Club de Innovacion - Las Centrales de Compras Provinciales, Una Realidad Imparable

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11/07/13 Club de Innovacion - Las Centrales de Compras provinciales, una realidad imparable

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Las Centrales de Compras provinciales, una realidad imparable

10/07/2013FUENTE: CLUB DE INNOVACIN

El pasado 9 de julio tuvo lugar el "Meeting Centrales de Compras Pblicas Locales" que se llev acabo en el saln de plenos de la Diputacin de Burgos. Esta jornada, organizada por el Club de

Innovadores Pblicos (CIP) y la misma diputacin, tuvo como objetivo profundizar sobre lasCentrales de Compras, una de las materias que en el futuro va a tener ms inters en nuestrasAA.PP. de cara a la transparencia y ahorro de costes.

>> DESCRGATE EL VDEO COMPLETO DE LA SESIN>> DESCRGATE LA PRESENTACIN CENTRALES DE COMPRAS

>> CONOCE A LOS PARTICIPANTES EN EL MEETING CENTRALES DE COMPRAS

Representantes de ocho diputaciones (Burgos, Valladolid, Soria,

Guipuzkoa, Valencia, Castelln Badajoz y Granada, estas dosltimas on line) y de la Universidad de Burgos (UBU) se reunieronpara exponer sus experiencias e ideas sobre esta innovadoraforma de gestionar las compras por parte de lasadministraciones.

La jornada se dividi en dos partes. As, en la primera se llev acabo una sesin de debate de todos los expertos convocados, mientras que en la segunda se presentaronlas conclusiones del debate previo adems de dar voz a los internautas que tuvieron oportunidad de

plantear cuestiones a travs de Twitter con el hastag #CIPBurgos.

Maider Ziganda, Directora de Modernizacin y Servicios de la Diputacin Foral de Gipuzkoa ypresidenta de la Central de Compras, fue la primera en intervenir asegurando que hoy en da los resultadosobtenidos por la Central de compras son muy positivos.

Por su parte, Vicente Ibor Asensi, Diputado de la Diputacin de Valencia responsable de la Central deCompras, asegur que "llegaba a la jornada con ganas de aprender, escuchar y formarse en la parte tcnica.
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En el caso de M Pilar Batet, Jefe del Servicio de Contrataciny responsable de la Central de la Diputacin de Castelln, lacentral de compras ha funcionado muy bien con varios acuerdosmarco en los que los municipios han conseguido ahorrosconsiderables.

Hace apenas ao y medio que la Diputacin de Valladolid puso

en marcha la central de compras. Sin embargo vamos avanzandobien, asegur M Jess Jimnez, jefa del rea de Asesoramiento, Planificacin del Territorio y NuevasTecnologas de la Diputacin de Valladolid.

Ayelen es junto con Vortal uno de los proveedores de esta herramienta que da soporte a la gestin dealgunas de estas centrales de compras. Ayelen Solutions segn Raul Monferrer, las dota de una herramientade gestin de pedidos al servcios de los responsables de los ayuntamientos. Por su parte, Vortal con susservicos cubre tambin el proceso de licitacin electrnica y subasta y gestiona la contratacin diaria de unas 2.500 AA.PP. En palabrasde Jos Luis Arstegui, director de sector Pblico de Vortal Connecting Business, estamos aqu para aportar y contar nuestrasexperiencias.

Por su parte, Virginia Moreno, experta en consultora en temas de administracin local, se encarg derepresentar a las Diputaciones de Badajoz y Granada. Todos coinciden en aprender, ver lo que se est

haciendo y copiar para mejorar, asegur.

Jos Luis Mara Gonzlez, secretario de la Diputacin deBurgos, coment que para llevar a cabo la central de comprasha sido clave acudir a las mejores prcticas para copiar lo masadecuado. En este caso, Burgos lleva cerca de ao y medio

trabajando con este tipo de contratacin. Somos conscientes deque los pasos que damos son seguros y son fruto de las mejores

prcticas que hemos ido a buscar como son las de las Diputaciones de Valencia y Castelln, asegur.La central de compras de la Diputacin de Burgos naci, en palabras de Gonzlez, para dar asist encia a los municipios ms pequeos.

