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Campaña de Concienciación en el ámbito de la Prevención de Riesgos Laborales dirigida a Trabajadores Jóvenes IT 2009-0116 Con la financiación de: En prevención, da ejemplo MANUAL DE APOYO
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Campaña de Concienciación en el ámbito de la Prevenciónde Riesgos Laborales dirigida a Trabajadores Jóvenes IT
200
9-01
16
Con la financiación de:
En prevención, da ejemplo
MANUAL DE APOYO
1 INTRODUCCIÓN 5
2 LA COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA 11
3 LA COMUNICACIÓN INTERNA EN MATERIA DE PREVENCIÓN 23
4 CÓMO UTILIZAR EL MATERIAL ADJUNTO 29
5 CUESTIONARIO DE SEGUIMIENTO/IMPLANTACIÓN 37
ÍNDICE
1
INTRODUCCIÓN
Existe una relación directa entre la integración de la prevención, los índices de siniestralidad y la
importancia de incidir en las conductas y hábitos de los trabajadores.
No obstante, el cambio de hábitos o conductas en la edad adulta resulta más complejo que en edades
tempranas. En los adultos, tras años de experiencia laboral, estas conductas ya están instauradas y
más fuertemente arraigadas, resultando más difícil realizar cambios en ellas.
Por ello, la sensibilización en materia de prevención de todos los trabajadores, pero especialmente
en los trabajadores jóvenes, resulta imprescindible y de vital importancia, especialmente en la peque-
ña y mediana empresa, dada su representatividad en el tejido empresarial de nuestro país.
Según estadísticas europeas, la siniestralidad entre los jóvenes de edades comprendidas entre los 18 y
los 24 años de edad es un 50% superior a la que se da en los trabajadores de cualquier otro grupo de edad(1). En España, el colectivo de entre 16 y 29 años registra el 30% del total de los accidentes laborales (2).
La presente campaña se ha focalizado en los riesgos que afectan al mayor porcentaje de la población
de jóvenes trabajadores (3), teniendo en cuenta dos factores:
• Riesgos comunes presentes en los sectores de actividad que presentan mayor ocupación entre los
jóvenes. Los siguientes sectores de actividad dan ocupación a más del 60% de la población entre
16 y 29 años: comercio al por mayor y al por menor, industria manufacturera, construcción,
hostelería y actividades sanitarias y de servicios sociales (4).
INTRODUCCIÓN 1
07
(1) Fuente: Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo.(2) En la presente campaña, la franja de edad orientativa de los trabajadores a quienes va dirigida, se sitúa entre los 16 y 29 años,
puesto que coincide con la horquilla utilizada por el Instituto de la Juventud (organismo público adscrito al Ministerio de Igualdad)en sus estudios.
(3) Fuente: Ministerio de Trabajo.(4) Fuente: Encuesta Población Activa INE 2008.
U Actividades de organizaciones y organismos extraterritoriales
B Industrias extractivas
D Suministro de energía eléctrica, gas, vapor y aire acondicionado
L Actividades inmobiliarias
E Suministro de agua, actividades de saneamiento, gestión de residuos ydescontaminación
K Actividades financieras y de seguros
R Actividades artísticas, recreativas y de entretenimiento
S Otros servicios
A Agricultura, ganadería, silvicultura y pesca
T Actividades de los hogares como empleadores de personal doméstico ycomo productores de bienes y servicios para uso propio
O Administración Pública y defensa; Seguridad Social obligatoria
J Información y comunicaciones
H Transporte y almacenamiento
N Actividades administrativas y servicios auxiliares
P Educación
M Actividades profesionales, científicas y técnicas
Q Actividades sanitarias y de servicios sociales
I Hostelería
F Construcción
C Industria manufacturera
G Comercio al por mayor y al por menor; reparación de vehículos de motory motocicletas
..
0,5
0,5
0,1
1,6
0,9
15
7,2
16,1
7,8
8,4
4,1
7,9
11,1
8,8
4,6
6,5
45,9
50,2
44,4
82,8
De 16 a19 años
2008
0,1
4
3,2
3,3
5,3
21,6
42,7
44,2
42,7
51,5
45
47,5
50,9
58,8
46,9
49,7
73
162,6
204,7
214,1
318,5
De 20 a24 años
2008
0,1
6
10,3
12,3
14,6
80,9
47,7
70,7
75,5
91
97,5
107,1
104,7
111,8
127,6
148,8
154,5
215,1
362,9
380,9
465,6
De 25 a29 años
2008
0,2
10,5
14
15,7
21,5
103,4
105,4
122,1
134,3
150,3
150,9
158,7
163,5
181,7
183,3
203,1
234
423,6
617,8
639,4
866,9
TOTAL
0,00
0,23
0,31
0,35
0,48
2,30
2,34
2,71
2,98
3,34
3,35
3,53
3,63
4,04
4,07
4,51
5,20
9,41
13,73
14,21
19,26
% %acumulado
38,19
61,81
Unidades: Miles de personas / Fuente: INE, encuesta de población activa 2008
OCUPADOS POR GRUPO DE EDAD Y RAMA DE ACTIVIDAD
(AMBOS SEXOS)
• Principales causas de siniestralidad (todas las franjas de edad): Los sobreesfuerzos, los cortes y
los choques (ya sea contra objetos en movimiento o inmóviles), fueron en el año 2009 la causa de
más del 80% de la siniestralidad laboral en España (5).
Partiendo de este análisis, se ha elaborado una campaña de concienciación en el ámbito de la
prevención de riesgos laborales, consistente en un material gráfico: pósters, flyers, un manual y fichas
informativas. Asimismo se incluye un CD con elementos gráficos digitales: banners, salvapantallas
y un vídeo multimedia, así como el material impreso en formato digital.
