Candidatura a las Elecciones de la Asociación Juvenil Akiba-Kei 2013

Propuesta al cargo de Secretaría

Datos Personales

Nombre: E. Macarena

Apellidos: Torralba García

DNI: 31008735C

Dirección:C/El Centro nº21 El Carpio (Córdoba), CP 14620

Teléfono: 606762502

Estudios: Estudiante de 4º curso de la Licenciatura en Bellas Artes en la especialidad de Conservación y Restauración de Bienes Culturales por la Universidad de Sevilla. Titulada en un Bachillerato Tecnológico por el I.E.S Santos Isasa.

Aficiones: Desde que tengo memoria soy aficionada a la cultura oriental. Mis primeros pasos en el mundo del arte vinieron de la mano del estudio de los clásicos europeos pero también de las ilustraciones japonesas. Me encantan dibujantes y artistas como Takehiko Inoue, Terada Katsuya, Takashi Murakami y Audrey Kawasaki, entre otros.

Me gusta bastante el anime, de hecho sigo clásicos como Naruto, One Piece, Blue Exorcist, etc y soy fan de Ghibli. Adoro los clásicos de esta compañía, y me interesa el cine japonés. Flaqueo en algunos ámbitos como juegos de mesa o videojuegos, pero intento acercarme a los demás para aprender de ellos, ya que los considero parte de la cultura.

Resumen del Cargo anterior

Desde septiembre de 2012 he ocupado el cargo de Secretaria en la Asociación Juvenil Akiba-kei, por baja del anterior secretario. Durante mi periodo en dicho cargo he cumplido con las funciones de que se me han asignado, ocupándome de la cuestión administrativa de la asociación, tal como viene estipulado en los estatutos. Como secretaria me he ocupado de:

• Tomar acta de todas las reuniones a las que he asistido

• Custodiar los estatutos y el libro de socios de Akiba-kei, que contienen datos muy importante

• Redactar los puntos del día

• Ocuparme del papeleo de la asociación, como el de cambio de los miembros de la junta directiva

• Expedir certificados, previamente firmados por el presidente

• Redacción de proyectos, como por ejemplo el proyecto del matsuri, el del certamen, el de las ramen, etc

• Entrega de documentación oficial de la asociación

Además, como miembro de la asociación, me he encargado de contribuir en la misma, ayudando con distintas tareas, así como en la realización de actividades rutinarias de la misma, como por ejemplo:

• Diseño de cartelería para los distintos eventos, desde las actividades de Cordotaku y Otaku Wakai, en la cual se describen las actividades mensuales

• Diseño de cartelería de los grandes eventos, como Kpop Ultimate Dance, Ramen, o el próximo Matsuri Summer

• Diseño de cartelería para los viajes que realizamos, de los cuales destacamos, el Mangafest, FicZone, Salón del Manga de Jerez, o el cancelado AnimaComic de Málaga.

• Diseño de panfletos, mapas, y folletos de los grandes eventos

• Diseño de folletos informativos y merchandising de la asociación

• Interfaz de la web oficial de uno de los eventos más grandes creados hasta la fecha en la asociación, Kpop Ultimate Dance, la cual incluye carteles, logotipos, baners, diseño de propio de la página, texturas, tipografía, etc

• Organizar las tareas y distribuirlas entre los socios, intentando no sobrecargar de trabajo a ninguno de elos, a costa de hacer algunas veces, demasiadas tareas.

• Publicitar las actividades en la web

• Planificar recursos, materiales, y presupuestos necesarios para todas las actividades previstas

• Monitorizaje de actividades, y preparación previa de muchos de ellos, en los cuales he trabajado preparando material, documentandome, diseñando tableros cartas y fichas de distintos juegos, entre otras cosas. Por ejemplo; he realizado el tablero del trivial, el tangram, las fichas de las washi, etc.

• Algunas guías de supervivencia de algunas de las actividades

Durante el transcurso de este año he trabajado muy duro por la asociación, con el propósito de aprender de la cultura y del resto de socios, a los que considero tienen mucho que enseñar. Como resumen de este año he de decir que he cometido varios fallos importantes, aunque también considero acertadas algunas de las tareas y decisiones que he tomado.

• Dentro de mis fallos destacaré mi comportamiento no ejemplar delante de los socios a los cuales he puesto nerviosos varias veces,debido al agobio que he podido sentir por la sobrecarga de trabajo dentro de la asociación.

