Doc-(6) Liquidación de Cuentas Por Servicio
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POLITCNICO DE COLOMBIA
EDUCACIN PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO
GUA DIDCTICA CDIGO: M2-FR17 VERSIN: 1 Pgina 0 de 23
DIPLOMADO: FACTURACION DE SERVICIOS DE SALUD
MDULO DE FORMACIN: FACTURACION COMO PROCESO OPERACIONAL
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LIQUIDACION DE CUENTAS POR
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Ejecucin del Proceso de Facturacin
El procedimiento que se describe, acerca del manejo de facturacin por
paciente, segn las reas hospitalarias y administrativas, es independiente de
tener el proceso en forma Centralizado o Descentralizado mixta. Para establecer
el procedimiento de facturacin lo hemos dividido de acuerdo a los servicios
unidades funcionales utilizados por los usuarios de la IPS:
Facturacin en Urgencias
Ingreso por urgencias
En el momento de ingresar el paciente, la oficina de Admisiones en urgencias o
quien haga sus veces, debe identificar y clasificar al paciente, comprobarle los
respectivos derechos y recepcionar los correspondientes documentos soportes de
acuerdo a la clasificacin (a los cuales se les deber colocar el nmero
consecutivo de urgencias), procede ingresar al sistema, abrir la hoja del ingreso al
servicio, al imprimir esta hoja queda el original que se anexa a la historia clnica y
una copia para archivo temporal de facturacin en la oficina de admisiones, es a
esta copia a la cual se le anexan los documentos soportes del paciente con el fin
de armar la cuenta con la factura en el evento de egreso del paciente, o de
paquete armado de la cuenta para el archivo de hospitalizacin cuando el
Paciente es ingresado a manejo hospitalario o quirrgico.
CONTENIDO
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Se debe asignar el nmero consecutivo de historia clnica de urgencias de
acuerdo con las normas de la IPS, se abre la hoja de registros de los
procedimientos y consumos del servicio de urgencias, a este formato se le debe
colocar el mismo nmero de la hoja de ingreso (nmero de ingreso) al servicio de
urgencias y de historia clnica de urgencias al igual que a los soportes
recepcionados (en la esquina superior derecha), se recomienda marcar con sello
grande el tipo de paciente (ejemplo: Accidente de trnsito, ISS, Particular, etc.).
Los soportes de la comprobacin de los derechos del paciente (carn, cedula,
etc.), la copia de la hoja de ingreso, orden de servicios o autorizacin (en los casos
de autorizacin telefnica se escribe el nmero de autorizacin y el nombre de la
persona que autoriza en la copia de los documentos soportes y hoja de ingreso),
todos los anteriores debern ser guardados en el archivo temporal de facturacin
del servicio, con el fin de ser
almacenados en el archivo
clasificndolos por paciente.
En el caso de ingresar una persona
particular no afiliada a ningn Sistema de
Seguridad Social en Salud la cual no
presenta estado crtico o no requiera
atencin inmediata de urgencias,
admisiones debern remitir dicho
paciente al rea de liquidacin, con el fin de que se le elabore la liquidacin del
procedimiento que requiere y realice el correspondiente pago por el servicio que
se le va a prestar o cuota moderadora, de acuerdo con lo estipulado por las
normas del manual de tarifas, caja a su vez deber hacer constar dicha
cancelacin con el recibo de caja original para el paciente sellado de cancelado
y constancia de cancelado en la factura antes del ingreso al servicio de
urgencias.
Si la persona ingresa en estado crtico, el familiar o acompaante deber efectuar
los pasos descritos anteriormente, en caso de no tener familiares o acompaante
y la persona carece de recursos para asegurar el pago por los servicios que se le
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van a prestar, admisiones deber informar al coordinador de urgencias de turno
con el fin de dar continuidad en la atencin del paciente por concepto de
Atencin Inicial de Urgencias definida por la ley, esta establece que:
La atencin inicial de urgencias debe ser prestada en forma obligatoria por todas
las entidades pblicas o privadas que presten servicios de salud a todas las
personas, independientemente de su capacidad socioeconmica y del rgimen
al cual se encuentre afiliado.
