Documentos Rv 05

7/25/2019 Documentos Rv 05

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ELABORADO POR REVISADO Y APROBADO POR

ASISTENTE DE CALIDAD REPRESENTANTE DE GERENCIA

SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO

PROCEDIMIENTO

CONTROL DE DOCUMENTOS

PRO-SGI-CD


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PROCEDIMIENTO REVISIN N 05

CONTROL DE DOCUMENTOS FECHA 05-04-10

CDIGO PRO-SGI-CD PGINA 2 DE 16

Fotocopias son Documentos NO CONTROLADOS y pueden estar obsoletos remavesa

NDICE

1.0 PROPSITO ................................................................................................................ 3

2.0 ALCANCE .................................................................................................................... 3

3.0 DEFINICIONES Y ABREVIACIONES .......................................................................... 3

4.0 RESPONSABILIDADES .............................................................................................. 3

5.0

DESCRIPCION DEL PROCESO .................................................................................. 4

6.0 REFERECIAS ............................................................................................................. 11

7.0 REGISTROS............................................................................................................... 11

8.0

CONTROL DE CAMBIOS .......................................................................................... 11

9.0

ANEXOS 12


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1.0 PROPSITO

Instruir acerca de las responsabilidades y el mtodo para controlar la emisin, revisin,aprobacin, archivo, distribucin, actualizacin y eliminacin de DocumentosControlados del Sistema de Gestin Integrado de Calidad, Medioambiente, Seguridady Salud Ocupacional (SGI), asegurando en todo momento su disponibilidad.

2.0 ALCANCE

El presente procedimiento se aplica a los documento del SGI, registrados en la ListaMaestra de Documentos Controlados PRO-SGI-CD-01 (Anexo 01).

3.0 DEFINICIONES Y ABREVIACIONES

Documento controlado: Copia operativa en los procesos desarrollados porRemavesa, registrado en la Lista Maestra de Documentos Controlados y distribuidoprevia firma de comprobante de toma de conocimiento.

Documento no controlado: Copia de carcter informativa, no registrada en lalista maestra de documentos controlados.

Documento obsoleto : Documento sin vigencia, debido a una nuevaversin o expiracin del periodo de aplicacin.

Documentos externos : Documento originado por un tercero, ya sea por uncliente, proveedor o instituciones relacionadas con Remavesa.

4.0 RESPONSABILIDADES

4.1 Gerencia General, Representante de Gerencia, Profesionales residentes

Tienen la facultad de revisar y aprobar los documentos del SGI.

4.2 Encargados de Proceso

Verifica y Realiza Modificaciones a los documentos de su rea.


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4.3 Representante de Gerencia Codificar o delegar la codificacin de los Documentos del SGI.

Controla la Lista Maestra de Documentos Controlados del SGI.

Archiva y Controla las Solicitudes de Modificacin.

Verifica y Realiza o Rechaza Modificaciones a los documentos de su rea.

Comunica el rechazo de las Solicitudes de Modificacin de los documentos de surea.

Distribuye, retira y elimina la documentacin del SGI.

5.0 DESCRIPCION DEL PROCESO

5.1 Codificacin de Documentos

El Representante de Gerencia es responsable de codificar los Documentos delSGI.

Los documentos son identificados con un cdigo alfanumrico compuesto denueve (09) caracteres distribuidos en tres (3) campos separados por guiones, de

acuerdo a lo siguiente:

Campo 1 : Naturaleza del Documento

Indica la Naturaleza del Documento con un mximo de tres (3)caracteres, de acuerdo a la siguiente tabla:

Tabla de Cdigos de Tipos de Documentos

Cdigo Tipo de DocumentoMAI Manual del Sistema de Gestin Integrado l

PRO ProcedimientoINS InstructivoPAC Plan de Aseguramiento de la CalidadOTR Otros Documentos

Campo 2 : rea Operativa. Campo de mximo de tres (3) caracteres quediferencia el rea que genera el documento.


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Para la codificacin de las reas se utilizarn los cdigos de la siguiente tabla:

Campo 3 : Iniciales del Titulo del Documento.

Campo de dos (2) caracteres correspondiente a las iniciales deltitulo del documento.

