CONTROL DE REVISIONES - Cancillería...de 2015, se eliminan las resoluciones 9 de 2006 y 140 de...

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GF-PT-47

NOMBRE: GESTIÓN FINANCIERA / PRESUPUESTO MINISTERIO DE RELACIONES

EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO VERSIÓN: 9

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS

MISIONES DE COLOMBIA EN EL EXTERIOR Página 1 de 50

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Fecha de Vigencia: 03/09/2018

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción del procedimiento.

2

Ajuste del procedimiento en cuanto:

• Adición del Decreto 4836 de 2011 en la base legal.

• Eliminación de la actividad No. 5 “Enviar copia de la resolución al Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General de Presupuesto, mediante oficio” del flujograma Modificaciones al Presupuesto (Desagregación Interna).

• Actualización de la observación de la actividad No. 7 del flujograma Modificaciones al Presupuesto (Sobre rubros de Ley).

• Actualización de la actividad No. 5 del flujograma Modificaciones al Presupuesto (Sobre rubros de ley).

• Actualización de la actividad No. 2 y las observaciones en el flujograma Cierre Presupuestal.

• Actualización de la actividad No. 11 del flujograma Vigencias Futuras.

• Adición de las actividades No.5 y 6 del flujograma Constitución de Reservas Presupuestales.

• Adición de la observación de la actividad No. 6 del flujograma Constitución de Reservas Presupuestales.

• Eliminación de los formatos GF-FO-82 Solicitud de Información Personal y Tributaria – Personas Jurídicas, GF-FO-86 Solicitud de Información Personal y Tributaria – Personas Naturales y GF-FO-87 Solicitud de Información Personal y Tributaria – Personas Naturales Exfuncionarios (prima de instalación).

• Inclusión del formato GF-FO-97 Solicitud e Información Personal y Tributaria

3

• Actualización de la Base Legal, se incluyen Decreto 2674 de 2012 “Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación” y Decreto 359 de 1995 “Por la cual se reglamenta la Ley 179 de 1994 y se derogan los Decretos 2789 de 2004 y 4318 de 2006.

• Actualización en el Desarrollo de las Actividades

• Actualización en los puntos de control

• Actualización en las políticas de operación

4 • Actualización en los documentos asociados.








5 • Actualización en los Registros

6 • Se elimina del diagrama de flujo “Constitución de Reservas Presupuestales” la actividad

6 “Enviar a la Dirección de Presupuesto Público Nacional”.

7

• Se incluye dentro de la Base Legal la resolución 069 de 2011 y los decretos 1067 y 1068 de 2015, se eliminan las resoluciones 9 de 2006 y 140 de 2005.

• Se incluyen dentro de los registros “registro de solicitud en el SIIF”, y “solicitud de autorización de vigencias futuras por inversión a Planeación del MRE y el DNP”.

• Se elimina del desarrollo del procedimiento la actividad 6 de “incorporación del presupuesto” se actualiza la actividad de ejecución del presupuesto (registros de reintegros para el MRE), se incluyen las actividades “ejecución del presupuesto (registro de reintegros recursos propios para FR)”, ejecución del presupuesto (registro de reintegros recursos nación - dólares para FR)”, ejecución del presupuesto (registro de reintegros recursos nación - euros para FR)”, ejecución del presupuesto (registro de reintegros pesos para FR)”, ejecución del presupuesto (reintegro rendimientos financieros).

• Se elimina de los puntos de control el riesgo “constituir reserva presupuestal cuando el contrato esté vencido”.

8

• Se incluyen dentro del alcance a los Grupos Internos de Trabajo Financiero y Financiero y de Servicios al Exterior del Fondo Rotatorio.

• Se incluye dentro de la Base Legal el Decreto 869 de 2016 y la Resolución 3279 de 2016, se elimina la Resolución 035 de 2009.

• Se elimina de los registros Certificado de cumplimiento del Estatuto Orgánico de Presupuesto (en caso de traslado para pago pasivos exigibles vigencias expiradas) suscrito por el representante legal, Solicitud de autorización de cupo de vigencia futura al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, oficio remisorio solicitud para estudio y aprobación de la vigencia futura al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, solicitud de vigencia futura registrada en el SIIF, certificado de disponibilidad presupuestal de la presente vigencia que ampara la solicitud de vigencia futura, reportes de ejecución presupuestal SIIF.

• Se incluye el numeral 7 “SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRÓNICOS.

• Se actualiza el Desarrollo del Procedimiento con el nuevo formato y se incluyen los registros.

9

• Se actualiza el responsable de la aplicación de Grupo Interno de Trabajo Financiero y de Servicios al Exterior por Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio.

• Se elimina de la Base Legal las Resoluciones 011 de 1997, 036 de 1998 y 3279 de 2016 y la circular externa 042 de 2010, se incluye el Decreto 412 de 2018, la Resolución 9708 de 2017 y 5653 de 2018.

• Se elimina de los registros y del desarrollo del procedimiento “Comunicaciones de








solicitud de contratación de personal de apoyo en el exterior y se incluyen los formatos GF-FO-111, GF-FO-112 y el documento de recaudo de ingresos presupuestales, resolución de modificación de desagregación, resolución de traslado presupuestal, versiones para anteproyecto ingresos y gastos -SIIF Nación, oficio remisorio Ministerio de Hacienda y Crédito Público y compromiso en el SIIF.