El presente material incluye los elementos o soportes de comunicación de una campaña de
concienciación en prevención de riesgos laborales, dirigida principalmente a la pequeña y mediana
empresa, con el propósito de concienciar sobre la importancia de la seguridad y salud laboral y de
la necesidad de adoptar hábitos seguros y saludables en el colectivo de jóvenes trabajadores.
La campaña de concienciación busca captar la atención de los trabajadores más jóvenes por tres
motivos fundamentales:
• El colectivo de jóvenes trabajadores, dada su reciente incorporación al mercado de trabajo, posee
una mayor capacidad de adaptación a nuevas conductas más seguras, ya que no ha desarrollado
aún hábitos o conductas poco preventivas.
• Toda persona joven que empieza a trabajar, es más vulnerable a los riesgos que sus compañeros
con más experiencia en el trabajo. El trabajador joven, nuevo en su actividad laboral y en su lugar
de trabajo, carece de la experiencia necesaria y puede no ser tan consciente de los riesgos.
INTRODUCCIÓN1
08(5) Fuente: Ministerio de Trabajo.
Choque contra objeto inmovil23,9%
Contacto eléctrico, fuego, etc.3,3%
Resto de formas4,9 %
Accidentes de tráfico3,2%
Sobreesfuerzos físicos37,6 %
Atrapamientos y amputaciones3,1%
Contacto con agente cortante9,9%
Choque contra objeto en movimiento14,1%
• El colectivo de jóvenes es el modelo a seguir de las próximas generaciones de trabajadores, los
jóvenes son los referentes sociales de los niños de ahora. Asimismo, los trabajadores jóvenes
constituyen la futura generación de trabajadores, mandos intermedios y directivos, figuras claves
para la integración de la prevención en las organizaciones.
Los beneficios que pueden derivarse para la Pyme mediante el uso del material adjunto son
fundamentalmente los siguientes:
1. La empresa dispondrá, de forma gratuita, de los elementos o soportes para la implantación de
una campaña de concienciación en materia de prevención, diseñados atendiendo a sus necesidades
y características.
2. El manual de apoyo permitirá desarrollar la campaña sin necesidad de contratar expertos en
comunicación.
3. La atemporalidad de los elementos confiere a la empresa una importante flexibilidad en cuanto
al momento de su implantación.
4. Los mensajes incluidos en el material de soporte, también resultan válidos para trabajadores
inmigrantes que no conocen el idioma, permitiendo que sean comprendidos por la totalidad del público
objetivo.
INTRODUCCIÓN 1
09
2LA COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA
¿EN QUÉ CONSISTE LA COMUNICACIÓN INTERNA?
Podríamos definir la comunicación interna como el “Conjunto total de mensajes que se intercambian
los integrantes de una organización”.
La comunicación interna es uno de los aspectos clave en el ámbito laboral ya que es la comunicación
dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador.
Una organización que no sepa cuidar a su cliente interno, difícilmente podrá dar respuestas satisfactorias
a los clientes externos. Por ello, el establecer unos buenos mecanismos de comunicación interna
puede convertirse en un elemento diferenciador de la organización.
En materia de prevención resulta de especial importancia este cauce de comunicación, ya que permite
al empresario trasmitir a los trabajadores las consignas en materia de prevención con el objetivo de
evitar accidentes.
No debemos confundir la comunicación con la información. La diferencia es muy clara: mientras que
esta última consiste en la simple transmisión de mensajes, para que exista comunicación se necesita
una respuesta por parte del receptor.
Cuando hablamos de comunicación interna podemos hacerlo en tres sentidos:
1. Comunicación descendente: se produce cuando la información se trasmite desde las posiciones
jerárquicas superiores hacia las inferiores. Su objetivo es mantener informados a los trabajadores
sobre todos aquellos aspectos necesarios para el desarrollo de su trabajo. La comunicación en
aspectos de prevención por parte del empresario a los trabajadores estaría ubicada en este tipo.
2. Comunicación ascendente: circula desde las posiciones jerárquicas inferiores hacia las superiores.
Constituye una fuente de información para los directivos y mandos intermedios, permitiéndoles conocer
lo que funciona y lo que no funciona en la organización. Asimismo, les permite mantener contacto
directo con sus colaboradores y conocer las opiniones y necesidades del equipo. Gracias a este feed-
back la toma de decisiones puede hacerse bajo criterios más adecuados y consensuados.
3. Comunicación horizontal: es la comunicación que tiene lugar entre departamentos. Normalmente
se desarrolla en un mismo nivel jerárquico. Este tipo de comunicación favorece el concepto de equipo
multidisciplinar de trabajo, ayudando a conseguir una mejor coordinación en el desarrollo de cualquier
actividad.
¿EN QUÉ NOS AYUDA LA COMUNICACIÓN INTERNA?
Necesitamos implantar un buen sistema de comunicación interna por las siguientes razones:
• Ayuda a crear cultura de empresa.
• Propicia un clima de confianza y motivación.
LA COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA 2
13
PROS
Debe ser planificada con tiempo y por tanto
ejecutadas en el momento en que la organización
lo considere más oportuno.
Permite reunir a varias personas a la vez para
trasmitirles un mismo mensaje.
Permite escoger de manera previa y selectiva a
los asistentes (público diana).
Permite una gran flexibilidad en la exposición,
posibilitando ampliaciones en la información a
trasmitir a petición de los asistentes.
CONTRAS
Requiere preparación previa (inversión de tiempo).
