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Versión FinalTema: POLÍTICA DE RENDICION DE GASTOS
DEPARTAMENTO:Administracion y Finanzas
Fecha de emisión: 18 de Octubre de 2013
Última revisión:
Versión: 1.0
SECTOR:Finanzas
CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE CODIFICACION PAGINAS
Política de Rendición de Gastos 1 a 20
REVISIONES DEL PROCEDIMIENTO
PÁG./DOC. REV. FECHA ASPECTO MODIFICADO
NUEVO DOCUMENTO
CÓD. DOC FECHA NOMBRE
18 / 10 / 2013
LISTADO DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
ÁREA RESPONSABLE FIRMA FECHACEO Fernando Seoane
Country Manager Argentina Luis Rico
Director Operaciones y Negocios Industriales
D'Alessandro De Olano, Maximiliano
Director Producción de Fruta Sebastián Torres Posse
Director Comercial Fruta Fresca Alejandro Moralejo
Director de RR.HH y Tecnología Juan Martín Barbeito
Director de Administración y Finanzas Alejandro Daireaux
Elaboró: Finanzas
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1. PROPOSITOEl propósito de este documento es establecer procedimientos para la rendición y el control de
gastos legítimos hechos por empleados de San Miguel, en nombre y representación de la
compañía, y en el curso de sus responsabilidades laborales.
2. ALCANCEEsta política aplica, sin excepciones, a todas las rendiciones de gastos a ser presentadas
por empleados de San Miguel, sobre gastos que fueran realizados con tarjeta de crédito
corporativa y con efectivo.
3. RESPONSABILIDADEmpleado
Cumplir con las pautas de esta política.
Preparar y presentar, en tiempo y forma, las rendiciones de gastos.
Solicitar las autorizaciones necesarias.
Mantener una conducta ética y responsable con respecto al uso de los
recursos de la compañía.
Director / Gerente / Jefe
Asegurar el debido cumplimiento de esta Política.
Analizar detalladamente las rendiciones de gastos.
Aprobar las excepciones relacionadas a situaciones que no están
contempladas en esta Política.
Analista de Finanzas Asegurar el debido cumplimiento de esta Política.
Identificar y notificar situaciones de incumplimiento.
Analizar las excepciones, referidas a aquellas situaciones que no están
contempladas en esta política.
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4. DEFINICIONES
Viaje corporativo: es el que efectúa un empleado de San Miguel o un tercero
por motivo de trabajo (incluye capacitación).
Tarjeta corporativa: Tarjetas otorgadas a empleados de la empresa a fin de ser
utilizadas únicamente en representación de la misma.
Vale: Comprobante por escrito que expide el Dpto. de Finanzas. El mismo
representa el valor en números y letras del adelanto de dinero en efectivo
otorgado a los empleados que estén autorizados a solicitarlo.
5. PAUTAS
5.1. GENERALSan Miguel reconocerá a sus empleados los gastos reales, necesarios y razonables que
se generen de forma individual, siempre que aquellos estén comprendidos dentro de los
conceptos definidos en el punto 5.3 de la Política de Viajes, o cuando cuenten con una
aprobación según la matriz definida en el punto 5.2 de esta política.
Cualquier gasto fuera de esos términos se considerará una excepción. Para que las
excepciones sean aprobadas, las mismas deberán ser aprobadas por el Director
responsable del área involucrada, y bajo ningún caso un Director podrá aprobar sus
propias solicitudes.
Todos los gastos, sin excepción, deben estar relacionados y hacer mención a un
propósito de negocios válido. Los gastos deben ser legales y éticos en todos los
aspectos, y en consonancia con los estándares más altos de la actividad empresarial y
el Código de Conducta de San Miguel.
