DIRECCIÓN Y GESTION DE PROYECTOS AUDIOVISUALES por RONIN

DEFINICION DE PROYECTO AUDIOVISUAL

Las características básicas de todo proyecto son:

meta y objetivos de coste y calidad•

definición del producto o solución concreta que satisfaga los objetivos•

planificación de actividades o tareas necesarias para llegar a la meta•

ejecución del plan•

La producción audiovisual entra en la categoría de proyectos que requieren planificación y gestión. Unaproducción cinematográfica pone en juego un fuerte capital u numerosos recursos humanos y materiales quehay que organizar y coordinar para obtener el producto deseado, dentro de unos limites fijados de coste plazoy calidad. Lo mismo ocurre en la producción televisiva, y aunque en menor medida, en la producción de unsencillo vídeo industrial.

Un proyecto es un trabajo no repetitivo, que ha de planificarse y realizarse según unas especificacionestécnicas determinadas, y con objetivos de coste, inversiones y plazos prefijados (caso de la producción de unapelícula de cine) y otros autores añaden que los proyectos han de realizarse con la participación de variosdepartamentos de la empresa y tal vez con la colaboración de terceros (caso de la producción de programas enuna cadena de TV).

La producción AV, cine y TV requiere inversiones cuantiosas, está destinada a conseguir un resultado deentidad y consecuencias posiblemente trascendentes para la empresa e incluso para el conjunto de la sociedad.

Al margen de la cantidad, calidad y coste económico de los recursos humanos y materiales, lo que dependedel tamaño de cada proyecto concreto, se han de poner en juego recursos muy diversos y variados lo quedificulta la gestión de los mismos, al obligar a coordinar muy estrictamente el uso de cada recurso y a trabajararmónicamente a especialistas provenientes de campos técnicos a veces muy alejados.

El grado de complejidad se incrementa por el hecho de que los diferentes recursos no se necesitan de unaforma estable sino que su disponibilidad varia a lo largo del proyecto. Cada recurso se necesita en momentosdeterminados y en cantidades precisas, siendo una de las condiciones del éxito que la intervención de cadarecurso sea oportuna, lo que sólo es posible mediante serios esfuerzos de planificación y coordinación.

Cada obra es diferente, las circunstancias difieren de un caso a otro, más aún en aquellos casos como la TV,donde el aporte creativo y la originalidad son consustanciales al producto. En definitiva no hay dos obrasiguales y cada proyecto es diferente.

El proyecto está en continuo cambio y transformación y ello requiere un gran dinamismo y agilidad por partede cuantos trabajan en él. Durante la vida del proyecto es necesario tomar muchas decisiones quegeneralmente son irreversibles.

Si el proyecto es de importancia, su gestión resulta compleja, es inusual y esta sometida a fuertes influenciasexternas (entorno político, social o económico), no es de extrañar que pueda finalizar en ocasiones en unfracaso estrepitoso y, más frecuentemente, lejos de conseguir los objetivos de resultados, coste y plazo

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previstos.

El PROYECTO Y LA FORMA DE ORGANIZARSE

En la producción audiovisual se dan básicamente dos tipos de modelos. Los proyectos de tipo externos, queson los que encargan clientes o entidades ajenas y los internos que son los que la empresa acomete por simisma. También se dan muchas variantes de estas dos formas.

La mayor parte de las empresas están destinadas a actividades de tipo continuo y solo en ocasiones acometenproyecto. Para eso normalmente su estructura esta representada en un organigrama de tipo piramidal bastanterígida tradicionalmente que permite observar las relaciones entre si.

Este esquema no es valido para el desarrollo de proyectos, y se ha intentado resolver mediante la adopción dela denominada estructura matricial matrix organizatior.(figura 1)

La estructura matricial es una organización cruzada con un jefe de proyecto designado para planificar ycontrolar su project−team. El es responsable de los recursos para el proyecto, pero continua dependiendojerárquicamente de su departamento.