• Como aciertos destacaré las innumerables tareas y el afán de trabajo que tengo.

Datos de la candidatura

En esta nueva candidatura para optar a un miembro de la junta durectiva durante el periodo 2013-2014 y en calidad de socio vigente de la asociación juvenil Akiba-kei, me presento al cargo de "Secretaría" dentro de la mencionada asociación. En los puntos que incluyo a continuación expondré la situación actual y propondé meidas de mejora.

Propuestas para el nuevo cargo

Para el próximo año, pretendo seguir en la línea de trabajo que he tenido hasta ahora, procurando mejorar el camino. Por este motivo explicaré mi línea de trabajo, que abarcará distintas medidas a saber:

• Por un lado quiero optimizar el sistema administrativo de la asociación, mejorando el tema de las reuniones, para lo cual ahora expondré una serie de medidas.

• También pretendo fomentar y difundir la asociación así como los valores que se en ella de incentivan, tales como el trabajo equipo, la cultura, etc. Mi intención es informar sobre la asociación y lo que implica ser miembro de Akiba-kei

• Asimismo uno de los punto importantes que quiero proponer es “el papel del socio” para el cual quiero desarrollar una serie de derechos y obligaciones.

• Otro de las claves de mi campaña será optimizar el proceso de información de las noticias a los socios, así como la mejora del reparto de tareas, de forma más equitativa.

Administración

Para que el cargo de secretaría pueda llevarse a cabo de una forma más eficiente y sobretodo transparente, propongo una serie de medidas. En primer lugar optimizar el sistema de actas, y hacerlas más transparentes. Además quiero realizar una serie de encuestas para averiguar cual es el mejor sistema para comunicarse con los socios a distancia, dicho sistema será muy útil para comunicarle: puntos del día, noticias, horarios de reuniones, etc.

Libro de actas oficial

Durante el año pasado como secretaria he ido tomando acta de las reuniones, todas ellas guardadas y clasificadas en mi ordenador, ya que carecemos de libro de actas de la asociación. Para una transparencia mayor, y más información para los socios, me gustaría que se un libro de actas y se sellara en delegación para hacerlo oficial

Esto permitiría por un lado una mayor transparencia, y profesionalidad de cara al público. Por otro lado, quedarían recogidas las actas de forma oficial en la asociación, evitando malentendidos de comentarios dichos en reunión.

Esta medida no supondría un cambio en la forma de redactar las actas, sino una ampliación del proceso seguido habitualmente. Seguiría escribiéndolas digitalmente, para tener registro en esta

fuente, ya que la considero importante para la difusión entre los socios, pero además tendríamos una fuente oficial y manuscrita en el libro de actas.

Optimizar el sistema de informar a los socios

Actualmente contamos con reuniones los miércoles en Skype y los viernes tras la actividad de Cordotaku en la Casa de la Juventud. El horario habitual suele ser los miércoles a partir de las 22:00 h y los viernes al rededor de las 21:00 h. La asistencia a dichas reuniones suele ser baja durante los miércoles y algo más alta en la casa de la juventud.

Para informar de los puntos a tratar de cada reunión, función de la secretaria -aunque no es función suya decidirlos- se opta generalmente por emplear un grupo de facebook al cual pueden acceder los socios que lo deseen. Sin embargo pocos de ellos lo hacen, por lo que me gustaría optimizar la forma que tienen los socios de informarse de estos, y otros temas.

Considero que todos los socios, simplemente por el hecho de pertenecer a Akiba-kei tienen derecho a enterarse de lo que llega al correo, de los puntos que se van a tratar en la reunión, y de los horarios de la misma, entre otras muchas cosas.

Como bien es cierto que no todos disponemos de internet, o facebook, o correo...Mi propuesta para esta próxima candidatura es realizar una serie de cuestionarios, y este será el primero, preguntando por cual será la mejor forma de informarles. La elegida por la mayoría será la usual para la asociación. No obstante, aquellos que no dispongan de dicha forma de comunicación -por ejemplo carezcan de correo elecctrónico-, gracias a la información recopilada,podrán ser informados por otras vías que ellos utilicen -por ejemplo a través de tuenti, si lo utilizan-.

