EL DEPARTAMENTO DE REGISTROS MEDICOS

Documento preparado por la Asociación Nacionalde Técnicos y Auxiliares en Registros Médicos de

Costa Rica.

a. Objetivos:

Aspectos importantes a considerar en laOrganización de un Departamento de RegistrosMédicos y Estadística de los establecimientosde salud.

Contribuir a la prestaclOn de lamejor atención médica posible alpaciente.

Proveer al médico la informaciónnecesaria relativa al paciente ycolaborar en los estudios e investi­gaciones científicas.

Se anexan dos modelos de organigramasestructurales y funcionales de lo quepodría ser el departamento o servicio deregistros médicos y estadística para losestablecimientos de salud del SeguroSocial.

d.l. 2. Secretaría general para eldepartamento.

d.l.l. Jefatura y Subjefatura SI

ésta última existe.

Organigramas: (Ver anexo No. 1)

Los objetivos y funciones del Departa­mento o Servicio de Registros Médicos yEstadística de un establecimiento desalud son tanto administrativos comomédicos. Si se examinan estos objetivosy funciones detenidamente, se concluyeque la mayor proporción de ellos estáíntimamente relacionado con la atenciónmédica del paciente. Por esto sin laparticipación activa del médico, estedepartamento o servicio deja de cumplirsus objetivos adecuadamente.Se ha observado que en los estableci­mientos donde este departamento oservicio depende de la Dirección Médica,su funcionamiento es más eficiente. Porlo tanto se estima conveniente que estedepartamento o servicio dependa de laDirección o Sub-Dirección médIca delestablecimiento.

d.l. Organigrama para establecimientosde salud con servicio de hospitali­zación, servicio de consulta ex ter­na v urgencias y una clínicaperiférica anexada que puede estarubicada dentro del edificio ofuera. Este organigrama describelos siguientes sectores.

Dependencia Jerárquica:

d.

c.

educación ypersonal médi-

Con tribuir a laadiestramien to delco y paramédico.

Proveer al país la informaciónnecesaria para programar la ópti­ma utilización de los medios conque cuenta en el mamen to y parala plani ficación de las necesidadesfuturas en salud.

Ubicación:

Proporcionar a la administracióndel hospital la información sobrelas actividades realizadas para elmejor aprovechamiento de losrecursos humanos y materiales ypara la determinación de lasnecesidades presupuestarias.

No existen normas universales para laubicación de un departamento de Regis­tros Médicos y Estadística de unestablecimiento de Salud; pero sí serecomienda dentro de lo posible que estélocalizado cerca de los servicios deconsulta externa, urgencias y admisión,particularmente el sector de archivo, conlo cual se logra mayor rapidez en elsuministro de los expedientes clínicos.

b.

1.

5

d.1.3. Sectores periféricos:

Los sectores periféricos in­cluyen el personal adminis­trativo del servicio de admi­Slon, con suIta ex terna yurgencias. Estos sectores enmuchos lugares tienen unadependencia separada, perola experiencia ha demostra­do que los aspectos deregistro de pacien tes, reco­lecciún de datos estadísti­cos, manejo de expedientesclínicos, ciLaci<'!n de pacien­tes, inscripciún y admisiónde pacientes, llenado ycontrol de formularios deemergencia, etc., pueden sermejor manejados ycontrolados si el personalq uc lo realiza queda bajo lasupervisión del jefe de Re­gistros Mtdicos y Estadísti­ca.Debería estudiarse la posi­bilidad de que las secretariasde salas cuya ¡"unción pri­mordial es el manejo de losexpedientes clínicos en lassalas de hospitalización,tambitn queden bajo lasupervisitln del jefe de Re­cristros Médicos \l Estadísti-h }

ca. Para esto deberá estu-diarse detenidamente lasfunciones de este personaLPuede haber razones demucho peso, para las quesea necesario que alguno deestos servicios quede admi­nistrado o manejado porotro personal, pero de serasí, tendría que existir unaestrecha coordinaci('m deorganizaelOn y adiestra­miento con el personal deregistros médicos y estadís­tica.

d.1.4. Evaluación Técnica:

Este sector describe lasfunciones de recibo, ordena­miento y análisis de losexpedientes clínicos; codifi­cación e índices de losdiagnósticos y operaciones;

6

ayuda al cuerpo médico enestudios, investigaciones yte rminacián de historiasclínicas; recolección de da­tos estadísticos médicos yadministrativos de las histo­rias clínicas; manejo y coor­dinacifm de las certificacio­nes médicas. De esta maneralos expedientes médicos sal­drán del departamento sólopara la atención directa delpaCIente.

d.1.5. Estadística:

En este sector se procesa,tabula, analiza y presentatoda la información estadís­tica tanto médica comoadministrativa.

d.1.6. Archivo:

Archivo, retiro y control detodos los expedientes clíni·cos, archivo de exámenesauxiliares de diagnóstico.

d.l. 7. Coordinación con otros es­tablecimientos:

En establecimientos que seconvierten en cabeceras deregión y hospitales altamen­te especializados donde seatienden pacientes de todoel país o de una región enparticular, se necesita con­tar con personal que coordi­ne la información del pa­ciente que es referido.

d.2 Organigrama para clínicas periféri­cas:

El segundo organigrama describelos sectores de las clínicas periféri­cas de consulta externa quefuncionan separadamente del hos­pital; aunque obviamente depen­den de algún hospital para efectosde la referencia y hospitalizaciónde pacientes, pero su localizaciónpermite esta separación.Este organigrama (adjunto) inclu­ye los sectores de:

d.2.1. Jefatura y Secretaría

d.2.2. Identificación y Afiliación

d.2.3. Recepcionistas

d.2.4. Archivo

d.2.5. Consulta ExternaAsistentes de consulta ex­terna

d.2.6 Estadística

Estos organigramas pueden sufrirmodi ficaeiones si luego de hacerun estudio cuidadoso de la situa­ción del establecimiento, se con­cluye que la modificación esnecesana.