Existen otros modelos de estructura que facilitan la dirección por proyectos. Todos ellos tienen en común laopción de privilegiar la transversalidad en el seno de la organización, con lo que se permite rompertransitoriamente con el proceso piramidal y vertical. En este sentido la formula TASK FORCE (figura 2) es laque ofrece mayor autonomía al proyecto al tratarse de un grupo satélite bajo la dirección de un responsable ytotalmente ajeno a la estructura madre de la empresa.

EL JEFE DE PROYECTO

El jefe del proyecto es el máximo responsable de la planificación, presupuestación, programación, ejecución,seguimiento y control del proyecto, y es el motor de la consecución de lo objetivos. Solo en el caso de que semodifiquen los limites del proyecto (plazo, entrega y calidad) debe informar a los promotores de lasdecisiones que más convenga. Todo jefe de proyecto tiene que contemplar tres variables. La primera de ellases la dimensión técnica, y se trata de tener conocimientos técnicos de lo que se realiza o en su defecto poseercolaboradores de confianza en quienes consultar. La siguiente variable es la denominada dimensión humana.Las atribuciones dadas oficialmente a un director de proyecto son claves en sus relaciones con los jefesfuncionales y por otro lado sus capacidades de gestión humana liderazgo, comunicación, negociación,motivación etc.) lo son en sus relaciones con el equipo del proyecto. La ultima de esas variables es la gestiónpropiamente dicha. La mera acumulación de recursos humanos y técnicos no produce ningún resultadoimportante; este solo se produce por la intervención de una buena gestión, que integra y armoniza el empleode dichos recursos.

Algunas de sus funciones son:

Planificación del proyecto•

Dirección del proyecto•

Conexión con clientes y proveedores•

Control del programa•

Modificación del programa•

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Información sobre el proyecto•

El jefe de proyectos es, como se ha dicho, una figura clave para el éxito del proyecto, pero su función requiereque se trate de un verdadero puesto de jefatura con autoridad para dirigir el equipo y para tomar decisiones enel ámbito del proyecto.

FASES DEL PROYECTO

La primera fase del proyecto es la definición de los objetivos, definiéndolos en concreción y documentación.

Tras esta fase se aborda el diseño, a veces incluido en la fase de definición y que esta subdividida encomponentes para que puedan identificarse . En la planificación integramos: la planificación propiamentedicha (que hay que hacer y como), la organización (quien debe hacerlo), programación (cuando hay quehacerlo) y la preparación.

En la fase de ejecución agrupa todas las fases físicas de construcción de la obra audiovisual. Aquí podemosobservar distintos subapartados: Información, seguimiento, control, impulsión del proyecto, toma dedecisiones, gestión del personal, solución de problemas, reeplanificación, soluciones hipotéticas, y eventualrenegociación de lo objetivos (limites).

Se completan todas esta fases con la de acabado, puesta en marcha y entrega en las que se entrega al clienteel producto en perfectas condiciones de funcionamiento para su explotación.

OBJETIVOS Y OFERTA

En todo proyecto debe existir una primera fase de definición que especifique qué es lo que se desea hacer, enque consiste, cuando queremos hacerlo, como realizarlo y a que coste.

En muchos casos el cliente tiene una idea, unos objetivos, más o menos definidos, un problema o unanecesidad y se valora de forma más o menos precisa, llevándola a término.

El propio cliente o más comúnmente la productora (contratista) puede disponer de un director de producción(jefe de proyecto) o contratarlo, el cual asume la responsabilidad de llevarlo a buen fin en las condicionesfijadas, comenzando por definir con precisión los objetivos del proyecto y documentarlo por escrito para queel cliente lo apruebe y quede constancia de ello.

Todos estos objetivos se concretan en la elaboración de una oferta (normalmente por el departamentocomercial). Esta oferta generalmente traduce los requerimientos definidos por las especificaciones del clientede modo que se adecuen a la practica normal del la productora; estándares de calidad, métodos y capacidadestécnicas, personal disponible, procedimientos de trabajo, etc. y que indefectiblemente se presentan en la ofertacomo los idóneos para el caso.

