CONTROL DE DOCUMENTOS

HERNAN JIMENEZ & ASOCIADOS

DIVISION DE DESARROLLO PROFESIONAL

(Versión 1.17 de Octubre de 2007)

HJ & ASOCIADOS 2

DOCUMENTACIÓN

GENERALIDADESMANUAL DE LA CALIDADCOMO HACER LOS DOCUMENTOSCONTROL DE REGISTROS DE

CALIDAD

GENERALIDADES

DOCUMENTACIÓN EFICIENTE

HJ & ASOCIADOS

HJ & ASOCIADOS 4

SISTEMAS DE GESTIÓN

Entradas Salidas

ResponsabilidadGerencial

Administraciónde Recursos

Medición.análisis,

mejoramiento

Ejecución delProducto

(y/o Servicio)

Producto/Servicio

Requisitos

Cliente

Cliente

Satisfacción

SISTEMA DE GESTION DE CALIDADMEJORAMIENTO CONTINUO

5

6

7

8

ISO 9001:2000

CONTROL DE DOCUMENTOS

4.2.3

HJ & ASOCIADOS 6

ESTRUCTURA DOCUMENTAL 1

MANUAL DECALIDAD

PPPROCESOSPROCEDIMIENTOS ADM.PROCEDIMIENTOS TECS.

INSTRUCTIVOSDE TRABAJO

REGISTROS CALIDAD

HJ & ASOCIADOS 7


INSTRUCTIVOS TRABAJO

REGISTROS CALIDAD

MANUAL CALIDAD

DIAGRAMAS PROCESO

PROCEDIMIENTOS

PROCESOSADM. Y TECNICOS

SOPORTES

HJ & ASOCIADOS 8


CADADIRECTORIO

TIENEPROCESO

PROCEDIMIENTOS

MAPA PROCESOS O MACRO PROCESO

CONTROL DOCUMENTOS

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

GESTIÓN DE RECURSOS

PLANEACIÓN Y PRESTACIÓN SERVICIO

MEDICIÓN Y MEJORA

COMPRAS

RELACIONES CON LOS CLIENTES

HJ & ASOCIADOS 9

FLUJO DE DOCUMENTOSDIAGRAMA LEVANTAMIENTO

ELABORADOAPROBADO

COMITÉAUTORIZA

CONTROL

DIVULGAAUDITA

MEJORA

HJ & ASOCIADOS 10

DOCUMENTOS 1

CARACTERIZACIÓN PROCESO

PROCEDIMIENTO PROTOCOLO INSTRUCTIVO NORMA GUÍA MANUAL TÉMPLATE

HJ & ASOCIADOS 11

DOCUMENTOS 2

CODIFICACIÓNCONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTOSCONTROL DE DISTRIBUCIÓNLISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOSBITÁCORA DE CAMBIOSLEVANTAMIENTODIVULGACIÓNAUDITORIAMEJORA

PROPIEDADES

HJ & ASOCIADOS 12

CODIFICACIÓN

CÓDIGO ÚNICO NO REPETIBLE PERMITE SABER DE QUE PROYECTO PERTENECE EL DOCUMENTO LA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO TIENE CÓDIGO CADA PROCEDIMIENTO TIENE CÓDIGO CADA INSTRUCTIVO TIENE CÓDIGO LOS FORMATOS PERTENECEN A LOS DOCUMENTOS