Es necesario graduar la información transmitida
de acuerdo a la asimilación de los asistentes.
Una reunión mal planteada puede suponer una
pérdida de tiempo para los miembros convocados
a ella. Una reunión eficaz no se basa tan solo en
una transmisión de información si no que implica
interacción y la definición de objetivos.
• Contribuye a alcanzar los objetivos estratégicos.
• Facilita la implantación de cambios en la organización.
Por ello, los canales de comunicación interna son los idóneos para trasmitir mensajes en materia de
prevención de riesgos laborales, ya que la verdadera integración de la prevención en la empresa
requiere muchas veces de cambios en la organización que no se lograrán sin un clima de confianza
y motivación por parte de los trabajadores, lo que se traducirá finalmente en una nueva cultura
preventiva de empresa.
PRINCIPALES CANALES DE COMUNICACIÓN INTERNA
Podríamos enumerar un gran número de canales de comunicación interna. La elección de unos u
otros dependerá de los recursos disponibles, ya que la habilitación de algunos de los canales de
comunicación interna y el garantizar que éstos funcionen adecuadamente requiere de inversión
económica y horas de dedicación. Por tanto, deberemos adaptar los canales a las necesidades de
nuestra organización para optimizar el binomio coste-beneficio. A modo de síntesis, podemos hablar
de los siguientes canales:
A REUNIONES EN GRUPO
Constituyen una práctica habitual en la mayor parte de las organizaciones. Pueden ser convocadas
para tratar cualquier aspecto genérico de trabajo o bien como herramienta específica de comunicación
ante un tema concreto.
LA COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA2
14
LA COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA 2
15
Garantiza disponer de un feed-back instantáneo
por parte de los asistentes (comentarios, suge-
rencias y opiniones).
PROS
Permite trasmitir la información de forma perso-
nalizada.
La información puede matizarse o cribarse en
mayor o menor medida.
Garantiza máxima flexibilidad en la comunicación.
Permite escuchar al interlocutor.
Favorece la libertad para hablar sobre el impacto
de la información.
CONTRAS
Entre distintos niveles jerárquicos y dependiendo
del estilo de mando, el subordinado puede sen-
tirse cohibido para trasmitir su mensaje.
PROS
Lo que está escrito puede releerse y comprender
mejor.
CONTRAS
Sólo se informa cada cierto tiempo, de acuerdo
con la periodicidad de la publicación.
B REUNIONES INDIVIDUALES
Pueden considerarse como la herramienta fundamental de la comunicación bidireccional en el día
a día. Propician cauces muy eficaces de comunicación interna. Pueden plantearse de manera formal
o informal y entre distintos niveles: dirección-empleado, mando intermedio-subordinado, etc.
C PUBLICACIONES INTERNAS
Pueden ser revistas o boletines internos, generalmente de carácter periódico. La extensión y tipo de
edición dependerá de los recursos que la empresa pueda aportar. De este modo podemos encontrar
desde boletines con formato DINA-4 impresos por ambas caras, hasta revistas impresas a color y
encuadernadas. Se trata de un canal de comunicación unidireccional, descendente, que puede ser
utilizado para trasmitir información sobre el área de gestión de la empresa que consideremos necesario.
Actualmente también se encuentran en formato digital, sustituyendo al papel o en convivencia.
PROS
Permite utilizar fotografías, gráficos y un diseño
más atractivo para el lector.
Se puede captar bien la atención sobre el lector.
Se puede guardar para consultar en cualquier
momento.
CONTRAS
Existe una gran limitación de espacio.
No toda la información que quiera dar la Direc-
ción es publicable.
Puede trascender al exterior de la empresa sin
control.
Corre el riesgo de no ser leída.
D TABLÓN DE ANUNCIOS
Se trata de un elemento de comunicación de uso muy extendido en todo tipo de empresas. Se
encuentran estratégicamente colocados, normalmente en zonas de paso o salas de descanso, de
manera que puedan estar al alcance de la mayor parte de los trabajadores. En ellos puede haber tanto
notas informativas, como gráficos, fotografías, carteles o similares, que contengan información que
la dirección o niveles jerárquicos superiores quieran trasmitir. Es un sistema de información unidireccional
descendente.
Un tablón de anuncios tan sólo debe cumplir una serie de normas básicas para ser efectivo: correcta
ubicación por su visibilidad, actualización periódica y una disposición atractiva de la información que
se cuelga. Podemos utilizarlo como un contador de los días sin accidentes, de las campañas e
informaciones nuevas, píldoras informativas...
LA COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA2
16
PROS
Permite colocar información escrita o gráfica de
todo tipo.
Resulta interesante a simple vista si se mantienen
actualizados e incluyen información gráfica.
La información se dirige a todos los componentes
de la organización.
CONTRAS
Se encuentra limitado al tablón o tablones que
se hayan colocado y el espacio disponible para
ellos.
Limitado por su mejor o peor ubicación física.
El material colocado puede deteriorarse con
el tiempo o ser manipulado por algún traba-
jador.
Puede provocar cierta reticencia a detenerse
a leer.
E CARTELES
Se trata de un elemento de información de tipo gráfico. A través de imágenes y/o textos, se pretende
captar la atención sobre un aspecto en concreto. La información es unilateral y descendente.
F VÍDEOS
Las producciones audiovisuales pueden ser utilizadas por la empresa para trasmitir información
general. Pueden considerarse como un elemento de apoyo a la comunicación interna, utilizado en
reuniones, convenciones o jornadas.
Sin embargo el vídeo también puede utilizarse para desarrollar acciones formativas. En este caso
el vídeo debe contener aquellos aspectos más importantes que se deseen trasmitir. También resulta
de utilidad como elemento de los planes de acogida.
