ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL PROYECYOPlanificacin y Control de Proyectos

UNERMB28/01/2015

Repblica Bolivariana de VenezuelaMinisterio del Poder Popular para la Educacin SuperiorUniversidad Nacional ExperimentalRafael Mara BaraltProyecto: Ingeniera y tecnologa Ingeniera de Gas Prof.: Zuleixys Romero

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL PROYECTO

Abreu Mario C.I. 23726046Contreras Tila C.I. Loyo Julio C.I. 24621257Morales Vicky C.I. Silva Moiss C.I. 25571351Torrelles Anyoly C.I. 22302646 Vidal Jess C.I. 25159013Los Puertos, 2015ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL PROYECTOQu es organizar?Cuando nos referimos a organizar, podemos destacar las siguientes acciones:-Identificar y clasificar las actividades que se tienen que realizar en el proyecto.-Agrupamos estas actividades.-A cada grupo de actividades le asignamos un director con autoridad para supervisar y tomar decisiones.-Coordinamos vertical y horizontalmente la estructura resultante.Una vez que se desarrolla la EAT, es necesaria la asignacin de recursos y responsables. El primer paso para lograr la asignacin de recursos es desarrollando la EOP o Estructura Organizativa del Proyecto la cual indica la organizacin y sus relaciones, y se utiliza como marco para la asignacin de los responsables del trabajo. La EOP es la representacin jerrquica de la organizacin del proyecto que establece la relacin de los paquetes o unidades de trabajo con las unidades organizativas que lo ejecutan. Dos definiciones de Estructura organizacional:Strategor: (1988) Estructura organizacional es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicacin entre cada unidad.Mintzberg: (1984) Estructura organizacional es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior coordinacin de las mismas.La EOP permite visualizar como la gente y las organizaciones participantes van a realizar el trabajo, reflejando la forma como los proyectos estn organizados desde el punto de vista funcional y describiendo la jerarqua de las organizaciones que proporcionan recursos para planificar y realizar el trabajo identificado en la EAT. De igual forma la EOP constituye una herramienta muy eficaz de gerencia de proyectos al establecer una organizacin eficiente mediante la consideracin de la disponibilidad y capacidad del personal tcnico y subcontratistas con el fin de lograr los objetivos del proyecto. En el desarrollo de una EOP se recomienda seguir los siguientes pasos: * Dibujar la estructura de la organizacin del equipo. * Incluir todos los miembros del equipo. * Identificar las posiciones que todava hay que cubrir. La planificacin de un proyecto depende del montaje y diseo correcto de la EAT y EOP, las cuales deben ser integradas a fin de asignar responsabilidades por las tareas que van a ser ejecutadas para asegurar que cada componente de alcance tenga un responsable nico. Esta relacin inicialmente crea una matriz de responsabilidades al vincular las tareas con los recursos humanos necesarios o personal tcnico calificado para la ejecucin de cada tarea. Posteriormente esta matriz se hace ms eficaz al adicionarle otros recursos como los materiales, herramientas y el tiempo de inicio y fin de cada tarea desarrollando la matriz de asignacin de recursos (MAR).MAR (MATRIZ DE ASIGNACIN DE RECURSOS)Luego de que se definen las actividades a realizar en el proyecto y se organizan de acuerdo a una secuencia lgica se establece la matriz de asignacin de recursos (MAR), la cual consiste en un cuadro de doble entrada que describe la relacin que existe entre las actividades y los recursos necesarios (humanos, equipos, herramientas, materiales y tiempo). Las actividades se registran en las columnas y los recursos en las filas. Esta integracin permite: * La descripcin del trabajo a ser desarrollado. * Los responsables del trabajo. * Los recursos requeridos para ejecutar el trabajo. * Fechas de inicio y finalizacin programadas. En la gerencia de proyectos la Matriz de Asignacin de Recursos (MAR) es una lista de recursos relacionados con el tiempo, materiales, equipos, herramientas y personal humano necesarios para el desarrollo del mismo. La distribucin de la estructura de recursos normaliza el personal de los departamentos de recursos para facilitar la planificacin y el control del trabajo de proyecto. En l se definen los recursos asignables como el personal desde un punto de vista funcional que identifica quien est haciendo el trabajo. El total de recursos define el nivel superior y cada uno de los niveles es un subconjunto de la categora de recursos (o nivel) por encima de l.

