Circularizacion de Saldos DEFINITIVO
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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS ESCUELA DE CONTADURIA PUBICA Y AUDITORIA CURSO AUDITORIA III SEPTIMO SEMESTRE INTEGRANTES Martha Dolores Xerón Herrera 2008-13185 1
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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALAFACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICASESCUELA DE CONTADURIA PUBICA Y AUDITORIACURSO AUDITORIA IIISEPTIMO SEMESTRE
INTEGRANTES
Martha Dolores Xerón Herrera 2008-13185
GUATEMALA, ENERO 2013
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INDICE DE CONTENIDO
TEMA PÁGINA
INTRODUCCION_______________________________________________________3
CIRCULARIZACION DE SALDOS__________________________________________4
CLASIFICACION DE LA CIRCULARIZACION DE SALDOS SEGÚN LA NATURALEZA ___________________________________________________________________5-8
CUENTAS POR COBRAR/CLIENTES____________________________________9-12
FACTORES A CONSIDERAR PARA ESTABLECER EL TIPO DE CIRCULACION A ENVIAR __________________________________________________________12-18
EVALUACIÓN Y DOCUMENTACIÓN EN PAPELES DE TRABAJO DE TRABAJO__18
ORIGEN DE LAS RESPUESTAS_________________________________________18
FORMATOS UTILIZADOS_______________________________________________19
SUMARIA DE CIRCULACIÓN____________________________________________20
RESPUESTAS RECIBIDAS CONFORMES _________________________________20
RESPUESTAS RECIBIDAS INCONFORMES _______________________________21
SIN RESPUESTAS____________________________________________________21
EMITIR UNA SEGUNDA SOLICITUD______________________________________21
OTROS PROCEDIMIENTOS SUPLETORIOS_______________________________22
PROCEDIMIENTOS SUPLETORIOS COMÚNMENTE UTILIZADOS POR EL AUDITOR
DURANTE LA REVISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS_______________________23
CONCLUSIONES______________________________________________________24
BIBLIOGRAFÍAS______________________________________________________25
ANEXOS__________________________________________________________26-37
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INTRODUCCION
- Los estados de circularización financiera informan sobre los fondos registrados en un intervalo de tiempo, normalmente coincidente con el ejercicio económico a que se refieren las cuentas por cobrar, clientes y otros. A tal efecto, se distingue entre las entradas u orígenes de recursos financieros y sus empleos o aplicaciones.
- Es decir, se informa de la procedencia de los fondos o saldos captados durante el ejercicio: si fueron generados por la propia entidad o si fueron aportados externamente por acreedores o por los propietarios; así como del uso dado a tales fondos.
- La circularización consiste en solicitar a la empresa que debe preparar las cartas de circularización de saldos, en los modelos establecidos al efecto, de todas las cuentas bancarias y enviarlas a las entidades financieras para que las remitan a los auditores que confirme un hecho a una fecha determinada
- La circularización de las cuentas por cobrar se realiza para verificar la existencia de los saldos de la cartera presentada por la compañía auditada y forma parte de los procedimientos obligatorios que un auditor debe efectuar en la revisión de estados financieros.
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CIRCULARIZACIÓN DE SALDOS
DEFINICION:
La circularización de saldos es una técnica de investigación empleada por un auditor
durante su revisión de Estados Financieros, que tiene como propósito obtener evidencia
de terceros sobre la veracidad de las cifras examinadas. Su impor tanc ia rad ica
en la natura leza de la ev idenc ia reco lec tada, ya que la misma queda
fuera de cualquier manipulación o tergiversación sea intencional o no por parte de la
administración del negocio sujeto a revisión. En la práctica, la confirmación es uno de
los favoritos entre los procedimientos de validación porque normalmente es
relativamente rápido y eficiente. Consiste en solicitar a la empresa que debe preparar
las cartas de circularización de saldos, en los modelos establecidos al efecto, de todas
las cuentas bancarias y enviarlas a las entidades financieras para que las remitan a los
auditores que confirme un hecho a una fecha determinada, que usualmente es la
fecha de cierre de los Estados Financieros que se están revisando. De acuerdo a
las circunstancias particulares del trabajo de auditoría y a los saldos o partidas
de los Estados Financieros que el auditor considera verificar por medio de
confirmaciones a terceros, la circularización de saldos se aplica con más frecuencia a
saldos de cuentas y algunas veces a transacciones o hechos que no tienen
que ver directamente con los registros contables de la empresa auditada.
El contenido orientativo de la confirmación directa bancaria es (ver anexos):
1. Se debe hacer a todos los saldos, haciendo constar si los mismos son
restringidos o no, e indicando la naturaleza de la restricción en caso de existir.
2. Sobre cuentas que hayan tenido movimiento en el anterior ejercicio que
aparezcan saldadas en este, indicando los detalles de dichas cuentas.
3. Préstamos o anticipos pendientes de liquidación no incluidos en las cuentas de
los apartados anteriores.
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4. Total de las letras: descontadas y pendientes de cobro, enviadas en gestión de
cobro y pendientes impagadas en poder del banco.
5. Pormenores sobre toda clase de valores a favor de la empresa auditada que
hayan estado en poder del banco, en custodia o en depósito.
6. Cualquier otra información relativa a la empresa auditada con el banco.
7. Personas que figuran con autorización en el banco para la firma de cheques,
letras, endosos, etc., indicando cuántas de ellas son indispensables y
combinaciones de las mismas.