De esta forma, se personaliza la atención a los socios, los cuales estarán más informados y podrán elegir de una forma más imparcial las distintas medidas a tomar. Esta propuesta la realizo en base a esfuerzo propio ya que considero que todo socio tiene derecho a estar perfectamente informado de lo que pasa en Akiba, la cual tiene como obligación la transparencia.

A través de este mecanismo se podrá informar además a los socios de otro tipo de cuestiones como: encuestas, horarios de reuniones, resumen del acta de la reunión anterior, etc.

Expedición de certificados

Todo miembro de una asociación suele emplear su tiempo y esfuerzos en hacer que la misma prospere, lo cual, aunque no se vea recompensado económicamente, ya que Akiba-kei es una asociación sin ánimo de lucro, si que lo puede hacerse reconociéndose el trabajo propio realizado.

Ese reconocimiento viene de la mano de los certificados. Actualmente hemos repartido varios a aquellos que han realizado algún esfuerzo fuera de la asociación como colaboración a la misma, por ejemplo con ponencias o exposiciones artísticas, ya que en Akiba se está apostando por fomentar las artes y la cultura.

Sin embargo, muchos socios pueden beneficiarse de esa medida, ya que puede venirle bien al currículum como experiencia laboral no remunerada – al igual que en una ONG se puede trabajar como voluntario, pero reconocerse que haces bien determinado trabajo.

Como secretaria, en caso de ser re-elegida, mi deber sería el de redactarlos y expedirlos, de acuerdo a lo que de verdad ha realizado el socio, sin otorgarles méritos de otros, por ello propongo esta nueva medida, explicada a continuación:

• En primer lugar, e intentando fomentar las grandes bazas de la asociación me gustaría apostar por actividades de índole más cultural, las cuales serían llevadas a cabo por

expertos -Por ejemplo Antonio no sabe únicamente de historia, y podría venirle bien a su currículum además de ser interesante para el público, hablar por ejemplo de cine japonés.

• En segundo lugar, y de acuerdo a la actividad descrita, se realizaría un certificado como reconocimiento a su trabajo.

• Este estará basado en un modelo el cual pretendo crear por consenso con esta medida. Por mi parte propondré el diseño de dicho modelo en base al diseño de una tipografía específica, marco, y datos incluidos en él, que se votarán y/o cambiarán hasta ser decidido en base a la opinión de todos los socios.

El motivo por el cual se expedirán o no certificados en determinadas tareas será decisión consensuada de todos los socios, los cuales darán su opinión sobre si en determinado evento será correcto o no expedir este tipo de documentos, evitando así imposiciones de la junta, y siendo una decisión tomada por todos los miembros de Akiba-kei.

Formación a los socios

Hoy por hoy tenemos muchos expertos en la asociación, contamos con gente que conoce el panorama de la cultura asiática, que está metida en el mundo del arte, que tiene inquietudes por el mundo del manga y el anime. Muchos son los expertos sobre videojuego, e incluso sobre juegos de mesa. Lamentablemente y a pesar de muchas de las actividades que realizamos pocos son los expertos en absolutamente todo. Sin embargo todos participamos de un interés común por lo otaku, y el mundo asíatico, lo cual nos lleva a movernos, cada uno dentro de nuestro ámbito particular, para promover esta gran cultura.

Lamentablemente, a la hora de la verdad, y por falta de conocimiento aunque no de ganas, muchos son los socios que tienen que hacer siempre la misma tarea. Por ejemplo: Pedro tiene siempre que estar en Clay-O-Rama, Petter en los temas relacionados con la informática... Y aunque muchos socios quieran echarles una mano, por falta de formación no pueden.

Para luchar contra esto, se crearon durante el pasado año las “guías de supervivencia” las cuales a pesar de resultar útiles, aún no están optimizadas del todo, por lo que dejan muchas dudas a aquel que debe realizar una actividad y no tiene especial idea de como hacerlo.

Como miembro de la asociación propongo nuevas medidas para formar a los socios, evitando así la sobrecarga de trabajo en determinadas cuestiones en una misma persona. Para ello he pensado en el siguiente proceso:

• Durante el transcurso de una de las reuniones semanales en la Casa de la Juventud, preguntar a los socios acerca de sus intereses, e irlos apuntando y agrupando por significados similares.

• Con ello se crearían comisiones o grupos de trabajo independientes, con intereses comunes, que fomentarán el trabajo en equipo

• Dichas comisiones pueden proponer actividades, de forma individual (cada miembro) o en conjunto (apoyándose dentro del grupo de trabajo). Por ejemplo, Pedro Abad, puede proponer una actividad de Clay-O-Rama como miembro de la comisión de juegos de mesa.