• Se incluye en las definiciones la palabra SIED.

• En el Alcance se incluye al Fondo Rotatorio

• Se elimina la actividad 4.1 del numeral 9.2 DESAGREGACIÓN DEL PRESUPUESTO.

CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

MARTHA INES MEJIA CAMPO Coordinadora Grupo Interno de Trabajo

Financiero del Fondo Rotatorio. 15/08/2018

LADY DIANA LAITON DELGADO Coordinadora Grupo Interno de Trabajo

Financiero (E) 15/08/2018

ANA MARIA VEGA Asesor 15/08/2018

LEOPOLDO CHARRY Asesor 15/08/2018

MÓNICA PAOLA ARÉVALO MORALES Técnico Administrativo 15/08/2018

REVISO METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

MARIA PEÑA SARMIENTO Asesora 22/08/2018

REVISÓ CARGO FECHA

LUIS ARMANDO LOPEZ BENITEZ Director Administrativo y Financiero 31/08/2018

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

ELIANA PRADA BLETRÁN Jefe (E) Oficina Asesora de Planeación y

Desarrollo Organizacional 03/09/2018








1. OBJETIVO Establecer la secuencia de actividades requeridas para el registro de todas las operaciones presupuestales del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, para dar cumplimiento a su misión y visión.

2. ALCANCE Las Misiones de Colombia en el Exterior, todos los procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio, inician con la elaboración del anteproyecto de presupuesto, pasando por la ejecución del mismo mediante la expedición de certificados de disponibilidad presupuestal, registros de compromisos, y termina con la constitución de la reserva presupuestal de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.

3. BASE LEGAL

• Ley 819 de 2003: Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones.

• Decreto de Liquidación de Presupuesto Anual.

• Decreto 412 de 2018: Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1068 de 2015 en el Libro 2 Régimen Presupuestal del sector Hacienda y Crédito Público, Parte 8 del Régimen Presupuestal, Parte 9 Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF Nación y se establecen otras disposiciones.

• Decreto 869 de 2016: Por medio del cual se modifica la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras disposiciones.

• Decreto 1067 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto único Reglamentario del Sector Administrativo de Relaciones Exteriores.

• Decreto 1068 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentado del Sector Hacienda y Crédito Público.

• Decreto 2674 de 2012: Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación.

• Decreto 2768 de 2012: Por el cual se regula la constitución y funcionamiento de las cajas menores.

• Decreto 4836 de 2011: por la cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se modifican los Decretos 115 de 1996, 4730 de 2005, 1957 de 2007 y 2844 de 2010, y se dictan otras disposiciones en la materia.

• Decreto 1957 de 2007: Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se dictan otras disposiciones en la materia.

• Decreto 3487 de 2007: Por el cual se modifica el Decreto 4730 de 2005.








• Decreto 4730 de 2005: Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto.

• Decreto 111 de 1996: Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto.

• Decreto 568 de 1996: Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la Nación.

• Decreto 630 de 1996: Por el cual se modifica el Decreto 359 de 1995.

• Decreto 2260 de 1996: Por el cual se introducen algunas modificaciones al decreto 568 de 1996.

• Decreto 359 de 1995: Por la cual se reglamenta la Ley 179 de 1994.

• Resolución 5653 de 2018: Por la cual se deroga la Resolución No. 3279 del 14 de junio de 2016 y se delegan algunas funciones.

• Resolución 069 de 2011 Ministerio de Hacienda y Crédito Público: Por la cual se establece el Plan de Cuentas a que se refiere el artículo 5 del Decreto 4836 de 2011.

4. DEFINICIONES APROPIACIONES PRESUPUESTALES: Las apropiaciones incluidas en el Presupuesto General de la Nación, son autorizaciones máximas de gasto que el Congreso aprueba para ser ejecutadas o comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Después del 31 de diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y, en consecuencia, no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contracreditarse. (Decreto 111/1996. Art 89) CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: De acuerdo con lo establecido en el Estatuto Orgánico del Presupuesto y sus decretos reglamentarios, el certificado de disponibilidad es un documento expedido por el jefe de presupuesto o por quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso (Resolución 036/1998 Art. 2 Parte A1). COMPROMISO: Son compromisos los actos realizados por los órganos que en desarrollo de la capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto a nombre de la persona jurídica de la cual hagan parte, se encuentren en el proceso de llevar a cabo el objeto establecido en los mismos. Dichos actos deben desarrollar el objeto de la apropiación presupuestal (Resolución 036/1998 Art 2. Parte B1).

MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO: son los cambios que se efectúan en el Presupuesto por conceptos como traslados, aplazamientos, reducciones o adiciones que se presenten en el trascurso de la vigencia fiscal. PERIODO DE TRANSICIÓN: periodo en el que se realizan los ajustes respectivos a la ejecución presupuestal de las entidades de manera que la constitución del rezago presupuestal sea consistente.








