CÓDIGO: PROCESO GESTIÓN FINANCIERA VERSIÓN … · Propuesta de distribución de PAC del...

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA CÓDIGO: GFN-PR-001

VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE

CAJA - PAC PÁGINA: 1 de 9

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Garantizar la disponibilidad del Plan Anual Mensualizado de Caja - PAC para cumplir con las diferentes obligaciones de pago del Centro Nacional de Memoria Histórica – CNMH.

2. ALCANCE

Desde la elaboración de la propuesta del Plan Anual Mensualizado de Caja - PAC hasta su respectivo seguimiento.

3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO

Profesional Especializado en Tesorería

4. DEFINICIONES

Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC): Se define como un instrumento de administración financiera mediante el cual se verifica y aprueba el monto máximo mensual de fondos disponibles para las entidades financiadas con los recursos del Estado.

CONFIS: Consejo Superior de Política Fiscal: Organismo que aprueba las metas globales de pagos para cada vigencia. Anticipo de PAC: Consiste en adicionar valores a uno o varios meses reduciendo valores de uno o varios meses futuros. Aplazamiento de PAC: Consiste en trasladar recursos del mes actual o subsiguiente a meses futuros del mismo año o de la vigencia siguiente. PAC no utilizado: Herramienta de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional - DGCPTN, usada para el análisis y evaluación de la ejecución del PAC. PAC con situación de fondos: Corresponde a los cupos de los recursos asignados por la Dirección del Tesoro Nacional que son girados por esta entidad directamente al beneficiario final o a las cuentas bancarias del CNMH.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL

MENSUALIZADO DE CAJA - PAC

CÓDIGO GFN-PR-001 VERSIÓN 001

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4. DEFINICIONES

PAC sin situación de fondos: Corresponde a los cupos de los recursos no asignados por la Dirección del Tesoro Nacional, que son girados directamente por la tesorería del CNMH a los beneficiarios finales.

5. NORMAS LEGALES

Decreto 111 de 1996 Estatuto orgánico del presupuesto

Ley 38 de 1989 Normativo del Presupuesto General de la Nación

Ley 179 de 1994 Por la cual se introducen algunas modificaciones a la Ley 38 de 1989, Orgánica de Presupuesto.

Ley 225 de 1995 Por la cual se modifica la Ley Orgánica de Presupuesto.

Ley anual de presupuesto

Decreto anual del presupuesto

Decreto 2674 de 2012 Marco para la operatividad y aplicabilidad del sistema SIIF II

6. CONDICIONES GENERALES

El PAC se elabora con base en el presupuesto existente y las necesidades de desembolso tanto de vigencia como de rezago y debe ser menor o igual a los totales de apropiación presupuestal en gastos de personal, transferencias, gastos generales, inversión y el rezago constituido.

El PAC con recursos propios es distribuido y aprobado por el Consejo Directivo del CNMH.

El PAC con recursos de la nación, se presenta como propuesta a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional antes del 20 de diciembre del año inmediatamente anterior.

Con el PAC inicial, el CNMH puede realizar modificaciones (anticipos y/o aplazamientos).

Las solicitudes de modificación al PAC deben registrarse en el sistema SIIF Nación los dos (2) primeros días hábiles de cada mes, de acuerdo con el calendario PAC que emite la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)

DESCRIPCIÓN TAREAS (S)

(QUIÉN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O REGISTROS

1 Elaborar propuesta del PAC

Elabora propuesta de PAC con base en los siguientes documentos:

Reporte de PAC detallado del año anterior.

La Ley de presupuesto.

Plan Anual de Adquisiciones.

Con base en la anterior información se elabora el proyecto de PAC en el formato único de distribución de PAC, donde se proyecta para cada objeto de gasto apropiado en la ley de presupuesto, la mensualización de los montos a pagar durante el lapso de la vigencia.


Propuesta de distribución de PAC del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. EXT

2 Verificar y Aprobar propuesta de PAC

Verifica que la propuesta de programación del PAC corresponda con las metas de pago previstas por el CNMH. Si requiere modificaciones a la propuesta del PAC, se realiza el correspondiente ajuste para su aprobación. Se aprueba la propuesta por el ordenador del gasto, la firma y se envía a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional antes del 20 de diciembre de cada año, para analizar y consolidar la información, con el fin de ajustarla a la meta de pago y a la disponibilidad de recursos en la cuenta única nacional.

Director(a) Administrativa y Financiera

Propuesta aprobada de distribución de PAC. EXT Comunicación Oficial recibida de aprobación del PAC. EXT




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


Una vez aprobado el PAC de la vigencia por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, comunica al CNMH el PAC asignado para la vigencia.

3 Constituir PAC de rezago presupuestal

Constituye el rezago presupuestal (Cuentas por pagar y reservas presupuestales) con base en los registros presupuestales y obligaciones pendientes registrados en el sistema SIIF a 31 de diciembre de la vigencia. Una vez constituido el rezago presupuestal, la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, asigna el PAC para la vigencia siguiente.

Profesional Especializado en Tesorería Profesional Especializado en Presupuesto

No Aplica

4 Constituir PAC de recursos propios

Determina las necesidades mensuales teniendo en cuenta los siguientes documentos:

La Ley de presupuesto.

Plan Anual de Adquisiciones.

Meta global de CONFIS. Se elabora propuesta de distribución de PAC de recursos propios, con el fin de ser presentado al Consejo Directivo del CNMH, para su revisión y aprobación.


Resolución de Propuesta de distribución de PAC de recursos propios. GJU-FT-007




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


5 Verificar propuesta de PAC de recursos propios

Verifica que la propuesta de programación del PAC de recursos propios corresponda con las metas de pago previstas por el CNMH. Si requiere modificaciones a la propuesta del PAC de recursos propios, se realiza el correspondiente ajuste para dar su visto bueno. Una vez aprobada la propuesta por el ordenador del gasto, se convoca a reunión de Consejo Directivo para su aprobación.

Director(a) Administrativa y Financiera

Resolución de Propuesta de distribución de PAC de recursos propios. GJU-FT-007 Comunicación interna convocando a Consejo Directivo. GDC-FT-008

6 Revisar y Aprobar propuesta de PAC de recursos propios

Revisa y aprueba la propuesta de PAC de recursos propios, con el fin de ser incluidos en el sistema SIIF para su posterior ejecución.

Consejo Directivo

Resolución de PAC de recursos propios aprobado. GJU-FT-007

7 Registrar en SIIF PAC de recursos propios aprobado

Registra en el sistema SIIF la distribución del PAC de recursos propios aprobado por el Consejo Directivo.


Registro de PAC de recursos propios en el aplicativo SIIF

8 Realizar modificaciones al PAC

Analiza mensualmente las necesidades de pago con base en los siguientes documento:

Base de datos de contratos.

Plan anual de adquisiciones.

Obligaciones pendientes de pago.

Profesional Especializado en Tesorería Director(a) Administrativa y Financiera

No Aplica




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


De acuerdo al análisis de los documentos anteriores y a los saldos disponibles de PAC, se define la necesidad de aplazar o solicitar anticipos. ¿Se requiere aplazar PAC? SI: Continuar con actividad 9 NO: Continuar con actividad 11

9 Registrar solicitud de aplazamiento en el SIIF

Registra en el sistema SIIF la solicitud de aplazamiento, teniendo en cuenta el instructivo de modificaciones al PAC de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y de acuerdo con los siguientes criterios:

Un aplazamiento oportuno debe realizarse el último día hábil del mes anterior al cual se evalúa.

El aplazamiento al PAC se puede realizar en cualquier momento del mes en el caso que se presente algún incumplimiento en los compromisos pactados.

Una vez se registre la solicitud de aplazamiento este es aprobado automáticamente.


Modificación realizada en el aplicativo SIIF

10 Solicitar anticipo del PAC

Registra en el sistema SIIF por cada objeto de gasto la solicitud de anticipo al PAC incluida su justificación, dentro los dos (2) primeros días hábiles de cada mes, de acuerdo con el cronograma que emite la división de PAC del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Para el registro en el SIIF se deben


Comunicación oficial enviada solicitando anticipo de PAC aprobada. GDC-FT-007




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


tener en cuenta el instructivo de modificaciones al PAC de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. Mediante el comité de PAC del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se determina si se aprueban o no las solicitudes de anticipo. En caso de no ser aprobado la solicitud de anticipo del PAC se realiza una nueva solicitud, explicando los motivos de la necesidad de los recursos para ser presentada en un comité extraordinario. En caso de no ser aceptada se atienden los compromisos con el PAC del mes siguiente, sí es posible. En caso de ser aprobada la solicitud de anticipo del PAC la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional registra la modificación de PAC en el sistema SIIF.

11 Realizar seguimiento al PAC

Realiza seguimiento a la ejecución del PAC, revisando el reporte de PAC detallado que genera el sistema SIIF


No Aplica




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8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma

9. PUNTOS DE CONTROL

No. NOMBRE ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

2 Verificar y Aprobar propuesta de PAC

Verifica que la propuesta de programación del PAC corresponda con las metas de pago previstas por el CNMH.

Mensual Director(a) Administrativa y Financiera

Propuesta aprobada de distribución de PAC. EXT

5 Verificar propuesta de PAC de recursos propios

Verifica que la propuesta de programación del PAC de recursos propios corresponda con las metas de pago previstas por el CNMH.

Mensual Director(a) Administrativa y Financiera

Propuesta de distribución de PAC de recursos propios. EXT

11 Realizar seguimiento al PAC

Revisa PAC comprometido frente al asignado en el mes.

Revisa el PAC pagado frente al asignado.

Revisión de saldos pendientes por ejecutar.

Mensual

Profesional especializado en Tesorería

Seguimiento en el aplicativo SIIF

10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Guía para la Distribución cupo PAC. EXT.

