin necesaria para llevar un control del Trfico de losBienes y Existencias.La informacin a cargarse ser diferente dependiendo de la clasificacin de losBienes y Existencias.

Datos a ser considerados adicionales al Aplicativo de Activo Fijo y de

Existencias.

Ejemplo: Bienes con traslados frecuentes al interior y exterior del pas, sujetos a

modificaciones: Cdigo de Barras Fecha de Compra Pas al que se envi Nmero de veces que se mostr Cliente que la solicito Motivo de la solicitud Cdigo del Proyecto Sumario y Observaciones mltiples e incrementales Cdigo de s se cargar la depreciacin al Proyecto y Centro de Costo Tiempo solicitado Lugar de envo Condicin (Propio, Prestado, Canje, Alquilado etc.) Numero de veces - mantenimiento. Observaciones de Entrega Observaciones de Devolucin Comentarios de Seguridad Comentarios de Modificaciones Cdigo de Conectividad con uso o destino


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Contratos, etc.

Procesos a ser considerados

Proceso de Ingreso de Datos Proceso de solicitud de trfico Proceso de Aprobacin de solicitud Proceso Entrega del Bien o Existencia Proceso de Recepcin del Bien o Existencia Proceso de Aprobacin/Certificacin de Salida en Vigilancia Proceso de Reingreso en Vigilancia Proceso de Reingreso en Almacn Proceso de Transferencia a Otro Usuario

Reportes y Consultas Bienes no devueltos en fecha lmite Bienes con Observaciones de Vigilancia y Almacn Bienes con periodo de vencimiento ya vencidos Bienes prestados y no Devueltos Bienes por ubicacin fsica (Geogrfica) Bienes por Persona, Cliente, Novela, etc. en uso Reporte de los Bienes por clasificacin valorizada

Interfase de Cuentas por Pagar con Activo Fijo:

El Aplicativo de Cuentas por Pagar grabar en un archivo del SistemaSpring los datos necesarios que sern usados en el Aplicativo de ActivosFijos al momento del alta del activo donde se complementarn los datosadicionales. En el caso de ser necesario cuentas por pagar desdoblarel importe de la factura en varios activos.


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lanillas

Descripcin

Este Aplicativo est orientado a satisfacer las expectativas de pagos de laempresa en relacin a sus trabajadores.Contempla el clculo de la Planilla y de toda la informacin relacionada con lospagos y contribuciones del personal.

Para lograr una efectiva generacin y clculo de los conceptos de planilla, esteAplicativo ha sido diseado para que el usuario final, est en la capacidad dedefinir sus propios conceptos y frmulas de clculo, mantenindose

independiente de programadores y lentos mantenimientos.

Caractersticas Generales Manejo de Mltiples Conceptos de Planillas de ingreso y egresos que

pueden ser calificados como fijos, variables, calculados, etc. Pago en soles o dlares. Manejo de conceptos en soles o dlares. Conversin de pagos de soles a dlares o de dlares a soles. Administracin por compaa y tipos de planilla.

Mantenimiento de Conceptos Validacin para la asignacin de los conceptos a los trabajadores. Asignacin individual y masiva de conceptos a los trabajadores :

o Bloqueo de los conceptoso Asignacin a determinados procesos de planillao Ingreso de comentarioso Aplicacin temporal de conceptoo Forzar montos resultantes en la boleta

Importacin de movimientos de un determinado concepto para variostrabajadores a travs de un archivo externo.

Administracin de conceptos personales : Atributos adicionales que se

le otorgan a los trabajadores con la finalidad de ampliar los criterios en lalgica de clculo.

Formulacin Manejo de Frmulas de clculo completamente externas a los

programas que las ejecutan. Disponibilidad de utilizar datos del trabajador y sus conceptos para crear

lgicas de clculo particulares. Funciones incorporadas : matemticas, manejo de fechas, informacin

del proceso, etc. Permite la utilizacin de funciones creadas externamente en el programafuente por programadores del cliente.


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ProcesosSe contemplan los siguientes procesos :

Planilla mensual : Ingresos, descuentos de ley y aportaciones

patronales. Adelanto Quincenal Adelanto de Vacaciones Adelanto de Gratificaciones Provisiones de Beneficios Sociales por Vacaciones, Gratificaciones y

CTS. Opcionalmente Indemnizacin por despido arbitrario. Pagos de CTS Liquidaciones de BBSS. UtilidadesEl usuario podr crear sus propios procesos, utilizando la formulacin.

Distribucin contable Distribucin a nivel de asiento contable por centros de costo o proyecto. Distribucin selectiva por trabajador o por plantillas.

