CL-GNLQ-MUS-FIGL01 - Administración de Cuentas Contables
-
Upload
romanet-ulloa-grandon -
Category
Documents
-
view
150 -
download
0
Transcript of CL-GNLQ-MUS-FIGL01 - Administración de Cuentas Contables
Implementación SAP ERP 6.0
Manual de usuario
Control de Documento
Código del Proyecto GNQ001Nombre del documento
document.docx
Código documento CL-GNLQ-MUS-FIGL01
Modulo FI-GLStatus (Borrador/En proceso/Completo/Aprobado)Ultima Actualización 20/02/2012
Control de Cambios del Documento
Versión Fecha de Modificación
Responsable
Observaciones
1 07.02.2012 R. Schumacher Inicial2 20.02.2012 S. Romo Actualización3
Aprobación
Los abajo firmantes aceptan y acatan el contenido de este documento
Nombre Rol / Empresa
Fecha Firma
Administración de Cuentas Contables Página 1 de 27
Implementación SAP ERP 6.0
Manual de usuario
Contenidos
1 Introducción........................................................................................................................32 Administración de cuentas contables...................................................................................4
2.1 Creación de cuentas centralizadas...................................................................................................42.2 Creación de cuentas en el plan de cuentas....................................................................................132.3 Creación de cuentas en la sociedad...............................................................................................132.4 Visualización/ Modificación de cuentas.........................................................................................142.5 Bloqueo de cuentas...................................................................................................................... 172.6 Petición de borrado de cuentas.....................................................................................................192.7 Visualizar modificaciones.............................................................................................................. 22
3 Glosario de términos..........................................................................................................264 Documentos Relacionados (Opcional)................................................................................27
Administración de Cuentas Contables Página 2 de 27
Implementación SAP ERP 6.0
Manual de usuario
1 Introducción
La base de los módulos de Finanzas se sustenta en el plan de cuentas, dicho plan de cuentas fue definido en el documento CL-GNLQ-BBP-FI01 - GL Estructura Org. y Datos Maestros, disponibles en SOLMAN.
La mantención del Plan de Cuentas es realiza en las siguientes transacciones SAP:
Información general documentoTransacción SAP FS00 – FSP0 – FSS0
Ruta de menú a la transacción Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Datos Maestros Cuentas de Mayor Tratamiento Individual
Como todos los datos maestros de SAP, la cuenta consiste de una parte general que es común para todas las cuentas del Plan de cuentas y de una parte que depende de la sociedad. Por ejemplo, la descripción de la cuenta es la misma para todas las sociedades, pero la moneda de la cuenta puede variar por sociedad.
En el caso especifico de GNLQ, existe una sola Sociedad Financiera, por lo que los datos son transversales a la transacción.
Administración de Cuentas Contables Página 3 de 27
Implementación SAP ERP 6.0
Manual de usuario
2 Administración de cuentas contables
La administración del Plan de Cuentas consiste en Crear, Modificar, Visualizar, Bloquear y asignar la petición de borrado a las Cuentas Contables. Además se pueden visualizar las modificaciones efectuadas.
2.1 Creación de cuentas centralizadas
En este proceso se registrará la creación de cuentas de mayor, que de acuerdo a un procedimiento, se podrán generar para Contabilizaciones directas en FI.
Acceso a la Transacción
Descripción: Existen 3 transacciones para creación de cuentas, las cuales tienen los siguientes objetivos:
Transacción FSP0: Se crea la cuenta de mayor solo a nivel de Plan de Cuentas. Transacción FSS0: Se crea la cuenta de mayor a nivel de Sociedad. Transacción FS00: Se crea la cuenta de mayor de manera centralizada, es decir, se
crea tanto en el plan de cuentas como en la sociedad.
Usamos en modo ejemplo, la transacción FS00.
Administración de Cuentas Contables Página 4 de 27
Implementación SAP ERP 6.0
Manual de usuario
Información general documentoTransacción SAP FS00
Ruta de menú a la transacción Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Datos Maestros Cuentas de Mayor Tratamiento Individual Central
Ingreso de información
Al ingresar a la transacción FS00 se presentará la primera pantalla.
Administración de Cuentas Contables Página 5 de 27
Implementación SAP ERP 6.0
Manual de usuario
Donde:
Nombre de campo
Descripción Acción del usuario y valores
Comentarios
1) Cta. mayor Número de la nueva cuenta que se va a crear.