HJ & ASOCIADOS 13

REQUISITOS DE CONTROL DE DOCUMENTOS

CONTROL DE APROBACIÓNCONTROL DE DISTRIBUCIÓN DE LAS

COPIASRETIRO DE LAS VERSIONES

ANTIGUAS Y OBSOLETASDEBE EXISTIR UN PROCEDIMIENTO

DOCUMENTADO SOBRE EL TEMA

HJ & ASOCIADOS 14

CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTOS

VERSIÓN MODIFICACIÓN REALIZADA

1.1 VERSIÓN ORIGINAL 11/10/1999

1.2 CONFERENCIA VANCOUVER 30/09/2000

HJ & ASOCIADOS 15

CONTROL DE DISTRIBUCIÓN

VERSIÓN CARGO NOMBRE FIRMA

1.21.21.2

ASESORINSTRUCTORGERENTE

ANITA

JUAN CARLOS

HERNAN

ANITAJUANCAHERNAN

HJ & ASOCIADOS 16

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

CÓDIGO NOMBRE LOCALIZACIÓN VERSIÓN

EXTERNOD5670P4356T5678G5700I9000LIBRE

LEYVENTASPREVENTASERVICIO CLIENTE

DESCUENTOSFICHA TÉCNICA

BROCHURE

ABOGADOVENTASVENTASSERVICIO CLIENTEVENTASVENTASVENDEDOR

LIBRE1.21.31.21.11.2LIBRE

HJ & ASOCIADOS 17

DOCUMENTOS EXTERNOS

DEBEN SER ADMINISTRADOSHAY RESPONSABLE SE CONOCE SU LOCALIZACIÓNSABEMOS QUE VERSIÓN SE POSEEMONITOREA SU ACTUALIZACIÓNESTA EN EL LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOSHAY CONTROL DE OBSOLETOS

ESTRUCTURA DOCUMENTAL

4.2.2

HJ & ASOCIADOS

HJ & ASOCIADOS 19

ESTRUCTURA DOCUMENTAL

CARACTERIZACIÓN DE PROCESODIAGRAMAS COMPLEMENTARIOSPROCEDIMIENTOSMANUALES DE METODOLOGÍAINSTRUCTIVOS DE TRABAJO Y

PROTOCOLOS CON LOS CLIENTESREGISTROS DE CALIDAD

HJ & ASOCIADOS 20

MANUAL DE CALIDADALCANCE Y LIMITACIONESTABLAS DE EQUIVALENCIASHISTORIASERVICIOS Y DIRECCIÓNPAGINAS INTRODUCTORIASDIAGRAMA DE MACROPROCESODIAGRAMA RELACIONESENTRE PROCESOSCOMO APLICA CADA UNO DE LOS ELEMENTOS Y SU REFERENCIACIONA: MATRIZ DE RESPONSABILIDADESA: MATRIZ DE COMUNICACIONES

HJ & ASOCIADOS 21

REDACCIÓN MANUAL CALIDAD

MANUAL DE CALIDAD 7.4

LOGO

ELEMENTO

COMO APLICA EL ELEMENTO DE LA NORMA, CADA DEBE A LA ORGANIZACIÓN

CODIGO NOMBRE RESPONSABLE

DOCUMENTOS RELACIONADOS

DIAGRAMA, PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVOS......

HJ & ASOCIADOS 22

USO MANUAL CALIDAD

GUÍA PARA ALTOS EJECUTIVOS

VERBALMENTE SE COMUNICA A TODO EL PERSONAL

CLIENTES Y ENTIDADES FINANCIERAS

ENTIDADES CERTIFICADORAS

HJ & ASOCIADOS 23

SS

AA

TT

II

SS

FF

AA

CC

CC

II

OO

NN

CC

LL

II

EE

NN

TT

EE

SS

COMPRAS7.4

GESTIÓN DE LA CALIDAD4.2, 8.2.2

CC

LL

II

EE

NN

TT

EE

SS

RREEQQUUEERRIIMMIIEENNTTOOSS

GESTIÓN RECURSOS

HUMANOS 6.2

MANTENIMIENTO Y SOPORTE EQUIPOS

6.1, 6.3, 6.4

DIRECCIONAMIENTOESTRATÉGICO5, 6.1, 8.4, 8.5

GESTIÓNREQUERIMIENTOS

7.2

DISEÑO, DESARROLLO Y

GESTIÓNCAMBIO7.1, 7.3

HELP DESKINCIDENT

MANAGEMENTGESTIÓN

VERSIONES7.5, 8.3

HJ & ASOCIADOS 24

GESTIÓNREQUERIMIENTOS DISEÑO

DESARROLLOPRUEBAS

DOCUMENTACIÓN

IMPLANTACIÓN MIGRACIÓN FORMACIÓN

SOPORTE

LA CADENA DEL VALOR ES EL CICLO DE VIDA DEL SOFTWARE EN LAS ORGANIZACIONES DE DISEÑOY DESARROLLO DE SOFTWARE.