Clasificación de la circularización de saldos según la naturaleza de
la información solicitada
De acuerdo a la natura leza de la in formac ión so l ic i tada a terceros , la
circularización de saldos puede ser clasificada de la siguiente manera:
De disponibilidad bancaria
De cuentas por cobrar
Clientes
De cuentas por pagar
Proveedores
De préstamos bancarios
De bienes arrendados
De contratos en general
Circularizaciones especiales
De Disponibilidad Bancaria
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La confirmación de disponibilidad bancaria tiene como objeto, corroborar la
información proporcionada por el cliente en cuanto a los saldos de depósitos en
instituciones bancarias y financieras en general (depósitos monetarios, de
ahorros, especiales, etc.) a favor de la compañía bajo revisión, que usualmente se le
presentan a l aud i tor en e l Ba lance Genera l ba jo e l rubro de "Caja y
Bancos" a determinada fecha.
Los fondos de disponibilidad bancaria pueden estar depositados tanto dentro como
fuera de l te r r i to r io nac iona l , por lo que e l aud i tor debe contar con
formularios redactados en idioma español e inglés. La importancia de esta
circularización radica en los montos confirmados y en información adicional como la
siguiente:
a) Nombre de la cuenta
b) Numero(s) de cuenta(s) a nombre de la Cía.
c) Tasa de interés a la que se colocó la inversión
d) Fecha en que se capitalizan los intereses
e) Firmas registradas
f) Restricciones o líneas de crédito disponibles sobre las sumas depositadas.
g) Cualquier otra observación o comentario que la institución financiera crea
conveniente proporcionar al auditor.
a) Nombre de la cuenta
Da acuerdo a la respuesta obten ida, e l aud i to r puede asegurarse que
los fondos depositados en instituciones financieras se encuentren a nombre de la
empresa aud i tada ya que deb ido a que se t ra ta de un ente con
personer ía jurídica propia, no debe en ningún momento mezclarse con el patrimonio de los
socios o representantes legales.
b) Número(s) de cuenta(s) a nombre de la compañía
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La confirmación de este dato es de suma importancia para el auditor, porque puede
comprobar si se la ha facilitado toda la información relacionada con la disponibilidad de los
fondos de la empresa auditada. Debido a esta razón, no es recomendable que el auditor
indique de antemano los números de las cuentas que solicita confirmación ya
que esto provocaría restricción en las respuestas que se esperan obtener de la
institución bancaria o financiera
c) Tasa de interés a la que se colocó la inversión
El auditor deberá verificar en caso de depósitos que generen interés, que la
tasa pactada con la Ins t i tuc ión f inanc iera sea razonab le de acuerdo a
la realidad financiera del país así como del monto depositado. También
deberá observar que la misma jus t i f ique la rentab i l idad de la invers ió n,
en caso cont rar io deberá eva luar e l e fe c to que produc i r ía inver t i r
ta les fondos en capital de trabajo para la empresa.
d) Fecha en que se capitalizan los intereses
Al igual que la tasa de Interés a la que se colocó la Inversión, es importante
conf i rmar la fecha, en que se cap i ta l i zan los in te reses. Con base en
es ta i n f o r m a c i ó n e l a u d i t o r s e p o d r á s a t i s f a c e r s o b r e l a
r a z o n a b i l i d a d d e l o s In tereses reg is t rados (por med io de cá lcu los
g loba les ap l icados sobre los montos de la inversión) así como de las
provisiones realizadas por los intereses no devengados.
e) Firmas registradas
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Los nombres de los funcionarios con firmas registradas para retirar fondos o
realizar transacciones financieras deben ser confirmados por el auditor para
satisfacerse del adecuado resguardo de los activos propiedad de la compañía auditada.
Las firmas registradas deben estar actualizadas y el auditor debe de asegurarse que
correspondan solamente a funcionarios que trabajen para la compañía y que
cuenten con un n ive l adecuado de autor idad dent ro de la organización.
Además debe evaluar la conveniencia de que existan firmas mancomunadas y
que no se pueda retirar sumas de dinero sin el consentimiento de por lo menos dos
funcionarios de alta autoridad.
f) Restricciones o líneas de crédito disponibles sobre las sumas
depositadas
El aud i to r debe pres tar espec ia l a tenc ión a las res t r icc iones de
carác ter financiero que pudiesen adolecer las sumas de dinero confirmadas
por las instituciones bancarias y financieras ya que de ello dependerá su
convertibilidad a efectivo.
Así mismo, debe conf i rmar s i ex i s ten l íneas de créd i to d ispon ib les
que pudiesen implicar pasivos no registrados o eventuales fuentes de financiamiento con
un costo más elevado que los préstamos registrados.
g) Cualquier otra observación o comentario de la institución financiera
Por medio de esta información, el auditor se puede enterar sobre posibles
cambios en las condiciones pactadas, tratos preferenciales o problemas que la
compañía auditada ha tenido con la institución financiera como el caso de
sobregiros continuos.
De Cuentas por Cobrar/ Clientes
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L a c i r c u l a r i z a c i ó n d e l a s c u e n t a s p o r c o b r a r s e r e a l i z a p a r a
v e r i f i c a r l a existencia de los saldos de la cartera presentada por la
compañía auditada y forma parte de los procedimientos obligatorios que un auditor
debe efectuar en la revisión de Estados Financieros.
Además de estudiar la antigüedad de las partidas a ser circularizadas para
determinar su recuperabilidad, los resultados de la circularización de sal dos
siempre deben ser acompañados del estudio de los controles claves aplicables a las
cuentas por cobrar como lo son:
a) Que haya una política definida de créditos así como de rebajas y devoluciones.
b) Que los límites de crédito y descuentos sean autorizados por un funcionario
responsab le , tomando como base la so lvenc ia económica de l
c l ien te para respaldo al crédito concedido.
c) Que durante el proceso de facturación y ventas exista evidencia de:
a. Que los pedidos del cliente sean comparados con los límites de crédito y
existencia de inventarios.
b. Que los despachos de mercadería en la medida de lo posible, se
hagan con base a los pedidos de clientes ya autorizados.
c. Que exista evidencia de que el cliente realmente haya recibido el
producto.
d. Que la facturación se haga con base a la orden de despacho o envío.
e. Que los precios facturados sean los autorizados.
f. Que haya una adecuada segregación de funciones entre las personas que
intervienen en las ventas, créditos y cobranzas.
