Omar Bengoa Quicaña

ELABORACIÓN DE PROYECTOS DE SERVICIO

Ayudas visualesBenjamin Bravo

Ver: http://tilz.tearfund.org/Espanol/ROOTS/Gesti%C3%B3n+del+ciclo+de+proyectos.htm

Campamento Transforma Joven 2013

“No es suficiente nuestra compasión”

• ¡Podemos hacer daño con nuestros actos de compasión! En nuestros proyectos de servicio, la compasión fundamentada en nuestra fé en Dios y en nuestro compromiso con los necesitados, debe ir de la mano con el uso de la sabiduría. No basta únicamente con tener compasión.

• Leer Marcos 6:30-44

Cuatro criterios para servir

• El proyecto responde a la necesidades sentidas y prioritarias de las personas ayudadas

• El proyecto no causa daño a otros• El proyecto promueve la dignidad y la autonomía de las

personas ayudadas, como personas hechas a la imagen de Dios (esto implica evitar actitudes y patrones paternalistas)

• El proyecto usa métodos vigentes, cuya efectividad se ha comprobado - implica aprender de nuestra propia experiencia y de la experiencia de otros (buenas prácticas)

¿QUÉ ES UN PROYECTO DE SERVICIO?

• Un proyecto es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas; para alcanzar un objetivo específico dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y en un tiempo determinado.

Planificación

proceso de diálogos, acuerdos y toma de decisiones, organización, dirección y de control de una actividad personal, de un grupo o una comunidad.

¿Cómo se gesta un Proyecto de Servicio?

ENFOQUES, ESTRATEGIAS, GESTION

Gestión del CICLO DEL PROYECTO

Monitoreo

APRENDIZAJE 2. Diseño / Planificación

3. Implementación

1.Identificación/Diagnóstico

4. Evaluación

Gestión del CICLO DEL PROYECTO

Primer Paso

• Consiste en un proceso de investigación que nos permite entender las características y la realidad de la comunidad e identificar sus problemas y necesidades.

• Las actividades de diagnóstico nos permiten:Fomentar la participaciónConstruir puentesMostrar el amor de Cristo

Diagnóstico, un desafío

Diagnóstico

D. General D. Específico

•Análisis de problemas y necesidades de comunidad

•Análisis de capacidades y fortalezas de la iglesia

•Provee información para fortalecer el proyecto a realizar

Técnicas de investigación

• La entrevista • La escucha

(conversación informal)

• Los grupos focales

El mapeo de la comunidad

Instrucciones dibujar su comunidad.

¿Como decidió que incluir en su dibujo?

¿A que le dio mayor énfasis?

Etc..

La Trampa (red) de la pobreza

Falta de fuerzasMala salud

Demasiadas personas dependientes

POBREZAMATERIAL

VULNERABILIDADDEBILIDAD

FISICA

AISLAMIENTO FALTA DE PODER

POBREZAESPIRITUAL

Carencia de bienes materiales

Falta de recursosFalta de opciones Fácil de manipular

Falta de educaciónPersonas excluídas

del sistemaPersonas

indocumentadas

Falta de influenciaFalta de poder socialExplotados por los

poderosos

Relaciones rotas con Dios, con el

otro, y con elmedio ambiente

Niveles de participación comunitaria

Prioridad que se da a este aspecto dentro del proyecto.

Escala de prioridad de 1 al 5, donde (1)= prioridad muy alta (5)=prioridad muy baja

Padres de familia

Mejorar el rendimiento de los niños y niñas

+ 2

Análisis de las partes interesadas

Árbol de ProblemasC

ausa

sC

on

secu

enci

as

Problema Principal

Pasajeros heridos o muertos

Perdida de confianza en la empresa y de su

competitividad.

Pasajeros llegan tarde

Frecuentes accidentes de omnibuses en Pueblo Libre

Choferes son imprudentes

Largas horas de trabajo

No son conscientes de los riesgos

Vehículos en malas condiciones

Vehículos obsoletos

Deficien-cias en

manteni-miento

Calles en mal estado

Corrup-ción en la municipa-

lidad

Gobierno no dispone

de recursos.

Transformando problemas en objetivosTransformando problemas en objetivos

Menos pasajeros heridos o muertos

La empresa goza de mayor confianza y

competitividad

Menos demoras para los pasajeros

Disminuir frecuencia de los accidentes de omnibuses en

Pueblo Libre

Promover mejor estandar de manejo

Menos horas de trabajo

Capacitar a

Choferes

Mantener Vehículos en buen estado

Reemplazar regularmente unidades.

Efectuar control técnico

regularmente

Reparar las calles y pistas

Realizar Incidencia con

la Municipalidad.

Análisis de recursos

• HUMANOS: Personas comprometidas, con habilidades y dones. Incluye contactos importantes que podrían aportar.

• FISICOS: La infraestructura y herramientas físicas disponibles.

• EN ESPECIE: Son donaciones físicas, como alimentos, ropa, medicamentos, etc.

