El auditor debe poner mucha atención en este componente del activo, ya que en el se encuentran todos los gastos pagados por anticipado hechos por la empresa y que en un momento pueden traerle a la misma un beneficio futuro

OBJETIVOS DE AUDITORIA PARA GASTOS DIFERIDOS

A. GENERALES

Obtener suficiente evidencia acerca de:

1. Que los gastos pagados por anticipado representan beneficios o servicios a ser recibidos o utilizados en los próximos ejercicios periodos, por los cuales se ha contraído una obligación o desembolsado fondos. 2. Todas las transacciones o saldos de los gastos diferidos están adecuada e íntegramente contabilizados en los registros correspondientes. 3. Todas las transacciones correspondientes a la cuenta de activos diferidos están registradas o atribuidas al periodo adecuado. 4. Los montos de esta cuenta están debidamente calculados de acuerdo con la naturaleza y los términos de la transacción y las normas contables. 5. Que reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan su valuación de acuerdo a las normas contables.

B. ESPECÍFICOS

1. Obtener certeza de la realidad de los valores registrados. 2. Las cuentas han sido adecuadamente resumidas, clasificadas y descriptivas y se han expuesto todos los aspectos necesarios para una adecuada comprensión de estos saldos y transacciones que afectan la cuenta. 3. Verificar que los plazos de amortización que se manejaron durante el periodo sean los adecuados y reflejen claramente la realidad de la empresa respecto a este rubro.

Gastos diferidos

Intereses Seguros arrendamientos honorarios servicios bodegajes comisiones

PROGRAMA DE AUDITORIA

Para validar la información que la empresa suministra, con respecto a los Gastos Diferidos, se debe fijar el siguiente programa de auditoria desarrollando los puntos que describimos a continuación:

PRUEBAS SUSTANTIVAS

1. Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con base en dicha evaluación:

Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoria aplicables de acuerdo a las circunstancias. Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser puntos apropiados para nuestra carta de recomendaciones.

2. Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 1. Verificar que la gerencia realiza revisión periódica del valor contable y el plazo de amortización de los cargos diferidos.

2. Determinar si se revisan las transacciones y saldos de la cuenta diferidos e investiga aspectos dudosos, para comprobar así la veracidad de saldos y transacciones.

3. Verificar que los soportes de las cuentas registradas como diferidos, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.

4. Observar si se emplean procedimientos para revisar la correcta erogación de los gastos pagados por anticipado, para comprobar así la valuación de este componente.

5. Revisar que exista un control sobre los suministros de oficina y que existan políticas para la adecuada utilización de estos elementos, igualmente que prevengan hurtos que afecten considerablemente a la empresa.

6. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de los cargos diferidos y de la salvaguarda de los suministros de oficina. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados.

La cuenta diferidos está constituida por gastos pagados por anticipado los cuales evitan erogaciones de fondos en ejercicios futuros.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PARA GASTOS DIFERIDOS

1. Preparar un análisis de cargos diferidos y gastos pagados por anticipado, indicando la base y determinando la corrección de los costos de las acumulaciones y las cancelaciones.

2. Revisar los asientos de gastos pagados por anticipado para identificar partidas inusuales o significativas.

3. Determinar si es correcto que se difieran o amorticen cargos diferidos poco comunes.

4. Examinar los asientos del registro de seguros en el año comprobarlos contra las facturas, comprobar la exactitud de las distribuciones.

5. Examinar las pólizas de seguros en vigor al fin de año; anotar quien, que y por cuanto está asegurado y la importancia de cualquier cláusula especial ; comparar las partidas pendientes con el registro.

6 Comprobar si se han registrado loa gastos pagados por anticipado usuales dentro el desarrollo de la empresa para verificar posibles omisiones.

7. Revisar las existencias de los suministros de oficina, que estén de acuerdo al saldo registrado en libros

8. Buscar activos de esta categoría no registrados:

Examinando documentos no anotados.Examinando documentos posteriores a la fecha del balance.Examinando los egresos de caja posteriores a la fecha de cierre.9. Preparar cédula de diferidos.

10. Investigar los saldos, anormales o antiguos y obtener una explicación para ellos 11. Investigar la existencia de saldos crédito y reclasificarlos en una cuenta de pasivo.

Esta cuenta también conocida de memorando o recordatorio tienen la finalidad de registrar valores reales de la empresa y no afecta la situación financiera de ésta ni los resultados de los ejercicios.

CUENTAS DE ORDEN.

Son aquellas cuentas que se emplean para registrar derechos y obligaciones contingentes. y pueden ser de la siguiente forma:

VALORES REALES Y VALORES CONTINGENTES.

Para comprender el objeto y funcionamiento de las cuentas de orden, es necesario conocer la diferencia entre valores reales y valores contingentes.

• Valores reales: Son derechos y obligaciones de la empresa que su registro afecta o modifica las cuentas de activo, pasivo y resultados.

• Valores contingentes: Son derechos y obligaciones probables o que están sujetos a una contingencia, al suceder esta se convierten en valores reales.

Los valores reales, se registran en cuentas de activo, pasivo y resultados; los valores contingentes se registran en cuentas de orden.

