FASES DE LA AUDITORÍA FASES DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓNDE GESTIÓN

FASE 1. DIAGNÓSTICO FASE 1. DIAGNÓSTICO CONOCIMIENTO PRELIMINARCONOCIMIENTO PRELIMINAR

Entre sus objetivos más importantes Entre sus objetivos más importantes esta el de obtener un conocimiento esta el de obtener un conocimiento integral de la empresa.integral de la empresa.

Tener un conocimiento claro de la Tener un conocimiento claro de la misión, visión, objetivos, metas, misión, visión, objetivos, metas, políticas, estrategias y cultura políticas, estrategias y cultura organizacional, tanto en su nivel organizacional, tanto en su nivel estratégico, como operativo. estratégico, como operativo.

El auditor debe tener El auditor debe tener presente, que la presente, que la misión es la razón de misión es la razón de ser de la empresa, ser de la empresa, esta nos permiten esta nos permiten medir la gestión a medir la gestión a través de la través de la aplicación de aplicación de indicadores, indicadores,

Ejemplos:Ejemplos:

En el Proceso de Capacitación se En el Proceso de Capacitación se pueden identificar variables como:pueden identificar variables como:

Número de Cursos EjecutadosNúmero de Cursos Ejecutados

Número de Participantes aprobadosNúmero de Participantes aprobados

Recursos invertidos.Recursos invertidos.

Sustento Diagnóstico y Sustento Diagnóstico y Planificación PreliminarPlanificación Preliminar

El auditor visita las instalaciones de El auditor visita las instalaciones de la empresa, la empresa, Observa el desarrollo de las Observa el desarrollo de las actividades y operaciones, actividades y operaciones, Visualiza el funcionamiento en Visualiza el funcionamiento en conjunto de la organización. conjunto de la organización. Revisa el archivo corriente y Revisa el archivo corriente y permanente de la información de permanente de la información de auditorias anteriores.auditorias anteriores.

Técnicas de auditoriaTécnicas de auditoria

VerbalesVerbales

OcularesOculares

DocumentalesDocumentales

Físicas y escritasFísicas y escritas

La La EntrevistaEntrevista

Permite acumular información clave para el Permite acumular información clave para el desarrollo de la planificación específica desarrollo de la planificación específica

CUESTIONARIO PRELIMINARCUESTIONARIO PRELIMINAR

Información GeneralInformación General

* Visión* Visión

* Misión* Misión

* Objetivos* Objetivos

* Metas* Metas

* Políticas* Políticas

* Estrategias/trabajo* Estrategias/trabajo

CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIONCONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACION

Estructura Estructura OrganizacionalOrganizacional

División, División, distribución de distribución de FuncionesFunciones

Cultura Cultura OrganizacionalOrganizacional

DIRECCIÓNDIRECCIÓNLiderazgo /gerenciaLiderazgo /gerencia

Niveles/ComunicaciónNiveles/Comunicación

Cultura/motivación/Cultura/motivación/integración del integración del personalpersonal

Cultura de trabajo en Cultura de trabajo en equipoequipo

Manejo de ConflictosManejo de Conflictos

Toma de decisionesToma de decisiones

Creatividad e Creatividad e innovación.innovación.

CONTROL/ADMINISTRACION/RIESGOCONTROL/ADMINISTRACION/RIESGO

Ambiente de control Ambiente de control y trabajoy trabajo

Evaluación de riesgosEvaluación de riesgos

Actividades de Actividades de controlcontrol

Información y Información y ComunicaciónComunicación

Supervisión y Supervisión y MonitoreoMonitoreo

EJEMPLO DEL CUESTIONARIOEJEMPLO DEL CUESTIONARIO

Conoce usted sobre la misión y la visión y objetivos de la Conoce usted sobre la misión y la visión y objetivos de la empresa empresa

SI NOSI NOLa empresa mantiene políticas propias.La empresa mantiene políticas propias.