Deberá ingresar el número de cuenta a crear.
La creación de cuentas debe ser una transacción restringida.
2) Sociedad Sociedad a la cual se va crear dicha cuenta.
Ingresar GNLQ
3) Crear Crear nueva Cuenta Clic en Icono4) Con modelo Crear nuevas cuentas del
mismo tipo de otra que ya existe en el sistema.
Posicionarse sobre el recuadro con modelo y escribir el número de una cuenta que ya existe y la sociedad de la cual pertenece dicha cuenta.
“Best Practice”Usar una cuenta con características parecidas y existentes como modelo de creación.
5) Cta. Mayor Ref. Número de la cuenta que se va a copiar.
Deberá ingresar el número de cuenta a copiar.
6) Sociedad Ref. Sociedad de la cual se va a crear la cuenta.
Ingresar GNLQ
Administración de Cuentas Contables Página 6 de 27
Implementación SAP ERP 6.0
Manual de usuario
Una vez ingresados los datos, se ingresara a la siguiente pantalla:
Pantalla N° 1: Tipo/ Denominación
Donde:
Nombre de campo Descripción Acción del usuario y valores
Comentarios
1) Tipo/Denominación Primera entrada de datos Posicionarse sobre la primera pestaña.
Pantalla N° 1
2) Grupo de cuentas Abrir Match code para definir el grupo de cuentas a asignar
Identificar claramente a qué grupo de cuentas debe quedar asignada esta nueva cuenta.
Si se hizo con modelo la creación puede ser del mismo grupo. El grupo de cuentas define que campos aparecen en las siguientes pantallas.
El grupo de cuentas delimita tanto los campos a visualizar en el dato maestro como el rango de número del código
Administración de Cuentas Contables Página 7 de 27
Implementación SAP ERP 6.0
Manual de usuario
de la cuenta.3) Tipo de Cuenta Identificar de qué tipo es la
cuenta si es de Activo/Pasivo o de Resultado.
Marcar Cta. Beneficio si se trata de una cuenta de Resultado.
4) Tipo de Cuenta Identificar de qué tipo es la cuenta si es de Activo/Pasivo o de Resultado.
Marcar Cuenta de balance, si se trata de una cuenta de Activo o de Pasivo.
5) Texto breve Definir brevemente el nombre de la cuenta.
Definir y escribir claramente su nombre.
Texto corto
6) Texto explicativo Campo en donde se escribe el nombre que llevará la cuenta.
Definir y escribir claramente su nombre.
Texto largo
Una vez ingresados los datos, presionar la pestaña Datos de Control, para luego acceder a la siguiente pantalla:
Pantalla N° 2: Datos de control
Administración de Cuentas Contables Página 8 de 27
Implementación SAP ERP 6.0
Manual de usuario
Donde:
Nombre de campo
Descripción Acción del usuario y valores
Comentarios
1) Datos de Control Pestaña que se presiona de pantalla anterior
Presionar pestaña Pantalla N° 2
2) Moneda de la cuenta
Abrir Match code para definir el tipo de moneda a asignar.
Ingresar la moneda en la que se imputará esa cuenta.
Si la moneda de la cuenta es igual a la moneda local, es factible realizar contabilizaciones con imputaciones a esa cuenta en cualquier moneda.
Si la moneda de la cuenta es distinta a la moneda local, solo es posible realizar imputaciones en esa cuenta con esa
Administración de Cuentas Contables Página 9 de 27
Implementación SAP ERP 6.0
Manual de usuario
moneda (Ejemplo: Cuenta Banco en CLP).
3) Saldos sólo en moneda local
Marcar en cuentas que tengan transacciones en más de una moneda y sólo se quiera ver su saldo en moneda local.
Seleccionar en caso necesario.
4) Clave Diferencias T/C
La clave de diferencias T/C es útil para cuentas sin gestión de partidas abiertas, que deben ser valorizadas por saldo.
Clave definida es G001.
5) Categoría fiscal Establecer con qué tipo de impuesto se debe contabilizar esta cuenta
Abrir Match code para definir la clave de impuesto que permitirá contabilizar esta cuenta.
6) Permitida contab. Sin IVA
Provoca que también se pueda contabilizar la cuenta sin tener que introducir un indicador de impuestos.
Marcar en cuentas para cual se deberá poder contabilizar sin introducir un indicador de impuestos.
7) Cta. Asociada p/clase cta.
Cuando se crean cuentas asociadas, se debe indicar a qué tipo de cuenta lo está.