Existen varios criterios establecidos para la circularización de las cuentas por cobrar,
entre los cuales cabe mencionar los siguientes:
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a) De acuerdo al monto de los saldos de la cartera
b) Según las estratificaciones de las cuentas por cobrar (corto, mediano o
largo plazo; nacionales o extranjeras; distribuidores, supermercados o tiendas;
etc.)
c) Por áreas o distritos
d) Comerciales o de empleados
e) Por aplicación de métodos aleatorios.
a) De acuerdo al monto de los saldos de la cartera:
Este es uno de los criterios más utilizados por el auditor durante la confirmación de las cuentas
por cobrar, ya que el mismo permite obtener una cobertura razonable de los saldos en
cartera.
b) Según las estratificaciones de las cuentas por cobrar:
D e a c u e r d o a e s t e c r i t e r i o e l a u d i t o r s e l e c c i o n a r á l o s s a l d o s a
s e r confirmados, considerando las estratificaciones que pudieran presentar los saldos
de las cuentas por cobrar.
Los saldos de las cuentas por cobrar pueden estar divididas de acuerdo a su
recuperab i l idad (cor to , mediano y la rgo p lazo) , a l te r r i to r io
(nac iona les o extranjeras, urbanas o rurales) o a la naturaleza de los
clientes (grandes o pequeños d is t r ibu idores , supermercados, t iendas,
e tc . ) y dependerá de la planeación y del juicio del auditor aplicado de acuerdo a
las circunstancias, el es t ra to a l cua l dará mayor impor tanc ia para la
conf i rmac ión de los sa ldos respectivos.
c) Por áreas o distritos:
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De acuerdo a la naturaleza de las operaciones de la compañía auditada, el
auditor podría decidir confirmar saldos de acuerdo a determinadas áreas o
distritos donde se sitúen las cuentas por cobrar. Generalmente, este tipo de
confirmación surte efectos positivos cuando se tratan de empresas con áreas distritos
de venta bien establecidas (norte, sur, etc.) y que cuentan con una cartera
numerosa formada por saldos individualmente menores, ya que permite una cobertura total
con relación de las mismas.
d) Comerciales o de empleados:
U n o d e l o s a s p e c t o s q u e e l a u d i t o r d e b e t o m a r e n c u e n t a
a n t e s d e l a confirmación de saldos es decidir si dentro de su cobertura de las
cuentas por cobrar necesita o no confirmar la de los empleados de la compañía
auditada.
Dependiendo de la materialidad del saldo y las circunstancias, el auditor podría
confirmar los saldos por cobrar a empleados y verificar que no se tratan de
préstamos a funcionarios o empleados fantasmas o que ya no trabajan con la compañía.
e) Por aplicación de métodos aleatorios:
Cuando el auditor se encuentra con una cartera de saldos homogéneos este es uno de
los mejores métodos para determinar la circularización, ya que impide subjetividad en
la selección de los saldos porque se trata de un mero cálculo estadístico.
Ent re uno de los mét odos es tadís t i cos más u t i l i zados en computador
se encuentra el programa RANDOM el cual únicamente necesita información
como el universo o número de saldos que componen la cartera, el primero y
último números de códigos de clientes a ser confirmados, nivel de error y de
confianza y si se requiere la selección en forma ascendente o descendente
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para que despliegue los códigos de clientes que deberían ser confirmados por el
auditor.
FACTORES A CONSIDERAR PARA ESTABLECER EL TIPO DE
CIRCULARIZACIÓN A ENVIAR
D u r a n t e l a f a s e d e p l a n e a c i ó n d e l t r a b a j o d e a u d i t o r í a , e l
a u d i t o r d e b e contemplar c ie r tos aspectos de la empresa aud i tada
con e l p ropós i to de ident i f i car n ive les y c lases de r iesgos de aud i tor ía
y los proced imientos a utilizar para poder alcanzar los objetivos del trabajo.
En lo que respecta a la confirmación de saldos, el auditor debe considerar los
siguientes factores para establecer el tipo de circularización a enviar:
Estudio general del negocio
Conocimiento acumulado del cliente
Evaluación del control interno
Área en que se desenvuelve el negocio dentro del mercado.
Moralidad de la administración del negocio y de los sujetos a circularizar.
Características de las cuentas a circularizar
Área geográfica y nivel cultural de los sujetos a circularizar.
Postura de la Gerencia respecto a la circularización al estudio general del negocio
Estudio General del Negocio:
El auditor independiente debe tener un claro conocimiento sobre las carac ter ís t icas
genera les de la empresa que será aud i ta da ta les como la actividad a la
que se dedica, el contexto del mercado donde se desenvuelve, la organización
administrativa de la empresa, sus Estados Financieros, etc. Sin es ta
in formac ión, la p laneac ión de l t raba jo y consecuentemente la
p laneac ión de la fo rma en que se c i rcu lar izarán los sa ldos no podr ía
ser determinada en forma técnica y objetiva.
Conocimiento Acumulado del Cliente:
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Con base a la experiencia y juicio profesional que se forma con el transcurrir de varias
auditorias recurrentes el auditor va adquiriendo un conocimiento acumulado del
negocio auditado el cual es de suma utilidad en el proceso de planeación de
las pruebas, pues gracias a este conocimiento acumulado el auditor puede
identificar con mayor certeza los riesgos de la auditoria y los rubros de los
Estados F inanc ieros que merecen espec ia l a tenc ión.