PRINCIPIO DE ANUALIDAD: El año fiscal comienza el 1º de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción (Estatuto Orgánico del Presupuesto Art. 14). PRINCIPIO DE COHERENCIA MACROECONÓMICA: El presupuesto debe ser compatible con las metas macroeconómicas fijadas por el Gobierno en coordinación con la Junta Directiva del Banco de la República (Estatuto Orgánico del Presupuesto Art. 20). PRINCIPIO DE ESPECIALIZACIÓN: Las apropiaciones deben referirse en cada órgano de la administración a su objeto y funciones, y se ejecutará estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas (Estatuto Orgánico del Presupuesto Art. 18). PRINCIPIO DE PLANIFICACIÓN: El Presupuesto General de la Nación deberá guardar concordancia con los contenidos del Plan Nacional de Desarrollo, del Plan Nacional de Inversiones, del Plan Financiero y del Plan Operativo Anual de Inversiones (Estatuto Orgánico del Presupuesto Art. 13). PRINCIPIO DE PROGRAMACIÓN INTEGRAL: Todo programa presupuestal debe contemplar simultáneamente los gastos de inversión y de funcionamiento que las exigencias técnicas y administrativas demanden como necesarios para su ejecución y operación, de conformidad con los procedimientos y normas legales vigentes. El programa presupuestal incluye las obras complementarias que garanticen su cabal ejecución (Estatuto Orgánico del Presupuesto Art. 17). PRINCIPIO DE UNIVERSALIDAD: El presupuesto contendrá la totalidad de los gastos públicos que se espere realizar durante la vigencia fiscal respectiva. En consecuencia, ninguna autoridad podrá efectuar gastos públicos, erogaciones con cargo al tesoro o transferir crédito alguno, que no figuren en el presupuesto (Estatuto Orgánico del Presupuesto Art. 15). REGISTRO DE LA VIGENCIA FUTURA: En cada vigencia fiscal el Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces registrará los compromisos adquiridos, con cargo a las autorizaciones de vigencias futuras sin que para ello se requiera expedir un nuevo Certificado de Disponibilidad, en los rubros presupuestales aprobados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (CONFIS). (Resolución 036 /1998. Art. 2. C. Parágrafo). REGISTRO PRESUPUESTAL DE COMPROMISO: Se entiende por Registro Presupuestal del Compromiso la imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin. Esta operación indica el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. El acto del registro perfecciona el compromiso (Resolución 036/1998 Art 2. Parte B1).








RESERVAS PRESUPUESTALES: Al cierre de la vigencia fiscal cada órgano constituirá las reservas presupuestales con los compromisos originados en los actos administrativos de bienes y servicios que al 31 de diciembre no se hayan recibido, siempre y cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación. Las reservas presupuestales sólo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen (Estatuto Orgánico del Presupuesto Art. 89). SIED: Sistema Integrado Electrónico Documental. VIGENCIAS FUTURAS: Es una autorización para la asunción de obligaciones que afecten presupuestos de vigencias posteriores, cuando su ejecución se inicie con presupuesto de la vigencia en curso y el objeto del compromiso se lleve a cabo en cada una de ellas. Es decir, es una autorización mediante la cual se garantiza la existencia de apropiaciones suficientes en los años siguientes para asumir obligaciones con cargo a ellas en la vigencia en curso (Manual de Programación de Inversión Pública - DNP).

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS GF-PT-53 Plan Anual de Adquisiciones

6. REGISTROS

GF-FO-100 Necesidades de Bienes y Servicios. GF-FO-111 Proyección gastos de funcionamiento de las Misiones y Consulados de Colombia en el Exterior. GF-FO-112 Proyección presupuesto de inversión de las Misiones y Consulados de Colombia en el Exterior. Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal en el SIIF. Certificado de Disponibilidad Presupuestal en el SIIF. Registro Presupuestal del Compromiso en el SIIF. Documento de recaudo de ingresos presupuestales. Resolución de desagregación del presupuesto. Resolución de modificación de desagregación. Resolución de traslado presupuestal. Creación cuenta bancaria en el SIIF. Resolución de Traslado Presupuestal. Certificado de financiamiento. Justificación económica de la modificación presupuestal. Registro de solicitud de traslado en el SIIF. Certificación sustento legal. Concepto previo del Departamento Nacional de Planeación para Proyectos de Inversión. Comunicación de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional dando aprobación o no del traslado.








Memorando de la dependencia solicitando trámite de vigencia futura. Justificación técnico-económica. Certificado de cumplimiento del 15% de apropiación respectiva. Constitución de la reserva presupuestal en el SIIF Reportes de la reserva presupuestal en el SIIF. Cancelación de reservas presupuestales en el SIIF. Nómina. Planilla integrada de liquidación de aportes -PILA. Contratos. Convenios. Tutelas. Sentencias. Conciliaciones. Resoluciones. Versiones para Anteproyecto ingresos y gastos – SIIF Nación Oficio remisorio Ministerio de Hacienda y Crédito Público Compromiso en el SIIF. Memorando. Correo electrónico. Desagregación registrada en el SIIF. Acta de cancelación de reserva presupuestal. Registro de solicitud en el SIIF. Registro asignación interna a apropiación a dependencia de afectación en SIIF. Fotocopia de consignación. Reintegro en SIIF. Resolución derogatoria. Adición a la desagregación registrada en el SIIF. Consulta en SIIF.

7. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRÓNICOS. Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF).

Sistema de Correspondencia Oficial. Sistema Integrado de Gestión / Sistema Maestro. Sistema Integrado Electrónico Documental.








