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Código: MP-08-07-02
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Manual de
Procedimientos Página: 1 de 1
Fecha de Emisión: Agosto 2010
Título: RADICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
Elaborado por:
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
-Área de Calidad y Mejoramiento-
Aprobado por:
Jefe de la Sección de Gestión Documental
Aprobado por:
Vicerrector Administrativo
DEFINITIVO FAVOR DEVOLVER UNA VEZ RECIBA UNA NUEVA VERSIÓN DEL MANUAL
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO............................................................................................................ 3
2. ALCANCE ............................................................................................................ 3
3. DEFINICIONES .................................................................................................... 3
3.1. Documentos de Carácter Oficial ........................................................................... 3
3.2. SABS .................................................................................................................... 3
3.3. Sección de Gestión Documental........................................................................... 3
3.4. Sistema de Registro de Correo............................................................................. 4
4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES...................................................... 4
4.1. Con Respecto a los Procedimientos de Recepción y Distribución de Correspondencia. ............................................................................................................ 4
5. DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL ..................................................................... 5
6. PROCEDIMIENTOS ............................................................................................. 6
6.1. Radicación de Correspondencia........................................................................... 6
6.2. Distribución de Correspondencia.......................................................................... 9
6.3. Distribución de Correspondencia a Entes Externos............................................ 10
7. PROCESOS RELACIONADOS.......................................................................... 12
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8. FORMATOS ....................................................................................................... 12
9. DOCUMENTOS EXTERNOS ............................................................................. 12
10. ANEXOS............................................................................................................. 12
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1. OBJETIVO
Describir las actividades necesarias para efectuar la radicación y distribución de
correspondencia de todas las dependencias que hacen parte de la Universidad del
Valle.
2. ALCANCE
Involucra a todos los funcionarios y Dependencias encargadas del manejo de
documentos y correspondencia de la Universidad del Valle.
Comprende desde la radicación hasta la distribución de correspondencia pasando
cuando se requiere por la etapa de contratación de servicios especiales de mensajería.
3. DEFINICIONES
3.1. Documentos de Carácter Oficial
Información registrada, cualquiera sea su forma o medio utilizado generado para la
Universidad por parte de sus clientes de procesos y/o por la misma, a través de sus
diferentes Dependencias en sus actividades misionales.
3.2. SABS
Base de datos donde se registran los documentos de carácter oficial que se reciben
para distribuir interna y externamente.
3.3. Sección de Gestión Documental
Dependencia adscrita a la División de Administración de Bienes y Servicios de la
Vicerrectoría Administrativa, la cual cuenta con un equipo de trabajo para las labores de
correo.
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3.4. Sistema de Registro de Correo
Base de datos donde se registran los documentos de carácter oficial que se reciben
para distribuir interna y externamente.
4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES
4.1. Con Respecto a los Procedimientos de Recepción y Distribución de Correspondencia.
En cada Dependencia de trabajo de la Universidad existe una persona, designada
por el responsable de la misma, encargada de entregar los documentos a distribuir
en el horario estipulado para la recolección de los mismos por parte de un Auxiliar
de oficina.
El Auxiliar de oficina debe diligenciar en el sistema la planilla de ruta donde se
relaciona los documentos a entregar y recibir los documentos en cada Dependencia
como corroboración del recibido.
En el caso de presentarse algún problema con los documentos enviados, la persona
encargada de la entrega y recepción de documentos en cada dependencia debe
comunicarse con la Sección de Gestión Documental.
Todo instrumento a distribuir debe llevar claramente el numero que lo identifique, el
nombre de la dependencia remitente; así como su centro de costo y el nombre del
destinatario y su dependencia, con el fin de evitar trastornos en los envíos pues se
consideran que no cumplen con la información básica para tramitarlos y se podrán
devolver el en siguiente recorrido a la dependencia.
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Los usuarios del servicio de correo deben acogerse a la programación definida para
la mensajería. Sólo dentro de los horarios de dicha programación se atenderán los
envíos de documentos.
Los documentos con destino dentro del mismo edificio o ruta que lleva el auxiliar de
oficina, siempre que estén en la ruta hacia delante, serán entregados por estos
inmediatamente, sin necesidad de registrarlos en el sistema en la oficina central de
correo. Los que tengan destinatarios hacia atrás de la ruta, será, llevados a la oficina
y entregados en el siguiente recorrido.