FUNCIONES

1. Del Departamento:

Las funciones que se describen a continuaclOnson las funciones que en términos generales sele acreditan a este departamento.

Funciones Generales:

1. Conservación y mantenimiento de losexpedientes clínicos.

2. Evaluación técnica de los expedientesclínicos.

3. Codificación de diagnóstico y prepara­ción de Índices.

4. Elaboración de estadísticas médicas.5. Ayuda al cuerpo médico (estudios,

investigaciones, terminación de expe­dientes)

6. Suministro de expedientes clínicos paraconsultorios externos y otros servicios.

7. Elaboración con programas de adiestra­miento.

8. Preparación y conservaClOn de materialde enseñanza y material informativo.

9. Preparación de la documentación deadmisión de pacientes.

10. Coordinación con otros departamentos.11. Organización, Supervisión y control.

2. Del Personal:

En términos generales las funciones principalesdel personal son las mismas en todos losestablecimientos; pero se puede observar quealgunas funciones específicas difieren de un tipode establecimiento a otro y a veces entre elmismo tipo de establecimiento.Se hace necesario estudiar en detalle lasfunciones que realiza el personal y determinar

7

funciones específicas.Se preparó una guía general de funciones deeste personal que servirá para definir lasfunciones que deberá desempeñar el personaltécnico y auxiliar en todos los niveles deatención (Hospitales, Clínicas Periféricas, Cen­tros de Salud).Se recomienda organizar un pequeño Comitéque estudie esta guía de funciones a la luz delas funciones actuales que desempeña elpersonal y las que específicamente correspon­den a cada sector süruiendo el Ol""anillrama.... b vcstabkcic!o.

Documento consultado: "Informe sobre la visita a Costa Rica. CajaCostarricense de Seguro Social". Documento preparado por la Srta.Mar ia Mercedes Segarra, Consul tora, Registros Médicos. Organizac iónPanamericana de la Salud. Año 1976.

Il Originariamente las funciones relacionadas conel mantenimiento de los registros hospitalariosy la producción de estadísticas correspondieronal sector administrativo y a los serviciosclínicos. El desarrollo de los programas deatenci[m médica estimul() el uso de larelevancia de la historia clínica como instru­mento para mejorar la atcncihn médica delpaciente y para la investigación y la docencia.La organización y mantenimiento de losregistros se tornaron más complejos a medidaque se centralizaban funciones reali;¿adas porlos servicios clínicos. .sus características crea­ron la necesidad de separar del sectoradministrativo las tareas relativas a estosregistros, para asignarlas a un nuevo sector.Este pertenece a la rama de los serviciostécnicos y puede depender, según la organiza­ción del hospital, dd director, del subdirector odcljefe de los servicios técnicos.Aún cuando la función principal dd departa­mento es mantener los registros hospitalarios,también cumple otras relacionadas muy estre­chamente con ella, cuya centralización en unmismo departamento contribuye en formanotable al mejor funcionamiento del sistema.Las funciones principales son las siguientes:mantener eficientemente los registros hospitala­rios:. proporcionar en forma oportuna lashistorias clínicas de los pacientes del hospitalpara su atención o para utilizarlas en ladocencia, la investigación y con fines legales;realizar los trámites relativos a la admisión delos pacientes ambulatorios y de hospitalización;compilar la información requerida para laadministración' del hospital y de los servicios desalud en los distintos niveles.

Documento consultado: "Las Estadisticas Hospitalarias y la HistoriaClinica'~ Capítulo No. 6 sobre Organización del Departamento deInformación y Registros Médicos. Autores: Carlos Ferrero, Hebe F.Giacomini.

ORGANIGRAMA N:PARTAllENTo DE

REGIsnms MEDIros y ESTADISTICA

Or'gsnigrGJll8 por funciones gener:ales de estableoimientos 000eonsulta externa dentro del mismo departBlllento o !'uer""~l'O in~gr8do .

ORGANIGRA.>.lA CLINIC~ PERIfERI~

Cepal'tamento de Registros Médiaos y Estadfstioa

Dirección '~dicB.

Deport.amonto deCcmité de ExpedientesRegistros Médicos y

AsisterJte Administrativo Clín ioos o Asesor

estadísticaMédioo

I Identificación y

1¡ I Aw:-ilieres

a.riliación Re ce pcionista Archive Consulta. -extarne Estadistica

NOTAI Este organigrama se adapta a le organizaoiOn do las clínicas periféricas que no están unidas a un hospital.

8