Abrir Match code e identificar a que cuenta se debe asociar, si es de acreedor, de activo fijo o si es deudor.
9) Gestión partidas abiertas
Indica si la cuenta se debe llevar en partidas abiertas o no.
Marcar en caso de ser necesario. En el caso de las cuentas asociadas no se debe marcar,
10) Visualización part. Indiv.
Permite visualizar partidas individuales de la cuenta.
Siempre se debe marcar.
11) Clave de Clasificación
Clave que simboliza la regla de estructuración para el campo de asignación en la posiciones del documento.
Se recomienda que sea la Clave 001 (fecha de contabilización).
Una vez ingresados los datos, presionar la pestaña Entrada/Banco/Inter. para luego acceder a la siguiente pantalla:
Pantalla N° 3: Entrada/Banco/Inter.
Administración de Cuentas Contables Página 10 de 27
Implementación SAP ERP 6.0
Manual de usuario
Donde:
Nombre de campo Descripción Acción del usuario y valores
Comentarios
1) Entrada/Banco/Inter. Pestaña que se presiona de pantalla anterior
Presionar pestaña Pantalla N° 3
2) Grupo Status Campo Determina el formato de imagen en la entrada de documentos.
Abrir Match code e identificar a qué grupo de cuenta debe quedar asociada esta nueva cuenta.
3) Solo contab. automáticamente
Se ocupa sólo para cuentas asociadas, las que no se pueden imputar directamente.
4) Nivel de Tesorería Se ocupa para las cuentas de Banco. Aquellas que van en el Informe Posición de Caja.
Seleccionar para cuentas bancarias, para el resto de las cuentas debe quedar en blanco.
B0 Bancos (Cartola)B1 IngresosB2 Cheques Girados y No CobradosB3 Egresos Cargos
5) Relev. Para movimiento de Caja
Siempre marcar este flag cuando se trate de cuentas de Bancos asociadas a un nivel de Tesorería.
Activar este Flag.
5) Banco Propio Banco que está asociado a la Ingresar el Banco que tomará
Administración de Cuentas Contables Página 11 de 27
Implementación SAP ERP 6.0
Manual de usuario
cuenta creada esta cuenta7) ID de Cuenta Se ocupa con el ID asociado al
Banco PropioIngresar el ID
Una vez ingresados los datos, presionar la pestaña Palabra clv./Traduc., para luego acceder a la siguiente pantalla:
Pantalla N° 4: Palabra clv./Traduc.
Donde:
Nombre de campo Descripción Acción del usuario y valores
Comentarios
1) Palabra clv./Traduc. Pestaña que se presiona de pantalla anterior
Presionar pestaña Pantalla N° 4
2) Clave de idioma Si se requiere visualizar la Abrir Match code y asignar clave Opcional
Administración de Cuentas Contables Página 12 de 27
Implementación SAP ERP 6.0
Manual de usuario
descripción de una cuenta en varios idiomas se añaden aquí.
de idioma. Ingresa texto breve y Texto expl. En el idioma seleccionado.
Presionar el botón para grabar el nuevo registro.
2.2 Creación de cuentas en el plan de cuentas
Al ingresar a la transacción FSP0: Cta. mayor tratar: Datos plan de ctas. se presentarán solo las siguientes pantallas que son comunes para los mismos números de cuentas del mismo plan de cuentas, independiente de la sociedad:
Pantalla N° 1: Tipo/ Denominación Pantalla N° 4: Palabra clv./Traduc
Acceso a la Transacción
Información general documentoTransacción SAP FSP0
Ruta de menú a la transacción Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Datos Maestros Cuentas de Mayor Tratamiento Individual En el plan de cuentas
Ingreso de información
Véase punto 2.1.2.
2.3 Creación de cuentas en la sociedad
Al ingresar a la transacción FSS0: Cta. mayor tratar: Datos de la sociedad se presentarán solo las siguientes pantallas que son dependiente de la sociedad:
Pantalla N° 2: Datos de control Pantalla N° 3: Entrada/Banco/Inter.
Acceso a la Transacción
Información general documento
Administración de Cuentas Contables Página 13 de 27
Implementación SAP ERP 6.0
Manual de usuario
Transacción SAP FSS0
Ruta de menú a la transacción Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Datos Maestros Cuentas de Mayor Tratamiento Individual En la sociedad
Ingreso de información
Véase punto 2.1.2.