No se requiere convenio o autorizacin previa de la Entidad Promotora de Salud
respectiva o de cualquier otra entidad responsable o remisin de profesional
mdico, o pago de cuotas moderadoras.
Esta atencin, no podr estar condicionada por garanta alguna de pago
posterior, ni afiliacin previa al Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Atencin del paciente en urgencias:
El auxiliar de enfermera recibe la hoja de ingreso y la historia clnica de urgencias,
se procede a realizar la consulta filtro (en caso de estar establecida), cuya
finalidad es la clasificar el paciente de acuerdo al tipo de patologa, de esta
forma establece el grado de urgencia y el tipo de atencin que requiere el
usuario (Triage).
Posteriormente se remite la historia clnica, hoja de ingreso y la hoja de
procedimientos y consumos en urgencias al consultorio, donde el mdico tratante
registra el tipo de consulta o procedimiento realizado, clase de sala utilizada;
enfermera relaciona, los elementos y medicamentos suministrados.
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La frmula de medicamentos y suministros que se consumieron en el servicio se
realiza con original para farmacia quien despacha y digita en el sistema, y copia
de la frmula que farmacia devuelve al servicio para quedar como soporte de la
cuenta especificando los medicamentos y suministros entregados.
El liquidador debe ingresar al sistema los procedimientos y consumos relacionados
en la hoja de consumos y archivar estas hojas como soporte de la cuenta del
paciente.
Al paciente atendido se le pueden solicitar exmenes y procedimientos
paraclnicos, los cuales ordena el mdico con la respectiva orden de paraclnicos
con original y copia para el servicio de apoyo; El liquidador del servicio de
urgencias visa la orden de paraclnicos, lo que significa que el paciente esta
creado en el sistema y el centro de costos que realiza la actividad de apoyo
teraputico puede digitar en el sistema las actividades una vez realizadas cuando
se habilita un punto de sistema en el mismo, en otro caso la copia es devuelta al
archivo de facturacin relacionando las actividades que se realizaron como
soporte de la cuenta, para la respectiva digitacin en el sistema de urgencias;
una vez obtenga los resultados se envan al consultorio.
Con base en los resultados obtenidos el mdico puede determinar la conducta a
seguir y el liquidador est en capacidad de emitir la factura correspondiente.
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Si le da de alta al paciente sigue el paso correspondiente al egreso, que consiste
en solicitar al liquidador de facturacin la entrega de la factura por los servicios
prestados para la firma y el pago en caja en el evento de ser requerido.
En el caso de no requerirse pago por parte del paciente se le debe hacer entrega
de copia de la factura de tipo informativo.
Sub-Divisin del Proceso Asistencial
Sala de tratamiento - El mdico remite al paciente con la historia clnica y la
hoja de procedimientos y consumos, a la sala de tratamientos donde la
enfermera registra los consumos all realizados; de aqu se le puede dar de
alta o seguir el paso correspondiente a la observacin u hospitalizacin.
El paciente se puede quedar en sala de observacin donde la Auxiliar de
Enfermera diligencia lo correspondiente a la hoja de procedimientos y
consumos; a la salida del paciente del servicio de observacin este formato
debe estar completamente diligenciado para ser entregado al liquidador
junto con la boleta de salida autorizada por el mdico, o nota de egreso en
la historia clnica, el liquidador debe ingresar al sistema todos los consumos
de suministros, medicamentos, actividades y procedimientos realizados al
usuarios en el servicio y de esta forma al momento del egreso del paciente
seguir el paso de liquidacin de la cuenta, entrega de copia de la factura y
continuar proceso de pago en caja en caso de ser requerido (Copagos y
Cuotas Moderadoras, o cuotas de Recuperacin).
El paciente puede quedar hospitalizado ya sea despus de los exmenes
paraclnicos o de la observacin, para esto el mdico diligencia la orden
de hospitalizacin, se enva al respectivo servicio la hoja de procedimientos
y consumos de urgencias; la cual debe estar anexa a la Historia Clnica y
hoja de ingreso, se debe continuar con el procedimiento de Facturacin en
Hospitalizacin.