Las revistas de promoción o de ventas no se registran en el sistema. Las de
suscripción se seleccionarán para su registro.
Los documentos como folletos, periódicos, afiches, tarjetas de invitación, muestras
de libros, boletines, catálogos, formatos, etc. son considerados correo ordinario, así
sean recibidos por la ventanilla.
La correspondencia que se considere personal, tales como extractos bancarios, de
cesantías, de tarjetas de crédito, facturas de servicios, celular o de otros pagos etc.;
no corporativos, se procederá a devolverla a la empresa de mensajería
especializada que transporta el documento.
5. DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL
NO APLICA
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6. PROCEDIMIENTOS
6.1. Radicación de Correspondencia
▲: Actividad de Control
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS A- Recoger correspondencia en la Dependencia.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
B- Confirmar que el documento tenga el número consecutivo para poder ingresarla al sistema. ▲
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
C- Ingresar el documento al sistema SABS. Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión Documental
D- Colocar el número de radicación generado por el sistema a la correspondencia.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
E- Sellar la correspondencia . Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión Documental
F- Seleccionar la correspondencia teniendo en cuenta su tipo: interno, ordinario o personal.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
1. Radicación de Correspondencia interna
G- Colocar los documentos en el casillero separándolos por su respectiva ruta según criterio de la radicación.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
2. Radicación de Correspondencia Recomendada externa
A- Recibir la correspondencia en la ventanilla que traen las diferentes mensajerías especializadas externas.
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ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS B- Verificar que la correspondencia contenga las direcciones de la Universidad del Valle; y/o nombre de la dependencia, y/o nombre del funcionario. ▲
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
C- Revisar la información del remitente que debe traer la correspondencia para poder ser recibida. ▲
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
D- Confirmar que el documento tenga especificado el destinatario; si no llamar a la empresa o persona que la envía para saber a quien va dirigida la correspondencia. ▲
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
E- Sellar documento y guía y entregar desprendible de la guía a mensajero.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental Desprendible de Guía
F- Confirmar que el documento tenga el numero consecutivo o numero de guía para poder ingresarla al sistema.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
G- Ingresar la correspondencia al sistema (SABS) especificando si es un correo recomendado, ordinario o personal.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
H- Colocar el numero de radicación generado por el sistema a la correspondencia
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental I- Sellar la correspondencia Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión Documental
J- Seleccionar la correspondencia teniendo en cuenta su tipo; recomendado, ordinario o personal.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
K- Colocar los documentos en el casillero separándolos por su respectiva ruta según criterio de la radicación
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ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS A- Leer el contenido del texto (teniendo en cuenta el Art. 15 de la Constitución) Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión Documental
B- Entregar a la dependencia encargada o a la Oficina Jurídica Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión Documental
3.Oficios de Entes de Control o de la Rama Judicial
C- Radicar en SABS con el número de guía (Adpostal), en asunto digitar Número de radicación del expediente, demandante y tipo de demanda (tutela, ejecutivo, administrativo, etc.)
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
A- Visitar los Apartados Aéreos ubicados en Unicentro y paseo Bolívar. Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión Documental
B- Demostrar ante el funcionario de ADPOSTAL que se es funcionario de la Sección de Gestión Documental.
Funcionario del Apartado Aéreo
C- Recibir la correspondencia y verificar planilla cuando es recomendado.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
D- Sellar la correspondencia y digitar en el sistema como correo recomendado. Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión Documental
4. Correspondencia Aparatados Aéreos
E- Distribuir en el casillero. Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental A- Recibir facturas telefónicas y de servicios. Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión Documental
B- Sellar en la parte posterior superior derecha del recibo con la fecha del día.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
5. Recibos telefónicos y de servicios.
C- Organizar y separar los recibos telefónicos y de servicios por las rutas de cada auxiliar.
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ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS D- Organizar los recibos telefónicos dentro de los documentos que debe entregar en la ruta.