LA COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA 2
17
Se puede llegar a saturar por exceso de cosas
colocadas, o la información puede quedarse
obsoleta si no se actualiza.
PROS
Es un elemento llamativo, apto como sensibi-
lizador de alguna cuestión.
Si está basado en imágenes, es fácilmente
comprensible, aunque no se conozca el idioma,
ya que el mensaje se trasmite a través de las
imágenes.
Constituye un buen elemento de apoyo en una
campaña de comunicación.
CONTRAS
Su eficacia está condicionada a la calidad de los
elementos gráficos.
Puede convertirse en obsoleto y dejar de llamar
la atención.
PROS
Puede utilizarse tanto para grupos, independien-
temente de su tamaño, como a nivel individual.
Capta mejor la atención que una conferencia o
exposición personal.
CONTRAS
El coste es superior al de otros soportes comu-
nicativos.
Eficacia supeditada a una buena elaboración,
diseño, calidad de imagen y sonido, textos y
G ENCUESTAS A LOS EMPLEADOS
Este método permite recabar la opinión de los empleados así como recibir sugerencias por parte de
los mismos. En función del diseño de la encuestas podremos obtener información más o menos
detallada acerca de algún aspecto relacionado con la gestión, actividades y procesos de la organización.
Se trata de un canal de comunicación unidireccional ascendente.
Se puede utilizar cuantas veces se precise.
Resulta de gran utilidad como elemento de apoyo
en formaciones.
contenidos verbales, así como a la duración.
Requiere de un tiempo de preparación y
elaboración.
Hacer un uso abusivo puede saturar a los recep-
tores.
Puede convertirse en obsoleto y dejar de llamar
la atención.
LA COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA2
18
PROS
Permite mantener el anonimato del encuestado.
Las respuestas se pueden cuantificar, lo que
permite hacer seguimientos y comparaciones.
Los trabajadores se pueden sentir más útiles al
percibir que se cuenta con su participación.
Permite que los empleados manifiesten cues-
tiones que no harían en otro caso, bien por no
tener oportunidad de hacerlo o bien por su carác-
ter escrito y anónimo.
CONTRAS
Es necesario realizar una explicación sobre cómo
cumplimentar el cuestionario y el objetivo preten-
dido con el mismo de forma previa.
Si las preguntas están mal planteadas la en-
cuesta carece de utilidad.
Es posible encontrar respuestas inciertas o falsas
realizadas de manera intencionada.
La información que obtengamos es limitada y
requiere de un análisis en profundidad.
Las conclusiones han de obtenerse con pru-
dencia.
Los trabajadores requieren un feed-back sobre
el resultado para percibir que la organización ha
estudiado sus opiniones y sugerencias.
H BUZÓN DE SUGERENCIAS
Se utiliza para recabar información de los trabajadores como sugerencias, opiniones y/o propuestas
de mejora. En este sentido se trata de un canal de comunicación unidireccional y ascendente. Sin
embargo, está demostrado que para que el sistema del buzón de sugerencias funcione es necesario
que se de respuesta al trabajador, por lo que el buzón de sugerencias, debería concebirse como un
canal bidireccional. Puede tratarse de un buzón físico, tradicional, o de una aplicación a través de la
Web o la intranet de la empresa.
Permite que todos los integrantes de la organización se expresen con libertad y puedan hacer llegar
a los niveles superiores de la organización y al servicio de prevención sus sugerencias. Las propuestas
de mejora en temas relacionados con la prevención de riesgos laborales pueden ser publicitadas,
ofreciendo una respuesta pública e incluso premiando de alguna manera a aquellas sugerencias más
útiles, aplicables o novedosas.
I CORREO ELECTRÓNICO
Se trata de un canal de comunicación bidireccional, ascendente o descendente, cuyo uso se encuentra
generalizado en todas las organizaciones. Sin embargo en muchas ocasiones, puede quedar restringido
a los puestos de personal administrativo.
LA COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA 2
19
PROS
Es un buen elemento de participación, tanto si
la persona que realiza la sugerencia se identifica
como si lo hace de forma anónima.
Se puede ubicar en uno o varios puntos de las
instalaciones.
CONTRAS
Si el trabajador no recibe respuesta es posible
que deje de utilizarlo.
Se utiliza más para trasmitir quejas que para
realizar sugerencias o aportaciones construc-
tivas. Será necesaria una correcta formación
/información al respecto.
Si no se incentiva su utilización puede caer pronto
en desuso cuando el trabajador se acostumbra
a ver el buzón.
PROS
Gran rapidez en la distribución de información.
Permite combinar texto y elementos gráficos.
CONTRAS
Requiere de formación por parte de las personas
que hagan uso del mismo.
Su uso puede quedar restringido al personal
J INTRANET
Una Intranet puede resolver, por ejemplo, el problema de la distribución de información para todos
los empleados, pudiéndose publicar manuales, planes de acción, procedimientos, material de formación,
folletos, etc., siendo accesibles para el empleado o cliente de forma inmediata, con un ahorro
considerable respecto a los métodos clásicos de impresión.
El uso de esta herramienta en el ámbito empresarial está cada vez más generalizado. Como en el
caso del correo electrónico el acceso podría quedar restringido al personal que disponga de un
ordenador en un su puesto de trabajo. Sin embargo se trata de un canal de comunicación eficiente
dado su dinamismo y atractivo en cuestiones de forma.
Se trata de un canal mayoritariamente unidireccional descendente, pero que puede convertirse en
bidireccional según las aplicaciones que se instalen.
Permite verificar la lectura por parte de los
destinatarios.