Guía para distribuir PAC en entidades con recursos propios.EXT.

Guía de Operación Gestión PAC. EXT.




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Aplazar PAC - Cupo PAC.EXT

11. ANEXOS

No Aplica

12. CONTROL DE CAMBIOS

ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO

DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN

No Aplica Elaboración del documento DD/MM/AAAA 001

http://www.minhacienda.gov.co/portal/page/portal/C60E66B54D92A0B2E040090A2000213E


VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO DISTRIBUCIÓN, ASIGNACIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL PÁGINA: 1 de 11


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Distribuir, asignar y ejecutar el presupuesto del CNMH a través del sistema integrado de información financiera SIIF II, con el fin de cumplir las funciones atribuidas a la entidad.

2. ALCANCE

Desde la revisión y clasificación del gasto para la distribución presupuestal hasta su seguimiento en la ejecución.


Profesional Especializado en Presupuesto

4. DEFINICIONES

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL –CDP. El certificado de disponibilidad presupuestal es un documento de gestión financiera y presupuestal que permite dar certeza sobre la existencia de una apropiación disponible y libre de afectación para la asunción de un compromiso. REGISTRO PRESUPUESTAL – RP. El registro presupuestal, a diferencia del certificado de disponibilidad presupuestal, que afecta provisionalmente la apropiación existente, la afecta en forma definitiva. Esto implica que los recursos financiados mediante este registro no podrán ser destinados a ningún otro fin. En el registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación constituye un requisito de perfeccionamiento de los actos administrativos VIGENCIAS FUTURAS. Son autorizaciones para que las entidades puedan asumir compromisos que afecten presupuestos de vigencias fiscales futuras. Su objetivo es garantizar que los compromisos que se vayan a adquirir cuenten con las asignaciones presupuestales correspondientes para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de los mismos.

PROCEDIMIENTO DISTRIBUCIÓN, ASIGNACIÓN Y EJECUCIÓN

PRESUPUESTAL


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5. NORMAS LEGALES



Ley 38 de 1989 Normativo del Presupuesto General de la Nación

Ley 179 de 1994 Por la cual se introducen algunas modificaciones a la Ley 38 de 1989, Orgánica de Presupuesto

Ley 225 de 1995 Por la cual se modifica la Ley Orgánica de Presupuesto

Decreto 568 de 1996 Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la Nación.

Decreto 4730 de 2005 Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto.

Decreto 4836 de 2011 Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se modifican los Decretos 115 de 1996, 4730 de 2005, 1957 de 2007 y 2844 de 2010, y se dictan otras disposiciones en la materia.

Decreto 2674 de 2012 Marco para la operatividad y aplicabilidad del sistema SIIF II.

Resolución 069 de 2011 Por la cual se establece el Plan de Cuentas al que se refiere el artículo 5 del decreto 4836 de 2011.


Para el caso de vigencias futuras aprobadas, se debe efectuar el respectivo traslado de compromiso de vigencia futura, con el fin de continuar con la ejecución del contrato.

Para la expedición de un CDP, como requisito previo se debe generar una solicitud de CDP en el Sistema de Integrado de Información Financiera SIIF II.

Para la generación de registro presupuestal es necesario que en el acto administrativo se mencione el número del CDP a afectar, el beneficiario o tercero, el valor, la forma de pago y la cuenta bancaria.


PRESUPUESTAL


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


1

Revisar y clasificar el gasto para el ejercicio de distribución del presupuesto

Revisan y clasifican el gasto para cada uno de los rubros presupuestales (gastos de personal y gastos generales) de conformidad con el presupuesto del año anterior y el plan anual de adquisiciones de la vigencia actual, con el fin de efectuar el acto administrativo de distribución del presupuesto.

Profesional Especializado en Gestión del Talento Humano Profesional Especializado en Presupuesto Director(a) Administrativa y Financiera

Borrador del proyecto de distribución y asignación del presupuesto.

2

Elaborar acto administrativo de distribución y asignación del presupuesto

Elabora el acto administrativo de distribución y asignación del presupuesto de la vigencia actual, teniendo en cuenta el presupuesto del año anterior y el plan anual de adquisiciones, con el fin de presentarlo a la Director(a) Administrativa y Financiera para su aprobación.


Resolución de distribución y asignación del presupuesto para la vigencia fiscal. GJU-FT-007

3

Cargar y registrar la información de distribución y asignación del presupuesto

Carga y registra la apropiación asignada para cada uno de los rubros presupuestales y dependencias de afectación en el sistema integrado de información financiera SIIF II, teniendo en cuenta la guía de procedimientos para el proceso de distribución y asignación del presupuesto emitidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.


No Aplica


PRESUPUESTAL


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


4 Verificar requisitos de las solicitudes de CDP

Ejecución Presupuestal: Verifica que el formato de solicitud de CDP, cumpla con los siguientes requisitos:

Clasificación del gasto de conformidad con el rubro presupuestal o proyecto de inversión.

Cuente con las diferentes firmas requeridas; para el caso de funcionamiento (Firma por parte del ordenador del gasto y visto bueno plan de compras) y para el caso de inversión (Firma por parte del ordenador del gasto, visto bueno por parte del grupo de planeación y visto bueno plan de compras).

En caso de no cumplir con algunos de los anteriores requisitos, la solicitud del CDP es devuelta al área correspondiente para realizar los respectivos ajustes.


Comunicación oficial por correo electrónico de devolución de solicitud del CDP

5 Expedir Certificados de disponibilidad presupuestal - CDP

Genera la solicitud del CDP en el sistema SIIF II y expide el Certificado de Disponibilidad Presupuestal-CDP, correspondiente a la solicitud remitida por la dependencia respectiva.


Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP. SIIF

6 Realizar Registro presupuestal del compromiso

Genera el Certificado de Registro Presupuestal CRP, de conformidad con el acto administrativo radicado en el grupo de presupuesto de la Dirección Administrativa y Financiera, con sus


Certificado de Registro Presupuestal CRP. SIIF


PRESUPUESTAL


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


respectivos soportes, dependiendo del trámite a realizar. Para el caso del registro de nomina:

Soportes de liquidación de nomina.

Aportes parafiscales y seguridad social correspondientes.

Liquidación del aporte al Fondo Nacional de Ahorro. Para el caso de contratos:

Expediente contractual. Para el caso de comisiones:

Solicitud de comisión firmada por la dirección técnica correspondiente, el ordenador del gasto y visto bueno del área de talento humano.

Para el caso de servicios públicos:

Acto administrativo firmado por el ordenador del gasto.

Factura del servicio público a cancelar.

Certificación por parte del supervisor de recursos físicos.

¿Requiere realizar modificación presupuestal? SI: Continuar con actividad 7 y 8


PRESUPUESTAL


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


NO: Revisar si se requiere realizar vigencias futuras ¿Requiere trámite para vigencias futuras? SI: Continuar con actividad 9 NO: Continuar con actividad 10

7

Realizar traslado presupuestal modificando anexo del decreto de liquidación del presupuesto

Modificación Presupuestal: Realiza el traslado presupuestal, teniendo en cuenta lo siguiente:

Elaboración del proyecto de acuerdo, para presentación y aprobación ante el consejo directivo del CNMH.

Elaboración del documento de justificación del traslado presupuestal.

Expedición del respectivo CDP de tipo modificación presupuestal una vez aprobado el acuerdo por parte del consejo directivo del CNMH.

Remisión del acuerdo para firma por parte del Presidente del Consejo Directivo del CNMH.

Registro de la solicitud de traslado presupuestal en el sistema SIIF II.

Remisión de soportes a la Dirección General del Presupuesto Publico Nacional – DGPPN, del Ministerio


Proyecto de acuerdo Documento de justificación del traslado presupuestal. Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP de tipo modificación presupuestal. SIIF Solicitud de traslado presupuestal en el sistema SIIF II. Comunicación oficial enviada de remisión de acuerdo. GDC-FT-007


PRESUPUESTAL


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


de Hacienda y Crédito Público, para aprobación del traslado presupuestal.

Recibir el concepto favorable.

8 Realizar traslado presupuestal al interior de la unidad ejecutora

Realiza el traslado presupuestal, teniendo en cuenta lo siguiente:

Elaboración del memorando para traslado presupuestal, para presentación y aprobación ante la dirección administrativa y financiera del CNMH.

Registro de las operaciones contenidas en el memorando en el sistema SIIF II, teniendo en cuenta la guía de procedimientos para el trámite de traslado presupuestal emitidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

¿Requiere trámite para vigencias futuras? SI: Continuar con actividad 9 NO: Continuar con actividad 10


Comunicación interna de traslado presupuestal. GDC-FT-008

9 Tramitar solicitud de vigencias futuras

Vigencias Futuras: Realiza el documento de justificación técnico económico para la solicitud de vigencias futuras.

Profesional Especializado en Presupuesto Director(a) Administrativa y Financiera

Documento de justificación técnico económica para la solicitud de vigencias futuras


PRESUPUESTAL


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


Para el presupuesto de funcionamiento el documento de justificación es elaborado por el responsable del grupo de presupuesto y la Director(a) Administrativa y Financiera, remitido a la oficina asesora de planeación del Departamento de Prosperidad Social DPS, para la emisión del concepto favorable. Una vez emitido el concepto favorable, la solicitud de vigencias futuras es remitida a la Dirección General del Presupuesto Publico Nacional – DGPPN del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico para su aprobación. Para el presupuesto de inversión la elaboración del documento de justificación es realizada por la Dirección Técnica correspondiente, con apoyo del grupo de planeación y la Dirección Administrativa y Financiera. El grupo de planeación del CNMH registra la solicitud de vigencia futura en el Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Publicas - SUIFP, la cual es revisada y aprobada por la oficina asesora de planeación del Departamento de Prosperidad Social DPS. Una vez dada la aprobación por parte del DPS, la Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas del Departamento Nacional de Planeación - DNP, revisa y emite el concepto favorable, con el cual es remitido a la Dirección General del Presupuesto Publico Nacional –DGPPN para su aprobación.

