Control Intern Ode Lips Fa

.CDIGO: FECHA:

JA-PR-D-02-0 NOVIEMBRE - 2012

MANUAL DE NORMAS GENERALES CAPTULO: PG.:

DE CONTROL INTERNO1 DE 75

I.P .S.F .A. SUSTITUYE AL DE FECHA:-------

UNIDAD ADMINISTRATIVA:I

ADSCRITAA:CONTROL INTERNO GERENCIA DE PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO

ASUNTO:CONTENIDO

CONTENIDO

CAPITULO ASUNTO

INTRODUCCiNPGINA

7

11 OBJETIVO Y ALCANCE

BASE LEGAL

NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DELINSTITUTO DE PREVISiN SOCIAL DE LA FUERZA ARMADA

9

11I

IV

10

13

Definicin y Objetivos 13Responsabilidad y Constitucin 14

Principios 16

Caractersticas y Mecanismos 17

Normativa aplicable para la implantacin del sistema de control interno 19

V LlNEAMIENTOS GENERALES PARA EL DESARROLLO DELSISTEMA DE CONTROL INTERNO

20

Compromiso 20

21Tipos de Control

Medidas Generales para la Aplicacin de Control Interno 21

Control Interno Previo 23

Control Posterior 25

FECHA:

1 O NOV 2012

,--------, CODIGO: FECHA:l. JA-PR-D-02-0 NOVIEMBRE - 2012I ,

MANUAL DE NORMAS GENERALES CAPTULO: PAG.:

DE CONTROL INTERNO 2 DE 75

I.P.S.F.A. SUSTITUYE AL DE FECHA:-------



ASUNTO:CONTENIDO

VI NORMAS BSICAS DE CONTROL INTERNO

RELATIVAS A LA ORGANIZACiN26

26

El Servidor Pblico dellPSFA 26

Delegacin de Funciones

Separacin de Funciones Incompatibles

27

28

Supervisin Directa 28

Rotacin de Labores 28

Autorizacin y Registro de Operaciones

Control y Uso de Formularios Prenumerados

Clasificacin de los Activos de Informacin

29

29

30

Archivo y Documentacin 31

Restriccin del Acceso a los Recursos, Sistemas y Archivos 32

Elaboracin del Anteproyecto de Presupuesto de Gastos

Formulacin del Presupuesto

Bases para la Formulacin del Presupuesto de Gasto

Discusin y Aprobacin Interna del Anteproyecto de Presupuesto

34

34

SISTEMA DE PRESUPUESTO

34

34

35

Crditos Presupuestarios y Lmites del Gasto

Ejecucin Presupuestaria35

35

PLOS

[8 CODlGO: FECHA:JA-PR-D-02-0 NOVIEMBRE - 2012MANUAL DE NORMAS GENERALES CAPTULO: PG.:DE CONTROL INTERNO 3 DE 75I.P.S.F.A. SUSTITIJYE AL DE FECHA:

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ASUNTO:CONTENIDO

Compromisos Presupuestarios 36

Modificaciones al Presupuesto de Gastos 36

Rendicin de la Ejecucin Presupuestaria 37Evaluacin de la Ejecucin Presupuestaria 37Cierre del Ejercicio Presupuestario 38SISTEMA DE FINANZAS 39

Obligacin de Presentar Caucin 39

Manual de Contabilidad 40

Sistema como Auxiliar Contable 40

Conciliaciones de Cuentas y Saldos 40

Rendicin de Cuentas 41

Confirmacin de Saldos 41

Saldos de Cuentas Por Cobrar y por Pagar 41

Informacin y Documentos Soportes 41

Registros 42

Estados Financieros y Cierre del Ejercicio 43Cheques 43

Cobranza 45

Cuentas por Pagar 46

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MANUAL DE NORMAS GENERALES CAPTULO: PG.:DE CONTROL INTERNO 5 DE 75




ASUNTO:CONfENIDO

Clasificacin de Cargos, Niveles Remunerativos y Requerimientos de 56Personal

Reclutamiento y Seleccin de Personal 56

Capacitacin y Adiestramiento de los Recursos 57

Evaluacin de Personal 58

Cumplimiento de los Deberes del Cargo 58

Prohibicin de Ejercer Simultneamente mas de un Cargo Pblico 59Remunerado

Control de Asistencia 59

Vacaciones 59

Rotacin de Personal 59

Caucin 60

Seguridad Social e Industrial 60

Prestaciones Sociales 60

Retenciones y Deducciones al Personal 61

Remuneraciones, Planes y Beneficios Indirectos del Personal 61

Aplicacin de la Normativa Legal 61

VII ANEXOS 62

Anexo A Guas de Inspeccin 63

FECHA:1 O NOV 201

.CODIGO: FECHA:



DE CONTROL INTERNO 6 DE 75I.P.S.F.A. SUSTITUYE AL DE FECHA:

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UNIDAD ADMINISTRATIV A:I


ASUNTO:CONTENIDO

Anexo B Componentes del Control Interno 64

Anexo C Acta de Compromiso 65

Anexo D Tipos de Control Interno 66

VIII GLOSARIO DE TRMINOS 67IX APROBACiN 75

FECHA:

1 O NOV 201

181CODIGO: FECHA:


MANUAL DE NORMAS GENERALES CAPTULO: PG.:DE CONTROL INTERNO

I 7 DE 75



ADSCRITA A:CONTROL INTERNO GERENCIA DE PLANIFICACiN Y PRESUPUESTO

ASUNTO:INTRODUCCIN

INTRODUCCiN

La Unidad Coordinadora de Control Interno del Instituto de Previsin Social de la FuerzaArmada, ha elaborado el presente Manual de Normas del Sistema de Control Interno como uninstrumento que pretende apoyar el proceso de implantacin, mantenimiento y evaluacin de nuestroSistema de Control Interno, emitiendo condensadamente directrices y normas relacionadas con laadministracin de los recursos, para el funcionamiento eficiente de la Institucin.

Las Normas de Control Interno para el Sector Pblico son guas generales dictadas por laContralora General de la Repblica y por la Superintendencia Nacional de Auditora Interna, con elobjeto de promover una estructura del control dentro de las organizaciones, como un procesocontinuo que debe realizar cada entidad pblica y que conlleva a una sana administracin de losrecursos pblicos, a la efectividad, eficiencia y economa de las operaciones.

El presente Manual se fundamenta en la normativa legal vigente para la AdministracinPblica Nacional y est en concordancia con las normas establecidas por la Ley Orgnica de laContralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal y del Manual de Normasde Control Interno sobre un Modelo Genrico de la Administracin Central y DescentralizadaFuncionalmente.

Este MANUAL DE NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DEL IPSFA, ha sidoconcebido como una gua, no cubre todas las actividades, ni pr scribe soluciones para problemasparticulares y de ser necesario se pueden efectuar las respectivas onsultas a la Unidad de AuditoraInterna y a la Unidad Coordinadora de Control Interno.

FECHA

1 O NOV 2012

'---11 CODIGO: FECHA:

.JA-PR-D-02-0 NOVIEMBRE - 2012

MANUAL DE NORMAS GENERALES CAPTULO: PG.:I 8 DE 75DE CONTROL INTERNO




ASUNTO:INTRODUCCiN

Cada Gerencia es responsable de aplicar el control interno requerido. en cada instancia otramite del proceso, a fin de garantizar la eficacia, transparencia y efectividad de las acciones y sonresponsables de velar por el cumplimiento de las Normas de Control Interno establecidas en lasLeyes. Manuales de Normas y Procedimientos y en el presente Manual, as como mantenerlo enpermanente revisin, para su actualizacin y mejora.

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MANUAL DE NORMAS GENERALES CAPTULO: PG.:11 9 DE 75DE CONTROL INTERNOI.P.S.F.A. SUSTITUYE AL DE FECHA:

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ASUNTO:OBJETIVO y ALCANCE

Objetivo:Establecer lineamientos y procedimientos generales de prevencin, evaluacin y control

continuo de los procesos medulares del Instituto de Previsin Social de la Fuerza Armada, a fin depromover y consolidar el ejercicio del control interno, que permita a la gestin el cumplimiento de losobjetivos y metas con eficiencia, eficacia y economa y apego a las Leyes.

Objetivos Especficos:. Crear mecanismos que garanticen la eficacia, la eficiencia y la economa en las operaciones,

promoviendo y facilitando la correcta ejecucin de las funciones y actividades.

. Establecer lineamientos generales dirigidos a facilitar la aplicacin de controles, a fin decontribuir a la generacin de un ambiente de control con la corresponsabilidad y laparticipacin.

Alcance:

Las disposiciones contenidas en este Manual, referido a los objetivos y lineamientos generalesdel control interno aplican a todas las Gerencias que deben cumplir con lo establecido en susrespectivos Manuales de Normas y Procedimientos, y aquellas disposiciones legales y normas queregulan la Administracin Pblica y el Sistema Nacional de Control isca!.

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MANUAL DE NORMAS GENERALES CAPTULO: pAG.:! I III 10 DE 75. , DE CONTROL INTERNOI.P.S.F.A. SUSTITIJYE AL DE FECHA:

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UNIDAD ADMINISTRATIV A:

I

ADSCRITA A:CONTROL INTERNO GERENCIA DE PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO

ASUNTO:BASES LEGALES

BASES LEGALES:

. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela.

. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de ControlFiscal. (LOCGRSNCF)

. Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico. (LOAFSP)

. Ley Orgnica de la AdministracinPblica. (LOAP)

. Ley Orgnica de Planificacin Pblica y Popular. (LOPPP)

. Ley Orgnica de ProcedimientosAdministrativos.(LOPA)

. Ley Orgnica del Trabajo, de las Trabajadorasy los Trabajadores. (LOTTT)

. Ley Orgnica de las FuerzasArmadas Nacionales.(LOFAN)

. Ley Orgnica de Prevencin, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo. (LOPCYMA T)

. Decreto con rango y fuerza de la Ley Orgnica de Ciencia y Tecnologa e Innovacin, referidoal uso del software libre.