La información se dirige a los trabajadores
previamente seleccionados, por lo que puede
concretarse mucho más el mensaje en función
de las necesidades del colectivo al que va
dirigido.
administrativo si no se dispone de ordenadores
de uso “compartido o público” para el resto de
trabajadores que normalmente no trabajan con
ellos.
Un gran número de e-mails puede ser
contraproducente si el trabajador dispone de un
tiempo limitado para su lectura.
LA COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA2
20
PROS
Sistema de participación activa de todos los
trabajadores de la empresa si incluye apartado
para opiniones o sugerencias.
Permite combinar contenidos escritos o foto-
grafías o gráficos.
Se puede instalar un contador de visitas para
medir el uso del sistema.
CONTRAS
La información puede quedar restringida al
personal que disponga de ordenador, si no se
dispone de un ordenador de uso común.
Puede quedar obsoleta si no se actualizan los
contenidos.
Puede convertirse en una fuente de pérdida de
tiempo de trabajo efectivo.
K LÍNEA ABIERTA O LÍNEA DIRECTA
Línea telefónica de soporte, donde los trabajadores pueden llamar y dejar sus preguntas, sugerencias,
propuestas, etc., (mobbing, burnout, gabinete psicológico,…) en un contestador o a través de un
consultor. Pueden utilizarlo todos los integrantes de la organización (incluso los familiares)
planteándonoslo como un servicio integrado en la organización o externalizado. La repuesta debe
darse en un breve lapso de tiempo para resultar una herramienta efectiva.
LA COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA 2
21
Mediante claves de acceso se puede dirigir la
información destinada a cada trabajador.
PROS
Resulta un sistema rápido de comunicación.
CONTRAS
El uso de la vía telefónica para realizar denun-
cias puede provocar reticencia en un primer
momento.
3EN MATERIA DE PREVENCIÓN
LA COMUNICACIÓN INTERNA
La integración de la prevención de riesgos en las organizaciones es una de las grandes asignaturas
pendientes para alcanzar una correcta y eficaz gestión e implementación del sistema preventivo. Uno
de los factores que dificulta su implantación es la imprecisión que el concepto de integración representa
en este ámbito: ¿Cómo se consigue? ¿Cómo hacerla efectiva?
Sabemos que la integración de la prevención de riesgos laborales en nuestras empresas es una
necesidad por varios motivos:
• Requisito legal; según la Ley 54/2003 y el Real Decreto 604/2006 (6).
• Necesidad de gestión; al ser un aspecto transversal de las organizaciones debe abordarse de
manera global en toda la organización.
• Requisito de Responsabilidad Social Corporativa; que incluye la seguridad, salud y confort de los
trabajadores.
El Plan de Prevención es la herramienta fundamental para lograr esta integración, pero para que la
implantación de dicho plan pueda realizarse con éxito ha de existir una cultura preventiva consolidada
en la organización, de manera que todo el mundo asuma que ha de involucrarse en la gestión preventiva
y vaya adoptando actitudes preventivas en su área de gestión. No obstante, además del Plan de
Prevención, existen elementos del sistema de gestión de la prevención de riesgos laborales de la
empresa fundamentales como elementos integradores dado que requieren de la participación de toda
la estructura organizativa, como pueden ser, entre otros, las inspecciones de seguridad.
Una de las bases para la integración de la prevención de riesgos laborales en las organizaciones es
la comunicación. Gestionar la comunicación en materia de prevención de riesgos laborales implica
definir un conjunto de acciones y procedimientos mediante los cuales se despliegan una variedad de
recursos de comunicación para apoyar la labor del Servicio de Prevención. ¿Por qué no realizar un
Plan de Comunicación específico encaminado a la consecución de la integración de la prevención en
nuestra organización?
Como apuntan Soler y LLacuna,”El prevencionista es un comunicador. Debe comunicar a su grupo
objetivo o target la cultura de la prevención de riesgos laborales. Debe moverlos a la acción. No es
tarea fácil. Se trata de conocer el lenguaje de nuestros receptores para que así nuestro mensaje llegue
de manera eficaz y provoque una reacción”. (7)
La información y la persuasión son los dos objetivos globales del proceso de comunicación publicitaria,
y podemos aplicarlos también a nuestros objetivos en materia de prevención de riesgos laborales;
trabajamos con información persuasiva, que debe fundamentarse en las motivaciones de las personas
a las que dirigimos el mensaje.
Las estrategias para la consecución de nuestro Plan de Comunicación han de incluir a todos nuestros
destinatarios que, como ya hemos indicado, serán todos los trabajadores de la organización e incluirán
aquellos públicos cercanos (clientes o proveedores) que, indirectamente, comparten la cotidianidad
de la institución.
La participación resulta la piedra angular para la integración y no se reduce solamente a informar.
LA COMUNICACIÓN INTERNA EN MATERIA DE PREVENCIÓN 3
25
(6) Ley 54/2003, de 12 de diciembre, de reforma del marco normativo de la prevención de riesgos laborales. Real Decreto 604/2006,de 19 de mayo, por el que se modifican el Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Serviciosde Prevención.
(7) Cristina Soler Royo y Jaime Llacuna Morera. NTP 655: La imagen como elemento motivador para la prevención de riesgos laborales.INSHT (Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo).
LA COMUNICACIÓN INTERNA EN MATERIA DE PREVENCIÓN3
26
Mediante herramientas comunicativas como las que se presentamos en esta publicación u otras que
ya existen o que se generen en el seno de la empresa y que podemos instaurar en nuestra organización,
dispondremos de espacios de comunicación que faciliten a su vez la formación así como conocer y
tomar parte en un proceso de creación de valor y cambio actitudinal hacia la prevención de riesgos.