Esta oferta primera suele revisarse, una vez conseguido el trabajo y tras especificar el director del proyecto losobjetivos, de forma precisa con el cliente se establece un contrato de forma que cualquier cambio posterior pordeseo del cliente pueda cobrarse como recargo al pedido original.

PREVISION PRESUPUESTARIA

Toda estimación presupuestaria parte de una estimación previa de tareas y estimación de medios necesariospara realizarlas contando con el factor tiempo. Su estimación puede estar entre más/menos un 10 %.

A continuación se pasa a un presupuesto definitivo que surge de un diseño detallado de producción en el que

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las tareas y recursos están perfectamente definidos, se ha planificado el trabajo y se ha programado en eltiempo, su precisión puede estar entre mas/menos un 5 % de los costos finales del proyecto.

Esta estimación exige, para resultar fiable, que el director de producción cuente con práctica, experiencias yconocimiento directo del mercado audiovisual, y por supuesto del proceso de producción; proveedores,empresas de servicios, parámetros de funcionamiento, horarios o jornadas laborales del personal, periodo dedescanso, salarios, convenios, costumbres y hábitos, técnicas de realización (medios y personal implicados),legislación, etc.

Para poner todo este conocimiento sobre la practica o papel se deberá de realizar un plan de trabajo, capaz deorganizar todos los recursos humanos y técnicos que requiere una obra audiovisual.

PLANIFICACION

Para una primera estimación se subdivide el proyecto en tareas, actividades o más normalmente en series detares que constituyen una parte del proyecto. Cuando todas las actividades se han realizado, el proyecto se haterminado y por ello la suma de todas las actividades constituye el alcance del proyecto.

La descomposición del proyecto en tareas significativas, identificables y asignables puede hacerse con muydiferentes grados de detalle.

Para el calculo de tiempo de realización se utilizan varios métodos mas o menos acertados en los que secalcula factores como tiempo pesimista, tiempo probable y tiempo optimista. Cada actividad debe enlazarsecon las siguientes en el orden más conveniente para cumplir los objetivos del proyecto, ajustándose a loslimites de plazo, coste y calidad. Las actividades en este caso pueden realizarse en paralelo con otras y nosiguiendo un orden lineal. De esta forma podemos ahorrar tiempo y dinamizar el trabajo.

La utilización de técnicas y gráficos Gantt y PERT resulta de enorme ayuda para enlazar las actividades en elorden que más se adecue a los imperativos técnicos del proyecto al ajustarse a las limitaciones de plazo, costoy calidad.

El gráfico de Gantt es la forma más simple de representar el planing del proyecto y también es la máshabitual. Debe ir acompañado de otro Gantt de recursos de modo que a cada actividad le corresponda losrecursos correspondientes a emplear. Las criticas que se hacen de este diagrama es que solo da una idea de laevolución del proyecto y su duración total, pero no indica el tipo de relación entre actividades ni cuales debenser terminadas en unas fechas para que se cumpla el plazo del proyecto, ni como repercute el cambio en unade ellas en las demás, problemas que se agravan cuando se amplia el numero de actividades.

Desde 1957 se utilizan gráficos para la representación de proyectos, mediante soportes informáticos para sualmacenamiento y manipulación, desarrollándose multitud de variedades en los procedimientos: unosconsideran costes, otros introducen el tratamiento de la incertidumbre y otros mas genéricos y muy utilizadosque son los llamados gráficos PERT

En el PERT cada actividad se representa por un rectángulo que debe unirse por una línea con aquellasactividades que hayan de estar finalizadas para que ella comience y, por otra línea con aquellas que no puedencomenzar hasta que ella no este finalizada.

PROGRAMAS DE CONTROL DE PROYECTOS

Los actuales programas de gestión y control de proyectos de rango medio han dado muestras de su eficacia yfacilidad de utilización.