. Ley de Reforma Parcial de Ley de Contrataciones Pblicas y su Reglamento.

. Ley del Estatuto de la Funcin Pblica.

. Ley Contra la Corrupcin.

FECHA:

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CODIGO: FECHA:


MANUAL DE NORMAS GENERALES CAPfTULO: PG.:III 11 DE 75DE CONTROL INTERNO


UNIDAD ADMINJSTRATIV A:I


ASUNTO:BASES LEGALES

. Ley de Seguridad Social de la Fuerza Armada.

. Ley Especial Contra los Delitos Informticos

. Cdigo de Comercio.

. Cdigo de Conducta de los Servidores Pblicos.

. Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del SistemaNacional de Control Fiscal.

. Reglamento sobre la Organizacin del Control Interno en la Administracin Pblica Nacional

. Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico,sobre el Sistema Presupuestario.

. Reglamento W 2 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, sobreel Sistema de Crdito Pblico.

. Reglamento W 3 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, sobreel Sistema de Tesorera.

. Reglamento Parcial W 4 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del SectorPblico, sobre el Sistema de Contabilidad Pblica.

. Normas Generales de Control Interno, dictadas por la Contralora General de la Repblica.(Gaceta Oficial N 36.229 de fecha 17 de junio de 1997)

. Normas Generales de Auditora de Estado, dictadas por la Contralora General de laRepblica. (Gaceta Oficial W 36.229, de fecha 17 de junio de 1997)

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1-.1CODIGO: FECHA:

JA-PR-D-02-0 NOVIEMBRE -2012

M MANUAL DE NORMAS GENERALES CAPITULO: PG.:III 12 DE 75DE CONTROL INTERNOI.P.S.F.A. SUSTITUYE AL DE FECHA:

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UNIDAD ADMINISTRATIV A: 1ADSCRITA A:CONTROL INTERNO GERENCIA DE PLANIFICACIN Y PRESUPUESTOASUNTO:

BASES LEGALES

. Normas Generales de Contabilidad del Sector Pblico. (Gaceta Oficial N 36.100, de fecha 04de diciembre de 1996)

. Estatuto Orgnico deIIPSFA.

. Manual de Normas de Control Interno Sobre un Modelo Genrico de la Administracin Centraly Descentralizada Funcionalmente. (MNCIMGACDF)

. Manual de Correspondencia y Documentacin Militar del Ministerio del Poder Popular Para laDefensa.

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UN"' DMINISlRADORA DEL IPSFA

. FECHA:

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MANUAL DE NORMAS GENERALES CAPITULO: PG.:DE CONTROL INTERNO

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ASUNTO:NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL I.P.S.F.A

Definicin

El Control Interno se define segn el Artculo 35 de la Ley Orgnica de la Contralora Generalde la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, como "un sistema que comprende el plande organizacin, las polticas, normas as como los mtodos y procedimientos adoptados dentro deun ente u organismo sujeto a la Ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidadde su informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia, economa y calidad en susoperaciones, estimular la observancia de las polticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misin,objetivos y metas".

De acuerdo a la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico en suArtculo 5: "el sistema de control interno del sector pblico, cuyo rgano rector es la SuperintendenciaNacional de Auditora Interna, comprende el conjunto de normas, rganos y procedimientos decontrol, integrados a los procesos de la administracin financiera as como la Auditora Interna. Elsistema de control interno actuar coordinadamente con el Sistema de Control Externo a cargo de laContralora General de la Repblica tiene por objeto promover la eficiencia en la capacitacin y usode los recursos pblicos, el acatamiento de las normas legales en las operaciones del Estado, laconfiabilidad de la informacin que se genere y divulgue sobre los mismos; as como mejorar lacapacidad administrativa para evaluar el manejo de los recursos del Estado y garantizarrazonablemente el cumplimiento de la obligacin de los funcionarios de rendir cuenta de su gestin".

FIRT"b NOY 20 \2

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MANUAL DE NORMAS GENERALES CAPTULO: PG.:IV 14 DE 75DE CONTROL INTERNO





ObjetivosEl Control Interno es concebido como un conjunto de planes, mtodos, procedimientos y otras

medidas de una institucin que tiene como objetivos principales (Concepto INTOSAI):. Promover operaciones metdicas, econmicas, eficientes y eficaces, as como productos y

servicios de la calidad esperada.

. Preservar al patrimonio frente a prdidas por despilfarro, abuso, mala gestin, errores, fraudeso irregularidades.

. Respetar las leyes, reglamentaciones y directivas; estimular la adhesin de los integrantes dela organizacin a sus polticas y objetivos.

. Elaborar y obtener datos financieros y de gestin completos, confiables y presentadoscorrectamente en informes oportunos.

Responsabilidad

Conforme a lo establecido en el marco legal y en el Documento de Desarrollo de ControlInterno del IPSFA, el ejercicio del Control Interno se concibe de una manera que sea intrnseco aldesarrollo de las funciones de todos los cargos, especialmente a aquellos que tengan responsabilidadde mando y administracin o custodia de bienes.

As, la responsabilidad de organizar, establecer, mantener y evaluar el Sistema de ControlInterno, segn el Artculo 36 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y delSistema Nacional de Control Fiscal, le compete a la mxima autorid d del Instituto, la cual debe serresponsable de organizar, establecer y mantener un adecuado Control Interno, de

T~ t.mv 201AS GUERRERO

.CODlGO: FECHA:


MANUAL DE NORMAS GENERALES CAPTULO: PG.:IV 15 DE 75DE CONTROL INTERNO





acuerdo a nuestra naturaleza, estructura y fines.

Asimismo, a los niveles directivos y gerenciales les corresponde garantizar el eficaz funcionamientodel sistema en cada rea operativa, unidad organizativa, programa, proyecto, actividad u operacin,de la cual sean responsables" (Art 8 Normas Generales de Control Interno. Gaceta Ofic. 36.22917Jun97)

Adicionalmente, cada funcionario responder ante su superior inmediato por el funcionamientodel Sistema de Control Interno dentro de su mbito de operacin, de tal forma que finalmente laresponsabilidad descansar en el nivel ejecutivo ms alto.

A tal efecto la LOCGRSNCF en su Artculo 92, establece:

"Las mximas autoridades, los niveles directivos y gerenciales de los organismos sealados en los numerales 1al 11 del artculo 9 de esta Ley, adems de estar sujetos a las responsabilidades definidas en este Captulo,comprometen su responsabilidad administrativa cuando no dicten las normas, manuales de procedimientos,mtodos y dems instrumentos que constituyan el sistema de control interno, o no lo implanten, o cuando noacaten las recomendaciones que contengan los informes de auditora o de cualquier actividad de control..."

Constitucin

"El control interno administrativo lo conforman las normas, procedimientos y mecanismos queregulan los actos de administracin, manejo y disposicin del patrimonio pblico y los requisitos ycondiciones que deben cumplirse en la autorizacin de las tr nsacciones presupuestarias yfinancieras". (Art 5 Normas Generales de Control Interno. Gaceta Ofi 36.22917Jun97)."El control interno contable comprende las normas, a la

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DE CONTROL INTERNOIV 16 DE 75


UNIDAD ADMINlSTRATIV A:I



proteccin de los recursos y a la confiabilidad de los registros de las operaciones presupuestarias y financieras,as como a la produccin de informacin atinente a las mismas". (Art 6 de las Normas Generales de ControlInterno, Gaceta Oficial N 36.229 de fecha 17Jun97).

Principios

Con el ejercicio del Control Interno se persigue que las actuaciones administrativas dentro delIPSFA, se desarrollen con arreglo a los siguientes principios:

Igualdad: Que las actividades del Instituto estn orientadas hacia el inters de nuestrosafiliados, sin distinciones ni discriminaciones.

Legalidad: desarrollo de las actividades y operaciones acatando las normas constitucionales,legales e institucionales establecidas.

Eficiencia: Procurar el cumplimiento de nuestras funciones y el alcance de nuestros objetivos,con la mxima productividad y el mejor uso de los recursos disponibles.

Economa: Que la asignacin de los recursos sea la ms adecuada en funcin de losobjetivos y metas institucionales, orientados a la moderacin en el gasto, procurando la debidaproporcionalidad en los trminos de costo-beneficio.

. Celeridad: Que se suministre respuesta oportuna a las peticiones y requerimientos denuestros afiliados y en general de todos los usuarios externos e internos de nuestrosprocedimientos y servicios. Se debe procurar la celeridad en los procesos administrativos, conel propsito de obtener resultados ptimos y oportunos.

FECHA

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UNIDADADMINISTRATIVA:I


ASUNTO:NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE CON'IROL INTERNO DEL I.P.S.F.A

. Publicidad: Que los objetivos institucionales, las normas y polticas que se expidan sean deconocimiento pblico, as como los conceptos y las herramientas bsicas sobre el ControlInterno.

. Moralidad: Los actos de nuestros servidores pblicos deben estar definidos por principiosticos que reflejen una gestin transparente, con cumplimiento de las normas y los principiosticos y morales comnmente aceptados.

. Imparcialidad: la gestin institucional proporcionar un tratamiento justo e imparcial, respectode nuestros afiliados, proveedores y clientes.

Caractersticas

Son caractersticas generales del Sistema de Control Interno:

. Formar parte integrante de los sistemas contables, financieros, presupuestarios,operacionales, de planeacin, de informacin y de gestin del Instituto.

. Debe ser adecuado a la naturaleza, estructura, fines y misin del Instituto.

