capítulo IX ORGANIZACION Y GESTION DE ALMACENES
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Docente: Ing. Eleana Regina Vsquez Cutipa
CAPITULO IX
LA ORGANIZACIN Y GESTION DE
ALMACEN
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DEFINICION
Proceso de la funcin logstica que trata la
recepcin , almacenamiento y movimiento dentro
de un mismo almacn hasta el punto de consumo
de cualquier material materias primas,
semielaborados, terminados, as como el
tratamiento e informacin de los datos
generados.
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AREAS DE ALMACENAMIENTO.
Son aquellos lugares donde se guardan los
diferentes tipos de mercanca. Son manejados a
travs de una poltica de inventario. Esta funcin
controla fsicamente y mantiene todos los
artculos inventariados.
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Principios de Almacenaje.
1. El almacn NO es un ente aislado, independiente
del resto de las funciones de la empresa.
2. Las cantidades almacenadas se calcularn para
que los costos que originen sean mnimos;
siempre que se mantengan los niveles de servicios
deseados
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3. La disposicin del almacn deber ser tal Que exija
los menores esfuerzos para su funcionamiento; para
ello deber minimizarse:
El Espacio empleado, utilizando al mximo el
volumen de almacenamiento disponible.
El Trfico interior, que depende de las distancias a
recorrer y de la frecuencia con que se produzcan los
movimientos.
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Los Movimientos, tendiendo al mejor aprovechamiento de
los medios disponibles y a la utilizacin de cargas
completas.
Los Riesgos, debe considerarse que unas buenas
condiciones ambientales y de seguridad incrementan
notablemente la productividad del personal.
Por ltimo, un almacn debe ser lo ms flexible posible en
cuanto a su estructura e implantacin, de forma que pueda
adaptarse a las necesidades de evolucin en el tiempo.
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SISTEMA DE GESTIN DEL ALMACN
Se entiende por tal el sistema que determina los
criterios para seleccionar el material que ha de salir
del almacn para atender una peticin concreta. La
importancia de este sistema radica en que incide
directamente sobre el perodo de permanencia de
los productos en el almacn.
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SISTEMA DE GESTIN DEL ALMACN
FIFO( first in first out), la primera mercanca que entra en
almacn , es la primera que es sacada de almacn. Esta
modalidad es aplicada para evitar obsolescencias.
LIFO(last in first out), la ultima mercanca que entra en
almacn, es la primera que sale para expedicin. Esta
modalidad es utilizada frecuentemente en productos frescos.
FEFO (first expired first out), el de la fecha mas prxima
de caducidad es el primero en salir
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FUNCIONES DE LOS ALMACENES
Mantener las materias primas a cubierto de incendios,
robos y deterioros.
Permitir a las personas autorizadas el acceso a las
materias almacenadas.
Mantener informado constantemente al departamento
de compras, sobre las existencias reales de materia
prima.
Llevar en forma minuciosa controles sobre las materias
primas(entradas y salidas).
Vigilar que no se agoten los materiales (mximos y
mnimos).
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Minimizar costos logrando as dar mayor eficiencia a la
empresa.
Darle movimiento a los productos estacionados dentro del
almacn, tanto de entrada como de salida.
Valorizar, controlar y supervisar las operaciones internas
de los movimientos fsicos y administrativos
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ZONAS DE UN ALMACN
Estas reas son vitales para el buen funcionamiento del almacn, sin
embargo varan en funcin de la estructura de la empresa.
Muelles y zonas de maniobras. Espacios destinados a las
maniobras que deben realizar los vehculos para entrar, salir y
posicionarse adecuadamente para proceder a su descarga.
Zona de recepcin y control. Dentro de secuencia de
actividad y una vez descargada las mercancas del vehculo que las
ha transportado, es preciso proceder a la comprobacin de su
estado, de las cantidades recibidas y a la clasificacin de los
productos antes de situarlos en sus lugares de almacenamiento.
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Zona de stock reserva: Esta zona es la destinada a ubicar los
productos durante un determinado perodo de tiempo. En ella
deben incluirse los espacios necesarios para alojarlos, sino los
adicionales para pasillos y para los elementos estructurales que
puedan formar las estanteras de soporte.
Zona de picking y preparacin: Esta zona est destinada a la
recuperacin de los productos de sus lugares de almacenamiento
y a su preparacin para ser trasladados o transportados
adecuadamente
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Zona de salida y verificacin: Antes de proceder a la
carga del vehculo, es preciso consolidar la totalidad de las
mercancas a enviar, pudiendo ser conveniente realizar un
proceso de verificacin final de su contenido.