Profesional Especializado en Planeación Director Técnico

Comunicación oficial recibida concepto favorable de la vigencia futura por parte del DNP Comunicación oficial enviada remitiendo la solicitud de vigencia futura con el concepto favorable del DNP. GDC-FT-007 Comunicación oficial recibida de aprobación de la vigencia futura por parte de la DGPPN


PRESUPUESTAL


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


10 Elaborar informes de seguimiento a la ejecución presupuestal

Elabora informes de seguimiento a la ejecución presupuestal de conformidad con las solicitudes internas y externas, con el fin de establecer el porcentaje de ejecución y el cumplimiento de las metas propuestas por el CNMH. A partir del análisis de la ejecución del presupuesto asignado al CNMH, con el fin de dar cumplimiento a las metas propuestas por la entidad, se generan planes de acción para mejorar el indicador de ejecución presupuestal, y establecer que procesos contractuales se encuentran pendientes de pagar.

Profesional Especializado en Presupuesto Director(a) Administrativa y Financiera Profesional Especializado en Planeación

Informes mensual de evaluación y seguimiento a la ejecución presupuestal. Informe de ejecución presupuestal de funcionamiento Informe de control para ejecución de presupuesto de inversión


PRESUPUESTAL


PÁGINA 10 de 11

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma


PRESUPUESTAL


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1

Revisar y clasificar el gasto para el ejercicio de distribución del presupuesto

Verificar que la necesidad corresponda al rubro presupuestal de conformidad con el Plan Único de Cuentas (Clasificación del Gasto).

Cada vez que se requiera de la expedición de un CDP


No Aplica

6 Realizar Registro presupuestal del compromiso

Verificar que el acto administrativo cumpla con todos los requisitos para efectuar el registro presupuestal en el SIIF II

Cada vez que se requiera el registro de un acto administrativo


No Aplica


Guía para trasladar compromisos de vigencias futuras de año anterior al actual. EXT.

Guía para la gestión de vigencias futuras. EXT.

11. ANEXOS

No Aplica




No Aplica Creación del documento DD/MM/AAAA 001

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA

CÓDIGO: GFN-PR-003

VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR Y OBLIGACIONES PÁGINA: 1 de 10


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Efectuar el registro de todas las obligaciones contraídas por el Centro Nacional del Memoria Histórica - CNMH y sobre las cuales ya existe la aprobación del supervisor para proceder al trámite del pago correspondiente, como paso de la cadena presupuestal que registra la ejecución del presupuesto de la Entidad Contable Pública.

2. ALCANCE

Desde la recepción de cuentas de cobro o facturas o el recibo de reclamaciones por deducciones practicadas en exceso hasta


Profesional Universitario en Contabilidad

4. DEFINICIONES

Régimen de Contabilidad Pública. Es el marco normalizador y regulador de la contabilidad pública en Colombia, emitido por la Contaduría general de la Nación. Sistema SIIF Nación II. Conjunto integrado de procesos automatizados, que refleja el detalle, la secuencia y el resultado de la gestión financiera pública registrada por las entidades y órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación, especialmente la relacionada con la programación, liquidación, modificación y ejecución del presupuesto; la programación, modificación y ejecución del Programa Anual Mensualizado de Caja -PAC-, la gestión contable y los recaudos y pagos realizados por la Cuenta Única Nacional y demás tesorerías.

PROCEDIMIENTO REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR Y

OBLIGACIONES


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5. NORMAS LEGALES

Estatuto Tributario.

Ley 298 de 1996. Por la cual se desarrolla el artículo 354 de la Constitución Política, se crea la Contaduría General de la Nación como una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y se dictan otras disposiciones sobre la materia.

Ley 1607 de 2012. Reforma tributaria.

Código Penal, Artículo 599

Ley 87 de 1993, Artículo 3. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

Ley 734 de 2002, Numeral 31 del artículo 34. Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.

Ley 1314 de 2009. Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento.


Resolución 354 de 2007. Por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, se establece su conformación y se define el ámbito de aplicación.

Resolución 355 de 2007. Por la cual se adopta el Plan General de Contabilidad Pública.

Resolución 356 de 2007. Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública

Resolución 222 de 2006. Por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, y se define su ámbito de aplicación.


Para el adecuado registro de las operaciones se debe tener en cuenta la doctrina compilada de la Contaduría General de la Nación y las normas de control interno contable vigente y los procedimientos establecidos por el sistema SIIF.

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/cp/constitucion_politica_1991_pr011.html#354


OBLIGACIONES


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


1 Recibir cuentas de cobro o facturas

Recibe de los supervisores y/o interventores o de sus enlaces administrativos las facturas o cuentas de cobro oportunas y debidamente soportadas con la siguiente documentación: Para contratistas:

Certificación para pago expedida por el supervisor y/o interventor.

Planilla de pago del aporte al sistema de seguridad social.

Para el primer pago copia de la minuta del contrato o verificación de la misma en el aplicativo de software con el que cuenta el CNMH.

Para el primer pago la certificación de aprobación de la póliza de cumplimiento.

Al inicio del contrato y por una única vez y siempre y cuando el contratista no haya cambiado de régimen o tenga nuevas deducciones, debe presentar la manifestación expresa para efectos de la clasificación tributaria y la depuración de la base sobre la cual se le aplicaran los impuestos.

Para aportes a cuentas AFC o fondos voluntarios de pensiones deberán adjuntar el oficio dirigido al tesorero del CNMH, solicitando le sean consignados indicando el monto, la entidad financiera y adjuntando a esta certificación la planilla de consignación establecida por la respectiva


Para contratistas: Certificación para pago expedida por el supervisor y/o interventor. EXT Planilla de pago del aporte al sistema de seguridad social. EXT Copia de la minuta del contrato. ABS-FT-013 Certificación de aprobación de la póliza de cumplimiento. EXT Manifestación expresa para efectos de la clasificación tributaria. GFN-FT-001 Para compra de bienes y servicios:


OBLIGACIONES


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


entidad financiera debidamente diligenciada. Para compra de bienes y servicios:

Memorando para solicitud de pago por parte del supervisor anexando la siguiente documentación: Factura o cuenta de cobro, certificación de cumplimiento de aportes parafiscales e impuesto al CREE, Ingreso al almacén del CNMH de los bienes adquiridos.

Comunicación oficial recibida de solicitud de pago por parte del supervisor anexando la siguiente documentación: Factura o cuenta de cobro, certificación de cumplimiento de aportes parafiscales e impuesto al CREE. EXT Comprobante de entrada de devolutivos (Entrada por compra). SIIF

2 Recibir reclamaciones por deducciones practicadas en exceso

Recibe el oficio en original presentado por el beneficiario del pago en el cual se indica claramente la solicitud de revisión de deducciones y en el caso que corresponda a impuestos nacionales o municipales, se debe soportar la norma sobre la que se fundamenta el requerimiento e indicar que en caso de que proceda la devolución no ha hecho uso de dichas deducciones en sus declaraciones ante la DIAN o la secretaria de hacienda municipal.

Beneficiario del pago o representante legal

Comunicación oficial recibida de solicitud de reclamación. EXT


OBLIGACIONES


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


3 Verificar documentación

Verifica para contratistas el debido aporte al sistema general de seguridad social y su efectivo pago por el periodo objeto de cobro, se revisa el canon mensual. Para adquisición de bienes y otros servicios verifica el valor y los bienes o servicios facturados con las clausulas de objeto y valor a pagar y forma de pago, así como los anexos económicos que hagan parte del contrato cuando aplique y la correspondiente entrada a almacén. ¿Cumple con los requisitos? SI: Continuar con actividad 5 NO: Continuar con actividad 4


No Aplica

4 Devolver documentos Devuelve las cuentas de cobro o facturas que no cumples con los requisitos para pago o que no se encuentren bien liquidados.


Comunicación oficial por correo electrónico realizando devolución de cuentas de cobro o facturas

5 Validar liquidación para pago

Para contratistas se incluye las novedades mensuales que puedan llegar a afectar el valor a pagar o la liquidación de retenciones en la fuente nacionales y municipales que correspondan a través del aplicativo con el que cuenta el CNMH y validar su adecuado proceso.


Reporte de liquidaciones para pago. GFN-FT-002


OBLIGACIONES


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


Para pago de bienes y otros servicios se efectúan las liquidaciones de impuestos correspondientes.

Reporte de liquidaciones para pago de bienes y otros servicios. EXT

6 Radicar cuenta por pagar presupuestales en el sistema SIIF II

Para el trámite de radicación para pago a contratistas, realiza el proceso de cargue del archivo plano generado por el aplicativo del CNMH al sistema SIIF. Para ello se debe tener en cuenta las guías del SIIF del Ministerio de Hacienda y crédito público. Para pago de bienes y otros servicios se incluye la información de las cuentas por pagar o facturas en el archivo plano correspondiente, realizando el proceso de cargue del archivo plano generado por el aplicativo del CNMH al sistema SIIF. Para ello se debe tener en cuenta las guías del SIIF del Ministerio de Hacienda y crédito público.


Archivo plano en Excel para radicación de cuentas por pagar. GFN-FT-003

7 Registrar la obligación de cuentas por pagar presupuestal

Realiza el registro de la obligación en el sistema SIIF tomando para ello la información generada en la liquidación. Para ello se debe tener en cuenta las guías del SIIF del Ministerio de Hacienda y crédito público.


Registro de obligaciones presupuestales en el aplicativo SIIF

8 Entregar a tesorería obligaciones presupuestales

Organiza todos los soportes desde la recepción de los documentos para trámite de pago y se anexa a la obligación presupuestal impresa para ser entregada a tesorería, relacionando en la Matriz de control de trámites de obligaciones del área financiera, para realizar el correspondiente tramite para pago.