. En cada dependencia, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el controlinterno ante a su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos,hasta culminar en el nivel mas alto de la organizacin

. Las operaciones del Instituto, deben registrarse en forma veraz y oportuna de tal maneraque permitan preparar informes, operativos y financieros acordes con la situacin real delInstituto.

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MANUAL DE NORMAS GENERALES CAPTULO:pAG.:

IV 18 DE 75DE CONTROL INTERNO

I.P.S.F.A. SUSTITUYE AL DE FECHA:----~--



ASUNTO:NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE CONIROL INTERNO DEL I.P.S.F.A

. Planeacin

. Coordinacin

. Evaluacin de Procedimientos

. Manuales

. Verificaciones

. Sistemas de Informacin

. Debe ser integral e integrado, abarcando relacionadamente todos los procesos del Institutoy todos los niveles de autoridad.

. Garantiza un grado razonable de seguridad en el cumplimiento de los objetivos yproteccin de recursos.

. Debe ser dinmico, para adaptarse a los cambios organizacionales.

. Promueve la eficiencia, eficacia, economia y el atacamiento de las leyes, reglamentos ynormas.

. No debe constituirse como un entramado de medidas que retrasen y compliqueninnecesariamente los procesos.

Mecanismos

El control interno se realizar en todas las escalas de la estructura administrativa con laparticipacin directa, permanente y activa de los responsables de cada rea mediante tcnicas de:

FECHA-

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l. CODIGO: FECHA:JA-PR-D-02-0 NOVIEMBRE - 2012MANUAL DE NORMAS GENERALES CAPTULO: PG.:IV 19 DE 75DE CONTROL INTERNOI.P .S.F .A. SUSTITUYE AL DE FECHA:

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. Induccin y Capacitacin del Personal como mecanismos de verificacin y evaluacin delSistema de Control Interno se utilizarn:

. Indicadores de Gestin

. Informes de Gestin

. Normas de Auditoria Generalmente Aceptada

. Monitoreo de los Mapas de Riesgo

. Normas Aplicables al Proceso o rea EvaluadaCualquier otro mecanismo moderno de control que permita detectar con prontitud cualquier

desviacin en el logro de las metas y objetivos programados y que a su vez lleven implcitos laeficiencia y seguridad.

Normativa aplicable para la implantacin del sistema de control interno

De acuerdo a lo establecido en el artculo 15 del Reglamento de la LOCGRSNCF, a los finesde la implantacin del sistema de control interno, sern de obligatoria consideracin y aplicacin, losreglamentos, resoluciones, normas, manuales e instrucciones dictadas por la Contralora General dela Repblica, en su carcter de rgano rector del Sistema Nacional de Control Fiscal.

FECHA:.

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.1CODIGO: FECHA:


MANUAL DE NORMAS GENERALES CAPTULO: PG.:V 20 DE 75DE CONTROL INTERNO




ASUNTO:LINEAMIENTOS GENERALES PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL I.P.S.F.A

LlNEAMIENTOS GENERALES PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Para el desarrollo del Sistema de Control Interno del Instituto, nuestros servidores pblicos debern:

. Establecer y mantener un ambiente de control

. Identificar, evaluar y administrar los riesgos

Implementar y/o actualizar actividades de control

. Informar y comunicar

. Supervisar y mejorar continuamente el Control Interno.

Compromiso de la Gerencia

El Gerente, conjuntamente con su equipo directivo (Jefes de reas) debern suscribir ydifundir un Acta de Compromiso, donde hacen manifiesto su inters en coadyuvar de manera directay recurrente en la implementacin del sistema de control interno del Instituto de Previsin Social de laFuerza Armada Nacional en su Gerencia, en cumplimiento del mandato del ordenamiento jurdicovenezolano.

En el Acta deber exponerse la importancia del mismo, los argumentos que justifican suimplementacin, el compromiso de los gerentes con este propsito y la solicitud expresa a todos losfuncionarios y funcionarias, para que participen activamente en la implementacin del sistema.

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MANUAL DE NORMAS GENERALES CAPITULO: PAG.:V 21 DE 75DE CONTROL INTERNO




ASUNTO:LINEAMIENTOS GENERALES PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE CON'IROL INTERNO DEL I.P.S.F.A

Tipos de Control

En el desarrollo del Sistema de Control Interno se cumplen los siguientes tipos de control:

Autocontrol:

Referidos a la responsabilidad y capacidad de cada quien para controlar su trabajo y efectuarcorrectivos oportunos.

Jerrquico:

Ejercido por el Superior Jerrquico inmediato sobre las labores, procesos y administracin derecursos que realiza su subalterno. Adicionalmente, tambin existen los controles: Preventivos,Detectivos, de Proteccin y Correctivos.

Medidas Generales para la aplicacin del control interno

Como medidas derivadas de los elementos referidos previamente y de los controles descritos,se aplicarn las siguientes acciones:

. Definir los objetivos y las metas tanto generales como especficas.

. Definir polticas como guas de accin para la ejecucin de los procesos.

. Simplificacin y actualizacin de normas y procedimientos.

. Delimitacin precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.

. Delimitacin de autorizaciones generales y especficas.

FECHA:

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CODIGO: FECHA:







. Segregacin de funciones de carcter incompatible. por ejemplo:- Separacin de la responsabilidad operacional de la responsabilidad de registro.- Separacin de la custodia de los activos de la contabilizacin de los mismos.

- Separacin de la autorizacin de operaciones de la custodia de los activos relacionados.

- Separacin de deberes o tareas dentro de la funcin contable.

- Separacin de la contabilidad con respecto a los inventarios de bienes y materias.- Separacin de la autorizacin de los gastos con respecto a las adquisiciones y contratos.

. Rotacin de Personal.

. Comunicacin de instrucciones y normas por escrito.

. Adopcin de normas para la proteccin y utilizacin racional de los recursos.

. Evitar uso de efectivo y efectuar los depsitos de fondos de inmediato.

. Identificacin de puntos claves de control en cada actividad, proceso o ciclo.

. Realizar inspecciones e inventarios fsicos en forma peridica o por lo menos una vez al ao,constatando los activos que en realidad existen y cotejarlos con los que estn registrados enlos libros.

. Conservacin de documentos y registro de informacin.

. Arqueos peridicos de fondos de cajas chicas, para verificar que las transacciones hechassean las correctas y se encuentren debidamente soportadas.

.CODIGO: FECHA:


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I.P .S.F .A. SUSTITUYE AL DE FECHA:------.




. Control de asistencia de los trabajadores.

. Controlar el acceso de personas no autorizadas a los diferentes departamentos.

. Aplicacin de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de control interno(Informes de Auditora).

. Uso de indicadores como mtodo para la medicin de la gestin.

. Establecer mecanismos que permita conocer las opiniones que tienen nuestros afiliados sobrela gestin y servicio prestado.

Lo anterior slo constituye una lista enunciativa pues existen variados procedimientosde control interno para ser aplicados, los cuales dependern del rea, de las actividades que sedesarrollan y de los riesgos implcitos, entre otros aspectos.

Control Interno Previo

El control interno previo, comprende los procedimientos operativos y administrativosincorporados en el Plan de Organizacin, en los Reglamentos y Manuales de Normas yProcedimientos, que deben ser aplicados por las unidades ejecutoras entre otros, antes de laadquisicin de bienes y servicios o a la celebracin de otros contratos financieros, con el fin deverificar el cumplimiento de las normas que regulan tales actos, los hechos que los respaldan, laconveniencia y la oportunidad de su ejecucin.

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DE CONTROL INTERNOV 24 DE 75





En tal sentido, las unidades ejecutoras, sern responsables de velar porque cada operacin:a) Este debidamente respaldada por los soportes necesarios.b) En la fase de adquisicin de compromisos financieros debe verificarse el cumplimiento de lassiguientes condiciones:

. Correcta Imputacin de Pago

. Cumplimiento de las Garantas Necesarias

. Precios Justos Razonables

. Cumplimiento de las Disposiciones establecidas en la Ley de Contrataciones Publicas yDems Textos Legales Aplicables.

c) En la fase de ejecucin de pagos se debe asegurar el cumplimiento de los siguientes requisitos:. Disponibilidad Presupuestaria y Financiera

. Cumplimiento disposiciones Legales y Reglamentarias

. Imputacin Correcta a Crditos del Presupuesto o a Crditos Adicionales DebidamenteAutorizados.

Se debe aplicar el control previo en cada uno de los pasos del proceso administrativo, ya quesu omisin constituye un supuesto generador de responsabilidad administrativa de acuerdo a loprevisto en el Artculo 91 de la LOCGRSNCF. Por otra parte, el control previo no debe ser ejercidopor reas o dependencias creadas para tales fines, por cuanto debe ser ejercido por la administracinactiva inserto en las actividades y operaciones.

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Control Posterior

El control posterior estar incorporado en los planes de la organizacin, as como en losmanuales de normas y procedimientos deIIPSFA, para ser aplicados por los responsables superioressobre los resultados de las operaciones bajo su directa competencia (Reglamento sobre laOrganizacin del Control Interno en la Administracin Pblica Nacional).

Este tipo de control tambin comprende los procedimientos de control posterior establecidos yaplicados por la Unidad de Auditora Interna, para evaluar el grado de cumplimiento y eficacia de lossistemas de administracin e informacin gerencial y de los instrumentos de control interno; elexamen de los registros y estados financieros, para determinar su pertinencia y confiabilidad ascomo la evaluacin de la eficiencia, eficacia y economa de las operaciones realizadas. (Reglamentosobre la Organizacin del Control Interno en la Administracin Pblica Nacional)

Segn el artculo 135 de la LOAFSP:

"La auditora interna es un servicio de examen posterior, objetivo, sistemtico y profesional de las actividadesadministrativas y financieras de cada ente u rgano, realizado con el fin de evaluarlas, verificarlas y elaborar elinforme contentivo de las observaciones, conclusiones, recomendaciones y el correspondiente dictamen. Dichoservicio se prestar por una unidad especializada de auditora interna de cada ente u rgano, cuyo personal,funciones y actividades deben estar desvinculadas de las operaciones sujetas a su control."