Es por medio del conocimiento acumulado del cliente que el auditor elige el tipo de
circularización más conveniente de acuerdo a las circunstancias.
Evaluación del Control Interno:
De acuerdo a lo establecido en las Declaraciones sobre Normas de Auditoria
del American Institute of Certified Public Accountants (SAS) No. 55
"Evaluación de la Estructura del Control Interno en una Auditoria de Estados
Financieros” el auditor independiente debe tener en cuenta la estructura de
control interno durante la auditoria de Estados Financieros considerándola
desde el momento de p laneac ión de la misma, según lo ind icado en e l
pár ra fo No. 16 de ta l pronunciamiento que literalmente dice "El auditor
deberá adquirir comprensión suficiente de cada uno de los tres elementos de
la estructura de control interno de una entidad, para planear la auditoria de
Estados Financieros de la mima. Esa comprensión deberá incluir
conocimientos sobre el diseño de políticas, procedimientos y registros
relevantes y de que si la entidad los ha puesto en marcha. Al planear la
auditoria tales conocimientos deberán emplearse para:
Identificar los tipos de declaraciones incorrectas potenciales, considerar los
factores que afectan el riesgo de las declaraciones incorrectas importantes y
diseñar pruebas sustantivas". Área en que se desenvuelve el negocio dentro del
mercado.
Otro de los factores que deben ser considerados por el auditor es el área en
que se desenvuelve el negocio dentro del mercado pues en ocasiones, será
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más fácil obtener respuesta de la confirmación de saldos si ésta se lleva a
cabo personalmente a que si se envía por correo; como en el caso de las
empresas tabacaleras cuyos proveedores de materia prima se encuentran
ubicados en el interior del país lo que dificultaría la obtención de las
respuestas oportunamente.
Moralidad de la administración del negocio:
De acuerdo al conocimiento acumulado del negocio, el auditor puede evaluar
la moralidad de la administración de la empresa auditada y en cierto grado la
de los sujetos a circularizar lo que le ayudará a definir el tipo de
circularización que le dará los resultados esperados. Cuando según
auditorias precedentes una compañía ha tenido un récord que muestra
ajustes importantes en sus Estados Financieros a rubros o partidas que serán
circularizadas, al auditor debe tener especial cuidado en la preparación,
envió, recepción y análisis de las mismas pues éstas podrían estar viciadas o
adolecer de objetividad. En determinados casos cuando así lo demanden las
circunstancias, el auditor podrá rea l izar la con f i rmac ión de sa ldos
persona lmente y asegurarse de aspectos como ex is tenc ia f ís ica de la
empresa o persona c i rcu lar izada, vínculos con la empresa auditada,
oportunidad de la información, etc.
Características de las cuentas a circularizar:
El auditor debe conocer las características de las cuentas o saldos que serán
circularizados para poder definir el método de circularización que mejor se
adapte a las circunstancias, por ejemplo podría definir si los saldos
corresponden a proveedores o clientes radicados en el exterior, si se trata de
sa ldos or ig inados en moneda nac iona l o ex t ran jera , la ant igüedad de
los mismos, etc.
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Área geográfica y nivel cultural de los sujetos a circularizar u no de los
aspectos más impor tantes que e l aud i tor debe cons iderar para
determinar el método de circularización que utilizará, es el área geográfica y
el nivel cultural de los sujetos a circularizar. El área geográfica es importante
debido a que en el caso de Guatemala, el aud i to r puede encont ra rse con
l im i tantes de medios de co municac ión y locomoción para obtener
respuesta a su solicitud de confirmación de saldos, especialmente si se trata
de personas o empresas ubicadas en el área rural del país. Además
dependiendo del nivel cultural de los sujetos a circularizar el auditor podría
decidir realizar la circularización en forma personal, ya que de tratares de
personas campesinas o con limitantes para entender el objetivo de la prueba
podría causarles dudas al malinterpretar la solicitud de confirmación del
auditor y pensar que se trata de reclamos o cobros de sus saldos.
Postura de la Gerencia respecto a la circularización:
La postura de la gerencia de la empresa auditada respecto a la
Circularización es importante ya que suele ser un indicio de la buena voluntad
o no de ésta porque el auditor realice su trabajo a través de la obtención de
información ajena a los registros contables de la empresa bajo revisión.
La postura que la Gerenc ia y en genera l la admin is t rac ión de un
negoc io adopte en relación a la circularización realizada por un auditor
independiente puede ser resumida como se muestra a continuación:
Colaboración
Apatía
Renuencia
Colaboración:
Generalmente el auditor cuenta con la colaboración de la administración del
negocio para realizar sus pruebas, lo que facilita en buena forma la
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preparación, envió y recolección de la información. Sin embargo, el auditor
siempre deberá mostrar diligencia y cuidado profesional en la realización de
su trabajo para que la circularización de saldos así como al resto de sus
pruebas cumplan su cometido.
Apatía:
Exis ten también casos en que la co l aborac ión no s iempre es br indada
a l auditor porque quizá la administración del negocio auditado no entiende la
importancia de esta técnica de auditoría. En estos casos el auditor deberá
comunicar los objetivos de la prueba de circularización de saldos a la
Gerencia y lo primordial que significa para su trabajo al obtener confirmación
procedente de terceros.