Ejemplo de Cdigo

En el ejemplo, el cdigo del documento indica que es el Procedimiento Control deDocumento del rea del Sistema de Gestin Integrado.

En el caso de los planos el tercer cuerpo son las inciales del tipo de plano, porejemplo el cdigo para un As Built sera PLA-OB-AB y uno de topografa PLA-OB-TO.

Tabla de Cdigos reaCdigo rea

GG GerenciaSGI Sistema de Gestin IntegradoFYA Finanzas y AdministracinEP Estudio de Propuestas

ADQ AdquisicionesMAQ MaquinariaCON ContabilidadTES TesoreraRH Recursos HumanosOB ObraOP Operaciones

P R O - S G I - C D

Documento rea Operativa Iniciales delTitulo del

Documento


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Los planes de Aseguramiento de la Calidad la codificacin ser PAC- OB- PC NCsiendo este ltimo carcter el nmero de cdigo de orden del proyecto.

5.2 Emisin y Revisiones

Los documentos son generados para controlar, registrar, instruir, normalizar y verificarla ejecucin de un proceso, y son realizados con la participacin de personas conconocimiento del proceso.

Los documentos son emitidos cada vez que el avance de este lo requiera, ya sea para

distribuir el documento en el sistema de gestin integrado de borrador paracomentarios o como una ltima revisin para implementacin.

Todos los documentos del SGI, emitidos a partir de la revisin cero (0), deben serrevisados por el Encargado del Proceso y un profesional del rea de calidad antes deser aprovados y puestos en vigencia.

Los documentos sern revisados y emitidos la cantidad de veces que sea necesario, siel contenido no cumple con la funcin esperada o si se considera que la funcionalidaddel documento se puede optimizar, esto como parte del mejoramiento continuo delSGI.

A partir de la revisin cero (0), en cada nueva revisin emitida de un documento, seconsignarn los cambios en el cuadro Control de Cambios el cual se encuentra en eltem 8.0 de todos los procedimientos documentados de Remavesa S.A.

Por su parte, el control de cambio de los planos remitidos por REMAVESA S.A. seconsignar mediante una diferenciacin estndar efectuada en el plano mismo, a loque se asociar el nmero de revisin, la cual ser listada como un documentocontrolado en el Listado Maestro de Documentos Controlados(Anexo 01).

5.3 Lista Maestra de Documentos

La Lista Maestra de Documentos Controlados PRO-SGI-CD-01 (Anexo 01)

consisteen un documento mediante el cual se controla la distribucin, codificacin, revisin,fecha ltima emisin y el responsable de documentos y registros del SGI.


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Se inscriben en esta lista todos los Documentos emitidos del SGI a partir de la revisincero (0).

El Representante de Gerencia es responsable de ingresar todos los documentos delSGI a la lista y mantenerla actualizada con la informacin de las ltimas revisiones lacual ser almacenada y respaldada digitalmente en el servidor de la empresa.

En el caso de la Lista Maestra de Documentos Controlados para Obra, el encargadode actualizar e ingresar la misma es el Profesional Residente o quien este designe.Esta informacin debe estar respaldada en un computador de propiedad de la

empresa.

5.4 Modificacin de Documentos

Las modificaciones de algn documento del SGI, se solicitarn utilizando el FormularioSolicitud de Modificacin de Documento PRO-SGI-CD-02. (Anexo 02). En esteformulario se indicar el nombre de quin sugiere la modificacin y se explicarclaramente el motivo que origina la propuesta de cambio. Aquellas modificaciones queno sean aceptadas, el Representante de Gerencia las comunicar al Encargado delProceso utilizando el mismo formulario.

Una modificacin puede hacerse efectiva sin remitir este formulario si el elemento deentrada es una ficha de No conformidad / Oportunidad de Mejora , cuya accincorrectiva sea la modificacin del documento, o si se trata de una adecuacindetectada en reuniones del SGI, en ese caso el elemento de entrada se consignar enlas minutas.

Es responsabilidad del Representante de Gerencia, asignar, controlar y archivar losregistros de las Solicitudes de Modificacin.