HJ & ASOCIADOS 25

INTERRELACIÓN DE PROCESOS

CAMBIODOCS

CONTROLDOCS

DIVULGA

AUDITORIA

MEJORA

HJ & ASOCIADOS 26

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

PERMITE VISUALIZAR UN PROCESO EN FORMA SENCILLA

ES UNA MANERA DE REPRESENTAR LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

HJ & ASOCIADOS 27

COMUNICACIONES INTERNAS

COMUNICACIÓN ESCRITACOMUNICACIÓN VÍA MAILCOMUNICACIÓN TELEFÓNICACOMUNICACIÓN VERBALREGISTROS DE COPIA DURAREGISTROS MAGNÉTICOSREGISTROS OFICIALESMODIFICACIONES IMPLICAN CAMBIOS PARA MUCHOS GRUPOS DE TRABAJO

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

HJ & ASOCIADOS

HJ & ASOCIADOS 29

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO (1)

DOCUMENTOS RELACIONADOS:

SEGUIMIENTO Y MEDICION: REQUERIMIENTOS ISO:-Requisitos generales 4.1-Requerimientos documentación 4.2-Enfoque al cliente 5.2-.............

Entradas: Salidas:Proceso:

Indicador proceso:

Recursos del proceso: Procesos con los cuales interactúa:

OBJETIVO DEL PROCESO

NOMBRE PROCESO: CÓDIGO:

HJ & ASOCIADOS 30




Indicador proceso:



NOMBRE PROCESO: CODIGO:

(SIGUE....)

ENCABEZADO DEL PROCESO.

PERMITE DETERMINAR EL NOMBRE, CODIGO Y


HJ & ASOCIADOS 31




Indicador proceso:




(SIGUE....)

DOCUMENTOS QUE DETALLAN LA MANERA

DE APLICAR EL PROCESO EN LA

EMPRESA.

HJ & ASOCIADOS 32




Indicador proceso:




(SIGUE....)

SEGUMIENTO Y CONTROL DEL

PROCESO. DICE QUE CARGO HACE

SEGUIMIENTO Y SU PERIODICIDAD.

HJ & ASOCIADOS 33




Indicador proceso:




(SIGUE....)

EXPLICA QUE ELEMENTOS DE LA

ISO9001 ESTAN SIENDO ATENDIDOS CON ESTE PROCESO

HJ & ASOCIADOS 34




Indicador proceso:




(SIGUE....)

REGISTRO DE LOS RESUTLADOS TANGIBLES Y

MEDIBLES ALCANZADOS POR EL

PROCESO

HJ & ASOCIADOS 35




Indicador proceso:




(SIGUE....)

PASOS DETALLADOS DEL PROCESO QUE

DEBEN SER ATENDIDOS POR LA

EMPRESA

HJ & ASOCIADOS 36




Indicador proceso:




(SIGUE....)

ENTRADAS DEL PROCESO QUE SE ESTA

DOCUMENTANDO. SON TAGIBLES Y MEDIBLES

HJ & ASOCIADOS 37




Indicador proceso:




(SIGUE....)

INDICADORES DE PROCESO SON MEDIBLES, EXACTOS

Y TOTALMENTE DETALLADOS

HJ & ASOCIADOS 38




Indicador proceso:




(SIGUE....)

RECURSOS HUMANOS Y FÍSICOS DEL PROCESO.

LISTA DE INSUMOS Y EQUIPOS REQUERIDOS POR

EL PROCESO

HJ & ASOCIADOS 39




Indicador proceso:




(SIGUE....)

INTERRELACIÓN DE LOS PROCESOS.

SE EXPLICA CON QUE PROCESOS INTERACTÚA EL PROCESO DOCUMENTADO

HJ & ASOCIADOS 40

EJEMPLO DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESO


P CONTROL DOCUMENTOSP CONTROL REGISTROS

F LISTADO DOCUMENTOSF LISTADO REGISTROS

CALIDAD

SEGUIMIENTO Y MEDICION:

Jefe Aseguramiento de la calidad realiza revisión semanal

REQUERIMIENTOS ISO9001:

-44.2

Entradas:Necesidades de nuevos documentosNecesidades modificación documentos

Salidas:Documentos controlados Documentos con historia cambios

Proceso:Crea borradorSe aprueba cambio, adición o eliminación del documentosSe edita y se vuelve STD. Se codificaSe controla cambioSe divulgaSe auditaSe mejora si hay necesidad

Indicador Proceso:Número documentos modificados

sobre el total

Recursos del proceso:Jefe Aseguramiento calidadComité de CalidadComputadores y software de Intranet.

Procesos con los cuales interactúa:

Todos

HJ & ASOCIADOS 41

PROCEDIMIENTO admin.

INDICE

PROCEDIMIENTOSPROCESOSPROCEDIMIENTOS PP

DOCSSEGUIMIEN

TO Y MEDICION:

REQUERIMIENTOS ISO9001:

-4.2Entradas: Salidas:PROCESO

IndicadorRecursos del Procesos

HJ & ASOCIADOS 42

PROCEDIMIENTOS ADM.