Matriz de control de trámites de obligaciones y cuentas por pagar del grupo financiero. GFN-FT-004


OBLIGACIONES


PÁGINA 7 de 10

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


9 Levantar información para cuentas de pagos no presupuestales

Realiza la fundamentación técnica que avale la devolución de deducciones. Realiza memorando dirigido a la Dirección administrativa y financiera del CNMH, informando el proceso de devolución debidamente soportado, con la fundamentación técnica y la reliquidación.


Comunicación interna consecutivo de control con soportes respectivos. GDC-PR-008

10 Radicar y aprobar cuenta de pago no presupuestal

Realiza la radicación de la cuenta de pago no presupuestal dentro del sistema SIIF. Una vez radicada y verificada la información se realiza la aprobación de la cuenta de pago no presupuestal en el sistema SIIF.


No Aplica

11 Entregar a tesorería cuentas por pagar no presupuestales

Organiza todos los soportes desde la recepción de la solicitud, el levantamiento de la información, adjuntando la cuenta por pagar no presupuestal aprobada para ser entregada a tesorería y realizar el correspondiente pago.


Matriz de control de trámites de obligaciones y cuentas por pagar del grupo financiero. GFN-FT-004


OBLIGACIONES


PÁGINA 8 de 10

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma


OBLIGACIONES


PÁGINA 9 de 10



2 Recibir reclamaciones por deducciones practicadas en exceso

Efectuar la revisión al requerimiento presentado y de proceder efectuar la sustentación técnica para soportar la devolución

Cada vez que se presenta la solicitud de reclamación


Comunicación oficial

recibida de solicitud de

reclamación

3 Verificar documentación

Verificar el cumplimiento de los requisitos para pago como aprobación por parte del supervisor, aportes al sistema general de seguridad social integral, en caso de solicitar rentas exentas como aportes voluntarios a fondos de pensiones o cuentas AFC que venga acompañada con la respectiva solicitud y el comprobante de consignación de la entidad financiera correspondiente. Verificar la debida oportunidad en la entrega de las cuantas o facturas a pagar.

Cada vez que se reciben cuentas o facturas


Comunicación oficial

por correo electrónico

realizando devoluciones

que correspondan con

su debida explicación

8 Entregar a tesorería obligaciones presupuestales

Efectuar la inclusión del trámite de entrega en la Matriz de control de trámites de obligaciones y cuentas por pagar del área financiera

Diaria Asistente Contable

Matriz de control de

trámites de obligaciones

y cuentas por pagar del

grupo financiero.

GFN-FT-004


OBLIGACIONES


PÁGINA 10 de 10


No Aplica

11. ANEXOS

Archivo plano en Excel






CÓDIGO: GFN-PR-004

VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO CIERRE CONTABLE PÁGINA: 1 de 12


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Realizar la consolidación de todas aquellas transacciones o movimientos que sean generados dentro del Centro Nacional de memoria Histórica - CNMH y que deben ser reveladas dentro de las cifras de los estados financieros que correspondan al ciclo presupuestal o eventos normales.

2. ALCANCE

Desde la definición del cronograma de actividades de cierre hasta la realización de reportes mensuales de información a la Gerencia.


Profesional Universitarios en Contabilidad

4. DEFINICIONES

CUENTAS POR PAGAR. Es el proceso en que se efectúan las obligaciones que harán parte del rezago presupuestal de la vigencia. RECIPROCAS. Se constituyen por las transacciones efectuadas con otras ECP. CHIP - Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública. Sistema de información diseñado y desarrollado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Programa FOSIT, para que canalice la información financiera, económica, social y ambiental de los entes públicos hacia los organismos centrales y al público en general bajo la administración y responsabilidad de la Contaduría General de la Nación. Rezago de la vigencia. Es la suma de las reservas presupuestales mas las cuentas por pagar. Aplicativo SIIF Nación II. Sistema para consolidar la información financiera de las entidades públicas al gobierno nacional central.

Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC). Se define como un instrumento de administración financiera mediante el cual se verifica y aprueba el monto máximo mensual de fondos disponibles para las entidades financiadas con los recursos del Estado.

PROCEDIMIENTO CIERRE CONTABLE CÓDIGO GFN-PR-004 VERSIÓN 001

PÁGINA 2 de 12

4. DEFINICIONES

Periodo de transición. Es un lapso en el cual el ministerio de hacienda permite que se efectúen los registros de las cuentas por pagar por servicios, suministros o bienes que son autorizados por los supervisores por el cumplimiento de las obligaciones para generar el pago a diciembre 31 de la vigencia, lapso que se prorroga a la fecha calendario que indica la circular externa del ministerio de hacienda para el cierre presupuestal del año correspondiente.

5. NORMAS LEGALES

Ley 901 del 2004. Por medio de la cual se prorroga la vigencia de la Ley 716 de 2001, prorrogada y modificada por la Ley 863 de 2003 y se modifican algunas de sus disposiciones.

Ley 716 de 2001. Por la cual se expiden normas para el saneamiento de la información contable en el sector público y se dictan disposiciones en materia tributaria y otras disposiciones.

Ley 863 de 2003. Por la cual se establecen normas tributarias, aduaneras, fiscales y de control para estimular el crecimiento económico y el saneamiento de las finanzas públicas.

Ley 1066 de 2006. Por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera pública y se dictan otras disposiciones.

Resolución 354 de 2007. Por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, se establece su conformación y se define el ámbito de aplicación.

Doctrina contable pública.

Decreto 2674 de 2012 Marco para la operatividad y aplicabilidad del sistema SIIF II.

Resolución 248 de 2007. Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la Nación.

Circulares expedidas por el ministerio de hacienda para la normativa de cierre contable.

Ley Anual del Presupuesto.


El reporte a la Contaduría General de la Nación - CGN de la información contable pública a través del chip se debe efectuar dentro del mes siguiente al cierre trimestral y máximo el último día hábil.

Se deben mantener los libros oficiales impresos y foliados después de cada cierre trimestral.

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2001/ley_0716_2001.html#1

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2003/ley_0863_2003.html#1


PÁGINA 3 de 12

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


1 Definir cronograma de actividades de cierre

Define la última fecha de radicación de facturas y cuentas de cobro en el área contable para proceso de giro en el antepenúltimo día hábil de cada mes.


Cronograma de actividades de cierre. GFN-FT-005

2 Realizar cierre de inventarios y activos fijos

Realiza cierre de inventarios, para lo cual se emiten en Excel las bases de datos de todos los inventarios de la entidad con sus respectivos movimientos de entradas, salidas y traslados. La base de datos es confrontada contra los documentos físicos que soporten cada una de las transacciones registradas en el aplicativo de inventarios y activos fijos. En el aplicativo de inventarios y activos fijos, en el modulo contable se procede a efectuar el proceso de las depreciaciones. Se corre el proceso de interfaz contable con el sistema SIIF. Previa verificación de las cifras de interfaz con las contenidas en el balance de prueba CGN 2005 001 saldos y movimiento de la entidad.


Documentos y/o registros contables en el sistema integrado de información SIIF Backup de Resultados mensual de análisis de inventarios y activos fijos

3 Realizar legalización de anticipos

Recibe el penúltimo día hábil del mes las legalizaciones por anticipos entregados en convenios de asociación y operación logística con todos los soportes de costos y gastos que cumplan con los requisitos tributarios y de pago correspondiente, así


Comprobante manual de contabilidad. SIIF


PÁGINA 4 de 12

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


como el cumplimiento de las obligaciones tributarias generadas en cada uno de sus pagos y el anexo de las declaraciones correspondientes al cumplimiento formal en virtud del mandato tributario generado en esta relación contractual.

4

Realización de proceso de depuración contable de todas las cuentas

Debe tener el balance CGN 2005 001, el decimo día hábil del mes, soportado por las respectivas conciliaciones de cuentas. El decimosegundo día hábil del mes se efectúan los ajustes y reclasificaciones que se generan en las conciliaciones.


Balance CGN 2005 001 (EXT) Conciliaciones Bancaria GFN-FT-006

5 Realizar legalización Tributaria Giros Convenios

Deben entregar el séptimo día hábil de cada mes a contabilidad los soportes de giros efectuados por los beneficiarios de convenios de asociación que hayan manejado recursos para realizar actividades conjuntas.

Interventores y/o Supervisores

Planilla de verificación cumplimiento. GFN-FT-007

6 Realizar cierre trimestral

Realiza circularizacion de saldos de cuentas reciprocas reportadas en el CGN 2005 002 con las diferentes entidades. Se realiza el comprobante contable de operaciones reciprocas y se genera la distribución de saldo corriente y no corriente del CGN 2005 001 (Balance de prueba de la entidad) y CGN 2005 002 (Informe de las operaciones realizadas con otras entidades públicas).


CGN 2005 001 (Balance de prueba de la entidad). EXT y CGN 2005 002 (Informe de las operaciones realizadas con otras entidades públicas). EXT

7 Realizar reporte en el CHIP

Proyecta el balance CGN 2005 001 y CGN 2005 002 manualmente en miles de pesos y verificar que las cuentas de control sumen efectivamente sus correspondientes subcuentas.