8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN Este procedimiento se relaciona los siguientes temas presupuestales: elaboración del anteproyecto de presupuesto, desagregación del presupuesto, ejecución presupuestal, modificaciones al presupuesto, vigencias futuras, constitución de reserva presupuestal y cierre presupuestal, teniendo en cuenta los lineamientos establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO E INCORPORACIÓN DEL PRESUPUESTO: Para la elaboración del anteproyecto de presupuesto se deben tener en cuenta los lineamientos que expida la Dirección General de Presupuesto Público Nacional y los formatos establecidos en ésta. Se debe contar con los siguientes insumos para identificación de necesidades, por parte de las dependencias ejecutoras del presupuesto de gastos, recursos nación y recursos propios:

• Información de la apropiación proyectada de la vigencia a 31 de diciembre.

• Plan Anual de Adquisiciones.

• Vigencias futuras aprobadas. Contabilidad hace la proyección de ingresos para recursos propios y presupuesto, basado en la información suministrada, realiza la versión de ingresos y gastos. La desagregación del presupuesto se discrimina en dos dependencias de afectación (gastos al interior y al exterior del país) EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO: La ejecución presupuestal deberá cumplir las etapas en el siguiente orden: 1) Solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal. 2) Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal. 3) Registro Presupuestal del Compromiso. La solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal deberá estar suscrita por la persona debidamente autorizada. Si es un bien o un servicio, el objeto de la Solicitud de Disponibilidad








Presupuestal deberá estar incluido en el Plan Anual de Adquisiciones, cuando se trata de inversión, se verifica con el formulador del proyecto que la actividad se ajuste a la ficha de inversión. VIGENCIAS FUTURAS: Se realizará solicitud de vigencia futura ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público ó del Departamento Nacional de Planeación, cuando exista una necesidad que abarque más de una vigencia, y tenga debida justificación. La solicitud de vigencia futura recibida deberá citar:

• El plazo de la contratación.

• El valor de la contratación por cada vigencia (presente y futura).

• La justificación técnico-económica de la contratación. La comunicación de solicitud de cupo de vigencias futuras al Ministerio de Hacienda y Crédito Público incluirá los siguientes anexos: Certificado de Disponibilidad Presupuestal de la presente vigencia, Justificación Técnico-Económica y Solicitud de Vigencia Futura en el SIIF.

CONSTITUCIÓN DE RESERVA PRESUPUESTAL Se deben analizar y verificar los compromisos con saldo de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.








9. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

9.1 ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES

REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS

1 Iniciar Proceso

2

Recibir y analizar parámetros de elaboración del anteproyecto de

presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Representante legal Ministerio de Relaciones

Exteriores. Representante Legal Fondo

Rotatorio. Director Administrativo y

Financiero. Coordinador Grupo Interno de Trabajo Financiero del

Fondo Rotatorio. Coordinador Grupo Interno

de Trabajo Financiero.

Se recibe una circular indicando los formatos, tasas IPC y fechas de presentación del anteproyecto de prepuesto, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

3

Enviar comunicación a las áreas ejecutoras para que informen las

necesidades respectivas de la siguiente vigencia.

Director Administrativo y Financiero.

Memorando. Correo electrónico.

4 Solicitar proyección de ingresos del Fondo

Rotatorio con recursos propios a contabilidad.

Coordinador Grupo Interno de Trabajo Financiero del

Fondo Rotatorio.









No. ACTIVIDAD RESPONSABLE

TOMA DE DECISIONES

REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA

RESPUESTAS

5 Analizar y seleccionar las tasas de cambio

de las divisas diferentes al dólar.




6

Recibir y revisar comunicaciones de las dependencias, Misiones y Consulados

según necesidades de gastos y proyecciones de ingresos.




GF-FO-100 Necesidades de bienes y servicios.

GF-FO-111 Proyección gastos de funcionamiento de las Misiones y Consulados de

Colombia en el Exterior. GF-FO-112 Proyección

presupuesto de inversión de las Misiones y Consulados de

Colombia en el Exterior.

7 Establecer parámetros e indicadores

sobre rubros de inversión del presupuesto.


Coordinador Grupo Interno de Trabajo del Fondo

Rotatorio. Funcionario Asignado de la

Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo

Organizacional.










TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

8 Realizar las proyecciones de los rubros de

presupuesto en su máximo nivel de desagregación.




La proyección del presupuesto de inversión la realizará la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional.

9 Diligenciar los formularios del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y consolidar el

presupuesto de ingresos y gastos.

Funcionario asignado Grupo Interno de Trabajo

Financiero de presupuesto. Funcionario asignado

Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo

Rotatorio de presupuesto. Funcionario asignado Grupo Interno de Trabajo del Fondo

Rotatorio de contabilidad.

Estos formularios reposan en la Oficina Asesora de Planeación.










TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

10

Redactar la justificación económica y exposición de motivos para cada uno de los rubros con la inclusión de las cifras

calculadas.



de Trabajo Financiero. Funcionario asignado Grupo

Interno de Trabajo Financiero de presupuesto.


Financiero del Fondo Rotatorio de presupuesto.

Funcionario asignado Grupo Interno de Trabajo del Fondo

Rotatorio de contabilidad.

Correo electrónico. Esta información se remite a la Oficina Asesora de Planeación.