Nuestro objetivo para conseguir un verdadero cambio radica en implicar y convencer en lugar de
imponer: elaborar un Plan de Comunicación interna que contribuya a motivar e involucrar a la plantilla.
Pero debemos tener en cuenta que la comunicación interna no siempre es tarea fácil en una organización
y en materia de prevención de riesgos laborales no es distinto, mas aún cuando lo que debemos
comunicar implica también la asunción de responsabilidades al respecto.
Algunas directrices que pueden ayudarnos en la consecución de una comunicación efectiva, apuntadas
por Llacuna y Pujol, son las siguientes (8):
• Claridad: La comunicación debe ser clara, para ello el lenguaje en que se exprese y la manera de
transmitirla, deben ser accesibles para quien va dirigida.
• Integridad: La comunicación debe servir como lazo integrador entre los miembros de la empresa,
para lograr el mantenimiento de la cooperación necesaria para la realización de objetivos.
• Aprovechamiento de la organización informal: La comunicación es más efectiva cuando la
administración utiliza la organización informal para suplir canales de información formal.
• Moderación: La comunicación ha de ser la estrictamente necesaria y lo más concisa posible, ya
que el exceso de información puede ocasionar burocracia e ineficiencia.
• Difusión: Preferentemente toda la comunicación formal de la empresa debe efectuarse por escrito
y pasar solo a través de los canales estrictamente necesarios, evitando papeleo innecesario.
• Evaluación: Los sistemas y canales de comunicación deben revisarse y perfeccionarse periódicamente.
Además, según Rohrmann (9), la comunicación del riesgo persigue también otros objetivos:
La comunicación de los riesgos sirve parainformar a las personas de los cambios ypara mejorar sus conocimientos y actitudesfrente a los riesgos.
Se orienta a modificar los comportamientosque influyen en el riesgo.
Ayuda a las personas que sienten unaamenaza a encontrar un foro de debate parasus preocupaciones
La comunicación de riesgos entre subgrupospuede reducir las diferencias culturales enla percepción de riesgos y coadyuvar a la co-laboración en la solución de los problemas.
(8) Jaime Llacuna y Laura Pujol Franco. NTP 685: La comunicación en las organizaciones. INSHT (Instituto Nacional de Seguridad eHigiene en el Trabajo).
(9) Rohrmann, B. (1992). The evaluation of risk communication effectiveness. Acta Physiol 81:169-192. [OIT]
En conclusión, un plan de comunicación específico en materia de prevención de riesgos laborale
puede configurarse como un elemento más del sistema de gestión de la prevención y puede constituir
una herramienta útil en el camino de una verdadera integración de la prevención en la empresa. Sin
comunicación no es posible la integración.
LA COMUNICACIÓN INTERNA EN MATERIA DE PREVENCIÓN 3
27
4CÓMO UTILIZAR EL MATERIAL ADJUNTO
La puesta en marcha de la campaña de comunicación requiere del apoyo, compromiso e implicación
de la dirección de la empresa. Para conseguirlo es imprescindible que conozca el objetivo que se
persigue con la misma:
Objetivo: Se trata de una campaña de comunicación interna dirigida a trabajadores jóvenes, entre 16
y 29 años.
Este colectivo registra el 30% del total de los accidentes laborales, lo que hace necesario apostar por
una mayor sensibilización. No obstante Son los trabajadores del presente, pero algo más importante,
también los del futuro, y quienes darán ejemplo a próximas generaciones.
Los objetivos perseguidos con la campaña son:
• Conseguir la sensibilización de los trabajadores, especialmente de aquellos de menor de edad.
No obstante, el contenido de la campaña se hace extensible a los trabajadores del resto de grupos
de edad.
• Informar a los trabajadores sobre algunos de los riesgos presentes en su puesto de trabajo y las
medidas que pueden adoptar para prevenirlos.
• Aumentar la participación de los trabajadores en aspectos relacionados con la prevención de
riesgos laborales.
• A través de los tres aspectos anteriores reducir la siniestralidad así como las enfermedades
profesionales.
Indicadores: debemos realizar un seguimiento de la evolución de la campaña de la forma más objetiva.
Para cada uno de los objetivos mencionados anteriormente podemos establecer indicadores que nos
permitan valorar su cumplimiento:
Indicadores Directos:
• Valoración del material utilizado en las sesiones de formación (vídeo multimedia y fichas informativas).
Se recomienda incluir dicho aspecto en el cuestionario de valoración de la formación impartida
estableciendo una puntuación de 1 a 5.
• Número del clicks en banner intranet.
• Aumento en el uso del buzón de sugerencias.
Indicadores Indirectos:
• Reducción de accidentes/enfermedades profesionales.
Duración de la campaña: dada la diversidad de material que compone la campaña, se recomienda
que ésta tenga una duración de 6 meses.
Fecha de lanzamiento: la fecha de lanzamiento debe decidirla cada organización en función de su
idiosincrasia. Sin embargo es importante para garantizar el éxito, que la misma no coincida con
periodos vacacionales o de gran presión laboral. Debería aprovecharse alguna fecha destacada, como
el 28 de abril, Día de la Seguridad y Salud en el Trabajo, u otras similares (aniversario de la compañía,
haber cumplido “x” días sin accidentes, etc.).
CÓMO UTILIZAR EL MATERIAL ADJUNTO 4
31
CÓMO UTILIZAR EL MATERIAL ADJUNTO4
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Material y medios de difusión:
A continuación, en forma de fichas resumen, se acompañan las instrucciones de cómo hacer uso del
material del que se ha hecho entrega.