Estructuras de archivos planos del CGN 2005 001 y CGN 2005 002. EXT


PÁGINA 5 de 12

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


Este balance en Excel debe pasarse a archivo plano separado por tabulaciones, el cual se debe verificar para que entre la información de los códigos contables, saldo inicial, movimiento debito, movimiento crédito, saldo final, saldo corriente, saldo no corriente, no haya más de un espacio tabulado. Realiza el reporte al CHIP para ello debe tener la conexión instalada en el equipo para iniciar el cargue de la información. Realiza el cargue de la información teniendo en cuenta que el reporte trimestral corresponda a la información contable publica, se generan los formularios del CHIP, se importa la información del CGN 2005 001 en miles de pesos y con los encabezados que exige la Contaduría General de la Nación CGN para cada periodo, información que se valida en el modulo CHIP de la CGN, accesando con el código consolidador seleccionando el nombre de la entidad. El sistema CHIP realiza la primera validación del cargue de la información que corresponde a la validación de la ecuación contable y a la validación de la presentación de la estructura del archivo maestro, generándose un reporte que indica la satisfacción del primer proceso o el registro de cada uno de los renglones que no cumple indicando el motivo y si el saldo de la

Reporte de generación con éxito en el aplicativo CHIP. SIIF


PÁGINA 6 de 12

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


ecuación contable es cero. Si el al final del proceso es satisfactorio se procede al envío de la información, generando un informe de reporte generado con éxito, en caso contrario se genera un reporte de inconsistencias y se procede a realizar la validación. Una vez realizado el envío y ser reportado con éxito se debe realizar la confirmación en la página de la CGN del debido reporte.

8 Reportar Boletín de deudores morosos del estado - BDME

Ingresa al CHIP de la contaduría, emite el formulario de Boletín de deudores morosos del estado - BDME, se diligencia la información de los deudores morosos con más de 6 meses y se envía con los encabezados que exige la Contaduría General de la Nación CGN para cada periodo.


Reporte de BDME en el aplicativo CHIP. SIIF Reporte de generación con éxito de BDME en el aplicativo CHIP.

9 Publicar estados financieros en la web del CNMH

Elabora los estados financieros finales una vez reportada la información en el CHIP de la Contaduría General de la Nación CGN, para ser presentada ante el Director General del CNMH, donde son firmados por el Director General y el Contador del CNMH para su publicación en la página web del CNMH.


Estados financieros publicados en wep de la entidad. SIIF

10 Cierre anual

Ejecutan los procesos del cierre mensual y adicionalmente con el cierre de vigencia, en el mes de diciembre se inicia el cierre del Macro-proceso de Gasto definidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico, que presenta los siguientes


Constitución de cuentas por pagar. SIIF


PÁGINA 7 de 12

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


eventos: 1° El registro de las Obligaciones para giro dentro de la vigencia calendario atendiendo las instrucciones recibidas del Ministerio de Hacienda y Crédito Público en cuanto a la fecha límite de giro dentro del año calendario. 2°Una vez efectuado el cierre de obligaciones para giro en el año, se procesan las Cuentas por Pagar que constituirán parte del rezago de la vigencia, cuentas que deben cumplir con lo consagrado en la Ley Anual de Presupuesto para la respectiva vigencia y las circulares que para tal efecto emita el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Este registro se efectúa a más tardar hasta el día del cierre de período de transición previamente informado en las circulares de cierre de vigencia que emite el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico. Las cuentas por pagar se constituyen con la fecha designada en circular de Ministerio de Hacienda y Crédito Publico como fecha de cierre del periodo de transición. Terminado el cierre de Cuentas por Pagar que constituyen el rezago, se emite el reporte con el detalle de las cuentas por pagar por la ruta: CEN/EPG/listadodeobligacion por el perfil de

Reporte con el detalle de las cuentas por pagar generado en el aplicativo SIIF


PÁGINA 8 de 12

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


Entidad Gestión Contable del SIIF con la opción saldo por pagar y se entrega este listado con los soportes de cada una de las cuentas por pagar mediante una comunicación oficial a la tesorería del CNMH.

Terminado el proceso de cierre a diciembre 31, el SIIF efectúa el cierre de la operación y traslada automáticamente, los saldos iniciales de todas las cuentas del Balance de la vigencia y el día 2 de enero se inicia contablemente la vigencia del nuevo año.

11

Realizar reportes mensuales de información a la gerencia administrativa y financiera

Efectúa mensualmente un reporte a la Dirección Administrativa y Financiera sobre el estado de cumplimiento de cada dirección técnica del CNMH, a los compromisos y planes de pago sobre los cuales se ha proyectado el Plan Anual Mensualizado de Caja - PAC para evitar desviaciones que afecten el cumplimiento de los compromisos de cumplimiento de pago en el área financiera. Se efectuará el cruce de los costos de las actividades que se definen en la herramienta Project con el registro financiero efectuado en el SIIF, mediante matriz de cruce mensual que permita efectuar un acercamiento de los costos proyectados a los del SIIF y se logre la congruencia de los mismos, atendiendo que la información del SIIF es la única fuente oficial de registro, pero que los mecanismos que se utilicen para medir el


Reportes mensuales de información a la dirección administrativa y financiera del CNMH. GFN-FT-008


PÁGINA 9 de 12

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


cumplimiento de actividades para el logro de los objetivos hacen parte de las obligaciones del supervisor para generar los pagos de sus contratistas y este concepto tiene un alto impacto en el presupuesto ejecutado por el CNMH como Entidad Contable Publica - ECP.


PÁGINA 10 de 12

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma


PÁGINA 11 de 12



4

Realización de proceso de depuración contable de todas las cuentas

Realizar conciliación de las cuentas Mensualmente Profesional Universitario en Contabilidad

Conciliación Bancaria

debidamente soportado y

acompañado por el

comprobante manual en

que se realice los ajustes

y reclasificaciones de ser

necesario. GFN-FT-006

6 Realizar cierre trimestral

Reportar a los entes de control la información financiera

Trimestral Profesional Universitario en Contabilidad

Reporte de envío con

éxito en el aplicativo CHIP

10 Cierre anual

Verificación de las cuentas por pagar que van a construir el rezago presupuestal para que cumplan con las instrucciones expedidas por el ministerio de hacienda y crédito público. Validación de las cifras contenidas en los estados financieros y la circularizacion de saldos que corresponden a cuentas reciprocas

Anual Profesional Universitario en Contabilidad

Check list del

cumplimiento de

obligaciones para cierre.

GFN-FT-007


PÁGINA 12 de 12


Doctrina Contable Pública Compilada 2012.

Protocolos para la importación de la información contable pública y BDME de la CGN para el manejo del CHIP.EXT. Los protocolos se consultaran a través del Sistema CHIP.

11. ANEXOS

No Aplica






CÓDIGO GFN-PR-005

VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS PÁGINA: 1 de 10


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Cumplir con todas las obligaciones tributarias sustanciales y formales de carácter nacional y municipal como agente retenedor, correspondientes al CNMH como establecimiento público del orden nacional.

2. ALCANCE

Desde la planeación de actividades de categorización tributaria hasta la presentación de las declaraciones y los reportes de información exógena exigidos por las normas tributarias



4. DEFINICIONES

Periodo fiscal. Lapso de tiempo sobre el cual se debe reportar la información relacionada con los diferentes impuestos. Renta liquida gravable. Es la renta final que determina el contribuyente y sobre la cual debe pagar el impuesto de renta. Retención en la fuente. Es un mecanismo de recaudo anticipado de los tributos establecidos por el Estado.

5. NORMAS LEGALES

Estatuto Tributario Nacional.

Acuerdo 469 de 2011. Por el cual se establecen medidas especiales de Pago de Tributos en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones.

Decretos 807 de 1993. Por el cual se armonizan el procedimiento y la administración de los tributos distritales con el Estatuto Tributario Nacional y de dictan otras disposiciones.

Decreto 352 de 2002. Por el cual se compila y actualiza la normativa sustantiva tributaria vigente, incluyendo las modificaciones generadas por la aplicación de nuevas normas nacionales que se deban aplicar a los tributos del Distrito Capital, y las generadas por acuerdos del orden distrital.

Decreto 362 de 2002. Por el cual se actualiza el procedimiento tributario de los diferentes impuestos distritales, de conformidad con su naturaleza y

PROCEDIMIENTO CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS CÓDIGO GFN-PR-005 VERSIÓN 001

PÁGINA 2 de 10

5. NORMAS LEGALES

estructura funcional.

Decretos reglamentarios y Resoluciones de la DIAN.


Se debe planificar desde el inicio de cada vigencia las obligaciones como agente retenedor dentro de la estructura del giro normal de las actividades desarrolladas del CNMH.

Se deben efectuar las retenciones, registrarlas contablemente, presentar las declaraciones de manera oportuna, soportadas por la conciliación contable de las respectivas cuentas contables incluidas en las respectivas declaraciones y los reportes de información exógena que correspondan legalmente.

Se debe mantener permanentemente actualizada la normatividad tributaria que pueda afectar la aplicación de la norma como agente retenedor.

Se debe solicitar, verificar y conservar los soportes contables señalados en la normatividad tributaria.


PÁGINA 3 de 10

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


1

Planificar categorización de grupos y cronograma de actividades tributarias

Planificar al inicio de la vigencia fiscal las siguientes actividades:

Efectuar las retenciones sobre los impuestos correspondientes, según el concepto de pago y los contribuyentes, conforme a las normas legales, por parte de tesorería.

Liquidar y contabilizar las respectivas retenciones, por parte de contabilidad.

Expedir los certificados de retención, por parte de tesorería.

Elaborar el cronograma anual de vencimientos de obligaciones formales, por parte de contabilidad.

Clasificar a los beneficiarios de pago de personas naturales según su tratamiento tributario, por parte de contabilidad.

Emitir las certificaciones que permiten realizar las adecuadas clasificaciones tributarias de las personas naturales y solicitar la información necesaria para poder detraer las rentas exentas y las deducciones, por parte de contabilidad.

Informar a los contratistas y empleados del Centro la información anual que debe ser entregada, así como las fechas límite y los efectos de realizar o no dicha entrega, por parte de contabilidad.

