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Curso del Procedimiento de Solicitud de
Compra de material bibliográfico, audiovisual,
sonoro y digital
2013
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Temario
Objetivo
Alcance
Solicitud de compra
Descripción de actividades
Recepción, verificación.
Evaluación de proveedores y la DGC.
Captura de facturas de libros comprados, en el módulo del sistema Aleph.
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Objetivo
Objetivo del curso es aprender las actividades, que deben realizar los Centros de información para hacer sus solicitudes de compra de material bibliográfico, para sus carreras que se imparten en sus campus UVM. De como debe la DGCI realizar el concentrado Institucional para enviarlo a la Dirección General de Compras para su adquisición. Y De como recepcionar y liberar las facturas que entregadas por los proveedores para enviarlas con almacen para su orden de recepción. Esto Con el fin de que cuenten con las herramientas necesarias para su mejor desarrollo en su Centro de información
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La Solicitud de compra
Este proceso es compartido entre la DGCI y los CI. El responsable de este proceso en los Centros de Información debe generar su solicitud de compra con base en la
bibliografía básica para lograr cubrir su indicador del 50% en la cobertura de la
bibliografía de los programas que se imparten en su campus UVM.
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o La solicitud de compra debe ser realizada en los formularios correspondientes para
libros, DVDs y CD-ROMs, que se encuentran en pórtico con claves: PS-FO-003, PS-FO-
004 y PS-FO-005, respectivamente y cuidando que cumpla con los siguientes
requisitos:
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Requisitos que debe tener la solicitud de compra
Que efectivamente sea un título que no tenga en su acervo.
Que no se pidan más de tres ejemplares, incluyendo los que ya tienen en su Acervo.
En caso contrario deberán justificar el por qué solicitan mas de 3 ejemplares de ese material y será considerado por el Director General de Centros de Información si se realiza la solicitud de compra o no a la DGA.
La solicitud de compra deberá ser llenada con los siguientes datos: con letra Arial a 10 puntos en color negro.
Registrar nombre compelto del campus y la partida
Llenar las columna carrera, materia, semestre, autor, título, país, editorial, año e ISBN.
Si solicitan material que viene en volúmenes marcar cuantos ejemplares y de que
volumen.
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Podrán realizar sus solicitudes de compra de acuerdo al calendario especificado
por la DGA y la DGCI.
Periodo 2013 Nombre Número de
periodo Campus Fecha
de Apertura Campus Fecha
de cierre D.G.C.I Fecha Consolidado
Fecha de Envió a compras
Polanco
Mar. Compra Bibliografía
rediseños, nuevas aperturas, transferencias
1 01/03/2013 14/03/2013 15/03/2013 25/03/2013
Mayo Compra Bibliografía básica
faltante de todas sus carreras 2 02/05/2013 15/05/2013 16/05/2013 20/05/2013
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Antes de enviar la solicitud por correo electrónico al Responsable de Solicitud de compra de la DGCI. deberán pasar su lista de verificación con el fin de que todo este correcto y no tehga una
no conformidad.
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Una vez recibidas las solicitudes se revisaran para conformar el consolidado institucional si la solicitud no cubre los requisitos se reenviara nuevamenta al responsable del CI para su corrección
y debera levantarsu no conformidad de acurerdo al procedimiento de producto y servicio no conforme.
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Nuevamente se pasara la lista de verificación a la solicitud con el fin de que este correcto y nuevamente se enviara por correo al responsable de compras de la DGCI para su compra
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El consolidado institucional de las solicitudes de compra hechas por los Centros de Información se realiza en la DGCI y se enviaran vía correo electrónico a la
DGA copiando a los responsables de los CI.
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Los proveedor deberá responder en un plazo de 3 días hábiles
cuando la cotización del material no sea menor a 2500 y 10 días
hábiles cuando el número de títulos rebase la cantidad.
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Los LIBROS no localizados por estar agotados o fuera de catálogo, se enviaran a
las academias, para realizar la sustitución de estos títulos.
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La DGCI revisara las órdenes de compra contra la cotización que envía el
proveedor en formato Excel para su validación y la enviara nuevamente a la DGA
con copia DGPF con su Vo. Bo. para su autorización.
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Los proveedores pueden enviar sugerencias de sustituciones para los libros que ya no se encuentren en el mercado editorial.
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4.2 Recepción y verificación
Los materiales bibliográficos, audiovisuales, sonoros y digitales, serán entregados por
cada proveedor y/o editor en el Centro de Información de cada campus junto con el
juego de fotocopias impresas o digitalizadas (correo electrónico) correspondiente
a cada título que entrega (portada, contraportada, tabla de contenido, índice),
además entregará tres copias de las facturas y/o remisiones al responsable del
Proceso.
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Los proveedorentregaran la portada, contraportada e indice digitalizadas en un portal o
posteadas en la nube ya sea atraves de Dropbox. Ejemplo
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El formato es PDF con una buena resolución.
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Los responsables de recibir el material en los Centros de Información deberán cotejar al momento la factura o remisión vs. el pedido y el material físicamente, revisando el
cumplimiento de los requisitos descritos en la “Lista de verificación para recepción
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En los casos que el proveedor no entregue material completo por defecto físico se le darán 10 días hábiles para entregarlo, el no entregarlo en este periodo
establecido el responsable del CI. Notificará vía correo electrónico a la DGA con copia a la DGCI para que se ajuste la OC y Factura.
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Los tiempos de entrega establecidos se encuentran en las Ordenes de compra y son: o 30 días hábiles para el material nacional
o 45 días hábiles para los materiales de procedencia extranjera
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4.3 Liberación Las facturas autorizadas por el Centro de Información de cada campus deben de
liberarse para que continúen con el siguiente proceso que es el de Investigación en OPAC de acuerdo a los siguientes requisitos:
Sello de liberación del campus Fecha de recepción, Nombre y firma de quién recibe (en todas las hojas)
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4.4 Evaluación
o Se evaluará el desempeño del proceso externo de Adquisiciones mediante el
siguiente formulario “Evaluación del proceso externo de Adquisiciones” (PS-
FO-006), y el proceso externo del Proveedor (PS-FO-007), que se aplicara una
vez terminado el contrato vigente o en el mes de Diciembre a Enero. Y se enviara al Responsable de solicitud de compra con copia al DGCI.
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4.5 Medición La medición del proceso se realizará mediante la verificación del cumplimiento de
los indicadores y metas establecidos en el esquema de proceso.
4.6 Captura de órdenes de compra y facturas en el módulo de Adquisiciones de ALEPH
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Gracias