La carpeta incluye lo siguiente:
• El presente manual
• 4 pósters tamaño DIN-A3
• 4 modelos de flyers
• 4 fichas informativas
• 1 CD que contiene: Video multimedia
Banners
Fichas informativas en formato electrónico
Flyers en formato electrónico
Pósters en formato electrónico
Salvapantallas (5 modelos)
Gran parte del material que se adjunta en formato electrónico dispone de un espacio reservado para
insertar el logo de su empresa, de manera que permite la personalización del mismo. El logo debería
ubicarse en la parte superior derecha de los materiales, en el espacio en banco habilitado para ello.
Los cuatro pósters que se adjuntan en la carpeta contienen imágenes dirigidas especialmente a lostrabajadores más jóvenes, aunque también están diseñados para captar la atención del resto detrabajadores.
Objetivo: ser vistos por el mayor número de trabajadores para captar su atención y trasmitirles un
mensaje de asociación sobre los buenos hábitos en materia de prevención adoptados tanto en la vida
diaria como en el entorno laboral.
Cómo utilizarlos: lo ideal sería colocar los pósters en lugares estratégicos dentro de las instalaciones
de la empresa: pasillos, vestuarios o salas de descanso. Dichas ubicaciones permiten que sean vistos
por la totalidad de los trabajadores.
Otras recomendaciones: sería conveniente cambiar cada cierto tiempo la ubicación de los pósters,
de manera que el trabajador no se acostumbre a verlos y pierdan su poder de atención. No obstante,
una vez haya trascurrido un tiempo prudencial sería conveniente retirarlos o sustituirlos por otros
nuevos.
Los pósters permiten su personalización mediante la inclusión del logo de la empresa.
PÓSTERS
CÓMO UTILIZAR EL MATERIAL ADJUNTO 4
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Los flyers que se adjuntan reúnen las características de impacto visual aportado por un materialgráfico y a la vez se constituyen como elementos didácticos, puesto que van acompañados de unaserie de recomendaciones.
Objetivo: trasmitir de manera informal al trabajador breves consignas y recomendaciones en materia
de prevención sobre los riesgos a los que puede verse expuesto. El formato flyer combinado con las
imágenes, réplica de los pósters, invitan a que el trabajador pueda trasladarlo incluso al ámbito
doméstico y darle usos posteriores, como punto de libro, por ejemplo.
Cómo utilizarlos: lo ideal sería colocar los flyers en la sala de descanso de manera que el trabajador
se sienta libre para poder leerlo, disponiendo además del tiempo necesario para hacerlo e incluso
llevárselo. Puede además adjuntarse a la nómina del mes, lo que propiciaría su visión en el ámbito
doméstico.
Otras recomendaciones: para mantener la sensación de novedad se recomienda realizar una distribución
dosificada. Puede distribuirse un modelo diferente cada mes durante cuatro meses consecutivos.
Los flyers permiten su personalización mediante la inclusión del logo de la empresa.
El contenido de las fichas prácticas aporta al trabajador información más extensa y detallada sobrelas medidas preventivas a adoptar para evitar riesgos.
Objetivo: trasmitir al trabajador información sobre los riesgos a los que puede estar expuesto y las
medidas preventivas que debería adoptar.
Cómo utilizarlos: el material podría difundirse en las sesiones de información presenciales (a nivel
individual o por grupos), siguiendo el procedimiento habitual de su empresa para trasmitir la información
en materia de prevención que contempla el art. 18 de la Ley 31/1995.
Si su empresa dispone de intranet sería conveniente que el trabajador pudiera acceder a las fichas
a través de la misma.
Otras recomendaciones: si alguno de los riesgos que se muestran en las fichas no está presente en
su empresa, no utilice la ficha puesto que puede desviar la atención del trabajador hacia aspectos
que no debe tener en cuenta por tratarse de riesgos a los que no se encuentra expuesto.
FLYERS
FICHAS PRÁCTICAS DE PRL
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El vídeo multimedia consiste en una transición de la imágenes utilizadas en los diferentes materialesde la campaña, acompañadas de una breve narración que aumenta el impacto de los mensajespreventivos que se quieren transmitir.
Objetivo: trasmitir al trabajador información sobre los riesgos a los que puede estar expuesto y las
medidas preventivas que debería adoptar.
Cómo utilizarlos: el formato del archivo de vídeo, incluido en el CD que se adjunta, permite visualizarlo
en cualquier PC. Puede por lo tanto difundirse de diversas maneras en función del público al que nos
dirijamos:
Trabajadores propios:• Si disponen de correo electrónico, puede enviarse el archivo adjunto. Sin embargo de esta forma
no controlaremos si el video se visualiza, ni si esta visualización se realiza en el momento más
adecuado, lo que puede suponer una falta de atención hacia el trabajo que se esté desarrollando
en ese momento.
• Puede proyectarse en las sesiones de formación (tanto la inicial al personal de nueva incorporación
como en las periódicas) como elemento dinamizador.
• Puede quedar disponible en la intranet de la compañía.
Trabajadores externos y/o visitas:• Si se dispone de un monitor en la zona de espera de visitas, el vídeo puede proyectarse de manera
continua y de esta manera queda asegurado que el trabajador externo o el visitante lo ha visualizado
antes de acceder a nuestras instalaciones.
Otras recomendaciones: no se recomienda abusar en el uso del vídeo, ya que perdería su efectividad,
por lo tanto deberíamos asegurarnos de que el trabajador lo vea una o dos veces como máximo para
que de esta forma lo perciba como un elemento novedoso y no como algo monótono y carente de
interés.