Profesional Universitario en Contabilidad Profesional Especializado en Tesorería

Cronograma de actividades tributarias del CNMH. GFN-FT-009 Certificaciones de manifestación expresa tributaria. GFN-FT-001


PÁGINA 4 de 10

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


Recibir y organizar las certificaciones y manifestaciones debidamente soportadas con la documentación definida por el Estatuto Tributario y sus reglamentos, que avalen las rentas exentas y deducciones, por parte de contabilidad.

Solicitar el Rut actualizado de las personas que hayan realizado cambios o que deban realizarlos conforme a la información con la que cuente el CNMH, por parte de contabilidad.

Definir la categoría de las personas naturales (empleado, trabajador por cuenta propia, otros), así como la calidad de residente fiscal en Colombia, por parte de contabilidad.

Definir otros tipos de beneficiario de pago, según los tipos de contratación que se generen en el CNMH, por parte de contabilidad.

Para los convenios de asociación definición del cumplimiento de las obligaciones por parte de la entidad asociada y del Centro en materia tributaria con los recursos involucrados, por parte de contabilidad.

En los giros a operadores para cumplir actividades a nombre del CNMH, impartir las instrucciones que permitan asegurar el debido cumplimiento por parte del operador en las obligaciones que en calidad de mandatario deberá asumir como agente retenedor a nombre del CNMH, por


PÁGINA 5 de 10

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


parte de contabilidad.

En el caso de giros o transferencias al exterior cumplir igualmente con las disposiciones tributarias, cambiarias y aduaneras que corresponda, por parte de tesorería.

2

Realizar la verificación del cumplimiento de los requisitos legales de la factura o documentos soportes.

Verifica el cumplimiento por parte del beneficiario del pago, de hacer entrega de los documentos soporte de la transacción, con el cumplimiento de los requisitos tributarios aplicables a cada caso.


Rut. EXT Facturas. EXT Cuentas de cobro Recibos de caja. EXT

3

Realizar liquidación de acuerdo a la clasificación del beneficiario del pago

Realizar la aplicación de tarifas y la depuración de las bases gravables de acuerdo a lo definido en la normatividad tributaria aplicable (nacional o distrital).


Reporte de liquidaciones para pago. GFN-FT-002

4 Realizar obligación presupuestal para gasto

Realizar las detracciones (deducciones y rentas exentas) aplicables al beneficiario en su pago dentro de las obligaciones que se generen de acuerdo a lo definido en la normatividad tributaria aplicable (nacional o distrital).

Auxiliar Administrativo en Contabilidad

Obligación presupuestal. SIIF

5 Emitir auxiliares de deducciones

Registrar las deducciones por los periodos a declarar clasificándolos según el tipo de retención (Retención en la fuente, por renta, IVA e ICA). Realizar la agrupación de las retenciones según su tipo y revisar con tesorería para elaboración las respectivas declaraciones.


Auxiliar de deducciones. SIIF


PÁGINA 6 de 10

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


6 Elaborar declaraciones

Diligenciar los formularios de retención en la fuente, industria y comercio y declaración de renta firmándolos por el contador y el representante legal del CNMH, para ser presentados en los términos el calendario tributario del CNMH.


Declaraciones tributarias. EXT

7 Elaboración de información exógena nacional y distrital

Emitir el informe de información exógena nacional o distrital, según corresponda, y revisar previamente todas las variables incluidas en el reporte de información exógena correspondiente. Realizar la validación de las cifras contenidas en retención en la fuente por tercero, con sus respectivas bases gravables y soportes contables. Completar la información general de los beneficiarios de pago. Efectuar la conciliación de los reportes de información exógena nacional y distrital con las cifras contenidas en las declaraciones efectuadas durante el periodo objeto del reporte.


Informe de exógena nacional. EXT Informe de exógena distrital. EXT

8 Presentación de declaraciones tributarias

Presentar la declaración de ingresos y patrimonio, con las cifras contenidas en los estados financieros con cierre a 31 de diciembre del año fiscal correspondiente. Presentar las declaraciones de retención en la fuente e ICA. Presentar las declaraciones de impuestos nacionales en la


Formularios de declaración. EXT Recibo oficial de pago de las obligaciones nacionales. EXT


PÁGINA 7 de 10

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


página de la DIAN y el impuesto distrital en los formatos y procedimientos establecidos por la Secretaría de Hacienda Distrital, firmados por parte el contador y el representante legal del CNMH.

9

Atender las visitas de fiscalización, requerimientos, solicitudes y demas diligencias o trámites que solicite la administración triutaria. (DIAN, SHD, UGPP)

Da respuesta a los requerimientos, emplazamientos y demas comunicaciones y oficios que envíe la administración tributaria, dentro del plazo oportuno. Atiende a los funcionarios encargados de realizas las visitas, auditorias y demas diligencias decretadas, previa planeación de la forma de atención y preparación de los documentos y soportes solicitados.


Archivo de los documentos de requerimiento o visita y los soportes de sustanciación de información que puedan corresponder.


PÁGINA 8 de 10

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma


PÁGINA 9 de 10



3

Realizar liquidación de acuerdo a la clasificación del beneficiario del pago

Verificar en la información contenida en la manifestación expresa efectuada por el beneficiario de pago y se contrasta con la normatividad tributaria vigente.

Mensual Profesional Universitario en Contabilidad

Matriz de control de trámites de obligaciones. GFN-FT-004

6 Elaborar declaraciones

Verificar que la información contenida en las declaraciones corresponda a la información contenida en la consulta de deducciones para el periodo en el aplicativo SIIF

Cada vez que corresponda el vencimiento de la obligación


Informe generado en la consulta de deducciones anexo al formulario de la declaración respectiva. SIIF

7 Elaboración de información exógena nacional y distrital

Verificar que la información contenida en los archivos magnéticos a reportar en la DIAN corresponda al informe detallado de la información exógena, pagos y retenciones detallado contenida dentro del aplicativo del SIIF

Cada vez que corresponda el vencimiento de la obligación


Consulta detallada de exógena, pagos y retenciones soportando los archivos planos a reportar. EXT


No Aplica


PÁGINA 10 de 10

11. ANEXOS

No Aplica






VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE INVENTARIOS Y

ACTIVOS FIJOS PÁGINA: 1 de 7


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Permitir el adecuado control interno contable que soporta las cifras registradas en los estados financieros del CNMH.

2. ALCANCE

Desde la verificación de la base de datos de los activos en el sistema hasta el control de libros y publicaciones.



4. DEFINICIONES

ACTIVO FIJO. Son los bienes entregados al servicio de la entidad para su adecuado funcionamiento y son de carácter permanente. CONSUMIBLE. Son aquellos bienes que adquiere la entidad para la ejecución de actividades y que se van consumiendo con su utilización.

5. NORMAS LEGALES

Doctrina contable pública sobre valuación y control de activos fijos e inventarios.


Se debe verificar el registro de todos los activos con que cuenta la entidad en el software que se tiene para tal efecto, donde se valida la trazabilidad de los bienes y su costo histórico, estado y su valor en libros.

Se debe verificar que las salidas de los consumibles correspondan a los consumos normales de cada dirección técnica.


ACTIVOS FIJOS


PÁGINA 2 de 7

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


1 Verificar bases de datos de los activos del CNMH

Exporta la información del sistema a hoja de Excel por cada rubro de inventario, siguiendo la ruta Consulta y listados/liquidación de existencias en el sistema SCIWeb. Verifica la inclusión de todos los activos en los reportes que confluyen a la interfaz contable mediante el cruce de la base de datos del periodo inmediatamente anterior más las entradas, menos las salidas y los traslados.

Profesional Universitario en contabilidad

Liquidación de existencias generado en el sistema SCIWeb

2 Verificar la inclusión de las entradas de activos fijos del periodo

Se baja el reporte de entradas del periodo y se verifica que haya sido debidamente clasificado, valuado e ingresado por el área de recursos físicos, siguiendo la ruta Compras/informe de compras del sistema SCIWeb


Informe de compras generado en el sistema SCIWeb

3

Revisar los documentos que soportan las transacciones

Revisa las carpetas que contienen los documentos físicos de las entradas, salidas y traslados reportados en el sistema y debidamente soportadas por los documentos que generan dicho movimiento.


No Aplica

4 Generar depreciaciones mensuales

Verifica la aplicación de las normas contenidas por la contaduría en el debido manejo de la vida útil de los activos que permitan generar cifras confiables en los informes financieros generados por la entidad. Se genera el proceso una vez se halla verificado que la base de


Informe de ejecutar depreciación, el cual puede ser exportado a xls dentro del sistema SCIWeb


ACTIVOS FIJOS


PÁGINA 3 de 7

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


activos fijos que la conforma corresponda efectivamente al cierre. Se ejecuta la depreciación en el sistema SCIWeb siguiendo la ruta Activos fijos/Ejecutar depreciación a través de perfil administrador.

5 Generar el reporte del aplicativo al sistema SIIF

Valida las cifras que alimentan los saldos finales por cada una de las cuentas de activo que agrupan los elementos recibidos, comprados, donados en calidad de activos fijos. Se genera el archivo a través del sistema SCIWeb ingresando por el perfil contabilidad, siguiendo la ruta Procesos/Archivo SIIF, para esto se requiere que previamente se haya generado la depreciación.


Archivo SIIF del sistema SCIWeb

6 Asegurar la responsabilidad sobre el manejo del activo

Verifica que todos los activos fijos han sido asignados debidamente a un responsable, que su devolución o traslado ha sido registrado correcta y oportunamente.


No Aplica

7 Realizar pruebas de existencia de activos

Del listado de activos se seleccionan una muestra de dos activos por grupo y se verifica su existencia, su estado con respecto al registrado en el sistema y la validación del responsable del activo.


Muestreo de activos por responsable. GFN-FT-010

8 Verificar el sistema de bajas

Verifica los registros de bajas de activos correspondan a los establecido en el procedimiento correspondiente. Para esto se sigue la ruta Activos fijos/retirar activo del inventario concepto baja de activos del sistema SCIWeb, por el perfil administrador.