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5.2. MATRIZ DE APROBACIONES DE GASTOSLas aprobaciones deberán darse según la siguiente matriz:
Sujeto a presentar rendición de gastos: Aprobación requerida por:
Empleados Jefe o Supervisor inmediato
Jefes o Supervisores Gerente inmediato
Gerentes Director inmediato
Directores y CEO Otro Director
5.3. PROCESO DE SOLICITUD DE EFECTIVO Y POSTERIOR RENDICION DE GASTOS PAGADOS EN EFECTIVO
5.3.1. PRIMER PASO - SOLICITUD DE FONDOS
5.3.1.1. El solicitante de efectivo deberá enviar vía email, según matriz definida
en punto 5.2, copiando al Analista de Finanzas, una solicitud de aprobación
de necesidad de fondos.
En caso de que la necesidad de los fondos sea por un viaje programado, el
email deberá contener la siguiente información:
a. Fecha de partida y fecha de retorno a Argentina
b. Destino/s (países)
c. Cantidad de días de estadía en cada país
En caso de que la necesidad de los fondos sea por un gasto a pagar en
efectivo, el email deberá contener la siguiente información:
a. Descripción de gasto, y razón de negocio
b. Justificación de motivos por las cuales no existe otro método de pago
(transferencia, cheque, tarjeta de crédito, etc.)
c. Copia de factura a nombre de San Miguel
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5.3.1.2. La aprobación, vía email, deberá realizarse al menos 5 días hábiles
previos a la fecha de entrega de los fondos desde el área de finanzas.
5.3.1.3. La denominación de la moneda en que se entregara efectivo será
determinada en función del destino del viaje, y de la disponibilidad de
monedas en caja chica.
5.3.1.4. Los montos a entregar en cada caso, salvo argentina, surgirán del
cálculo del máximo entre el valor de la tabla correspondiente a los días de
estadía en cada destino y un monto equivalente a USD 200, según la
siguiente tabla (expresada en USD por día):
DestinoEmpleado
con Tarjeta Corporativa
Empleado sin Tarjeta Corporativa
USA 50 USD 100 USDRusia 100 USD 100 USDUruguay 50 USD 100 USDSudáfrica 50 USD 100 USDArgentina 30 USD 40 USDEuropa 100 USD 150 USD
EJEMPLO: Si un empleado poseedor de una tarjeta corporativa solicita un adelanto de
moneda extranjera para un viaje de 3 días a USA. Según la tabla, a este empleado se le
adelantará 200 USD (3 días x 50 USD ≤ 200 USD). En caso de que este empleado no
tuviera una tarjeta corporativa, se le podrá adelantar 300 USD en efectivo (3 días x 100
USD › 200 USD).
5.3.2. PASO 2 - ENTREGA DE FONDOS
5.3.2.1. El Analista de Finanzas generará un Vale, que a efectos legales servirá
como Recibo, con la siguiente información:
a) Beneficiario
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b) Monto entregado
c) Moneda
d) Fecha de emisión
e) Numero de Vale/recibo
5.3.2.2. El solicitante de fondos deberá firmar dicho Vale contra la recepción del
dinero. Dicho vale quedará en posesión del área de Finanzas, y el
solicitante será responsable de controlar que el importe recibido coincida
con el importe declarado en el recibo.
5.3.3. PASO 3 - RENDICION DE GASTOS
5.3.3.1. PLAZO DE ENTREGA DE LA RENDICION DE GASTOS
En los casos en que los fondos anticipados hayan sido solicitados para gastos de
viajes, el solicitante deberá presentar la rendición de gastos al Analista de Finanzas
dentro de los 7 días hábiles posteriores a la conclusión del viaje.
En los casos en que los fondos anticipados correspondan a solicitudes de adelantos
de gastos no relacionados a viajes, la rendición de gastos deberá ser presentada en
un plazo no mayor a 7 días hábiles posteriores a la generación del comprobante.
Cuando los solicitantes de fondos excedan los plazos de presentación de rendición
de gastos establecidos en los párrafos anteriores, el Analista de Finanzas notificara
vía email de dicho retraso al Director del área del solicitante, al solicitante, y al
Director de Recursos Humanos. El Director del área del solicitante deberá responder
a esta notificación, comprometiéndose a resolver la situación dentro de los 2 días
hábiles siguientes.