Renuencia:
Así mismo, es posible que la administración del negocio muestre renuencia a
prestar la colaboración necesaria para que el auditor confirme saldos parcial
o totalmente porque crea que no le conviene a sus intereses. Si la
administración acepta que se lleve a cabo la circularización en forma parcial
y logra justificar su postura, el auditor debe evaluar las razones que expone
el cliente y decidir si las mismas son válidas y no afectan en forma importante
los saldos de los Estados Financieros, en cuyo caso bastara con documentar
tal situación en sus papeles de trabajo.
Por otra parte si el auditor cree que no se le han facilitado todos los registros
contables o la colaboración por parte del personal de la empresa auditada
para poder desarrollar sus pruebas y no es posible satisfacerse de la
razonabilidad de las cifras por otros procedimientos supletorios de auditoría,
podrá emitir una opinión con salvedad o bien abstenerse de opinar,
dependiendo del grado de importancia del rubro no circularizado en relación a
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los Estados Financieros sujetos a revisión, argumentando limitaciones en al
alcance de su trabajo.
La base técn ica para e l t ra tamiento de es ta s i tuac ión se encuent ra en
la norma No. 10 del Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y
Auditores que t ra ta e l d ic tamen so bre Estados F inanc ieros aud i tados.
D icha norma establece en el párrafo No. 46 “Opinión con Salvedad” que:
“Algunas circunstancias pueden requerir una opinión con salvedad” y
específica que esta opinión se expresa cuando “No hay suficiente evidencia
importante o hay restricciones en el alcance de la auditoria, que han llevado
al auditor a la conclusión de que no puede expresar una opinión sin
salvedades, y que tampoco va a abstenerse de opinar”.
Complementariamente el párrafo No. 48 que trata sobre “Limitación en el
Alcance” indica al auditor independiente que: “Las restricciones en el alcance
de su auditoría, sean impuestas por el cliente o por las circunstancias (tales
como limitación de tiempo para ejecutar el trabajo, imposibilidad de obtener
evidencia suficiente de algún asunto, o registros contables inadecuados),
pueden ocasionar que el auditor emita una opinión con salvedad o
abstención de opinión".
EVALUACION Y DOCUMENTACION EN PAPELES DE TRABAJO
Una de las funciones más importantes que tiene a cargo al auditor, es el de
realizar la evaluación de la información obtenida a través da la
circularización de sa ldos. As í mismo, deberá ver i f i car que ex is ta
ev idenc ia su f ic i en te y competente que respalda el trabajo realizado por
sus auxiliares.
Este trabajo puede llevarse a cabo por medio de los siguientes lineamientos:
Base y selección de los saldos a circularizar la evaluación del trabajo de
circularización debe empezar por determinar si la base tomada para realizar
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el trabajo dará como resultado la obtención de la información requerida o si
por el contrario se necesita efectuar cambios a la planeación.
La base para realizar la circularización de saldos depende de las
circunstancias en que se ejecuta el trabajo y puede consistir en tomar
determinados grupos homogéneos del universo como por ejemplo aquellos
que excedan de d e t e r m i n a d a c a n t i d a d o b i e n q u e p r e s e n t e n " x "
d í a s d e a n t i g ü e d a d . E l supervisor del trabajo de auditoría deberá
evaluar también que la selección de los saldos tomados individualmente
corresponda a los de la base definida y que no se hayan dejado saldos de
dicha base sin circularizar.
Otro de los aspectos que debe tener en cuenta el auditor al evaluar su trabajo de
circularización, es de cotejar la totalidad de las cuentas a ser confirmadas c o n l o s
r e g i s t r o s c o n t a b l e s y l o s E s t a d o s F i n a n c i e r o s a s í c o m o q u e l a s
direcciones de los clientes y/o proveedores sean las correctas y estén actualizadas.
Origen de las respuestas
El aud i to r debe asegurarse que las respuestas rec ib idas por los
sa ldos confirmados provengan de las áreas o distritos a donde fueron enviados, con
el fin de evitar cualquier posible manipulación de terceros. En caso de confirmaciones enviadas
al exterior, tal prueba puede ser realizada fácilmente por medio de observar que el
remitente y las estampillas postales adheridas a los sobres correspondan al lugar donde
fue enviada la solicitud por el auditor.
Alcance de la circularización:
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Una vez se ha recibido la totalidad de las respuestas de la confirmación, el
aud i tor deberá eva luar los resu l tados obten idos con e l f in de def in i r s i
e l alcance con el cual se realizó el trabajo fue el adecuado o si debe de
efectuar un cambio al mismo.
En caso de que el alcance consista en un monto determinado, y el auditor
obtenga exceso o faltante de información a través de la circularización, podrá redefinir
dicho alcance, disminuyendo o aumentando al mismo.
Al considerar ampliar el alcance de la prueba, el auditor debe tener presente e l cos to
que e l lo impl ica y e l t iempo que deberá inver t i r para lograr ta l objetivo.
Formatos Utilizados
Los formatos utilizados para la circularización deben ser evaluados por el
auditor previo a su uso, ya que los mismos deben ser claros, concisos y no
prestarse a dudas o malinterpretaciones por parte de las personas o empresas
circularizadas. Además, deben solicitar información que sea identificable y de fácil
respuesta para el que confirma.
Para mayor fac i l idad en la respuesta , se acostumbra que a la so l ic i tud
de confirmación se adjunte un sobre previamente porteado con indicación del
apartado postal o dirección donde deberá remitirse la información requerida, q u e
d e b e s e r l a d e l d e s p a c h o d e l a f i r m a d e l a u d i t o r p a r a l o g r a r q u e
l a respuesta sea independiente y objetiva.
