Prof. Pedro Solana Gonzlez

UNIVERSIDAD DE CANTABRIADepartamento de Administracin de Empresas

PLANIFICACIN DE PROYECTOS

Elaboracin y Seguimiento de Proyectos de Investigacin IPROGRAMA DE FORMACIN TRANSVERSALEscuela de Doctorado UC (EDUC)

Objetivos de la sesin

Metodologa de trabajo

Fundamentos de la gestin de proyectos

Problemtica de la planificacin de proyectos

Elementos de la planificacin: RR.HH, EDT, hitos

Plan de proyecto: diagramas de Gantt y Red

Control y seguimientos de proyectos

Taller de casos prcticos NDICE

OBJETIVOS DE LA SESIN

Objetivo general

G1 - Introduciros en los fundamentos y principios de la gestin de proyectos, y al mismo tiempo ensearos a planificar, administrar y realizar el seguimientos de Proyectos de I+D+i considerando las actividades a realizar, su programacin en el tiempo, recursos y costes.

Objetivos especficosE1 - Que seis capaces de planificar y gestionar proyectos desde un punto de vista prctico.E2 - Que aprendis a usar de la herramienta Microsoft Project.

GESTIN DE PROYECTOS Qu es un proyecto ?

Conjunto de actividades, planificadas, ejecutadas y supervisadas que, con recursos finitos, tiene por objeto crear un servicio o producto nico (Ajenjo, 2000).

Trabajo en el que se define un principio y un fin (tiempo), se especifica un resultado deseado (alcance), cumpliendo con unos requisitos de calidad (acabado) y coste (presupuesto) (Courter, 2000).

Proyecto es un esfuerzo temporal encaminado a crear un producto o servicio nico Project Management Institute (PMI)

GESTIN DE PROYECTOSCaractersticas de un proyecto

Buscar alcanzar uno o varios objetivos. Realizados por personas. Actividades planificadas, ejecutadas y controladas. Disponibilidad limitada de recursos.

Limitado en el tiempo.(Temporalidad) Resultado nico.(Unicidad)

Los proyectos son temporales y nicos, lo que les diferencia de otras operaciones o procesos que son continuos y repetitivos.

GESTIN DE PROYECTOSTipos de proyectos

En funcin del objeto del Proyecto Proyecto de investigacin. Anlisis. Estudio de viabilidad. Proyecto industrial.

De acuerdo con su alcance Programa / Proyecto / Subproyecto.

GESTIN DE PROYECTOSDimensiones del desarrollo de un proyectoDimensin tcnica

Depende de la naturaleza del proyecto y de los conocimientos tcnicos y cientficos de jefe de proyecto y del equipo de trabajo.Dimensin humana

Coordinar a un grupo de personas, donde influirn las relaciones humanas y el liderazgo del Director de proyecto.Dimensin de gestin

Aplicacin de metodologas y tcnicas de organizacin y gestin para alcanzar los objetivos del proyecto

GESTIN DE PROYECTOSConocimientos y habilidades de direccin de proyectosConocimientos

PlanificacinOrganizacinSeleccin de personalTcnicosHabilidades

Comunicacin efectivaInfluencia en la organizacinLiderazgoNegociacin y gestin de conflictosResolucin de problemas

GESTIN DE PROYECTOSDireccin de programas y gestin del portafolio

Un Programa es el conjunto de proyectos relacionados cuya direccin se realiza de manera coordinada.Un Portafolio es un conjunto de proyectos o programas que se agrupan para facilitar su gestin efectiva.Los proyectos o programas del portafolio no tienen por que ser interdependientes o estar directamente relacionados.

GESTIN DE PROYECTOSProyectos consolidados y subproyectos

Los Subproyecto son componentes de un proyecto principal, que son considerados como proyectos y dirigidos como tales.En proyectos muy grandes se utilizan jerarquas de subproyectos.

A menudo los subproyecto se contratan a: Una empresa externa. Otra unidad funcional dentro de la organizacin.

GESTIN DE PROYECTOSCiclo de vida del proyectoLas distintas fases por las que de forma secuencial y en el tiempo pasa el Proyecto, desde la idea inicial hasta la finalizacin de todas las actividades.

En general podemos hablar de. Concepcin. Planificacin. Implementacin. Finalizacin.

GESTIN DE PROYECTOSCiclo de vida del proyectoLa transicin de una fase a otra, normalmente implica alguna forma de transferencia tcnica.

Los productos entregables de una fase se revisan para verificar si estn completos, si son exactos y se aprueban antes de iniciar el trabajo de la siguiente fase.

GESTIN DE PROYECTOSCiclo de vida del proyectoEs ms alto, y por tanto ms riesgo de no cumplir con los objetivos, al inicio del proyecto.

La certeza de terminar con xito aumenta gradualmente a medida que avanza el proyecto.

Nivel de Incertidumbre

Las fechas representan el flujo de informacin.Procesos de la direccin y gestin de proyectosProcesos de iniciacinProcesos de planificacinProcesos de controlProcesos de ejecucinProcesos de cierreGESTIN DE PROYECTOS

Nivel de actividadTiempoEvolucin del nivel de actividad de los procesosGESTIN DE PROYECTOS

GESTIN DE PROYECTOSEs bajo al comienzo, alcanza su nivel mximo en las fases intermedias, y cae rpidamente a la finalizacin del proyecto.

Nivel de Coste y PersonalCiclo de vida del proyecto

GESTIN DE PROYECTOSEvolucin de costes y personal en el proyecto

Gestin DE PROYECTOSLa direccin de proyectos

Es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con limitaciones de tiempo, recursos o costes.