Previamente el liquidador de urgencias debe haber ingresado al sistema
todos los consumos y procedimientos realizados al paciente en urgencias y
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haber armado la cuenta con los soportes para ser entregados al liquidador
de piso quien contina con el manejo de la carpeta por paciente en el
piso.
El paciente puede pasar a ciruga, para lo cual se debe diligenciar la boleta
de ciruga por el mdico especialista que decide el manejo quirrgico.
La hoja de procedimientos y consumos en urgencias se adiciona a la
Historia Clnica y hoja de ingreso respectiva. Se contina con el
procedimiento descrito para liquidacin en salas ciruga o partos, previo
ingreso al sistema de los consumos y actividades realizadas en el servicio de
urgencias.
El liquidador de urgencias debe haber ingresado al sistema todos los consumos y
procedimientos realizados al paciente en urgencias y haber armado la cuenta
con los soportes para ser entregados al liquidador de salas de ciruga y partos
quien continua con el manejo de la carpeta por paciente, en el evento de no
haber liquidador de salas por ser fuera de horario laboral, el liquidador de
urgencias realiza la liquidacin y responde por la documentacin, ya sea para
hospitalizacin o egreso.
En todos los casos anteriores en los cuales el paciente requiere un manejo en
observacin o realizacin de procedimientos del servicio de urgencias diferente a
solo la consulta, el liquidador debe realizar un cruce de informacin entre la hoja
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de consumo de enfermera, las notas mdicas de la historia clnica y la bsqueda
de consumos realizada por el liquidador.
Este proceso de control sirve como herramienta para determinar cul es el punto
crtico de la captura de informacin, con miras a tomar los correctivos adecuados.
Diariamente el liquidador de facturacin en urgencias por turno, entrega en la
oficina de central de facturacin, al grupo de cuentas, la copia de la liquidacin,
la hoja de procedimientos y consumos, copia de hoja de ingreso, copia de
formula(s), copia de orden (es) de paraclnicos, y documentos soportes de cada
uno de los pacientes atendidos en el servicio de urgencias durante su turno, e
informa los pacientes que fueron hospitalizados o que entraron a ciruga, de esta
forma se va conformando el archivo de pacientes atendidos la cual debe ser
igual al reporte que arroja el sistema para cruce de informacin.
Este archivo debe estar separado por cada clase de paciente segn la entidad
responsable de pago para conformar de esta
manera las cuentas de cobro en forma
oportuna, adems de poder obtener un
estado de cuenta actualizado por pacientes y
por entidades responsables de pago.
Elaboracin y pago de la factura:
Una vez atendido o dado de alta el paciente
por parte del mdico, la auxiliar o jefe de
enfermera del servicio, debe remitir a
facturacin la hoja de procedimientos y
consumos, junto con la orden de salida
firmada por el mdico; el liquidador proceder a ingresar al sistema los consumos
que no han sido ingresados en hasta el momento y elaborar la liquidacin
individual, de la cual imprime original y una (1) copia, las mismas que se distribuyen
de la siguiente forma: El original para la entidad responsable, una copia para el
paciente.
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Se elabora recibo de caja con el monto a cancelar por concepto de cuota
moderadora o copago en el evento de ser necesario, del que se emite un original
y dos copias para ser distribuidos as: Original para el paciente, Una copia para
facturacin y una copia el archivo de caja.
El personal asistencial es el responsable del
diligenciamiento de los documentos clnicos del
paciente, dentro de los que se incluye el
adecuado diligenciamiento de la informacin
requerida para el registro individual de atencin
en salud, RIPS.
Si el paciente es afiliado a una EPS, EPS-S u otra
aseguradora, el liquidador hace firmar por el
paciente la factura original y la copia.
Una vez liquidada la cuenta, entrega la copia al paciente junto con el recibo de
caja sellado en el evento de haber cancelado algn monto por los conceptos
antes mencionados y la orden de salida sellada por el liquidador para presentarla
en portera y de esta forma autorizar la salida del centro asistencial.