Debate de expertos

Miguel de Bas, fundador del Club de Innovadores Pblicos CIP-, comenz preguntando sobre el marconormativo en que se enmarcan las centrales de compras. Un marco normativo escaso que apenas se limita auna ley refundida y a tres artculos.

Batet, representante de Castelln, fue la encargada de explicar la centrales de compras en este sentido. Haydos formas de centralizar la contratacin pblica, asegur. La primera, con una adquisicin centralizada y lasegunda, mediante la adjudicacin de contratos o centralizacin de acuerdos marco. Es el sistema dehomologacin, continu.


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Poco a poco el debate fue entrando en materia y en esta ocasinle tocaba el turno al informe CORA de reforma de lasAA.PP. Para Batet, en este informe se potencia la centralizacinde compras del estado. De esta forma las CC.AA. podrnacogerse a los sistemas centralizados del estado en todo aquelloque oferte el mismo estado y que sea de inters de cadaadministracin, mientras que en el resto de ofertas debern

continuar con sus propias centrales de contratacin, asever.

En este sentido no falt la puntualizacin de Guillermo Yaez, sobre la reforma de la administracin localque se llevar a cabo el prximo 29 de julio en el consejo de ministros.

Llegado el turno del representante de Vortal, Jos Luis Arstegui, se sac a relucir la actual situacin deEspaa. Nos quedamos siempre a la cola de Europa en buenas intenciones, asegur Arstegui destacandoque precisamente CORA es una declaracin de buenas intenciones. En Espaa, tenemos una administracinelectrnica que en cuanto a recursos tecnolgicos estamos en el top 10 a nivel europeo pero en el uso es

diferente ya que slo el 2% realizan contrataciones electrnicas.

Ya metidos de lleno en el debate, Jos Luis Mara Gonzlez,quiso destacar la necesidad del cambio cultural ya que hay quecambiar el papel por una pantalla en la que todo viene en unformato especfico. Se trata de un cambio tecnolgico y culturalque hay que hacer. En palabras de Gonzlez, implantar la facturaelectrnica supone un ahorro de unos 20 das respecto a sutramitacin en papel. Un ahorro de tiempo y costes importante.

El impulso poltico fue uno de los temas de debate

En el caso de la Diputacin de Valencia, que fue la primera en poner en marcha la central decompras, surgi por varios motivos:1. La necesidad de los Ayuntamientos.2. Por un tema prctico de licitacin. A medida que el municipio tiene menos estructura y menos tcnicosresulta ms difcil cumplir los pasos que exige la ley y, por tanto, son pasos que puede llegar a facilitar lacentral de compras.3. Ahorro de costes. Se da cuanto tienes que seguir prestando un servicio pero hay menos dinero para

prestarlo. Es aqu entran en juego las licitaciones de suministro elctrico, telefnico, etc. que en muchasocasiones se disparan de precio y que se pueden asumir con la central de compras.

En el caso de Valencia, la central de compras tras el decreto decreacin de 2008, empez a funcionar en 2009 y ahora est apleno rendimiento pero siempre mejorando, asegurEn este sentido Silvia Cuixeres asegur que en Valencia no ha habido muchocambio. Solo hemos puesto en funcionamiento los tres artculos (mecionados conanterioridad). Cada diputacin ha creado la central de compras segn suidiosincrasia, de una forma independiente.

En el caso de Valencia, se cre un nuevo departamento con gentede la diputacin y personal nuevo contratado. El impulso poltico

fue clave ya que la propuesta vino de ellos.


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Guillermo Yaez en este punto se defini como un firme defensor de las diputaciones y de la necesidad deese impulso politico para hacer las centrales de compras posibles.

En el caso de la Diputacin de Guipuzkoa, la central de compras comenz a finales de la legislatura pasada.Segn Ziganda el mayor impulso en los ayuntamientos fue el llevado a cabo por la clase poltica. En elmomento en que las centrales de compras se hicieron realidad, Ziganda era alcaldesa en uno de losmunicipios (Pasaia). Fue en ese momento cuando vio la oportunidad de adherirse a esta propuesta que

ofreca la propia diputacin. He visto que la carga de trabajo se minimiza y son los tcnicos quienesdemandan unirse a estos expedientes que permiten una gran descarga de trabajo.