11 Revisar anteproyecto de presupuesto.














TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

12 Registrar el consolidado del anteproyecto

de presupuesto en SIIF




Rotatorio de presupuesto.

Versiones para

Anteproyecto ingresos y gastos – SIIF Nación

Con previa aprobación de la Secretaria General, tanto para el

Ministerio de Relaciones Exteriores como para su Fondo Rotatorio

.

13 Oficializar la versión del anteproyecto de

presupuesto registrado en SIIF.

Funcionario asignado de la Oficina Asesora de

Planeación y Desarrollo Organizacional.

14

Enviar vía correo electrónico y copias magnética y dura del anteproyecto de

presupuesto al Ministerio de Hacienda y Crédito Público.



14.1

¿Se presentaron ajustes u observaciones?

SI

Remítase a la actividad 15.

NO Remítase a la actividad 19.

14.2 ¿Es de funcionamiento?

SI












TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

15 Efectuar los ajustes





16 Efectuar los ajustes correspondientes al

presupuesto de inversión y enviar a firma del Representante Legal.



17 Enviar oficio al Ministerio de Hacienda y

Crédito Público con los ajustes pertinentes.

Representante legal del Ministerio de Relaciones

Exteriores. Representante Legal del

Fondo Rotatorio.

Oficio remisorio Ministerio

de Hacienda y Crédito Público

18 Consultar la Ley de Presupuesto para la vigencia, expedida por el Ministerio de

Hacienda y Crédito Público.














TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

19 Finalizar el proceso.








9.2 DESAGREGACIÓN DEL PRESUPUESTO


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

1 Iniciar proceso.

2 Consultar la Ley de Presupuesto para la

vigencia expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.





3 Elaborar registro de asignación interna de apropiación a dependencia de afectación

en SIIF.


Financiero de presupuesto.

Registro asignación

interna de apropiación a dependencia de afectación

en SIIF.










REGISTROS OBSERVACIONES

PREGUNTA RESPUESTAS

4 Elaborar resolución de desagregación del

presupuesto.





Resolución de

desagregación del presupuesto.

Desagregación de acuerdo con las normas vigentes.

5 Firmar resolución y enviar para su

numeración a la Dirección de Talento Humano.





Resolución de

desagregación del presupuesto.

Si la incorporación es del presupuesto del Ministerio de Relaciones Exteriores, la resolución antes de ser enviada a la firma por parte del Representante Legal lleva el visto bueno del Coordinador GIT Financiero, del Director Administrativo y Financiero y del Secretario General.











6 Registrar en SIIF la desagregación y

asignar las partidas por dependencia de afectación del gasto.




Rotatorio de presupuesto

Desagregación registrada

en el SIIF.









9.3 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

1 Iniciar proceso.

2 Registrar el CDP y el compromiso de los

actos administrativos de vigencia futura en SIIF.





Certificado de disponibilidad presupuestal y compromiso en el SIIF.

3 Recibir y verificar la solicitud de

disponibilidad presupuestal.





GF-FO-100 Necesidades de bienes y servicios.

Memorando.

La solicitud debe estar suscrita por persona autorizada. Si es un bien o un servicio este debe estar incluido en el Plan Anual de Adquisiciones.











PREGUNTA RESPUESTAS

4 Analizar el rubro por el cual se debe

expedir el CDP y recurso.




Financiero del Fondo Rotatorio de presupuesto

5

Registrar solicitud de CDP en SIIF y

constatar que a la fecha existe

apropiación disponible en el rubro con

cargo al cual se afectará el gasto.

.




Financiero del Fondo Rotatorio de presupuesto

Solicitud de certificado

de disponibilidad presupuestal en el SIIF.

5.1 ¿Existe saldo de

apropiación?

SI


NO Remítase a la actividad 6










TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

6 Devolver al peticionario.





7 Expedir CDP, firmar y entregar al

solicitante.





Certificado de

disponibilidad presupuestal en el SIIF.










TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

8 Registrar en SIIF la información que suministró el beneficiario.

Grupo Interno de Trabajo Financiero Funcionario

asignado de presupuesto. Grupo Interno de Trabajo

Financiero del Fondo Rotatorio Funcionario asignado de

presupuesto

Creación de cuenta bancaria en el SIIF.

Si corresponde a contratos, convenios etc., se entrega al GIT de Licitaciones y Contratos, los demás se adjuntan como soporte para la obligación presupuestal.










TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

9

Revisar y recibir a satisfacción documentos soporte para efectuar en

el SIIF el registro presupuestal del compromiso.

Grupo Interno de Trabajo Financiero Funcionario

asignado de presupuesto. Grupo Interno de Trabajo

Financiero del Fondo Rotatorio Funcionario asignado de

presupuesto.

• Nómina

• Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA.

• Actos administrativos.

• Contratos.

• Convenios.

• Tutelas.

• Sentencias. Conciliaciones.

Estos son los documentos soporte para generar el Registro presupuestal del compromiso.










TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

9.1 ¿Es correcta la información?