En la factura original se debe escribir el nmero del recibo de caja, luego esta
factura se archiva con los dems documentos soportes de la cuenta por
paciente, para ser entregados por turno al grupo de cuentas.
Si el paciente es particular o le corresponde
hacer pago de un porcentaje de la cuenta
segn su clasificacin socioeconmica
(copago), en caja el paciente procede a
realizar el pago, aqu se le hace entrega del
recibo de caja, debe firmar la factura con sus
respectiva copia, se le hace entrega de una
copia al paciente, y el original de la factura se
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remite al rea de facturacin para formar parte del archivo central. El liquidador
deber entregarle al paciente la orden de salida sellada, a los pacientes
ambulatorios una vez atendidos en el servicio se le realiza la liquidacin y entrega
de la copia de factura, en caja se realiza el pago en el caso que se requiera y se
emite el recibo de caja, y en todos los casos se hace firmar al paciente el original
de la factura y la copia.
En todos los casos debe reposar original de las facturas en el archivo de
facturacin firmadas por los usuarios.
Contando con funcionamiento ptimo del Sistema de Informacin en red, el rea
de admisiones ingresa al sistema los datos de identificacin del paciente a su
llegada al servicio, clasifica y solicita documentos soportes, una vez atendido el
paciente, los registros de actividades realizados as como sus consumos son
digitados por el liquidador de urgencias, de esta forma el sistema realiza la
liquidacin y arroja la factura para su respectivo pago y factura soporte para
cuenta de cobro a Entidad responsable.
Se recomienda a la institucin que la liquidacin en
el servicio de urgencias se debe realizar durante las
24 horas del da, con personal entrenado para esta
funcin y un amplio conocimiento del sistema,
manuales de tarifas, contratos y normas
actualizadas, de esta forma se puede lograr la
mayor rentabilidad del servicio y se cumple el
objetivo principal de facturar todas las actividades
y consumos realizados a los usuarios.
La coordinacin de facturacin estar a cargo de la supervisin del personal de
liquidadores y de las funciones de los mismos, a fin de obtener un ptimo
rendimiento durante los diferentes turnos, tambin debe realizar estados peridicos
de la liquidacin con el objetivo de conocer la produccin del servicio y realizar
cruce de informacin con el archivo de documentos soporte de las diferentes
cuentas y los reportes del sistema.
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De esta forma se puede llevar a cabo una evaluacin y control del proceso de
liquidacin en el servicio.
Facturacin en rea Hospitalaria
Ingreso hospitalario:
El paciente hospitalario puede ingresar de dos formas; remitido por el servicio de
urgencias o por ser paciente de consulta externa el cual puede ingresar para
ciruga programada o para tratamiento mdico hospitalario.
Remitido de urgencias:
Si el paciente es remitido por urgencias, el auxiliar de servicios asistenciales deber
presentar en admisiones la orden de hospitalizacin debidamente diligenciada y
firmada por el mdico responsable, con el fin que all se registre en el sistema de
admisiones su hospitalizacin, y se asigne el nmero de cama.
Con este procedimiento se da autorizacin de ingreso en el respectivo servicio, se
debe anexar a la historia clnica del paciente la hoja de ingreso y la hoja de
procedimientos y consumos practicados en urgencias en caso de ser remitido de
este servicio.
En el servicio donde se hospitalizo el paciente, las hojas de procedimientos y
consumos de urgencias son retiradas por el Auxiliar de Facturacin encargado de
la liquidacin del servicio y guardadas en el archivo de piso, tambin recoge los
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documentos soportes que se encuentran archivados en urgencias y los coloca en
la carpeta por paciente del archivo de facturacin. A partir de este momento se
contina con el proceso de manejo en rea hospitalaria.
Hospitalizacin para manejo medico hospitalario:
Si el paciente proviene de consulta
externa, deber acercarse a la oficina de
admisiones para hospitalizados de la IPS
con la orden de hospitalizacin expedida
por el mdico tratante y presentar los
documentos exigidos para su ingreso,
como son documentos soportes de
identificacin y autorizacin de la
entidad responsable de pago.