2.4 Visualización/ Modificación de cuentas
Para modificar una cuenta, se usan las mismas transacciones para visualizar, modificar o crear una cuenta. Se puede visualizar/ modificar una cuenta centralizada (Transacción: FS00) o solo la parte del plan de cuentas (Transacción: FSP0) o solo la parte dependiente de la sociedad (Transacción: FSS0).
Como ejemplo, usamos la transacción FS00.
Acceso a la Transacción
Información general documentoTransacción SAP FS00/ FSP0/ FSS0
Ruta de menú a la transacción Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Datos Maestros Cuentas de Mayor Tratamiento Individual
Ingreso de información
Entra a la transacción FS00:
Administración de Cuentas Contables Página 14 de 27
Implementación SAP ERP 6.0
Manual de usuario
Todos los campos parecen como no modificables. Automáticamente se accede al modo de “Visualización”.
Para poder modificar el dato maestro de la cuenta contable, pulsa el botón “Modif.” o en el menú Cta. mayor -> Modif.
Administración de Cuentas Contables Página 15 de 27
Implementación SAP ERP 6.0
Manual de usuario
Los campos modificables parecen en blanco.
Cambiamos la denominación de la cuenta en el texto breve de “Est Incobr Deu Vario” a “Est Incobr Deu Extr.” y en el texto explicativo de “Estimación Incobrables Deudores Varios” a “Estimación Incobrables Deudores extranjeros”.
Presionar el botón para grabar el cambio del registro.
Administración de Cuentas Contables Página 16 de 27
Implementación SAP ERP 6.0
Manual de usuario
2.5 Bloqueo de cuentas
Para bloquear una cuenta, se usan las mismas transacciones que para visualizar/modificar o crear una cuenta. Se puede bloquear una cuenta centralizada (Transacción: FS00) o solo la parte del plan de cuentas (Transacción: FSP0) o solo la parte dependiente de la sociedad (Transacción: FSS0).
Como ejemplo, usamos la transacción FS00.
Acceso a la Transacción
Información general documentoTransacción SAP FS00/ FSP0/ FSS0
Ruta de menú a la transacción Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Datos Maestros Cuentas de Mayor Tratamiento Individual
Ingreso de información
Entra a la transacción FS00:
Administración de Cuentas Contables Página 17 de 27
Implementación SAP ERP 6.0
Manual de usuario
Para poder bloquear el dato maestro de la cuenta contable, pulsa el botón “Bloq.” o en el menú Cta. mayor -> Bloquear.
Se abre la siguiente pantalla:
El bloqueo de la cuenta también está dividido en una parte Bloqueo plan de cuentas y Bloqueo en sociedad.
Bloqueo para cuentas: El bloqueo afecta a nivel de plan de cuentas, independiente de la sociedad
Nombre de campo Descripción Acción del usuario y valores
Comentarios
1) Bloqueada para creación
Este indicador tiene como efecto que la cuenta quede bloqueada para la creación en la sociedad.
Elegir cuando sea necesario. Este campo es útil cuando existe más de una sociedad FI. En el caso de GNLQ no es relevante.
2) Bloqueada p. contabil
Hace que la cuenta se bloquee para contabilización, es decir, que no pueda contabilizarse.
Elegir cuando sea necesario
3) Bloqueada para planif
Tiene como efecto que la cuenta quede bloqueada para la planificación.
Elegir cuando sea necesario
Administración de Cuentas Contables Página 18 de 27
Implementación SAP ERP 6.0
Manual de usuario
Bloqueo en sociedad: El bloqueo afecta solo a nivel de la sociedad elegida.
Nombre de campo Descripción Acción del usuario y valores
Comentarios
4) Bloqueada p. contabil
Hace que la cuenta se bloquee para contabilización en la sociedad elegida.
Elegir cuando sea necesario
Presionar el botón para grabar el bloqueo.
2.6 Petición de borrado de cuentas
Para asignar la petición de borrado de una cuenta, se usan las mismas transacciones que para bloquear/visualizar/modificar o crear una cuenta. Se puede asignar la petición de borrado de una cuenta centralizada (Transacción: FS00) o solo a la parte del plan de cuentas (Transacción: FSP0) o solo a la parte dependiente de la sociedad (Transacción: FSS0).
Como ejemplo, usamos la transacción FS00.