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Documental
E- Entregar la correspondencia a cada Dependencia y hacer firmar la planilla.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
Formato Hoja de Ruta
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6.2. Distribución de Correspondencia
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS A- Imprimir listado de ruta interna designada.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
Listado de Ruta Interna
B- Colocar un número a la hoja de ruta para establecer el orden de visitas
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
C- Recoger correspondencia del casillero correspondiente a su ruta designada
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
D- Confrontar el documento físico con el listado impreso. ▲
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
E- Organizar la correspondencia según el orden de visita en su ruta e iniciar el recorrido
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
F- Visitar las dependencias y entregar la correspondencia Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión Documental
G Firmar la planilla de entrega Secretaria de la
Dependencia
Formato Hoja de Ruta
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1. Distribución de Correspondencia
H- Recoger la correspondencia que tenga la Dependencia Auxiliar de Oficina de la
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ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS I- Si se recoge correspondencia para entregar dentro de la misma ruta, entregar en la Dependencia respectiva sin necesidad de registrarla.
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Documental
J- Terminar recorrido y regresar a la Oficina Central de Gestión Documental Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión Documental
K - Clasificar la correspondencia recibida para registrarla.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental L- Digitar en el sistema y sellar la correspondencia con la fecha del día recibido
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental M- Distribuir en los casilleros la correspondencia recibida y registrada.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental N- Revisar planilla de entrega de recorrido.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
O- Archivar las planillas Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
6.3. Distribución de Correspondencia a Entes Externos
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
A- Contratar empresa de mensajería para entrega de correspondencia (ver procedimiento de contratación por prestación de servicios)
Persona encargada de la Dependencia Remitente
1. Distribución de correspondencia externa que no hace parte del edificio de administración central
B- Recibir correspondencia de las dependencias que no hacen parte del edificio de administración central.
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DEFINITIVO FAVOR DEVOLVER UNA VEZ RECIBA UNA NUEVA VERSIÓN DEL MANUAL
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS C- Confirmar que la correspondencia tenga el número consecutivo del documento para poder ingresarla al sistema.
Persona encargada de la Dependencia Remitente
D- Radicar la correspondencia en el sistema (SABS) en el modulo de Gestión Documental - correspondencia especificando el tipo de origen de envío como DIRECTO.
Persona encargada de la Dependencia Remitente
E- Entregar correspondencia a la coordinación administrativa de la Facultad.
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Documental
F- Recoger correspondencia en la coordinación administrativa de la Facultad.
Mensajeria Especializada
G- Distribuir correspondencia de las dependencias. Mensajeria Especializada
H- Hacer firmar la colilla (desprendible) de entrega de la empresa de mensajería contratada por la dependencia. Destinatario del Envío
A- Registrar la correspondencia en el sistema (SABS) en el modulo de correspondencia de Gestión Documental.
Operario de la Dependencia Remitente
B- Recoger los documentos o correspondencia disponible de las oficinas del Edificio Central.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
C- Sellar correspondencia. Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
D- Si la correspondencia va dirigida a entes externos por fuera de la ciudad ver las actividades E a la G de la etapa 1 de este mismo procedimiento. De lo contrario continuar con la actividad D.
2. Distribución de correspondencia de las oficinas que hacen parte del edificio de administración central
D- Distribuir correspondencia en la ruta establecida por fuera de la Universidad.
Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión
Documental
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Versión: 2.0
Manual de
Procedimientos Página: 12 de 12
Fecha de Emisión: Agosto 2010
Título: RADICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
DEFINITIVO FAVOR DEVOLVER UNA VEZ RECIBA UNA NUEVA VERSIÓN DEL MANUAL
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS E-Hacer firmar la planilla de entrega.
Destinatario del Envío Formato de Hoja de
Ruta F-01-MP-08-07-02
7. PROCESOS RELACIONADOS
Todos los procesos de la Universidad
8. FORMATOS
No. CODIGO DESCRIPCIÓN
1 F-01-MP-08-07-02 Formato Hoja de Ruta para Entrega de Correspondencia
9. DOCUMENTOS EXTERNOS No. DOCUMENTO Expedido por 10. ANEXOS
Código: MP-08-07-02
Versión: 2.0
Manual de
Procedimientos Página: 13 de 13
Fecha de Emisión: Agosto 2010
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CONTROL DE CAMBIOS
NÚMERO DESCRIPCIÓN FECHA
1.0 Versión Inicial del Manual Julio-2008
2.0 Cambio de codificación y actualización de Procedimientos Junio- 2010
Elaborado por: Área de Calidad y Mejoramiento
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
F-04-MP-12-01-02 V-01-2008