Existe una gran variedad de formatos para realizar confirmaciones,
dependiendo de la naturaleza del saldo que se planea solicitar. Cada uno de ellos a
pesar de que por lo regular consisten en formas pre-impresas, deben ser
adaptados a l t ipo de negoc io o persona que se conf i rma por lo que e l
auditor debe estar en constante evaluación de sus formatos utilizados y llevar a cabo
los cambios que estime convenientes a modo de que los mismos le proporcionen
el máximo de utilidad en la recusación de la información.
Sumaria de Circularización
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Se le denomina as í a la cédu la de t raba jo que reúne la c i rcu lar izac ión
de determinada cuenta con el objeto de mostrar los resultados obtenidos. En esta
cédula se indica el total del saldo de la cuenta, el porcentaje circularizado de la misma
y el resultado de dicha circularización, mostrando el porcentaje y v a l o r d e
l a s r e s p u e s t a s r e c i b i d a s c o n f o r m e s , l a s i n c o n f o r m e s y l a s n o
contestadas.
En v is ta que se t ra ta de una cédu la sumar ia de una prueba
sustant iva , se acostumbra dejar un espacio destinado para la conclusión de la
circularización a la que llegó el auditor que desarrolló al trabajo. En caso de ser
necesario, la cédula sumaria de circularización indica también al trabajo supletorio
llevado a cabo por el auditor para lograr satisfacción de auditoría.
Respuestas recibidas conformes
El auditor debe evaluar las respuestas recibidas conformes y determinar si
es tas le br i ndan los e lemen tos necesar ios que le permi tan conf ia r en
la información recabada observando los siguientes lineamientos
a) Que hayan sido recibidas directamente por el auditor
b) Que muestren nombre y firma de un funcionario de la empresa confirmada con un
adecuado nivel jerárquico dentro de la misma.
c) Que muestre sello de la empresa confirmada y fecha de emisión de la
respuesta.
d) En caso de auditorías recurrentes, debe chequear selectivamente algunas
respuestas y observar la forma en que fueron confirmadas en periodos
anteriores.
Respuestas recibidas inconformes
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El auditor debe prestar atención especial a esta clase de respuestas ya que
por tratarse de evidencia procedente de terceros, cualquier inconformidad u
observación puede ser indicio de errores contables o situaciones que lleven a detec tar
i r regu lar idades impor tantes en los Estados F inanc ieros su je tos a
revisión.
Las respuestas recibidas inconformes pueden originarse por partidas o movimientos que
pertenecen a periodos diferentes de registro entre los libros contables de la empresa
auditada y los de la empresa o persona que confirma, por lo que en estos casos no se
necesita correr ajustes contables. Sin embargo, existe la posibilidad de errores u
omisiones importantes en los registros de la empresa auditada que se reflejan al
momento en que el auditor compara la información recibida versus los registros de
la empresa sujeta a revisión. En estos casos si la diferencia es importante, el
auditor procede a realizar los ajustes necesarios en sus papeles de trabajo que
luego serán discutidos con la Gerencia de la empresa auditada:
Sin Respuesta
En ocasiones las confirmaciones sin respuesta son las que mejor ilustran al
auditor sobre potenciales fraudes e irregularidades en los Estados Financieros. Es por
ello que el auditor debe estar atento e investigar oportunamente las razones
que impidieron obtener la confirmación de las personas o empresas
circularizadas y de persistir esta situación recurrir a los siguientes procedimientos
supletorios:
Emitir una Segunda Solicitud:
E l a u d i t o r d e b e e n v i a r u n a n u e v a s o l i c i t u d d e c o n f i r m a c i ó n c o n
a l g u n a indicación que de la idea sobre la urgencia de la respuesta,
pudiendo utilizar un se l lo con la leyenda igua l o s imi la r a la s igu iente :
“Segunda So l ic i tud” Agradeceríamos su respuesta a la brevedad posible”. Con el
objeto de tener un control sobre el particular, el auditor debe anotar la fecha en
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que envió la primera y segunda solicitud así como si consiguió o no la respuesta
requerida.
Otros Procedimientos Supletorios:
Si a pesar de enviar una segunda solicitud de confirmación el auditor no logra obtener
respuesta, debe proceder a realizar otros procedimientos supletorios con el debido
cuidado profesional dado las circunstancias. E n t o d o m o m e n t o , d e b e s e r e l
b u e n j u i c i o d e l a u d i t o r e l q u e d e f i n a l o s procedimientos supletorios que
serán utilizados, basándose en su experiencia, el conocimiento acumulado del negocio
y la planeación del trabajo.
A continuación se presentan los procedimientos supletorios comúnmente utilizados por el
auditor durante la revisión de Estados Financieros
Confirmación Personal
Uno de los procedimientos supletorios que el auditor puede utilizar es el de
realizar una visita personal a las personas o empresas cuyas respuestas no han sido
recibidas y tratar de conocer las causas que originan tal situación. Este procedimiento
es por lo general muy efectivo y rápido pero puede resultar costoso si las
distancias a recorrer para poder realizar la visita personal son grandes.
Pagos o cobros posteriores
Se le puede dar validez a los saldos que no fueron confirmados a través de
realizar pruebas de pagos o cobros posteriores. El juicio del auditor se basa en que si
por ejemplo una cuenta por cobrar a fecha de cierre es cancelada días después y el
auditor puede examinar el recibo de ingreso y cotejarlo por medio de un depós i to
bancar io a l es tado de cuenta respec t ivo , entonces podrá concluir que
tal saldo a fecha de cierre es válido. Similar situación se aplica para las
cuentas por pagar, donde el recibo de caja del proveedor y el cheque Voucher de la
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empresa auditada evidenciarán la existencia de la cuenta por pagar a fecha de
cierre.
Examen de documentación
El auditor podrá realizar un examen de documentación para cerciorarse sobre la
v e r a c i d a d d e l o s s a l d o s q u e n o f u e r o n c o n f i r m a d o s a t r a v é s d e
r e v i s a r contratos, facturas, asientos de contabilidad, etc.