Admisiones debe clasificar al paciente,
comprobarle los respectivos derechos,
solicitar los documentos soportes y digitar
en el sistema de admisiones, de esta
forma abre la cuenta del paciente en el software de facturacin e imprime la hoja
de ingreso con copia.
El original de la hoja de ingreso se anexa a la historia clnica y la copia se envan al
archivo por paciente en el punto de facturacin de piso; con el censo hospitalario
se asigna el nmero de cama en el servicio que le corresponde, una vez digitada
en el sistema se procede autorizar el ingreso al respectivo servicio, en el servicio la
auxiliar de enfermera ser la encargada de recibir la historia clnica y abrir la hoja
de procedimientos y consumos en hospitalizacin (hoja de consumos) con los
datos de identificacin consignados en la hoja de ingreso que reposa en la historia
clnica.
Admisiones antes de remitir documentos soportes a facturacin, deber escribirles
el nmero de historia clnica, consecutivo de hoja de ingreso y nmero de cama
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asignado con el fin de ser archivados
con el mismo nmero de cuenta del
paciente (archivo por paciente).
En el servicio se debe continuar el
diligenciamiento de la historia clnica de
acuerdo a los parmetros asistenciales y
abrir la hoja de procedimientos y
consumos en hospitalizacin (hoja de
consumos) donde el mdico tratante indica el tipo de actividades asistenciales
realizadas al paciente en el servicio como por ejemplo: interconsultas,
valoraciones y otros procedimientos asistenciales.
El consumo de elementos utilizados en el manejo del paciente y en la
administracin de medicamentos son reportados por enfermera en la hoja de
costos o reportados por farmacia en el evento de funcionar el sistema de unidosis,
la cual se digita en el punto de digitacin de farmacia por el liquidador de este
punto, con cada una de las solicitudes hechas por piso y confirmada la entrega al
servicio y consumo por el paciente.
En caso que el mdico tratante solicite la prctica de exmenes y procedimientos
paraclnicos, deber existir una orden de solicitud de servicios con original y copia,
el original de la orden de paraclnicos se anexa a la hoja de consumos como
soporte para facturacin y la copia se enva al servicio que realiza la actividad.
Las actividades una vez se realizan sern digitadas en el sistema por el centro de
costos que realizo la actividad (laboratorio clnico, Imagenologa, etc.), al ser
realizadas estas actividades los resultados se envan al servicio para anexarlos a la
historia clnica, como en el caso de exmenes de laboratorio, radiografas,
ecografas, etc., o reportado en la historia clnica y en la hoja de actividades en el
caso de terapias, psicologa, etc. Copias de los resultados y/u ordenes son
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guardados en el archivo por paciente del rea de facturacin, como soporte de la
cuenta.
Los medicamentos para uso del paciente deben ser solicitados a la farmacia con
formula mdica u orden de despacho en original y copia; farmacia digita en la
cuenta del paciente los medicamentos y suministros despachados, archiva el
original de la formula y remite a facturacin la copia para el archivo de soportes
del paciente junto con el correspondiente cargo de la unidosis entregada.
El liquidador de piso debe haber
ingresado al sistema todos los
consumos y procedimientos
realizados al paciente en el rea
hospitalaria o quirrgica y haber
armado la cuenta con los soportes
para ser archivados en facturacin.
En todos los casos anteriores en los
cuales el paciente requiere un manejo mdico-asistencial o realizacin de
procedimientos del servicio de hospitalizacin, el liquidador debe realizar un cruce
de informacin entre la hoja de consumo de enfermera, las notas mdicas de la
historia clnica y la bsqueda de consumos realizada por el liquidador.
Este proceso de control sirve como herramienta para determinar cul es el punto
crtico de la captura de informacin, con miras a tomar los correctivos adecuados.
Diariamente o cuando se da de alta al
paciente se recoge la hoja de
procedimientos y consumos de
hospitalizacin (hoja de consumos), las
copias de rdenes de paraclnicos y
dems actividades de apoyo teraputico
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solicitados, copias de las formulas despachadas y cargos.