Las solicitudes se harn llegar al responsable del documento segn lo indique la ListaMaestra de Documentos Controlados del SGI, quin en conjunto con el un profesional

de calidad, analizarn, codificarn y ajustarn

la nueva versin para revisin y aprobacin.

El plazo mximo para la revisin del un documento ser de 21 das hbiles,consignndose el acuerdo en un oficio conductor.

Por otra parte, si la propuesta resulta rechazada ser comunicado por medio de uncorreo electrnico.


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Todos los documentos del SGI, sern revisados previo a su emisin por elRepresentante de Gerencia, quien es responsable de revisar el formato y lacodificacin del documento.

5.5 Revisin y Aprobacin

Los documentos del SGI son revisados por el Encargado del Proceso y Representantede Gerencia quien entrega a Gerencia para su aprobacin.

Las revisiones y aprobaciones del documento quedarn registradas en la Tabla deAprobaciones impresa en los Manuales, Procedimientos, Instructivos y Plan deAseguramiento de la Calidad, donde se indicar quien elabor adems de quien

revis y aprob el documento.

ELABORADO POR REVISADO Y APROBADO POR

5.6 Distribucin y Toma de Conocimiento

Una vez aprobados los documentos, sern distribuidos entre personal que participa enel proceso. Se deber dejar constancia de la distribucin y toma de conocimiento deldocumento en el formulario Acuse Recibo Documento Controlado PRO-SGI-CD-03.(Anexo 03).

Es responsabilidad del Representante de Gerencia en oficina central y del JUAC enobra, archivar los registros originales de la Acuse Recibo Documento Controlado.

Los documentos controlados se identificarn mediante un timbre estampado en laportada del documento, donde se indicar a su vez el N de copia. Vale decir, que ste

es el nico requisito que validar a los documentos como Controlados.


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5.7 Reemplazo y Eliminacin

Se informar de las nuevas revisiones del documento a quienes indique la ListaMaestra de Documentos Controlados. Posteriormente, el Representante de Gerencia,retirar las versiones anteriores, conservando una copia que ser identificada comoDocumento Obsoleto mediante un timbre estampado en cada hoja. El resto de lascopias sern eliminadas.

Todo documento que sea fotocopia de un documento con timbre de copia controlada,ser considerado copia no controlada.

5.8 Archivo

Los documentos originales del SGI, sern controlados y archivados por elRepresentante de Gerencia, siendo estas las copias originales las cuales nonecesitarn ser timbradas en la portada.

Las copias distribuidas de los documentos controlados sern controladas y archivadaspor el Encargado del Proceso donde se ha distribuido el documento.

Los documentos obsoletos, sern almacenados en dependencias de la empresa queasignadas para ello y su tiempo de retencin mnima estar definido en el registro

PRO-SGI-CD-01 (Anexo 01).

5.9 Documentos Externos

Los Documentos Externos son originados por Clientes, Proveedores u otrasinstituciones relacionadas con Remavesa, con motivo de un contrato, compra,cotizacin o cualquier otro tipo de intercambio de informacin.

La distribucin de estos documentos se realizar segn las siguientesconsideraciones:

5.10 Documentos de Propuestas o Cotizaciones

Estos documentos son controlados por el Encargado de Propuestas y son archivadosen la carpeta de la propuesta o de la cotizacin por todo el periodo de evaluacin.Posteriormente son derivados a la carpeta del contrato si es aprobada o adjudicada lapropuesta o cotizacin, o bien, son archivados como propuestas No Adjudicadas o SinParticipacin.


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5.11 Documentos de Contrato

Los documentos de Contratos son controlados por el Contralor quien deriva losdocumentos a las distintas reas de Remavesa que tengan que tomar accin o debaninformarse con estos documentos.

Los documentos son manejados en la carpeta de documentos del Contralor durante eldesarrollo del Contrato y retirados una vez terminada la obra y almacenados en labodega de documentos de Remavesa.

5.12 Documentos de Obra

Los documentos de Obra son controlados por el Profesional Residente de Obra quienderiva los documentos a las distintas reas de Remavesa que tengan que tomaraccin o deban informarse con estos documentos.