5.3.3.2. PREPARACION DE RENDICION DE GASTOS
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Los empleados deberán preparar sus propios informes de gastos y reducir al mínimo
la delegación de esta tarea.
El solicitante deberá presentar la rendición de gastos completa junto con el efectivo
sobrante.
Bajo ningún concepto el Analista de Finanzas podrá aceptar rendiciones parciales de
gastos, o devoluciones de dinero en efectivo sin su correspondiente rendición.
5.3.3.2.1. GASTOS A RENDIR: en los casos en los que el solicitantes hayan
viajado, los gastos a rendir solamente podrán incluir los conceptos
aprobados en el punto 5.3 de la POLITICA DE VIAJES:
Transporte Aéreo - Terrestre
Hoteles
Tasas de Embarque
Peaje
Comidas
Traslados (Hacia y desde los aeropuertos – partida y arribo; por trabajo
durante su estadía)
Llamadas telefónicas
Internet
Lavandería. Cuando la estadía es mayor a 4 días.
5.3.3.2.2. LIMITACION PARA GASTOS PAGADOS EN PESOS ARGENTINOS: Los mismos deberán ser rendidos en forma separada
de las rendiciones de gastos pagados en moneda extranjera. Bajo
ninguna excepción se considerara que un gasto pagado en Pesos
Argentinos sea rendido contra un adelanto de moneda extranjera.
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5.3.3.2.3. FORMATO DE RENDICION:
Todos los gastos deberán ser incluidos en una planilla de rendición la cual estará
disponible en:
Dicha planilla deberá ser entregada al Analista de Finanzas, y no será recibida a
menos que cumpla con las siguientes condiciones.
Todos los campos del modelo de rendición deberán ser completados.
Las planillas deberán estar firmadas por el solicitante y por su jefe directo,
según la matriz establecida en el punto 5.2.
Todos los gastos deberán ser presentados con su correspondiente
comprobante original, los cuales deberán estar pegados en forma
individual en hojas en blanco tamaño A4.
Todos los gastos deberán ser enumerados en la planilla y en cada
comprobante.
En el caso de las propinas, estas deberán ser agregadas a mano en cada
ticket, y nunca podrán ser superiores al 20% del total del importe del
comprobante.
Solo se reintegraran gastos inferiores a USD 10 sin comprobante, con un
límite máximo de dos gastos sin comprobante por rendición. En este caso
el empleado deberá completar una Declaración Jurada por cada uno de
los comprobantes faltantes, la cual se encuentra adjunta (VER ANEXO II.).
5.3.4. OTROS ASPECTOS A CONSIDERAR
5.3.4.1. GASTOS CON TARJETAS DE CREDITO PERSONALES
Solamente bajo circunstancias excepcionales los empleados podrán solicitar el
reembolso de gastos efectuados con sus tarjetas de crédito personales. No se
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admitirá como circunstancia excepcional la falta de previsibilidad de solicitud de
fondos con la anticipación necesaria.
Los gastos a rendir solamente podrán incluir los gastos aprobados en el punto
5.3 de la POLITICA DE VIAJES.
Dichos reintegros se efectuaran en Pesos Argentinos, y no incluirán los montos
percibidos por AFIP en concepto de adelanto de pago de impuesto a las
ganancias y bienes personales (Resolución General 3450). El tipo de cambio al
que se reembolsaran los gastos será el que fije el banco emisor de la tarjeta.
Los pasos a seguir para presentar dicha rendición deberán ser iguales, salvo por
el plazo, a los de las rendiciones por gastos pagados en efectivo, definidos en el
punto 5.3.3.
A efectos de poder generar el reintegro en la fecha de vencimiento del pago del
resumen de la tarjeta, el empleado deberá:
Presentar la rendición de gastos al menos 5 días hábiles previos al
vencimiento, junto con copia del resumen de tarjeta, pudiendo tachar, por
cuestiones de confidencialidad, los gastos por los cuales no se pedirá
reembolso.
Proveer al Analista de Finanzas los datos necesarios para dar de alta su
cuenta bancaria en la plataforma Interbanking (Nombre y apellido, CBU,
CUIL y nombre del banco).
