EJERCICIO 1CAPTULO 1: AUTOMATIZACIN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Instrucciones y enunciado del ejercicio:

Analice el siguiente organigrama y defina cuales son los mandos altos, mandos medios y Mandos bajos. Asimismo determine cuales son las lneas de mando y de comunicacin.

MANDOS:Los mandos altos estn compuestos por, el Director General, Director Tcnico, Director de Produccin y Director de Admn. y Finanzas.Los mandos medios estn compuestos por, los Encargados, Jefe de Mantenimiento, Logstica y Almacenes, Administracin y Finanzas.Los mandos bajos se componen por, la Oficina Tcnica y Mtodos y Tiempos.

LNEAS DE MANDO Y COMUNICACIN:

La Oficina Tcnica y Mtodos y Tiempos le comunican al Director Tcnico todo lo relacionado con el rea ya que el acta como Jefe y este a su vez se lo comunica al Director General.Los Encargados, Jefe de Mantenimiento, Logstica y Almacenes se comunican con el Director General a travs de su Director de Produccin el cual es el encargado de transmitirle todo lo que concierne a su rea al Director General.El rea de Administracin y Finanzas tiene como Jefe a su Director Admn. y Finanzas, que este a su vez est en la obligacin de comunicarle al Director General todo lo que sucede en su departamento.

EJERCICIO 3CAPITULO 2: PRODUCTIVIDAD

Instrucciones y enunciado del ejercicio.

Realice un listado de los beneficios que implica la automatizacin del proceso administrativo para la solicitud y tramite de vacaciones en el departamento del Talento Humano de la empresa CHN de acuerdo a la siguiente grafica.

BENEFICIOS:

El empleado no tendra que estar solicitando una y otra vez sus vacaciones y recibiendo muchas veces negativas por parte de Recursos Humanos. El empleado ya sabra desde el momento en que es confirmado por la empresa ms o menos cuando seria su salida de vacaciones. Recursos Humanos ya sabra que en determinado da tienen que otorgarle las vacaciones al empleado. El Jefe directo ya no tendra que aprobar las vacaciones sino simplemente firmar la hoja en donde hace constar que da sale y que da ingresa. El Jefe directo sabra con anticipacin que empleado seria el ideal para cubrir la plaza que entrara de vacaciones.

EJERCICIO 5CAPTULO 3: INFORMACION Y COMUNICACIN

Instrucciones y enunciado del ejercicio:

Defina cada paso dentro del ciclo de la informacin para los procesos siguientes:

1. Generacin de los informes mensuales del IVA al fiscoa) Recopilar todos los gastos hechos durante el mes.b) Procesar todos los datos en un computador y posteriormente guardarlos.c) Distribuir el resultado del IVA a pagar a las personas interesadas.d) Se analizan todos los reportes generados mensualmente para verificar ganancias y prdidas.

2. Recepcin y Distribucin de documentos en la organizacina) Recopilar informacin con la secretaria de todos los documentos recibidos y enviados en la organizacinb) Generar un reporte diario de cuanta documentacin entra y sale de la oficinac) Se distribuye la informacin del reporte a todo el personal involucrado.d) El personal que solicito la informacin analiza de qu forma se puede archivar todos los documentos recibidos y al mismo tiempo como puede ser efectiva la distribucin de documentacin dentro de la organizacin.

3. Generacin de Informes de Inventarioa) Recopilar la clase de productos que se manejan dentro de la organizacinb) Generar un reporte de la cantidad de productos existentes.c) Enviar el resultado al personal correspondiente.d) Verificar cuales son los productos que se venden con mayor facilidad y cules son los que no tienen una buena rentabilidad.

4. Facturacin para cursos matriculados en lneaa) Verificar los cursos que se van a impartir.b) Colocar en la pgina electrnica de la institucin los cursos que van a ser impartidos, los horarios y el costo de los mismos.c) Distribuir la direccin de la pgina electrnica para poder accesar y as poder realizar los pagos.d) Se enva la factura electrnica por medio del correo electrnico.

5. Generacin del informe de flujo de efectivo desde la gerencia financieraa) Recopilar todos los flujos de dinero en efectivo que recibi la gerencia.b) Procesar todos los gastos que se realizaron y de cuanto efectivo se dispone del total obtenido, mediante un reporte general.c) Distribuir la informacin obtenida al personal que la solicito.d) Mediante el reporte obtenido se tomaran decisiones para mejoras de la organizacin.

EJERCICIO 7CAPTULO 4: SISTEMATIZACIN

Instrucciones y enunciado del ejercicio:

En algunos departamentos de servicio al cliente se da una serie de errores comunes que se cometen al sistematizar determinado proceso de dicho departamento. A continuacin se identifican cinco de los errores tpicos que se cometen con mas frecuencia en los departamentos de servicio al cliente. Despus de haber ledo la informacin complete la tercera columna con dos acciones para evitar que se cometan dichos errores. Tome en cuenta lo estudiado en este capitulo.

ErrorDefinicinSolucin

Carecer de un planAl sistematizar procesos dentro de un departamento de atencin al cliente se desconoce que se est sistematizando, porque y, hacia donde llevara dicho proceso. Definir los objetivos que se persiguen Establecer el plan de desarrollo en fases.

Se busca un sistema detalla nicaSe consideran paquetes ya elaborados de software que apoyen la sistematizacin del proceso del departamento de atencin al cliente, sin considerar si se ajusta a la empresa, sin adaptarlo a las particularidades, su visin y sus necesidades. Identificacin de las necesidades del usuario. Crear un plan de trabajo.

No se documenta el procesoSe cuenta con un sistema que apoya al departamento de atencin al cliente, que se ha desarrollado con el tiempo, y que funciona bastante bien porque las personas lo han estado haciendo de esa forma durante mucho tiempo. Sin embargo, dicho proceso no est documentado. Crear manuales operativos en borrador. Plan revisado de trabajo.

La falta de implementacinSe detiene o no se concluye la implementacin o ejecucin del proceso de sistematizacin para el departamento de atencin al cliente. La documentacin por s sola no es suficiente. Estrategia revisada de transicin. Crear planes De contingencia.

Dejando fuera la cuantificacinNo se tienen claramente definidos y cuantificables los resultados que se esperan de la sistematizacin de los procesos del departamento de atencin al cliente. La evaluacin de sistemas es un paso esencial.Sin esta informacin se hace casi imposible llevarla a cabo. Crear un reporte de fallas. Estadsticas de rendimiento.