SI



10 Devolver al peticionario.





11 Efectuar registro presupuestal del

compromiso en SIIF, firmar y entregar al peticionario





Registro presupuestal del

compromiso en SIIF

Si corresponde a contratos, convenios etc., se entrega al GIT de Licitaciones y Contratos, los demás se adjuntan como soporte para la obligación presupuestal. Las primas de instalación,

Sentencias y conciliaciones se

entregan a la Dirección de Talento

Humano










TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

12 Afectar presupuestalmente por diferencial

cambiario













9.4 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO (Registro de reintegros para Ministerio de Relaciones Exteriores)


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

1 Iniciar proceso.

2 Recibir fotocopia de la consignación efectuada por el área de pagaduría.



Fotocopia de consignación.

Con soportes (si aplica).

3 Establecer la clase de reintegro.



Clases de reintegro:

• Diferencial cambiario.

• Recibo oficial de caja ROC.

• Ventanilla.

• Vigencia actual.

• Vigencia anterior.

3.1

¿Es vigencia actual?

SI



4

Identificar la obligación para tomar el número de la orden de pago para SIIF,

luego se clasifica la orden de pago, con la obligación, compromiso y certificado de

disponibilidad presupuestal para proceder a efectuar la clasificación de los rubros

desagregados.










9.4 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO (Registro de reintegros para Ministerio de Relaciones Exteriores)


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

5 Enviar a pagaduría información a registrar

en SIIF.



Correo electrónico.

6

Elaborar el reintegro teniendo en cuenta el número de orden de pago de acuerdo a

los rubros presupuestales según información enviada por el funcionario

asignado.

Pagador -Grupo Interno de Trabajo Financiero.

Reintegro en SIIF.

7

Reducir tanto el compromiso como el certificado de disponibilidad presupuestal,

para que este valor vuelva a la apropiación disponible.

Funcionario asignado Grupo

Interno de Trabajo Financiero de presupuesto.

Para reintegros por concepto de nómina y contribuciones no se reduce el saldo en el CDP.

8 Registrar información en el módulo de

ingresos del SIIF.

Funcionario asignado Grupo Interno de Trabajo Financiero

de presupuesto.

Documento de recaudo de ingresos presupuestales.

Corresponde a reintegros de vigencia anterior.









9.5 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO (Modificaciones CDP y compromiso)


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

1 Iniciar proceso.

2 ¿Es por adición? SI



3 Liberar el saldo del compromiso y de CDP

en el SIIF.





En caso de CDP por solicitud suscrita por la persona autorizada y en caso de compromiso por acta de liquidación de un contrato, convenio etc., o diferencia en la tasa de cambio.

4 Adicionar el valor a la solicitud del CDP, al

CDP y al compromiso en el SIIF.





Certificado de disponibilidad presupuestal y/o Registro presupuestal del compromiso en el SIIF

5 Imprimir, firmar y entregar.





Certificado de disponibilidad presupuestal y/o Registro presupuestal del compromiso en el SIIF








9.5 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO (Modificaciones CDP y compromiso)


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS









9.6 MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO (Desagregación interna)


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

1 Iniciar proceso.

2 Realizar análisis de los saldos de los

rubros presupuestales de acuerdo con las diferentes necesidades.





3 Elaborar proyecto de resolución de

modificación del presupuesto.





Resolución de modificación de desagregación.

Si la modificación es sobre el presupuesto del Ministerio de Relaciones Exteriores, la resolución antes de ser enviada a la firma por parte del Representante Legal lleva el visto bueno del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Financiero, del Director Administrativo y Financiero y del Secretario General. Si es para el Fondo Rotatorio la resolución antes de ser enviada a la firma por parte del Representante Legal lleva el visto bueno del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Financiero, del Director Administrativo y Financiero y del Secretario General.








9.6 MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO (Desagregación interna)



PREGUNTA RESPUESTAS

4 Firmar resolución de modificación de

desagregación.


Exteriores, Representante Legal Fondo Rotatorio

Resolución de

modificación de desagregación.

5 Registrar en SIIF la modificación a la desagregación teniendo en cuenta lo

establecido en la resolución.





Desagregación registrada

en el SIIF.









9.7 MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO (Sobre rubros de Ley)


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

1 Iniciar proceso.

2 Recibir las necesidades de las diferentes áreas ejecutoras y/o analizar proyección

de presupuesto.





Memorando La solicitud en varias ocasiones se realiza de manera verbal.

3 Expedir certificado de disponibilidad

presupuestal para traslado.





Certificado de


3.1 ¿Es traslado es de gastos

de inversión?

SI



4 Solicitar al Departamento Nacional de

Planeación su concepto.



Concepto previo del Departamento Nacional de

Planeación Proyecto Inversión.











PREGUNTA RESPUESTAS

5 Elaborar proyecto de resolución de

traslado presupuestal y enviar a firma del representante legal





Resolución de traslado

presupuestal.

Si la modificación es sobre el presupuesto del Ministerio de Relaciones Exteriores, la resolución antes de ser enviada a la firma por parte del Representante Legal lleva el visto bueno del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Financiero, del Director Administrativo y Financiero y del Secretario General. Si es para el Fondo Rotatorio la resolución antes de ser enviada a la firma por parte del Representante Legal lleva el visto bueno del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio, del Director Administrativo y Financiero y del Secretario General.

6 Firmar resolución de modificaciones al presupuesto. Traslado presupuestal.












TOMA DE DECISIONES


7 Realizar solicitud de traslado en SIIF.





Registro de solicitud de

traslado en el SIIF. Al interior de la misma sección presupuestal.