SI NOSI NOLa empresa tiene un plan estratégico La empresa tiene un plan estratégico

SI NOSI NOTiene un Organigrama estructuralTiene un Organigrama estructural

SI NOSI NOCree usted que la distribución de funciones esta bien realizadaCree usted que la distribución de funciones esta bien realizada

SI NOSI NOExiste una buena comunicación entre los departamentos de la Existe una buena comunicación entre los departamentos de la empresaempresa

SI NOSI NOQuien toma las decisionesQuien toma las decisionesGERENTE CONTADOR JEFE RRHH.GERENTE CONTADOR JEFE RRHH.

CUESTIONARIOCUESTIONARIOLa empresa ha dictado cursos de motivación a su La empresa ha dictado cursos de motivación a su personalpersonal

SI NOSI NOEl ambiente de trabajo en la empresa esEl ambiente de trabajo en la empresa es

BUENO MALO DEFICIENTEBUENO MALO DEFICIENTESe lleva una registro de entrada y salida del personalSe lleva una registro de entrada y salida del personal

SI NO A VECESSI NO A VECESLa empresa mantiene una buena comunicación La empresa mantiene una buena comunicación

Todo el PersonalTodo el Personal Jefes DepartamentalesJefes Departamentales

Ciertas PersonasCiertas PersonasLa empresa tiene un plan de contingencia sobre los La empresa tiene un plan de contingencia sobre los riesgos de la empresariesgos de la empresa

SI NOSI NO

CUESTIONARIOCUESTIONARIOQuien supervisa al personalQuien supervisa al personalGERENCIAGERENCIA

JEFE DE CADA DEPARTAMENTOJEFE DE CADA DEPARTAMENTO RECURSOS HUMANOSRECURSOS HUMANOS NINGUNONINGUNO

La empresa capacita a su personalLa empresa capacita a su personalSIEMPRESIEMPREPERIODICAMENTEPERIODICAMENTE

OCACIONALMENTEOCACIONALMENTE NUNCA NUNCA

CONCLUSIONCONCLUSION

La fase de diagnósticos permite acumular La fase de diagnósticos permite acumular información clave para el desarrollo de la información clave para el desarrollo de la planificación específica, el auditor ya planificación específica, el auditor ya determina una importante aproximación determina una importante aproximación a los riesgos de carácter interno y a los riesgos de carácter interno y externo, que se pueden definir como externo, que se pueden definir como riesgos inherentes, riesgos de control, y riesgos inherentes, riesgos de control, y riesgos de detección.riesgos de detección.

SEGUNDA ETAPA: SEGUNDA ETAPA: PLANIFICACIÓN PLANIFICACIÓN

PRELIMINAR

* Obtener o actualizar lainformación general sobre la

entidad y las principales actividades

* Identificar las condiciones existentes para ejecutarla auditoria.

ESPECÍFICA

* Define la estrategia a seguir en el trabajo de auditoria.

* Se fundamenta en la información obtenida inicialmente durante la

planificación preliminar.

* Evaluar el control interno, para obtener información adicional.

* Evaluar y calificar los riesgos de la auditoria y seleccionar los

procedimientos de auditoria

* Consiste en determinar adecuada y razonablemente los procedimientos

de auditoria.

* Identifica lo que debe hacerse en una auditoria, por quién y cuándo.

* Es la secuencia de pasos que conducen al a ejecución de procedimientos

PRODUCTOS DE LA PLANIFICACIÓN

Permiten detectar:

La naturaleza y alcance del examenEl personal requerido

Los plazos de ejecuciónLos principales componentes

Estos son:

Memorando de Planificación Programas de Auditoria

(proyecto, programa o actividad)

Reporte de planificación Reporte de planificación específicaespecífica::

DATOS GENERALESDATOS GENERALES– Nombre de la empresaNombre de la empresa– Objeto de la auditoria de gestión:Objeto de la auditoria de gestión:– Período de examen:Período de examen:– Preparado por Auditor Líder:Preparado por Auditor Líder:

PRODUCTOS DE LA AUDITORIAPRODUCTOS DE LA AUDITORIAInforme de auditoria que contenga Informe de auditoria que contenga comentario, comentario, conclusiones y conclusiones y recomendacionesrecomendaciones

FECHA DE INTERVENCIÓNFECHA DE INTERVENCIÓNTérminos de referenciaTérminos de referenciaInicio de trabajo en el campoInicio de trabajo en el campoFinalización del trabajo en el campoFinalización del trabajo en el campoFecha de discusión del borrador del informe con funcionariosFecha de discusión del borrador del informe con funcionariosEmisión del informe final de auditoriaEmisión del informe final de auditoria

DÍAS PRESUPUESTADOS POR FASE  Fase 1. Diagnóstico preliminar Fase 2. Planificación específica Fase 3. Ejecución Fase 4. Comunicación de resultados Fase 5 .Seguimiento e implementación de recomendaciones.