• ECONÓMICOS: Incluye no sólo donaciones, sino también recursos auto-generados mediante proyectos especiales de la iglesia.

Miremos la fotografía de y comentemos ¿qué nos inspira esta fotografía? ¿qué sentimientos nos comunica? ¿Qué ha logrado captar el fotógrafo de la persona?

Fotografía de Evgen Bavcar

Se puede ser ciego aun

teniendo la facultad para ver

Segundo Paso

Jerarquía de objetivos

META(FIN)

PROPOSITO

RESULTADOS

ACTIVIDADES

Situación existente Situación deseada

Proyecto de servicio

Jerarquía de objetivos (evaluación)

META(impactos)

PROPOSITO(Efectos)

RESULTADOS(Productos)

ACTIVIDADES(Procesos)

Situación existente Situación deseada

• Es el OBJETIVO MÁS AMPLIO Y DE LARGO PLAZO al cual el proyecto espera contribuir en parte.

• La meta es algo fuera del control del Proyecto, pero debe estar claro hacia donde apunta el proyecto en el largo plazo.

META(impactos)

Situación existente Situación deseada

• OBJETIVO que refleja el CAMBIO PRINCIPAL que se busca al ejecutar el proyecto.

• El propósito debe expresarse en forma de cambio: “aumentar”, “mejorar”, disminuir, reducir, ampliar, etc.; y es recomendable además mencionar el grupo objetivo y la ubicación geográfica del proyecto.

META(impactos)

PROPOSITO(Efectos)

Situación existente Situación deseada

• LOS OBJETIVOS INMEDIATOS o RESULTADOS INMEDIATOS de las actividades del proyecto (Cada resultado corresponde a un grupo de actividades).

• Los resultados se expresan en términos de hechos concretos, por ejemplo: ‘40 adultos, capacitados en técnicas de resolución de conflictos’. (Si se incluye objetivos específicos en lugar de resultados, se expresarían en términos de palabras de acción (verbos): proveer, capacitar, crear, etc.) Los resultados u objetivos generalmente deben incluir el número de beneficiarios.

META(impactos)

PROPOSITO(Efectos)

RESULTADOS(Productos)

Situación existente

Situación deseada

• ACTIVIDADES ESPECÍFICAS del proyecto (que dan como resultado uno o varios PRODUCTOS-RESULTADOS).

• Es mejor expresar las actividades en términos de sustantivos, p. ej: consulta(s), entrevistas, reunion(es), taller(es), investigacion(es), visitas, etc.

META(impactos)

PROPOSITO(Efectos)

RESULTADOS(Productos)

Situación existente

Situación deseada

ACTIVIDADES(Procesos)

Lógica vertical: calidad

Objetivos

Actividades

Resultados

Propósito

Fin

IndicadoresFuentesDeVerificación

Supuestos

Los supuestos se refieren a las condiciones que pueden afectar el progreso, el éxito o la sostenibilidad a largo plazo del proyecto. Puede haber factores externos que no podemos, o que elegimos no controlar. Tal vez sea posible reducir la vulnerabilidad del proyecto tomado en cuenta factores que no pueden ser controlados. Esto incluiría los cambios climáticos, los cambios de precios y las políticas gubernamentales.

Orden de elaboración

Objetivos

Actividades4

Resultados3

Propósito1

Fin2

Indicadores

8

9

10

11

FuentesDeVerificación

12

13

14

15

Supuestos

7

6

5

Partes de un proyectoFormato recomendado para un proyecto de iglesia (se recomienda un

máximo de 5-6 hojas):.Introducción: Incluir algunos datos contextuales para ubicar el proyecto y

explicar los problemas y necesidades de la comunidad que justifican el proyecto.

.La iglesia: Presentar en esta breve sección, algo sobre la iglesia y su misión, su compromiso y experiencia en el campo del servicio. Se puede explicar cómo surgió el proyecto.

.Personas beneficiadas: descripción de los beneficiarios o personas servidas por el proyecto, su situación al iniciar el proyecto, el número de personas que el proyecto espera beneficiar.

.Estructura lógica (Objetivos) del proyecto: el propósito, los resultados, las actividades, en este órden (incluir aquí algunos indicadores clave mediante los cuales pueda medirse el logro del propósito y los resultados.

.Organización: ¿cómo se va a organizar el proyecto? liderazgo, equipo, rendición de cuentas, la evaluación, etc.

.Presupuesto: clasificar los rubros teniendo en cuenta las categorías de: A. gastos operacionales/corrientes (gastos del personal, actividades,

alquileres, voluntarios, transporte, capacitación, etc.) y B. gastos de capital (equipos, etc.)

* Modelos de cuadro de Gantt (cronograma de actividades).

Actividad Abr May

Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Ene Feb Mar

1.a Capacitaciones mensuales para formar al equipo de servicio de la iglesia

X X X X

1.b Reuniones con profesores cristianos locales

X X

1.c Elaboración del currículo para refuerzo escolar

1.d Talleres de refuerzo escolar y aprendizaje lúdico en las vacaciones de verano, etc.