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Existen programas específicamente creados para la gestión de la producción audiovisual, que sin duda son losmás adecuados para esta aplicación, sin embargo su alto precio los sitúa fuera del alcance de los directores deproducción.

Los programas genéricos de gestión de proyectos son, por otra parte, suficientes para gestionar los proyectosaudiovisuales, tienen precios muy asequibles y son fáciles de aprender y utilizar.

Los más modernos permiten la creación de diagramas de Gantt, de PERT, relaciones de precedencia conintervalos y compensación automática de recursos, pero a la hora de seleccionarlos deben considerarsedeterminados factores.

Los programas de gestión considerando sus características deben tener los siguientes requerimientos:

Facilidad de uso• Facilidad de aprendizaje• Versatilidad• Planificación de tareas y recursos• Diagramas de Gantt y Pert• Informes gráficos• Soporte de varios proyectos• Calidad• Calidad de diagramas• Calidad de compensación• Rendimiento• Rendimiento de la impresión• Rendimiento de recalcular y redibujar•

LA GESTION HUMANA DURANTE LA FASE DE EJECUCION

En la fase de ejecución debe hacerse realidad lo planificado por el director del proyecto, la fase de escritorioha concluido, el camino a seguir para llegar al destino ya ha sido escogido y a partir de ahora se trata depersonas, acciones y situaciones en tiempo real.

Dentro de las posibles fórmulas para supervisar el desarrollo del proyecto, aparte de los informes ydocumentos para el seguimiento y control establecidos al efecto, el director puede convocar al equipoperiódicamente, o reunirlo sólo en las ocasiones en que lo considere necesario. Del mismo modo puede obrarcon cada miembro del equipo individualmente.

Los aspectos más relevantes para la dirección eficaz del equipo humano que interviene en el proyecto son:

Liderazgo• Comunicación• Negociación•

Si bien las limitaciones del proyecto − tiempo, coste y requisitos (calidad) deben estar claramente definidosdesde el comienzo, pueden cambiar y de hecho cambian a medida que avanza y toma forma el proyecto; porello el director debe conocer en cada momento que objetivo/s son prioritarios para el promotor de manera quepueda valorar adecuadamente las opciones a la hora de proponer soluciones al promotor.

ESTIMACION DEL COSTE

Para el primer presupuesto no se puede hacerse una estimación precisa del tiempo de rodaje, ya que para ello

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es necesario hacer una programación basada en hechos reales (localizaciones ya decididas, actoresdeterminados con una disponibilidad ya comprometida, etc.). Lo que sí suele hacer el director de producciónes una primera planificación del tiempo, como más elaborada mejor, ya que de su concreción dependen lafiabilidad en la estimación de las diversas partidas presupuestarias.

El presupuesto inicial, o estimación del proyecto, puede tener errores importantes que se irán corrigiendo alrealizar el plan de trabajo y el plan de preparación (planificación de las actividades que deben realizarse paraque todo esté a punto para rodar).

PLANIFICACION Y PROGRAMACION

Estimación del tiempo

La evaluación no considera el tiempo de instalación base, se considera que al inicio de la jornada de trabajo eldecorado está listo, que los equipos técnicos iluminación, etc. Están dispuestos, así como la ambientación y elatrezzo. Es poco importante el orden de rodaje, y la agrupación de secuencias en un mismo decorado, ya queúnicamente se evalúa en este caso el tiempo de realización de las tomas de una secuencia de producción, conel decorado y la instalación a punto.

Estimación por decorado

El primer desglose en secuencias de producción permite hacer una nueva agrupación del trabajo en función delos decorados donde se tienen que grabar dichas secuencias. La primera agrupación afecta a la ubicación delescenario, en segundo lugar se clasifican los escenarios por orden de importancia y se agrupan las secuenciasque se han de rodar en cada escenario, en tercer lugar, cada escenario se clasifica en decorados o sets,agrupando las secuencias de cada decorado en orden cronológico.