• Esta comisión y/o miembro tendría la obligación, de redactar un documento o guía de supervivencia contestando las cuestiones descritas en un modelo.

• Dicho modelo es el que propongo hacer, una vez más decidido el contenido de acuerdo a la opinión de los socios

• Así mismo, considero importante, que además de realizar este documento, explique los pasos a seguir para llevar a cabo la actividad, de forma presencial, para aclarar posibles dudas que surjan.

Consideero importante realizar el documento a pesar de la explicación, ya que puede haber algún socio que en un momento determinado falte a la misma, o puede que tengamos que repetir actividad, para lo cual ya tendríamos este trabajo adelantado, y no haría falta una nueva explicación para recordar todos los datos, solo leer nuevamente la guía. Además encuentro conveniente la explicación personal de cada actividad, debido a que puede haber dudas dentro del documento que no hayan sido aclaradas.

Por tanto, con esta propuesta conseguimos, incentivar la participación de otros socios, que querrían ayudar pero no saben, y optimizamos el sistema de guías de supervivencia, y formamos a todos los miembros de Akiba. Con ello evitamos el principal problema que viene teniendo la asociación, y es la sobrecarga de trabajo en pocas personas.

Con determinadas tareas, más complejas, como puede ser la creación de una web o la cartelería, se podrían realizar por los mismos socios que se viene haciendo, pero en base a premisas decididas anteriormente por toros los socios, evitando así posibles correcciones futuras.

El papel del socio en Akiba-kei

Hoy por hoy aún después de tantos años que lleva la asociación no está claro el papel del socio. Hay diversidad de opiniones en cuanto a la cuestión ¿qué es ser socio de Akiba-kei? O sobre los intereses de la misma.

Muchas veces se plantea la tesitura de si merece la pena ser socio o simplemente asistir a nuestras actividades sin la preocupación que plantea el trabajo interno de la asociación. Y dado que el cargo de secretaría abarca la cuestión administrativa, también se encargaría de la definición de los papeles y distintos roles de cada miembro de akiba, así como sus funciones, derechos y deberes.

Es por ello que una de las propuestas como miembro de Akiba-kei es es potenciar el papel del socio con las distintas medidas que voy a describir a continuación:

Beneficios del socio

Actualmente tenemos en teoría, aunque no de forma definitiva aún, descuentos en crash comic. Mi propuesta es ampliar este tipo de beneficios a más tiendas como Ala Delta, Tolaria, Dracotienda, etc. Incluso podríamos intentar conseguir beneficios con determinados locales a cambio de publicidad, como puede ser el Sakura, por ejemplo.

Sé que son propuestas que pueden ser difíciles de conseguir, pero también lo era la organización el I Certamen de Kpop Ultimate Dance y resultó un éxito. Además esta medida no es solo conseguir descuentos para los socios, sino fomentar también los beneficios que tendría el socio dentro de la asociación, definiendo los derechos que éste tendría.

Mencionados derechos, además de las obligaciones, deben ser descritos de una forma más concreta y ampliada en base a los estatutos. Actualmente veo adecuados los estatutos y correctos los derechos que tienen los socios, pero si se quiere recompensar al socio trabajador, y además fomentar la inscripción de nuevos miembros en Akiba, será necesaria esta medida.

Carnet de socio

Como reconocimiento de ser miembro de esta gran asociación, además de ser beneficiario de todas las propuestas anteriores, que intentaremos llevar a cabo, el socio debe tener un carnet de miembro. En él irán incluidos los datos personales del mismo, así como los necesarios de Akiba. Presentando el carnet en cualquiera de los establecimientos o dentro de la misma asociación, cualquier miembro puede ser beneficiario.

Para evitar posibles fraudes planteando determinadas situaciones como que determinada persona es o se inscribe como socia pero no paga, cada mes actualizaremos las cuentas y emitiremos una relación de los socios activos a los locales beneficiarios, los cuales podrán hacer efectiva la medida de acuerdo a la lista que le pasemos

Por ejemplo, si Crash Cómic me hace ofertas en determinado cómic por ser socia, pero yo llevo atraso en mi pago de las cuotas de Akiba, Gabri puede conocer este hecho ya que tiene una lista de los socios activos, es decir los que tienen las cuotas al día, y por tanto no haría efectiva la oferta.