FECHA:

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MANUAL DE NORMAS GENERALES CAPITULO: PAG.:

DE CONTROL INTERNOVI 26 DE 75




ASUNTO:NORMAS BSICAS DE CONTROL INTERNO DEL IPSFA

RELATIVAS A LA ORGANIZACiNGerencia por Excepcin

El Consejo Directivo y el Presidente de la Junta Administradora ejercen la mxima autoridaden los distintos niveles de la organizacin, deben tomar decisiones sobre asuntos extraordinarios yaque no se pueden atenderlo en los niveles inferiores por no tener la potestad para ello, orientando suatencin a la planificacin, anlisis y formulacin de polticas, as como, resolver las peticiones de losafiliados en conformidad con las disposiciones legales presente en el estatuto y los respectivosreglamentos, con el fin de buscar la solucin de los asuntos de mayor significacin y trascendencia.(Normas Generales de Control Interno)

Gerencia por Resultados

. Cada organismo o ente debe establecer y aplicar un enfoque de gerencia por resultados,modalidad que esta orientada a una parte de la organizacin asi como el Instituto elabora en laOficina de Planificacin y Presupuesto, el Plan Operativo Anual (POA), en concordancia a loestablecido en el Anteproyecto de Presupuesto.

. La Gerencia de Crdito, Sisa, Vivienda, Oficina de Gestin Humana y Articulacin Social,Droguera y farmacia, estn enfocadas a establecer y aplicar sus metas, definir las polticascomo gua de accin planes a mediano o largo plazo y desarrollarlos a travs de laprogramacin de operaciones, dirigir y motivar al personal a cargo para ejecutar dichaprogramacin, y controlar sus actividades.(Normas Generales de Control Interno)

FECHA:

1 O NOV 201

.CDIGO: FECHA:


MANUAL DE NORMAS GENERALES CAPITULO: PAG.:VI 27 DE 75DE CONTROL INTERNOI.P.S.F.A. SUSTITUYE AL DE FECHA:

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Canales de Comunicacin

El Presidente de la Junta Administradora a travs de audiencias a los afiliados a fin deescuchar sus peticiones, proposiciones y reclamos, canaliza la solucin a los mismos manteniendolas lineas definidas y recprocas de comunicacin entre los diferentes niveles entre ellos se mencionala Secretaria General, es quien suministra el apoyo necesario a la Presidencia del Instituto as comotambin dirige y controla la preparacin de las agendas, documentacin y actas originales en lasNORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL INSTITUTO DE PREVISiN SOCIAL DE LASFUERZAS ARMADAS reuniones de la Junta Administradora y Consejo Directivo del Instituto, esnecesario que la informacin fluya y se maneje de arriba abajo, desde la ms alta direccin hasta elultimo y mas sencillo colaborador dentro de la institucin.

Delegacin de Funciones

. Se definirn claramente, mediante normas e instrucciones escritas, las funciones de cadacargo, su nivel de autoridad, responsabilidad y sus relaciones jerrquicas dentro de laestructura organizativa, procurando que el empleado sea responsable de sus actuacionesante una sola autoridad. (Normas Generales de Control Interno dictadas por la ContraloraGeneral de la Repblica)

. Los niveles superiores de direccin deben asegurarse, que la delegacin de funcionesconlleve la exigencia de la responsabilidad correspondiente y la asignacin de la autoridadnecesaria para que los funcionarios respectivos puedan tomar las decisiones y cumplir lasfunciones asignadas. De igual forma, deben comunicar claramente las funciones yresponsabilidades atribuidas a cada supervisado y examinar sistemticamente su trabajo.

. Cualquier delegacin de autoridad debe ser realizada por e crito y refrendada por la autoridadrespectiva.

FECHA:

1 O ;~V 2012

81CDIGO: FECHA:


MANUAL DE NORMAS GENERALES CAPITULO: PAG.:VI 28 DE 75DE CONTROL INTERNOI.P.S.F.A. SUSTITINE AL DE FECHA:

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UNIDAD ADMINISTRA TIV A:I



Separacin de Funciones Incompatibles

. Es necesario delimitar cuidadosamente, las funciones de las unidades administrativas y susservidores, a objeto de procurar independencia entre los procesos de: autorizacin; ejecucin;registro; recepcin; custodia de fondos, valores y bienes; y el control de las operaciones,evitando que una sola persona o unidad tenga el control por la totalidad de ese conjunto delabores, considerando lo referido en el aparte sobre Medidas Generales para la aplicacindel control interno.

. Cuando la separacin y distribucin de funciones no sea posible, deben implantarse loscontroles alternativos que aseguren razonablemente el adecuado desempeo de losresponsables.

Supervisin Directa

El supervisor responsable de unidades, programas, proyectos u operaciones debe comunicarclaramente las funciones y responsabilidades atribuidas a cada supervisado inmediato, examinarsistemticamente su trabajo, asegurarse que se ejecute conforme a las instrucciones dictadas alefecto y verificar el cumplimiento de los objetivos del control interno. (Normas Generales de ControlInterno dictadas por la Contralora General de la Repblica)

Rotacin de personal

Se procurar la rotacin sistemtica de las labores entre quienes realizan tareas o funcionesafines, siempre y cuando su naturaleza permita aplicar esa medida; a objeto de contar contrabajadores que conozcan sobre las diferentes reas de la unidad, romover el refrescamiento de lasreas de trabajo, surgimiento de nuevas propuestas para mejorarpara evitar vicios o letargo operacional.

GUERRERO

[8]CODIGO: FECHA:


MANUAL DE NORMAS GENERALES CAP!TULO:pAG.:

DE CONTROL INTERNO VI 29 DE 75I.P.S.F.A. SUSTITUYE AL DE FECHA:

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Los trabajadores a cargo de aquellas tareas o actividades, con mayor probabilidad que secometan irregularidades, errores o fraudes, peridicamente deben emplearse en otras funciones. Conesta rotacin se elimina el concepto de "hombre imprescindible" y, aunque se confe en la solideztica de todos los trabajadores, se adopta una estrategia de prevencin ante hechos que puedanpropiciar actos adversos.

La rotacin de empleados propicia adems, que el trabajador alcance un conocimiento integralde las actividades que se realizan en cada puesto de trabajo del rea donde se desenvuelve yconozca cmo el resto de los puestos de trabajo contribuyen al control de su labor y viceversa.

La eficacia de esta actividad de control est en la correcta identificacin de los riesgos en laentidad, ya que poner a rotar al personal de tareas no claves conlleva un costo que pudiera afectar laeficiencia del trabajo.

Autorizacin y Registro de Operaciones

Los procedimientos de autorizacin, control y registro oportuno de las operaciones sean stasfinancieras, administrativas u operativas, se har por escrito, de tal forma que cada servidor pblicocuente con los apoyos y la evidencia necesaria para rendir cuenta de las responsabilidadesinherentes a su cargo.

Control y Uso de Formularios Prenumerados

~ Se debe cumplir con el uso permanente de formularios prenumerados para todas lasoperaciones que as lo requieran como: recibos de caja, rdenes de compra, de servicios,facturas, cheques, comprobantes de asiento de contabilidad, rcipes azules, solicitudes dereembolsos y ayudas econmicas, solicitudes de crditos y de 's documentos que se utilicenpara el respaldo del registro de operaciones, los cuales se '

t-Iados correlativamente al

~\S\o 4(;;;'",momentode su impresin por sistemao por imprentay co nars uso p

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\~ PRESI

'1"11 NOV 201

.CDIGO: FECHA:


MANUAL DE NORMAS GENERALES CAPITULO: PG.:

DE CONTROL INTERNO VI 30 DE 75

I.P.S.F.A. SUSTITIJYE AL DE FECHA:-------



ASUNTO:NORMAS BSICAS DE CONIROL INTERNO DEL IPSFA

De acuerdo a lo establecido en el respectivo manual de normas y procedimientos, en losdiferentes formularios usados por las Gerencias se debe preveer: nmero de copias, destino decada una, firmas de elaboracin, autorizacin y aprobacin, as como los procedimientos decontrol adecuados para sustentar toda operacin.

~ La Gerencia de Planificacin, a travs del Departamento de Organizacin y Sistemas, es laencargada de la elaboracin, codificacin, custodia y administracin de formularios, as como laresponsable de las solicitudes de reaprovisionamiento.

A fines de procurar la economa en las operaciones, los usuarios de dichas formas debernnotificar sobre los campos y copias innecesarias, as como las sugerencias que permitan reducircostos o simplificar procedimientos, siempre que no se obvien las medidas de control internofundamentales. Igualmente, debern garantizar el cumplimiento de las normas y procedimientosestablecidos en el manual respectivo.

Clasificacin de los Activos de Informacin

La clasificacin de seguridad de los documentos generados o usados dentro del Instituto seefectuar de acuerdo al Reglamento para la Clasificacin, Seguridad y Manejo de las Informaciones,Documentos y Materiales Clasificados de la FANS; el Manual de Correspondencia y DocumentacinMilitar del Ministerio del Poder Popular Para la Defensa (MCDM) y la Normativa de Clasificacin yTratamiento de la Informacin en la AP, conforme a stos, los activos de informacin se clasificarnen secreto o estrictamente confidencial, confidencial, reservado, de uso interno y de uso pblico.