8 Remitir mediante oficio al Ministerio de

Hacienda y Crédito público la resolución con los anexos.


Oficio. Justificación económica de

la modificación presupuestal. Certificado de


Certificado de

financiamiento. Certificado sustento legal.

Especificar el número de solicitud de traslado presupuestal registrado en el aplicativo SIIF. Si es proyecto de inversión debe

incluir el Concepto del

Departamento Nacional de

Planeación. Una vez radicada la

documentación en el MHCP se

deben subir al SIED.

8.1 ¿Es aprobada?

SI













9 Preparar proyecto de resolución de

derogatoria.





Resolución derogatoria.

La resolución antes de ser enviada a la firma por parte del representante legal, debe tener visto bueno del Coordinador Financiero, del Director Administrativo y Financiero y del Secretario General y para el Fondo Rotatorio debe tener visto bueno del Coordinador Financiero del Fondo Rotatorio y del Director Administrativo y Financiero.

10 Firmar resolución derogatoria.



Resolución derogatoria

11 Enviar a la Dirección de Talento Humano

para su numeración.





Resolución de traslado

presupuestal.










TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

12 Validar en SIIF la solicitud aprobada.





Comunicación de la Dirección General de Presupuesto dando aprobación o no del

traslado.

Consultar en el SIED la aprobación de la solicitud.

13 Registrar apropiación posiciones

desagregadas y/o dependencias de afectación del gasto.





Adición a la desagregación

registrada en el SIIF.









9.8 CIERRE PRESUPUESTAL


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

1 Iniciar proceso.

2

El último día hábil de cada año, anular todos los certificados de disponibilidad

presupuestal que no fueron afectados por registro presupuestal del compromiso.





Consulta en SIIF

Antes del cierre definitivo, de acuerdo a la circular instructiva del cierre fiscal enviada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, existe un periodo de transición en el cual no se puede crear ni adicionar compromisos únicamente revisión y depuración de la ejecución.

3

Ajustar las tasas de cambio de los registros de compromisos presupuestal que sea en divisa y reducir saldos de

compromisos a que haya lugar.













9.9 CONSTITUCIÓN DE RESERVAS PRESUPUESTALES.


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

1 Iniciar proceso.

2 Verificar los compromisos que al cierre definitivo se encuentran pendientes de

obligación en SIIF.





3

Seleccionar minuciosamente los compromisos para ser constituidos como

reservas presupuestales, así como los respectivos documentos soportes.





Contratos. Convenios.

Resoluciones. Nómina.

Memorando

Poner en conocimiento a los supervisores los saldos pendientes por ejecutar y depurar saldos de compromiso sin obligar antes del cierre definitivo.

4 Generar y/o imprimir la relación detallada de las reservas presupuestales del SIIF y constituir legalmente a 31 de diciembre.





Constitución de la reserva presupuestal en el SIIF. Reportes de la reserva presupuestal en el SIIF.

Previo cierre del Administrador SIIF Nación.








9.9 CONSTITUCIÓN DE RESERVAS PRESUPUESTALES.



4.1 ¿Es necesario hacer cancelaciones a las

reservas presupuestales?

SI


NO Finalizar el proceso.

5 Elaborar acta de cancelación de reserva

presupuestal.





Acta de cancelación de reserva presupuestal.

El acta será firmada por el Representante Legal y el funcionario de presupuesto.

6 Efectuar reducción del compromiso en

SIIF.





Cancelación de reservas

presupuestales en el SIIF.

Las cancelaciones, entre otras, puede ser:

• Menores valores a pagar ocasionados por diferencia en tasa de cambio.

• Por liquidación de contratos.









9.10 VIGENCIAS FUTURAS


TOMA DE DECISIONES


RESPUESTAS

1 Iniciar proceso.

2 Recibir solicitud de vigencia futura y CDP,

además de la justificación técnico-económica del área solicitante.


Memorando de la dependencia solicitando el trámite de vigencia futura.

Justificación técnico- económica.

Estableciendo:

• El valor por vigencia en curso y futuras.

• El plazo por cada subordinal presupuestal.

• La justificación técnico-económica del área solicitante.

• Plazo de la contratación.

3 Expedir CDP que ampara la solicitud de

vigencia futura.





Certificado de


Previa expedición de solicitud de CDP en SIIF.

4 Elaborar oficio de solicitud de vigencia

futura dirigido al Ministerio de Hacienda y Crédito Público.





Oficio. Justificación técnico-

económica. Certificado de disponibilidad

presupuestal en el SIIF. Concepto previo del

departamento Nacional de Planeación.

Certificado de cumplimiento del 15% de la apropiación

respectiva.

Se anexa la justificación técnico-económica favorable, certificado de disponibilidad presupuestal de la presenta vigencia que ampara la solicitud de la vigencia futura. Si es de inversión se debe anexar el concepto emitido por el Departamento Nacional de Planeación.











5 Firmar oficio Secretario General. Oficio remisorio Ministerio

de Hacienda y Crédito Público.

Previo visto bueno del Coordinador Financiero del Fondo Rotatorio y/o del Coordinador Financiero y del Director Administrativo y financiero.

6 Registrar la solicitud de autorización de

vigencias futuras en SIIF y subir los documentos para su aprobación al SIED.