Zonas de oficinas y servicios: Organizacin de las
operaciones administrativas a realizar en el almacn.
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IMPORTANCIA DEL ALMACENAMIENTO
Existen cuatro (4) razones importantes bsicas por las que
una empresa realiza actividades de almacenamiento:
1. Reduccin de los costos de produccin transporte.
2. Coordinacin de la demanda y el suministro.
3. Apoyo al proceso de produccin.
4. Apoyar el proceso de comercializacin.
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LA GESTION LOGISTICA DE LOS MATERIALES
Y LOS ALMACENES
La gestin de almacenes se define como el proceso de la funcin
logstica que trata la recepcin, almacenamiento y movimiento
dentro de un mismo almacn hasta el punto de consumo de
cualquier material materias primas, semielaborados,
terminados, as como el tratamiento e informacin de los datos
generados.
La gestin de almacenes tiene como objetivo optimizar un rea
logstica funcional que acta en dos etapas de flujo como lo
son el abastecimiento y la distribucin fsica, constituyendo
por ende la gestin de una de las actividades ms importantes
para el funcionamiento de una organizacin.
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OBJETIVO DE LA GESTION DE ALMACENES
El objetivo general de una gestin de almacenes consiste en
garantizar el suministro continuo y oportuno de los
materiales y medios de produccin requeridos para
asegurar los servicios de forma ininterrumpida y
rtmica.
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La Gestin de Almacenes se sita
en el Mapa de Procesos Logsticos
entre la Gestin de Existencias y
el Proceso de Gestin de Pedidos
y Distribucin. De esta manera el
mbito de responsabilidad (en
cuya ampliacin recae la evolucin
conceptual del almacenamiento)
del rea de almacenes nace en la
recepcin de la unidad fsica en las
propias instalaciones y se extiende
hasta el mantenimiento del mismo
en las mejores condiciones para su
posterior tratamiento.
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OBJETIVOS BENEFICIOS
-Rapidez de entregas.
- Fiabilidad.
- Reduccin de Costos.
- Maximizacin del volumen
disponible.
- Minimizacin de las operaciones
de manipulacin y transporte
-Reduccin de tareas
administrativas.
- Agilidad del desarrollo del resto
de procesos logsticos.
- Optimizacin de la gestin del
nivel de inversin del circulante.
- Mejora de la calidad del producto.
- Optimizacin de costes.
- Reduccin de tiempos de
proceso.
- Nivel de satisfaccin del cliente.
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PROCESOS DE LA GESTION DE ALMACENES
El mapa de proceso de la gestin de almacenes se compone de dos ejes transversales que representan los procesos principales - Planificacin y Organizacin y Manejo de la informacin - y tres subprocesos que componen la gestin de actividades y que abarca la recepcin, el almacn y el movimiento.
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PLANIFICACION Y ORGANIZACION
El proceso de planificacin y organizacin es de carcter
estratgico y tctico, dado que tiene que brindar soluciones
de recursos en comunin con las polticas y objetivos
generales que contempla la estrategia de la compaa, en aras
de potenciar las ventajas competitivas por las que apuesta la
misma. Dentro de las actividades o subprocesos que se deben
realizar en el proceso de planificacin y organizacin se
encuentran:
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Diseo de la red de distribucin de la compaa
Toda compaa necesita establecer polticas respecto a su red de distribucin, dado que esta debe ser acorde a su mercado y ptima en capacidad de respuesta para mitigar las fluctuaciones de su demanda.
La complejidad de las decisiones respecto al diseo de la red de distribucin es tal, dado que requiere de la combinacin precisa de instalaciones, modalidades de transporte, y estrategias.
El Diseo de una Red de Distribucin es la planificacin y ubicacin estratgica de los almacenes y centros de distribucin de manera que permitan gestionar el flujo de productos desde uno o ms orgenes hasta el cliente. Desarrollar una adecuada red de almacenes para la compaa y los clientes requiere considerar una cantidad significativa de elementos: Nmero de almacenes, las ubicaciones, la propiedad de la gestin o el tamao de los
mismos. Tras tener identificadas las necesidades de distribucin y almacenamiento, la compaa debe decidir qu tipos de almacenes y centros de distribucin se ajustan a sus necesidades de manera ms eficiente, as como la ubicacin de los mismos.