Planteando otras posibles infracciones, como la de multitud de personas que se apuntan a la asociación pero luego no asisten nunca más a ella -El último ejemplo que recuerdo es de chavales de Montemayor, donde realizamos actividades, que quisieron apuntarse a la asociación, pero luego dejaron de venir, y en ningún momento pagaron. En estos casos, se tomaría como medida, entregar el carnet una vez se llevara tiempo asistiendo a Akiba y participando en ella, por ejemplo tras un mes en la asociación.

En cuanto al diseño, como estudiante de artes, mi propuesta incluye un diseño del carnet, el cual debe ser terminado en base a las decisiones de todos los socios -color, tipografía, posicion de cada dato en el carnet, etc-. Quiero contar con la opinión de todos los miembros para determinar el diseño del carnet, ya que servirá como parte de la imagen corporativa de la asociación.

Manual del buen socio

Muchas son las quejas en cuanto a actuación de determinados socios dentro de Akiba. Con el manual del buen socio, no pretendo describir medidas tales como: cierra la puerta en la sala de la CaJu, o mantén silencio en las actividades, sino otro tipo de propuestas.

Mi intención con este manual es estructurar la forma de trabajo de la asociación. En dicho manual pretendo redactar medidas tales como la forma de llevar una reunión, o de pedir el turno de palabra en la misma, etc.

El manual lo quiero diseñar de forma que pueda llevarse en le bolsillo, siempre a mano para cualquiera de los miembros de la asociación. Además mi intención es que se puedan imprimir vario en una misma hoja, ahorrando presupuesto a la asociación.

Las propuestas de como dirigir la asociación las deben de tomar los socios, en reunión, en la cual tendremos que estudiar todos los aspectos de la misma: las reuniones, el trabajo, los beneficios, derechos, etc.

Difusión e información

En la actualidad existe poca algo de difusión sobre los valores de la asociación, y en especial sobre determinados aspectos, como por ejemplo sobre lo que hacemos, a que nos dedicamos, que beneficios tiene el socio... La difusión de la asociación se hace en gran medida a través de redes sociales y la web además de por medios físicos como panfletos y cartelería.

Sin embargo y a pesar de muchos de nuestros esfuerzos, aún nos queda camino por seguir en la cuestión de difusión de la asociación: muchos son los correos que llegan preguntando qué es Akiba, o qué hacemos allí; aún a día de hoy no nos conocen muchos de los otakus cordobeses -sin ir más lejos, en la FicZone hubo cordobeses que asistieron por cuenta propia y que nos descubrieron allí. Es por esta razón que, como socia, y como diseñadora propongo una serie de

medidas para informar y difundir Akiba.

Externa

Información de derechos-deberes para los socios

Una vez definido el papel del socio en Akiba-kei, pretendo difundirla, gracias a estas propuestas:

• Creación de panfletos informativos sobre derechos y deberes de todo socio, siendo esta una especie de guía de supervivencia de lo que un socio puede hacer

• Creación del manual del buen socio

• Relación de los beneficios de todo socio dentro de Akiba, exponiendo en un documento los beneficios de tener carnet

• Diseño de nuevos folletos con información más concisa sobre la asociación

• Redacción de un modelo o prototipo para informar a los nuevos socios de lo que significa ser miembro de Akiba-kei

• Carteles informativos sobre lo que es Akiba, no solo sobre eventos concretos

• Resumen y explicación en panfletos y en la misma web, de los estatutos y sobretodo de lo que significa ser presidente, o tesorero, o de a quién recurrir en caso de un problema económico con la asociación (se explicará en el siguiente apartado)

Dichos beneficios no solo deberían ser de obligada difusión dentro de eventos y proyectos que organizamos y/o participamos, sino también a través de colegios, institutos, instituciones públicas y demás. De esta forma conseguiremos difundir los valores de Akiba-kei entre potenciales socios, la juventud cordobesa.

Como este tipo de publicidad conlleva una inversión económica, propongo la gestión de la misma por medio de patrocinadores. Buscaríamos descuentos en las impresiones a cambio de publicidad en las mismas, como por ejemplo en ArteKreativo.

Resumen de los estatutos

Pocos son los socios que se han leído los estatutos de la asociación, ya sea por desinterés o por desconocimiento de los mismo, y muchas son las dudas entorno a quien o donde acudir en determinados problemas.