Sin embargo, Ziganda entiende que podra suceder lo contrarioporque la diputacin podra cargarse de mucho trabajo. Es aqucuando el labor poltica toma un papel relevante.

En Guipuzkoa la central de compras naci con una iniciativatcnica en el verano de 2010. Algunos ayuntamientos contactaroncon Hacienda que a su vez se puso en contacto con FranciscoJos Prez, jefe de servicios generales y ponente en esta jornada.Desde Hacienda pusieron en conocimiento de Prez que determinados ayuntamientos queran sacar aconcurso el suministro elctrico conjuntamente con la diputacin. Yo directamente no me lo cre, asegur.Ms tarde volvieron a insistir y tiramos hacia delante. Como estaban interesados en ese y otros concursosdecidimos avanzar con la central de compras, continu. Posteriormente, lo elevaron al impulso poltico ycontaron con un claro apoyo desde el primer momento.Al contrario que en otras diputaciones, en Guipuzkoa no hay un rgano como tal de central de compras sinoque se apoya en los Servicios Generales. En este caso, ha habido una identificacin de una necesidad.

Jos Luis Mara Gonzlez por Diputacin de Burgos, aadi un elemento ms a destacar en estosmomentos de crisis y crispacin social ya que quiso vincular las centrales de contratacin con herramientas depuesta en valor de la gestin pblica que realizan las diputaciones provinciales. Asimismo el representante deBurgos destac la transparencia, racionalidad y sostenibilidad de estos organismos gestionando las centralesde compras.

En el caso de Castelln el impulso fue poltico y, a diferencia de otras diputaciones no se contrat a gentenueva, adems de ejecutarse toda la tarea sin incremento de presupuesto gracias al esfuerzo adicional de los

funcionarios del rea. El trabajo est en marcha y funciona, afirm Batet indicando que polticamente habatenido mucho apoyo y haba actuado con total libertad. Batet no dud en recomendar la puesta en marcha delas centrales de compras a otras diputaciones.

Valladolid inici su andadura en las centrales de compras endiciembre de 2011 y la primera actuacin fue el pliego para lacontratacin del suministro de energa elctrica. En este casocomo en Burgos, esta central se ubic dentro del rea deasesoramiento y nuevas tecnologas.

Mnica Mediavilla, jefe de Seccin de Asesoramiento yRegimen Local de la Diputacin de Burgos, coment el impulso

poltico recibido por parte del nuevo presidente. Para ubicar la central de compras se cre un grupointerdisciplinar aunque orgnicamente depende la central de contratacindel Servicio de Asesoramiento a


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Municipios".

Para promocionar esta central de compras, Burgos realiz visitas a los ayuntamientos explicando sufuncionamiento. La idea ha ido calando en los ayuntamientos pequeos lo que nos ha proporcionado que a lahora de sacar la licitacin de energa elctrica estn casi todos adheridos y se hayan conseguido importantesahorros, concluy.

Virginia Moreno, como representante de la Diputacin deBadajoz, asegur que se puso en marcha en abril de 2011. En laactualidad esta central de contratacin tiene 40 ayuntamientosadheridos. Adems inform que, desde Badajoz, crearon unreglamento interno para controlar la gestin.

En este sentido, Moreno sac a relucir un concepto interesante: elmercado electrnico. Algo que en Badajoz ya se estnplanteando.

Siguiendo con sus representados, Moreno destac en el caso de Granada estn empezando ahora con lacentral de compras ya que se constituy el pasado 27 de junio.

Como ya se mencion con anterioridad las centrales de contratacin apenas tiene regulacin pero en palabrasde Moreno pasar igual que con la Ley 11/2007 en la que al final diputaciones y ayuntamientos tendrn queceirse a lo que aplique la Administracin General del Estado. Es un problema de cultura, organizativo, dehacer el cambio y del pnico que da el eliminar el papel, concluy.

Sobre el censo de centrales de copras, no hay una relacion de diputaciones que tengan estos servicos.