Modelo de cuadro de recursos

Recursos

Actividades

Humanos Físicos Financieros

1.a Capacitaciones

mensuales para

formar al equipo de

servicio de la iglesia

1 Facilitador. 8 voluntarios

Ambiente con mesas, sillas, pizarra, materiales, equipo.

Ref rigerios, materiales, movilidad para el f acilitador, etc.

1.b Reuniones con

profesores

cristianos locales

6 profesores, 2 voluntarios de logística

Ambiente con mesas, sillas, pizarra, materiales, equipo.

Ref rigerios, materiales.

Formato de presupuesto

Indicadores y evaluación

• Los indicadores constituyen una base fundamental para nuestro sistema de monitoreo y evaluación, pues nos permite averiguar el nivel de rendimiento y de avance hacia el logro de los objetivos del proyecto.

• Los Indicadores deben seguir la siguiente regla:

Indicadores y evaluación

• Cantidad, Calidad y Tiempo son los criterios que todo indicador debe tener.

• Al construir los indicadores debemos cumplir esta regla.

CCT

Tercer Paso

• Para la implementación del proyecto es imprescindible que la organización del equipo esté claramente definido, las relaciones y responsabilidades claras, así como los pasos a dar para cada una de las actividades.

• Esta organización no debe caer en el burocratismo. Serán necesarios un coordinador, un responsable financiero, un operador directo de las actividades.

• Para el control de las actividades, es de mucha ayuda elaborar un protocolo que ayude a los responsables a seguir un procedimiento para llevar a cabo las actividades, que incluyan entre otras cosas: coordinaciones a realizar, local, convocatoria, organización, materiales y equipos necesarios, gastos, documentos a presentar, etc.

• Un cuadro como el siguiente puede ayudar:

Formato de protocolo de un taller

Partes Acción 1 Acción 2 Acción 3 Acción 4

Local (responsable)

Solicitar (tiempo de anticipación)

Visitar local Necesidades del local

Otras opciones

Expositores(responsable)

Seleccionar Invitar Recordar

Convocatoria(responsable)

Cartas / invitaciones

Confirmar participación

Recordar Lista de participantes

Materiales(responsable logística)

Solicitar a expositores

Elaborar encuesta

Fotocopiar Lista de asistencia

Monitoreo Elaboración de encuesta

Convocatoria de reunión

Elaboración de informe

Recordar

• Debemos siempre registrar e incluir en nuestros informes los testimonios y comentarios de las personas que se han beneficiado de nuestro servicio, especialmente aquellos que se refieren a cambios en sus vidas y circunstancias. Sus palabras son “indicadores vivos” del éxito del proyecto.

Cuarto Paso

• La evaluación es una técnica para reflexionar sobre lo hecho y recoger aprendizajes que nos ayuden a corregir los errores cometidos.

• Hay una tendencia (por lo menos en Latinoamérica) de ser reacios o temer las evaluaciones, pues están asociadas al cuestionamiento de las personas. Las evaluaciones son espacios para corregir errores, más que para encontrar culpables. Son espacios de aprendizaje y crecimiento, y así deberían ser asumidos por las personas integrantes de los equipos.

• Es importante involucrar a las personas interesadas en los procesos de evaluación a través de entrevistas, grupos focales, testimonios, etc. Esto ayuda a que la evaluación que se recoja sea más objetiva.

• Reuniones trimestrales o semestrales de evaluación.

• Evaluación anual (de preferencia) con participación de los beneficiarios y otros miembros de la comunidad.

Indicadores y Evaluación

Nivel de objetivo

Tipo de indicador

Acción de M&E

¿Qué mide?

FIN Impacto Evaluación de impacto

Impacto / largo plazo

PROPOSITO Efecto Evaluación final (ex - post)

Efectos / impacto

RESULTADOS Resultado Evaluación de proceso

Productos / resultados

ACTIVIDADES Proceso Monitoreo Eficiencia

Áreas del monitoreo y evaluación

Nivel de objetivo

Tipo de indicador

Acción de M&E

¿Qué mide?

FIN Impacto Evaluación de impacto

Impacto / largo plazo

PROPOSITO Efecto Evaluación final (ex - post)

Efectos / impacto

RESULTADOS Resultado Evaluación de proceso

Productos / resultados

ACTIVIDADES Proceso Monitoreo Eficiencia

Evaluación

Monitoreo

FIN(impactos)

PROPOSITO(Efectos)

RESULTADOS(Productos)

ACTIVIDADES(Procesos)

EVALUACION:

Efectos de la intervención¿Qué cambio? ¿En qué medida?

¿Qué se logró? ¿Cuánto se avanzó?

MONITOREO: Seguimiento de la Intervención ¿Qué se hizo?

Cuadro de gasto presupuestado/ejecutado

Descripción Presupuestado Ejecutado Variación

• La Evaluación debería llevarnos a una celebración de los objetivos logrados, y sobre todo, a ver el accionar de Dios a través de las personas, situaciones y comunidades transformadas, por el poder del Espíritu de Dios.