Además, muchas son las personas que preguntan sobre lo que es Akiba, o que significa ser socio. Es más, dentro de los propios miembros de la asociación, muchos desconocen las funciones que debe cumplir la junta directiva.

Por este motivo, y a modo de “preguntas más frecuentes” me gustaría que se redactara en conjunto un documento, para publicarlo en la web, donde se explicara de forma resumida y clara el papel de un presidente, un secretario, un socio, un tesorero, o de que va la asociación, a quien acudir para pedir información de tus cuentas o sobre los eventos, etc. De este modo, el socio así como el posible nuevo miembro, contaría con información suficiente como para saber a quién acudir, y podría ser mejor atendido.

Nueva imagen corporativa

Una de las propuestas que se viene barajando en los últimos meses en la asociación es la de pasar la misma a cultura, debido a los beneficios que ello trae. Esto plantea, en caso de ser aceptada dicha propuesta por los socios, varias medidas de cambio.

Una de ellas, sería la de la imagen corporativa de la asociación. Actualmente el logo está diseñado en base a determinadas premisas y una de ellas es estar enfocado a un público más juvenil. Además dentro de el viene el nombre completo de Akiba-kei Asociación Juvenil, el cual cambiaría al ser denominada cultural.

La imagen corporativa no es solo la identificación, en este caso de la asociación, con un logotipo, sino con una serie de pautas estéticas las cuales transmitan los valores que plantea Akiba-kei. En ella cabe destacar por ejemplo: el estilo de cartelería, la tipografía oficial de la asociación, el modelo de documentos, etc.

Esto es algo de lo que carecía la asociación, y que poco a poco se está consiguiendo, por ejemplo diseñando documentos oficiales. Sin embargo aún queda mucho camino, y será necesario modificar la estética de la misma una vez pasemos a ser asociación cultural.

Para ello, quiero comenzar con un análisis de los valores que transmitirá la asociación, así como un estudio a fondo de la misma. Para lograrlo, se contaría con la opinión que cada socio tiene sobre lo que significa Akiba.

Posteriormente, y estudiando la propuesta con un pequeño grupo de trabajo, el cual incluirá miembros que se dedica al mundo del arte, y la publicidad, me gustaría que se diseñara la imagen corporativa al completo, la cual sería propuesta en reunión. Una vez sea propuesta, será votada y valorada por los socios, y modificada de acuerdo a ellos, ya que, una vez más, considero importante la opinión de los mismos.

Esta imagen corporativa, contará entre otras cosas con: un nuevo logo, web, designación de tipografía oficial, modelos de documentos oficiales de la asociación, etc.

Además, contaría con un diseño de logotipos específicos para los grandes eventos de la asociación, a saber: el Certamen de K-pop Ultimate Dance, las R.A.M.E.N. y el Matsuri Summer. El motivo de un estudio para este tipo de eventos es porque ya están adquiriendo cierta importancia, y en mi opinión es necesario vincular el nombre de Akiba-kei de una forma más profesional, de cara a un público nuevo, no solo el juvenil, sino que abarque más edades.

La web

Una de las parte de la nueva imagen corporativa que propongo sería el diseño nuevo de la web, que en mi opinión debe estar mejor estructurada para que al lector pueda llegarle de manera más fácil la información, por ejemplo de actividades, eventos, etc.

Con la web no solo propongo un cambio en el diseño, así como en el interfaz, sino una mayor participación en la misma. Actualmente la web es poco visitada por los miembros, debido a carencias de medios, o por desconocimiento de la misma. En mi opinión, la causa de la poca afluencia de las visitas es el desinterés por lo que publicamos.

Hoy por hoy únicamente publicamos en la web unas dos personas, y tan solo lo ven otras tantas. La web solo sirve para exponer las actividades que realizamos, pero poco público las leen. Además, ya ha pasado más de una vez que mucho son los que llegan a ver determinada noticia, por ejemplo un viaje al salón del manga de jerez, y sin embargo no se leen la misma, teniendo infinidad de dudas sobre cuanto cuesta, donde se cobra, etc

Por ello es por lo que propongo cambiar el sistema y el contenido de las noticias de la web. Por un lado, veo más eficiente escribir noticias cortas que expliquen de manera más gráfica los datos y

eventos, cuidando la estética de la misma -con la imagen corporativa- y por otro lado, propongo no sólo publicar eventos, sino también curiosidades y noticias del mundo nipón.

