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PRESENTACIÓN

La legislación documental, es el medio por el cual se garantiza que todos los procesos involucrados en la gestión documental se realicen con las técnicas, que permitan el correcto tratamiento de la documentación durante su ciclo vital.

La normatividad en el tema de archivos, debe estar acorde en primera instancia con la Constitución Política de Colombia y tener presente los cambios que se presentan en la sociedad, de esta manera garantizar la conservación y consulta a la cual tiene derecho la población. Por lo anterior, la normatividad, reglamentación y legislación de los archivos ha sido de permanente preocupación debido a su valor histórico y fundamental para la sociedad.

En esta semana, se conocerán las principales normas que regulan la gestión documental en el país comenzando por la Constitución Nacional y culminando con la Ley 594 del 14 de julio del 2000. Resultado de aprendizaje: Ordenar la documentación de archivo de acuerdo al sistema implementado por la organización y la normatividad vigente.

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TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACIÓN ................................................................................................................................................................................. 2

TABLA DE CONTENIDO ..................................................................................................................................................................... 3

ÍNDICE DE FIGURAS .......................................................................................................................................................................... 4

ÍNDICE DE TABLAS ............................................................................................................................................................................ 4

1. LA CONSTITUCIÓN Y EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS .............................................................................................. 5

1.1. La Constitución Política de Colombia ................................................................................................................................. 5

1.2. Sistema Nacional de Archivo ............................................................................................................................................... 8

1.2.1. Etapas de los sistemas nacionales de archivos .......................................................................................................... 9

2. MARCO LEGAL DE LOS ARCHIVOS PARA COLOMBIA ....................................................................................................... 11

2.1. Los Artículos en la Constitución Política de Colombia ................................................................................................... 12

2.2. Leyes .................................................................................................................................................................................... 16

2.3. Decretos ............................................................................................................................................................................... 20

2.4. Circulares ............................................................................................................................................................................. 25

3. LEY 594 DEL 14 DE JULIO DEL 2000 ....................................................................................................................................... 26

GLOSARIO ........................................................................................................................................................................................ 30

BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................................................................. 33

WEBGRAFÍA ..................................................................................................................................................................................... 34

CRÉDITOS ......................................................................................................................................................................................... 35

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ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1. Cambios relevantes entre la constitución de 1886 y 1991. ............................................................................................. 7 Figura 2. Cuatro etapas de los sistemas nacionales de archivos. ............................................................................................... 10

Figura 3. Etapa de Implementación................................................................................................................................................. 11 Figura 4. Artículos en los que se institucionaliza la protección de los archivos. ...................................................................... 16 Figura 5. Circulares y la protección de los archivos. .................................................................................................................... 25

Figura 6. Estructura de la Ley 594 de 2000. ................................................................................................................................... 30

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1. Leyes de la gestión documental. ...................................................................................................................................... 20

Tabla 2. Decretos relacionados con la gestión documental. ........................................................................................................ 24 Tabla 3. Principios que rigen la función archivística. .................................................................................................................. 28

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1. LA CONSTITUCIÓN Y EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

Con el objetivo de conocer la normatividad que incide en la conservación y permanencia de los documentos, es necesario estudiar los lineamientos que existen sobre esta materia en el país y además su utilidad en el manejo de los archivos empresariales.

Hay que tener en cuenta que en Colombia existen demasiadas disposiciones sobre la organización documental, por lo anterior, se pretende dar a conocer las principales normas que la rigen y también garantizar de esta manera, empresas con información útil para su gestión.

1.1. La Constitución Política de Colombia

Para garantizar a los integrantes de una sociedad el orden, la convivencia pacífica, la justicia y el desarrollo, el Estado debe organizarse a través de una serie de normas que se denominan Constitución Política.

La Constitución Política de Colombia, fue promulgada el 4 de julio de 1991 y reemplazó la Constitución Política de 1886; a ésta se le conoce como la “Constitución de los Derechos Humanos” debido a su énfasis al reconocimiento y garantía de dichos derechos y elevándolos a Derechos Constitucionales. Por lo anterior, todo el Título II los clasifica como Derechos Fundamentales, Derechos Sociales, Económicos y Culturales, y Derechos Colectivos y del Ambiente.

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Así como la Constitución otorga derechos, también establece deberes que deben ser cumplidos por la sociedad, entre

ellos, respetar los derechos ajenos, participar en la vida política del país, proteger los recursos naturales y culturales, colaborar con la justicia y colaborar con el mantenimiento de la paz. Igualmente incluye temas como la organización del Estado, cuáles son las ramas del poder público y las tareas que deben realizar para cumplir con el fin para las que fueron creadas. La primera Constitución en Colombia fue divulgada en 1886; esta constitución sufrió notables cambios con respecto a la de 1991, (Ver figura 1).