Informe de análisis de activos. GFN-FT-011


ACTIVOS FIJOS


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


9 Verificar activos en las diferentes sedes

De acuerdo a lo previsto en el manual de activos fijos se verifica los activos entregados a las sedes debidamente formalizados su entrega al responsable.


Informe de análisis de activos. GFN-FT-011

10 Realizar avalúo técnico de bienes

Emite un informe pormenorizado de los bienes recibidos en donación o estructuración del CNMH, que se encuentren depreciados al 100% para que sean objeto de análisis y revisión de su funcionalidad y servicio por quienes tengan la competencia técnica para determinar su costo y vida útil.

Director(a) Administrativo y Financiero, Profesional Universitario en Contabilidad

Resolución de valuación y vida útil. GJU-FT-007

11 Realizar cruce de bienes asegurados

Se conciliara en unidades, tipos y valores los bienes asegurados contra los registros del sistema. Se realiza comunicado a la dirección administrativa y financiera, informando sobre el estado de los activos físicos y su aseguramiento.


Comunicación interna de bienes asegurados. GDC-FT-008

12 Realizar control de consumibles

Verifica el registro de todos los elementos entregados para el consumo. Se verifica los saldos que presenta el sistema mediante pruebas selectivas que se realizaran a los elementos que los conforman de acuerdo al peso de su costo sobre el total de los ítems que lo conforman. Estas verificaciones se realizaran una vez al mes a la fecha de cierre, siguiendo la ruta consultas y listados/Kardex en el sistema SCIWeb a través del perfil administrador.


Kardex-Movimiento de referencias del sistema SCIWeb. SIIF

13 Realizar control de libros y publicaciones impresas

Verifica las existencias físicas contra los saldos que presentan el sistema y el registro de las salidas y entradas, siguiendo la ruta consultas y listados/Kardex en el sistema SCIWeb a través del perfil administrador.


Kardex-Movimiento de referencias del sistema SCIWeb. SIIF


ACTIVOS FIJOS


PÁGINA 5 de 7

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma


ACTIVOS FIJOS


PÁGINA 6 de 7



3

Revisar los documentos que soportan las transacciones

Verificar mensualmente para cierre, que los movimientos de los activos e inventarios se encuentren soportados documentalmente y archivados en forma consecutiva.

Trimestral Profesional Universitario en Contabilidad

No Aplica

7 Realizar pruebas de existencia de activos

Efectuar la verificación de existencias mediante pruebas aleatorias


Informe de inconsistencias en inventarios y activos fijos.

11 Realizar cruce de bienes asegurados

Efectuar la verificación de los bienes y valores de los activos fijos que se encuentran en la base de datos del sistema SCIWeb con los que conforman la póliza de seguros.

Semestral Profesional Universitario en Contabilidad

Reporte de diferencias con destino a la Dirección Financiera y Administrativa

13 Realizar control de libros y publicaciones impresas

Verificar que las existencias registradas en el sistema SCIWeb correspondan a las físicas encontradas en inventarios aleatorios por ítem de publicación.


Reporte de diferencias con destino a la Dirección Financiera y Administrativa


Manual de Procedimiento de Contabilidad Pública. EXT


ACTIVOS FIJOS


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11. ANEXOS

No Aplica






CÓDIGO: GFN-PR-007

VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO GIRO Y PAGO DE CUENTAS PÁGINA: 1 de 11


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Ofrecer los lineamientos para el giro y pago de cuentas de compromisos adquiridos por el Centro Nacional de Memoria Histórica - CNMH.

2. ALCANCE

Desde la recepción de comprobante de obligación presupuestal y soportes hasta la expedición de los certificados de pagos efectuados en el sistema SIIF Nación 2.



4. DEFINICIONES

Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC). Se define como un instrumento de administración financiera mediante el cual se verifica y aprueba el monto máximo mensual de fondos disponibles para las entidades financiadas con los recursos del Estado.

Este busca armonizar los ingresos de la administración con los pagos de los compromisos adquiridos por las entidades y proyectar el monto de recursos disponibles a partir de la estacionalidad de los ingresos y los pagos proyectados mensualmente.

Acto administrativo. Documentos mediante los cuales se aprueba la ejecución del presupuesto tales como contratos y convenios, contratos de compraventa, resoluciones. Comprobante de obligación presupuestal. Es un documento mediante el cual se registran los actos administrativos en el sistema SIIF, afectando el compromiso y se registran las deducciones a que haya lugar. Orden de pago. Documento mediante el cual se realiza el pago de las obligaciones adquiridas por el CNMH.

PROCEDIMIENTO GIRO Y PAGO DE CUENTAS CÓDIGO GFN-PR-007 VERSIÓN 001

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4. DEFINICIONES

Certificación del supervisor contratos de prestación de servicios. Formato debidamente diligenciado y soportado con todos los requisitos exigidos para la realización del pago.

5. NORMAS LEGALES




Estatuto Tributario

Ley 80 de 1993. Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública



El certificado del supervisor debe mencionar que los compromisos deben estar debidamente perfeccionados y legalizados y se recibieron a satisfacción los bienes y/o servicios.

El pago de la obligación se hace efectivo un (1) día después de realizado el registro de la orden de pago en el sistema SIIF.

Existen plazos de vencimiento que se deben tener en cuenta, para que el pago de las obligaciones se realicen oportunamente y se evite el pago de intereses de mora y sanciones. Para el caso de obligaciones tributarias seguir el calendario fijado por la DIAN expedido anualmente, para servicios públicos tener en cuenta la fecha de vencimiento definidas en las facturas respectivas, para descuentos de nómina máximo en la primera semana del mes siguiente al pago de la nomina y pagos de la seguridad social (PILA) de acuerdo con las fechas definidas por el gobierno nacional.

El CNMH está obligado a expedir la certificación de retenciones practicadas durante el año inmediatamente anterior o durante la vigencia. Estas certificaciones se deben emitir de acuerdo con las fechas definidas por el gobierno nacional.

Para el manejo de las cuentas bancarias del CNMH, se debe tener cuidado en su administración y control de tal forma que los fondos sean utilizados específicamente en el objeto del gasto que corresponda.


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


1 Recibir comprobante de obligación presupuestal y soportes

Recibe por parte de contabilidad los siguientes documentos: Para contratistas:

Comprobante de obligación presupuestal.

Certificación del supervisor contratos de prestación de servicios.

Factura del contratista cuando aplique.

Pagos de aportes a seguridad social para contratistas.

Manifestación expresa de acuerdo con el artículo 329 del estatuto tributario, el decreto 99 y 1070 de 2013, con sus documentos soporte. Este documento solo se presenta para la realización del primer pago.

Copia del contrato suscrito. Este documento solo se presenta para la realización del primer pago.

Copia del acta de aprobación de la garantía del contrato. Este documento solo se presenta para la realización del primer pago.

Para pagos a proveedores:

Comprobante de obligación presupuestal.

Certificado de cumplimiento del supervisor del contrato.

Factura.


Para contratistas: Comprobante de obligación presupuestal. SIIF Certificación del supervisor contratos de prestación de servicios. ABS-FT-020 Factura del contratista. EXT Pagos de aportes a seguridad social para contratistas. EXT Manifestación expresa. GFN-FT-001 Copia del contrato suscrito.


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


Certificación del pago de aportes a la seguridad social suscrita por el representante legal o revisor fiscal.

Para el caso de compra de bienes el comprobante de entrada de devolutivos.

Copia del contrato suscrito. Este documento solo se presenta para la realización del primer pago.

Para pago de viáticos y gastos de viaje:

Formato de solicitud, cancelación o aplazamiento de comisión, el cual debe ser firmado por el supervisor o jefe inmediato y por el ordenador del gasto.

Registro presupuestal del compromiso que se genera en el sistema SIIF.

Formato de certificado de cumplimiento de comisiones, el cual debe ser firmado por el supervisor o jefe inmediato.

Formato de certificación de permanencia de comisión.

Formato de Legalización de Comisiones

Documentos soporte de los gastos de viaje.

Para el pago de obligaciones tributarias:

La declaración de retención en la fuente y retención de ICA, junto con el reporte de los descuentos generados por el sistema SIIF.

(Copia) acta de aprobación de la garantía del contrato. ABS-FT-015 Para pagos a proveedores: Comprobante de obligación presupuestal. SIIF Certificado de cumplimiento del supervisor del contrato. SIIF Factura. EXT Certificación del pago de aportes a la seguridad social. EXT Comprobante de entrada


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


de devolutivos. SIIF Copia del contrato suscrito. Para pago de viáticos y gastos de viaje: Solicitud, cancelación y/o aplazamiento. GTH-FT-017 Registro presupuestal del compromiso. SIIF Certificación de permanencia de comisión. GFN-PR-012 Certificado de cumplimiento de comisiones. GFN-PR-013


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


Legalización de Comisiones GNF-FT-014 Informe Planeación y Ejecución de Comisión GNF-FT-015 Para el pago de obligaciones tributarias: La declaración de retención en la fuente y retención de ICA. EXT

2 Revisar documentos soportes

Revisa el comprobante de obligación presupuestal, junto con los soportes respectivos y se verifica los descuentos aplicados en la obligación. ¿Se presentan inconsistencias en la documentación? SI: Continuar con actividad 3 NO: Continuar con actividad 4


No Aplica


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


3 Devolver documentos

Devuelve a contabilidad todos los documentos que soportan el trámite del pago, informando el motivo de la devolución, con el fin de realizar las correcciones respectivas y volverlas a presentar para su correspondiente pago.