Si por ejemplo, alguien ha visto el último manga de Ataque a los titanes, propongo que al igual que tiene la posibilidad de publicarlo en facebook, pueda hacerlo en la web, y comentar que le ha parecido. Si alguien quiere escribir sobre un nuevo juego que ha conseguido, o sobre un nuevo ilustrador japonés que ha descubierto, puede ser libre de hacerlo. Es más, mi interés es mantener la web viva gracias a esa serie de noticias, por supuesto sin dejar de lado las oficiales -actividades, viajes y eventos de Akiba, así como colaboraciones-.

Internas

Información de noticias a los socios

Actualmente existe carencia en el flujo de comunicación entre los socios. Uno de los puntos principales de desinformación son los temas a tratar dentro de las reuniones, así como las distintas noticias de eventos y colaboraciones que llegan.

Muchas veces por falta de tiempo tenemos que decidir entre pocos las actividades del mes, o si aceptamos o no tal colaboración. Sin embargo, considero que antes de decidir, todo socio debe opinar, y para ello propongo volver a utilizar la medida ya descrita anteriormente:

Al igual que los puntos de la reunión quiero que sean enviados a través de un medio más eficiente y que pueda llegarle a más gente, mi objetivo es informar por la misma vía de los posibles correos y noticias que lleguen a la asociación.

De igual forma, si algún miembro recibe información sobre un nuevo evento, el cual no a llegado por la vía oficial a Akiba, puede reportarlo al resto de los socios por la misma vía, pudiendo así facilitar el flujo de información.

Trabajo dentro de la asociación

Akiba-kei no es solo un sitio de esparcimiento, sino también un lugar donde se trabaja por una causa común, la de difundir la cultura oriental. Actualmente realizamos un montón de trabajo, tales como por ejemplo:

• monitores de actividades

• preparar charlas, materiales y actividades

• organizar y distribuir los horarios y salas dentro de todos los eventos

• las actividades mensuales, realizadas paralelamente

Esto ocupa gran parte del tiempo de todos los socios, los cuales paralelamente tienen que compaginar con su trabajo, estudios y vida social, entre otras cosas. Esto hace que muchos socios se sientan agobiados ante la gran presión, y, a pesar de que tienen interés por la asociación y llevar a cabo todo lo que en ella hay, debido a la mala gestión y organización, acaban agotados por la carga que tienen que soportar.

Es por ello que propongo una serie de medidas para, en primer lugar, saber de la disponibilidad de

los socios, a la hora de poder proponer determinada actividad, evento o colaboración; y por otro lado, planteo una propuesta de trabajo diferente, la cual gestionará mejor la organización de los eventos, a saber:

Encuestas sobre lo que cada uno sabe y no sabe hacer

Como he explicado anteriormente, muchos son los socios que, en determinadas circunstancias pueden estar libres, pero desconocer como llevar a cabo determinada tarea. Un ejemplo de ello lo podemos ver en el último taller que se realizó en la CaJu, que contaba con un karaoke en inglés. Algunos eran los socios disponibles, pero pocos conocían suficientemente el idioma, y la mayoría de los que sabían del tema, no podían por falta de tiempo

Por ello, y a través de juegos, y encuestas rápidas, que no cansen a los miembro y supongan una pérdida de tiempo, me gustaría que se pusiera en común lo que cada uno es capaz de hacer. Esto permitiría gestionar, de acuerdo al conocimiento que cada socio tiene, mejor las tareas.

Por ejemplo, si alguien es bueno en manualidades, o en dibujo, sería conveniente que preparara determinada tarea previa que necesita de ese conocimiento. Por supuesto esta medida es completamente compatible con mi propuesta anterior de formar a los socios en todas las materias. Así habría una mayor eficiencia a la hora de realizar la actividad, en caso de que determinada persona no pudiera realizar, por ejemplo un taller de dibujo, podría sustituirla otra.

Además mi propuesta en cuanto a encuestas incluye otro apartado en el que se pregunta al socio sobre lo que no sabe hacer pero le gustaría aprender. Con ello se persigue saber que interés tiene los miembros de la asociación en las actividades, así como quien puede impartirlas, porque sepa de ello.