Estimación del orden de rodaje

En una primera fase de valoración es difícil conocer de antemano la situación geográfica de todos losescenarios, ello se decidirá en la fase de preparación, de acuerdo con el director, y se exigirá tareas delocalización.

Todo ello marca las pautas para realizar una primera aproximación a la organización del rodaje y permiteprever, además del tiempo de rodaje, gastos de desplazamientos, personal, etc. Que no sería posible evaluar deforma fiable sin la agrupación y ordenación realizada.

Establecer un orden de rodaje equivale a realizar una primera planificación sobradamente conocida y muyempleada en la primera fase de planificación de proyectos industriales, el GANTT.

A partir del plan de trabajo o plan de rodaje, y en función de él, se ha de realizar el PLAN DEPREPARACIÓN, en el que se planifican las actividades de preparación para que cada escenario estédisponible y a punto para la grabación en el lugar y fecha previstos en el plan de trabajo ( localización deexteriores, permisos, construcción y ambientación de decorados, contratos, ensayos, etc).

Con el plan de preparación es posible realizar un presupuesto mucho más preciso si bien, como ya hemosdicho durante la preparación de desviaciones respecto a lo previsto, obligarán a una nueva corrección delpresupuesto o a encontrar alternativas que permitan mantenerse en los márgenes establecidos en estemomento, opción que desde el punto de vista de gestión del proyecto sería la más acertada.

Herramientas informáticas en la elaboración del plan de trabajo en cine

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Estos programas utilizan los estándares de presentación de guiones, permiten realizar el desglose de tareasoperando de forma similar a como se viene haciendo manualmente ( subrayados, códigos de color, etc.) perocon la gran ventaja de que cada tarea lleva asociados sus recursos, actualizándose de forma automática encada modificación y haciendo repercutir sus efectos en las demás actividades.

Entre otras cosas, permiten la elaboración instantánea de listados de recursos, costes y tiempos, histogramasde representación, etc.

La producción audiovisual, cinematográfica o televisiva, en su proceso de producción, sigue necesariamentelas mismas fases que cualquier proyecto industrial y es preciso realizar las mismas operaciones (desglose detareas, evaluación de recursos, planificación, )

Plan de producción y plan de trabajo

El plan de producción o plan de trabajo es el nombre que se da al plan de registros( programación de la fase degrabación). El plan de producción se hace en la medida de lo posible a partir del plan de trabajo y solo a partirde él tendremos el presupuesto definitivo. Sin embargo, como hemos visto el primer presupuesto factible, lohemos hecho a partir del desglose del guión.

Plan de trabajo•

Al elaborar el plan de trabajo hay que organizar los registros de modo que se optimice el tiempo de rodaje. Eldirector de producción ha de programar las actividades considerando las jornadas de trabajo del personal,estableciendo las secuencias de la jornada y el orden de rodaje de los diferentes decorados. Se determina elmejor orden de rodaje posible y se establece el orden de construcción de los decorados.

Redacción del plan de trabajo•

El plan de trabajo definitivo se esquematiza la organización y el proceso del rodaje. En él puede leerse qué segraba, dónde se graba, y en que se fecha

La elaboración del plan de trabajo está lejos de ser una labor mecánica. Se trata de una auténticaprogramación con el objeto de optimizar el tiempo y los recursos, para obtener el mejor producto en lasmejores condiciones de plazo, coste y calidad.

En la actualidad el plan de trabajo comienza a confeccionarse mediante software de ordenador lo que facilitalos cambios y el análisis de las relaciones entre actividades; sin embargo, lo más común es el plan realizadomanualmente en una enorme lámina de papel que impresiona.

FASE DE PREPARACIÓN

Para realizar el plan de rodaje definitivo hemos de contar con datos concretos y reales que nos permitanprogramar las actividades en el tiempo. Es decir, que existe una fase de preparación antes de la elaboracióndefinitiva del plan de trabajo que conlleva una serie de actividades derivadas del desglose.