Para poder digitar en el sistema las
actividades y consumos, liquidar la
cuenta y archivar todos los soportes por
paciente en el archivo de hospitalizacin.
Los egresos son entregados al grupo de
cuentas con el fin de llevar a cabo una
auditora previa de la cuenta antes del
armado de cuentas de cobro.
Una vez el personal asistencial decide la
salida del paciente se debe diligenciar la boleta de salida con firma del mdico
responsable de la misma, esta boleta es tambin la orden para realizar la
liquidacin total de la cuenta del paciente por parte de facturacin.
La elaboracin de la factura es el paso siguiente a la liquidacin de la
cuenta.
Esta factura se obtiene por el sistema una vez terminada la liquidacin de todas
las actividades previamente digitadas en
cada centro de costos como responsables
de su produccin.
El usuario firma la factura en original y una
copia, y procede al pago del monto
correspondiente a la misma.
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Para esto el cajero elabora el recibo de caja discriminando el monto a cancelar,
segn sea el caso de copagos, se elabora recibo de caja del cual se emite un
original y dos copias para ser distribuidos as: Original para el paciente, una copia,
para facturacin y una copia para archivo de caja.
La caja firma y sella de
cancelado el recibo de
caja para ser
presentado en el punto
de facturacin de
hospitalizados, y el
liquidador procede
escribir el nmero de recibo de caja en la factura original y sellar la boleta de
salida, siendo este un requisito indispensable e ineludible para la salida del
paciente de la institucin.
Los documentos como son facturas firmadas, documentos soportes de
identificacin, soportes de consumos, de los egresos son entregados a la oficina
central de facturacin para armado de cuentas discriminado por entidad
responsable de pago y para archivo general de facturacin.
Proceso en ciruga y sala de partos
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Si el paciente viene remitido para ciruga debe traer la solicitud de sala de ciruga
o Boleta de ciruga diligenciada por el mdico tratante.
El paciente previamente programado llega a admisiones hospitalarias de ciruga,
donde se clasifica, verifica derechos y se solicitan los documentos soportes para
posteriormente ingresarlo al sistema, una vez creada la cuenta del paciente en el
sistema se emite la hoja de ingreso en original para anexar a la historia clnica y
copia para el archivo de facturacin.
A la historia adems se le anexa en el servicio la hoja de procedimientos y
consumos en ciruga (hoja de consumos), sta debe ser diligenciada por la
circulante de sala, responsable del reporte del consumo de suministros y
medicamentos as como por la instrumentadora responsable de suministros
entregados por ella durante la ciruga, las actividades paraclnicas solicitadas
deben estar soportados con su respectiva orden con original y copia para su
digitacin por el centro de costos encargado de la realizacin (original para el
centro de costos y copia para archivo de facturacin).
La descripcin quirrgica se debe
diligenciar por el cirujano en original y
copia, donde se especifica el personal que
conformo el equipo quirrgico, el
procedimiento o procedimientos realizados,
en las intervenciones mltiples especificar la
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o las vas de acceso utilizadas, si el procedimiento fue bilateral, y las
especialidades participantes en el evento de participacin de diferentes
especialidades; el original de esta descripcin quirrgica debe reposar en la
historia clnica y la copia se remite a facturacin como herramienta de trabajo
para realizar la codificacin y liquidacin del procedimiento quirrgico.
En el servicio de ciruga se digita la hoja de consumos y el procedimiento
realizado. Debe existir un archivo donde reposan los documentos soportes, hojas
de consumos, descripciones quirrgicas, copias de rdenes de paraclnicos y
copias de frmulas emitidas por cada
paciente atendido en este servicio.
Archivo que una vez egresa el paciente del
servicio debe remitir la documentacin al
archivo general de facturacin.
Al pasar el paciente a salas de recuperacin
se debe diligenciar en la hoja de consumos
de ciruga los consumos de medicamentos y
suministros en este servicio, anexar a la hoja
de consumos las copias de rdenes de
paraclnicos y de frmulas emitidas en esta rea.