Se distinguen tres etapas principales:

Creacin del plan de proyectoLa divisin del proyecto en tareas.La programacin de las tareas en el tiempo.

Gestin y seguimiento del proyectoSeguimiento del progreso de las tareas.La comunicacin con el equipo.

Cierre del proyecto

GESTIN DE PROYECTOSTringulo de objetivos del proyecto

Los tres factores que determinan un proyecto son:

El Tiempo que se refleja en la programacin del proyecto.El Dinero que se recoge en el presupuesto.

Recursos humanos, equipamiento y materiales.

3) El mbito del proyecto que incluye:

Los objetivos y tareas del proyecto. El trabajo necesario para realizarlo.

Alguno de los factores suele ser ms determinante, mientras que los otros en ocasiones pueden ser ms flexible.

Cada uno de los factores influye en los dems.

PLANIFICACIN DE PROYECTOSProject como herramienta de planificacin

Project almacena los detalles del proyecto en su base de datos: tareas, recursos humanos, tiempos, hitos, etc. Controla la programacin y calcula los costes mediante la creacin de un plan de proyecto.

Trabaja en cierta forma como una hoja de clculo, muestra los resultados inmediatamente.

* Utiliza columnas para introducir la informacin del proyecto: el nombre de las tareas, su duracin, etc.

Diagrama de Gantt

Muestra informacin de las tareas en columnas y un grfico de barras.DIAGRAMAS DE GANTT Y RED

Diagrama de seguimiento

El grfico de barras refleja el avance de las tareas.DIAGRAMAS DE GANTT Y RED

Diagrama de red

Representacin esquemtica de las actividades del proyecto y de sus relaciones lgicas o dependencias.

No representan la escala temporal (como hacen los diagramas de Gantt). Hay tres tipos:

Diagrama PDM - Precedence Diagramming MethodDiagrama ADM - Arrow Diagramming Method Diagrama PERT - Program Evaluation and Review Technique DIAGRAMAS DE GANTT Y RED

Diagrama de red Diagrama PDM Precedence Diagramming Method

Las actividades estn representadas sobre los nodos.Diagrama ADM Arrow Diagramming Method

Las actividades estn representadas sobre las flechasNo representan la escala temporal (como hacen los diagramas de Gantt). DIAGRAMAS DE GANTT Y RED

Diagrama de red Diagrama PERT - Program Evaluation and Review Technique Tcnica para analizar las tareas involucradas en completar un proyecto, el tiempo para completar cada tarea, y el tiempo mnimo para completar el proyecto total.

Se consideran tres estimaciones ponderadas para cada nodo, la optimista a, la pesimista b y la normal m; siendo la duracin ms probable: t = (a + 4m + b) / 6.DIAGRAMAS DE GANTT Y RED

DIAGRAMAS DE GANTT Y RED

Diagrama de red en Project Project representa cada tarea como un cuadro (nodo) conectado con las tareas dependientes.

Cada nodo refleja la Fecha de inicio, la Fecha de finalizacin, la Duracin de la tarea y si est completada o bien est aun en curso.

MEMORIA TCNICA DEL PROYECTO: CRONOGRAMA

SOFTWARE LIBRE DE GESTIN DE PROYECTOShttp://www.ganttproject.biz/downloadhttp://www.kmkey.com/productos/software_gestion_proyectosOPENPROJ Project Managementhttp://sourceforge.net/projects/openproj/Plannerhttps://live.gnome.org/Planner/DownloadsProject Management

ELABORACIN DE UN PLAN DE PROYECTO Cmo planificar un proyecto ?

Determina los recursos humanos disponibles.

Establece las fases y tareas.

Programa el desarrollo de las tareas en el tiempo:

* Fecha de comienzo y fin de las tareas / Duracin.

* Dependencias entre tareas.

Asigna los recursos a las tareas.

Planifica los resultados a alcanzar como hitos del proyecto.

Realiza consideraciones como:

* Limitaciones de disponibilidad y horario de los recursos.

* Interrupciones en das festivos y vacaciones.

Revisa el progreso de las tareas El cumplimiento de las tareas e hitos del proyecto en tiempo y la sobreasignacin de tareas a los recursos. Las rutas crticas, tareas vinculadas que deben realizarse a tiempo para que el proyecto finalice en la fecha programada. Gestiona a tu equipo de trabajo Establece una comunicacin leal y efectiva con el equipo de trabajo y evala si existen problemas entre los miembros del equipo. Establece reuniones de seguimiento Quien debe asistir / convocatoria con orden del da detallado, hora comienzo y finalizacin. Prepara la reunin / acta de moderador y no abordes temas que no sean los propios de la reunin / concreta los acuerdos y haz un acta de la reunin.

CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

1) Elabora un plan de proyecto 2) Evala y optimiza el plan hasta estar satisfechoAntes de iniciar el proyecto y de forma peridica durante su ejecucin, debes evaluar y ajustar el plan del proyecto.3) Revisa las rutas crticas, el progreso de las tareas y el cumplimiento de hitos

Es importante detectar a tiempo los retrasos o posibles problemas. 4) Controla los costes y el presupuestoEl avance de las tareas y las revisiones del proyecto pueden provocar desajustes en el presupuesto.5) Cierra el proyecto adecuadamenteEvaluando las lecciones aprendidas y las mejores prcticas.RESUMEN

Prof. Pedro Solana Gonzlez

UNIVERSIDAD DE CANTABRIADepartamento de Administracin de Empresas

PLANIFICACIN DE PROYECTOS

Elaboracin y Seguimiento de Proyectos de Investigacin IPROGRAMA DE FORMACIN TRANSVERSALEscuela de Doctorado UC (EDUC)