CASOS EN QUE SE DEBEN ESTABLECER CUENTAS DE ORDEN.

Son cuatro los casos concretos en que se deben establecer cuentas de orden:

a) Para registrar el movimiento de valores y bienes ajenos que se reciben en:

• • Guarda, prenda o garantía.

• • Mercancías en comisión.

b) Para registrar derechos y obligaciones contingentes que se contraigan, tales como:

• • Otorgamiento de fianzas.

• • Contratos de seguros.

• • Documentos que la empresa endosa.

c) Para registrar y controlar la emisión de valores de cuyo pago se hace responsable el emisor, tales como:

• • Emisión de billetes de lotería.

• • Emisión de billetes de banco.

• • Emisión de bonos o boletos en las compañías de transporte.

d) Para registrar operaciones por duplicado, con fines de control.

• • Cuando la depreciación y amortización del activo fijo y diferido tiene que hacerse a tasa distinta de la que establece la ley del impuesto sobre la renta, en cuyo caso un asiento afectará los resultados de la empresa y el otro, mediante cuentas de orden, se registran para efectos de la declaración de dicho impuesto.

CLASIFICACION DE LAS CUENTAS DE ORDEN.

Tomando como base los casos en que deben establecerse cuentas de orden, se clasifican en:

a) Valores ajenos.

b) Valores contingentes

c) Cuentas de registro.

a) Valores ajenos

Este grupo lo forma el importe total de los valores y bienes que se reciben en guarda, prenda o garantía.

b) Valores contingentes.

Este grupo lo forma el importe total de los derechos y obligaciones contingentes.

c) Cuentas de registro.

Este grupo lo forma el importe total de las operaciones que se realicen por duplicado con fines de control.

NOMBRES DE LAS CUENTAS DE ORDEN.

Los nombres de las cuentas de orden deben dar una idea clara de las operaciones que en ellas se registran, así como su naturaleza.

El nombre que se asigne a la cuenta de orden deudora, debe ser distinto del de la acreedora, pero muy parecidos entre sí, ejemplo: documentos endosados, endoso de documentos.

También se acostumbra asignar a la cuenta de orden acreedora, el mismo nombre que el de la deudora, pero posponiéndole la palabra “contra”, ejemplo: documentos endosados, documentos endosados “contra”.

Otra forma, consiste en agregar al nombre de la cuenta de orden deudora la palabra “debe” y a la acreedora la palabra “haber”, ejemplo: mercancías en comisión “debe”, mercancías en comisión “haber”.

MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ORDEN.

Las cuentas de orden se llevan dentro de un sistema de partida doble, se deben abrir en grupos de dos, de las cuales la primera es deudora y la segunda acreedora, siendo una correlativa de la otra y debiendo tener movimientos y saldos compensados.

Existen dos procedimientos para registrar el movimiento de las cuentas de orden:

a) Movimiento directo o paralelo.

El movimiento de las cuentas de orden, es directo o paralelo cuando en un asiento, tanto la cuenta deudora como la acreedora, son cuentas de orden, sin intervenir cuentas de balance.

b) Movimiento cruzado.

El movimiento de las cuentas de orden es cruzado, cuando en un asiento intervienen, como deudora una cuenta de orden, y como acreedora una de balance o de resultados; y cuando en otro asiento aparezca como acreedora una cuenta de orden y como deudora una de balance o de resultados. Después del segundo asiento, las cuentas de orden deberán arrojar saldos iguales.

PRESENTACION DE LAS CUENTAS DE ORDEN EN EL BALANCE GENERAL.

Generalmente se presentan las cuentas de orden al calce del balance general o sea debajo de la suma del activo, del pasivo más el capital.

La forma más generalizada de presentar las cuentas de orden en el balance general, consiste en agruparlas dentro de la clasificación: valores ajenos, valores contingentes y cuentas de registro. Indicando las de saldo deudor, no así las acreedoras, debido a que su movimiento es compensado y sus saldos numéricamente iguales.

a) Movimiento directo o paralelo.

El movimiento de las cuentas de orden, es directo o paralelo cuando en un asiento, tanto la cuenta deudora como la acreedora, son cuentas de orden, sin intervenir cuentas de balance.

b) Movimiento cruzado.

El movimiento de las cuentas de orden es cruzado, cuando en un asiento intervienen, como deudora una cuenta de orden, y como acreedora una de balance o de resultados; y cuando en otro asiento aparezca como acreedora una cuenta de orden y como deudora una de balance o de resultados. Después del segundo asiento, las cuentas de orden deberán arrojar saldos iguales.

PRESENTACION DE LAS CUENTAS DE ORDEN EN EL BALANCE GENERAL.

Generalmente se presentan las cuentas de orden al calce del balance general o sea debajo de la suma del activo, del pasivo más el capital.

La forma más generalizada de presentar las cuentas de orden en el balance general, consiste en agruparlas dentro de la clasificación: valores ajenos, valores contingentes y cuentas de registro. Indicando las de saldo deudor, no así las acreedoras, debido a que su movimiento es compensado y sus saldos numéricamente iguales.