Guillermo Yaez record otros tipos de centrales como la de Gobierno Vasco, ayuntamiento de Badalona yotros. Tambien se mencionaron centrales de compras pero internas para sus departamentos como el caso dela Junta de Castilla y Len. Gonzlez resalt la mayor operatividad de las Diputaciones para dar este servisoa los ayuntamientos.

Relacin de las Centrales de Compras con los Ayuntamientos

En el caso de Valencia esta relacin comienza siendo poltica.La Diputacin ha conseguido una cifra ms que satisfactoria. Un

100% de adhesiones. El ltimo en adherirse ha sido elAyuntamiento de Valencia que tena una central de comprasbastante avanzada y mostraba cierta reticencia pero el inters enampliar la dimensin de compra beneficaciaba a todos, asegurAsensi.

Nosotros creemos que es necesario facilitar los trmites y hacerlos ms atractivos para que se puedacomprar en la central de compras como en el Corte Ingls, concluy.

La necesidad de un comit de asesoramiento tcnico sali a relucir en este momento del debate. EnValladolid hacen sus propios comits tcnicos para cada pliego pero sin embargo no cuentan con un comitde expertos como tal.

Sobre los acuerdos marco


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Gerardo Panizo, representante de la Universidad de Burgos,fue el encargado a lo largo del debate de poner el contraste comoinstitucin pblica diferente de las diputaciones que gestiona suscompras centralizadas. Respecto de los acuerdos marco, destaclos que con ms inters se han llevado a cabo en la UBU, quedesarroll su propia central de contratacin en el ao 2004

enmarcada dentro de un plan estratgico. Este proyecto cuentacon el apoyo del equipo rectoral. Aunque no tiene capacidad legaligual que una central de compras al uso, a muchos de los efectos se trata de un departamento similar.

Hoy tenemos acuerdos marco para material de oficina, consumibles de informtica, equipos informticos yperifricos, contratacin de autobuses, gases nobles utilizados en los diferentes departamentos..., asegurPanizo. Los beneficios son indudables. Hace aos que contratamos la electricidad y el gas a travs desubastas, continu. Se trata de una buena labor didctica que realizaron en su da.Para Arstegui el uso de medios dinmicos como la subasta electrnica general genera muchos ahorrosdesde un 7 hasta un 25 o 27%.

Francisco Jos Prez quiso destacar la cantidad de ahorro en el suministro elctrico. En los primerosacuerdos se consiguieron importantes ahorros. Posteriormente los ahorros son mas ajustados. Recientementeen Guipuzkoa consiguieron un ahorro solo del 3%. Como contraste reciente, en los pliegos de extintores yequipos multifuncin se obtuvieron resultados muy buenos. En Eibar se consigui un ahorro de hasta el 50%.En ciertos casos se consigues ahorros muy fuertes, asegur.

Respecto a la subasta de elctricidad, Silvia Cuixeres puso como

contraste al caso de Guipuzcoa en el que la adhesin al acuerdoes obligatoria y se conocen los datos de consumo y decontratacin, el caso de Valencia y rsto de centrales presentes noes viable el cerrar los volmenes de contratacion porque no tienenadhesin previa a los acuerdos marco y, por tanto, no saben losconsumos de cada ayuntamiento.

Yaez quiso destacar la importancia de que la gran mayora de las centrales de compras entran primero conuna licitacin sobre el suministro elctrico. Una central de compras es innovar en contratacin pblica y el

modelo vasco es el ejemplo por excelencia, asegur.

Plataformas y herramientas

Para Ral Monferrer, representante de Ayelen Solutions, la herramienta que ofrecen surgi como unproyecto a medida para cubrir las necesidades completas de una central de contratacin. Dicho proyecto,que naci en la Diputacin de Castelln, luego se implant en Valencia y Burgos.


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on errer exp c que en e caso e es a erramen a ay resmdulos dirigidos a la administracin central, al ayuntamiento y alos proveedores. De esta forma, los pedidos no se lanzan a unnico proveedor ya que existe un comparador de productos paraencontrar el proveedor ms econmico, con un plazo de entregamenor, etc. Adems esta herramienta contiene un sistema deseguridad y un anlisis estadstico de los datos con descuentos que

se aplican, volmenes de venta y dems.