De acuerdo a la Normativa antes referida, ninguna informaci 'n generada por la Institucin,podr ser publicada o revelada al pblico en general sin la previa aut rizacin debida y formal de laPresidencia del Instituto

ERRERO

FECHA:

, O NOV 201

.CDIGO: FECHA:


~MANUAL DE NORMAS GENERALESCAPITULO: PAG.:


I.P.S.F.A. SUSTITUYE AL DE FECHA:------.




Archivo y Documentacin

~Se debe garantizar en todo momento la documentacin de respaldo de las operaciones financierasy administrativas que se realizan en el Instituto, la cual debe ser archivada siguiendo un orden lgico,de fcil acceso y utilizacin. La documentacin debe ser conservada adecuadamente, evitando sudeterioro y preservndola de cualquier contingencia, por el tiempo mnimo que sealen lasdisposiciones legales o internas. (Cdigo de Comercio)~Cada jefe de rea es responsable de adoptar las medidas necesarias para salvaguardar y protegerlos documentos contra incendios, prdida, sustraccin o cualquier otro riesgo, e igualmente, paraevitar su reproduccin no autorizada. Se garantizar el acceso a dicha documentacin slo alpersonal autorizado y la restriccin del acceso depender del grado de vulnerabilidad, del riesgopotencial de prdidas y de la necesidad de reducir la posibilidad de utilizacin no autorizada. (NormasGenerales de Control Interno)~Las Gerencias, en especial las de Bienestar Social, Afiliacin, Crdito, Vivienda y Consulto ra,debern garantizar la integridad de los expedientes bajo su custodia, para ello debern implantar lafoliacin de los documentos que lo conforman, con la inclusin del respectivo ndice.

~Ningn funcionario podr mutilar, alterar, extraer o destruir aquellos documentos que formen partede un expediente o de la correspondencia Institucional.

En caso que, por necesidad comprobada y justificada se requiera tomar un documento delexpediente (en especial, los expedientes de Afiliacin), se deber fotocopiar el documento extrado ycontar con la autorizacin por escrito del respectivo Gerente, la cual quedar sentada en una cartacompromiso del interesado donde se establezca el plazo para la devolucin. Se deber tener cuidadoextremo en estas autorizaciones, evitando la sustraccin de documentos importantes dentro delexpediente.

FECHA:

1 O NOV 2012PLO

[8 CDIGO: FECHA:JA-PR-D-02-0 NOVIEMBRE - 2012MANUAL DE NORMAS GENERALES CAPITULO: pAG.:DE CONTROL INTERNO VI 32 DE 75I.P.S.F.A. SUSTITIJYE AL DE FECHA:

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UNIDADADMINISTRATIVA:T


ASUNTO:NORMAS BAsICAS DE CONTROL INTERNO DEL IPSFA

).-La destruccin o eliminacin de documentos, se har en estricto cumplimiento de lo establecido enla Ley y de las normas tcnicas dictadas a tal fin. De acuerdo a lo establecido en el Cdigo deComercio : "Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante diez aos, a partir delltimo asiento de cada libro. La correspondencia recibida y las copias de las cartas remitidas, sernclasificadas y conservadas durante diez aos".).-La Secretara General a travs de la Unidad de Archivo General, deber construir la Tabla deretencin de documentos para controlar el lapso de retencin y desincorporacin de los documentosgenerados y recibidos en el Instituto.

).-Se prohbe a todos los funcionarios del Instituto, conservar o reproducir para s, distribuirdocumentos institucionales o publicar copia de ellos por cualquier medio sin autorizacin expresa dela Junta Administradora.

Restriccin del Acceso a los Recursos, Sistemas y Archivos

El acceso a los registros y recursos materiales y financieros debe limitarse al personalautorizado para ello, quienes estarn obligados a rendir cuenta de su custodia o utilizacin. Larestriccin del acceso a los mismos depender de su grado de vulnerabilidad, del riesgo potencial deprdidas, de la necesidad de reducir la posibilidad de utilizacin no autorizada y de contribuir alcumplimiento de las directrices de la organizacin. (Normas Generales de Control Interno dictadaspor la Contralora General de la Repblica)

Control de Sistemas Automatizados de Informacin

a)La Gerencia de Informtica conjuntamente con la unidad responsable del proceso o de lainformacin, deben aplicar los mecanismos de:

.

FECHA:

1 O NOV 201PlOSFOS

.CDIGO: FECHA:

JA-PR-D-02-0 NOVIEMBRE-

2012

MANUAL DE NORMAS GENERALES CAPITULO: PG.:DE CONTROL INTERNO

VI 33 DE 75





. La existencia de controles manuales y automticos de validacin de datos.

. La proteccin fsica del equipo, de los programas, aplicaciones y la seguridad de los archivos.

b)Es obligacin de cada funcionario, la creacin de archivos de respaldo de la informacininstitucional que maneja.c)Toda asignacin de clave(s) de acceso a los sistemas usados en el Instituto, deber hacerse porescrito, con especificacin de los niveles de autorizacin y con caucin sobre la confidencialidad yresponsabilidad.

d)Cuando un funcionario haga uso de sus vacaciones o se ausente por cualquier causa, quien hagasus veces dentro del departamento o rea, no podr usar la misma clave de acceso, en tal caso leser creada una clave temporal.

e)AI momento de ser transferido un empleado de su unidad, el responsable del rea conjuntamentecon el gerente, debern solicitar de manera inmediata ante la Gerencia de Informtica la anulacin dela (s) clave(s) de acceso asignada. De igual forma, es recomendable actualizar la contrasea delcomputador asignado.

f)Conforme a lo establecido en la Ley Especial contra Delitos Informticos, ser considerado comosujeto a sancin o determinacin de responsabilidades, quien modifique o elimine un documento quese encuentre incorporado a un sistema que utilice tecnologas de informacin; o cree, modifique oelimine datos del mismo; o incorpore a dicho sistema un documento inexistente.

g)lgualmente, todo aquel que con intencin destruya, dae, modifique o altere el funcionamiento deun sistema o de la data que utilice tecnologas de informacin o cualesquiera de los componentes quelo conforman, ser considerado como sujeto a sancin o determinacin de responsabilidades deacuerdo a lo establecido en normativa legal.

)

~.\.

fPNTA ADMINIS1RADORA DEL IPSFA

rr NOV 2012

.CDIGO: FECHA:


MANUAL DE NORMAS GENERALES CAPITULO: PG.:






SISTEMA DE PRESUPUESTO

EIIPSFA aplicar las Normas de Control Interno en materia de presupuestaria con el objeto deregular los aspectos claves del proceso presupuestario.

Elaboracin del Anteproyecto de Presupuesto de Ingresos y Gastos

Los Presupuestos de Ingresos y Gastos deben proyectarse sobre bases objetivas de clculo,aplicando las instrucciones prescritas por la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE) para laelaboracin de los anteproyectos, los cuales deben presentarse detalladamente.

Formulacin del Presupuesto

El IPSFA, a travs de la Gerencia de Planificacin y Presupuesto debe efectuar laFormulacin del Presupuesto de acuerdo a los lineamientos emanados por la ONAPRE, enconcordancia con las instrucciones del Ministerio del Poder Popular para la Defensa, y enobservancia al Plan de Desarrollo de la Nacin y las polticas estratgicas establecidas por la JuntaAdministradora.

La Gerencia de Planificacin, una vez asignada la cuota presupuestaria, debe presentar antela Junta Administradora el Plan Operativo Anual con el fin de solicitar su aprobacin.

Bases para la Formulacin del Presupuesto de Gasto

El IPSFA debe elaborar su presupuesto segn la estructura presupuestaria por Proyectos yAcciones Centralizadas, de acuerdo a lo dispuesto en la Ley Orgnica de Administracin Financieradel Sector Pblico y en el Reglamento No 1 de esta Ley sobre el Sistema Presupuestario, de acuerdoa las instrucciones emanadas por el Ministerio del Poder Popular ara la Defensa, con base a loslogros y metas que se propone alcanzar el prximo ao, las~ _ deben estar vinculadas al Plan

\ot-\ SOCIA/'"'.~\

81CODIGO: FECHA:




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Operativo Anual de la Nacin y allnstitucional.

Discusin y Aprobacin Interna del Anteproyecto de Presupuesto

Las unidades ejecutaras deben presentar ante la Gerencia de Planificacin, el Anteproyectode Presupuesto, quien proceder a su revisin y consolidacin para la discusin y aprobacin porparte de la Junta Administradora.

Crditos Presupuestarios y Lmites del Gasto

Constituyen lmites del gasto a los efectos del control interno, los crditos presupuestariosasignados a las categoras presupuestarias y a las partidas presupuestarias desagregadas yautorizadas en la Ley de Presupuesto y dems leyes vigentes.

Constituyen el lmite del gasto para los efectos del control externo:

. El total de los crditos presupuestarios asignados allPSFA

. El total para los gastos corrientes, de capital y de aplicaciones financieras, autorizados.

. Las categoras presupuestarias y de partidas que con tal carcter apruebe la AsambleaNacional.

Ejecucin Presupuestaria>EI IPSFA a travs de las unidades ejecutaras y la Gerencia de Finanzas, realizar el proceso deejecucin presupuestaria que estar referido al registro, afectacin y pago de las respectivasasignaciones previstas, para el logro de las metas enunciadas de acuerdo al Reglamento W 1 de laLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico.

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181CDIGO: FECHA:


MANUAL DE NORMAS GENERALES CAPITULO:pAG.:






~La Gerencia de Planificacin debe programar la ejecucin fsica y financiera del presupuesto derecursos y egresos, de acuerdo a las metas programadas y lineamientos dictados por la JuntaAdministradora y el Ministerio del Poder Popular para la Defensa, seleccionando y ordenando lasasignaciones de los proyectos y acciones centralizadas que sern ejecutadas en el perodoinmediato, a fin de optimizar el uso de los recursos disponibles.