ELABORADO APROBADO AUTORIZADO:

OBJETIVOSALCANCEVOCABULARIODESARROLLO

OTROS DOCUMENTOS RELACIONADOSREGISTROS DE CALIDAD RELACIONADOS

ACCIÓN DETALLE RESPONSABLE DOCUMENTO REGISTRO

ENCABEZADO

FIRMAS

DESARROLLO O PARTE CENTRAL

P-PDC-056

PROCEDIMIENTO SISTEMA CALIDAD

TITULO

7.4

PAGINAS EFECTIVAS

LOGO

HJ & ASOCIADOS 43

INICIE EL Server, ENTRE CON LA CONTRASEÑA “AVENTURA”

INICIE EL EQUIPO DE RAYOS XDEBE ESPERAR EL IPL.

LA IMPRESORA DEBE SER PROBADA CON EL PROGRAMAQPINT.

COMPRUEBE QUE EL TELEFONO TIENE LÍNEA

F-456-070

NO HAY

F-456-070

F-456-070

FORMATOLIBRE

PRENDA LA ESTACIÓN 18 ASEGURE QUE ENTRE A LARED.

HJ & ASOCIADOS 44

FORMATO PROCEDIMIENTO


OBJETIVOSPROPÓSITOCOMPROMISOSHABILIDADESACTIVIDADESMEDIDASVERIFICACIONESOTROS DOCUMENTOS RELACIONADOSREGISTROS DE CALIDAD RELACIONADOS

P-DSN025


TITULO

KPA Y NIVEL

PAGINAS EFECTIVAS

LOGO

HJ & ASOCIADOS 45

PROCEDIMIENTOS TEC.


OBJETIVOSPROPÓSITOCOMPROMISOSHABILIDADESACTIVIDADESMEDIDASVERIFICACIONESOTROS DOCUMENTOS RELACIONADOSREGISTROS DE CALIDAD RELACIONADOS

REFERENCIAA CMMI

KPA Y NIVEL

FIRMAS

P-DSN025


TITULO

KPA Y NIVEL

PAGINAS EFECTIVAS

LOGO

INSTRUCTIVO DE TRABAJO

PARA PROCESOS CRÍTICOSPARA ACTIVIDADES DE PRUEBASPARA DESCRIBIR PROTOCOLOS

HJ & ASOCIADOS 47

INSTRUCTIVOS DE TRABAJO

DETALLE DOCUMENTADO

MOUNT D:FORMAT D: /F /VGSTART D:

PRODUCIONPREPARACION INSPECCION

MATERIA PRIMA

D3456-7

HJ & ASOCIADOS 48

INSTRUCTIVOS DE TRABAJO

I7.5-M34-045

CLUSTERSDIRECTORIO BOOT

DATOSDEL

USUARIO

HJ & ASOCIADOS 49

ELABORE SU MACRO PROCESO ELABORE LOS DIAGRAMAS DE INTERRELACIÓN DE

PROCESOS DE APOYO DE SU ORGANIZACIÓN ELABORE EL FORMATO DE CARACTERIZACIÓN

QUE VA A EMPLEAR PARA DESCRIBIR LOS PROCESOS DE SU ORGANIZACIÓN

TALLER APLICATIVO

COMO HACER LOS DOCUMENTOS

LEVANTAMIENTODIVULGACIÓN AUDITORIA

HJ & ASOCIADOS

HJ & ASOCIADOS 51

LEVANTAMIENTO

PREPARACIÓN Y PLANEACIÓN

OPERACIÓN HSEQ

MANTENIMIENTO CORRECTIVO

REGISTRO Y FINAL OPERACIÓN

FORMACIÓN Y CALIFICACIÓN

H = SALUD OCUPACIONAL E = MEDIOAMBIENTES = SEGURIDAD INDUSTRIAL Q = CALIDAD

HJ & ASOCIADOS 52

VALIDACIÓN

ESCRIBA EL BORRADOR DEL DOCUMENTO

EL PERSONAL OPERATIVO LO PRUEBA DURANTE UNAS JORNADAS DE TRABAJO

SE HACEN AJUSTES

HJ & ASOCIADOS 53

EDICIÓN Y DISTRIBUCIÓN

EDICIÓN CONFORME A NORMA FUNDAMENTAL

CODIFICAAUTORIZA EL USO

DEL DOCUMENTOREGISTRA Y

DISTRIBUYE

HJ & ASOCIADOS 54

DIVULGACIÓNLEEREXPLICAR INQUIETUDES RESOLVER DUDASOPERATIVIZAR LA OPERACIÓNSENSIBILIZAR

TALLER MI PAPEL EN ISO9000

CAMBIOS AL DOCUMENTOAJUSTES

HJ & ASOCIADOS 55

AUDITORIA

COMPRUEBA LA APLICACIÓN

BUSCA MEJORAS DOCUMENTOS

ASEGURA CUMPLIMIENTO

ASEGURA REGISTROS

HJ & ASOCIADOS 56

MEJORA

MEJORA DE PROCESOMEJORA DE PRODUCTOMEJORA DE SISTEMA DE GESTIÓN

P H V A

HJ & ASOCIADOS 57

LEA EL DOCUMENTO: GESTIÓN POR PROCESOS.doc ELABORE UN ESQUEMA DE SU ESTRUCTURA DOCUMENTAL

DEFINITIVA DEFINA LA SECUENCIA QUE SE LLEVARA ACABO PARA PODER

LEVANTAR LOS DOCUMENTOS ELABORE UN PROCEDIMIENTO Y UN INSTRUCTIVO DE TRABAJO

TALLER APLICATIVO

REGISTROS DE CALIDAD

ELEMENTO 4.2.4


DIVISION DE DESARROLLO PROFESIONAL

HJ & ASOCIADOS 59

REGISTROS DE CALIDAD

CODIFICACIÓN DE FORMATOSMAPA DE ARCHIVADORESREGISTROS DE CALIDADDATOSREGISTROS DE CALIDAD ELECTRÓNICOSLISTADO MAESTRO DE REGISTROS CALIDADCONTROL CAMBIO DE FORMATOS

HJ & ASOCIADOS 60

CONTROL REGISTROS

PERMITE EVIDENCIAR LAOPERACIÓN CONFORMEDE LOS PROCESOS

REGISTROS ELECTRÓNICOSY REGISTROS EN COPIA DURA

HJ & ASOCIADOS 61

CONTROL REGISTROS

REGISTROS COMO EVIDENCIA CONFORMIDAD

REGISTROS LEGIBLESREGISTROS IDENTIFICABLESREGISTROS RECUPERABLESDEBE ESTAR

DOCUMENTADO EN UN PROCEDIMIENTO

HJ & ASOCIADOS 62

FORMATOSACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE DOCUMENTO REGISTRO

F7.1-009

CODIGO DE FORMATO

CELDA DE ESCRITURA O CAPTURA EN

SISTEMAS

FECHA

HJ & ASOCIADOS 63

REGISTRO DE CALIDADACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE DOCUMENT

OREGISTRO

PEGADO PIERNA

ASEGURAR SIMETRÍA

OPERARIA I7.5-015 F7.5-001 HOJA DE PRODUCTIVIDAD

RELLENO ASEGURAR COMPACTACIÓN DEL MATERIAL

INGENIERO RESIDENTE

P7.5-LIC-014 F7.5-090 REGISTRO DE PRUEBAS

TOMA MUESTRAS

INFORME A LA GENTE E IDENTIFIQUE LA MUESTRA

ENFERMERA P7.5-089 F7.5-078

F7.1-009

FECHA: 20/12/2002

HJ & ASOCIADOS 64

LISTADO MAESTRO REGISTROS

CÓDIGO NOMBRE QUIEN QUIEN QUIEN LUGAR RETENCIÓN

ORIGINA USA ARCHIVA

F234 PEDIDO VENDEDOR DESPACHO AUXILIAR CONTABILIDAD.

CONTABILIDAD 14 MESES

F7.1-009PLAN CALIDAD COMITÉ

CALIDADSUPERVISORES SECRETARIA

PRODUCCIÓN

PRODUCCIÓN 24 MESES

HJ & ASOCIADOS 65

APLICACIÓN PRACTICA

DEFINA LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL.HAGA EL CONTROL DE DOCUMENTOSHAGA EL CONTROL DE REGISTROS DE

CALIDAD.

HJ & ASOCIADOS 66

ESCRIBA LA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD

ESCRIBA EL PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD

DEFINA Y DISEÑE LOS FORMATOS QUE ES NECESARIO DESARROLLAR

TALLER APLICATIVO

HJ & ASOCIADOSMAIL: [email protected]ÉFONO: 313-3210580BOGOTA - COLOMBIA


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Business

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