CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Las organizaciones y los lideres dividen los proyectos en fases, mismas que se relacionan entre si. El conjunto de estas fases se conoce como Ciclo de Vida del Proyecto.

Caractersticas del ciclo de vida del proyectoEl ciclo de vida del proyecto define las fases que conectan el inicio de un proyecto con su fin.

Por ejemplo, cuando una organizacin identifica una oportunidad a la cual le interesara responder, frecuentemente autoriza un estudio de viabilidad para decidir si se emprender el proyecto.

La definicin del ciclo de vida del proyecto puede ayudar al director del proyecto a determinar si deber tratar el estudio de viabilidad como la primera fase del proyecto o como un proyecto separado e independiente.

Cuando el resultado de dicho esfuerzo preliminar no sea claramente identificable, lo mejor es tratar dichos esfuerzos como un proyecto por separado.

La transicin de una fase a otra dentro del ciclo de vida de un proyecto, generalmente est definida por alguna forma de transferencia tcnica.

Generalmente, los productos entregables de una fase se revisan para verificar si estn completos, si son exactos y se aprueban antes de iniciar el trabajo de la siguiente fase.

No obstante, es comn que una fase comience antes de la aprobacin de los productos entregables de la fase previa, cuando los riesgos involucrados se consideran aceptables.

Algunas organizaciones han establecido polticas que estandarizan todos los proyectos con un ciclo de vida nico.

Mientras que otras permiten al equipo de direccin del proyecto elegir el ciclo de vida ms apropiado para el proyecto del equipo.

Los ciclos de vida del proyecto generalmente definen:Qu trabajo tcnico se debe realizar en cada fase.

Cundo se deben generar los productos entregables en cada fase y cmo se revisa, verifica y valida cada producto entregable.

Quin est involucrado en cada fase.

Cmo controlar y aprobar cada fase.

Las descripciones del ciclo de vida del proyecto pueden ser muy generales o muy detalladas.

Las descripciones muy detalladas de los ciclos de vida pueden incluir:

FormulariosDiagramas Listas de control Con el fin de proporcionar estructura y control.

La mayora de los ciclos de vida de proyectos comparten determinadas caractersticas comunes:

En trminos generales, las fases son secuenciales.

Estn definidas por alguna forma de transferencia de informacin tcnica o componentes tcnicos.

El nivel de costo y de personal es bajo al comienzo, alcanza su nivel mximo en las fases intermedias y cae cuando el proyecto se aproxima a su fin.

Costo del proyecto y nivel de personal tpicos a lo largo del ciclo de vida del proyecto:El nivel de incertidumbre es el ms alto al inicio y por lo tanto, el riesgo de no cumplir con los objetivos es ms elevado en esta etapa del proyecto.

La certeza de terminar con xito aumenta gradualmente a medida que avanza el proyecto.

Influencia de los interesados a lo largo del tiempo:El poder que tienen los interesados en el proyecto para influir en las caractersticas finales del producto del proyecto y en el costo final del proyecto es ms alto al comienzo y decrece gradualmente a medida que avanza el proyecto.

Aun cuando muchos ciclos de vida de proyectos tienen fases similares y entregan productos similares, muy pocos ciclos de vida son idnticos.

Algunos tienen cuatro o cinco fases, pero otros pueden tener nueve o ms.

El ciclo de vida del desarrollo de software de una organizacin puede tener una nica fase de diseo, mientras que otro puede tener fases separadas para el diseo arquitectnico y el detallado.

Caractersticas de las fases del proyectoLa conclusin y la aprobacin de uno o ms productos entregables caracteriza a una fase del proyecto.

Un producto entregable es un producto de trabajo que se puede medir y verificar, tal como una especificacin, un informe del estudio de viabilidad, un documento de diseo detallado, o un prototipo de trabajo.

En cualquier proyecto especfico, las fases se pueden subdividir en subfases en funcin del tamao, complejidad, nivel de riesgo y restricciones del flujo de caja.

Cada subfase se relaciona con uno o ms productos entregables especficos para el seguimiento y control.

Las fases normalmente toman el nombre de estos productos entregables de las subfases: requisitos, diseo, construccin, prueba, puesta en marcha, rotacin, entre otros, segn corresponda.

Por lo general, una fase del proyecto concluye con una revisin del trabajo logrado y los productos entregables, a fin de determinar la aceptacin.

Con frecuencia, la direccin lleva a cabo una revisin para tomar una decisin a fin de comenzar las actividades de la siguiente fase sin cerrar la fase actual.

Se puede cerrar una fase sin la decisin de iniciar alguna otra fase. Por ejemplo, el proyecto est completo o se considera que el riesgo es demasiado alto para permitir la continuidad del proyecto.

Secuencia de fases tpica en un ciclo de vida del proyectoSe puede realizar una revisin al final de cada fase con el objetivo explicito de obtener la autorizacin para cerrar la fase actual e iniciar la fase posterior.