FACTORES QUE INFLUYEN EN LA ORGANIZACIN DE UN PROYECTOLos factores organizacionales ms importantes son: a) Participacin de unidades externas al proyectob) Tamao del proyectoc) Tecnologa administrativa d) Complejidad de las tareas administrativas. FINALIDAD DE LA EOPLa finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma ptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificacin.ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIN: (REQUERIMIENTOS) Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables deben ser cualitativos. Tiene que haber una clara definicin de los deberes, derechos y actividad de cada persona. Se tiene que fijar el rea de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzar las metas. Saber cmo y dnde obtener la informacin necesaria para cada actividad. Cada persona debe saber donde conseguir la informacin y le debe ser facilitada.MECANISMOS COORDINADORES DE UN PROYECTOExisten cinco mecanismos coordinadores que explican las maneras fundamentales en que se puede coordinar el trabajo. Estos mecanismos coordinadores corresponden tanto a la coordinacin del trabajo, como a la comunicacin y al control.1) Ajuste Mutuo: Logra la coordinacin del trabajo por medio de la comunicacin informal. El control y el poder de coordinacin recaen sobre quien realiza las tareas. Es utilizado en las organizaciones ms simples y en las organizaciones ms complejas (equipo de trabajo interdisciplinario).

2) Supervisin directa: Logra la coordinacin al tener una persona que toma la responsabilidad del trabajo de las otras, emitiendo instrucciones para ellas y supervisando sus acciones.

Estandarizado: La coordinacin es lograda antes de comenzar el trabajo, principal diferencia con los otros mecanismos coordinadores.3) Estandarizacin de procesos de trabajo: Consiste en regular mediante normas escritas los contenidos del trabajo (la secuencia de pasos para desarrollar las actividades).4) Estandarizacin de produccin o de resultados: Consiste en un conjunto de normas escritas que regulan el producto final de un trabajo o actividad.5) Estandarizacin de destrezas o conocimientos: Consiste en preestablecer los conocimientos o habilidades que debe poseer quien se incorpora al puesto.

* El mecanismo coordinador a ser utilizado depender de las circunstancias a las que se enfrente la organizacin.* Los cinco mecanismos de coordinacin son de alguna manera sustituibles entre s.PRINCIPIOS DE UNA ORGANIZACINEficacia: una estructura organizativa es eficaz si permite la contribucin de cada individuo al logro de los objetivos del proyectoEficiencia: una estructura organizativa es eficiente si facilita la obtencin de los objetivos deseados con el mnimo coste posible.La organizacin formal: es el modo de agrupamiento social que se establece de forma elaborada y con el propsito de establecer un objetivo especfico. Se caracteriza por las reglas, procedimientos y estructura jerrquica que ordenan las relaciones entre sus miembros.La organizacin informal: son las relaciones sociales que surgen de forma espontnea entre el personal de una empresa. La organizacin informal es un complemento a la formal si los directores saben y pueden controlarla con habilidad.ESTRUCTURA ORGANIZATIVA FORMALUna organizacin formal es la constituida por una sancin oficial para lograr objetivos determinados, en ocasiones se le cita como una jerarqua de puestos; existen cuatro componentes bsicos en la organizacin formal:a) El proyecto, el cual es dividido.b) Las personas que son asignadas y ejecutan este trabajo dividido.c) El ambiente en el cual se ejecuta el trabajo.d) Las relaciones entre las personas o las unidades trabajo-personas.De lo anterior podemos entenderlo mejor con los siguientes razonamientos: 1) el trabajo es demasiado para que lo ejecute una sola persona y debe dividirse para que sea ejecutado por varias, 2) la distribucin del trabajo requiere que ste sea dividido, y 3) el deseo de lograr las ventajas de la especializacin, sin dejar de mantener un sano equilibrio en la divisin para no crear un ambiente de insatisfaccin en el trabajo.Toda organizacin pretende alcanzar objetivos. Un objetivo organizacional es una situacin deseada que el proyecto intenta lograr, es una imagen que la organizacin pretende para el futuro. Al alcanzar el objetivo, la imagen deja de ser ideal y se convierte en real y actual, por lo tanto, el objetivo deja de ser deseado y se busca otro para ser alcanzado. Caractersticas Especializacin: forma segn la cual se divide el trabajo en tareas ms simples y cmo estas son agrupadas en unidades organizativas. Coordinacin y reas de mando: hay determinados grupos bajo el mando de un supervisor. Formalizacin: grado de estandarizacin de las actividades y la existencia de normas, procedimientos escritos y la burocratizacin.FACTORES QUE DETERMINAN CMO ES UNA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA FORMAL:-. Tamao: empresa grande: + complejidad + burocracia / estructura organizativa ms compleja + especializacin-. Tecnologa: la tecnologa condiciona el comportamiento humano como la propia estructura organizativa.-. Entorno sectorial y social: no es lo mismo un proyecto que est en el sector agrario que en el industrial, si el proyecto est en un sector ms simple la estructura es ms simple.ACTIVIDADES NECESARIAS PARA CREAR UNA ORGANIZACIN Integrar los objetivos y los planes. Definir la autoridad de cada director. Establecer una jerarqua. Se establecen las premisas de la jerarqua. Definimos las necesidades de informacin y su flujo. Dotarla de personal de acuerdo con los objetivos que queremos cumplir.MODELOS DE EOPEn las empresas existen tres tipos de estructuras organizacionales:

