FACTURA DE VENTA -...

FACTURA DE VENTA

Versión: 1.0

Versiones

Fecha Versión Descripción Autor

28/09/2015 1.0 FACTURA DE VENTA DIEGO GUERRERO

24/11/2015 1.1 FACTURA DE VENTA DIEGO GUERRERO

Revisado

Nombre Cargo Firma Fecha

ALEXANDRA GUTIERREZ

CONSULTOR dd/mm/aaaa

JAVIER CIFUENTES CONSULTOR dd/mm/aaaa

dd/mm/aaaa

dd/mm/aaaa

MANUAL DE USUARIO FACTURA DE VENTA

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN 3

2. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ESTE DOCUMENTO 3

3. FACTURA DE VENTA 4

3.1 FACTURA DIRECTA 4

3.2 FACTURA DESDE PEDIDOS 11

4. OBSEQUIOS 13


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FACTURA DE VENTA

1. INTRODUCCIÓN

El objetivo de este documento es suministrar la información necesaria para el usuario del Sistema ERP Siesa Enterprise y está enfocado en FACTURA DE VENTA en el proyecto ITALCOL S.A.

2. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ESTE DOCUMENTO

Cualquier cambio posterior debe ser analizado y aprobado por el comité del proyecto que está conformado por las siguientes personas en adición a Alexandra Gutierrez y Javier Cifuentes, quienes son los CONSULTORES DEL PROYECTO

JORGE GUERRERO ALEJANDRO CASTAÑO


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3. FACTURA DE VENTA

3.1 FACTURA DIRECTA

El objetivo de esta opción es elaborar una factura en forma directa, es decir, sin que previamente se requiera la grabación de un pedido de venta o una remisión. La captura directa implica la entrega inmediata de mercancía y la elaboración del documento con el que se sustenta para efectos legale. Para crear las generar las devoluciones directas se debe ingresar por el módulo

Comercial siguiendo la ruta Ventas Facturas Directa.

Una vez se ha ingresado, se da inicio a completar los campos en el encabezado del documento con la siguiente información: C.O: Centro de operación que por lo general identifica el sitio geográfico donde se diligencia el documento. Tipo docto: Tipo de documento asociado a la transacción que se está registrando. Este código junto al código de tipo de centro de operación es la base para identificar un documento en el sistema.


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Número: Consecutivo del documento. Facturar a: Código de identificación de la persona jurídica o natural a nombre de la cual se va a facturar. Despachar a: Código de identificación de la persona jurídica o natural a nombre de la cual se va a despachar. Moneda: Código de la moneda en la cual se va a realizar el documento.

Dentro de la pestaña Análisis del cliente se encuentran diferentes TAB verticales:

Análisis En este TAB se ve la información de todo el movimiento que ha tenido el tercero, y su actualidad relación con Italcol S.A. ya sea que se encuentre inhabilitado por cupo, mora u otro motivo.


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Cliente Al ingresar a este TAB se observa la información de contacto del tercero y su calificación dependiendo del comportamiento como cliente.

Cartera En el TAB actual se puede visualizar una consulta de cartera, con todas las partidas que tenga pendiente este cliente con Italcol S.A. con su respectiva cuenta auxiliar y la fecha de vencimiento.


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Pedidos Mediante el TAB pedido puede revelar los pedidos previos que ha tenido este cliente, y su estado.

Ventas Ingresando al TAB ventas se evidencian todos los movimientos que ha tenido este cliente mediante el módulo de ventas, ya sean Remisiones por Facturar, Remisiones y devoluciones, Facturas y notas o Facturas POS.


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Dentro de la pestaña Generales se completan los campos con la siguiente información Condición de pago: Indicación de las condiciones de pago. Tipo cliente: Clase del cliente previamente configurado. Notas: Texto breve que describa el documento.

Dentro de la pestaña Puntos de envío la información a diligenciar es la siguiente. P. de envío: Descripción de lugar donde se realizará la recepción por parte del cliente. Inicialmente el sistema sugiere el que está en el archivo maestro de terceros, pero es posible cambiar su contenido en caso de ser necesario. Vendedor: Persona que realiza al venta creador del pedido. Contacto: Nombre de la persona contacto del cliente en caso de necesitar ubicarlo (Opcional) Ciudad: Ciudad donde se realiza el movimiento de pedido (Opcional). Dirección: Corresponde a la descripción de la dirección del tercero. Inicialmente el sistema sugiere el que está en el archivo maestro de terceros, pero es posible cambiar su contenido en caso de ser necesario (Opcional).