Bajo ninguna circunstancia San Miguel se hará cargo de intereses, comisiones,
impuestos u otros cargos que resulten de moras en el pago de los saldos de
resúmenes de tarjetas personales.
5.3.4.2. OPERACIONES DE CAMBIO CON ADELANTOS EN EFECTIVO Las operaciones de cambio realizadas con el efectivo recibido como adelanto
deberán justificarse mediante un comprobante que incluya el tipo de cambio utilizado
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y las comisiones asociadas. En su defecto, las tarifas proporcionadas por el website
www.oanda.com también serán aceptables - una copia impresa del cálculo de la tasa
deberá adjuntarse a la conciliación de la rendición de gastos.
5.3.4.3. REEMBOLSO POR USO DE AUTOMOVIL PERSONAL
San Miguel reembolsara a sus empleados los gastos relacionados al uso de un
automóvil personal, solamente cuando sus empleados necesiten hacer uso de sus
automóviles con un fin de negocios en nombre y representación la compañía.
Los gastos reembolsables serán únicamente:
Estacionamiento: Se deberá presentar comprobante, y solamente se reembolsara
por el tiempo en el que se haya estacionado mientras se actuaba en
representación de San Miguel.
Peajes: se deberá presentar comprobante. En aquellos casos en que el
empleado cuente con un dispositivo de pago de peaje electrónico, se reconocerá
la tarifa existente al momento, siempre y cuando el empleado justifique que esté
afiliado a este servicio.
Gastos por kilómetro recorrido: Se contaran los kilómetros desde el lugar de
trabajo del empleado hasta el destino, sin contar la distancia recorrida desde el
lugar de residencia del empleado hasta el lugar de trabajo. El monto a
reembolsar por kilómetro será definido por el área de Recursos Humanos, y se
actualizará en forma cuatrimestral según estudios comparables de mercado. El
reembolso por km recorrido incluirá: gastos por combustible, mantenimiento,
amortización del vehículo, patente y seguro.
La solicitud de reembolso de gastos deberá seguir el proceso definido en el
punto 5.3.3 previamente.
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San Miguel, bajo ninguna circunstancia, reembolsara a sus empleados por siniestros o
daños a su automóvil personal, independientemente de la responsabilidad legal del
culpable del hecho (ejemplos: robos, accidentes de tránsito, responsabilidad civil, multas,
destrozos, etc.).
5.4.PROCESO DE RENDICION DE GASTOS CON TARJETAS CORPORATIVAS
Los empleados deben usar su tarjeta de crédito corporativa para los gastos de negocio
donde se aceptan tarjetas. Si no se aceptan tarjetas de crédito (por ejemplo - taxi),
entonces el empleado podrá utilizar dinero en efectivo para pagar los gastos.
En los casos en los que los solicitantes hayan viajado, los gastos a rendir solamente podrán
incluir los gastos aprobados en el punto 5.3 de la POLITICA DE VIAJES:
Transporte Aéreo - Terrestre
Hoteles
Tasas de Embarque
Peaje
Comidas
Traslados (Hacia y desde los aeropuertos – partida y arribo; por trabajo
durante su estadía)
Llamadas telefónicas
Internet
Lavandería. Cuando la estadía es mayor a 4 días.
5.4.1. PRIMER PASO - OBTENCION DE DETALLE DE GASTOS MENSUALES
Dentro de la semana posterior al cierre mensual de cada tarjeta de crédito, el
Analista de Finanzas se encargará de proveer vía email a cada usuario de
tarjetas corporativas su resumen individual.
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5.4.2. SEGUNDO PASO – PREPARACION DE RENDICION DE GASTOS MENSUALES POR EMPLEADO (Para tarjetas VISA y AMEX)
5.4.2.1. Una vez recibido el resumen por parte del Analista de Finanzas, el
empleado deberá completar la planilla de rendición de gastos
personalmente.
Todos los campos del modelo de rendición deberán ser
completados.