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CONCLUSIONES
El auditor pedirá a la empresa que redacte cartas (circularización) a los clientes que
estime, según su criterio profesional, para poder obtener evidencia suficiente sobre las
cuentas. El total de saldos que debe contemplar el auditor para circularizar, estará
formado por los saldos de los deudores; clientes, efectos comerciales a cobrar; efectos
comerciales descontados y otros saldos. Las Circularizaciones enviadas por el auditor,
estarán en función de los resultados obtenidos en el control interno.
En Auditoria la circulación de saldos se puede determinar con un cierto grado de
seguridad, que las operaciones al contado y los saldos de cuentas y son las
operaciones que llevan controles internos y externos en buenos manejos.
El auditor podrá realizar un examen de documentación para cerciorarse sobre la
v e r a c i d a d d e l o s s a l d o s q u e n o f u e r o n c o n f i r m a d o s a t r a v é s d e
r e v i s a r contratos, facturas, asientos de contabilidad, etc.
Se puede Documentar la evaluación detallada de los sistemas, las revisiones de transacciones y las pruebas de cumplimiento.
Se puede Mostrar que el trabajo de los auditores en circularización puede ser debidamente supervisado y revisado
24
BIBLIOGRAFIA
1. La circularización como técnica de auditoría. Tesis para recibir el título
de Licenciado en la carrera de Contador Público y Auditor
2. P r i n c i p i o s y p r o c e d i m i e n t o s d e a u d i t o r í a . B i b l i o t e c a d e
c o n t a b i l i d a d superior. Arthur W. Holmes, C.P.A.; UTEHA segunda edición
1987.
3. Enciclopedia de la Auditoria. Grupo editorial OCÉANO, Edición
española1998.
4. Auditoría de Estados Financieros Lic. Esperanza de Morales USAC
2,010.
5. Apuntes de Auditoria. Juan Carlos Mirra Navarro, Versión 2.0 2006.
MODELO DE CIRCULARIZACION DE ABOGADOS
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[Membrete de la empresa]
[Fecha]
[Nombre y dirección del abogado]
Ref.: Pedido de información sobre gestiones, juicios, etc. al [fecha de cierre del ejercicio].
De nuestra consideración:
Con motivo del examen de nuestros Estados Contables al [fecha de cierre de ejercicio] que practican nuestros auditores XX & ASOCIADOS, mucho agradeceremos se sirvan informarles directamente sobre los siguientes puntos que sean de su conocimiento:
1.- Existencia de juicios o gestiones judiciales o extrajudiciales a favor o en contra de esta sociedad, con indicación de su denominación, concepto, monto actualizado al [fecha de cierre del ejercicio], situación actual, porcentaje de probabilidad de resolución a favor o en contra, existencia de seguros y monto cubierto al [fecha de cierre de ejercicio], honorarios y costas a nuestro cargo.
2.- En caso de existir cobros a cuenta, rogamos indicarlos e identificar su imputación (monto afectado a capital, actualización, intereses, etc.).
3.- Una lista que describa la naturaleza y los importes de cualquier juicio terminado, o arreglos extrajudiciales, en que la compañía haya sido parte,
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desde comienzo del ejercicio hasta la fecha de su contestación.
4.- Cualquier otra información de una naturaleza semejante que haya llegado a llamar su atención y que en su opinión requiera ser mostrada en nuestros estados contables, los cuales se presentan a nuestros accionistas, acreedores, inversionistas potenciales u otros que puedan hacer uso de los mismos.
5.- Montos adeudados por nosotros a vuestro Estudio Jurídico al [fecha de cierre de ejercicio].
Toda la información arriba solicitada se refiere al [fecha de cierre de ejercicio], pero agradeceremos que su respuesta comprenda los hechos o actos que puedan proporcionar nuevos elementos de juicio, producidos entre dicha fecha y la fecha en que emitan su informe.
Sírvanse enviar por correo su respuesta a:
XX & ASOCIADOS
Quilmes 2006
(1000) – C.A.B.A.
Sin otro particular, y agradeciendo por anticipado su especial atención a este pedido, saludamos a ustedes muy atentamente.
[Sello y firma]
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MODELO DE CIRCULARIZACIÓN DE BANCOS
Cuenta Corriente
[Membrete del cliente]
[Fecha]
[Denominación y dirección del banco]
De nuestra consideración:
A los efectos de una comprobación general estimaremos quieran hacer conocer a nuestro auditores XX & ASOCIADOS, el saldo de nuestra Cuenta Corriente Nro. -------------- Al [fecha de cierre de ejercicio]. Asimismo, solicitamos nos informen acerca de las siguientes operaciones a la fecha antes mencionada:
1) Plazo fijo: importe, vencimiento, tipo.
2) Documentos descontados.
3) Obligaciones a sola firma en moneda nacional y/o extranjera.
4) Valores al cobro: cheques y/o documentos.
5) Documentos entregados en caución: saldo y créditos que garantizan.
6) Avales y/o garantías otorgadas.
7) Documentos en Caución vencidos al [fecha de cierre de ejercicio] y a aplicarse a la cancelación del préstamo que garantizan.
8) Exportaciones y/o importaciones. Cartas de crédito/Cobranzas.
9) Valores en custodia.
10) Asuntos legales.
11) Nómina de las personas autorizadas, Clase de poder, en caso de corresponder.
12) Otros.
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Si no existiera saldo en cuenta corriente y/u otro tipo de operaciones al [fecha de cierre de ejercicio], rogámosle informar igualmente haciendo conocer tal situación.