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Dentro de la pestaña Ítems se agrega el ítem que estará incluido en el pedido durante

su creación. Se da click sobre el botón Adicionar . Allí se abre la ventana Ítem para completar los campos respectivos a este. Referencia: Ítem al que se realiza la devolución. Extensión: En caso que el ítem requiera extensión, allí se indica. Bodega: Ubicación donde se encuentra el ítem. Motivo: Razón por la que se realiza la venta, se pueden consultar todos los motivos dando click sobre el botón. Unidad de medida: Medida en que se realizará la venta dependiendo del ítem. Cantidad: La cantidad que se incluirá en la venta del ítem seleccionado. C.O: Centro de operación donde se realiza el documento de venta. Notas: Texto breve con la descripción del documento.

Seguido del botón Adicionar


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Dentro de la pestaña Retención se pueden ver las retenciones que aplican a esa venta, dependiendo del ítem y del cliente.

Dentro de la pestaña CxC se define a que unidad de negocio corresponde la venta realizada y el tipo de anticipo que se utilizó en caso que aplique.

Ingresando en la pestaña Recaudo se ingresan los datos de cómo se realizó la entrada del dinero. Caja: Caja en donde se recibió el dinero. Moneda: Código de la moneda en la cual se va a realizar el documento. Medio: Forma en que el cliente va a generar el pago de la factura. Valor: Monto por el que se generó la factura de venta. Notas: Texto breve que describa el movimiento.


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Dentro de la pestaña Entidades se debe seleccionar la opción para ventas ya sean externas o adicionales.

Para finalizar el documento se da click en Aprobar (Ctrl + A)

3.2 FACTURA DESDE PEDIDOS

El objetivo de este programa es permitir al usuario facturar en forma simultánea, todas los pedidos de venta a los cuales ya se les ha aplicado el proceso de asignación de inventario disponible. El sistema genera por cada cliente una factura. Si un cliente tiene varias órdenes de venta y todas ellas tienen las mismas condiciones de negociación en lo concerniente a plazos, descuentos, lista de precios, vendedor, etc., el sistema genera un sólo documento de factura, o tantos como diferentes condiciones de negociación existan en los pedidos. Para crear las generar las devoluciones directas se debe ingresar por el módulo

Comercial siguiendo la ruta Ventas Facturas Desde pedidos.


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Al ingresar a esta opción se despliega una seria de filtros disponibles para diligenciar basados en los pedidos que se desean buscar para realizarle su respectiva factura de venta a cada uno. C.O: Centro de operación que se indicó en el momento del pedido. Tipo docto: Tipo de documento del pedido creado. Estado: Estado como se encuentran los documentos de pedido que se desean facturar. Referencia: Número, código o texto definido por el usuario que se utiliza como criterio de selección de las remisiones que se van a facturar. Vendedor: Código de vendedor asociado al pedido. Código de compromiso: Código de compromiso asociado al pedido. Bodega: Bodega que se afectó en el momento de la creación del pedido. Facturar a: A quien se le desea facturar el pedido. Despacho a: A quien se le despachar el pedido. Tipo: Tipo que se utilizará como criterio de selección para sólo realizar la generación de las remisiones por el valor específico indicado en este campo.

Se da click sobre el botón Consultar y en la Pestaña resultado aparecerá el listado con los pedidos que apliquen a la consulta.


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Se seleccionan los pedidos que se desean facturar, activando el check en el recuadro izquierdo de la consulta. Luego de esto, se da click sobre el botón Facturar (Ctrl + F) Allí se desplegará un recuadro donde se indicará la fecha de la factura de venta que se desea realizar y las notas.

Se da click en Aceptar y queda finalizado el documento.

4. OBSEQUIOS

El escenario de obsequios se presenta para los negocios de GALLINA y MASCOTAS indiferente si dicha factura se realiza de manera directa o desde pedido, sólo cambiara su motivo a utilizar. Para dar inicio con el proceso de Obsequios o muestras se ingresa a Enterprise y en el

módulo Comercial se debe seguir la ruta: Ventas→ Facturas→ Directa y así finalizar con la creación un documento FVN.


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Se completan los campos en la cabecera del documento.

Dentro de la pestaña Generales se registran los datos: Condición de pago: La que estipule el contrato o se acuerde con el cliente Tipo cliente: Designación para cada cliente Notas: Texto breve que esplique el documento

Dentro de la pestaña Puntos de envío se registran los datos del lugar donde se realizará la entrega de la mercancía.


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En la pestaña de Ítem se registran los productos que se están obsequiando. Ítem: Elemento del inventario que se va a obsequiar. Bodega: Bodega de muestras. Motivo: 05 Obsequios y Muestras Cantidad UND: Cantidad destinada para el obsequio L precios: G02 GIR LIBRE Precio unitario: Valor de cada Gallina Notas: Texto breve que describa el documento

Y se da click en Adicionar Allí se aprueba el documento Aprobar (Ctrl + A)

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