Conclusiones y preguntas abiertas

Tras el debate de expertos, el moderador hizo un resumen delos temas tratados al inicio de la segunda sesin,previo a netrar en nuevos temas de inters planteadas por el moderador de la mesa, Miguel de Bas y aresponder a algunas cuestiones planteadas por el pblico.

Adhesin obligatoria?

Francisco Jos Prez no se plante en su momento sacar los expedientes vacos. Hicimos unaconvocatoria a todos los tcnicos municipales, y lo planteamos as directmente. Hay dos adhesiones, una a lacentral y otra a cada expediente, siendo obligatoria la contratacin de quienes se adhieren al expediente.Cuando la diputacin de Burgos lanza un expediente exige una adhesin obligatoria y un aporte de datos a

ese expediente. En esta fase perfeccionamos los pliegos, asegur Prez quien explic con detalles elfuncionamiento del resto del proceso. Se trata por tanto de adhesiones previas, perfeccionamiento de lospliegos y decisiones vinculantes para todos los proveedores.

Para Ibor Aesensi, de la Diputacin de Valencia, no hay un procedimiento perfecto ya que para productose puede seguir un procedimiento diferente. Nuestro procedimiento est funcionando bastante bien ya queno pedimos avales ni adhesin previa, afirm. Se solicita la adhesin y a partir de ah Valencia hace elacuerdo marco. Son importantes las dos fases. Por un lado, el acuerdo marco y por otro, el contratoderivado que tiene que estar muy marcado, concluy.

Asignacion por lotes?

Silvia Cuixeres tuvo claro la respuesta ya que, en su opinin, esta asignacin por lotes depende de la

tipologa del suministro de servicio que estemos hablando. Te complica un poco la gestin pero essimplemente utilizar ms un Excel o menos.

En el caso de Valladolid, M Jess Jimnez confirm quetambin haban trabajado con lotes mientras que Batet asegurque a nivel provincial esta asignacin por lotes es mucho menosfrecuente debido a la cuanta de los contratos.

Para Francisco Jos Prez la economa a escala que permitenestas centrales de compras y la divisin por lotes se contradicen.Por ello, estn en contra de esta asignacin que tan slo han

llevado a cabo en una ocasin, la correspondiente al suministro y mantenimiento de extintores y sistemas deseguridad.


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x s e una va orac n e ca a por par e e os ayun am en os

Ante esta cuestin que tuvo la respuesta negativa de los presentes, Valencia confirm que pese a que carecede una encuesta de satisfaccin, pero, en palabras de Cuixeres, es algo que tenemos pendiente paraabordarlo el futuro. Mientras que en la Universidad de Burgos s existe por lo menos una recogida de quejas.

En el caso de Guipuzkoa anualmente se hacen encuestas de satisfaccin aunque hasta el momento tan slo

se han hecho dos con un ndice de respuesta en n de ayuntamientos del 50%, pero con una valoracin muypositiva. A travs de estas encuestas la diputacin recibe cuestiones y aportaciones sobre determinadasmaterias a mejorar.

Existen incumplimientos por parte de los proveedores?

El incumplimiento es casi inexitente. La ejecucin de garantas tambin. En Valencia no se ha dado el caso deun incumplimiento como tal pero s de un mal funcionamiento por parte de uno de los proveedores que seconsigui solventar. Como norma general las empresas adjudicatarias cumplen, asegur Cuixeres.

Acceso de las pymes a la contratacin pblica

Se plante el problema de la competencia y el papel de las pymes locales en estos acuerdos y los posiblesproblemas de competencia.Arstegui quiso resaltar el hecho de que la central de contratacin favorece el acceso a la pyme adeterminados negocios. La licitacin electrnica genera importantes ahorros.En este sentido, el representante de Vortal asegur que para poder desarrollar un proyecto de modernizacin tecnolgica de licitacinelectrnica es muy importante tanto el impulso poltico como la alineacin con el proyecto por parte del funcionariado. Lo msimportante es la gestin del cambio dentro de las p ropias organizaciones, concluy.