1. Orientada a proyectos2. Funcional3. MatricialEn las organizaciones orientadas a proyectos, los miembros del equipo suelen estar trabajando en el mismo lugar fsico con directores de proyecto con gran independencia y autoridad. Este tipo de estructuras se observa en empresas que obtienen sus ingresos principalmente de proyectos. Por ejemplo, grandes empresas de consultora suelen adoptar este tipo de estructura.

Por otro lado, la estructura organizacional ms tradicional es la funcional. En este tipo de estructuras jerrquicas cada empleado tiene un superior y las personas se agrupan por especialidades: ingeniera, marketing, produccin, etc.

Este tipo de organizacin data de 1920, cuando Henry Ford y luego Frederick Taylor impusieron las teoras de la divisin del trabajo y la administracin de empresas. Si bien las estructuras funcionales fueron muy tiles en el pasado para mejorar la eficiencia en los procesos relacionados con productos de produccin masiva, hoy en da no son consideradasel modelo a seguir para una eficiente direccin de proyectos.Los proyectos originados desde estructuras funcionales tradicionales suelen estar sesgados hacia el enfoque y cultura del departamento funcional que lo patrocina. Por otro lado, cada departamento funcional acta como si fuera una isla independiente del resto de los departamentos.No se justifica que todas las empresas tengan estructuras orientadas a proyectos, como tampoco es ptimo para la direccin de proyectos seguir trabajando con estructuras funcionales rgidas. La estructura organizacional que se recomienda desde el punto de vista de la direccin de proyectos es la matricial.En una organizacin matricial se mantiene la estructura funcional pero se crea una estructura orientada a proyectos que utiliza recursos del resto de la organizacin. Por ejemplo, para el proyecto de lanzar un nuevo producto al mercado, la Project Management Office (PMO) puede nombrar a un director de proyecto que formar un equipo de trabajo con personas de los distintos departamentos funcionales.No es necesario que exista una PMO en la empresa para tener una estructura matricial. Puede existir un Director de Proyecto que dependa directamente de la gerencia general o de alguna otra gerencia funcional.

Ahora bien, no todo es tan simple en las estructuras matriciales. Por ejemplo, Mara, que trabajaba en el departamento de marketing, fue asignada al Proyecto 1. Ella ya tena bastantes dolores de cabeza con su jefe del departamento de marketing y ahora tendr que sufrir el doble por la asignacin de una nueva jefa, la Directora del Proyecto 1.Las estructuras matriciales suelen ser de tres tipos:-. Matricial fuerte: si el Director de Proyecto tiene ms poder que el gerente funcional.-. Matricial dbil: si el gerente funcional tiene ms poder que el Director de Proyecto.-. Matricial equilibrada: cuando el Director de Proyecto y el gerente funcional comparten el poder y las decisiones.Si bien este inconveniente de tener dos jefes es una limitacin para la implementacin de estructuras matriciales, este tipo de organizacin es ms beneficioso para la direccin de proyectos que seguir con las estructuras tradicionales funcionales, que datan de 1920.IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACINLa organizacin ha penetrado en muchas de las formas de la actividad humana, porque la mutua dependencia de los individuos y la proteccin contra amenazas, han fomentado una intensa actividad organizativa en la humanidad a travs del tiempo. Los gobiernos, los ejrcitos y las instituciones han estudiado la organizacin, con el fin de mejorarla de utilizarla mejor. La organizacin ha sido estudiada y son muchas sus aportaciones en el rea administrativa.Sin embargo, es de gran importancia que el acto de organizar de cmo resultado una estructura de la organizacin, que pueda considerarse como el marco de trabajo que retiene unidas las diversas funciones de acuerdo con un esquema, que sugiere orden y relaciones armoniosas, en otras palabras, una parte de importancia de la tarea de organizar es armonizar a un grupo de personalidades distintas.