Relaciones del ciclo de vida del proyecto y del ciclo de vida del productoLa definicin del ciclo de vida del proyecto tambin identificar qu tareas de transicin al final del proyecto estn incluidas y cules no.

Por ejemplo, un proyecto para colocar en el mercado un nuevo PC de escritorio es slo un aspecto del ciclo de vida del producto.

Proyectos adicionales pueden incluir una actualizacin del rendimiento del producto.

Relacin entre el ciclo de vida del producto y el ciclo de vida del proyecto

Interesados en el proyectoLos interesados en el proyecto son personas y organizaciones que participan de forma activa en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la ejecucin del proyecto o de su conclusin.

Tambin pueden influir sobre los objetivos y resultados del proyecto.

El equipo de direccin del proyecto debe identificar a los interesados, determinar sus requisitos y expectativas.

Relacin entre los interesados y el proyecto

Los interesados tienen niveles de responsabilidad y autoridad variables al participar en un proyecto. Desde la colaboracin ocasional en encuestas, hasta el patrocinio total del proyecto.

Los interesados que ignoren esta responsabilidad pueden tener un impacto perjudicial sobre los objetivos del proyecto.

Del mismo modo, los lideres del proyecto que ignoren a los interesados tambin pueden esperar un impacto perjudicial sobre los resultados del proyecto.

Interesados clave de los proyectosLider del proyecto: La persona responsable de dirigir el proyecto.

Cliente/usuario: La persona u organizacin que utilizar el producto del proyecto. Ejemplo: Dentro de los clientes para un nuevo producto farmacutico pueden encontrarse los mdicos que lo recetan, los pacientes que lo toman y las instituciones de salud que lo compran.

Organizacin ejecutante: La empresa cuyos empleados participan ms directamente en el trabajo del proyecto.

Miembros del equipo del proyecto: El grupo que realiza el trabajo del proyecto.

Equipo de direccin del proyecto: Los miembros del equipo del proyecto que participan directamente en las actividades de direccin del proyecto.

Patrocinador: La persona o el grupo que proporciona los recursos financieros.

Influyentes: Personas o grupos que no estn directamente relacionados con la adquisicin o el uso del producto del proyecto, pero que, debido a su posicin en la organizacin del cliente u organizacin ejecutante, pueden ejercer una influencia positiva o negativa sobre el curso del proyecto.

Oficina de Gestin de Proyectos: (PMO) Si existe en la organizacin ejecutante, la PMO puede ser un interesado si tiene responsabilidad directa o indirecta sobre el resultado del proyecto.

Influencias de la organizacinGeneralmente, los proyectos son parte de una organizacin que es mayor que el proyecto.

Algunos ejemplos de organizaciones son: las corporaciones, las agencias del gobierno, las instituciones de salud, los organismos internacionales, y las asociaciones profesionales.

Cuando el proyecto es externo estar igualmente influido por la organizacin u organizaciones que le dieron inicio.

Sistemas de organizacinLas organizaciones basadas en proyectos son aquellas cuyas operaciones se componen principalmente de proyectos. Estas organizaciones pertenecen a dos categoras:

Organizaciones que obtienen sus ingresos de la ejecucin de proyectos para otros en virtud de un contrato, como las empresas de arquitectura, las empresas de ingeniera, los consultores, los contratistas de construccin y los contratistas del gobierno.

Organizaciones que han adoptado la direccin por proyectos (PMO). Estas organizaciones tienden a tener sistemas de gestin para facilitar la direccin de proyectos. Por ejemplo, sus sistemas financieros con frecuencia estn especialmente diseados para contabilizar, hacer seguimiento e informar sobre mltiples proyectos simultneos.

Culturas y estilos de la organizacinLa mayora de las organizaciones han desarrollado culturas nicas y descriptibles. Estas culturas se ven reflejadas en numerosos factores, entre los que se incluyen:

Valores, normas, convicciones y expectativas compartidas

Polticas y procedimientos

Percepcin de las relaciones de autoridad

tica laboral y horario laboral

Estructura de la organizacinLa estructura de la organizacin ejecutante con frecuencia restringe la disponibilidad de recursos, abarcando un espectro desde funcional a orientado a proyectos.

Rol de la PMO en las estructuras de la organizacinMuchas organizaciones se dan cuenta del beneficio de desarrollar e implementar una PMO.

La funcin de una PMO dentro de una organizacin puede variar desde un asesoramiento, que se limita a la recomendacin de polticas y procedimientos especficos, hasta una concesin formal de autoridad por parte de la direccin ejecutiva.

El lder del proyecto tendr soporte administrativo de la PMO a travs del personal dedicado o a travs de personal compartido.

El equipo del proyecto incluir miembros que estarn dedicados al proyecto o personal que se comparta con otros proyectos y que, a su vez, estn dirigidos por la PMO.

Los miembros del equipo del proyecto dependern directamente del lder del proyecto o, si son compartidos, de la PMO.

El lder del proyecto depende directamente de la PMO.