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Responsabilidades de la Gestin de Almacenes
(Gestin Propia o Subcontratacin):
Una vez se ha diseado la red de distribucin se procede a
determinar si se autogestionar el almacn o si se
subcontratar.
Una vez ms la decisin depende de muchos factores
dependientes de la estrategia de la organizacin, de su
mercado, tamao y cadena de abastecimiento, sin embargo
existen claras ventajas y desventajas de acuerdo al tipo de
gestin (propia o por subcontratacin), dentro de las ms
significativas se encuentran:
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Ubicacin de almacenes
La firma Pricewaterhousecoopers recomienda que la localizacin de los
almacenes se aborde desde un enfoque con doble perspectiva:
Una visin general del mercado: Para acotarse geograficamente a
un rea amplia, y
Una visin local del mercado: Que contemple aspectos
particulares de las zonas acotadas en la visin general.
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Existen mtodos mltiples para determinar la localizacin de
almacenes, entre los que se encuentran los mtodos de: Von
Thnen, Hoover, Weber, Greenhut y el mtodo de Centro de
Gravedad . Sin embargo los factores no son meramente
cuantitativos y existen una gran cantidad de criterios cualitativos
(que evidentemente redundan en el plano financiero) y entre los
que se destacan:
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Tamao de los almacenes:
Un almacn debe ser dimensionado principalmente en funcin de
los productos a almacenar (en tamao, caractersticas propias y
cantidad de referencias) y la demanda (especialmente en sectores
afectados por la estacionalidad de la demanda). Pero adems de
estos, intervienen otros factores que deben ser considerados a la
hora de dimensionar el tamao de un almacn. Los factores a
tener en cuenta para el clculo del tamao de un almacn son:
Productos a almacenar (cantidad y tamaos)
Demanda de los mercados
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Niveles de Servicio al cliente
Sistemas de manipulacin y almacenaje a utilizar
Tiempos de produccin
Economas de escala
Lay out de existencias.
Requisitos de pasillos.
Oficinas necesarias
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Diseo y Lay-out de los almacenes
Una vez los tipos de almacenes y sus ubicaciones han sido definidos, se debe trabajar en conseguir el flujo de materiales ms eficiente y efectivo dentro de los almacenes. En este sentido, un diseo efectivo optimiza las actividades de un almacn.
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RECEPCION El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda
congestin o demora, requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima utilizacin. La recepcin es el proceso de planificacin de las entradas de unidades, descarga y verificacin tal y como se solicitaron mediante la actualizacin de los registros de inventario.
El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepcin de mercancas es la automatizacin tanto como sea posible para eliminar o minimizar burocracia e intervenciones humanas que no aaden valor al producto. Otra tendencia considerada como buena prctica logstica es la implementacin de programas de entregas certificadas que no solo eliminan burocracia sino que reducen al mnimo las inspecciones que se consideran imprescindibles pero que no aaden valor.
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En primer lugar, el proceso de recepcin de mercancas debe cimentarse en una previsin de entradas que informe de las recepciones a realizar en tiempo dado y que contenga, al menos, el horario, artculos, y procedencia de cada recepcin, este proceso se conoce como cita previa ya que para procesos como Entregas Paletizadas se debe contar con recursos muy especficos como montacargas, plataformas moviles, rampas, entre otros.
Es evidentemente necesario que se distingan los ingresos de unidades internas de las externas. En el primero de los casos, los requerimientos de recepcin son significativamente menores que las mercancas de origen externo, en el caso de que se realicen controles de procesos a lo largo de la vida de las mercanca.Adems, una correcta metodologa de identificaciones a lo largo de la compaa tambin favorece enormemente la actividad de recepcin. Es el caso de traslado de mercancas entre almacenes o de proceso de transformacin a almacn. Las mercancas de procedencia externa requieren unas condiciones de llegada ms exhaustivas y deben haber sido establecidas previamente con el proveedor (cita previa - EDI), con lo que se precisa mayor actuacin y responsabilidad desde el almacn.