Acceso a la Transacción
Información general documentoTransacción SAP FS00/ FSP0/ FSS0
Ruta de menú a la transacción Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Datos Maestros Cuentas de Mayor Tratamiento Individual
Ingreso de información
Administración de Cuentas Contables Página 19 de 27
Implementación SAP ERP 6.0
Manual de usuario
Entra a la transacción FS00:
Para poder borrar el dato maestro de la cuenta contable, pulsa el botón “Fijar petición
borrado” o en el menú Cta. mayor -> Fijar petic. borr.
Se abre la siguiente pantalla:
La petición de borrado de la cuenta también está dividido en una parte Petición borrado plan de cuentas y Petición borrado en la sociedad.
Administración de Cuentas Contables Página 20 de 27
Implementación SAP ERP 6.0
Manual de usuario
Petición borrado plan de cuentas: La petición de borrado afecta a nivel de plan de cuentas, independiente de la sociedad
Nombre de campo Descripción Acción del usuario y valores
Comentarios
1) Marcar para borrado Este indicador señala que deben borrarse estos datos del registro maestro.
Elegir cuando sea necesario.
Petición borrado en la sociedad: La petición de borrado afecta solo a nivel de la sociedad elegida.
Nombre de campo Descripción Acción del usuario y valores
Comentarios
2) Marcar para borrado Este indicador señala que deben borrarse estos datos del registro maestro para la sociedad indicada.
Elegir cuando sea necesario
Presionar el botón para grabar la petición de borrado.
Administración de Cuentas Contables Página 21 de 27
Implementación SAP ERP 6.0
Manual de usuario
2.7 Visualizar modificaciones
Para poder visualizar las modificaciones que se hicieron a una cuenta, se puede hacer esto de manera centralizada (Transacción: FS04) o solo visualizar la parte del plan de cuentas (Transacción: FSP4) o solo la parte dependiente de la sociedad (Transacción: FSS4).
Como ejemplo, usamos la transacción FS04.
Acceso a la Transacción
Información general documentoTransacción SAP FS04/ FSP4/ FSS4
Ruta de menú a la transacción Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Datos Maestros Visualizar modificaciones
Administración de Cuentas Contables Página 22 de 27
Implementación SAP ERP 6.0
Manual de usuario
Ingreso de información
Entra a la transacción FS04:
Donde:
Nombre de campo Descripción Acción del usuario y valores
Comentarios
1) Número de cuenta Cuenta para cual se requieren visualizar las modificaciones.
Ingresar cuenta.
2) Sociedad Sociedad para cual se requieren visualizar las modificaciones
Ingresar sociedad.
3) De fecha modif. Fecha de periodificación temporal de los documentos de modificación. Sólo se visualizan las modificaciones que se hayan efectuado a partir de la fecha aquí indicada.
Ingresa fecha de modificación. Opcional
4) Hora Hora de modificación. Ingresa hora de modificación. Opcional
5) Modificado por Nombre del usuario que efectuó la modificación.
Ingresa el usuario de la modificación.
Opcional
Pulsa “Enter”.
Administración de Cuentas Contables Página 23 de 27
Implementación SAP ERP 6.0
Manual de usuario
Se abre la siguiente pantalla:
Se indican los campos que fueron modificados.
Para información más detallada, haz doble click sobre uno de los campos modificados, por ejemplo “Texto Explicativo”.
Se abre la siguiente pantalla:
Indicando la fecha de modificación, el campo modificado, el valor nuevo del campo y el valor antiguo del campo.
Para información más detallada, haz doble click sobre la línea. Se abre la siguiente pantalla:
Administración de Cuentas Contables Página 24 de 27
Implementación SAP ERP 6.0
Manual de usuario
Indicando la fecha de modificación, la hora de modificación, el usuario, el campo modificado, el valor nuevo del campo, el valor antiguo del campo y el idioma de la modificación.
2.8
Administración de Cuentas Contables Página 25 de 27
Implementación SAP ERP 6.0
Manual de usuario
3 Glosario de términos
Operación Icono Descripción
Grabar Grabar
Fijar petición borrado
Se fija petición de borrado
Bloquear Se bloque la cuenta por conceptos elegibles
Modificar Modificar
Administración de Cuentas Contables Página 26 de 27
Implementación SAP ERP 6.0
Manual de usuario
4 Documentos Relacionados (Opcional)
En este punto se pueden hacer referencia a otros manuales de usuario o documentos que tengan relación con el proceso documentado en el respectivo manual.
Nombre Descripción breve
Administración de Cuentas Contables Página 27 de 27