No Aplica

4 Tramitar orden de pago presupuestal en el sistema SIIF

Tramita la orden de pago presupuestal en el sistema SIIF II, siguiendo los procedimientos externos para el registro en el sistema SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. ¿El giro es al beneficiario final? SI: Continuar con actividad 5 NO: Continuar con actividad 6


Comprobante orden de pago presupuestal de gastos. SIIF

5

Girar a beneficiario final órdenes de pago con traslado a pagaduría

Revisa que los fondos entregados por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional –DGCPTN, estén disponibles en la cuenta bancaria del CNMH, mediante la cual se realizaran los pagos al beneficiario final (Nomina e impuestos) y se efectúan los registros correspondientes, siguiendo los procedimientos externos para el registro en el sistema SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.


Comprobante de transferencia electrónica. SIIF Recibo de pago, con constancia de recibido por el beneficiario. EXT

6 Informar a beneficiario final

Informa al beneficiario final vía correo electrónico enviando copia de la orden de pago, generada por el sistema SIIF II. ¿Se presentan observaciones por parte del beneficiario del pago? SI: Continuar con actividad 7


Comunicado oficial por correo electrónico enviando copia de orden de pago


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


NO: Continuar con actividad 9

7 Realizar devoluciones de mayores valores descontados

Tramita devolución en el sistema SIIF de acuerdo con la solicitud del beneficiario y aprobación de la Dirección Administrativa y financiera del CNMH, siguiendo los procedimientos externos para el registro en el sistema SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.


Orden de pago al beneficiario por mayor valor descontado. SIIF

8 Realizar registro de reintegro de mayores valores girados

Si se identifica que se realizo un pago de mayor valor, se informa al beneficiario para que este proceda a realizar consignación por el valor del reintegro y se realiza el registro en el sistema SIIF siguiendo los procedimientos externos para el registro en el sistema SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. La consignación la debe realizar el beneficiario del pago en las cuentas de la Dirección del Tesoro Nacional.


Comunicación oficial enviada de solicitud de reintegro. GDC-FT-007 Copia de consignación. EXT

9 Organizar cuenta fiscal

Organiza cuenta fiscal, asignando un consecutivo de giro teniendo en cuenta el reporte de órdenes de pago consolidadas generada en el sistema SIIF II. Se envía a archivo para organizar en expedientes los documentos soporte de los giros realizados.


No Aplica

10 Expedir certificados de retenciones efectuados

Expide certificado generado en el sistema SIIF, se verifica la información contenida y se envía por correo electrónico al


Comunicación oficial por correo electrónico,


PÁGINA 9 de 11

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


a terceros interesado. adjuntando certificado de retenciones

11 Expedir certificación de pagos efectuados

Expide la certificación de pagos efectuados, generada en el sistema SIIF, y se envía por correo electrónico al interesado.


Comunicación oficial por correo electrónico, adjuntando certificado de pagos efectuados

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma


PÁGINA 10 de 11



2 Revisar documentos soportes

Revisa el comprobante de obligación presupuestal, junto con los soportes respectivos y se verifica los descuentos aplicados en la obligación.

Cada vez que se realicen pagos


No Aplica

5

Girar a beneficiario final órdenes de pago con traslado a pagaduría

Revisa que los fondos entregados por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional –DGCPTN, estén disponibles en la cuenta bancaria del CNMH, mediante la cual se realizaran los pagos al beneficiario final (Nomina e impuestos) y se efectúan los registros correspondientes.

Cada vez que se realicen pagos


Comprobante de transferencia electrónica. EXT Recibo de pago, con constancia de recibido por el beneficiario EXT


No Aplica

11. ANEXOS

No Aplica


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CÓDIGO GFN-PR-008

VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE INGRESOS PÁGINA: 1 de 8


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Establecer y controlar los ingresos que son manejados por el Centro Nacional de Memoria Histórica – CNMH, que permitan tener una adecuada administración en su ejecución.

2. ALCANCE

Desde la apertura de cuenta bancaria hasta la generación y reporte de informes de saldos de inversiones.



4. DEFINICIONES

Ejecución de Ingresos. Es el recaudo de las rentas así como su adecuada asignación de acuerdo con las normas legales. Ingresos propios de los establecimientos públicos. Son todos los ingresos corrientes de los establecimientos públicos excluidos los aportes y transferencias de la nación. Son recaudados y ejecutados por ellos mismos de conformidad con las normas legales. Recaudo. Constituye el hecho real de registro de la ejecución presupuestal de los ingresos aforados. Ingreso aforado. Valor de los ingresos que aparecen en el anexo de la ley del presupuesto general de la nación. Devoluciones. Cuando una persona natural o jurídica paga un valor en exceso al erario público la devolución debe registrarse en los ingresos como un menor monto y no afecta de ninguna manera el presupuesto de gastos. Esta es una operación netamente de tesorería.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE INGRESOS CÓDIGO GFN-PR-008 VERSIÓN 001

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5. NORMAS LEGALES




Decreto 2674 de 2012 Marco para la operatividad y aplicabilidad del sistema SIIF II (Aplica para todos los procedimientos de Gestión financiera.

Decreto 359 de 1995. Por el cual se reglamenta la ley 179 de 1994.

Decreto 1525 de 2008. Por el cual se dictan normas relacionadas con la inversión de los recursos de las entidades estatales del orden nacional y territorial.


El CNMH percibe ingresos como establecimiento público por concepto de ventas de bienes y servicios, aportes de otras entidades y donaciones. Estos constituyen los recursos propios del CNMH.

Para la causación y recaudo de los ingresos se debe contar con los actos administrativos de reconocimiento del derecho o de la obligación derivados del hecho económico que los produjo.

Debe realizarse la apertura de una cuenta bancaria para cada uno de los convenios de cooperación, con el fin de tener un adecuado control de los recursos que se reciban.

Los ingresos solo se pueden utilizar una vez se haya realizado y aprobado todos los trámites de incorporación en el presupuesto y el PAC haya sido aprobado por el consejo directivo del CNMH.

Cuando se generan rendimientos en la cuenta bancaria, se deben proceder de acuerdo con las clausulas suscritas en el convenio ya sea para reintegro o constituyan recursos propios para el CNMH.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=14941#0


PÁGINA 3 de 8

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


1 Realizar apertura de cuenta bancaria

Realiza apertura de cuenta bancaria para el manejo de los fondos que reciba de otras entidades. Envía el formato de cuenta reportada para la exención del gravamen a los movimientos financieros que emite el Ministerio de Hacienda, con el fin de solicitar la exoneración de gravámenes sobre los recursos manejados en la cuenta. Se diligencian los formatos de apertura que solicita el banco para la realización de la apertura de la cuenta.


Certificación bancaria de apertura de cuenta. EXT

2 Recibir fondos Recibe los fondos por concepto de aporte de otras entidades en virtud de convenios de cooperación que suscribe el CNMH.


No Aplica

3 Registrar ingresos en el sistema SIIF

Verifica el valor recibido frente al valor estipulado dentro del convenio de cooperación y se realiza el registro en el sistema SIIF, siguiendo los procedimientos de registro y guías elaborados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.


Documento de causación de ingresos presupuestales en el aplicativo SIIF

4 Administrar recursos

Realiza las incorporaciones en el presupuesto y la aprobación del PAC de recursos propios, se realizan los desembolsos para la ejecución del presupuesto de gastos financiado con esta clase de recursos.


No Aplica

5 Registrar en SIIF los movimiento de la cuenta bancaria

Realiza el registro en el sistema SIIF con base en el extracto bancario de los diferentes movimientos que presente la cuenta. Sí se generan rendimientos en la cuenta bancaria, se deben


Documento de causación de ingresos presupuestales en el aplicativo SIIF


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


proceder de acuerdo con las clausulas suscritas en el convenio ya sea que se reintegren o se constituyan recursos propios para el CNMH. ¿Se generan recursos sobrantes? SI: Realizar actividad 6 NO: Realizar actividad 7

6 Realizar reintegro de ingresos percibidos

Realiza el reintegro de recursos sobrantes de acuerdo a los términos definidos en los convenios suscritos, a la Dirección del Tesoro Nacional o a la entidad con la que se suscribe el convenio según corresponda.


Documento de solicitud de devolución de ingresos presupuestales, Documento de acreedor de ingresos presupuestales, Documento de orden de pago de ingresos presupuestales, Orden bancaria.. SIIF

7 Realizar informe de saldos y promedios de días en bancos

Realiza informe de saldos y promedios de días en bancos dentro de los cinco primeros días hábiles del mes siguiente al cual se realizan las operaciones, en el formato establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. En caso de que se presenten excedentes de liquidez puede generar la constitución de inversión forzosa de acuerdo a los


Promedio mensual de depósitos e inversiones y saldos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. SIIF Reporte trimestral saldos


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


términos del decreto 1525 de 2008. Realiza informe de inversión forzosa trimestralmente, en el formato establecido por el Ministerio de Hacienda. Estos informes son firmados por el Director General, con el visto bueno de la Directora Administrativa y Financiera, los cuales son enviados al Ministerio de Hacienda y Crédito Público

de inversiones del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. SIIF


PÁGINA 6 de 8

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma


PÁGINA 7 de 8



3 Registrar ingresos en el sistema SIIF

Se verifica el valor recibido frente al valor estipulado dentro del convenio de cooperación y se realiza el registro en el sistema SIIF

Cada vez que hayan ingresos


Documento de

causación de

ingresos

presupuestales en

el aplicativo SIIF

5 Registrar en SIIF los movimiento de la cuenta bancaria

Con base en el extracto bancario se realiza el registro en el sistema SIIF de los diferentes movimientos que presente la cuenta

Cada vez que se genere un movimiento


Documento de

causación de

ingresos

presupuestales en

el aplicativo SIIF


No Aplica

11. ANEXOS

No Aplica


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CÓDIGO: PROCESO GESTIÓN FINANCIERA VERSIÓN … · Propuesta de distribución de PAC del...

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