De este modo, se consigue crear grupos de trabajo, donde se pueda aprender unos de otros para la realización de determinada actividad. Por ejemplo, además de explicar la guía de supervivencia sobre Clay-O-Rama, si alguien tiene especial interés sobre aprender a llevar esa actividad, Pedro podría ayudarle en dicha tarea, sabiendo, a raíz de las encuestas que propongo, de su interés.

Por tanto, mi propuesta en este punto es la realización de encuestas y juegos que permitan a los socios, saber lo que cada uno sabe hacer y de lo que es capaz de encargarse, además de lo que no saben hacer pero están interesados en que se realice.

Horario de disponibilidad de socio

Muchos socios son los que, sobretodo en determinada época, son incapaces de asistir a reuniones o actividades, por problemas personales, trabajo o estudios. Sin embargo, cuando llega determinado evento, están encantados de participar, y a pesar de ello, muchas veces no se cuenta con ellos ya que no han venido a la reunión donde se ha decidido determinada actividad.

Por ello, y para saber si están disponibles o no, propongo la creación de un horario donde se vea la disponibilidad del socio. No sería necesario explicar en que ocupa su tiempo, sino saber si por ejemplo, hay una actividad los sábados, sería capaz de ir.

Por supuesto esto sería referencial y en ningún caso obligatorio, de manera que, si por lo general, por ejemplo estoy disponible los sábados, lo apuntaría en el horario, aunque cierto sábado del mes no pueda. Con ello se persigue una mayor eficacia a la hora de poder proponer una fecha para una reunión, asamblea, o evento.

Sabiendo que los horarios en determinadas épocas del año cambian. -Por ejemplo no es lo mismo el horario en temporada de exámenes que en vacaciones- Se harían revisiones de los horarios cada cierto tiempo, modificandolo el propio socio que lo requiera.

Gestión del trabajo interno

Son muchos los socios que sin dudarlo un instante se ofrecen a llevar a cabo determinadas tareas, pero que, muchas veces por acúmulo de trabajo, se olvidan de determinadas tareas, o que por desinformación pueden quedar en el aire. Ya ha habido casos en los que determinado socio cree que otro hará tal tarea, y este otro no lo sabe, ocurriendo por tanto una mala gestión del trabajo interno.

Además, muchas de las cosas votadas en reunión, están desperdigadas en varias actas, lo cual lía al personal. Por ello y para una mejor gestión del trabajo, propongo la siguiente medida.

Por cada proyecto, y paralelamente a la redacción de actas, obligación de las funciones del secretario, propongo la creación de un documento en el que se resuma todas las decisiones sobre determinado evento o actividad realizada por la asociación.

En mencionado documento irán descritos puntos como: los horarios, los encargados de las actividades, los ayudantes, que tareas previas conlleva la realización de dicho proyecto, etc. De esta forma, si alguien tiene duda sobre a qué actividad tiene que dedicarse, o donde tiene que estar instalado determinado material, puede consultarlo en este documento.

Calendario de eventos de la asociación

La gestión de todas estas tareas y actividades debe tener fecha límite, y para tener en cuenta todo lo que se nos viene encima, y por tanto, poder planearlo con tiempo, propongo la realización de un calendario.

En él propongo dos ramas de actuación, por un lado, señalar fechas importantes para todo otaku, como son: las fechas del E3, las fechas de salida de nuevos mangas muy aclamados, o la de los próximos salones y eventos, por ejemplo.

Por otro lado, propongo un calendario de actividades de la asociación, donde podamos ver para que fecha debe estar entregado determinado cartel, o cuando será la próxima actividad o evento gordo, pudiendo estructurar de mejor forma el tiempo que tenemos hasta entonces. Este calendario lo haremos con meses vista a la fecha prevista, planificando con antelación la fehca de reuniones para tratar determinadas fases de trabajo.

Propongo que cuando se comience con un proyecto, por ejemplo el próximo certamen Kpop Ultimate Dance, se planifique si para tal fecha debe estar realizada la publicidad o la web, o para cuando debe cerrarse el plazo de admisión de participantes, por ejemplo. Así tendremos un mayor control del tiempo y evitaremos que se nos acumule el trabajo en fechas próximas al evento.

De igual forma, la idea que planteo ayudará a saber que actividades tenemos previstas para que mes, y donde se realizan. Con ello evitaremos que se produzca desinformación hacia los socios en cuanto a colaboraciones y actividades.