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ALMACN
El almacenamiento o almacn
es el subproceso operativo
concerniente a la guarda y
conservacin de los productos
con los mnimos riesgos para el
producto, personas y compaa
y optimizando el espacio fsico
del almacn. El almacn puede
dividirse en las siguientes
zonas:
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MOVIMIENTO Es el subproceso del almacn de carcter operativo relativo al traslado de
los materiales/productos de una zona a otra de un mismo almacn o desde la zona de recepcin a la ubicacin de almacenamiento. La actividad de mover fsicamente mercancas se puede lograr por diferentes medios, utilizando una gran variedad de equipos de manipulacin de materiales. El tipo de herramientas utilizado depende de una serie de factores como son:
Volumen del almacn
Volumen de las mercancas
Vida de las mercancas
Coste del equipo frente a la finalidad
Cantidad de manipulaciones especiales y expediciones requeridas
Distancia de los movimientos
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Desde la perspectiva de las caractersticas de las mercancas, los flujos
de
entrada y salida del almacn de las mercancas son variadas, como
por ejemplo:
Last In First Out (LIFO): la ltima mercanca que entra en
almacn, es la primera que sale para expedicin. Esta modalidad es
frecuentemente utilizada en productos frescos.
First In First Out (FIFO): la primera mercanca que entra en
almacn, es la primera que es sacada de almacn. Es la modalidad
ms utilizada para evitar las obsolescencias
First Expired First Out (FEFO): el de fecha ms prxima de
caducidad es el primero en salir.
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INFORMACIN
Si bien la funcin principal de la Gestin de Almacenes es la eficiencia y
efectividad en el flujo fsico, su consecucin est a expensas del flujo
de informacin, este es un eje transversal de los procesos de gestin
logstica, y la gestin de almacenes no son la excepcin. Debe ser su
optimizacin, por tanto, objetivo de primer orden en la Gestin de
Almacenes. Su mbito se extiende a todos los procesos anteriormente
descritos Planificacin y organizacin, recepcin, almacn y
movimiento y se desarrolla de manera paralela a ellos por tres vas:
Informacin para gestin.
Identificacin de ubicaciones.
Identificacin y trazabilidad de mercancas.
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Dentro de la informacin para la gestin se incluyen:
Configuracin del almacn: instalaciones, lay-out.
Datos relativos a los medios disponibles .
Datos tcnicos de las mercancas almacenadas.
Informes de actividad para Direccin .
Evolucin de indicadores .
Procedimientos e instrucciones de trabajo.
Perfiles y requisitos de los puestos .
Registros de la actividad diaria .
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ORGANIZACIN DE LA GESTION DE
ALMACENES
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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL ALMACEN
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TIPOS DE ALMACEN
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Dentro de una red de distribucin, el papel de un almacn
puede variar. El tipo de almacn que una empresa utiliza es
un factor critico en el diseo de la red. Un almacn
centralizado alberga existencias para muchos mercados
regionales y enva productos directamente al cliente.
En tanto haya una sola ubicacin de existencias , los altos
costos de transporte y el mayor tiempo de entrega del
producto puede dar como resultado un peor servicio al
cliente. Los costos de existencias se reducen.
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afectar la satisfaccin del cliente
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PLANIFICACION DEL DISENO DEL ALMACEN
El almacn debe ser un
espacio planificado para
la eficacia y la eficiencia
en la gestin del mismo,
para ello, podemos
utilizar el modelo de
planificacin de almacn
de la siguiente figura.
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Planificacin estratgica.
Tiene como finalidad transformar las previsiones de venta a
largo plazo, as como los stocks base previstos, en trminos
de unidades de manipulacin (movimientos de palets
y/o de unidades de venta y/o de unidades de consumo) y
espacios requeridos (volumen de almacenaje), con objeto
de efectuar un correcto dimensionamiento del almacn, as
como, una estimacin de los recursos necesarios (espacio,
equipos y personal), para una manipulacin eficiente de los
productos; permitindonos en su caso, un plan de
recursos que puede ir desde la simple compra de nuevas
estanteras, hasta el redimensionamiento o adquisicin de
nuevos almacenes.
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Planificacin tctica.
Tiene por objeto disponer de los recursos necesarios a
medio/corto plazo. Su horizonte temporal va de 3 a 15 meses,
est constituido por el presupuesto anual.
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Planificacin operacional.
Tiene por misin conseguir un proceso eficiente y eficaz de los
flujos de materiales y de personas, es decir, la operativa diaria.
Como punto final, debemos tener en cuenta que el almacn es una
herramienta fundamental y de importancia creciente en el
funcionamiento de las compaas para la satisfaccin de las
necesidades del cliente y para la rentabilidad de la misma, ya que
ambas estn basadas en parte en la gestin del inmovilizado (el
almacn como continente) y en la gestin de los stocks (el
almacn como contenido).