Actividades derivadas del desglose en la producción son:•

Casting

Actividad de selección de los actores que han de encarnar a los personajes. También se llama así a las pruebasrealizadas con actores que concurren para obtener un papel.

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Localizaciones.

No basta con encontrar las localizaciones. Aparte de ser adecuadas para la escena del guión, debenpermitirnos realizar los registros sin ocasionarnos demasiados problemas.

Lista de comprobación para localizaciones

Para efectuar la visita provechosamente es preciso no olvidarse de llevar un cuaderno de notas, mapas,grabadora de sonido, camascopio de vídeo o cámara de fotos (tipo Polaroid), fotómetro, etc..., con objeto deanalizar el terreno convenientemente y registrar los datos de forma clara y comprensible.

Decorados en plató

El director artístico debe proveer esquemas y dibujos en planta de aquello que se ha de construir paradisponerlo en el plató

Es importantísimo que el equipo de producción sepa donde pretende colocar el director artístico trapas opaneles móviles, espejos o cualquier otro elemento que condicione la posición de las cámaras.

Plan de trabajo detallado y presupuesto definitivo

A medida que se van realizando las actividades preparatorias, derivadas del desglose, se conoce qué actoractuará, cuando y durante cuanto tiempo, en qué escenario, qué personal intervendrá en el registro y quémedios técnicos se emplearán, si estará listo el vestuario, los decorados, etc. En definitiva, será posiblerealizar el plan de trabajo (programación de los registros) de forma detallada y realista.

Modelo de presupuesto

Existen diferentes modelos de presupuestos, según se trate de cine, vídeo o TV, dependiendo también de lazona geográfica, y en el caso de las productoras de vídeo y las TV, cada entidad suele contar con un modelopropio.

En España existe un modelo oficial para la producción cinematográfica que es de obligada utilización para lasolicitud de subvenciones al Ministerio de Cultura.

FASE DE EJECUCIÓN (APLICACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO)

Planificado el proceso y establecidos los objetivos de forma precisa durante un periodo de preparación en quese gestiona todo lo necesario para ejecutar lo programado con personas y equipos concretos y en lugares ymomentos programados y reservados a tal efecto, de modo que no falte nada en el momento de actuar, seproceda la ejecución de las tareas según el plan previsto.

Documentos para el seguimiento y control

El plan de trabajo es el instrumento base de planificación, a partir del cual se elaboran los documentos queguían el día a día de la ejecución, así como aquellos que han de servir para efectuar el seguimiento y controlde lo realizado.

Orden de trabajo• Citaciones o convocatorias• Parte de cámara (cine). Parte de grabación (TV)• Informe diario de producción•

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El día de la ejecución

La aplicación diaria del plan de trabajo requiere del equipo de producción la planificación detallada del día adía y la comunicación con el personal responsable para que todo esté a punto para actuar de acuerdo con loplanificado.

La fase de ejecución en comedias de situación

No se limita supervisar, sino que exige una constante planificación detallada, coordinación, seguimiento ycontrol de numerosas actividades. El modo de trabajo descrito es:

Planificación del rodaje− grabación en localizaciones• Planificación de las grabaciones en plató• Lectura del guión (actores)• Primeros ensayos• Pruebas preliminares• Pruebas preliminares técnicas• Reunión de planificación del siguiente capítulo• Ensayo escena a escena y ensayo general• Grabación• Edición• Sonorización•

El proyecto no acaba hasta que se obtiene el producto y cumple su función. El director del proyecto esresponsable de que esto no ocurra dentro de unos límites de plazo, coste y calidad, gestionándolo ydirigiéndolo desde el comienzo hasta el final.

La obra audiovisual no debe olvidar ninguna de sus vertientes, ni la artística ni la industrial, ya que ambas senecesitan mútuamente para que siga siendo posible el mantenimiento y desarrollo de este tipo de producción,en un entorno competitivo y cambiante, cada día más sujeto a las leyes del mercado, donde un producto sóloes bordado valorando su posible rentabilidad.

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