Comunicacin ayuntamientos con las centrales

Guillermo Yaez quiso abordar uno de los problemas que, en suopinin, tienen en la actualidad las centrales de compras ya que nohan conseguido articular la comunicacin de forma permanente.Hay que solventar la comunicacin entre la central de compras ylos ayuntamientos. En este punto Yaez quiso destacar el buenhacer de la diputacin de Guipuzkoa que emplea un blog para comunicarse con los ayuntamientos. Hay quearticular una comunicacin directa y gil de las centrales de contratacin con los usuarios ayuntamientos,

concluy.

Herramientas de gestin

Mnica Mediavilla hizo hincapi en el hecho de que Burgos comenz con una herramienta electrnica queles permiti contactar con los pequeos ayuntamientos de cara a lanzar una exitosa contratacin.

El representante de Ayelen Solutions no dud en afirmar que la herramienta tiene que adaptarse a ellos yno ellos a la herramienta. Desde el principio nos pidieron que la herramienta fuese muy intuitiva y creo que lo

hemos conseguido. La idea es construir una solucin y no una aplicacin, concluy.

ndice de satisfaccin. Pasos a dar en el futuro de cada una de las centrales


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eg n os u s ar a onz ez, oy por oy e gra o e sa s acc n es a o pese a poco empo quellevan con la central de contratacin en marcha. Los pasos a dar son no agobiar en exceso y avanzar enacuerdos marco adems de seguir trabajando con agentes y aliados clave, as como avanzar en un sistema degestin por procesos.

Para Ibor Asensi la satisfaccin en Valencia es media-alta ya que hay mucho por hacer. Como utopa enValencia se plantean conseguir un catlogo de servicios tan amplio de forma que los ayuntamientos no tengan

ms que acudir a su central de compras para conseguir aquellos que buscan. Adems, esta diputacin estintentando que la adhesin a una central de compras (Valencia) permita el acceso a otras centrales de compra(Alicante y Castelln o por que no Murcia y otras). Creando el concepto de extraterritorialidad de lascentrales en el objetivo de complementar y aportar en cualquier caso la mejor solucin a cada caso y cadaayuntamiento.

Por su parte Batet asegur que el grado de satisfaccin es altsimo. Hemos sacado muchos acuerdosmarco en un breve perodo de tiempo, asegur. Adems, la representante de la Diputacin de Castellnanim a todas las diputaciones a iniciarse en la puesta en marcha de las centrales de compras. Especialmentepor el resulado para los ayuntamientos pequeos. Anim tambien a avanzr en la licitacin electrnica y

especialmente defedi el papel de los funcionarios en dar el mejor servicio a los ciudadanos.

Maider Ziganda por Guipuzcoa indica que el nivel de satisfaccin de los ayuntamientos es bueno. Quierenreducir los plazas de tramitacn y mejorar el tema de garantias. Como dato, de 33,5 milloes contratados elahorro alcanza los 4,5 millones y por ello anima a otras diputaciones. Otro objetivo de futuro es avanzar en la

contratacin electrnicaSegn M Jess Jimnez en Valladolid a pesar de la cortatrayectoria ya tienen un alt nmero de adheridos y el indice de

satisfaccin es bueno aunque tenemos que seguir trabajando enello y satisfaciendo las necesidades de los municipios.

Para Yaez, la confianza en que en la prxima reunin Soria tengauna central de compras y apoyarse en las experiencias de todos para lograrlo.

Panizo desde la universidad lo tuvo claro. La idea es mejorar mucho. Tenemos que apostar por la licitacinelectrnica. Una licitacin que Panizo echa en falta ya que algo falla y no s qu es. Apunt el lema "suavecon las personas y duro con las ideas". Los polticos han de impulsar la licitacion.

Virginia Moreno tambin destac el hecho de que tanto la central de compras como la licitacin electrnicason una asignatura pendiente. Es importante medir porque si n no sabremos los resultados que tenemos.Hay que compartir para que nos permita tener servicios de calidad para conseguir la satisfaccin deempresesa y ciudadana, asegur, aludiendo al mismo meeting que estaba llegando a su fin.

Mnica Mediavilla por la Diputacin de Burgos fue la encargada de poner el broche final a esta jornada.Mnica agradeci la participacin y el esfuerzo de todos en estar presentes en este debate y dej clara la necesariaapuesta por parte de polticos y funcionarios de todas las diputaciones provinciales por las centrales de compras que son parte de sufuturo.

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