EQUIPO DE TRABAJO

Supervisor

Auditores

Personal de apoyo

Análisis del sistema de planificación: Análisis del sistema de planificación: estratégica, operativa y de proyectosestratégica, operativa y de proyectos

Identificación de los principales componentesIdentificación de los principales componentes Análisis de los indicadores disponiblesAnálisis de los indicadores disponibles Resultados de la evaluación de control interno.Resultados de la evaluación de control interno.

RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES ENFOQUE DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN

Matriz de Decisiones por ComponenteMatriz de Decisiones por Componente

EjemploEjemplo :: Empresa XYZEmpresa XYZAlcance Alcance :: enero 1 de 2006 – junio 30 de 2006enero 1 de 2006 – junio 30 de 2006ComponenteComponente :: DisponibleDisponible

TERCERA TERCERA ETAPA: ETAPA:

EJECUCIÓN EJECUCIÓN

OBTENCIÓN DE HALLAZGOSOBTENCIÓN DE HALLAZGOS

En esa etapa, es donde se ejecuta En esa etapa, es donde se ejecuta propiamente la auditoria, pues en propiamente la auditoria, pues en esta instancia se desarrolla los esta instancia se desarrolla los hallazgos y se obtienen toda la hallazgos y se obtienen toda la evidencia necesaria en cantidad y evidencia necesaria en cantidad y calidad.calidad.

ACTIVIDADESACTIVIDADESAplicación de los Aplicación de los programas programas detallados y detallados y específicos y específicos y aplicación de las aplicación de las técnicas de técnicas de auditoria auditoria tradicionales.tradicionales.

Preparación de los Preparación de los papeles de papeles de trabajo, contienen trabajo, contienen la evidencia la evidencia suficiente, suficiente, competente y competente y relevante.relevante.

Elaboración de Elaboración de hojas resumen de hojas resumen de hallazgos hallazgos significativos por significativos por cada componente cada componente examinado, examinado, expresados en los expresados en los comentarios.comentarios.

Definir la Definir la estructura del estructura del informe de informe de auditoria.auditoria.

El concepto de "hallazgo de El concepto de "hallazgo de auditoria" implica que este tenga 4 auditoria" implica que este tenga 4

atributos.atributos.

CondiciónCondición

CriterioCriterio

CausaCausa

EfectoEfecto

CONDICIONCONDICION

Lo que sucede o se da en la realidad Lo que sucede o se da en la realidad dentro de la entidad.dentro de la entidad.

CRITERIO. CRITERIO.

Parámetro de comparación por ser la Parámetro de comparación por ser la situación ideal, el estándar; la situación ideal, el estándar; la norma, el principio administrativo norma, el principio administrativo apropiado o conveniente.apropiado o conveniente.

CAUSA CAUSA Motivo, razón por Motivo, razón por el que se dio la el que se dio la desviación o se desviación o se produjo el área produjo el área crítica. crítica.

EFECTOEFECTO

. Daño, desperdicio, pérdida,. Daño, desperdicio, pérdida,

FORMAS DE CONDICIONESFORMAS DE CONDICIONESLos criterios se Los criterios se están logrando están logrando satisfactoriamente.satisfactoriamente.

Los criterios no se Los criterios no se logran.logran.

Los criterios se Los criterios se están logrando están logrando parcialmente. parcialmente.

CRITERIOS TÍPICOSCRITERIOS TÍPICOS

1. Disposiciones por escrito1. Disposiciones por escrito2. Sentido común.2. Sentido común.3. Experiencia del auditor.3. Experiencia del auditor.4. Opiniones independientes de 4. Opiniones independientes de

expertos.expertos.5. Prácticas comerciales 5. Prácticas comerciales

prudentes.prudentes.6. Instrucciones verbales.6. Instrucciones verbales.7. Experiencias administrativas.7. Experiencias administrativas.8. Objetivos o políticas 8. Objetivos o políticas

generales expresados generales expresados verbalmente.verbalmente.