~Las unidades ejecutoras y la Gerencia de Finanzas, debern aplicar procedimientos de control parala ejecucin presupuestaria del gasto, a fin de asegurar la disponibilidad de fondos en lasasignaciones presupuestales aprobadas.

Compromisos Presupuestarios

~Las Gerencias debern aplicar procedimientos para el control de los compromisos de gastos, quepermitan asegurar su correcta aplicacin en las partidas presupuestarias relativas a las metasprogramadas, as como mantener informacin actualizada sobre los saldos presupuestarios.

~Antes de contraer compromisos, los responsables de la ejecucin presupuestaria debern verificarque el gasto tenga disponibilidad presupuestaria y financiera al momento de la operacin.

~ Todo compromiso presupuestario adquirido, sin que exista disponibilidad presupuestaria acarrearresponsabilidad administrativa y penal para el funcionario responsable, conforme a lo establecido enla Ley.

Modificaciones al Presupuesto de Gastos

Las modificaciones al presupuesto de gastos sobre los crditos originalmente aprobados,deben cumplir con lo establecido en la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del SectorPblico y su Reglamento Nro. 1, Normativa de la ONAPRE, as co o con el Manual de Normas yprocedimientos de Modificaciones Presupuestarias dellP

~

[8]CDIGO: FECHA:


MANUAL DE NORMAS GENERALES CAPITULO:pAG.:

VI 37 DE 75DE CONTROL INTERNO





Toda solicitud de modificacin presupuestaria debe contener la siguiente informacin:imputacin presupuestaria, exposicin de motivos que justifique la necesidad de los recursosadicionales y la economa en la partida cedente, grado de afectacin de las metas y base de clculo.

Slo sern procesadas las solicitudes de modificaciones presupuestarias que cumplan con lasdisposiciones reglamentarias, normativas tcnicas y con los requerimientos rl}nimos exigidos en losinstrumentos antes referidos.

Rendicin de la Ejecucin PresupuestariaEl IPSFA a travs de la Gerencia de Planificacin y Presupuesto debe informar

trimestralmente, al Ministerio del Poder Popular para la Defensa, Oficina Nacional de Presupuesto(ONAPRE) y la Oficina Nacional de Contabilidad Publica ONCOP, acerca de los resultados de suejecucin presupuestaria y de gestin, comparndola con el presupuesto aprobado e indicando locomprometido, causado y pagado en un plazo que no exceda de veinticinco (25) das continuos,contados a partir de la conclusin de cada trimestre, en los formatos establecidos para tal fin.

Evaluacin de la Ejecucin Presupuestaria. EIIPSFA como ente de la administracin pblica descentralizada funcional mente, a travs de

la Gerencia de Planificacin debe evaluar la ejecucin de su presupuesto tanto en formaperidica, durante la ejecucin, como al cierre del ejercicio, e informar los resultados de laejecucin fsico-financiera al Ministerio del Poder Popular para la Defensa.

. Igualmente la Gerencia de Planificacin, evaluar la ejecucin de los recursos asignados, parael cumplimiento de los objetivos y metas establecidas de acuerdo al Plan Operativo Anual conel objeto de establecer medidas correctivas.

FECHA:

1 O NOV 2012

[8 CDIGO: FECHA:JA-PR-D-02-0 NOVIEMBRE - 2012MANUAL DE NORMAS GENERALES CAPTULO: PAG.:VI 38 DE 75DE CONTROL INTERNOI.P .S.F .A. SUSTITUYE AL DE FECHA:

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. El registro de la ejecucin fsica del presupuesto realizado por las unidades ejecutoras, sedeber llevar sobre la base de la aplicacin de indicadores de gestin establecidos y deacuerdo a las normas tcnicas.

. EIIPSFA a travs de la Gerencia de Planificacin, con la informacin suministrada por todaslas Gerencias, elaborar la Memoria y Cuenta de cada perodo, cumpliendo con loslineamientos de los Ministerios del Poder Popular de Planificacin y Finanzas y para laDefensa.

Cierre del Ejercicio PresupuestarioDe acuerdo a la Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico (LOAFSP) y su

Reglamento N 1 Sobre el Sistema Presupuestario, las cuentas de los presupuestos de ingresos ygastos, se cerrarn el 31 de diciembre de cada ao y con posterioridad a esa fecha no se podrnasumir compromisos ni causarse gastos con cargo al ejercicio que se cierra.

FECHA:

1 O NOV 281

[8] COmGo: FECHA:JA-PR-D-02-0 NOVIEMBRE -2012MANUAL DE NORMAS GENERALES CAPITULO: pAG.:DE CONTROL INTERNO

VI 39 DE 75


UNIDAD ADMINISTRA TIV A: 1ADSCRITA A:CONTROL INfERNO GERENCIA DE PLANIFICACIN Y PRESUPUESTOASUNTO:

NORMAS BSICAS DE CONTROL INTERNO DEL IPSFA

SISTEMA DE FINANZAS

La Gerencia de Finanzas tiene la responsabilidad fundamentalmente de llevar, dirigir ycontrolar las operaciones propias de la administracin financiera, produciendo informes, reportes yestados financieros apropiados, oportunos y tiles para el cumplimiento de la Ley y para la toma dedecisiones.

Todas las operaciones financieras dellPSFA debern ser registradas de acuerdo a las leyes ylos principios de contabilidad del sector pblico dictadas por la Oficina Nacional de ContabilidadPblica (ONCOP), Contralora General de la Repblica y los principios de contabilidad generalmenteaceptados; la presentacin de los Estados Financieros debe hacerse basada en los mismos.

Obligacin de Presentar Caucin

Los funcionarios encargados de la administracin y liquidacin de ingresos nacionales o de larecepcin, custodia y manejo de fondos y bienes pblicos, estn en la obligacin de prestar caucinantes de entrar en ejercicio de sus funciones. Ley Orgnica de la Administracin Financiera delSector Pblico (LOAFSP y Reglamento W 1 sobre el Sistema Presupuestario)

"La caucin se constituye para responder de las cantidades y bienes que manejen dichosfuncionarios y de los perjuicios que causen al patrimonio pblico por falta de cumplimiento de susdeberes o por negligencia o impericia en el desempeo de sus funciones", Manual de Normas deControl Interno sobre un modelo Genrico de la Administracin Central y DescentralizadaFuncionalmente (MNCIMGACDF).

FECHA:

1 O NOV 2012

C DIGO:JA-PR-D-02-0

FECHA:NOVIEMBRE - 2012

MANUAL DE NORMAS GENERALESDE CONTROL INTERNO

CAP TULO:VI

P G.:40 DE 75

I.P .S.F .A. SUSTITUYE AL DE FECHA:UNIDAD ADMINISTRATIVA:

CONTROL INTERNOADSCRITA A:

GERENCIA DE PLANIFICACIN Y PRESUPUESTOASUNTO:


Manual de Contabilidad

La Gerencia de Finanzas ser responsable de crear y/o actualizar el Manual de Contabilidad yde acuerdo a lo establecido en el Reglamento N 4, incluir un Plan o Catlogo de CuentasContables, modelos de asientos, matrices de conversin, referencia de los soportes contables, lasinstrucciones actualizadas para la utilizacin de las mismas, definicin de los registros auxiliares autilizar, la estructura de los informes financieros y una descripcin del funcionamiento del sistema decontabilidad. (Normas Generales de Control Interno dictadas por la Contralora General de laRepblica)

Sistema como Auxiliar Contable

La informacin que se genera en el rea de caja y banco y el sistema informtico de las reasde activos fijos, cuentas por pagar y por cobrar, debe alimentar automticamente al sistema contabley funcionar como un auxiliar contable.

Conciliaciones de Cuentas y Saldos

~ Mensualmente se conciliarn las cifras presentadas en el libro diario con los mdulosauxiliares y aplicarn medidas para efectuar el seguimiento a las partidas pendientes enconciliacin.

).> El Sistema integrado del IPSFA, deber emitir los informes necesarios para que funcionariosde la Sub-Gerencia de contabilidad, independientes de la funcin de registro contable delefectivo, elaboren las conciliaciones bancarias, dentro de los primeros diez das hbiles delmes siguiente, con el propsito de revelar errores o transacciones no registradasoportunamente.

FECHA:

1 O NCV 201

[8]CODIGO: FECHA:




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~ Debe notificarse, oportunamente, al banco aquellos cargos indebidos para su correspondienteanlisis y reverso

Rendicin de Cuentas

Cada Jefe de rea o supervisor que recaude, administre, reciba, pague o custodie fondos,valores o bienes del Instituto, tiene la obligacin de rendir cuenta de la administracin a su cargo atravs del sistema contable.

Confirmacin de Saldos

En forma independiente se debe comprobar el movimiento de las cuentas bancarias, lascuentas por cobrar y las cuentas por pagar, confirmando con los bancos o terceros sus saldos acualquier fecha y realizando un corte de las operaciones para tal fin.

Saldos de Cuentas por Cobrar y por Pagar

Los derechos y obligaciones del IPSFA, se clasificarn por fechas de antigedad y devencimiento, respectivamente; y un funcionario independiente del manejo de los fondos, crditos yobligaciones, debe realizar anlisis y evaluaciones mensuales de los valores por cobrar y por pagar.

Informacin y Documentos soportes

)>Los Boletines de Ingresos, Formularios, Cuadros Descriptivos, Solicitud de EjecucinPresupuestaria (SEP), Ordenes de Pagos y todos aquellos documentos que sern usados comosoportes en los registros contables, debern contener la fech de elaboracin, firma de laautoridad(es) competente para la aprobacin y sello hmedo de la un dad ejecutora.

THb NOV 20 t

l8JCDIGO: FECHA:


MANUAL DE NORMAS GENERALES CAPITULO: PAG.:VI 42 DE 75DE CONTROL INTERNOI.P.S.F.A. SUSTITUYE AL DE FECHA:

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~Los boletines de ingresos y las ordenes de pago llevarn una estricta secuencia cronolgica y deigual forma ser su registro contable.