Uno de los grandes cambios que se obtuvo con la Constitución de 1991 fue la importancia que se le brindó a los archivos, ya que se incluyó el derecho a la protección del patrimonio documental y el derecho a la información como una parte fundamental del estado social de derecho y de la democracia.

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Figura 1. Cambios relevantes entre la constitución de 1886 y 1991.

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1.2. Sistema Nacional de Archivo

El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y

aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y

de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos

archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los

ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional (Archivo general de la Nación Colombia. Sistema General de

Archivo).

“La finalidad del Sistema Nacional de Archivos es integral, estructural y funcionalmente los archivos de las entidades

públicas existentes en el ámbito nacional mediante la aplicación de principios, normas, técnicas y métodos de archivo, garantizando con ello la defensa, conservación organización y servicio del Patrimonio Documental de la Nación” (Jaén García, Luis Fernando).

“El Sistema Nacional de Archivos se articula bajo la orientación del Archivo General de la Nación como la instancia que aporta a la construcción de la política archivística en Colombia, y con descentralización administrativa y operativa para el desarrollo de proyectos y programas archivísticos de las instituciones que lo integran, brindando orientación sobre organización, manejo, preservación, conservación, servicio y control de los archivos” (Archivo general de la nación Colombia. Sistema General de Archivo). Los Archivos Regionales son el puente entre los archivos de cada lugar y el Archivo General de la Nación y de esta manera brindar un mejor servicio.

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1.2.1. Etapas de los sistemas nacionales de archivos

Los Sistemas Nacionales de Archivos están creados para reforzar y mejorar los procesos que ya se encuentran implantados en los archivos de un país, por lo tanto, no se pretende crear nuevas estructuras burocráticas ni suplantar procesos. Los Sistemas Nacionales de Archivos están divididos en 4 etapas, estas son:

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Figura 2. Cuatro etapas de los sistemas nacionales de

archivos.

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Figura 3. Etapa de Implementación.

2. MARCO LEGAL DE LOS ARCHIVOS PARA COLOMBIA

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El Marco Legal puede definirse como el conjunto de normar jurídicas dentro de las cuales deben actuar los archivos en sus diferentes procesos.

“La normatividad archivadora jurídica comprende el conjunto de normas que regulan la función de la normatividad archivística. Las normas en su gran mayoría, definen y establecen los alcances y usos de los documentos, en modo y tiempo de conservación. Ninguna determinación podrá ser tomada sin consultar estas normas” (Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia. 2003).

El Estado Colombiano en los años 80 comenzó a crear la política archivística debido a la necesidad de preservar, conservar y difundir el patrimonio documental existente. A lo anterior, se suma el esfuerzo de muchas personas del ámbito académico e investigativo que creían en la importancia de este tema para el progreso cultural y científico del país.

Con la creación del Archivo General de la Nación mediante la Ley 80 de 1989, se instituye como la institución pública de la orden nacional encargada de establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, determinar las políticas sobre esta materia y promulgar los reglamentos necesarios para la organización, preservación y buen uso del patrimonio documental de la Nación. Además de seleccionar, organizar, conservar y divulgar los bienes documentales que forman el Archivo de la Nación.

En la actualidad el Archivo General de la Nación ha realizado una clasificación de las más importantes normas y preceptos concernientes a los archivos, tal y como lo ordena sus funciones como ente rector de las políticas archivísticas.

2.1. Los Artículos en la Constitución Política de Colombia

En la Constitución de 1991, existen una serie de artículos en los que se institucionaliza la protección de los archivos. A continuación se señalan los artículos relacionados con la gestión documental:

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2.2. Leyes

Figura 4. Artículos en los que se institucionaliza la protección de los archivos.

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Además, en la Constitución de 1991, existen una serie de leyes en los que se institucionaliza la protección de los archivos. A continuación se señalan las leyes relacionados con la gestión documental:

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Tabla 1. Leyes de la gestión documental.

2.3. Decretos

Conjuntamente, en la Constitución de 1991, existen una serie de Decretos en los que se institucionaliza la protección de los archivos. A continuación se señalan los decretos relacionados con la gestión documental:

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Tabla 2. Decretos relacionados con la gestión documental.

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2.4. Circulares

Al mismo tiempo, en la Constitución de 1991, existen una serie de circulares en las que se institucionaliza la protección de los archivos. A continuación se señalan las circulares relacionadas con la gestión documental:

Figura 5. Circulares y la protección de los

archivos.

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3. LEY 594 DEL 14 DE JULIO DEL 2000

Esta Ley define y regula todos los procesos documentales que se realizan en archivos de cualquier tipo, también obliga a todas las instituciones a contar con el personal competente en archivística para desarrollar las actividades inherentes al cargo.