Sean tan amables de enviar directamente por correo su respuesta a:
XX & ASOCIADOS
Quilmes 2006
(1000) – C.A.B.A.
Para su comodidad, si lo desean, pueden utilizar el Fax de nuestros auditores Nro. 4111-0000
Saludamos a ustedes muy atentamente.
[Sello y firma]
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MODELO DE CIRCULARIZACION A DESPACHANTES DE ADUANA
[Membrete del cliente]
[Fecha]
[Nombre y domicilio del despachante]
De nuestra consideración:
Con motivo del examen a nuestros estados contables al [fecha de confirmación], que practican nuestros auditores XX & ASOCIADOS, mucho agradeceremos se sirvan informarles directamente sobre los siguientes puntos que sean de su conocimiento:
1.- Detalle de exportaciones y/o importaciones en curso a la fecha citada, e importes de derechos y gastos pendientes de pago.
2.- Detalle de los bienes ingresados al país bajo el régimen de admisión temporaria (Decreto Nº1439/96 u otros).
3.- Montos adeudados por nuestra empresa a ustedes a [fecha de confirmación]
Sean tan amables de enviar su respuesta directamente a:
XX & ASOCIADOS
Maipú 942 - Piso 2
C1000 – C.A.B.A.
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Para su comodidad, acompañamos un sobre timbrado y con la dirección impresa; o sírvanse utilizar el fax de nuestros auditores Nro. 4111-0000.
Sin otro particular, y agradeciendo por anticipado su especial atención a este pedido, saludamos a ustedes con la mayor consideración.
[Sello y firma]
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MODELO DE CIRCULARIZACION DE CONFIRMACION DE DEUDORES
[Membrete del cliente]
[Fecha]
[Nombre y dirección del deudor]
De nuestra consideración:
Nuestros auditores XX & ASOCIADOS, están llevando a cabo una auditoría de nuestros estados contables. En consecuencia, y al solo efecto de verificar la exactitud de nuestras registraciones, nos permitimos pedirles tengan a bien suministrarles un estado de nuestras cuentas al [fecha de confirmación].
Después de firmar en el espacio provisto en la parte inferior, envíen directamente por correo su respuesta a:
XX & ASOCIADOS
Quilmes 2006
C1000 – C.A.B.A.
Para su comodidad, acompañamos un sobre timbrado y con la dirección impresa, o sírvanse utilizar el Fax de nuestros auditores Nro. 4111-0000.
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La presente no es un reclamo de pago y no persigue otro fin que el enunciado. Por tal razón, descontamos desde ya su cooperación, y aprovechamos la oportunidad para saludar a ustedes muy atentamente.
[Sello y firma]
Nº circular:………….
Nº de cuenta: ..........
Sean tan amables de confirmar A o B:
A: Nuestro saldo de $ al [fecha de confirmación], está de acuerdo con nuestros registros y se compone de la siguiente manera:
Cuenta Corriente $
Documentos $
Anticipos $
Otros $
Total $
B: El saldo que debíamos al [fecha de confirmación] era de $ . Adjuntamos la composición de nuestras cuentas, indicando las diferencias identificadas.
Sello y firma
Cargo del firmante
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MODELO DE CIRCULARIZACION DE CONFIRMACION DE PROVEEDORES
[Membrete del cliente]
[Fecha]
[Nombre y dirección del proveedor]
De nuestra consideración:
Nuestros auditores XX & ASOCIADOS, están llevando a cabo una auditoría de nuestros estados contables. En consecuencia, y al sólo efecto de verificar la exactitud de nuestras registraciones, nos permitimos pedirles tengan a bien suministrarles un estado de nuestras cuentas al [fecha de confirmación].
Después de completar y firmar en el espacio provisto en la parte inferior, sean tan amables de enviar su respuesta, por correo, directamente a:
XX & ASOCIADOS
Quilmes 2006
C1000 – C.A.B.A.
Para su comodidad, acompañamos un sobre timbrado y con la dirección impresa; o sírvanse utilizar el Fax de nuestros auditores Nro. 4111-0000.
Agradeceríamos que acompañen a su respuesta un resumen de nuestra cuenta, o una conformación del saldo adeudado.
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Sin otro particular, saludamos a ustedes muy atentamente.
[Sello y firma]
Nº circular:………….
Nº de cuenta: ..........
Señores
XX & Asociados
Con respecto al pedido de saldos formulado por la firma [nombre del cliente] al [fecha de confirmación], les informamos:
Cuenta corriente $...................
Anticipos $...................
Documentos $...................
Otras deudas $...................
Sello y firma
Cargo del firmante
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MODELO DE CIRCULARIZACION A COMPAÑÍAS ASEGURADORAS
[Membrete de la empresa]
[Fecha]
[Nombre y domicilio de la compañía de seguro]
De nuestra consideración:
Con motivo de la revisión que llevan a cabo nuestros auditores XX & ASOCIADOS, les agradeceremos remitir directamente a los mismos la siguiente información:
1.- Detalle de las pólizas en vigencia al [ fecha de cierre del ejercicio ], con los siguientes datos:
- Número de Póliza.
- Riesgo Cubierto.
- Monto de la cobertura.
- Importe y vigencia de la prima.
2.- Saldo de cuenta de nuestra empresa con la suya al [fecha de cierre de ejercicio] indicando la composición de dicho saldo.
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3.- Monto de los reclamos presentados y pendientes de pago por su compañía al [ fecha de cierre de ejercicio ].
Para su comodidad, acompañamos un sobre timbrado y con la dirección impresa; o sírvanse utilizar el Fax de nuestros auditores Nro. 4111-0000.
Quedando a la espera de la información solicitada a la mayor brevedad, les saludamos muy atentamente.
[Sello y firma]
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