Boletas y Planilla de Pago Emisin y consulta de Boletas de Pago en formato pre-impreso o en

formato libre. Se puede incluir la firma o sello del responsable. Emisin de la planilla oficial : Por defecto el sistema viene preparado

para imprimir la planilla en impresora matricial en formato legal(horizontal), en papel no preimpreso.

CertificadosEn los cerificados se incluye opcionalmente firmas o sellos escaneados.

Certificado de Impuesto a la Renta Certificado de Aportes a Pensiones Certificado de Depsito de CTS Certificado de Utilidades

Cuenta Corriente Mltiples conceptos de cuenta corriente por trabajador.

Moneda en soles o dlares Interfase directa con el proceso de planillas para la amortizacin de la

deuda. Reprogramacin de las cuotas Pagos por caja. Reportes de estado de cuenta corriente por trabajador y por concepto

de cuenta corriente.


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Interfases

Generacin de archivos para ser importados del Sistema PDT de

SUNAT Interfase automtica de pago con los principales bancos (Continental,

Wiese, Crdito, etc) Interfase para declaracin de AFPs va Internet Interfase contable : Generacin de asientos contables para el Sistema

de Contabilidad de SPRING. Opcionalmente se podr realizar una interfase contable con el

Sistema Contable del cliente. Utilizacin de mapas contables donde se relaciona un concepto de

planilla con una cuenta contable.

La cuenta ir detallado por trabajador o por centro de costos. Configurar los conceptos de planilla con cuentas contables Interfase con el sistema de Cuentas por Pagar de SPRING.

Reportes El sistema tiene su propio programa reporteador de datos de la planilla

en el cual el usuario puede imprimir los datos fijos o calculados de laplanilla o hacer clculos matemticos, filtros u ordenamientos

Los reportes tienen funciones de sumarizacin a diferentes niveles,Filtros y Ordenamientos propios.

Reporte de Impuesto a la Renta

Reportes de Aportaciones al AFP Reporte de Depsitos de CTS Reporte de Depsitos de Procesos (haberes, vacaciones, gratificacin,

etc.) Reporte anualizado de conceptos Reporte de movimiento de conceptos Vacaciones Dependientes del trabajador

Seguridad

Las ventanas del sistema estn restringidas a los usuarios porCompaa y Tipos de planilla. Adicionalmente las opciones del men se encuentran en el esquema de

seguridad.


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ecursos Humanos

Este Aplicativo est orientado a satisfacer las expectativas de control

del rea administrativa respecto de los trabajadores y las de desarrollo ydesempeo de los trabajadores hacia la empresa.

Funciones Principales: Registro de los datos generales del personal, tomando en cuenta el tipo de

empleado, su experiencia profesional y otros datos vinculados con sufamiliar, seguridad y salud.

Mdulo de Recursos HumanosEste mdulo permite el registro de toda la informacin actual e histrica deltrabajador y de los beneficios y compensaciones que por posicin, grado deinstruccin, aos de servicio y desempeo le son otorgados. Entre los datosregistrados esta:

Relaciones Laborales: Control de Contratos Control de Nivelaciones Programacin de Vacaciones Control de entregas de materiales. Control de actividades Control de subscripciones

Formacin y Desarrollo: Solicitud de Capacitacin Capacitacin de Personal Encuestas de Clima Laboral Control de Evaluaciones de Desempeo

Reclutamiento y Seleccin : Agregar requerimiento Lista de requerimientos Aprobar requerimientos Evaluacin de candidatos Contratar a candidatos seleccin Finalizar requerimientos Registro de Postulantes Personas no gratas

Gestin : Consulta de gerentes (responsable de un rea) Reportes de Usuario


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Maestro del Sistema Spring: Aplicaciones

Parmetros Nmeros Correlativos Tpicos Personas Tipos de Personas Departamentos Responsables Centros de Costo Compaas Unidad de Negocio

Unidad de Replicacin Dptos. Geogrficos Pases Tipo de Cambio Diario

Maestros Organizacin: Grados Salariales Atributos de Perfil Funciones Posiciones del Organigrama Tipo de Posicin Tipos de puestos Descripcin de la Posicin Laboral o Puestos de Trabajo

Descripcin de la Posicin Laboral Relaciones Funciones Responsabilidades Formacin Experiencia previa Condiciones de Trabajo Riegos de Trabajo

Evaluacin para el reclutamiento Evaluacin del desempeo

Descripcin del empleado que ocupa un puesto de trabajo Comparacin de las caractersticas de la definicin del puesto de traba las caractersticas del empleado.

Categoras Funcionales

Maestros Reclutamiento Seleccin: Etapas de Evaluacin Idiomas Centros de Estudio Profesiones


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Maestros Varios:

Personal

Contratistas Listado de Maestros

Maestros Relaciones Laborales: Tipos de Trabajador Tipos de Horarios AFP Motivos de Cese Tipos de contrato

Maestros Formacin y Desarroll

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