Registro de solicitud en el

SIIF.

6.1 ¿Hay aprobación?

SI Comunicación de la

Dirección General de Presupuesto dando

aprobación.



7 Reformular.













No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES REGISTROS OBSERVACIONES

8 Comunicar a las áreas responsables de la

contratación para iniciar el proceso de contrato.





Memorando.

Correo electrónico.

9 Efectuar proceso contractual. Funcionario asignado- Grupo

Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos

10 Registrar el compromiso de la vigencia

actual y el de las vigencias futuras.





Compromiso en el SIIF.

11 Finalizar Proceso








10. PUNTOS DE CONTROL ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD CRITICA Y

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL

CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

9.1

El anteproyecto

de presupuesto

no corresponde

a las

necesidades de

la Entidad

Revisar la

consistencia

entre la

proyección de

ingresos y las

necesidades

de gasto de la

Entidad

Una vez al año

Dirección Administrativa y

Financiera

Coordinador Grupo Interno de Trabajo

Financiero del Fondo Rotatorio.

Oficina Asesora de

Planeación y

Desarrollo

Organizacional

GF-FO-100 Necesidades de

bienes y servicios. GF-FO-111

Proyección gastos de funcionamiento de las Misiones y Consulados de Colombia en el

Exterior. GF-FO-112 Proyección

presupuesto de inversión de las

Misiones y Consulados de Colombia en el

Exterior.








DESAGREGACIÓN DEL PRESUPUESTO

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD CRITICA Y

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL


9.2

Existencia de diferencias entre la Resolución de Desagregación del Presupuesto y lo incorporado en SIIF

Revisión de los valores de la

resolución con la información registrada en SIIF antes de

grabar la transacción

Inicio de vigencia

Funcionario asignado Grupo Interno de

Trabajo Financiero de presupuesto.

Funcionario asignado Grupo Interno de

Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio de

presupuesto.

Desagregación registrada en el

SIIF.

EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO Y EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO (Modificaciones CDP y Compromiso)

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD CRITICA Y

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL


9.3 y 9.5

Error al imputar el rubro Error de digitación en el valor a registrar en SIIF.

Revisión antes de firmar

Cada vez por operación





Certificado de Disponibilidad Presupuestal








9.3 y 9.5

Error de digitación en el valor a registrar en SIIF.

Revisión antes de firmar

Cada vez por operación





Registro presupuestal

del compromiso en

SIIF.

MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO (Desagregación Interna) y MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO (Sobre rubros de Ley)

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD CRITICA Y

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL


9.6 y 9.7

El Ministerio de Hacienda y Crédito Público no apruebe la modificación al presupuesto porque:

• Supera los montos de austeridad del gasto público.

• No se encuentre bien justificado.

• Carezca de base legal.

La justificación económica

debe estar bien sustentada

Cada vez que se presente




Financiero

Responsable de las operaciones

presupuestales


SIIF. Comunicación de la Dirección

General de Presupuesto

dando aprobación o no

del traslado.

El traslado debe cumplir con todos los lineamientos

legales








9.6 y 9.7

Error en la escritura del rubro en la Resolución de Traslado.

Revisión detallada antes

de enviar a firmas

Cada vez que se realice una

Resolución




Financiero

Resolución de Traslado

presupuestal.

9.6 y 9.7

Diferencia entre lo registrado en SIIF y el proyecto de resolución.

Verificar reporte de SIIF.

Cada vez que se presente




Financiero


SIIF.

CIERRE PRESUPUESTAL

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD CRITICA Y

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL


9.8 Cierre con cifras no depuradas.

Realizar revisiones

mensuales con los ajustes

respectivos con énfasis en el periodo de

transición (1 enero a 20 de

enero de la vigencia

posterior al cierre)

Mensual




Financiero

Responsables de las operaciones

presupuestales

Consulta en SIIF








CONSTITUCIÓN DE RESERVAS PRESUPUESTALES

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDA

D

DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD CRITICA Y

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL


9.9 Sobreestimar la reserva presupuestal

Poner en conocimiento a

los supervisores

los saldos pendientes por

ejecutar Depurar saldos de compromiso

sin obligar antes del cierre

definitivo.

Tres veces al año

Una vez al año




Financiero


presupuestales.

Memorando.

9.9

Saldos en reserva que no se van a ejecutar

Seguimiento a la ejecución de la reserva presupuestal

Mensual Responsables de las

operaciones presupuestales

Memorando








VIGENCIAS FUTURAS

PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDA

D

DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD CRITICA Y

VULNERABLE

DESCRIPCION DEL


9.10

Diferencias entre la solicitud a enviar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público la información registrada en SIIF.

Verificar el contenido de la

solicitud de vigencia futura y su reporte en

SIIF

Cada vez que se solicitan vigencias

futuras




Financiero


presupuestales

Oficio remisorio Ministerio de Hacienda y

Crédito Público.

9.10 No digitar la solicitud en el SIIF

Verificar que la solicitud se

haya incluido en el SIIF

Cada vez que se solicitan vigencias

futuras




Financiero


presupuestales

Registro de solicitud en el

SIIF.

11. ANEXOS No aplica.

CONTROL DE REVISIONES - Cancillería...de 2015, se eliminan las resoluciones 9 de 2006 y 140 de...

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