~ Debe mantenerse respaldos de toda la informacin contable generada tanto fsica como a nivel desistema, a los fines de su posterior auditora o cualquier consulta que sea requerida por algn enteexterno como interno.

~ Todos los documentos que soporten las transacciones financieras deben contener informacincompleta y exacta y sern archivados de manera tal, que estn disponibles para su examen ypermitan el seguimiento de una transaccin o hecho desde su inicio hasta su culminacin.

~Todos los documentos que amparen o justifiquen las transacciones financieras deben ser oriqinaleso en su defecto copias certificadas.

~La documentacin debe ser conservada adecuadamente, preservndola de cualquier contingenciapor el tiempo establecido en las disposiciones legales sobre la materia.

~ Todos los comprobantes y documentos que respalden el registro de las transacciones sonpropiedad del Instituto y no podrn ser sustradas en ningn caso.

Registros

~EI registro del precompromiso y compromiso implicar una afectacin preventiva de los crditospresupuestarios, en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.

~EI gasto con afectacin patrimonial se registrar cuando cumpla el momento contable del causado,dando lugar al posterior registro del pago con la emisin de cualquier forma de pago legalmenteestablecida.

'f"1 NOV 2012

i81CODlGO: FECHA:


. MANUAL DE NORMAS GENERALES CAPTULO: PAG.:VI 43 DE 75DE CONTROL INTERNOI.P.S.F.A. SUSTITUYE AL DE FECHA:

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~La modificacin del registro contable en cualquiera de los momentos contables del ingreso y delgasto se har mediante el reverso de la transaccin, la cual deber realizarse conforme a las normasque dicte la Oficina Nacional de Contabilidad Pblica.

~ Todos los registros en la contabilidad fiscal estarn respaldados por los documentos de soporte quedetermine la normativa legal y reglamentaria.

Estados Financieros y Cierre del Ejercicio~Los Estados Financieros debern ser emitidos mensualmente y presentados trimestral yanualmente, segn disposiciones de la ONAPRE.

~Solamente se podrn realizar ajustes en el mes o ao contable no cerrado.~EI cierre de las operaciones contables se har al 31 de diciembre de cada ao, de acuerdo a loslineamientos que dicten los rganos competentes y el Ministerio de la Defensa.

Cheques o sistemas electrnicos adaptarlo con tesorera~ Los talonarios de cheques o cheque ras que no estn en uso, debern estar custodiados

adecuadamente en forma tal que impidan su utilizacin indebida.

~ Los cheques emitidos debern ser controlados a travs de una secuencia numrica,realizando el respectivo seguimiento hasta su entrega o depsito al beneficiario.

~ Todo cheque emitido deber contener la frase "No Endosable oo.

'n ser inutilizados con un sello de

THb NOV 201

.CDIGO: FECHA:


I IMANUAL DE NORMAS GENERALES

CAPITULO: PAG.:






~ La Gerencia de Finanzas, a travs de Tesorera, deber informar a las unidades ejecutorassobre los cheques elaborados para que ests le notifiquen a su beneficiario y evitar as laacumulacin de cheques o su caducidad.

~ Las Gerencias ordenadoras de pago, debern llevar el control sobre los pagos solicitados a laGerencia de Finanzas, para obtener informacin oportuna de la elaboracin de los cheques ynotificar a sus beneficiarios.

~ La Unidad de Caja y Banco deber controlar los cheques bajo su custodia, mediante:~ Listados por fecha de emisin, monto y motivo de su generacin.

~ Publicacin en prensa (de acuerdo a la antigedad) de aquellos que no se han entregado.~ Notificacin a las Gerencias solicitantes de los pagos.

~ Se deber registrar por cuenta bancaria, los cheques que resulten anulados dentro delproceso de elaboracin y se archivar el original inhabilitado del cheque (s) anulado (s) en elexpediente que genera el pago, mantenindose la correlatividad con los cheques emitidos,estos se enviarn en el expediente a la firma conjuntamente con el cheque definitivo.

~ Todos los cheques debern llevar impresos su vigencia. Entre 90 y 180 das, dndole mayorplazo a los cheques para Tribunales.

~ La Gerencia de Finanzas, en coordinacin con la Consultara Jurdica, deber establecer porescrito los plazos, procedimientos y normas, para anular los pasivos de los cheques vencidosno retirados, en estricto apego a la normativa legal segn la naturaleza del pago.

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[8]CODIGO: FECHA:


MANUAL DE NORMAS GENERALESCAPITULO: pAG.:






Cobranzas

1. La Gerencia de Finanzas debe, para su posterior anlisis y resolucin, efectuar controlmensual de las cuentas por cobrar con indicacin de:

Morosidad por cartera crediticia.. Causa de cobranzas no efectuada en el mes.

. Determinacin de cobros en exceso o indebidos para su posterior reembolso.

2. El Departamento de Cobranzas, deber solicitar mensualmente a la Gerencia de Bienestar ySeguridad Social, las actas de defuncin del personal militar fallecido en actividad opensionado, para determinar: cuentas incobrables, deudas para tramitar con autoseguros,deudas a traspasar a sobrevivientes, entre otros.

3. Mensualmente debe elaborar la conciliacin de los saldos de las cuentas por cobrar con elsaldo contable.

4. Cuando un crdito o saldo deudor no pueda ser cobrado, despus de agotar las respectivasvas (acuerdos de pago, descuento de prestaciones o asignacin de antigedad, etc) , seproceder a cobrar al fiador, de acuerdo a las autorizaciones existentes.

5. El Departamento de Cobranzas, deber constituir una unidad o equipo de trabajo para elseguimiento de todas las cuentas por cobrar y el control de pagos indebidos a afiliados oproveedores, recuperaciones, morosidad de pagos de espacios arrendados, pagos de anticipode las contrataciones, entre otros; y a su vez coordinar la creacin de un mdulo dentro de susistema para ello.

6. La Gerencia de Finanzas, por intermedio del Departamentolas Gerencias de Bienestar Social, Crdito, SISA e

,c.,~

concepcin del Gobierno Electrnico, velar por la si Ifica~

e Cobranzas, conjuntamente con

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en conformidad con lan

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[8 CODIGO: FECHA:JA-PR-D-02-0 NOVIEMBRE - 2012MANUAL DE NORMAS GENERALES CAPITULO: PG.:VI 46 DE 75DE CONTROL INTERNO

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una atencin al afiliado ms eficiente, deber crear un mdulo dentro del Sistema dellPSFAque le permita a los afiliados, consultar en lnea el estatus de los crditos, reembolsossolicitados; recaudas faltantes; estados de cuentas; etc.

Cuentas por pagar

~ La Gerencia de Finanzas, debe controlar mensualmente el saldo por pagar a cada proveedor.

~Antes de elaborar los cheques correspondientes a las cuentas por pagar, controlar que en lasordenes de pagos que lo ameritan, se les realice las retenciones impuestas por Ley.

~ Las cuentas por pagar a los proveedores sern conciliadas mensualmente con las cifras contables.

~Se llevar control del gasto causado contra las rdenes de pago de manera conjunta con elDepartamento de Contabilidad.

Caja chica~ La creacin, incremento y/o disminucin del Fondo de Caja Chica, sern autorizados

exclusivamente por la Junta Administradora del IPSFA, previa solicitud por escrito de laGerencia interesada con la opinin favorable de la Gerencia de Finanzas y de acuerdo a ladisponibilidad presupuestaria para su creacin. En dicha autorizacin se incluirn las partidaspresupuestarias permitidas.

~ El monto mximo de funcionamiento de las Cajas Chicas y el monto mximo a cancelar porcada gasto, ser dispuesto por escrito por la Gerencia de Finanzas, previa aprobacin de laJunta Administradora del IPSFA, respetando los lmites establecidos en la LOAFSP y suReglamento Nl.

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~ Por ningn motivo se podr fraccionar un pago de un bien o servicio, en varias facturas; parano exceder los lmites de gastos autorizados interna o legalmente.

~ Por cada Fondo de Caja Chica deber existir un empleado responsable de su manejo,custodia y control, este empleado deber estar autorizado por escrito y su designacin serremitida a la Gerencia de Finanzas.

~ Cada uno de los gastos efectuados con el Fondo Fijo de Caja Chica estar soportado por losoriginales de las Facturas y/o Comprobantes de Caja Registradora Fiscal, inutilizados con elsello de "CANCELADO" o "PAGADO" en el cuerpo de la factura, como prueba que dicho pagoya fue efectuado por la caja chica.

~ Toda factura y/o comprobante de pago, deber cumplir los requisitos del SENIAT. Aquellasque presenten borrones, tachaduras o enmendaduras, no se podrn incluir como soporte degasto al momento de solicitar la reposicin.

~ El encargado del Fondo Fijo de Caja Chica deber relacionar cronolgicamente, todas lasfacturas y/o comprobantes de pago.

~ La reposicin del Fondo Fijo de Caja Chica, deber solicitarse cuando se haya utilizado, almenos un 75% del mismo, salvo disposicin legal diferente; presentando como mnimorelacin de gastos realizados, comprobantes de pago y estado de la caja chica.

~ Las actas de entrega de las Gerencias que dispongan de caja chica, deber contener relacinexpresa de la situacin de la misma y los comprobantes necesarios.

~ La Gerencia de Finanzas, deber realizar arqueos sorpresivos, programados y peridicos alas cajas chicas autorizadas y a su propio fondo, practi ados por personal diferente dequienes tienen la responsabilidad de su custodia y registro.

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>- Para evitar rendiciones pendientes del ao econmico anterior, todo pago efectuado ha derendirse antes del 31 de Diciembre de cada ao.