Se debe reportar el tiempo de permanencia del paciente en esta sala para
obtener una liquidacin adecuada de la estancia en sala de recuperacin.
Si el paciente es dado de alta,
En el caso de ser ciruga ambulatoria, se deber enviar la historia clnica junto con
todos los documentos soportes de la cuenta y la orden de salida emitida por el
mdico al rea de facturacin con el fin de verificar en el sistema el ingreso de los
consumos y procedimientos por el centro de costos y obtener la liquidacin de la
cuenta, posteriormente facturacin genera la factura.
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El usuario o su familiar pasa a caja donde se elabora recibo de caja del cual se
emite un original y dos copias para ser distribuidos as: Original para el paciente,
una copia para tesorera y una copia para archivo de caja.
La caja firma y sella de cancelado el recibo de caja para ser presentado en el
punto de facturacin de ciruga, y el liquidador procede escribir el nmero de
recibo de caja en la factura original y sellar la boleta de salida del servicio.
La factura original y una copia firmada por el paciente, junto con los documentos
soportes pasan al archivo por paciente como soporte de cuenta de cobro a
entidad responsable de pago, antes de la salida del paciente.
Si el paciente es remitido nuevamente a hospitalizacin,
Se enva al servicio la historia clnica con los
registros de consumos y actividades para
continuar con el procedimiento descrito para
rea hospitalaria. Por cada acto quirrgico
practicado es necesario el diligenciamiento de
una hoja de procedimientos y consumos en
ciruga al igual que la descripcin quirrgica.
El liquidador de Salas de Ciruga y Partos, debe
haber ingresado al sistema todos los consumos y
procedimientos realizados al paciente en el
rea quirrgica y haber armado la cuenta con los soportes para ser archivados en
facturacin.
En todos los casos anteriores el liquidador debe realizar un cruce de informacin
entre la hoja de consumo de enfermera, las notas mdicas de la historia clnica,
descripcin quirrgica y la bsqueda de consumos realizada por el liquidador.
Este proceso de control sirve como herramienta para determinar cul es el punto
crtico de la captura de informacin, con miras a tomar
Los correctivos adecuados.
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Los documentos como son facturas firmadas, documentos soportes de
identificacin, soportes de consumos, y son entregados diariamente a la oficina
central de facturacin, discriminado por entidad responsable de pago para
auditora previa y armado de cuentas.
Proceso de facturacin para paciente ambulatorio
Consulta Externa:
El usuario pasa al rea de liquidacin con la solicitud de cita, el da de la
realizacin de la consulta; el liquidador de consulta externa lo identifica, clasifica y
solicita los documentos soportes, ingresa al sistema y le realiza la liquidacin de la
consulta, se emite factura en original y una copia (original para la cuenta de
cobro, y copia para paciente).
Si el usuario no debe cancelar, firma la factura y su copia para posteriormente
sellarle la autorizacin de la prestacin del servicio en la copia de la factura
(visado). Si corresponde cancelar una suma de acuerdo a su clasificacin el
usuario pasa a caja donde se elabora recibo de caja del cual se emite un original
y dos copias para ser distribuidos as: Original para el paciente, una copia para
tesorera y una copia para archivo de caja.
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El usuario pasa a la ventanilla nuevamente y el liquidador procede escribir el
nmero de recibo de caja en la factura original y sellar la copia de factura para
autorizar la prestacin del servicio.
Asignacin de citas y atencin:
La central de citas con anterioridad recibe
al usuario le asigna la cita y el consultorio de
acuerdo a la especialidad y mdico.
El da de la consulta el paciente asiste a la
cita, pasa a la ventanilla de facturacin, se
lleva a cabo el proceso de liquidacin y
con la copia de factura sellada de
autorizado para la prestacin del servicio, el
paciente se dirige al consultorio respectivo,
la auxiliar de consultorio verifica la
autorizacin y el mdico que atiende al paciente reporta en la planilla de
consulta las consultas realizadas.
Si el paciente es atendido en consulta y no requiere procedimientos recibe su
frmula y pasa a farmacia asignada por su asegurador.