Los documentos son manejados en la carpeta de documentos de Obra durante eldesarrollo del Contrato y retirados una vez terminada la obra y almacenados en labodega de documentos de Remavesa.

5.13 Otra informacin

Cualquier otro tipo de documentacin ser distribuida y controlada por quien indique elcliente o remitente de la informacin.

5.14 Retencin de documento despus de Obsoleto.

El tiempo que se debern retener los documentos obsoletos claramenteidentificados, ser mnimo un ao pudiendo extenderse ste tiempo con el fin de

guardar informacin histrica de las mejoras del sistema.


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6.0 REFERECIAS

NORMA ISO 9001:2008: Clusula 4.2.3: Control de Documentos.

NORMA ISO 14001:2004: Clusula 4.4.5: Control de Documentos.

NORMA OHSAS 18001:2007: Clusula 4.4.5: Control de Documentos.

7.0 REGISTROS

PRO-SGI-CD-01 Lista Maestra de Documentos ControladosPRO-SGI-CD-02 Formulario Solicitud de Modificacin de DocumentoPRO-SGI-CD-03 Formulario Acuse Recibo Documento Controlado

8.0 CONTROL DE CAMBIOS

REVISIN FECHA REGISTRO DE REVISIONES DEL DOCUMENTO

01 03-04-07 Control y archivo documentos en obra. Matriz Documental, Respaldo Digital

02 01-09-08 Control de Planos


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03 25-05-09

Modificar e incluir anexos

Eliminar marcar los cambios de las nuevas revisiones con el parntesiscuadrado []

Eliminar prrafo 5.3. en donde solicita cd de respaldo mensual, debido aque en este momento se trabaja directamente en el servidor, y a su vez,

este es respaldado por la asesora..

En cuanto a los respaldos en obra, se especifica que el respaldo no es parael listado maestro de documentos es para los documentos y registros del

SGC.

5.4 se incluye como medio de comunicacin para el rechazo de lassolicitudes de cambio el correo electrnico.

5.5 Se modifica el nmero de firmas, dos en lugar de tres, de quien elaboy de quien revisa y aprueba.

5.8 en cuanto a la documentacin original sta debe ser impresa yresguardada por el representante de gerencia.

5.8 el tiempo de retencin de los documentos obsoletos estar definido eel registro PRO-SGC-CD-01.

5.14 Retencin de documento despus de obsoleto. 5.15 Fusin del Listado Maestro de Documentos y Matriz documental, el

registro se llamar Lista Maestra de Documentos Controlados

Up Date nueva revisin de la Norma Internacional.

04 21-09-09 Inclusin de un plazo mximo para la revisin de procedimientos.

05 05-04-10 Se incluye los requisitos de las normas ISO 14001:2004 y OHSAS

18001:2007

9.0 ANEXOS

PRO-SGI-CD-01 Lista Maestra de Documentos ControladosPRO-SGI-CD-02 Formulario Solicitud de Modificacin de Documento

PRO-SGI-CD-03 Formulario Acuse Recibo Documento Controlado


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ANEXOS


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Anexo 01REVISION N 0

FECHA 30-0

PAGINAS 3

NOMBRE CDIGO REVISIN ORIGEN C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 C

PRO-SGC-CD-01CODIGO

CARGOSDOCUMENTOS

Lista Maestra de Documentos Cont rolados

PRO-SGi-CD-01


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Anexo 02

REVISIN N 00

SOLICITUD DE MODIFICACION DE DOCUMENTO FECHA 26-10-06

CODIGO PRO-SGI-CD-02 PAGINA1 DE

1

Fecha

Solicitud:

Datos del Solicitante

Nombre:

Cargo:

rea:

Datos del Documento

Nombre:Cdigo:

Revisin:

Descripcin del Cambio

Pginas a Modificar:


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Anexo 03

REGISTROREVISION

N 00

ACUSE RECIBO DOCUMENTO CONTROLADO FECHA 26-10-06Codigo PRO-SGI-CD-03 PAGINA 1 DE 1

ACUSE DE RECIBO N ______

Fecha de Entrega:

Documento Entregado:

Cdigo del Documento:

Revisin:

Entregado a

Nombre N Copia Firma

Observaciones

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Documents

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