9. Practicas generalmente 9. Practicas generalmente observadas.observadas.

CAUSAS TÍPICASCAUSAS TÍPICASFalta de capacitación.Falta de capacitación.Falta de comunicación.Falta de comunicación.Falta de conocimiento de Falta de conocimiento de los requisitos.los requisitos.Negligencia o descuido.Negligencia o descuido.Normas inadecuadas, Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o inexistentes, obsoletas o impracticas.impracticas.Consciente decisión o Consciente decisión o instrucción de desviarse instrucción de desviarse de las normas.de las normas.Falta de recursos Falta de recursos humanos, materiales o humanos, materiales o financieros.financieros.Falta de buen juicio o Falta de buen juicio o sentido común.sentido común.

Falta de honestidad.Falta de honestidad.Inadvertencia del Inadvertencia del problema.problema.Inadvertencia de Inadvertencia de beneficios beneficios potenciales potenciales desarrollados al desarrollados al efectuar cambios.efectuar cambios.Falta de esfuerzos e Falta de esfuerzos e interés suficientes.interés suficientes.Falta de supervisión Falta de supervisión adecuada.adecuada.Falta de voluntad Falta de voluntad para cambiar.para cambiar.Organización Organización defectuosa.defectuosa.Falta de delegación Falta de delegación de autoridad.de autoridad.Auditoria interna Auditoria interna deficiente.deficiente.

EFECTOS TIPICOSEFECTOS TIPICOSUso antieconómico o ineficiente de los recursos Uso antieconómico o ineficiente de los recursos humanos, materiales o financieros.humanos, materiales o financieros.Perdidas de ingresos potenciales.Perdidas de ingresos potenciales.Violación de disposiciones generales.Violación de disposiciones generales.In efectividad en el trabajo (no se están In efectividad en el trabajo (no se están realizando como planeados o lo me/or posible).realizando como planeados o lo me/or posible).

Gastos indebidos.Gastos indebidos.

Informes poco útiles, poco significativos o Informes poco útiles, poco significativos o inexactos.inexactos.

Control inadecuado de recursos o actividades.Control inadecuado de recursos o actividades.

Inseguridad en que el trabajo se este realizando Inseguridad en que el trabajo se este realizando debidamente.debidamente.

Desmoralización del personal.Desmoralización del personal.

EJEMPLOEJEMPLODe la evaluación al proceso de adquisiciones, se De la evaluación al proceso de adquisiciones, se determinó que el Directorio de la empresa no ha determinó que el Directorio de la empresa no ha aprobado el proyecto de normativa, para el proceso aprobado el proyecto de normativa, para el proceso de adquisiciones, por lo que la empresa no dispone de adquisiciones, por lo que la empresa no dispone de esta normativa, requisito que se encuentra de esta normativa, requisito que se encuentra exigido en el Reglamento Orgánico Funcional de la exigido en el Reglamento Orgánico Funcional de la Empresa.Empresa.

Este se lo realiza informalmente lo que limita la Este se lo realiza informalmente lo que limita la aplicación de herramientas de monitoreo, aplicación de herramientas de monitoreo, evaluación de los resultados y la asignación evaluación de los resultados y la asignación definida de responsabilidades.definida de responsabilidades.

EJEMPLOEJEMPLOCONDICIÓN CONDICIÓN CRITERIOCRITERIO EFECTOEFECTO CAUSACAUSA

La empresa no La empresa no dispone de dispone de normativa que normativa que permita permita documentar las documentar las actividades del actividades del proceso de proceso de adquisiciones.adquisiciones.

El Reglamento Orgánico El Reglamento Orgánico Funcional de la Funcional de la Empresa.Empresa.

El Directorio de la El Directorio de la empresa no empresa no aprobó el aprobó el documento.documento.

Se limita la aplicación de Se limita la aplicación de herramientas de monitoreo y herramientas de monitoreo y evaluación.evaluación.

No hay asignación definida de No hay asignación definida de responsabilidades.responsabilidades.

GRACIAS GRACIAS

SUSU

ATENCIONATENCION