Las planillas deberán estar firmadas por el solicitante y por su jefe
directo (según matriz de clausula 5.2).
Todos los gastos deberán ser presentados con su correspondiente
comprobante original, los cuales deberán ser pegados en forma
individual en hojas en blanco tamaño A4.
Todos los gastos deberán ser numerados en la planilla y en cada
comprobante.
5.4.2.2. Dentro de la planilla de rendición anteriormente detallada, el empleado
deberá especificar el motivo del viaje y los diferentes destinos (en caso de
haber más de un destino) en los que efectuó gastos con la tarjeta
corporativa.
5.4.3. TERCER PASO – ENTREGA DE RENDICION
5.4.3.1. PLAZO DE ENTREGA DE LA RENDICION DE GASTOS
El plazo de entrega de la rendición será dentro de los 7 días hábiles
posteriores en que cada usuario reciba su resumen individual entregado
por parte del Analista de Finanzas.
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Cuando los usuarios de la tarjeta corporativa excedan los plazos de
presentación de rendición de gastos establecidos en los párrafos
anteriores, el Analista de Finanzas notificara vía email de dicho retraso al
Director del área del solicitante, al solicitante, y al Director de Recursos
Humanos. El Director del área del solicitante deberá responder a esta
notificación, comprometiéndose a resolver la situación dentro de los 2 días
hábiles siguientes.
5.4.3.2. ENTREGA DE RENDICION
Una vez que la rendición sea completada (Planilla de rendición junto con
los comprobantes correspondientes), el empleado deberá hacerla firmar
según matriz de aprobaciones del punto 5.2 y entregarla al Analista de
Finanzas a cargo de controlar que la rendición cumpla con los requisitos
detallados anteriormente y a continuación.
En caso de que la rendición sea rechazada por no cumplir con los
requisitos establecidos en esta política, el empleado deberá hacer las
correcciones necesarias hasta que los mismos se cumplan. Bajo ningún
concepto el Analista de Finanzas podrá aceptar rendiciones parciales de
gastos.
5.4.4. OTROS ASPECTOS A CONSIDERAR
5.4.4.1. PERDIDA DE COMPROBANTE
En el caso en que a un empleado se le haya perdido un comprobante, el
responsable deberá solicitar una planilla adicional la cual deberá completar
todos los casilleros correspondientes. Esta planilla deberá ser firmada por el
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empleado en cuestión y por su jefe directo. La cantidad máxima de
comprobantes que se permiten registrar como perdidos es de dos por rendición
y cada uno de ellos no puede exceder los USD 20. En este caso el empleado
deberá completar una Declaración Jurada por cada uno de los comprobantes
faltantes, la cual se encuentra adjunta (VER ANEXO II.).
En aquellas situaciones en las que el empleado se vea imposibilitado en
describir el gasto del comprobante extraviado, el empleado deberá abonar el
monto en tesorería junto con la entrega de la rendición.
5.4.4.2. RETIRO DE EFECTIVO CON TARJETA DE CREDITO CORPORATIVA
Solamente bajo situaciones excepcionales, el empleado podrá retirar dinero
en efectivo de un cajero electrónico con la tarjeta de crédito corporativa. A raíz de
esto, todos los gastos que se realicen con el dinero en efectivo extraído deberán
rendirse como gastos en efectivo que figura en el punto 5.3.3. de esta política.
5.4.4.3. PERDIDA O EXTRAVIO DE TARJETA DE CREDITO CORPORATIVA
Dado el caso de que un empleado sufra la pérdida o extravío de su tarjeta de
crédito corporativa, él mismo será responsable de notificar a la tarjeta (VISA o
AMEX) sobre el siniestro. Si el empleado llegara a extenderse del plazo de
tiempo que ofrecen las tarjetas para comunicar denuncias de pérdida o extravío,
será él quien se haga cargo de los gastos emitidos por la tarjeta en ese lapso de
tiempo.