Un banner es un formato publicitario, originariamente en Internet. Los banners se crean con imágeneso animaciones y están diseñados para atraer la atención. La propia naturaleza del banner incluidoen el CD delimita su utilización a la intranet de la compañía.
Objetivo: llamar la atención del trabajador para conseguir que éste acceda a diversos contenidos con
información más detallada en materia de prevención.
VÍDEO MULTIMEDIA
BANNERS
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35
Cómo utilizarlos: el banner debe colocarse en un lugar de la pantalla de inicio (o Home) de la intranet
de la compañía de manera que el click sobre el mismo haga que usuario acceda a:
• Las fichas de información en materia de prevención (también incluidas en el CD).
• Los flyers de la campaña en formato electrónico.
• Los pósters de la campaña en formato electrónico.
• Los salvapantallas de la campaña.
• Cualquier otro contenido relacionado con prevención de riesgos laborales que pueda interesar
al empresario.
Otras recomendaciones: a lo largo de la duración de la campaña sería conveniente cambiar la ubicación
del banner dentro de la página, como reclamo.
¿Cómo instalarlo?
En la carpeta “banners” se encuentran los banners en formato de archivo .swf y un archivo .txtcorrespondiente a cada banner. El método de incorporación del banner en la Intranet es elhabitual para incrustar archivos en flash, teniendo en cuenta que deberá especificarse la URLdel link de destino en el archivo .txt correspondiente.
Los banners permiten su personalización mediante la inclusión del logo de la empresa, siguiendo las
indicaciones del archivo “instrucciones.txt” adjunto en la misma carpeta del CD.
El salvapantallas reproduce las imágenes que se utilizan en la campaña de comunicación.
Objetivo: trasmitir al trabajador recomendaciones sobre buenas prácticas en materia de prevención
a través de los mensajes de asociación entre imágenes que representan buenas conductas en aspectos
de la vida diaria y en el trabajo.
Cómo utilizarlos: el salvapantallas debe enviarse por correo electrónico a aquellos trabajadores que
dispongan de PC. El texto del mail debe instar a su instalación como salvapantallas, aunque en este
caso el trabajador es quien decide si instalarlo o no.
En caso de disponer de PCs de uso compartido, es el empresario o responsable de prevención quien
deberá gestionar la instalación del salvapantallas en dichos equipos.
¿Cómo instalarlo?
Los salvapantallas son archivos con extensión .exe. Para instalar un salvapantallas en el orde-nador del usuario, éste debe hacer doble clic sobre el archivo .exe y la instalación comenzaráautomáticamente.
SALVAPANTALLAS
5CUESTIONARIO DE SEGUIMIENTO/IMPLANTACIÓN
No debemos pensar que la comunicación interna es de uso exclusivo en grandes empresas. Bien al
contrario, se trata de una herramienta básica que ayuda a todo tipo de organizaciones a implantar
cambios, retener el talento y lograr los objetivos corporativos en cualquier área de gestión.
Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y
retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido.
Seguimiento: el feed back es fundamental en este tipo de comunicación. El seguimiento puede llevarse
a cabo a través de dos herramientas:
1. Indicadores
2. Encuesta
Indicadores:
Los indicadores permiten llevar a cabo un seguimiento periódico sobre aspectos relacionados con el
grado de implantación y éxito de la campaña.
Indicadores Directos:• Valoración del material utilizado en las sesiones de información (vídeo multimedia y fichas
informativas). Se recomienda incluir dicho aspecto en el cuestionario de valoración de la información
impartida.
Ejemplo: Valora de 1 a 5 el material utilizado en las sesiones de formación según tus preferencias
siendo 1 el que menos te gusta y 5 el que más:
- Fichas informativas
- Vídeo
- Flyers
• Número del clicks en banner intranet.
• Aumento en el uso del buzón de sugerencias.
Indicadores Indirectos:• Reducción de accidentes/enfermedades profesionales.
A modo de ejemplo se propone llevar a cabo un seguimiento mensual de los indicadores, cuya evolución
puede controlarse en la siguiente tabla:
CUESTIONARIO DE SEGUIMIENTO/IMPLANTACIÓN 5
39
Indicador 1• Puntuación de valoración media• Fichas informativas• Vídeo• Flyers
Indicador 2• Nº de clicks en banner
Indicador 3• Nº de sugerencias recogidas en el buzón
Indicador 4• Nº de accidentes
1er MES 2º MES . . . . . .
CUESTIONARIO DE SEGUIMIENTO/IMPLANTACIÓN5
40
Encuesta:
La encuesta permitirá valorar, preferentemente a la finalización de la campaña, el grado en que los
trabajadores han asimilado la misma y hecho uso de los materiales adjuntos. Para garantizar la
participación, se recomienda que la encuesta sea de carácter anónimo.
A continuación se adjuntan algunas preguntas a modo de ejemplo:
• Encuesta anónima
• Edad:
1. ¿Has cambiado tus hábitos en cuestión de Seguridad en el Trabajo en los últimos 6 meses?
(p.ej. ahora utilizo equipos de protección que antes no usaba, soy más consciente de los riesgos
y cómo prevenirlos, etc.)
2. ¿Recuerdas alguno de los slogans de los pósters o flyers que se han expuesto recientemente en
la empresa?
3. Si dispones de ordenador en tu puesto de trabajo ¿has instalado alguno de los salvapantallas de
la campaña “En prevención, da ejemplo”?
4. Si dispones de ordenador en tu puesto de trabajo, ¿has accedido a los contenidos en materia de
prevención de la intranet a través del banner?
5. ¿Has utilizado el buzón de sugerencias?
Via Laietana, 32-24
08003 Barcelona