En el evento que el paciente requiera la realizacin de un procedimiento en
consultorio, el mdico diligencia una orden de procedimiento especificando en
forma clara y precisa el tipo de procedimiento a realizar y el uso de suministros en
la realizacin del mismo, esta orden debe ir en original y copia (original para el
paciente y copia para facturacin).
En caso de requerir medicamentos para la realizacin del procedimiento se pasa
la solicitud a farmacia donde se le despacha el medicamento solicitado y se
digita en el sistema para contabilizar en la cuenta del paciente.
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El paciente se dirige a liquidacin donde se recibe autorizacin en la orden del
procedimiento, se ingresa al sistema en la cuenta del paciente, se realiza la
liquidacin del procedimiento y procede a emitir la factura en original y una
copia, el pago en caja se realiza como se especific anteriormente; hecho el
pago, el liquidador le sella la orden de servicio.
Con la orden sellada pasa el paciente al consultorio donde la auxiliar de
consultorio verifica la autorizacin y se le realiza el procedimiento.
Facturacin de Farmacia y Almacn
(Ambulatorios):
Los funcionarios encargados del manejo de la farmacia o almacn, reciben las
frmulas mdicas o solicitudes de elementos para pacientes ambulatorios,
previamente se comprueban los respectivos derechos del paciente, digita en el
sistema los medicamentos o suministros a despachar, paralelamente se alistan los
medicamentos solicitados de acuerdo con la frmula mdica o los elementos
establecidos en la solicitud, una vez elaborada la factura en original y una copia.
El pago en caja se realiza como se especific anteriormente; cancelado el recibo
de caja, de acuerdo al procedimiento descrito, el encargado de la farmacia o
almacn hace firmar al paciente la factura y copia, y le entregan los
medicamentos o suministros junto con una copia de la frmula o solicitud de
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elementos selladas de entregado, la factura original con el registro del nmero del
recibo de caja sellado, son enviadas al archivo de facturacin.
Facturacin de Actividades de Apoyo Diagnostico y/o Teraputico
(Ambulatorios):
El usuario pasa al rea de liquidacin con la orden de paraclnicos, el liquidador lo
identifica, clasifica y solicita los documentos soportes, ingresa al sistema de cada
centro de costos que cuente con el mismo y le realiza la liquidacin de las
actividades solicitadas, se emite factura en original para la entidad responsable,
una copia para el paciente.
Se elabora recibo de caja con el monto a cancelar por concepto de cuota
moderadora, copago o cuota de recuperacin en el evento de ser necesario, del
que se emite un original y dos copias para ser distribuidos as: Original para el
paciente, Una copia, para tesorera y una copia para archivo de caja.
Si el usuario no debe cancelar, firma la factura y su copia para posteriormente se
procede a sellarle la orden con la autorizacin de la prestacin del servicio
(visado).
Si corresponde cancelar una suma de acuerdo a su clasificacin pasa a caja,
realiza el pago; caja sella el recibo de caja y sella de autorizado la orden para la
prestacin del servicio.
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El auxiliar de laboratorio, Imagenologa, Banco de Sangre u otra rea de apoyo
teraputico, o quien haga las veces, recibe orden mdica de realizacin de
actividades, el paciente se dirige al respectivo servicio para que se le realice la
actividad solicitada, una vez obtenido el resultado se entrega al paciente.
El servicio enva a facturacin copia de la orden para el archivo de soportes y
guarda original para el archivo del servicio.
Nota: En todos los casos anteriores se procede al finalizar el turno hacer entrega al
archivo central de facturacin de las facturas firmadas con los nmeros de recibos
de caja sellados y documentos soportes, para posterior armado de cuentas por
entidad responsable de pago por parte del grupo de cuentas quien realiza la
auditora previa.
BIBLIOGRAFIA
Leuro Martnez, Mauricio
Facturacin y Auditora de Cuentas en Salud/ Mauricio Leuro Martnez, Irsa Tatiana Oviedo Salcedo.
4.ed.Bogot: Ecoe Ediciones, 2010.