5.4.4.4. GASTOS NO-REEMBOLSABLES
Los gastos determinados como no-reembolsables serán considerados gastos
personales, y deberán ser reembolsados a San Miguel por el empleado en
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efectivo en Pesos Argentinos. En aquellas situaciones en las que, pasadas las
dos semanas posteriores a la notificación por parte del Analista de Finanzas, el
empleado no reembolse estos gastos, se procederá a la deducción de dichos
importes de la liquidación de haberes del mes siguiente. Si los gastos no-
reembolsables exceden (en conjunto) los USD 100, se analizará la situación en
detalle para comprobar que el empleado no busca sacar provecho personal del
uso de la tarjeta de crédito corporativa. En caso de que esto suceda, se
considerará fraude y violación del Código de Conducta de San Miguel.
FALSIFICACION DE RENDICIONES DE GASTOS
Falsificación intencional de informes de rendición de gastos, incluyendo la
manipulación de los recibos relacionados, se considerará fraude y violación del
Código de Conducta de San Miguel. Cualquier empleado que participe en este tipo
de fraude podrá ser objeto de una o más de las siguientes consecuencias: acción
disciplinaria, potencial terminación de empleo, pérdida de beneficios post-empleo;
pleito civil para recuperar el valor de los bienes obtenidos de forma fraudulenta; y
demanda penal.
A. ANEXOS Anexo I - Modelo de Rendición de Gastos.xlsx
Anexo II - DDJJ Rendición de Gastos sin Comprobante.docx
Anexo III - Modelo de Rendición de Gastos Tarjeta VISA.xlsx
Anexo IV - Modelo de Rendición de Gastos Tarjeta AMEX.xlsx
B. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Política de Viajes.
Código de Conducta de San Miguel
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Fecha:
NOMBRE: AREA:
IMPORTE VALE: MONEDA:
MOTIVO:
Comprobantes Rendidos
N° FechaN° de
comprob Concepto PersonaImputación del gasto Moneda Importe
Tipo de Cambio
Conversión a Moneda Vale
1 0 1,0000 - 2 0 1,0000 - 3 0 1,0000 - 4 0 1,0000 - 5 0 1,0000 - 6 0 1,0000 - 7 0 1,0000 - 8 0 1,0000 - 9 0 1,0000 -
10 0 1,0000 - 11 0 1,0000 - 12 0 1,0000 - 13 0 1,0000 - 14 0 1,0000 - 15 0 1,0000 - 16 0 1,0000 - 17 0 1,0000 - 18 0 1,0000 - 19 0 1,0000 - 20 0 1,0000 - 21 0 1,0000 - 22 0 1,0000 - 23 0 1,0000 - 24 0 1,0000 - 25 0 1,0000 - 26 0 1,0000 - 27 0 1,0000 - 28 0 1,0000 - 29 0 1,0000 - 30 0 1,0000 - 31 0 1,0000 - 32 0 1,0000 - 33 0 1,0000 - 34 0 1,0000 - 35 0 1,0000 - 36 0 1,0000 - 37 0 1,0000 - 38 0 1,0000 - 39 0 1,0000 - 40 0 1,0000 - 41 0 1,0000 - 42 0 1,0000 - 43 0 1,0000 - 44 0 1,0000 - 45 0 1,0000 - 46 0 1,0000 - 47 0 1,0000 - 48 0 1,0000 -
Total Gasto - Vuelto -
Saldo a Rendir -
Observaciones:
Rendicion de Gastos
Firma de autorización Firma Receptor Vale
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ANEXO I – Modelo de Rendición de Gastos
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ANEXO II – DDJJ Rendición de Gasto Sin Comprobante
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DECLARACION JURADARENDICION DE GASTO SIN COMPROBANTE
Fecha: ____________
Vale nº/ Tarjeta nº: ____________
Moneda: ___________
Importe: ____________
Por medio de la presente declaración jurada dejo constancia que el gasto efectuado el día ___/___/_____ corresponde a____________________________.
Firma: _________________________
Aclaración: _____________________
III – Modelo de Rendición de Gastos Tarjeta VISA
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IV – Modelo de Rendición de Gastos Tarjeta AMEX
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