Procedimientos Administrativos de Adquisicin y Contratacin

El IPSFA, se sujetar a las Ley de Contrataciones Pblicas, Condiciones Generales deContratacin para la Ejecucin de Obras y otras disposiciones legales y reglamentarias vigentes queregulen la materia para los procesos de adquisicin o contrataciones.

Planificacin y programacin de compras

El Departamento de adquisiciones de la Gerencia de Finanzas, planificar y programar lascompras de bienes, materiales, insumos, otros; de acuerdo a las necesidades suministradas por lasdiferentes Gerencias, en procura del ahorro y disponibilidad presupuestaria y financiera.

Separacin de funciones en el Proceso de Adquisiciones o Contratacin

Siempre se deber cuidar que las personas encargadas de la adquisicin de bienes yservicios, sean diferentes a quienes tengan las funciones de custodia y registro de los mismos.

rdenes de Compras o de ServiciosPara proceder con una adquisicin de bienes o servicios, ser obligatorio realizarla a travs de

una orden de compra o servicios, las cuales seguirn un orden correlativo. Las mismas detallarn elBeneficiario, Nombre, Direccin, RIF, Lugar de Entrega, Forma de Pa o, Condiciones de la Compra,bien u objeto requerido, precios unitarios, monto total, descuentos, lu ar de compra, porcentaje (%)de la fianza de fiel cumplimiento, de anticipo y de la clusula penal, cua do corresponda.

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CONTROL INTERNO GERENCIA DE PLANIFICACION y PRESUPUESTOASUNTO:


Solicitud y Aprobacin de las Adquisiciones de Bienes y Servicios

~ Todas las Gerencias del Instituto para la adquisicin de bienes o contratacin de serviciosdebern realizar una Solicitud de Ejecucin Presupuestaria (SEP) debidamente autorizada yaprobada por los funcionarios que tengan atribuidas tales funciones; su aprobacin slo podrefectuarse si existe la disponibilidad presupuestaria.

~ Para ello, previa coordinaciones con la unidad de Adquisiciones de la Gerencia de Finanzas, osegn informacin del sistema SAMAN, deber efectuar la Solicitud de EjecucinPresupuestaria (SEP) con los precios reales de adquisicin.

~ Antes de la adquisicin de un bien o servicio, se deber procurar la obtencin de preciosjustos y razonables, previa verificacin de la disponibilidad presupuestaria y financiera.

~ En la adquisicin de bienes es importante que el Catlogo de los mismos que adquiere elInstituto, se encuentre permanentemente actualizado a fin de simplificar el proceso.

Registro de Proveedores

El IPSFA, mantendr un Registro Auxiliar de Contratistas actualizado que incluir comomnimo los siguientes datos del proveedor: representante legal de la empresa, cdula de identidad,RIF de la empresa, Direccin y telfonos, Acta Constitutiva y modificaciones vigentes, cuentabancaria, tipo y nmero de cuenta, autorizado a cobrar, descripcin de los productos o servicios yprecios.

Para las contrataciones que excedan los montos autorizados por la Ley de Contrataciones,adicionalmente, el proveedor deber estar debidamente inscrito en el Registro Nacional deContratistas.

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AI momento de la recepcin de los bienes y servicios adquiridos, los funcionarios responsables dela Gerencia de Finanzas (Departamento de Activos Fijos), debern realizar el control perceptivo,cuidando el cumplimiento de las especificaciones, precio, cantidad y calidad establecidas en la ordende compra y elaborar la respectiva Acta de Recepcin Definitiva sobre la recepcin conforme de losbienes, de la cual se entregarn una copia a la unidad encargada del registro.

Toda la documentacin que soporta la adquisicin (cotizacin, orden de compra, factura, etc) , debeser consistente y el bien recibido debe corresponderse a lo referido en dichos soportes.

La factura del proveedor se confrontar contra la orden de servicio, la orden de compra, notas deentregas y Acta de Recepcin Definitiva de los bienes; se verificar, de ser el caso, que cuente con lagaranta expedida por el fabricante, contrato, soporte tcnico y/o de mantenimiento. Estascondiciones, son de obligatorio cumplimiento antes de proceder al pago.

La Gerencia solicitante tambin es responsable de realizar control perceptivo, al momento de larecepcin del bien, atendiendo las mismas indicaciones de los literales anteriores.

Se deber notificar al Departamento de Activos Fijos, cuando se adquieran bienes muebles, con elrespaldo del precio de compra para el registro y control de inventarios.

En caso de mercancas devueltas a los proveedores, se deber mantener el control para efectuarlos reversos necesarios y notificarlo inmediatamente al Departamento de Contabilidad.

Para cada bien definido como activo (no aplica en caso consumibles y material oficina) recibido seelaborar una "Ficha del Bien", donde se le asignar el nmero de inventario y la fecha de rotulacin,asentndose en los registros respectivos. Los registros en la contabilidad patrimonial y en losrespectivos auxiliares, podrn efectuarse en forma automatizada o anual.

PlOSF05

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UNIDAD ADMINISTRATIV A:

I



Salidas del Almacn

Las salidas del Almacn deben estar amparadas por una Requisicin de Bienes debidamenteautorizada, con el correspondiente Comprobante de Entrega debiendo actualizarse el respectivoinventario.

Inventarias

> La unidad de Activos Fijos, es responsable de aplicar los controles necesarios para garantizarque todos los bienes muebles e inmuebles propiedad del IPSFA, estn debidamenteinventariados.

> A tal efecto, dichos bienes se registrarn oportunamente al respectivo costo histrico o deadquisicin, construccin o avalo bien sea por canje o donacin.

> Los bienes inmuebles, deben estar respaldados por documentos debidamente inscritos anteRegistro Pblico.

Las incorporaciones y des incorporaciones de bienes debern conciliarse mensualmente conlas cifras contables.

La Gerencia de Finanzas, coordinar para que funcionarios responsables por cada Gerencia,o personal adscrito a la Gerencia de Finanzas, independientes de la custodia y registrocontable, verifiquen por lo menos una vez al ao, la existencia fsica de los bienes muebles ycompararlos con los registros. De acuerdo a lo establecido en el Manual de Normas deControl Interno sobre un Modelo Genrico, "la Unidad de Auditora Interna debe vigilar elcumplimiento de esta norma y observar la toma fsica de los inventarios para garantizar laaplicacin adecuada de los procedimientos...".

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~ En caso de faltante de un bien mueble, el funcionario responsable de la verificacin delinventario, deber notificarlo por escrito mediante Acta para dejar constancia de tal situacin,avalada por el jefe de la dependencia o quien haga sus veces y por dos personas ms; para ladeterminacin de la causa del faltante y medidas a tomar.

Seguridad, Custodia, Uso y Mantenimiento de los Bienes

> a)La Junta Administradora del IPSFA, deber dictar polticas para la contratacin de plizasde seguros para proteger los bienes de riesgos, como incendios, inundaciones, otros quepuedan ocurrir.

> b)Se adoptarn las medidas necesarias de custodia y seguridad material que sean pertinentesde acuerdo a la naturaleza de cada bien.

> c)EI jefe de la unidad a la que han sido adscritos los bienes es responsable del control,custodia y tramites para el mantenimiento de los mismos.

> d)EI Instituto deber utilizar los bienes y servicios del Estado, exclusivamente para elcumplimiento de sus operaciones.

Obsolescencia, Prdida o Dao de los Bienes

~En caso de bienes obsoletos, deteriorados sin reparacin o faltantes, se seguirn las normas yprocedimientos establecidos para darlos de baja (desincorporarlos) oportunamente de los registroscontables e inventarios, cumpliendo los trmites legales y con la debida autorizacin, de la autoridadresponsable o de la Junta Administradora dependiendo de la cuanta o tipo de bien a desincorporar.

>La unidad responsable del bien, conjuntamente con la Gerencia dcorresponda, procurar el aprovechamiento de las pa el

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NORMAS BSICAS DE CONIROL INTERNO DEL IPSFA

Registro de Bienes

~ La unidad de Activos Fijos es responsables de crear y mantener registros permanentes ydetallados de las entradas, salidas, traspasos y mejoras de los activos fijos que posibiliten suidentificacin, clasificacin y control de su uso o disposicin.

~ De acuerdo a las Normas de Control Interno emanadas de la SUNAI, por cada bien que seincorpore se deber llenar una ficha del bien que incluye: W de Serial, Fecha de Compra,Costo del Bien, (Construccin Avalo): N Orden de Compra, Nombre del Proveedor, NOrden de Pago, Contrato de Mantenimiento si lo tuviere, Nombre de la Compaa que realizael mantenimiento, W Pliza compaa de Seguro, si la tuviere, Unidad donde estar ubicadoel bien. En el caso de un bien inmueble, debe incorporarse a la ficha, nmero y fecha deldocumento de propiedad y nombre del respectivo Registro Pblico.

~ Los bienes del Instituto, estarn debidamente identificados con etiquetas que indiquen fechade factura, cdigo y rea de ubicacin.

Contrataciones

~ Todas las contrataciones realizadas por el Instituto estn sujetas al marco legal vigente,teniendo como base la Ley de Contrataciones Pblicas y de acuerdo a lo establecido en elArtculo 4 de la misma, se excluyen de la aplicacin de la presente Ley, los contratos quetengan por objeto la ejecucin de obras, la adquisicin de bienes y la prestacin de servicios,que se encuentren en el marco del cumplimiento de acuerdos internacionales de cooperacinentre la Repblica Bolivariana de Venezuela y otros Estados, incluyendo la contratacin conempresas mixtas constituidas en el marco de estos convenios.

~ Slo se podrn excluir de las modalidades de seleccin, los contratos con un objetoespecifico descritos en el Artculo 5 de la Ley de Co

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