La Ley 594 de 2000, se creó con el fin de evitar la corrupción y la desorganización de los archivos debido a su mala administración por parte de las entidades, las cuales estaban entrando en quiebra y liquidadas por la falta de ética de las personas encargadas de su conservación. Investigadores del Archivo General de la Nación encontraron que los archivos de los registros de las actividades de las empresas eran inadecuados y no cumplían con las condiciones exigidas.

En la Ley se establece las reglas y principios que rigen la actividad archivística del país, también se definen los conceptos técnicos y el vocabulario con el propósito de que todas las empresas conozcan y manejen la terminología archivística y la puedan implementar en su lugar de trabajo. Otro aspecto importante de la Ley, son los principios que rigen la función archivística, los cuales son:

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En un país donde la corrupción es el pan de cada día, se hace necesario que la información sea valorada, conocida y controlada por lo anterior, con esta Ley, se pueden obtener soportes y pruebas de las actividades realizadas por parte de las entidades.

Tabla 3. Principios que rigen la función archivística.

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La ley 594 de 2000, es clara en la necesidad de contar con talento humano especializado, con un programa acorde y

bien estructurado, que logre el interés y la participación de todos los encargados del archivo, directivos y personas que de una u otra manera maneje información.

Otros aspectos importantes de la Ley son:

La necesidad de elaborar inventarios para controlar la documentación.

La elaboración de las Tablas de Retención, que deben ser aprobadas primero por el comité de archivos de la empresa y luego por la entidad designada por el gobierno para su revisión.

La necesidad de elaborar un plan de acción para la verificación de los procesos y así garantizar que su conformación sea exitosa.

El gobierno realizará, a través de los órganos competentes, el control y vigilancia de los archivos de las entidades que obliga la Ley.

La Ley protege no sólo el archivo público, también el privado con valor histórico, para ello ofrece apoyo y estímulos para conservar y proteger dicha información. Por lo anterior, el gobierno podrá expropiar las entidades o personas jurídicas para que estos archivos se conviertan en patrimonio nacional.

Hoy en día es claro que el mayor patrimonio que tiene la empresa es la información, por lo tanto esta debe conservarse y protegerse para una buena toma de decisiones.

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GLOSARIO

Figura 6. Estructura de la Ley 594 de 2000.

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Archivo General de la Nación: El Archivo General de la Nación -AGN-, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad. Circular: Comunicación dirigida por una autoridad superior a una inferior sobre el mismo tema y con el mismo propósito. Este es el procedimiento empleado por las autoridades superiores para transmitir a las inferiores, sus instrucciones y decisiones. Constitución: Es la norma suprema de un Estado de derecho soberano, es decir, la organización establecida o aceptada para regirlo. Democracia: Es una forma de organización social que atribuye la titularidad del poder al conjunto de la sociedad. En sentido estricto, la democracia es una forma de organización del Estado en la cual las decisiones colectivas son adoptadas por el pueblo mediante mecanismos de participación directa o indirecta que confieren legitimidad a sus representantes. Movimiento Político: Grupo o conjunto de grupos con afinidad de criterios, intereses y aspiraciones que se constituyen y accionan con el fin primordial de alcanzar el poder político. La idea de movimiento va asociada a la acción colectiva, a la expresión dinámica de las demandas y a la reafirmación pública de las tendencias. Servidor Público: Es aquel trabajador por cuenta ajena cuyo empleador es el Estado, incluyendo la Administración pública y los entes regulados por Derecho público. Sistema Nacional de Archivo: conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la

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homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional. Talento Humano: consiste en la planeación, organización, desarrollo y coordinación, así como también como control de técnicas, capaces de promover el desempeño eficiente del personal, a la vez que el medio que permite a las personas que colaboran en ella alcanzar los objetivos individuales relacionados directamente o indirectamente con el trabajo.

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BIBLIOGRAFÍA

Los Sistemas Nacionales de Archivos de América Latina: Análisis de sus Preceptos Legales. Luis Fernando Jaén García CEBRIÁN SÁNCHEZ, Adalberto; RAPOSO VILLAVICENCIO, Rita María y SANTOS ANGULO, Jhaciel.Modelo Organizacional para un sistema nacional de archivos. 1998 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Reglamento General de Archivos. 2ª ed. Santafé de Bogota: Archivo General de la Nación, 1997. Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia. 2003.

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WEBGRAFÍA

Colombia. Archivo General de la Nación. Sistema General de Archivos. Disponible en http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1180. Colombia. Archivo General de la Nación. Sistema General de Archivos. Disponible en http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1180.

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CRÉDITOS

Líderes de Proyecto

Carlos Fernando Cometa Hortúa.

Juan Pablo Vale Echeverry.

Líder de Línea

Julián Andrés Mora Gómez.

Expertos Temáticos

Eliana del Pilar Ospina Castañeda

Sandra Milena Montoya López

Asesora Pedagógica

Leidy Diana Cuellar Serna

Editora

Andrea Del Pilar Rodríguez Salazar